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Melhore sua gestão de contratos

Seu guia de 6 etapas para otimizar os Workflows de contratos no DocuSign CLM.
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Otimize o gerenciamento de contratos no DocuSign CLM

A gestão de contratos geralmente envolve Workflows complexos, que podem causar atrasos significativos e riscos de conformidade. Esta plataforma ajuda você a identificar ineficiências críticas nos seus processos. Assim, você pode reduzir os tempos de ciclo e garantir uma adesão mais rigorosa aos requisitos legais. Descubra insights detalhados para impulsionar a melhoria contínua dos processos.

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Por que otimizar a gestão de contratos no DocuSign CLM é essencial

Uma gestão de contratos eficiente é a base de qualquer empresa saudável, impactando diretamente a performance financeira, a conformidade jurídica e a eficiência operacional. Organizações do mundo todo dependem de sistemas robustos de Contract Lifecycle Management (CLM), como o DocuSign CLM, para simplificar a criação, a negociação, a execução e a renovação de contratos. Embora o DocuSign CLM ofereça ferramentas avançadas para gerenciar esses ativos críticos, os processos subjacentes ainda podem esconder ineficiências e gerar desafios significativos. Atrasos na execução de contratos podem postergar o reconhecimento de receita, aumentar os custos operacionais e até prejudicar relacionamentos comerciais importantes. Workflows não otimizados costumam deixar contratos presos em ciclos de revisão, causar o descumprimento de prazos de conformidade e aumentar o risco de exposição jurídica devido à aplicação inconsistente de políticas internas ou requisitos regulatórios. Entender e resolver essas lacunas ocultas não se resume a fazer melhorias incrementais. Trata-se de transformar toda a operação de gestão de contratos para reduzir riscos e gerar mais valor.

Como o Process Mining esclarece seus Workflows no DocuSign CLM

O Process Mining oferece uma abordagem inovadora para entender e aprimorar seus processos de gestão de contratos no DocuSign CLM. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining utiliza os dados de eventos gerados pelo seu sistema DocuSign CLM, registrando cada interação, aprovação e mudança de status relacionada a cada contrato. Ao analisar essas pegadas digitais, as ferramentas de Process Mining conseguem reconstruir automaticamente a jornada real, de ponta a ponta, de cada contrato, desde a solicitação inicial até o arquivamento ou encerramento. Essa visão abrangente permite visualizar exatamente como os contratos percorrem a organização, identificar desvios dos caminhos esperados, revelar loops ocultos de retrabalho e localizar com precisão onde ocorrem atrasos ou gargalos. Esse insight objetivo, baseado em dados, é essencial para entender de verdade o estado atual e identificar oportunidades de otimização efetiva do processo.

Principais áreas de melhoria na gestão de contratos

Aplicar Process Mining aos seus dados do DocuSign CLM pode revelar áreas específicas com grande potencial de melhoria, ajudando você a aperfeiçoar continuamente suas operações. Você pode obter insights detalhados sobre várias etapas do ciclo de vida dos contratos:

  • Gargalos na negociação e na revisão: identifique facilmente quais etapas de revisão interna ou externa causam os maiores atrasos. As revisões jurídicas estão demorando demais de forma recorrente? Alguns tipos de contrato passam por rodadas excessivas de redlining? O Process Mining ajuda a localizar esses pontos de retenção, mostrando onde os recursos podem estar sobrecarregados ou onde ocorrem falhas de comunicação, para que você reduza significativamente o tempo do ciclo contratual.
  • Otimização do Workflow de aprovação: descubra se os contratos estão passando por etapas de aprovação desnecessárias ou se determinados aprovadores estão atrasando o processo de forma recorrente. Esse insight permite redesenhar as matrizes de aprovação e simplificar os Workflows, tornando os processos mais ágeis e responsivos.
  • Conformidade e gestão de riscos: monitore o cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço (SLAs) para revisões e aprovações de contratos. O Process Mining pode sinalizar casos em que verificações de conformidade são ignoradas ou atrasadas, ajudando você a garantir maior aderência jurídica e reduzir a exposição a riscos.
  • Eficiência do ciclo de vida dos contratos: analise a jornada completa para identificar retrabalho, intervenções manuais ou etapas redundantes que não agregam valor. Essa visão holística é essencial para melhorar a gestão de contratos, eliminando desperdícios e aumentando a eficiência geral.

Resultados concretos para sua empresa

Ao usar Process Mining para otimizar a gestão de contratos no DocuSign CLM, sua organização pode alcançar benefícios significativos e mensuráveis. Espere uma redução substancial no tempo médio do ciclo contratual, levando a um reconhecimento mais rápido de receita e a um fluxo de caixa melhor. Com mais eficiência, seus times conseguem lidar com um volume maior de contratos sem aumentar o quadro de funcionários, liberando recursos valiosos. Além disso, ao identificar e reduzir riscos de conformidade mais cedo, você fortalece sua posição jurídica e diminui possíveis penalidades ou disputas. Essa abordagem proativa à otimização de processos promove relacionamentos melhores com as contrapartes, graças à finalização mais rápida e fluida dos contratos. No fim, você ganha mais controle, transparência e agilidade na gestão de uma das funções mais críticas da empresa.

