> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > DocuSign CLM

Cải thiện quy trình quản lý hợp đồng

Hướng dẫn 6 bước để tối ưu quy trình làm việc quản lý hợp đồng trên DocuSign CLM.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý hợp đồng

DocuSign CLM

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM

Quản lý hợp đồng thường có quy trình làm việc phức tạp, dễ gây chậm trễ và rủi ro về tuân thủ. Nền tảng này giúp bạn xác định chính xác những điểm chưa hiệu quả trong quy trình. Từ đó, bạn có thể rút ngắn thời gian xử lý và tuân thủ tốt hơn các yêu cầu pháp lý. Khám phá thông tin chi tiết để liên tục cải tiến quy trình.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM

Quản lý hợp đồng hiệu quả là nền tảng cho hoạt động kinh doanh ổn định, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính, tuân thủ pháp luật và hiệu quả vận hành. Các tổ chức trên khắp thế giới dựa vào hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) như DocuSign CLM để đơn giản hóa việc soạn thảo, đàm phán, ký kết và gia hạn hợp đồng. DocuSign CLM cung cấp công cụ để quản lý những tài sản quan trọng này, nhưng quy trình bên dưới vẫn có thể kém hiệu quả và gây ra nhiều vấn đề. Hợp đồng ký chậm có thể làm trì hoãn ghi nhận doanh thu, tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến quan hệ kinh doanh. Quy trình làm việc chưa được tối ưu thường khiến hợp đồng mắc kẹt trong các vòng xét duyệt, bỏ lỡ hạn tuân thủ và tăng rủi ro pháp lý do không nhất quán với chính sách nội bộ hoặc yêu cầu quản lý. Tìm hiểu và xử lý những khoảng trống này không chỉ là cải tiến từng bước. Đây là cách chuyển đổi toàn bộ hoạt động quản lý hợp đồng để giảm rủi ro và tạo thêm giá trị.

Process mining giúp làm rõ quy trình làm việc trong DocuSign CLM

Process mining giúp bạn hiểu và cải thiện quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM. Thay vì dựa vào giả định hay lời kể, process mining sử dụng dữ liệu sự kiện do hệ thống DocuSign CLM tạo ra, ghi nhận mọi tương tác, phê duyệt và thay đổi trạng thái của từng hợp đồng. Công cụ process mining phân tích dấu vết số này để tự động dựng lại hành trình thực tế của hợp đồng từ lúc gửi yêu cầu đến khi lưu trữ hoặc chấm dứt. Nhờ đó, bạn có thể thấy chính xác hợp đồng đi qua các bước nào trong tổ chức, phát hiện trường hợp lệch khỏi quy trình dự kiến, các vòng làm lại bị che khuất và những điểm xảy ra chậm trễ hoặc điểm nghẽn. Dữ liệu khách quan này giúp bạn hiểu đúng tình hình hiện tại và tìm ra cơ hội cải tiến quy trình hiệu quả.

Những khâu cần cải thiện trong quản lý hợp đồng

Áp dụng process mining vào dữ liệu DocuSign CLM giúp bạn phát hiện những khâu có thể cải thiện và liên tục nâng cao hiệu quả vận hành. Bạn có thể hiểu rõ hơn từng giai đoạn trong vòng đời hợp đồng:

Điểm nghẽn trong đàm phán và xét duyệt: Dễ dàng xác định khâu xét duyệt nội bộ hoặc bên ngoài nào gây chậm trễ nhiều nhất. Bộ phận pháp lý có thường xuyên mất quá nhiều thời gian để xét duyệt không? Một số loại hợp đồng có phải trải qua quá nhiều vòng chỉnh sửa không? Process mining giúp xác định chính xác những khâu gây trì hoãn, cho thấy nơi tài nguyên bị quá tải hoặc việc trao đổi thông tin bị gián đoạn, từ đó giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hợp đồng.
Tối ưu hóa quy trình phê duyệt: Tìm hiểu xem hợp đồng có phải qua những bước phê duyệt không cần thiết hay một số người phê duyệt thường xuyên làm chậm quy trình không. Dựa trên thông tin này, bạn có thể thiết kế lại ma trận phê duyệt và đơn giản hóa quy trình làm việc để quy trình linh hoạt, phản hồi nhanh hơn.
Tuân thủ và quản lý rủi ro: Theo dõi việc tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) trong khâu xét duyệt và phê duyệt hợp đồng. Process mining có thể cảnh báo những trường hợp bỏ qua hoặc trì hoãn bước kiểm tra tuân thủ, giúp bạn tăng cường tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro.
Hiệu quả vòng đời hợp đồng: Phân tích toàn bộ hành trình để tìm các bước làm lại, can thiệp thủ công hoặc thao tác thừa không tạo ra giá trị. Cái nhìn tổng thể này giúp cải thiện quy trình quản lý hợp đồng bằng cách loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả chung.

Kết quả thiết thực cho doanh nghiệp

Khi dùng process mining để tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM, tổ chức của bạn có thể đạt được những lợi ích đáng kể và đo lường được. Thời gian xử lý hợp đồng trung bình có thể giảm đáng kể, giúp ghi nhận doanh thu sớm hơn và cải thiện dòng tiền. Hiệu quả cao hơn giúp các nhóm xử lý được nhiều hợp đồng hơn mà không cần tăng nhân sự, đồng thời giải phóng tài nguyên quý giá. Ngoài ra, phát hiện và giảm thiểu rủi ro tuân thủ từ sớm giúp củng cố vị thế pháp lý, hạn chế nguy cơ bị phạt hoặc tranh chấp. Chủ động cải tiến quy trình cũng giúp xây dựng quan hệ tốt hơn với các bên đối tác nhờ hoàn tất hợp đồng nhanh chóng, suôn sẻ. Qua đó, bạn kiểm soát tốt hơn, minh bạch hơn và linh hoạt hơn trong một hoạt động kinh doanh trọng yếu.

