> Perbaikan proses berkelanjutan > Pengelolaan perubahan > ServiceNow

Perbaiki manajemen perubahan Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan manajemen perubahan ServiceNow.
Perbaiki manajemen perubahan Anda
Pengelolaan perubahan
Pengelolaan masalah ServiceNow

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(10)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Optimalkan pengelolaan perubahan di ServiceNow

Inefisiensi proses sering terlihat dari hambatan pada tahap persetujuan atau penerapan. Akibatnya, proses tertunda dan kepatuhan berisiko terganggu. Platform kami membantu Anda menemukan titik-titik tersebut dan melihat peluang untuk menyederhanakan operasional. Pelajari cara mengurangi risiko, menjaga stabilitas, dan mempercepat penerapan agar alur kerja lebih efisien.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Memahami perlunya optimalisasi Change Management

Change Management adalah proses penting bagi setiap organisasi. Proses ini mengatur seluruh siklus perubahan, mulai dari pengajuan hingga penutupan. Di ServiceNow, Change Management yang efektif menjaga stabilitas sistem, mengurangi gangguan, dan membantu penerapan layanan atau pembaruan baru berjalan lancar. Namun, tanpa gambaran yang jelas tentang pelaksanaan proses sebenarnya, Change Management bisa menjadi sumber frustrasi dan inefisiensi. Persetujuan yang lambat, langkah kepatuhan yang terlewat, dan pengerjaan ulang berulang dapat memperpanjang waktu siklus, meningkatkan biaya operasional, bahkan menyebabkan perubahan gagal dan berdampak buruk pada operasional bisnis serta kepuasan pengguna. Mengoptimalkan proses Change Management di ServiceNow bukan hanya soal efisiensi. Langkah ini juga membantu mengurangi risiko, menjaga kualitas layanan, dan mempercepat penyampaian nilai bagi organisasi Anda.

Cara process mining memperjelas Change Management

Process mining membantu Anda memahami cara kerja proses Change Management di ServiceNow secara terperinci. Dengan menganalisis jejak audit yang tercatat di ServiceNow, process mining merekonstruksi seluruh perjalanan setiap permintaan perubahan, dari awal hingga akhir. Analisis ini melacak setiap aktivitas, mulai dari "Change Request Created" hingga "Change Closed", lalu menampilkan alur perubahan yang benar-benar terjadi berdasarkan data, bukan sekadar alur yang direncanakan. Anda dapat melihat variasi proses, membandingkan jalur yang optimal dengan jalur yang kurang efisien, serta mengetahui bagian yang menyimpang. Gambaran terperinci ini membantu Anda menemukan hambatan tersembunyi dalam tahap persetujuan, mengidentifikasi keterlambatan penerapan atau pengujian, dan melihat pengerjaan ulang yang memperpanjang waktu siklus serta menyita sumber daya berharga. Dengan bukti konkret, process mining membantu Anda mengambil keputusan perbaikan tanpa hanya mengandalkan asumsi.

Area utama untuk perbaikan Change Management

Process mining dapat mengungkap peluang perbaikan di berbagai aspek Change Management ServiceNow:

  • Identifikasi hambatan: Lihat dan ukur dengan mudah bagian tempat perubahan tertahan, baik pada tahap "Risk Assessment Performed", saat serah terima "Change Request Approved", maupun pada tahap tertentu dalam "Implementation Plan Developed". Anda juga dapat mengetahui tim atau individu yang menyebabkan keterlambatan.
  • Mengurangi waktu siklus: Temukan aktivitas atau rangkaian aktivitas yang memperpanjang waktu siklus perubahan. Dengan mengetahui durasi sebenarnya setiap langkah, Anda dapat menyederhanakan bagian tertentu dan mempercepat penyelesaian perubahan.
  • Memeriksa kepatuhan: Deteksi secara otomatis penyimpangan dari kebijakan Change Management yang telah ditetapkan. Misalnya, temukan perubahan yang melewati tahap persetujuan penting atau tidak memiliki dokumentasi memadai untuk "Testing Performed". Dengan begitu, proses Anda dapat terus mengikuti standar tata kelola.
  • Menganalisis pengerjaan ulang dan pengulangan: Temukan perubahan yang ditolak, dibuka kembali, atau perlu diterapkan maupun diuji berulang kali. Memahami penyebab utama pengerjaan ulang membantu Anda mengatasi masalah mendasar dalam pelaksanaan perubahan.
  • Mengoptimalkan sumber daya: Pahami penggunaan sumber daya untuk berbagai jenis perubahan, lalu temukan peluang untuk menyeimbangkan beban kerja dan meningkatkan efisiensi tim.

