Fejlessze szerződéskezelését

A szerződések gyorsabb jóváhagyása segíti az üzletkötést és rugalmasabbá teszi a működést. A hosszú jóváhagyási folyamatok késleltethetik a bevételszerzést, leköthetik az erőforrásokat, és ronthatják az érintettek elégedettségét. A rövidebb átfutási idő azt jelenti, hogy a szerződések hatékonyabban jutnak el a tervezettől az aláírásig, így gyorsul a teljes működés. Emellett csökken annak a kockázata, hogy az elhúzódó egyeztetés és jóváhagyás miatt meghiúsul egy üzlet. A változás az értékesítési, jogi és pénzügyi területeken egyaránt érezhető, és gördülékenyebbé, gyorsabban reagálóvá teszi a szervezetet. A jóváhagyási idő csökkentése jelentős költségmegtakarítást hozhat a kézi munka mérséklésével, és hamarabb megtérülhetnek az új megállapodások. Az értéket nem teremtő lépések feltárásával és megszüntetésével az erőforrásokat stratégiai kezdeményezésekre fordíthatja, támogatva a növekedést és az új megoldások bevezetését.

A ProcessMind feltérképezi a DocuSign CLM szerződéskezelési folyamatának minden jóváhagyási lépését. Azonosítja a konkrét szűk keresztmetszeteket, például a felesleges felülvizsgálati szakaszokat, a tétlen jóváhagyókat vagy a szabványos folyamattól való eltéréseket. A tényleges folyamatmenetek megjelenítésével és a tevékenységek közötti idő mérésével pontosan megmutatja, hol keletkeznek a késések. A kiváltó okok feltárásában is segít, legyen szó az erőforrások elosztásáról, az automatizálás hiányáról vagy a szabályozás hiányosságairól. Az adatokra épülő eredmények alapján célzottan fejlesztheti a jóváhagyási munkafolyamatokat, teljesítménycélokat határozhat meg, és nyomon követheti a változásokat. A szervezetek a teljes átfutási időt 20-30%-kal is csökkenthetik, így hamarabb írhatják alá a szerződéseket.

Az egyeztetés lépéseinek eltérései hosszabb átfutási időhöz, nagyobb jogi kockázathoz és változó szerződési feltételekhez vezetnek. Az egyeztetési munkafolyamat egységesítésével minden szerződés következetes, optimalizált útvonalon haladhat, kevesebb eltéréssel és gyorsabban. Így kiszámíthatóbbá válnak a szerződések eredményei és feltételei, ami növeli a jogi és üzleti biztonságot. Az egységes megközelítés mérsékli a hibák számát, erősíti a belső szabályok betartását, és javítja az aláírt megállapodások minőségét. Az egyértelmű iránymutatás az egyeztetést végző munkatársaknak is segít, hogy hatékonyabban dolgozzanak. Mindez csökkenti a jogi csapatok terhelését, és lehetővé teszi az erőforrások jobb elosztását, miközben elkerülhetővé válik a szükségtelen oda-vissza egyeztetés.

A ProcessMind feltérképezi, milyen útvonalon haladnak a szerződések egyeztetés közben a DocuSign CLM-ben, és megmutatja, hol térnek el a tervezett folyamattól. Feltárja, hol térnek el rendszeresen az egyeztetések, és azonosítja a következetlen lépéseket, a gyakori újramunkát vagy az átfutási időt meghosszabbító, nem szabványos gyakorlatokat. A tevékenységek sorrendjének és az eltéréseknek az elemzésével kijelöli a folyamat átalakításának és automatizálásának lehetőségeit. Így meghatározhatja és bevezethet egy egységes, bevált munkafolyamatot, amely következetesebbé és kiszámíthatóbbá teszi a működést. Az egyeztetési körök számát is csökkentheti az automatizálható vagy elhagyható lépések azonosításával.

Ha nem látható egyértelműen a szerződések állapota, az bizonytalanságot okoz, megnehezíti az előrejelzést, és határidők elmulasztásához vagy az érintettek elégedetlenségéhez vezethet. A valós idejű áttekintésnek köszönhetően minden érintett azonnal láthatja, hol tart a szerződés az életciklusa során, a kezdeti igénytől az aláírásig és azon túl. Az átláthatóság javítja az együttműködést, lehetővé teszi a lehetséges késések megelőzését, és támogatja a pontos jelentéskészítést, valamint a megalapozott döntéseket. A szerződésfelelősök és a jogi csapatok hatékonyabban kezelhetik a munkaterhelésüket, és kevesebb kézi érdeklődésre, illetve állapotfrissítésre lesz szükség. Az is kisebb eséllyel fordul elő, hogy egy szerződés észrevétlenül elakad, így gördülékenyebben haladhat végig a munkafolyamaton. A jobb átláthatóság közvetlenül javítja a szerződéskezelés irányíthatóságát és a változásokra adott reakciók gyorsaságát.

A ProcessMind adatokra épülő, részletes képet ad minden szerződés DocuSign CLM-beli útjáról. A szerződésazonosítóhoz kapcsolódó tevékenységeket és eseményeket követi, így a felhasználók láthatják az aktuális állapotot és a szerződés korábbi útját. A folyamattérképek és dashboardok megmutatják, mely szerződések akadtak el, melyek közelednek fontos határidőkhöz, és melyek térnek el a szokásos útvonaltól. Így nincs szükség kézi nyomon követésre, és mindig naprakész, objektív képet kaphat a szerződések állapotáról. A ProcessMind eredményei segítenek feltárni az átláthatóságot rontó szűk keresztmetszeteket, és célzottan fejleszteni az adatgyűjtést, valamint a munkafolyamatok kialakítását.