Bắt đầu hành trình tối ưu hóa

Bạn có thể chuyển đổi quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM nếu áp dụng đúng phương pháp. Process mining cung cấp thông tin cần thiết để bạn không còn phải dựa vào giả định mà có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tạo ra kết quả thực tế. Phương pháp này cho biết rõ những việc cần làm để cải thiện quy trình quản lý hợp đồng, giúp bạn xử lý có hệ thống các điểm kém hiệu quả và liên tục cải tiến. Hãy tìm hiểu cách các công cụ phân tích này có thể cải thiện hoạt động vận hành và giúp hợp đồng thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên thay vì cản trở.

Quản lý hợp đồng Vòng đời hợp đồng Vận hành pháp lý Compliance Đàm phán hợp đồng Giảm thiểu rủi ro Phòng pháp chế Mua sắm Phê duyệt hợp đồng CLM Quản lý vòng đời hợp đồng Tự động hóa hợp đồng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Quy trình xét duyệt và phê duyệt kéo dài thường làm chậm đáng kể việc ký kết hợp đồng, ảnh hưởng đến doanh thu và khả năng phản ứng linh hoạt của doanh nghiệp. Những điểm nghẽn này có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội và làm căng thẳng quan hệ với đối tác, nhất là trong hệ thống như DocuSign CLM, nơi quy trình làm việc cần được tinh gọn.
ProcessMind xác định chính xác các bước và cá nhân khiến việc phê duyệt hợp đồng bị chậm trong quy trình quản lý hợp đồng, cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu. Bằng cách trực quan hóa luồng quy trình thực tế trong DocuSign CLM, nền tảng phát hiện điểm kém hiệu quả và gợi ý những khâu có thể tự động hóa hoặc phân bổ lại tài nguyên để đẩy nhanh phê duyệt.

Cách đàm phán và số vòng chỉnh sửa khác nhau có thể kéo dài đáng kể vòng đời hợp đồng. Khi không có cách làm thống nhất, mỗi cuộc đàm phán trở thành một quy trình riêng, thường kém hiệu quả, khiến thời hạn khó dự đoán và chi phí vận hành tăng.
ProcessMind lập bản đồ từng bước trong quy trình đàm phán, cho thấy những điểm lệch khỏi lộ trình mong muốn và cách đàm phán nào giúp hoàn tất nhanh hơn hoặc chậm hơn. Nền tảng giúp chuẩn hóa cách làm hiệu quả trong DocuSign CLM, giảm trao đổi qua lại và nâng cao hiệu quả đàm phán.

Các bên liên quan trong doanh nghiệp thường không biết chính xác trạng thái hợp đồng theo thời gian thực, dẫn đến việc phải hỏi thủ công nhiều lần và không chắc chắn về tiến độ. Thiếu minh bạch khiến việc quản lý kỳ vọng, dự báo doanh thu và chủ động xử lý nguy cơ chậm trễ trong vòng đời hợp đồng trở nên khó khăn.
ProcessMind cung cấp cái nhìn trực tiếp, xuyên suốt về hành trình của từng hợp đồng trong DocuSign CLM, từ lúc gửi yêu cầu đến khi ký kết. Nền tảng cho biết hợp đồng đang ở bước nào trong quy trình làm việc, giúp bạn chủ động quản lý và giảm nhu cầu cập nhật trạng thái thủ công trên toàn tổ chức.

Làm sai chính sách nội bộ trong quá trình soạn thảo, xét duyệt hoặc phê duyệt hợp đồng có thể khiến tổ chức gặp rủi ro pháp lý và tài chính. Việc kiểm tra thủ công thường bỏ sót những trường hợp không tuân thủ, dẫn đến nguy cơ không đạt yêu cầu kiểm toán và bị phạt đáng kể.
ProcessMind tự động phát hiện mọi trường hợp quy trình hợp đồng đi lệch khỏi lộ trình tuân thủ trong hoạt động quản lý hợp đồng. Nền tảng xác định nguyên nhân gốc rễ của việc không tuân thủ trong DocuSign CLM, giúp bạn can thiệp đúng chỗ và bảo đảm quy trình tuân theo các nguyên tắc quản trị nội bộ.

Quên gia hạn hợp đồng quan trọng hoặc không bắt đầu quy trình gia hạn đúng lúc có thể làm mất doanh thu, gián đoạn dịch vụ hoặc khiến hợp đồng tự động gia hạn với điều khoản bất lợi. Sai sót này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tính liên tục và lợi nhuận của doanh nghiệp.
ProcessMind theo dõi ngày hết hạn hợp đồng, chủ động xác định những hợp đồng sắp đến hạn gia hạn và phân tích các trường hợp gia hạn thành công hoặc bị bỏ lỡ. Nền tảng giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình gia hạn trong DocuSign CLM, bảo đảm xử lý đúng hạn và khai thác tối đa giá trị hợp đồng.

Xét duyệt pháp lý thường trở thành điểm nghẽn do quy trình thiếu nhất quán, bàn giao thủ công hoặc khối lượng công việc giữa các nhóm pháp lý không cân bằng. Điều này kéo dài thời gian xử lý hợp đồng, làm chậm hoạt động kinh doanh quan trọng và tăng chi phí dịch vụ pháp lý.
ProcessMind phát hiện những điểm kém hiệu quả cụ thể trong khâu xét duyệt pháp lý, như bước thừa hoặc tình trạng quá tải của cố vấn pháp lý trong quy trình làm việc của DocuSign CLM. Nền tảng cung cấp thông tin giúp tinh gọn khâu xét duyệt, rút ngắn thời gian xử lý và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn.

Lỗi thường xuyên khi soạn thảo hợp đồng, nhập dữ liệu hoặc quản lý các phiên bản tài liệu không nhất quán khiến nhóm phải làm lại nhiều việc thủ công. Điều này làm tăng chi phí vận hành, lãng phí tài nguyên và kéo dài vòng đời hợp đồng, giảm hiệu quả của quy trình quản lý hợp đồng.
ProcessMind xác định các hoạt động và bước thường phát sinh việc làm lại, đồng thời tìm nguyên nhân gốc rễ của lỗi. Nền tảng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong DocuSign CLM để giảm can thiệp thủ công, hạn chế lỗi và cắt giảm đáng kể chi phí phát sinh do làm lại.