Hasil dan manfaat nyata

Mengoptimalkan Change Management di ServiceNow dengan process mining dapat memberikan manfaat yang signifikan dan terukur. Rata-rata waktu siklus perubahan dapat berkurang sehingga perubahan bisa diterapkan lebih cepat dan andal. Tingkat keberhasilan pada percobaan pertama pun meningkat, sehingga lebih sedikit perubahan yang gagal dan pengerjaan ulang yang mahal. Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal juga meningkat, mengurangi risiko audit dan membantu menjaga konsistensi layanan. Pada akhirnya, optimalisasi proses Change Management dapat menurunkan biaya operasional, membantu mengalokasikan sumber daya TI dengan lebih baik, serta meningkatkan stabilitas dan keandalan layanan. Dengan pendekatan berbasis data, organisasi Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mempercepat penyampaian nilai dan meningkatkan kinerja manajemen layanan TI secara keseluruhan.

Memulai optimalisasi Change Management

Memulai optimalisasi Change Management dengan process mining di ServiceNow cukup mudah. Analisis pelaksanaan proses yang sebenarnya memberi Anda arah yang jelas untuk melakukan perbaikan dan menerapkan perubahan yang tepat dengan yakin. Setelah memahami kondisi Change Management saat ini, Anda dapat mengubahnya dari sumber hambatan menjadi proses yang efisien dan andal untuk menyediakan layanan TI serta nilai bisnis. Mulailah melihat potensi process mining untuk Change Management ServiceNow Anda, agar proses lebih efisien dan hasil operasional meningkat.

Pengelolaan perubahan Manajemen layanan TI Proses ITIL Pengendalian perubahan Pengurangan risiko Efisiensi proses Audit kepatuhan Operasional TI Sistem tiket Pengelolaan tiket Dewan penasihat perubahan CAB Perencanaan rilis Permintaan perubahan Infrastruktur TI

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan pada tahap persetujuan membuat perubahan mendesak tidak segera diterapkan. Hal ini berdampak pada stabilitas layanan dan waktu peluncuran fitur baru. Risiko operasional pun meningkat, sementara pemangku kepentingan yang mengandalkan pembaruan sistem tepat waktu di ServiceNow bisa merasa frustrasi.
ProcessMind menampilkan alur persetujuan dari awal hingga akhir dan menunjukkan kelompok pemberi persetujuan atau tahap tertentu tempat perubahan menumpuk. ProcessMind juga mengungkap penyebab hambatan, seperti kekurangan sumber daya atau rantai persetujuan yang rumit dalam Change Management ServiceNow.

Tingginya persentase perubahan yang menyebabkan insiden atau harus dibatalkan setelah diterapkan menunjukkan adanya masalah dalam perencanaan, pengujian, atau pelaksanaan. Hal ini langsung memengaruhi keandalan layanan, menambah waktu henti, dan menyita sumber daya TI untuk pemulihan di ServiceNow.
ProcessMind menghubungkan kegagalan perubahan dengan atribut tertentu, seperti jenis perubahan, tim pelaksana, atau item konfigurasi terkait. Analisis ini menemukan pola dan penyebab utama sehingga Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat pada proses Change Management ServiceNow.

Perubahan yang dilakukan di luar proses persetujuan yang ditetapkan menimbulkan risiko kepatuhan dan potensi ketidakstabilan sistem. Tanpa pengawasan yang memadai, organisasi berisiko gagal dalam audit dan mengalami gangguan layanan akibat perubahan yang tidak dikelola di lingkungan ServiceNow.
ProcessMind mendeteksi secara otomatis penyimpangan dari jalur persetujuan standar Change Management ServiceNow. ProcessMind menandai perubahan tanpa izin atau langkah wajib yang dilewati. Dengan begitu, Anda dapat menjaga kepatuhan terhadap panduan ITIL dan mengurangi risiko operasional.