A belső szabályok vagy a jogszabályi előírások megsértése jelentős jogi és pénzügyi kockázatnak teheti ki a szervezetet. Ennek következménye bírság, hírnévromlás vagy üzleti lehetőségek elvesztése lehet. A megfelelés javításával biztosíthatja, hogy a szerződések teljes életciklusuk során megfeleljenek az előre meghatározott jogi, működési és pénzügyi követelményeknek. Ez erősíti a szervezet jogi pozícióját, csökkenti az auditkockázatot, és növeli a partnerek, valamint a hatóságok bizalmát. A megfelelő megfelelési keretrendszer mérsékli a szerződéses viták kockázatát, és segít biztosítani a vállalt kötelezettségek következetes teljesítését. Végső soron védi a szervezet vagyonát és hírnevét, és erősíti a tisztességes, felelősségteljes működést. A megfelelés proaktív kezelése csökkenti a költséges jogi beavatkozások és az ezekkel járó hírnévromlás esélyét.

A ProcessMind elemzi a DocuSign CLM szerződéses munkafolyamatait, és észleli az előre meghatározott megfelelési szabályoktól és belső előírásoktól való eltéréseket. Jelzi, ha egy tevékenység, jóváhagyás vagy adatelem kimarad, illetve nem a megfelelő sorrendben történik, így felhívja a figyelmet a lehetséges megfelelési problémákra. A tényleges folyamatmeneteket az előre meghatározott megfelelési modellekkel összevetve feltárja a szabályok be nem tartásának mintáit és kiváltó okait. Így Önök időben kezelhetik a hiányosságokat, korrekciós intézkedéseket vezethetnek be, és minden szerződéstípusnál érvényesíthetik a belső szabályokat. A rendszeres nyomon követés folyamatos felügyeletet biztosít, így nemcsak megfogalmazzák a szabályokat, hanem a gyakorlatban is betartják őket.

Ha elmaradnak a szerződésmegújítások, az bevételkiesést, szolgáltatáskiesést és költséges újratárgyalásokat eredményezhet. Az időben történő megújítás biztosítja, hogy a meglévő, értékes szerződések megszakítás nélkül folytatódjanak. Így növelheti a rendszeres bevételt, és megőrizheti a jó üzleti kapcsolatokat. A proaktív megközelítés megelőzi a szolgáltatáskiesést, elkerülhetővé teszi a késedelmes megújítás miatti bírságokat, és csökkenti a sürgős szerződéskezeléssel járó adminisztrációt. Az időben történő megújítás támogatja az üzletmenet folytonosságát és a hosszú távú tervezést. Lehetőséget ad a szerződési feltételek felülvizsgálatára és frissítésére is, hogy azok továbbra is a szervezet érdekeit szolgálják. A meglévő ügyfelek megtartása gyakran költséghatékonyabb, mint új üzleti lehetőségek megszerzése.

A ProcessMind nyomon követi a szerződések teljes életciklusát a DocuSign CLM-ben, különös tekintettel a lejárati dátumokra és a kapcsolódó tevékenységekre. Azonosítja azokat a szerződéseket, amelyek közelednek a megújítási időszakhoz, de a megújítás még nem indult el, vagy késésben van. A korábbi adatok elemzésével előre jelezheti, mely szerződések megújítása maradhat el, és feltárhatja a megújítási munkafolyamatok késéseinek mintáit. Így emlékeztetőket állíthat be, és időben elindíthatja a megújítási folyamatokat. Azt is megmutatja, miért késhetnek a megújítások, így célzott intézkedésekkel javíthatja a sikeres megújítások arányát. A ProcessMind segít azonosítani és egyszerűsíteni a szerződések sikeres meghosszabbításához szükséges feladatokat.

A nem hatékony jogi felülvizsgálat jelentős szűk keresztmetszet: lassítja a szerződések aláírását, és hátráltatja az üzleti működést. A felülvizsgálat felgyorsításával a jogi csapatok gyorsabban dolgozhatják fel a szerződéseket a minőség és a megfelelés romlása nélkül. Így gyorsul az üzletkötés, csökken a felülvizsgálatra váró szerződések száma, a jogi szakértők pedig több időt fordíthatnak a nagyobb értékű, stratégiai feladatokra. A hatékonyabb felülvizsgálat azt is erősíti, hogy a jogi részleg az üzletet támogató partner, nem pedig akadály. Ennek a fontos szakasznak a fejlesztésével csökkentheti a belső súrlódásokat, és segítheti az értékesítési, valamint beszerzési csapatokat a megállapodások gyorsabb előkészítésében. Ez versenyelőnyt teremthet, és mérsékelheti a jogi erőforrásokhoz kapcsolódó működési költségeket.

A ProcessMind részletes képet ad a DocuSign CLM jogi felülvizsgálati szakaszáról. Feltérképezi a jogi csapatok által végzett lépéseket, azonosítja a felülvizsgálati tevékenységeket, és méri azok időtartamát. Megmutatja a szűk keresztmetszeteket, például a gyakori átadásokat, a túl sok felülvizsgálati kört vagy a hiányzó információk miatti késéseket. A felülvizsgálati útvonalak eltéréseinek és a bevált gyakorlatoknak az elemzésével segít egyszerűsíteni a jogi felülvizsgálatot. Az eredmények alapján átalakíthatja a munkafolyamatokat, automatizálhatja a rutinfeladatokat, vagy hatékonyabban oszthatja el az erőforrásokat. A tényleges folyamatmenet megértése lehetővé teszi, hogy adatok alapján csökkentse a jogi felülvizsgálat átfutási idejét a nem hatékony lépések azonosításával és megszüntetésével.