Começando sua jornada de otimização

Transformar seus processos de gestão de contratos no DocuSign CLM é uma meta possível com a abordagem certa. Ao adotar o Process Mining, você passa a contar com os insights necessários para ir além das suposições e tomar decisões baseadas em dados, gerando impacto real. Esse método oferece inteligência clara e acionável sobre como melhorar a gestão de contratos, permitindo tratar as ineficiências de forma sistemática e promover a melhoria contínua. Comece a explorar como essas ferramentas analíticas avançadas podem transformar suas operações e garantir que seus contratos impulsionem o crescimento da empresa, em vez de freá-lo.

Gerenciamento de contratos Ciclo de vida do contrato Operações jurídicas Compliance Negociação de contratos Redução de riscos Departamento jurídico Compras Aprovações de contratos CLM Gerenciamento do ciclo de vida de contratos Automação de contratos

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Processos prolongados de revisão e aprovação costumam causar atrasos significativos na execução de contratos, afetando a geração de receita e a agilidade da empresa. Esses gargalos podem levar à perda de oportunidades comerciais e desgastar o relacionamento com as contrapartes, especialmente em um sistema como o DocuSign CLM, no qual os Workflows deveriam ser simplificados.
O ProcessMind revela as etapas exatas e as pessoas responsáveis pelos atrasos nas aprovações dentro da gestão de contratos, oferecendo insights baseados em dados. Ao visualizar o fluxo real do processo no DocuSign CLM, ele identifica ineficiências e sugere áreas para automação ou redistribuição de recursos, acelerando as aprovações.

Variações nas estratégias de negociação e no número de rodadas de redlining podem prolongar significativamente o ciclo de vida dos contratos. Sem abordagens padronizadas, cada negociação se torna um processo único e muitas vezes ineficiente, gerando prazos imprevisíveis e custos operacionais maiores na gestão de contratos.
O ProcessMind mapeia cada etapa do seu processo de negociação, revela desvios do caminho ideal e identifica quais padrões de negociação levam a fechamentos mais rápidos ou mais lentos. Ele ajuda a padronizar as melhores práticas no DocuSign CLM, reduzindo idas e vindas e melhorando a eficiência geral das negociações.

As partes interessadas do negócio muitas vezes não têm visibilidade em tempo real do status exato de um contrato, o que gera consultas manuais frequentes e incerteza. Essa falta de transparência dificulta o gerenciamento de expectativas, a previsão de receita e a atuação proativa sobre possíveis atrasos no ciclo de vida do contrato.
O ProcessMind oferece uma visão completa e atualizada da jornada de cada contrato, da solicitação à execução no DocuSign CLM. Ele mostra em que ponto cada contrato está no Workflow, permitindo uma gestão proativa e reduzindo a necessidade de atualizações manuais de status em toda a organização.

Desvios das políticas internas estabelecidas durante a elaboração, a revisão ou a aprovação de contratos podem expor a organização a riscos jurídicos e financeiros. Verificações manuais muitas vezes não identificam esses caminhos fora de conformidade, o que pode levar a falhas em auditorias e penalidades significativas.
O ProcessMind detecta automaticamente cada caso em que o processo contratual se afasta do caminho de conformidade na gestão de contratos. Ele identifica as causas-raiz do descumprimento no DocuSign CLM, permitindo intervenções direcionadas e garantindo a aderência às estruturas internas de governança.

Esquecer de renovar contratos críticos ou não iniciar o processo de renovação no momento certo pode resultar em perda de receita, interrupção de serviços ou renovação automática em condições desfavoráveis. Essa falha pode afetar significativamente a continuidade e a rentabilidade do negócio.
O ProcessMind acompanha as datas de vencimento dos contratos e identifica proativamente aqueles que estão se aproximando da janela de renovação, analisando os padrões de renovações bem-sucedidas e perdidas. Ele ajuda as organizações a otimizar o processo de renovação no DocuSign CLM, garantindo ações no prazo e maximizando o valor dos contratos.

A revisão jurídica muitas vezes se torna um gargalo devido a processos inconsistentes, transferências manuais ou distribuição desequilibrada de tarefas entre os times jurídicos. Isso prolonga o ciclo geral dos contratos, atrasa operações importantes e aumenta o custo dos serviços jurídicos.
O ProcessMind revela as ineficiências específicas da etapa de revisão jurídica, identificando etapas redundantes ou áreas em que os advogados estão sobrecarregados nos Workflows do DocuSign CLM. Ele oferece insights para simplificar as revisões jurídicas, reduzir os tempos de ciclo e otimizar a alocação de recursos.