Meski sudah disetujui, perubahan bisa tertahan di tahap penerapan. Akibatnya, penyampaian nilai tertunda dan sumber daya terus terpakai. Inefisiensi ini dapat menyebabkan tenggat terlewat dan memperlambat inovasi, sehingga mengurangi kelincahan bisnis di seluruh organisasi.
ProcessMind menganalisis durasi aktivitas "Change Implemented" dan "Testing Performed". Analisis ini menemukan tahap pelaksanaan yang terlalu lama serta menunjukkan langkah atau tim tertentu yang memperpanjang waktu penyelesaian dalam Change Management ServiceNow.

Perubahan yang sudah ditutup tetapi kemudian dibuka kembali untuk pekerjaan tambahan menunjukkan pelaksanaan awal yang belum tuntas atau tinjauan pascapenerapan yang kurang memadai. Pengerjaan ulang ini menyita waktu dan tenaga tim TI, mengalihkan sumber daya dari inisiatif baru, dan meningkatkan biaya operasional.
ProcessMind melacak seluruh siklus permintaan perubahan dan menemukan perubahan yang kembali ke tahap sebelumnya atau dibuka lagi setelah ditutup. Analisis ini mengungkap pola bermasalah dan inefisiensi tersembunyi dalam proses Change Management ServiceNow.

Pelanggaran Service Level Agreement yang berulang untuk penyelesaian perubahan dapat berujung pada sanksi finansial, merusak reputasi, dan mengurangi kepercayaan pelanggan internal maupun eksternal. Tenggat yang tidak terpenuhi juga berdampak pada operasional bisnis dan kepuasan pemangku kepentingan.
ProcessMind memantau kepatuhan terhadap atribut "SLA Target" dan "Target Completion Date", lalu menandai secara otomatis perubahan yang melewati batas waktu layanan. Informasi ini membantu Anda meningkatkan ketepatan waktu dalam Change Management ServiceNow.

Jika penilaian risiko tidak diterapkan atau diikuti secara konsisten, perubahan berisiko tinggi bisa luput dari pemeriksaan yang diperlukan. Akibatnya, kemungkinan kegagalan dan dampak serius pada layanan meningkat. Kondisi ini juga membuat pengelolaan risiko tidak merata.
ProcessMind menganalisis hubungan antara atribut "Risk Level" dan jalur persetujuan serta peninjauan yang benar-benar ditempuh. Analisis ini menunjukkan ketidakkonsistenan dan bagian yang dapat dioptimalkan agar penilaian risiko dalam Change Management ServiceNow lebih efisien dan aman.

Waktu yang terlalu lama dalam aktivitas "Testing Performed" menunjukkan hambatan pada penjaminan kualitas. Penyebabnya bisa berupa keterbatasan sumber daya, ketersediaan lingkungan pengujian, atau siklus pengujian yang rumit. Keterlambatan ini menahan peluncuran dan memperpanjang waktu penyelesaian perubahan.
ProcessMind memberikan gambaran terperinci tentang durasi dan frekuensi perubahan pada tahap pengujian, serta menunjukkan sumber keterlambatan. Anda dapat menemukan peluang untuk menyederhanakan pengujian dan mempercepat alur Change Management ServiceNow secara keseluruhan.

Tidak dilaksanakannya aktivitas wajib seperti "Impact Analysis Conducted" atau "Post-Implementation Review" untuk jenis perubahan tertentu dapat menyebabkan ketidakpatuhan terhadap panduan ITIL atau kebijakan internal. Hal ini membuat organisasi terpapar risiko regulasi dan temuan audit.
ProcessMind memetakan alur proses yang sebenarnya dan membandingkannya dengan jalur yang seharusnya, lalu menandai semua langkah wajib yang dilewati atau tidak dilakukan. Dengan begitu, Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap kebijakan tata kelola dan meningkatkan kesiapan audit dalam Change Management ServiceNow.