Sau khi hợp đồng được ký, việc bảo đảm các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ có thể khó khăn nếu không có cơ chế theo dõi phù hợp. Không giám sát và thực thi các nghĩa vụ này có thể dẫn đến vi phạm, bị phạt và ảnh hưởng đến quan hệ kinh doanh.
ProcessMind mở rộng khả năng theo dõi sau khi ký kết, giúp bạn nắm được tình hình thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng. Nền tảng phát hiện những thiếu sót trong việc tuân thủ sau ký kết thuộc quy trình quản lý hợp đồng, giúp bảo đảm các điều khoản được thực hiện và rủi ro được giảm thiểu hiệu quả trong DocuSign CLM.

Thời gian xử lý hợp đồng thiếu ổn định khiến các nhóm bán hàng, mua sắm và pháp lý khó lập kế hoạch và dự báo chính xác. Tình trạng khó dự đoán này có thể dẫn đến trễ hạn, sử dụng tài nguyên kém hiệu quả và gây bất ổn cho hoạt động kinh doanh.
ProcessMind phân tích dữ liệu hợp đồng trong quá khứ để thiết lập mốc tham chiếu về thời gian xử lý theo từng loại hợp đồng và phòng ban. Nền tảng giúp dự đoán thời gian xử lý trong tương lai, phát hiện chênh lệch trong DocuSign CLM và xác định các yếu tố gây khó dự đoán, từ đó hỗ trợ lập kế hoạch tốt hơn.

Tổ chức có thể chưa tận dụng hết khả năng của hệ thống DocuSign CLM, dẫn đến cách làm thủ công thay thế, bỏ qua tính năng và không đạt được mức hiệu quả mong muốn. Điều này khiến khoản đầu tư công nghệ chưa được khai thác đúng mức, trong khi quy trình vẫn kém hiệu quả.
ProcessMind lập bản đồ tương tác của người dùng và hoạt động hệ thống trong DocuSign CLM, cho thấy các tính năng hỗ trợ tự động hóa hoặc cộng tác có bị bỏ qua hay ít được sử dụng không. Nền tảng cung cấp thông tin giúp tăng mức độ sử dụng nền tảng và khai thác tối đa khoản đầu tư công nghệ cho hoạt động quản lý hợp đồng.

Quản lý nhiều phiên bản hợp đồng, nhất là trong giai đoạn đàm phán căng thẳng, có thể gây nhầm lẫn, phát sinh lỗi và khiến nhóm vô tình sử dụng bản nháp đã cũ. Điều này tạo ra rủi ro pháp lý và đòi hỏi thêm công sức thủ công để đối chiếu các phiên bản tài liệu.
ProcessMind trực quan hóa vòng đời của từng tài liệu hợp đồng, theo dõi mọi lần chỉnh sửa và xác định trường hợp quản lý phiên bản yếu hoặc thiếu nhất quán. Nền tảng cho thấy những lộ trình dẫn đến xung đột hoặc phải làm lại do quản lý phiên bản kém trong DocuSign CLM.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Đẩy nhanh phê duyệt hợp đồng là yếu tố quan trọng để chốt giao dịch sớm hơn và giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt hơn. Quy trình phê duyệt kéo dài có thể làm chậm doanh thu, chiếm dụng tài nguyên và khiến các bên liên quan không hài lòng. Rút ngắn thời gian xử lý giúp hợp đồng chuyển từ bản nháp đến ký kết hiệu quả hơn, tăng tốc độ vận hành chung. Việc này cũng giảm nguy cơ giao dịch đổ vỡ do đàm phán và phê duyệt kéo dài. Tác động được thể hiện ở các phòng ban bán hàng, pháp lý và tài chính, giúp tổ chức vận hành tinh gọn và phản hồi nhanh hơn. Rút ngắn thời gian phê duyệt có thể tiết kiệm đáng kể chi phí nhờ giảm công việc thủ công và giúp thỏa thuận mới tạo ra giá trị sớm hơn. Bằng cách xác định và loại bỏ các bước không tạo ra giá trị, tổ chức có thể dành tài nguyên cho các sáng kiến chiến lược, thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới.

ProcessMind phân tích quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM và lập bản đồ từng bước của quy trình phê duyệt. Nền tảng xác định các điểm nghẽn cụ thể như khâu xét duyệt thừa, người phê duyệt không xử lý hồ sơ hoặc quy trình lệch khỏi lộ trình chuẩn. Bằng cách trực quan hóa luồng quy trình thực tế và đo thời gian giữa các hoạt động, ProcessMind xác định chính xác những bước gây chậm trễ. Nền tảng cũng giúp tìm nguyên nhân gốc rễ, có thể là vấn đề phân bổ tài nguyên, thiếu tự động hóa hoặc chính sách chưa đầy đủ. Thông tin dựa trên dữ liệu này giúp bạn can thiệp đúng chỗ để tối ưu hóa quy trình phê duyệt, thiết lập mốc hiệu suất và theo dõi kết quả cải tiến. Tổ chức có thể giảm 20-30% tổng thời gian xử lý, giúp hợp đồng được ký kết nhanh hơn.

Các bước đàm phán thiếu nhất quán làm kéo dài thời gian xử lý, tăng rủi ro pháp lý và khiến điều khoản hợp đồng khác nhau. Chuẩn hóa quy trình làm việc khi đàm phán giúp mọi hợp đồng đi theo lộ trình nhất quán, tối ưu, giảm sai lệch và đẩy nhanh tiến độ. Nhờ đó, kết quả và điều khoản hợp đồng dễ dự đoán hơn, tăng sự chắc chắn về pháp lý và kinh doanh. Cách làm thống nhất giúp giảm lỗi, tăng cường tuân thủ chính sách nội bộ và nâng cao chất lượng hợp đồng đã ký. Hướng dẫn rõ ràng cũng giúp người đàm phán làm việc hiệu quả hơn. Sau cùng, việc này giảm tải cho nhóm pháp lý và giúp phân bổ tài nguyên hợp lý hơn, tránh trao đổi qua lại không cần thiết.

