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Ihr Vertragsmanagement verbessern

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von DocuSign CLM Vertrags-Workflows.
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Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Optimieren Sie das Vertragsmanagement in DocuSign CLM für maximale Effizienz

Vertragsmanagement beinhaltet oft komplexe Workflows, die zu erheblichen Verzögerungen und Compliance-Risiken führen können. Diese Plattform hilft Ihnen, kritische Ineffizienzen in Ihren Prozessen genau zu identifizieren. Sie können dann die Cycle Times reduzieren und eine stärkere Einhaltung der rechtlichen Anforderungen gewährleisten. Entdecken Sie detaillierte Erkenntnisse, um kontinuierliche Prozessverbesserungen voranzutreiben.

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Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Vertragsmanagements in DocuSign CLM unerlässlich ist

Ein effektives Vertragsmanagement ist das Rückgrat jedes gesunden Unternehmens und beeinflusst direkt die finanzielle Performance, die rechtliche Compliance und die operative Effizienz. Weltweit verlassen sich Organisationen auf leistungsstarke Contract Lifecycle Management (CLM)-Systeme wie DocuSign CLM, um die Vertragserstellung, -verhandlung, -ausführung und -verlängerung zu optimieren. Während DocuSign CLM leistungsstarke Tools zur Verwaltung dieser kritischen Assets bereitstellt, können die zugrunde liegenden Prozesse immer noch Ineffizienzen aufweisen, die zu erheblichen Herausforderungen führen. Verzögerungen bei der Vertragsausführung können die Umsatzrealisierung aufhalten, die Betriebskosten erhöhen und sogar wertvolle Geschäftsbeziehungen schädigen. Nicht optimierte Workflows führen oft dazu, dass Verträge in Prüfzyklen stecken bleiben, Compliance-Fristen verpasst werden und ein höheres Risiko der rechtlichen Exposition durch inkonsistente Einhaltung interner Richtlinien oder regulatorischer Anforderungen entsteht. Das Verständnis und die Behebung dieser versteckten Prozesslücken geht nicht nur um inkrementelle Verbesserungen, sondern um die Transformation Ihres gesamten Vertragsmanagement-Betriebs, um Risiken zu mindern und einen größeren Wert zu erschließen.

Wie Process Mining Ihre DocuSign CLM Workflows beleuchtet

Process Mining bietet einen revolutionären Ansatz zum Verständnis und zur Verbesserung Ihrer Vertragsmanagement-Prozesse innerhalb von DocuSign CLM. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Evidenz zu verlassen, nutzt Process Mining die Event Data, die von Ihrem DocuSign CLM System generiert werden, und erfasst jede Interaktion, Genehmigung und Statusänderung, die mit jedem Vertrag zusammenhängt. Durch die Analyse dieser digitalen Fußabdrücke können Process Mining Tools die tatsächliche End-to-End-Reise jedes Vertrags, von der ersten Anfrage bis zur finalen Archivierung oder Beendigung, automatisch rekonstruieren. Diese umfassende Ansicht ermöglicht es Ihnen, präzise zu visualisieren, wie Verträge durch Ihre Organisation fließen, Abweichungen von erwarteten Pfaden zu identifizieren, versteckte Rework-Loops aufzudecken und genaue Stellen zu bestimmen, an denen Verzögerungen oder Bottlenecks auftreten. Dieser objektive, datengesteuerte Insight ist entscheidend, um Ihren aktuellen Zustand wirklich zu verstehen und Möglichkeiten für eine effektive Prozessoptimierung zu identifizieren.

Schlüsselbereiche für Verbesserungen im Vertragsmanagement

Die Anwendung von Process Mining auf Ihre DocuSign CLM Daten kann spezifische Bereiche aufzeigen, die reif für Verbesserungen sind, und Ihnen helfen, Ihre Operationen kontinuierlich zu verfeinern. Sie können tiefe Erkenntnisse in verschiedene Phasen des Contract Lifecycle gewinnen:

  • Verhandlungs- und Prüfungs-Bottlenecks: Identifizieren Sie einfach, welche internen oder externen Prüfphasen die längsten Verzögerungen verursachen. Dauern Rechtsprüfungen durchweg zu lange? Erfahren bestimmte Vertragstypen übermäßige Redlining-Runden? Process Mining hilft, diese spezifischen Engpässe zu identifizieren, indem es aufzeigt, wo Ressourcen überlastet sein könnten oder wo Kommunikationspannen auftreten, sodass Sie die Contract Cycle Time erheblich reduzieren können.
  • Approval Workflow Optimization: Entdecken Sie, ob Verträge unnötige Genehmigungsschritte durchlaufen oder ob spezifische Genehmiger den Prozess konstant verlangsamen. Dieser Insight ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsmatrizen neu zu gestalten und Workflows zu straffen, wodurch Ihre Prozesse agiler und reaktionsschneller werden.
  • Compliance und Risikomanagement: Überwachen Sie die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) für Vertragsprüfungen und -genehmigungen. Process Mining kann Instanzen kennzeichnen, in denen Compliance-Checks übersprungen oder verzögert werden, und hilft Ihnen so, eine stärkere rechtliche Einhaltung zu gewährleisten und das Risiko zu reduzieren.
  • Contract Lifecycle Efficiency: Analysieren Sie die gesamte Reise, um Rework, manuelle Interventionen oder redundante Schritte zu identifizieren, die keinen Mehrwert bieten. Diese umfassende Sichtweise ist entscheidend dafür, wie das Vertragsmanagement verbessert werden kann, indem Verschwendung eliminiert und die Gesamteffizienz gesteigert wird.

Greifbare Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen

Durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung Ihres Vertragsmanagements in DocuSign CLM kann Ihre Organisation signifikante und messbare Vorteile erzielen. Erwarten Sie eine erhebliche Reduzierung der durchschnittlichen Contract Cycle Time, was zu einer schnelleren Umsatzrealisierung und einem verbesserten Cashflow führt. Eine erhöhte Effizienz bedeutet, dass Ihre Teams ein größeres Vertragsvolumen ohne zusätzlichen Personalaufwand bearbeiten können, wodurch wertvolle Ressourcen freigesetzt werden. Darüber hinaus können Sie durch die frühzeitige Identifizierung und Minderung von Compliance-Risiken Ihre rechtliche Position stärken und potenzielle Strafen oder Streitigkeiten reduzieren. Dieser proaktive Ansatz zur Prozessoptimierung fördert bessere Beziehungen zu Gegenparteien durch eine reibungslosere und schnellere Vertragsfinalisierung. Letztendlich erhalten Sie mehr Kontrolle, Transparenz und Agilität bei der Verwaltung einer Ihrer kritischsten Geschäftsfunktionen.

Beginnen Sie Ihre Optimierungsreise

Die Transformation Ihrer Vertragsmanagement-Prozesse in DocuSign CLM ist ein erreichbares Ziel mit dem richtigen Ansatz. Durch die Nutzung von Process Mining sind Sie mit den notwendigen Erkenntnisse ausgestattet, um über Annahmen hinauszugehen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die echte Wirkung erzielen. Diese Methode liefert klare, umsetzbare Informationen darüber, wie das Vertragsmanagement verbessert werden kann, und ermöglicht es Ihnen, Ineffizienzen systematisch anzugehen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Beginnen Sie zu erforschen, wie diese leistungsstarken Analysetools Ihre Operationen revolutionieren und sicherstellen können, dass Ihre Verträge Ihr Geschäft voranbringen, anstatt es zurückzuhalten.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Langwierige Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse führen oft zu erheblichen Verzögerungen bei der Vertragsausführung, was sich auf die Umsatzgenerierung und die Geschäftsagilität auswirkt. Diese Engpässe können zu verpassten Geschäftschancen und angespannten Beziehungen zu Vertragspartnern führen, insbesondere in einem System wie DocuSign CLM, wo Workflows optimiert sein sollten.
ProcessMind deckt die genauen Phasen und Personen auf, die für Genehmigungsverzögerungen im Vertragsmanagement verantwortlich sind, und liefert datengestützte Einblicke. Durch die Visualisierung des echten Prozessflusses in DocuSign CLM identifiziert es Ineffizienzen und schlägt Bereiche für Automatisierung oder die Umverteilung von Ressourcen vor, um Genehmigungen zu beschleunigen.

Abweichungen bei Verhandlungstaktiken und die Anzahl der Redlining-Runden können den Vertragslebenszyklus erheblich verlängern. Ohne standardisierte Ansätze wird jede Verhandlung zu einem einzigartigen, oft ineffizienten Prozess, was zu unvorhersehbaren Zeitplänen und erhöhten Betriebskosten im Vertragsmanagement führt.
ProcessMind bildet jeden Schritt Ihres Verhandlungsprozesses ab, deckt Abweichungen vom idealen Pfad auf und identifiziert, welche Verhandlungsmuster zu schnelleren oder langsameren Abschlüssen führen. Es hilft, Best Practices in DocuSign CLM zu standardisieren, den Hin- und Her-Aufwand zu reduzieren und die gesamte Verhandlungseffizienz zu verbessern.