Serah terima yang tidak efisien antara anggota "Approver Group" atau "Implementation Team" sering menyebabkan keterlambatan, miskomunikasi, dan perubahan yang tertahan tanpa kejelasan. Waktu siklus pun bertambah, pekerjaan bisa terduplikasi atau terjadi kesalahan, dan kolaborasi terhambat.
ProcessMind menampilkan perpindahan antar tim dan aktivitas, serta menunjukkan bagian tempat perubahan tertahan saat serah terima. Analisis ini mengungkap kesenjangan komunikasi dan inefisiensi dalam prosedur serah terima pada workflow Change Management ServiceNow.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Keterlambatan persetujuan permintaan perubahan dapat menghambat inisiatif penting, menyebabkan peluang terlewat dan operasional menjadi kurang efisien. Untuk mencapai tujuan ini, kurangi waktu yang dibutuhkan sejak perubahan diajukan hingga disetujui agar bisnis dapat bergerak lebih lincah. ProcessMind menganalisis data ServiceNow untuk menemukan hambatan dan jalur persetujuan yang tidak efisien dalam proses Change Management Anda. Dengan menampilkan alur proses yang sebenarnya dan menemukan penyimpangan, ProcessMind membantu Anda menyederhanakan langkah, mengotomatiskan persetujuan rutin, dan mengurangi serah terima manual. Waktu persetujuan berpotensi berkurang 20-30%.

Perubahan yang sering gagal menyebabkan gangguan layanan, sistem tidak stabil, dan pembatalan yang mahal. Kondisi ini mengurangi kepercayaan pengguna dan meningkatkan biaya operasional. Tujuan ini adalah mengurangi persentase perubahan yang gagal saat atau setelah diterapkan, sehingga keandalan layanan meningkat. ProcessMind menganalisis data historis perubahan dari ServiceNow dan menghubungkan aktivitas, atribut, serta urutan tertentu dengan perubahan yang berhasil maupun gagal. Analisis ini mengungkap penyebab utama kegagalan agar Anda dapat memperbaiki perencanaan, pengujian, atau komunikasi secara tepat. Tingkat kegagalan berpotensi turun 15-25%.

Perubahan tanpa izin yang melewati kontrol yang telah ditetapkan menimbulkan risiko keamanan, pelanggaran kepatuhan, dan perilaku sistem yang sulit diprediksi. Tujuan ini memastikan semua perubahan mengikuti proses yang ditetapkan, sehingga keamanan dan kepatuhan terhadap peraturan semakin terjaga. ProcessMind menyediakan jejak audit lengkap untuk setiap permintaan perubahan di ServiceNow dan menandai penyimpangan dari workflow standar yang disetujui. ProcessMind dapat menemukan kontrol yang dilewati atau langkah yang tidak dilakukan, sehingga Anda dapat segera mengambil tindakan dan menegakkan kebijakan perubahan.

Tahap penerapan yang lama menunda manfaat dari pembaruan sistem atau peningkatan layanan, menyita sumber daya, dan mengurangi produktivitas. Tujuan ini berfokus pada pengurangan waktu sejak perubahan disetujui hingga berhasil diterapkan. ProcessMind memetakan urutan dan durasi setiap aktivitas penerapan yang tercatat di ServiceNow, sehingga keterlambatan tersembunyi dan perebutan sumber daya terlihat. Setelah mengetahui jalur terlama atau paling rumit, Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya, mengotomatiskan langkah, atau menyusun ulang urutan tugas. Peluncuran berpotensi 10-20% lebih cepat.

Pengerjaan ulang berulang, seperti membuka kembali perubahan atau mengulangi tugas karena kesalahan, memboroskan waktu dan sumber daya, meningkatkan biaya operasional, serta membuat tim frustrasi. Tujuan ini adalah memastikan perubahan terlaksana dengan benar sejak awal. ProcessMind menampilkan pengulangan dan aktivitas berulang dalam proses Change Management ServiceNow, sehingga Anda dapat mengetahui kapan dan mengapa pengerjaan ulang terjadi. ProcessMind membantu menemukan penyebab umum, seperti informasi yang kurang atau persetujuan yang belum lengkap. Anda dapat mengambil langkah pencegahan dan mengurangi pengerjaan ulang lebih dari 30%.