ProcessMind lập bản đồ các lộ trình thực tế mà hợp đồng đi qua trong quá trình đàm phán trên DocuSign CLM, cho thấy những điểm lệch khỏi quy trình dự kiến. Nền tảng chỉ ra những khâu thường khiến quá trình đàm phán đi chệch hướng, xác định các bước thiếu nhất quán, vòng làm lại phổ biến hoặc cách làm không theo chuẩn khiến thời gian xử lý kéo dài. Bằng cách phân tích trình tự hoạt động và đo mức độ khác biệt, ProcessMind xác định những khâu cần thiết kế lại hoặc tự động hóa. Nhờ đó, tổ chức có thể xây dựng và áp dụng quy trình làm việc theo thông lệ tốt nhất, tăng tính nhất quán và khả năng dự đoán. Nền tảng giúp rút ngắn thời gian đàm phán bằng cách xác định các bước có thể tự động hóa hoặc loại bỏ.

Khó nắm được trạng thái hợp đồng gây bất ổn, ảnh hưởng đến dự báo và dẫn đến trễ hạn hoặc khiến các bên liên quan thất vọng. Khi có thông tin theo thời gian thực, mọi bên đều có thể biết ngay hợp đồng đang ở đâu trong vòng đời, từ lúc gửi yêu cầu đến khi ký kết và các bước tiếp theo. Sự minh bạch này cải thiện khả năng phối hợp, giúp chủ động xử lý nguy cơ chậm trễ và hỗ trợ báo cáo, ra quyết định chính xác. Thông tin rõ ràng giúp người phụ trách hợp đồng và nhóm pháp lý quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn, giảm các yêu cầu hỏi và cập nhật trạng thái thủ công. Nhờ đó, hợp đồng ít có nguy cơ bị đình trệ mà không ai nhận ra, đồng thời tiến triển suôn sẻ hơn trong quy trình làm việc. Nắm rõ trạng thái hợp đồng giúp tăng khả năng kiểm soát và phản hồi trong hoạt động quản lý hợp đồng.

ProcessMind cung cấp cái nhìn dựa trên dữ liệu về toàn bộ hành trình của từng hợp đồng trong DocuSign CLM. Nền tảng theo dõi các hoạt động và sự kiện gắn với từng Contract ID, giúp người dùng xem trạng thái hiện tại chính xác và tiến trình trước đó của hợp đồng. Thông qua sơ đồ quy trình và bảng điều khiển, tổ chức nhanh chóng nhận biết hợp đồng đang mắc kẹt, sắp đến hạn quan trọng hoặc đi lệch khỏi lộ trình chuẩn. Nhờ đó, bạn không cần theo dõi thủ công và có được nguồn thông tin khách quan, luôn cập nhật về trạng thái hợp đồng. Thông tin từ ProcessMind giúp các nhóm xác định điểm nghẽn trong quy trình ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt trạng thái, từ đó cải thiện cách thu thập dữ liệu và thiết kế quy trình làm việc.

Không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc yêu cầu quản lý khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể, bao gồm tiền phạt, tổn hại danh tiếng và mất cơ hội kinh doanh. Tăng cường tuân thủ giúp mọi hợp đồng đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý, vận hành và tài chính đã xác định trong suốt vòng đời. Điều này củng cố vị thế pháp lý của tổ chức, giảm rủi ro khi kiểm toán và xây dựng lòng tin với đối tác cũng như cơ quan quản lý. Khung tuân thủ vững chắc giúp giảm nguy cơ tranh chấp hợp đồng và bảo đảm các nghĩa vụ được thực hiện nhất quán. Qua đó, tổ chức bảo vệ tài sản và danh tiếng, đồng thời xây dựng văn hóa chính trực và trách nhiệm. Quản lý tuân thủ chủ động giúp giảm khả năng phải xử lý pháp lý tốn kém và tránh tổn hại danh tiếng.

ProcessMind phân tích quy trình làm việc trong DocuSign CLM để phát hiện sai lệch so với các quy tắc và chính sách tuân thủ đã xác định. Nền tảng nhận diện những trường hợp bỏ sót hoạt động, phê duyệt hoặc dữ liệu cụ thể, cũng như trường hợp thực hiện sai thứ tự, từ đó cảnh báo nguy cơ không tuân thủ. Bằng cách so sánh quy trình thực tế với mô hình tuân thủ đã xác định, ProcessMind phát hiện các kiểu không tuân thủ và nguyên nhân gốc rễ. Nhờ đó, tổ chức có thể chủ động xử lý khoảng trống tuân thủ, thực hiện biện pháp khắc phục và áp dụng chính sách nhất quán cho mọi loại hợp đồng. Hệ thống hỗ trợ thiết lập cơ chế giám sát liên tục, bảo đảm chính sách không chỉ được ban hành mà còn được thực hiện hiệu quả.

Bỏ lỡ cơ hội gia hạn hợp đồng có thể làm mất doanh thu, gián đoạn dịch vụ và buộc doanh nghiệp phải đàm phán lại với chi phí cao. Gia hạn đúng hạn giúp kéo dài các hợp đồng hiện có mà không bị gián đoạn, tối đa hóa doanh thu định kỳ và duy trì quan hệ kinh doanh tốt. Cách làm chủ động này giúp tránh gián đoạn dịch vụ, không bị phạt do gia hạn muộn và giảm khối lượng công việc hành chính phát sinh khi xử lý hợp đồng gấp. Gia hạn đúng hạn hỗ trợ duy trì hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch chiến lược dài hạn. Đây cũng là dịp để xem xét, cập nhật điều khoản hợp đồng nhằm bảo đảm chúng vẫn có lợi cho tổ chức. Duy trì khách hàng hiện tại thường tiết kiệm chi phí hơn tìm kiếm khách hàng mới.

ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng trong DocuSign CLM, đặc biệt là ngày hết hạn và các hoạt động liên quan. Nền tảng xác định những hợp đồng sắp đến hạn gia hạn nhưng chưa bắt đầu quy trình hoặc đang chậm tiến độ. Bằng cách phân tích dữ liệu trong quá khứ, ProcessMind dự đoán hợp đồng nào có nguy cơ bị bỏ lỡ và phát hiện các kiểu chậm trễ trong quy trình gia hạn. Nhờ đó, tổ chức có thể thiết lập nhắc nhở tự động và chủ động khởi động quy trình gia hạn. Nền tảng cho biết nguyên nhân có thể khiến việc gia hạn chậm trễ, giúp bạn can thiệp đúng chỗ và nâng cao tỷ lệ gia hạn thành công. ProcessMind giúp tăng tỷ lệ gia hạn bằng cách xác định và tinh gọn các công việc cần thiết để gia hạn hợp đồng thành công.