Geschäftsbeteiligte haben oft keine Echtzeit-Transparenz über den genauen Status eines Vertrags, was zu häufigen manuellen Anfragen und Unsicherheiten führt. Diese Intransparenz erschwert das Management von Erwartungen, die Umsatzprognose oder die proaktive Adressierung potenzieller Verzögerungen im Contract Lifecycle.
ProcessMind bietet eine Live-End-to-End-Ansicht jeder Vertragsreise, von der Anfrage bis zur Ausführung in DocuSign CLM. Es zeigt auf, wo jeder Vertrag im Workflow steht, ermöglicht proaktives Management und reduziert den Bedarf an manuellen Status-Updates in der gesamten Organisation.

Abweichungen von etablierten internen Richtlinien während der Vertragsgestaltung, -prüfung oder -genehmigung können die Organisation rechtlichen und finanziellen Risiken aussetzen. Manuelle Prüfungen übersehen oft diese nicht-konformen Wege, was zu potenziellen Audit-Fehlern und erheblichen Strafen führt.
ProcessMind erkennt automatisch jede Instanz, in der ein Vertragsprozess im Vertragsmanagement vom konformen Pfad abweicht. Es identifiziert die Grundursachen für Non-Compliance in DocuSign CLM, ermöglicht gezielte Interventionen und stellt die Einhaltung interner Governance-Frameworks sicher.

Das Vergessen der Verlängerung kritischer Verträge oder das Versäumnis, den Verlängerungsprozess rechtzeitig einzuleiten, führt zu Umsatzeinbußen, unterbrochenen Dienstleistungen oder der automatischen Übernahme ungünstiger Konditionen. Dieses Versäumnis kann die Business Continuity und Rentabilität erheblich beeinträchtigen.
ProcessMind verfolgt Vertragsablaufdaten und identifiziert proaktiv Verträge, die sich ihrem Verlängerungsfenster nähern, indem es Muster erfolgreicher und verpasster Verlängerungen analysiert. Es hilft Organisationen, den Verlängerungsprozess in DocuSign CLM zu optimieren, um rechtzeitige Maßnahmen zu gewährleisten und den Vertragswert zu maximieren.

Die Rechtsprüfung wird oft zu einem Bottleneck aufgrund inkonsistenter Prozesse, manueller Übergaben oder ungleich verteilter Workloads in den Rechtsteams. Dies verlängert den gesamten Contract Cycle, verzögert kritische Geschäftsoperationen und erhöht die Kosten für Rechtsdienstleistungen.
ProcessMind deckt die spezifischen Ineffizienzen in der Phase der Rechtsprüfung auf und identifiziert redundante Schritte oder Bereiche, in denen Rechtsberater in DocuSign CLM Workflows überlastet sind. Es liefert Erkenntnisse zur Straffung der Rechtsprüfung, zur Reduzierung von Cycle Times und zur Optimierung der Ressourcenallokation.

Häufige Fehler bei der Vertragsgestaltung, Dateneingabe oder inkonsistente Dokumentenversionen erfordern umfangreiche manuelle Nacharbeit (Rework). Dies führt zu erhöhten Betriebskosten, Ressourcenverschwendung und verlängerten Contract Lifecycles, was die Effizienz des Vertragsmanagement-Prozesses mindert.
ProcessMind identifiziert die spezifischen Aktivitäten und Phasen, in denen Rework häufig auftritt, und lokalisiert die Grundursachen für Fehler. Es hilft, Workflows in DocuSign CLM zu optimieren, um manuelle Interventionen zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Rework-bedingte Kosten erheblich zu senken.

Nach Vertragsunterzeichnung kann es ohne einen leistungsstarken Tracking-Mechanismus schwierig sein, sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen. Das Versäumnis, diese Verpflichtungen zu überwachen und durchzusetzen, kann zu Vertragsbrüchen, Strafen und beschädigten Geschäftsbeziehungen führen.
ProcessMind geht über die Ausführung hinaus und bietet Transparenz bei der laufenden Überwachung von Vertragsverpflichtungen. Es identifiziert Lücken in der Post-Execution Compliance im Vertragsmanagement und trägt dazu bei, dass alle Bedingungen erfüllt und Risiken in DocuSign CLM effektiv gemindert werden.

Das Fehlen konsistenter, vorhersehbarer Vertragszykluszeiten erschwert es Vertriebs-, Beschaffungs- und Rechtsteams, präzise zu planen und zu prognostizieren. Diese Unvorhersehbarkeit kann zu verpassten Fristen, schlechter Ressourcennutzung und allgemeiner geschäftlicher Unsicherheit führen.
ProcessMind analysiert historische Vertragsdaten, um Benchmarks für Zykluszeiten über verschiedene Vertragstypen und Abteilungen hinweg zu etablieren. Es hilft, zukünftige Zykluszeiten vorherzusagen, Abweichungen in DocuSign CLM zu identifizieren und Faktoren aufzudecken, die zur Unvorhersehbarkeit beitragen, was eine bessere Planung ermöglicht.