Kegagalan memenuhi Service Level Agreement Change Management dapat berujung pada sanksi finansial, kerusakan reputasi, dan turunnya kepuasan pemangku kepentingan. Tujuan ini memastikan perubahan selesai sesuai tenggat yang disepakati. ProcessMind memantau proses Change Management berdasarkan target SLA yang ditetapkan dan menunjukkan aktivitas atau tahap yang sering menyebabkan pelanggaran. Informasi tentang penyebab keterlambatan membantu Anda mengoptimalkan alokasi sumber daya dan memprioritaskan aktivitas pada jalur kritis agar kepatuhan meningkat.

Prosedur penilaian risiko yang tidak konsisten menghasilkan profil risiko yang tidak akurat. Perubahan berisiko tinggi bisa saja disetujui, sementara perubahan berisiko rendah dianalisis berlebihan. Hal ini membuang waktu dan membuat organisasi terpapar ancaman yang tidak diketahui. Tujuan ini adalah menerapkan penilaian risiko yang seragam dan efektif. ProcessMind menganalisis cara penilaian risiko dilakukan untuk berbagai jenis perubahan atau tim di ServiceNow, lalu menunjukkan variasi prosedur dan dampaknya. Analisis ini membantu Anda menetapkan praktik terbaik dan menyeragamkan alur penilaian agar risiko dapat dikenali secara konsisten dan andal.

Tahap pengujian yang terlalu lama dapat memperpanjang seluruh siklus perubahan, menunda peluncuran ke lingkungan produksi, dan mengurangi kemampuan organisasi merespons kebutuhan bisnis. Tujuan ini adalah membuat pengujian lebih efisien tanpa mengurangi kualitas. ProcessMind memetakan seluruh tahap pengujian dalam Change Management ServiceNow dan menemukan inefisiensi, seperti waktu tunggu, pengujian berulang, atau langkah yang tidak perlu. Anda dapat mengetahui peluang untuk mengoptimalkan jadwal pengujian, menjalankan aktivitas secara paralel, dan mengurangi hambatan agar perubahan lebih cepat diterapkan.

Celah kepatuhan terhadap peraturan industri atau kebijakan internal membuat organisasi terpapar risiko hukum, finansial, dan reputasi. Tujuan ini memastikan setiap perubahan mematuhi semua aturan dan ketentuan yang berlaku. ProcessMind menyediakan catatan transparan dan tidak dapat diubah atas setiap tindakan dalam proses Change Management ServiceNow Anda. Catatan ini mendukung audit menyeluruh, membantu Anda memeriksa kepatuhan, serta menemukan aktivitas atau pola yang tidak patuh sebelum berkembang menjadi masalah serius.

Serah terima yang buruk antar tim, misalnya dari tim pengembangan ke operasional atau dari operasional ke dukungan, sering menyebabkan keterlambatan, miskomunikasi, dan tugas yang terbengkalai. Akibatnya, alur proses perubahan terganggu. Tujuan ini adalah membuat perpindahan tugas berjalan lancar. ProcessMind menampilkan perjalanan lengkap permintaan perubahan melalui berbagai tim dan tahap di ServiceNow, termasuk kapan dan di mana serah terima terjadi. ProcessMind menemukan titik gesekan atau keterlambatan di antara tim agar pemilik proses dapat memperbaiki saluran komunikasi dan kejelasan tanggung jawab.

Biaya operasional yang tinggi untuk setiap perubahan menunjukkan adanya inefisiensi, penggunaan sumber daya berlebihan, atau kerumitan yang tidak perlu dalam proses Change Management. Tujuan ini adalah mengurangi biaya yang terkait dengan setiap perubahan yang berhasil. ProcessMind menemukan aktivitas berulang yang tidak perlu, keterlambatan, dan peluang otomatisasi dalam workflow Change Management ServiceNow Anda. Dengan mengoptimalkan proses, mengurangi pengerjaan ulang, dan menyederhanakan persetujuan, Anda dapat menekan penggunaan sumber daya dan biaya untuk setiap perubahan.