Erros frequentes na elaboração de contratos, na entrada de dados ou no controle inconsistente de versões de documentos exigem muito retrabalho manual. Isso aumenta os custos operacionais, desperdiça recursos e prolonga os ciclos de vida dos contratos, reduzindo a eficiência do processo de gestão de contratos.
O ProcessMind identifica as atividades e etapas específicas em que o retrabalho ocorre com frequência, localizando as causas-raiz dos erros. Ele ajuda a otimizar os Workflows no DocuSign CLM para reduzir intervenções manuais, minimizar erros e diminuir significativamente os custos relacionados ao retrabalho.

Depois que um contrato é assinado, garantir que todas as partes cumpram suas obrigações pode ser difícil sem um mecanismo robusto de acompanhamento. Não monitorar e fazer cumprir essas obrigações pode levar a violações, penalidades e relacionamentos comerciais prejudicados.
O ProcessMind vai além da execução, oferecendo visibilidade sobre o monitoramento contínuo das obrigações contratuais. Ele identifica lacunas na conformidade após a execução dentro da gestão de contratos, ajudando a garantir que todos os termos sejam cumpridos e que os riscos sejam reduzidos de forma eficaz no DocuSign CLM.

A falta de tempos de ciclo contratual consistentes e previsíveis dificulta o planejamento e a previsão precisos para os times de vendas, compras e jurídico. Essa imprevisibilidade pode causar perda de prazos, uso inadequado de recursos e incerteza geral para o negócio.
O ProcessMind analisa dados históricos de contratos para estabelecer referências de tempo de ciclo por tipo de contrato e departamento. Ele ajuda a prever tempos de ciclo futuros, identificar variações no DocuSign CLM e localizar os fatores que contribuem para a imprevisibilidade, permitindo um planejamento melhor.

As organizações podem não estar aproveitando totalmente os recursos do sistema DocuSign CLM, recorrendo a soluções manuais, ignorando funcionalidades e deixando de obter os ganhos de eficiência esperados. Isso resulta em um investimento tecnológico subutilizado e na continuidade das ineficiências do processo.
O ProcessMind mapeia as interações dos usuários e as atividades do sistema no DocuSign CLM, revelando se recursos criados para automação ou colaboração estão sendo ignorados ou pouco utilizados. Ele oferece insights para otimizar a adoção da plataforma e garantir o aproveitamento total do investimento em tecnologia na gestão de contratos.

Gerenciar várias versões de um contrato, especialmente durante fases intensas de negociação, pode causar confusão, erros e o uso acidental de rascunhos desatualizados. Isso cria riscos jurídicos e exige esforço manual adicional para conciliar diferentes versões do documento.
O ProcessMind visualiza o ciclo de vida de cada documento contratual, acompanha todas as revisões e identifica casos em que as práticas de controle de versões são frágeis ou inconsistentes. Ele destaca os caminhos que levam a conflitos ou retrabalho devido à má gestão de versões no DocuSign CLM.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Acelerar as aprovações de contratos é essencial para fechar negócios mais rapidamente e aumentar a agilidade da empresa. Ciclos longos de aprovação podem atrasar a geração de receita, comprometer recursos e afetar negativamente a satisfação das partes interessadas. Alcançar um tempo de ciclo menor significa levar os contratos do rascunho à execução com mais eficiência, aumentando a velocidade operacional geral. Isso também reduz o risco de perda de negócios devido a processos prolongados de negociação e aprovação. O impacto se estende aos departamentos de vendas, jurídico e financeiro, resultando em uma organização mais simples e responsiva. Reduzir os tempos de aprovação pode gerar economias significativas ao diminuir o esforço manual e acelerar o tempo até a geração de valor para novos acordos. Ao identificar e eliminar etapas que não agregam valor, as organizações podem reinvestir recursos em iniciativas estratégicas, promovendo crescimento e inovação.

O ProcessMind analisa o processo de gestão de contratos no DocuSign CLM, mapeando cada etapa do Workflow de aprovação. Ele identifica gargalos específicos, como etapas redundantes de revisão, aprovadores inativos ou desvios do caminho padrão. Ao visualizar os fluxos reais do processo e medir a duração entre as atividades, o ProcessMind localiza exatamente as etapas que causam atrasos. Ele também ajuda a identificar as causas-raiz, sejam problemas de alocação de recursos, falta de automação ou lacunas nas políticas. Esse insight baseado em dados permite intervenções direcionadas para otimizar os Workflows de aprovação, definir referências de performance e monitorar melhorias com eficácia. As organizações podem reduzir o tempo total do ciclo em 20% a 30%, levando a uma execução mais rápida dos contratos.

Etapas inconsistentes de negociação levam a ciclos mais longos, maiores riscos jurídicos e termos contratuais variados. Padronizar o Workflow de negociação garante que todos os contratos sigam um caminho consistente e otimizado, reduzindo desvios e acelerando o processo. Isso traz mais previsibilidade para os resultados e os termos dos contratos, aumentando a segurança jurídica e comercial. Uma abordagem padronizada minimiza erros, fortalece a conformidade com as políticas internas e melhora a qualidade geral dos acordos executados. Ela também oferece diretrizes claras aos negociadores, permitindo que trabalhem com mais eficiência. No fim, isso reduz a carga sobre os times jurídicos e permite uma alocação melhor de recursos, evitando idas e vindas desnecessárias.