Quy trình xét duyệt pháp lý kém hiệu quả là điểm nghẽn lớn, làm chậm việc ký kết hợp đồng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đẩy nhanh tiến độ xét duyệt giúp nhóm pháp lý xử lý hợp đồng nhanh hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc tuân thủ. Nhờ đó, giao dịch được hoàn tất sớm hơn, số hợp đồng chờ xét duyệt giảm và cố vấn pháp lý có thêm thời gian tập trung vào công việc chiến lược có giá trị cao hơn. Quy trình xét duyệt hiệu quả cũng giúp bộ phận pháp lý được nhìn nhận là đối tác hỗ trợ kinh doanh thay vì khâu cản trở. Tối ưu hóa giai đoạn quan trọng này giúp tổ chức giảm trở ngại nội bộ, đồng thời hỗ trợ nhóm bán hàng và mua sắm hoàn tất thỏa thuận nhanh hơn, tăng lợi thế cạnh tranh. Hiệu quả cao hơn cũng có thể trực tiếp giảm chi phí vận hành liên quan đến việc phân bổ tài nguyên pháp lý.

ProcessMind cung cấp thông tin chi tiết về khâu xét duyệt pháp lý trong DocuSign CLM. Nền tảng lập bản đồ chính xác các bước nhóm pháp lý thực hiện, xác định từng hoạt động xét duyệt và đo thời gian cho mỗi bước. ProcessMind tìm ra điểm nghẽn như bàn giao thường xuyên, quá nhiều vòng xét duyệt hoặc chậm trễ do thiếu thông tin. Bằng cách phân tích khác biệt giữa các lộ trình xét duyệt và xác định cách làm hiệu quả, nền tảng giúp tinh gọn quy trình xét duyệt pháp lý. Thông tin này giúp tổ chức thiết kế lại quy trình làm việc, tự động hóa các công việc thường lệ hoặc phân bổ lại tài nguyên hợp lý hơn. Hiểu rõ luồng công việc thực tế giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để rút ngắn thời gian xét duyệt pháp lý bằng cách xác định và loại bỏ các bước kém hiệu quả.

Chi phí vận hành cao do phải làm lại thủ công trong quy trình quản lý hợp đồng cho thấy quy trình kém hiệu quả và lãng phí tài nguyên. Giảm việc làm lại đồng nghĩa với ít lỗi hơn, ít thời gian sửa chữa hơn và giảm chi phí vận hành liên quan. Nhờ đó, tài nguyên được sử dụng hiệu quả hơn và các nhóm có thể tập trung vào công việc tạo ra giá trị thay vì sửa sai. Hạn chế việc làm lại giúp vòng đời hợp đồng dễ dự đoán và hiệu quả hơn, có lợi cho cả nhóm nội bộ lẫn đối tác bên ngoài. Điều này trực tiếp cải thiện kết quả kinh doanh nhờ giảm chi phí nhân công, hạn chế chậm trễ và nâng cao chất lượng hợp đồng ngay từ đầu. Giảm việc làm lại cũng góp phần xây dựng văn hóa chú trọng chất lượng và độ chính xác trong hoạt động quản lý hợp đồng.

ProcessMind xác định các bước và hoạt động trong DocuSign CLM thường phát sinh việc làm lại, chẳng hạn như nhiều vòng chỉnh sửa, phê duyệt lặp lại hoặc sửa dữ liệu. Nền tảng phân tích khác biệt trong quy trình và nhật ký sự kiện để tính toán tác động của các vòng làm lại đến chi phí và thời gian. Bằng cách tìm nguyên nhân gốc rễ, như hướng dẫn chưa rõ, mẫu hợp đồng thiếu nhất quán hoặc trao đổi thông tin bị gián đoạn, ProcessMind giúp bạn cải tiến quy trình đúng chỗ. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp tổ chức thực hiện biện pháp khắc phục, chẳng hạn như quản lý mẫu tốt hơn hoặc tự động hóa quy trình làm việc, để giảm đáng kể việc làm lại. ProcessMind giúp tối ưu hóa quy trình và cắt giảm chi phí vận hành bằng cách chỉ ra các công việc lặp lại, kém hiệu quả.

Khó theo dõi nghĩa vụ sau khi ký hợp đồng có thể dẫn đến trễ hạn, bị phạt do không tuân thủ và ảnh hưởng đến quan hệ kinh doanh. Tăng cường theo dõi giúp bảo đảm mọi cam kết trong hợp đồng, như các mốc thanh toán, thỏa thuận mức dịch vụ hoặc yêu cầu báo cáo, đều được thực hiện chính xác và đúng hạn. Cách quản lý chủ động này giảm rủi ro pháp lý và tài chính, tăng trách nhiệm giải trình và củng cố danh tiếng của tổ chức với tư cách đối tác đáng tin cậy. Theo dõi nghĩa vụ hiệu quả là yếu tố quan trọng để khai thác tối đa giá trị hợp đồng và giảm thiểu trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn. Việc này giúp bảo đảm tổ chức thực hiện đúng cam kết, yếu tố thiết yếu để duy trì quan hệ chiến lược lâu dài. Đồng thời, theo dõi tốt giúp tránh gián đoạn vận hành do bỏ sót cam kết.

ProcessMind phân tích giai đoạn sau khi ký hợp đồng trong DocuSign CLM và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ. Nền tảng có thể phát hiện những trường hợp thường xuyên bỏ sót nghĩa vụ hoặc quy trình theo dõi kém hiệu quả. Bằng cách đối chiếu các thuộc tính hợp đồng như 'Obligations Monitored' và 'Compliance Review Performed' với dữ liệu sự kiện thực tế, ProcessMind chỉ ra những thiếu sót trong quy trình theo dõi. Nền tảng giúp tổ chức thiết kế và áp dụng quy trình quản lý nghĩa vụ chặt chẽ hơn, bảo đảm công việc được giao, hoàn thành và xác minh đúng thời hạn quy định. ProcessMind cung cấp thông tin giúp xây dựng hệ thống đáng tin cậy hơn để quản lý các hoạt động sau khi ký kết, giảm nguy cơ không tuân thủ.