6 langkah untuk meningkatkan Change Management

1
Unduh templat data
2
Ekspor data ServiceNow
3
Unggah kumpulan data
4
Analisis proses perubahan
5
Terapkan perubahan utama
6
Pantau kemajuan secara berkala
1

Unduh templat data

Yang perlu dilakukan

Gunakan templat Excel siap pakai untuk Change Management. Templat ini menjelaskan struktur data yang diperlukan untuk menganalisis proses secara efektif.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat dengan format standar memastikan data tersusun dengan benar, mencegah kesalahan, dan mempercepat persiapan awal analisis Change Management.

Hasil yang diharapkan

Struktur data yang tepat sudah tersedia dan siap diisi dengan data perubahan dari ServiceNow.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan wawasan tersembunyi dalam manajemen perubahan Anda

ProcessMind memvisualisasikan seluruh proses manajemen perubahan ServiceNow, termasuk setiap langkah dan interaksinya. Temukan hambatan, penyimpangan, dan risiko kepatuhan dengan cepat melalui wawasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
  • Visualisasikan alur manajemen perubahan dari awal hingga akhir
  • Temukan keterlambatan pada tahap persetujuan dan penerapan
  • Temukan penyimpangan proses yang tidak mematuhi aturan
  • Percepat penerapan perubahan dan kurangi risiko
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Mewujudkan manfaat Change Management

Hasil ini menunjukkan manfaat terukur yang biasanya diperoleh organisasi dengan mengoptimalkan proses Manajemen Perubahan. Dengan menganalisis data Change Request dari ServiceNow secara terperinci, process mining menemukan inefisiensi dan hambatan sehingga operasional dapat meningkat secara signifikan.

0 %
Siklus persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Sederhanakan proses persetujuan perubahan dengan menemukan dan menghilangkan hambatan. Keputusan dapat diambil lebih cepat dan perubahan dapat segera dilanjutkan.
0 %
Kegagalan perubahan berkurang

Penurunan masalah setelah penerapan

Temukan secara proaktif penyebab utama kegagalan perubahan, seperti pengujian yang kurang memadai atau langkah yang terlewat. Dengan begitu, stabilitas meningkat dan gangguan layanan berkurang.
0 %
Kepatuhan meningkat

Penurunan jumlah perubahan yang tidak sesuai

Pastikan semua perubahan mengikuti proses yang telah ditetapkan dan standar peraturan. Langkah ini mengurangi risiko perubahan tanpa izin dan meningkatkan kesiapan audit.
0 %
Penerapan lebih optimal

Durasi rata-rata penerapan lebih singkat

Temukan keterlambatan pada tahap penerapan, optimalkan alokasi sumber daya, dan percepat peluncuran perubahan ke lingkungan produksi.
0 %
Biaya pengerjaan ulang berkurang

Penurunan aktivitas pengerjaan ulang dan biaya terkait

Temukan dan hilangkan penyebab pengerjaan ulang dalam proses perubahan. Anda dapat menghemat sumber daya dan memastikan pelaksanaan berkualitas sejak awal.

Hasil tiap organisasi dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses Manajemen Perubahan dan kualitas datanya. Angka ini mencerminkan peningkatan yang biasanya terlihat pada penerapan yang berhasil.

Data yang disarankan

Mulailah dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk change request, digunakan sebagai ID kasus utama untuk mengelompokkan semua peristiwa terkait.

Mengapa ini penting

ID ini penting untuk melacak seluruh siklus perubahan dan menganalisis alur proses, durasi, serta kepatuhan setiap permintaan secara menyeluruh.

Waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan menghitung semua metrik berbasis waktu, termasuk waktu siklus, durasi, dan kepatuhan terhadap SLA.

Waktu saat aktivitas berakhir. Biasanya, waktu ini diperoleh dari waktu mulai aktivitas berikutnya.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan waktu pemrosesan aktivitas, yang penting untuk menemukan hambatan dan mengukur durasi langkah proses tertentu.