O ProcessMind mapeia os caminhos reais percorridos pelos contratos durante a negociação no DocuSign CLM, revelando desvios do processo ideal ou planejado. Ele mostra onde as negociações costumam se desviar, identificando etapas inconsistentes, loops comuns de retrabalho ou práticas fora do padrão que prolongam o ciclo. Ao analisar sequências de atividades e medir variações, o ProcessMind localiza áreas para reengenharia e automação do processo. Isso permite que as organizações definam e apliquem um Workflow padronizado de melhores práticas, garantindo mais consistência e previsibilidade. A solução pode ajudar a reduzir os ciclos de negociação ao identificar etapas que podem ser automatizadas ou eliminadas.

A baixa visibilidade sobre o status dos contratos gera incerteza, afeta as previsões e causa perda de prazos ou frustração entre as partes interessadas. Aumentar a visibilidade em tempo real significa que todos podem saber imediatamente em que ponto o contrato está no ciclo de vida, da solicitação à execução e além. Essa transparência melhora a colaboração, permite gerenciar proativamente possíveis atrasos e apoia relatórios e decisões mais precisos. Com mais visibilidade, os responsáveis pelos contratos e os times jurídicos conseguem gerenciar melhor suas cargas de trabalho, reduzindo consultas e atualizações manuais de status. Isso também diminui o risco de contratos ficarem parados sem que ninguém perceba, garantindo uma evolução mais fluida pelo Workflow. A visibilidade aprimorada se traduz diretamente em mais controle operacional e capacidade de resposta na gestão de contratos.

O ProcessMind oferece uma visão abrangente e baseada em dados da jornada de cada contrato no DocuSign CLM. Ele acompanha as atividades e os eventos associados a cada ID de contrato, permitindo que os usuários vejam o status atual exato e o histórico de evolução de qualquer contrato. Ao visualizar mapas de processos e Dashboards, as organizações obtêm insights imediatos sobre contratos parados, próximos de prazos críticos ou desviando dos caminhos padrão. Isso elimina a necessidade de acompanhamento manual e oferece uma fonte objetiva e sempre atualizada para os status dos contratos. Os insights do ProcessMind permitem que os times identifiquem gargalos do processo que afetam a visibilidade e implementem melhorias direcionadas na captura de dados e no design dos Workflows.

O descumprimento de políticas internas ou requisitos regulatórios expõe as organizações a riscos jurídicos e financeiros significativos, incluindo penalidades, danos à reputação e perda de negócios. Melhorar a aderência à conformidade garante que todos os contratos atendam a padrões jurídicos, operacionais e financeiros predefinidos durante todo o ciclo de vida. Isso fortalece a posição jurídica da organização, reduz riscos de auditoria e aumenta a confiança de contrapartes e órgãos reguladores. Uma estrutura robusta de conformidade minimiza o potencial de disputas contratuais e garante que as obrigações sejam cumpridas de forma consistente. No fim, isso protege os ativos e a reputação da organização, promovendo uma cultura de integridade e responsabilidade. A gestão proativa da conformidade reduz a probabilidade de intervenções jurídicas dispendiosas e dos danos reputacionais associados.

O ProcessMind analisa os Workflows de contratos no DocuSign CLM para detectar desvios das regras e políticas de conformidade definidas. Ele identifica casos em que atividades, aprovações ou dados específicos são ignorados ou executados fora de sequência, sinalizando possíveis problemas de conformidade. Ao comparar a execução real do processo com modelos de conformidade predefinidos, o ProcessMind revela padrões de descumprimento e suas causas-raiz. Isso permite que as organizações tratem proativamente as lacunas de conformidade, implementem ações corretivas e façam cumprir as políticas em todos os tipos de contrato. O sistema ajuda a estabelecer mecanismos de monitoramento que oferecem supervisão contínua da conformidade, garantindo que as políticas não apenas sejam documentadas, mas também seguidas de forma eficaz.

Perder oportunidades de renovação de contratos pode causar perda de receita, interrupção de serviços e a necessidade de renegociações dispendiosas. Aumentar as renovações no prazo garante que contratos valiosos sejam estendidos sem interrupções, maximizando a receita recorrente e mantendo relacionamentos comerciais sólidos. Essa abordagem proativa evita falhas na prestação de serviços, penalidades por renovações atrasadas e custos administrativos associados ao processamento emergencial de contratos. Garantir renovações no prazo apoia a continuidade dos negócios e o planejamento estratégico de longo prazo. Também cria uma oportunidade para revisar e atualizar os termos dos contratos, garantindo que continuem vantajosos para a organização. Esse foco na retenção costuma ser mais econômico do que conquistar novos negócios.