Thời gian xử lý hợp đồng khó dự đoán khiến việc dự báo doanh số, phân bổ tài nguyên và thống nhất kỳ vọng thực tế với các bên liên quan trở nên khó khăn. Mục tiêu là giúp thời gian xử lý ổn định và dễ dự đoán hơn, từ đó lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên tốt hơn. Thời gian xử lý ổn định giúp vận hành hiệu quả hơn, hoạt động kinh doanh đáng tin cậy hơn, đồng thời nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và đối tác. Nhờ dự đoán được thời điểm hợp đồng cần đến ý kiến của từng bộ phận, bạn có thể lập ngân sách và kế hoạch tài nguyên phù hợp. Điều này cũng giảm áp lực và sự bất định khi xử lý hợp đồng, giúp công việc có tổ chức và dễ kiểm soát hơn. Nhìn chung, thời gian xử lý nhất quán giúp doanh nghiệp vững vàng và linh hoạt hơn.

ProcessMind phân tích dữ liệu hợp đồng trong quá khứ từ DocuSign CLM để tìm ra các yếu tố khiến thời gian xử lý biến động. Nền tảng dựng bản sao số của quy trình quản lý hợp đồng, cho thấy các luồng xử lý thực tế cùng thời lượng tương ứng. Khi xác định được những biến thể quy trình khiến chu kỳ dài hơn hoặc ngắn hơn, ProcessMind giúp doanh nghiệp tìm ra cách làm hiệu quả và những bước có thể chuẩn hóa. Nền tảng cung cấp mốc tham chiếu về thời gian xử lý dự kiến và làm nổi bật các sai lệch theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn có thể chủ động điều chỉnh để đưa quy trình trở lại đúng hướng, giảm biến động và xây dựng mô hình dự báo đáng tin cậy hơn. ProcessMind giúp dự báo và kiểm soát thời lượng hợp đồng bằng cách xác định các hoạt động trên đường găng và điểm nghẽn tiềm ẩn.

Nếu sử dụng DocuSign CLM chưa hiệu quả, doanh nghiệp sẽ chưa khai thác hết khoản đầu tư vào nền tảng và bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu suất cũng như tận dụng các khả năng nâng cao. Tối ưu việc sử dụng tính năng giúp hệ thống quản lý hợp đồng phát huy hết tiềm năng, mang lại nhiều giá trị hơn từ công nghệ. Nhờ đó, quy trình làm việc hiệu quả hơn, tự động hóa được cải thiện và dữ liệu có chất lượng tốt hơn. Khai thác tối đa tính năng có thể giúp tăng năng suất đáng kể, giảm các thao tác thủ công thay thế và cải thiện trải nghiệm người dùng. Hệ thống không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà còn là công cụ linh hoạt để quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng, nâng cao hiệu quả đầu tư và hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai. Nhân viên cũng thành thạo hơn trong việc sử dụng hệ thống, giúp giảm chi phí đào tạo và tăng mức độ hài lòng trong công việc.

ProcessMind phân tích cách người dùng tương tác với DocuSign CLM bằng cách theo dõi các hoạt động và trình tự thực hiện. Nền tảng có thể phát hiện khi người dùng làm thủ công thay vì dùng tính năng tự động hóa sẵn có, hoặc khi một số chức năng ít được sử dụng. Bằng cách đối chiếu hành trình thực tế của người dùng với mô hình quy trình lý tưởng có tận dụng các tính năng nâng cao, ProcessMind làm rõ những nội dung cần đào tạo và cơ hội tăng cường tự động hóa. Chẳng hạn, nền tảng có thể cho thấy quy trình ký điện tử có bị bỏ qua hay thư viện điều khoản chuẩn có được sử dụng nhất quán hay không. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp triển khai chương trình đào tạo phù hợp và điều chỉnh quy trình làm việc để khai thác tốt hơn các khả năng của DocuSign CLM. ProcessMind giúp phát hiện các chức năng chưa được sử dụng đúng mức để nâng cao hiệu quả quy trình và hiệu quả đầu tư vào hệ thống.

Kiểm soát phiên bản tài liệu hợp đồng kém hiệu quả dễ gây nhầm lẫn, sai sót và khiến người dùng làm việc với bản nháp cũ hoặc không chính xác. Tối ưu việc kiểm soát phiên bản giúp mọi người dễ dàng xác định và truy cập bản mới nhất đã được phê duyệt của từng tài liệu hợp đồng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý, tránh làm lại do dùng nhầm phiên bản và cải thiện sự phối hợp giữa các bên liên quan. Kiểm soát phiên bản chặt chẽ là yếu tố quan trọng để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và lưu vết kiểm toán rõ ràng, đầy đủ. Việc xem xét và phê duyệt cũng đơn giản hơn vì các bên có thể yên tâm rằng mình đang làm việc trên tài liệu mới nhất. Cách làm này còn hỗ trợ tuân thủ và giảm thời gian tìm kiếm tài liệu chính xác.

ProcessMind phân tích luồng tài liệu hợp đồng trong DocuSign CLM, theo dõi cách tạo, xem xét và phê duyệt các phiên bản khác nhau. Nền tảng phát hiện những cách quản lý phiên bản kém hiệu quả, chẳng hạn như có nhiều bản nháp không được kiểm soát, thường xuyên chỉnh sửa tùy tiện bên ngoài hệ thống hoặc khó khôi phục phiên bản trước. Bằng cách lập bản đồ vòng đời của từng phiên bản tài liệu, ProcessMind có thể chỉ ra nơi xảy ra lỗi quản lý phiên bản và ảnh hưởng của chúng đến toàn bộ quy trình hợp đồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng quy định kiểm soát phiên bản chặt chẽ hơn, hướng dẫn người dùng cách làm phù hợp và cấu hình DocuSign CLM để quản lý tài liệu gọn hơn. Nền tảng giúp bảo đảm mọi thay đổi đều được ghi nhận và luôn sử dụng đúng phiên bản cho các hoạt động quan trọng.