State change request saat ini atau sebelumnya, seperti 'Assess', 'Authorize', 'Implement', atau 'Closed'.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran status change request untuk menganalisis hasil, memfilter kasus, dan menemukan perubahan yang tertahan.

Tim atau grup yang bertanggung jawab atas change request.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja per tim, menyoroti hambatan khusus dalam grup, dan mengukur efisiensi serah terima antar bidang fungsi.

Klasifikasi perubahan, seperti 'Standard', 'Normal', atau 'Emergency'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis dikelompokkan berdasarkan jenis perubahan, karena tiap jenis mengikuti alur proses yang disetujui dan memiliki ekspektasi kinerja tersendiri.

Tingkat prioritas change request, yang ditentukan berdasarkan dampak dan urgensinya.

Mengapa ini penting

Penting untuk menilai apakah sumber daya telah dialokasikan dengan tepat ke perubahan paling kritis dan memantau kinerjanya secara terpisah.

Tingkat risiko perubahan yang dinilai, seperti 'High', 'Moderate', atau 'Low'.

Mengapa ini penting

Penting untuk analisis kepatuhan dan memastikan perubahan berisiko tinggi diperiksa dengan cermat serta mengikuti proses yang lebih ketat.

Komponen, layanan, atau sistem TI tertentu yang menjadi sasaran perubahan.

Mengapa ini penting

Memberi konteks bisnis yang penting. Analisis dapat difilter berdasarkan aplikasi, layanan, atau sistem yang terdampak untuk menemukan masalah pada komponen tertentu.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai pembuatan catatan change request baru di sistem. Inilah awal resmi proses manajemen perubahan, yang tercatat saat entri baru ditambahkan ke tabel change_request.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Dengan menganalisis waktu dari aktivitas ini ke aktivitas lain, Anda dapat mengetahui total waktu penyelesaian dan menemukan keterlambatan sejak awal proses.

Menandai selesainya analisis risiko dan dampak untuk change request. Ini adalah tonggak penting sebelum permintaan persetujuan diajukan. Biasanya, tahap ini disimpulkan saat perubahan keluar dari state 'Assess' dan masuk ke state 'Authorize' atau 'Awaiting Approval'.

Mengapa ini penting

Melacak durasi tahap penilaian penting untuk KPI 'Avg. Risk Assessment Cycle Time'. Data ini membantu menstandarkan proses penilaian dan menemukan bagian analisis yang memakan waktu terlalu lama.

Change request telah menerima semua persetujuan yang diperlukan untuk melanjutkan ke tahap penjadwalan dan penerapan. Tonggak penting ini tercatat saat persetujuan terakhir diberikan dan kolom 'approval' diatur menjadi 'approved'.

Mengapa ini penting

Tonggak ini mengakhiri tahap persetujuan. Data ini penting untuk mengukur durasi siklus persetujuan dan menemukan hambatan dalam proses pengambilan keputusan.

Perubahan yang disetujui telah mendapat tanggal mulai dan selesai yang direncanakan, lalu resmi masuk ke kalender penerapan. Status ini disimpulkan saat state change request berubah menjadi 'Scheduled'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini memisahkan tahap perencanaan dan persetujuan dari tahap penerapan aktif. Lama waktu dalam state ini dapat menunjukkan keterlambatan antara persetujuan dan dimulainya pekerjaan.

Pekerjaan penerapan telah selesai. Perubahan siap ditinjau, diverifikasi, atau diuji. Aktivitas ini disimpulkan saat state change request berubah dari 'Implement' menjadi 'Review'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang mengakhiri tahap penerapan. Peristiwa ini menjadi dasar untuk menghitung KPI 'Change Failure Rate' dan 'Change Rework Rate'.

Change request telah berhasil diselesaikan dan ditinjau, lalu dinyatakan selesai. Ini adalah titik akhir utama yang menandakan keberhasilan proses. Peristiwa ini tercatat saat state perubahan menjadi 'Closed'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai selesainya siklus perubahan dengan sukses. Ini adalah peristiwa akhir untuk mengukur durasi proses dari awal hingga akhir dan kepatuhan terhadap SLA.