O ProcessMind monitora todo o ciclo de vida dos contratos no DocuSign CLM, acompanhando especificamente as datas de vencimento e as atividades associadas. Ele identifica contratos próximos da janela de renovação cujo processo ainda não foi iniciado ou está atrasado. Ao analisar dados históricos, o ProcessMind consegue prever quais contratos correm risco de não ser renovados e destacar padrões de atraso nos Workflows de renovação. Isso permite que as organizações implementem lembretes automáticos e acionem processos proativos de renovação. A solução oferece insights sobre os motivos dos atrasos, permitindo intervenções direcionadas e melhorando a taxa geral de sucesso das renovações. O ProcessMind pode aumentar as taxas de renovação ao identificar e simplificar as tarefas necessárias para extensões contratuais bem-sucedidas.

Processos ineficientes de revisão jurídica são um grande gargalo, atrasando a execução de contratos e afetando as operações da empresa. Acelerar o fluxo de revisões jurídicas significa permitir que os times jurídicos processem contratos mais rapidamente sem comprometer a qualidade ou a conformidade. Isso leva a ciclos comerciais mais rápidos, reduz o acúmulo de contratos aguardando revisão e permite que os advogados se concentrem em atividades estratégicas de maior valor. Um processo de revisão mais eficiente também melhora a percepção do departamento jurídico como um facilitador do negócio, e não como um obstáculo. Ao otimizar essa etapa crítica, as organizações podem reduzir atritos internos e permitir que os times de vendas e compras avancem mais rapidamente com os acordos, aumentando a vantagem competitiva. Essa eficiência pode reduzir diretamente os custos operacionais associados à alocação de recursos jurídicos.

O ProcessMind oferece insights detalhados sobre a etapa de revisão jurídica no DocuSign CLM. Ele mapeia as etapas exatas realizadas pelos times jurídicos, identifica atividades específicas de revisão e mede a duração de cada uma. O ProcessMind localiza gargalos, como transferências frequentes, rodadas excessivas de revisão ou atrasos causados por informações ausentes. Ao analisar variações nos caminhos de revisão e identificar melhores práticas, ele ajuda a simplificar o processo de revisão jurídica. Esses insights permitem que as organizações redesenhem Workflows, implementem automação para tarefas rotineiras ou redistribuam recursos com mais eficiência. Entender o fluxo real permite tomar decisões baseadas em dados para reduzir os ciclos de revisão jurídica, identificando e eliminando etapas ineficientes.

Custos operacionais elevados decorrentes do retrabalho manual na gestão de contratos indicam ineficiências e desperdício de recursos. Reduzir o retrabalho significa ter menos erros, gastar menos tempo com correções e diminuir as despesas operacionais associadas. Isso melhora o uso dos recursos, permitindo que os times se concentrem em tarefas produtivas em vez de corrigir falhas. Minimizar o retrabalho leva a um ciclo de vida contratual mais previsível e eficiente, beneficiando tanto os times internos quanto as contrapartes externas. O impacto no resultado financeiro é direto, com redução dos custos de mão de obra, dos atrasos e melhoria da qualidade dos contratos desde o início. Menos retrabalho também fortalece uma cultura de qualidade e precisão na função de gestão de contratos.

O ProcessMind identifica as etapas e atividades específicas no DocuSign CLM em que o retrabalho ocorre com frequência, como várias rodadas de redlining, aprovações repetidas ou tarefas de correção de dados. Ele quantifica o impacto do retrabalho em custo e tempo ao analisar variações do processo e Event Logs. Ao localizar as causas-raiz do retrabalho, sejam instruções pouco claras, Templates inconsistentes ou falhas de comunicação, o ProcessMind permite melhorias direcionadas no processo. Essa abordagem baseada em dados permite implementar ações corretivas, como melhorar a gestão de Templates ou automatizar Workflows, reduzindo significativamente a ocorrência de retrabalho. O ProcessMind ajuda a otimizar os processos e diminuir as despesas operacionais ao destacar tarefas ineficientes e repetitivas.

A dificuldade para acompanhar obrigações após a execução pode causar perda de prazos, penalidades por descumprimento e desgaste nos relacionamentos comerciais. Fortalecer esse acompanhamento garante que todos os compromissos contratuais, como marcos de pagamento, acordos de nível de serviço ou requisitos de relatórios, sejam cumpridos corretamente e no prazo. Essa gestão proativa reduz riscos jurídicos e financeiros, aumenta a responsabilidade e melhora a reputação da organização como parceira confiável. Acompanhar as obrigações de forma eficaz é essencial para maximizar o valor gerado pelos contratos e minimizar possíveis responsabilidades. Isso garante que a organização esteja cumprindo sua parte nos acordos, algo fundamental para relacionamentos estratégicos de longo prazo. Também evita interrupções operacionais que podem surgir de compromissos esquecidos.

O ProcessMind analisa a fase posterior à execução dos contratos no DocuSign CLM, monitorando as atividades relacionadas ao cumprimento das obrigações. Ele pode identificar padrões em que obrigações são frequentemente ignoradas ou em que o próprio processo de acompanhamento é ineficiente. Ao correlacionar atributos contratuais, como 'Obrigações monitoradas' e 'Revisão de conformidade realizada', com os dados reais de eventos, o ProcessMind destaca lacunas no Workflow de acompanhamento. Ele permite que as organizações criem e apliquem processos mais robustos de gestão de obrigações, garantindo que as tarefas sejam atribuídas, concluídas e verificadas dentro dos prazos definidos. O ProcessMind oferece insights para criar um sistema mais confiável de gestão das atividades posteriores à execução, reduzindo o risco de descumprimento.