Lộ trình cải tiến quản lý hợp đồng gồm 6 bước

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel trích xuất dữ liệu được thiết kế sẵn cho quy trình quản lý hợp đồng, phù hợp với cấu trúc dữ liệu phổ biến của DocuSign CLM.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Mẫu thống nhất giúp bạn thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết theo cùng một cách, tạo nền tảng vững chắc để phân tích quy trình chính xác và rút ra thông tin hữu ích.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel sẵn sàng để bạn điền dữ liệu hợp đồng từ DocuSign CLM.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá thông tin ẩn trong quy trình làm việc quản lý hợp đồng

ProcessMind cung cấp góc nhìn rõ ràng, dựa trên dữ liệu về quy trình quản lý hợp đồng trong DocuSign CLM. Khám phá thông tin chi tiết và sơ đồ trực quan để xác định điểm chưa hiệu quả và cải tiến quy trình.

Xem quy trình thực tế từ đầu đến cuối của hợp đồng
Xác định điểm nghẽn trong khâu phê duyệt hợp đồng
Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hợp đồng
Tăng cường tuân thủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Doanh nghiệp đạt được gì khi tối ưu quản lý hợp đồng

Đây là những cải thiện thực tế mà doanh nghiệp thường đạt được khi áp dụng process mining vào quy trình quản lý hợp đồng. Bằng cách phân tích dữ liệu vận hành chi tiết từ DocuSign CLM, doanh nghiệp có thể tìm ra thông tin hữu ích để tinh gọn quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả.

0 %

Rút ngắn thời gian xử lý

Mức giảm trung bình về thời gian xử lý từ đầu đến cuối

Tinh gọn toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ yêu cầu đến ký kết, để rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất thỏa thuận và đẩy nhanh việc chốt giao dịch.

0 %

Giảm chi phí làm lại

Mức giảm chi phí vận hành

Hạn chế các lần chỉnh sửa không cần thiết và công việc lặp lại trong quá trình soạn thảo, đàm phán hợp đồng, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và nâng cao hiệu quả của nhóm.

0 %

Cải thiện tuân thủ

Mức giảm vi phạm chính sách

Đảm bảo hợp đồng tuân thủ chính sách nội bộ và yêu cầu pháp lý, đồng thời chủ động phát hiện và giảm thiểu rủi ro tuân thủ trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

0 %

Rút ngắn thời gian xem xét pháp lý

Giảm thời lượng giai đoạn xem xét

Xác định điểm nghẽn trong quy trình xem xét pháp lý để xử lý hồ sơ nhanh hơn và giúp các hợp đồng quan trọng được bộ phận pháp lý xử lý hiệu quả hơn.

0 %

Tăng tỷ lệ gia hạn

Cải thiện tỷ lệ gia hạn đúng hạn

Chủ động quản lý ngày hết hạn hợp đồng và quy trình gia hạn để tăng tỷ lệ gia hạn đúng hạn, duy trì nguồn doanh thu liên tục.

0 %

Chu kỳ dễ dự đoán hơn

Giảm biến động của quy trình

Ổn định thời gian xử lý hợp đồng bằng cách xác định và loại bỏ các luồng quy trình thiếu nhất quán, giúp dự báo đáng tin cậy hơn và lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua các lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của từng hợp đồng được quản lý trong hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa chính liên kết mọi sự kiện quy trình có liên quan, giúp bạn theo dõi và phân tích toàn bộ vòng đời của một hợp đồng.

Tên của tác vụ hoặc sự kiện cụ thể xảy ra trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp bạn trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc hợp đồng, các điểm nghẽn và những biến thể.

Mốc thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo thứ tự thời gian và tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, chẳng hạn như thời gian chu kỳ và thời lượng.

Mốc thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động và phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ.

Trạng thái hiện tại của hợp đồng trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết tiến độ hợp đồng tại một thời điểm, cần thiết để theo dõi trạng thái, quản lý khối lượng công việc và xác định điểm nghẽn.

Người dùng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng trong suốt vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất theo cá nhân hoặc nhóm, giúp xác định cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện trong các hoạt động do người dùng thực hiện.

Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như NDA, MSA hoặc SOW.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh hiệu suất quy trình giữa các loại hợp đồng, vốn thường có quy trình làm việc và mức độ phức tạp riêng.

Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp ưu tiên và đánh giá rủi ro, vì hợp đồng giá trị cao thường cần được rà soát chặt chẽ hơn và có ảnh hưởng lớn hơn đến hoạt động kinh doanh.

Bên ngoài tham gia hợp đồng, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích cách tương tác với từng bên bên ngoài ảnh hưởng đến thời gian đàm phán, số lần chỉnh sửa và thời gian chu kỳ tổng thể.

Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp quản lý hợp đồng chủ động, gia hạn đúng hạn và tránh để hợp đồng hết hiệu lực ngoài dự kiến.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời hợp đồng. Sự kiện thường được ghi nhận khi người dùng gửi biểu mẫu yêu cầu hợp đồng hoặc tạo hồ sơ hợp đồng mới trong DocuSign CLM, qua đó kích hoạt quy trình làm việc liên quan.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích hoạt động này rất cần thiết để đo lường tổng số hợp đồng được xử lý và thời gian từ đầu đến cuối.

Đánh dấu thời điểm hợp đồng được gửi chính thức đến bộ phận pháp lý để xem xét và phản hồi. Đây là bước quan trọng, được ghi nhận khi hợp đồng chuyển sang giai đoạn 'Xem xét pháp lý' trong quy trình làm việc.

Vì sao điều này quan trọng

Xem xét pháp lý thường là điểm nghẽn trong quản lý hợp đồng. Đo thời lượng giai đoạn này là yếu tố then chốt để xây dựng dashboard 'Hiệu suất xem xét pháp lý' và tìm cơ hội đẩy nhanh tiến độ.