Change request ditarik atau dihentikan sebelum penerapan selesai. Ini adalah status akhir alternatif yang tercatat saat state diatur menjadi 'Canceled'.

Mengapa ini penting

Analisis perubahan yang dibatalkan dapat mengungkap inefisiensi proses. Misalnya, permintaan dibuat tanpa kebutuhan atau terlalu lama tertahan dalam tahap persetujuan hingga tidak lagi relevan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menampilkan alur proses Change Management yang sebenarnya dan mengungkap hambatan tersembunyi, pengulangan pekerjaan, serta jalur yang tidak patuh. Analisis ini menunjukkan inefisiensi dan bagian tempat perubahan tertunda, gagal, atau melewati kontrol. Dengan pemahaman berbasis data, Anda dapat mengoptimalkan operasional dan meningkatkan efisiensi.

Data utama yang diperlukan adalah log peristiwa dari modul Change Management ServiceNow. Data ini mencakup Change Request ID sebagai pengenal kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap peristiwa. Informasi pengguna atau peran yang terkait dengan aktivitas juga berguna untuk analisis lebih mendalam.

Pelaporan biasa menunjukkan "apa yang terjadi" melalui metrik dan KPI gabungan. Sementara itu, process mining menunjukkan "bagaimana hal itu terjadi" dengan merekonstruksi seluruh alur proses dari awal hingga akhir berdasarkan log peristiwa. Process mining mengungkap jalur yang sebenarnya, penyimpangan, dan penyebab utama inefisiensi yang mungkin tidak terlihat di dasbor.

Anda dapat mempercepat siklus persetujuan perubahan, mengurangi tingkat kegagalan, dan mengoptimalkan durasi penerapan. Process mining membantu menghilangkan pengerjaan ulang, meningkatkan kepatuhan SLA, dan memperbaiki kepatuhan terhadap peraturan. Hasil akhirnya, proses Change Management menjadi lebih efisien dan andal.

Process mining dapat menemukan masalah seperti persetujuan yang lambat, perubahan yang sering gagal, perubahan tanpa izin, dan keterlambatan penerapan. Analisis ini juga menunjukkan penilaian risiko yang tidak konsisten, pengujian yang terlambat, dan serah terima antar tim yang buruk. Dengan memetakan proses yang sebenarnya, process mining mengungkap penyebab utama masalah tersebut.

Data biasanya dapat diekspor dari ServiceNow menggunakan alat pelaporan standar, ekspor basis data, atau integrasi API. Anda perlu membuat file datar, seperti CSV, yang berisi Change Request ID, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap langkah. Administrator ServiceNow atau tim data Anda dapat membantu mengekspor data ini.

Wawasan awal biasanya dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data diekspor dan dimuat. Hasil ini memberi gambaran dasar tentang proses Anda. Analisis lebih mendalam dan penemuan peluang perbaikan yang dapat ditindaklanjuti biasanya membutuhkan beberapa minggu tambahan. Durasi keseluruhan bergantung pada kerumitan data dan cakupan proyek.

Anda memerlukan perangkat lunak process mining untuk memasukkan, memvisualisasikan, dan menganalisis data. Keterampilan teknis yang dibutuhkan mencakup pengolahan data dasar, pengetahuan SQL untuk menyiapkan data, dan pemahaman tentang konsep pemodelan proses. Banyak alat menyediakan antarmuka yang mudah digunakan untuk menyederhanakan proses.

Alat process mining biasanya tidak terhubung langsung ke ServiceNow untuk menerapkan perubahan. Alat ini terhubung untuk mengekspor data historis yang akan dianalisis. Banyak alat menyediakan konektor atau API untuk mengambil log peristiwa dari ServiceNow. Data tersebut kemudian diproses di luar sistem sehingga Anda dapat memperoleh wawasan tanpa memengaruhi sistem yang sedang berjalan.

Cegah kegagalan perubahan, tingkatkan keberhasilan ServiceNow sekarang!

Temukan hambatan dengan mudah untuk mencapai tingkat keberhasilan perubahan 95%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.