Tempos de ciclo imprevisíveis nos contratos dificultam a previsão de vendas, o gerenciamento de recursos e a definição de expectativas realistas com as contrapartes. O objetivo é tornar os tempos de ciclo mais consistentes e previsíveis, permitindo um planejamento e uma alocação de recursos melhores. Tempos de ciclo estabilizados levam a uma maior eficiência operacional, mais confiabilidade nas operações comerciais e maior satisfação de clientes e parceiros. Essa previsibilidade ajuda no orçamento e no planejamento de recursos, pois os departamentos conseguem antecipar quando os contratos estarão prontos para sua análise. Ela também reduz o estresse e a incerteza associados à execução de contratos, promovendo um ambiente mais organizado e controlado. Em última análise, tempos de ciclo consistentes contribuem para a resiliência e a agilidade geral da empresa.

O ProcessMind analisa dados históricos de contratos no DocuSign CLM para identificar os fatores que influenciam a variabilidade do tempo de ciclo. A plataforma constrói um gêmeo digital do processo de gerenciamento de contratos, revelando todos os caminhos realmente percorridos e suas respectivas durações. Ao identificar quais variantes do processo contribuem para ciclos mais longos ou mais curtos, o ProcessMind permite que as organizações identifiquem boas práticas e possíveis áreas para padronização. A plataforma fornece uma referência para os tempos de ciclo esperados e destaca desvios em tempo real. Isso permite intervenções proativas para colocar os processos de volta nos trilhos, reduzir a variabilidade e estabelecer modelos de previsão mais confiáveis. O ProcessMind ajuda a prever e controlar a duração dos contratos ao apontar atividades do caminho crítico e possíveis gargalos.

O uso inadequado dos recursos do DocuSign CLM significa que as organizações não estão aproveitando todo o investimento feito na plataforma, deixando de obter ganhos de eficiência e recursos avançados. Otimizar o uso dos recursos garante que o sistema de gerenciamento de contratos seja utilizado em todo o seu potencial, gerando o máximo valor da tecnologia. Isso resulta em Workflows mais eficientes, maior automação e melhor qualidade dos dados. Maximizar o uso dos recursos pode liberar ganhos significativos de produtividade, reduzir a necessidade de soluções manuais e melhorar a experiência geral dos usuários. Assim, o sistema deixa de ser apenas um repositório e passa a ser uma ferramenta dinâmica para gerenciar todo o ciclo de vida dos contratos, aumentando o retorno sobre o investimento e facilitando o crescimento futuro. Isso também significa que os funcionários dominam o uso eficiente do sistema, reduzindo os custos de treinamento e aumentando a satisfação no trabalho.

O ProcessMind analisa como os usuários interagem com o DocuSign CLM, acompanhando as atividades e sua sequência. A plataforma identifica situações em que etapas manuais são executadas em vez de utilizar recursos de automação disponíveis ou em que determinadas funcionalidades são pouco usadas. Ao comparar as jornadas reais dos usuários com modelos de processo ideais que aproveitam os recursos avançados da plataforma, o ProcessMind destaca lacunas de treinamento e oportunidades para aumentar a automação. Por exemplo, a plataforma pode mostrar se os Workflows de assinatura eletrônica estão sendo ignorados ou se as bibliotecas de cláusulas padrão não são usadas de forma consistente. Esses dados permitem que as organizações implementem programas de treinamento direcionados e ajustes nos Workflows para garantir o pleno aproveitamento dos recursos do DocuSign CLM. O ProcessMind ajuda a identificar funcionalidades subutilizadas para aumentar a eficiência do processo e o ROI do sistema.

Um controle de versões ineficiente no gerenciamento de contratos gera confusão, erros e o risco de trabalhar com rascunhos desatualizados ou incorretos. Otimizar o controle de versões garante que a versão mais recente e aprovada de cada documento contratual seja facilmente identificada e acessível a todas as partes relevantes. Isso minimiza riscos jurídicos, evita retrabalho causado pelo uso de versões erradas e melhora a colaboração entre as partes interessadas. Um controle de versões robusto é essencial para manter a integridade dos dados e garantir que as trilhas de auditoria sejam claras e completas. Ele simplifica os processos de revisão e aprovação, pois todos podem ter certeza de que estão trabalhando com o documento mais atualizado. Também facilita os esforços de conformidade e reduz o tempo gasto procurando os documentos corretos.