Cột mốc này cho biết tất cả người phê duyệt nội bộ bắt buộc đã phê duyệt hợp đồng. Sự kiện được ghi nhận khi người phê duyệt cuối cùng hoàn tất tác vụ trong quy trình làm việc.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, cho biết hợp đồng đã sẵn sàng để đàm phán với bên ngoài hoặc ký kết. Sự chậm trễ trước thời điểm này cho thấy có thể tồn tại vấn đề trong việc thống nhất nội bộ.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình ký điện tử cho hợp đồng cuối cùng đã được phê duyệt. Đây là chức năng cốt lõi của DocuSign, được ghi nhận khi người dùng gửi tài liệu qua phong bì DocuSign eSignature.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng trước khi hợp đồng có hiệu lực. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến khi hoàn tất giúp đánh giá hiệu quả thu thập chữ ký và hỗ trợ KPI 'Tỷ lệ sử dụng chữ ký điện tử'.

Thể hiện hợp đồng đã được ký thành công, xảy ra khi người ký cuối cùng bắt buộc ký tài liệu. Nền tảng DocuSign eSignature ghi nhận sự kiện này một cách rõ ràng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc thành công chính của quy trình tạo hợp đồng. Sự kiện này rất cần thiết để tính 'Thời gian xử lý hợp đồng trung bình' và đo tổng số hợp đồng được xử lý.

Hoạt động này thể hiện thời điểm chính thức kết thúc vòng đời hợp đồng do hết hạn, hủy bỏ hoặc hai bên cùng thỏa thuận. Sự kiện thường được ghi nhận khi người dùng đổi trạng thái thủ công trong hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là một điểm kết thúc khác của quy trình. Theo dõi việc chấm dứt và hết hạn rất quan trọng để hiểu đầy đủ vòng đời hợp đồng và phân tích hoạt động gia hạn.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể giúp phát hiện điều gì trong quy trình quản lý hợp đồng trên DocuSign CLM?

Process mining trực quan hóa luồng thực tế của vòng đời hợp đồng, từ lúc tạo đến khi lưu trữ. Công cụ phát hiện điểm nghẽn, các vòng làm lại và những bước lệch khỏi quy trình dự kiến, đồng thời chỉ ra nơi phê duyệt bị đình trệ hoặc đàm phán thiếu nhất quán. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hiệu quả thực tế của các quy trình làm việc trên DocuSign CLM.

Tôi cần dữ liệu nào từ DocuSign CLM để bắt đầu phân tích process mining?

Trước hết, bạn cần nhật ký sự kiện từ DocuSign CLM, gồm mã hợp đồng duy nhất, mô tả hoạt động và dấu thời gian của từng sự kiện. Các thuộc tính bổ sung như người dùng, giá trị hợp đồng hoặc phòng ban có thể giúp phân tích sâu hơn. Dữ liệu này cho phép công cụ process mining dựng lại toàn bộ hành trình của từng hợp đồng.

Sau khi bắt đầu process mining cho quy trình quản lý hợp đồng, bao lâu thì có kết quả?

Bạn thường có thể nhận được thông tin ban đầu trong vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Quá trình thiết lập ban đầu gồm trích xuất, làm sạch dữ liệu, sau đó tạo mô hình và phân tích. Việc theo dõi liên tục cung cấp thông tin mới và giúp đo lường tác động của các cải tiến đã triển khai.

Lợi ích chính khi áp dụng process mining vào quản lý hợp đồng là gì?

Process mining giúp rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng, chuẩn hóa các bước đàm phán và cải thiện việc tuân thủ. Bạn có thể theo dõi tình trạng hợp đồng rõ hơn, bỏ lỡ ít cơ hội gia hạn hơn và giảm chi phí vận hành nhờ hạn chế việc làm lại. Nhìn chung, công cụ giúp quy trình hợp đồng hiệu quả và dễ dự đoán hơn.

Chúng tôi có cần kỹ năng hoặc công cụ kỹ thuật chuyên biệt để triển khai process mining với dữ liệu DocuSign CLM không?

Kỹ năng kỹ thuật dữ liệu sẽ hữu ích khi trích xuất và chuyển đổi dữ liệu ban đầu, nhưng các công cụ process mining hiện đại được thiết kế cho chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Giao diện dễ dùng giúp bạn trực quan hóa và phân tích quy trình mà không cần kiến thức lập trình nâng cao. Nhiều công cụ còn có sẵn bộ kết nối cho các hệ thống phổ biến.

Process mining có thể giúp phát hiện việc không tuân thủ trong quy trình hợp đồng không?

Có. Process mining rất phù hợp để kiểm tra việc tuân thủ. Công cụ đối chiếu cách quy trình thực tế diễn ra với các quy tắc và luồng lý tưởng đã xác định, qua đó làm nổi bật những sai lệch và bước không được phép. Nhờ vậy, bạn có thể xác định chính xác thời điểm và nơi xảy ra vi phạm, từ đó củng cố việc tuân thủ chính sách nội bộ và yêu cầu pháp lý.

Process mining giúp xử lý tình trạng phê duyệt hợp đồng chậm như thế nào?

Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện, process mining xác định chính xác các giai đoạn hợp đồng thường bị mắc lại hoặc chậm kéo dài. Công cụ có thể cho thấy người dùng, phòng ban hoặc điều kiện cụ thể nào góp phần tạo ra điểm nghẽn. Dựa trên thông tin này, bạn có thể thực hiện thay đổi có trọng tâm, chẳng hạn như tự động gửi lời nhắc hoặc phân công lại khối lượng công việc để đẩy nhanh phê duyệt.

"Mã định danh trường hợp" trong process mining hợp đồng là gì?

Trong quản lý hợp đồng, "Contract ID" là mã định danh trường hợp. Đây là mã duy nhất dùng để nhóm mọi sự kiện liên quan đến một hợp đồng. Nhờ đó, công cụ process mining có thể theo dõi toàn bộ hành trình của hợp đồng từ đầu đến cuối và cung cấp cái nhìn đầy đủ về vòng đời hợp đồng.

Chấm dứt chậm trễ: cải thiện quy trình quản lý hợp đồng ngay

Xác định điểm chưa hiệu quả, rút ngắn thời gian xử lý 30% và tăng cường tuân thủ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng • Bắt đầu chỉ trong vài phút