O ProcessMind analisa o fluxo de documentos contratuais no DocuSign CLM, acompanhando como diferentes versões são criadas, revisadas e aprovadas. A plataforma identifica padrões de gerenciamento ineficiente de versões, como vários rascunhos sem controle, alterações ad hoc frequentes fora do sistema ou dificuldades para reverter a versões anteriores. Ao mapear o ciclo de vida de cada versão do documento, o ProcessMind consegue destacar onde ocorrem erros de versionamento e qual é o impacto deles no processo contratual como um todo. Esse insight permite que as organizações adotem protocolos mais rigorosos de controle de versões, orientem os usuários sobre boas práticas e configurem o DocuSign CLM para oferecer um gerenciamento de documentos mais eficiente. A plataforma ajuda a garantir que todas as alterações sejam rastreadas e que a versão correta seja sempre usada em atividades críticas.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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O que fazer

Obtenha o Template de extração de dados em Excel predefinido e adaptado aos processos de gestão de contratos, garantindo alinhamento com as estruturas de dados comuns do DocuSign CLM.

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Por que isso importa

Um Template padronizado garante que você capture todos os dados necessários de forma consistente, criando uma base sólida para análises precisas do processo e insights relevantes.

Resultado esperado

Um Template em Excel pronto para receber seus dados de contratos do DocuSign CLM.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights ocultos nos seus Workflows de contratos

O ProcessMind oferece uma visão clara e orientada por dados dos seus processos de gestão de contratos no DocuSign CLM. Descubra insights detalhados e representações visuais para identificar ineficiências e impulsionar melhorias.
  • Veja o fluxo real do ciclo de vida dos seus contratos
  • Identifique gargalos nas aprovações de contratos
  • Reduza significativamente os tempos de ciclo dos contratos
  • Reforce a conformidade e a adesão aos requisitos legais
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam com o gerenciamento otimizado de contratos

Esses resultados representam as melhorias concretas que as organizações normalmente alcançam ao aplicar Process Mining aos processos de gerenciamento de contratos. Ao analisar dados operacionais detalhados do DocuSign CLM, as organizações obtêm insights acionáveis para simplificar os Workflows e aumentar a eficiência.

0 %
Tempos de ciclo mais rápidos

Redução média do tempo de ponta a ponta

Simplifique todo o ciclo de vida dos seus contratos, da solicitação à execução, reduzindo significativamente o tempo necessário para finalizar acordos e acelerar o fechamento de negócios.
0 %
Menores custos de retrabalho

Redução das despesas operacionais

Minimize revisões desnecessárias e tarefas repetitivas na elaboração e na negociação de contratos, gerando economias significativas e aumentando a eficiência da equipe.
0 %
Conformidade aprimorada

Redução das violações de políticas

Garanta que os contratos estejam em conformidade com políticas internas e requisitos regulatórios, identificando e mitigando proativamente os riscos de conformidade antes que eles se agravem.
0 %
Revisão jurídica mais rápida

Redução da duração da etapa de revisão

Identifique gargalos no processo de revisão jurídica, acelerando o fluxo e garantindo que contratos críticos avancem pelos departamentos jurídicos com mais eficiência.
0 %
Maior taxa de renovação

Melhoria nas renovações realizadas no prazo

Gerencie proativamente as datas de vencimento dos contratos e os Workflows de renovação, aumentando a taxa de renovação no prazo e protegendo suas receitas recorrentes.
0 %
Ciclos mais previsíveis

Redução da variabilidade do processo

Estabilize os tempos de ciclo dos contratos identificando e eliminando caminhos inconsistentes do processo, resultando em previsões mais confiáveis e melhor planejamento de recursos.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada contrato gerenciado no sistema.

Por que isso importa

É a chave primária que conecta todos os eventos relacionados do processo, tornando possível rastrear e analisar todo o ciclo de vida de um único contrato.

O nome da tarefa ou do evento específico que ocorreu no ciclo de vida do contrato.

Por que isso importa

Define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o Workflow de contratos, os gargalos e as variações.

O registro de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico começou.

Por que isso importa

Esse registro de data e hora é fundamental para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações.

O registro de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico foi concluído.

Por que isso importa

Permite calcular com precisão a duração de cada atividade, ajudando a distinguir o tempo de processamento ativo do tempo de espera ocioso.

O estado ou status atual do contrato em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Oferece um retrato do progresso do contrato, essencial para acompanhar o status, gerenciar a carga de trabalho e identificar gargalos.

O usuário ou funcionário responsável por gerenciar o contrato durante todo o seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por pessoa ou equipe, ajudando a identificar boas práticas e oportunidades de melhoria em atividades conduzidas pelos usuários.

A classificação do contrato, como NDA, MSA ou SOW.

Por que isso importa

Permite comparar a performance do processo entre diferentes categorias de contratos, que geralmente têm Workflows e níveis de complexidade próprios.

O valor monetário total do contrato.

Por que isso importa

Permite priorizar e avaliar riscos, já que contratos de maior valor geralmente exigem uma análise mais rigorosa e têm maior impacto no negócio.

A parte externa, como um cliente ou fornecedor, envolvida no contrato.

Por que isso importa

Ajuda a analisar como as interações com diferentes partes externas afetam os tempos de negociação, a quantidade de revisões e os tempos de ciclo gerais.

A data em que o contrato está programado para vencer.

Por que isso importa

É essencial para a gestão proativa de contratos, permitindo renovações no prazo e evitando vencimentos não intencionais.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início formal do ciclo de vida do contrato. Normalmente, ela é registrada quando um usuário envia um formulário de solicitação de contrato ou cria um novo registro de contrato no DocuSign CLM, acionando o Workflow correspondente.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo. Analisar essa atividade é essencial para medir o volume geral de contratos processados e o início do tempo de ciclo de ponta a ponta.

Marca o momento em que o contrato é formalmente enviado ao departamento jurídico para revisão e feedback. Esta é uma etapa crítica, capturada quando o contrato entra na etapa "Revisão jurídica" do Workflow.

Por que isso importa

A revisão jurídica é um gargalo comum no gerenciamento de contratos. Medir sua duração é essencial para o Dashboard "Performance da revisão jurídica" e para identificar oportunidades de aceleração.

Este marco indica que todos os aprovadores internos necessários aprovaram o contrato. Ele é capturado quando o último aprovador necessário conclui sua tarefa no Workflow.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que indica que o contrato está pronto para negociação ou execução externa. Atrasos até esse ponto destacam problemas de alinhamento interno.

Esta atividade marca o início do processo de assinatura eletrônica do contrato final aprovado. Esta é uma função central do DocuSign e é capturada quando um usuário envia o documento por meio do envelope do DocuSign eSignature.

Por que isso importa

Este é um marco importante antes da execução. Analisar o tempo entre este ponto e a execução ajuda a entender a eficiência da coleta de assinaturas e apoia o KPI "Taxa de adoção de assinatura eletrônica".

Representa a conclusão bem-sucedida do contrato, ocorrendo quando o último signatário necessário assina o documento. Isso é capturado explicitamente pela plataforma DocuSign eSignature.

Por que isso importa

Este é o principal ponto final de sucesso do processo de criação do contrato. Ele é essencial para calcular o "Tempo médio do ciclo do contrato" e medir o volume geral de contratos processados.

Esta atividade representa o fim oficial do ciclo de vida de um contrato, seja por vencimento, cancelamento ou acordo mútuo. Ela costuma ser capturada por uma alteração manual de status no sistema.

Por que isso importa

Funciona como um ponto final alternativo do processo. Acompanhar encerramentos e vencimentos é essencial para entender o ciclo de vida completo dos contratos e realizar análises de renovação.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O process mining visualiza o fluxo real do ciclo de vida dos seus contratos, da criação ao arquivamento. Ele revela gargalos, ciclos de retrabalho e desvios do processo planejado, identificando onde as aprovações ficam paradas ou as negociações se tornam inconsistentes. Esse insight ajuda você a entender a performance real dos seus Workflows no DocuSign CLM.

Você precisa principalmente de Event Logs do DocuSign CLM, incluindo um Contract ID exclusivo, uma descrição da atividade e um timestamp para cada evento. Atributos adicionais, como usuário, valor do contrato ou departamento, podem enriquecer a análise. Esses dados permitem que a ferramenta de process mining reconstrua a jornada completa de cada contrato.

Os insights iniciais geralmente podem ser gerados em poucas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. A configuração inicial envolve extração e limpeza dos dados, seguidas pela geração e análise do modelo. O monitoramento contínuo oferece insights recorrentes e acompanha o impacto das melhorias implementadas.

O process mining ajuda a reduzir os tempos de ciclo de aprovação de contratos, padronizar as etapas de negociação e melhorar a conformidade. Você pode esperar mais visibilidade sobre o status dos contratos, menos oportunidades de renovação perdidas e custos operacionais menores com a redução do retrabalho. Em última análise, ele gera mais eficiência e previsibilidade no ciclo de vida dos contratos.

Embora alguns conhecimentos de engenharia de dados sejam úteis para a extração e transformação inicial dos dados, as ferramentas modernas de process mining são desenvolvidas para analistas de negócios. Elas oferecem interfaces fáceis de usar para visualizar e analisar processos sem exigir conhecimentos avançados de programação. Muitas ferramentas também oferecem conectores para sistemas comuns.

Sim, o process mining é excelente para auditorias de conformidade. Ele compara a execução real do processo com regras predefinidas e caminhos ideais, destacando desvios e etapas não autorizadas. Isso permite identificar exatamente onde e quando ocorrem violações de conformidade, ajudando a aplicar políticas internas e requisitos regulatórios.

Ao analisar Event Logs, o process mining identifica com precisão as etapas em que os contratos ficam parados ou enfrentam atrasos longos de forma recorrente. Ele pode revelar usuários, departamentos ou condições específicas que contribuem para os gargalos. Com esse insight, você pode implementar mudanças direcionadas, como automatizar lembretes ou redistribuir cargas de trabalho, para acelerar as aprovações.

Na gestão de contratos, o "Contract ID" funciona como identificador do caso. Ele é um identificador exclusivo que agrupa todos os eventos relacionados a um único contrato. Isso permite que as ferramentas de process mining rastreiem toda a jornada de um contrato, do início ao fim, oferecendo uma visão completa do seu ciclo de vida.

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