Organisationen nutzen möglicherweise die Funktionen ihres DocuSign CLM Systems nicht vollständig aus, was zu manuellen Umgehungen, umgangenen Funktionen und einem Versäumnis führt, die beabsichtigten Effizienzgewinne zu realisieren. Dies hat eine untergenutzte Technologieinvestition und anhaltende Prozessineffizienzen zur Folge.
ProcessMind bildet Benutzerinteraktionen und Systemaktivitäten innerhalb von DocuSign CLM ab und deckt auf, ob spezifische Funktionen, die für Automatisierung oder Zusammenarbeit konzipiert wurden, umgangen oder unzureichend genutzt werden. Es liefert Erkenntnisse zur Optimierung der Plattformakzeptanz und stellt die vollständige Nutzung Ihrer Technologieinvestition im Vertragsmanagement sicher.

Die Verwaltung mehrerer Vertragsversionen, besonders in intensiven Verhandlungsphasen, kann zu Verwirrung, Fehlern und der versehentlichen Nutzung veralteter Entwürfe führen. Dies birgt rechtliche Risiken und erfordert zusätzlichen manuellen Aufwand, um verschiedene Dokumentversionen abzugleichen.
ProcessMind visualisiert den Lebenszyklus jedes Vertragsdokuments, verfolgt alle Überarbeitungen und identifiziert Fälle, in denen die Versionskontrolle schwach oder inkonsistent ist. Es zeigt Wege auf, die zu Konflikten oder Nacharbeiten aufgrund eines mangelhaften Versionsmanagements in DocuSign CLM führen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Beschleunigung von Vertragsgenehmigungen ist entscheidend für schnellere Deal-Abschlüsse und eine verbesserte Business Agility. Lange Genehmigungszyklen können die Umsatzgenerierung verzögern, Ressourcen binden und die Stakeholder-Zufriedenheit negativ beeinflussen. Eine kürzere Cycle Time bedeutet, dass Verträge effizienter vom Entwurf zur Ausführung gelangen, was die gesamte operative Geschwindigkeit erhöht. Dies reduziert auch das Risiko, dass Deals aufgrund langwieriger Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse scheitern. Der Impact ist in den Abteilungen Vertrieb, Recht und Finanzen spürbar und führt zu einer strafferen und reaktionsschnelleren Organisation. Die Verkürzung der Genehmigungszeiten kann durch die Reduzierung manueller Aufwände und die Beschleunigung der Time-to-Value für neue Vereinbarungen zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die Identifizierung und Eliminierung von nicht wertschöpfenden Schritten können Organisationen Ressourcen in strategische Initiativen reinvestieren, Wachstum und Innovation fördern.

ProcessMind analysiert den Vertragsmanagement-Prozess in DocuSign CLM und bildet jeden Schritt des Genehmigungs-Workflows ab. Es identifiziert spezifische Bottlenecks, wie redundante Prüfphasen, inaktive Genehmiger oder Abweichungen vom Standardpfad. Durch die Visualisierung tatsächlicher Process Flows und die Messung der Dauer zwischen Aktivitäten identifiziert ProcessMind genau die Phasen, die Verzögerungen verursachen. Es hilft auch bei der Identifizierung von Grundursachen, sei es bei der Ressourcenallokation, mangelnder Automatisierung oder Richtlinienlücken. Dieser datengesteuerte Insight ermöglicht gezielte Interventionen zur Optimierung von Genehmigungs-Workflows, zur Festlegung von Performance Benchmarks und zur effektiven Überwachung von Verbesserungen. Organisationen können Reduktionen von 20-30% in der gesamten Cycle Time erreichen, was zu einer schnelleren Vertragsausführung führt.

Inkonsistente Verhandlungsschritte führen zu längeren Cycle Times, erhöhten Rechtsrisiken und variierenden Vertragsbedingungen. Die Standardisierung des Verhandlungs-Workflows stellt sicher, dass alle Verträge einem konsistenten, optimierten Pfad folgen, wodurch Abweichungen reduziert und der Prozess beschleunigt wird. Dies führt zu größerer Vorhersehbarkeit bei Vertragsergebnissen und -bedingungen und erhöht die rechtliche und geschäftliche Sicherheit. Ein standardisierter Ansatz minimiert Fehler, stärkt die Compliance mit internen Richtlinien und verbessert die Gesamtqualität der ausgeführten Vereinbarungen. Er ermöglicht auch Verhandlungsführer mit klaren Richtlinien, effizienter und effektiver zu agieren. Letztendlich reduziert dies die Belastung der Legal Teams und ermöglicht eine bessere Ressourcenallokation, wodurch unnötiges Hin und Her vermieden wird.

ProcessMind bildet die tatsächlichen Pfade ab, die Verträge während der Verhandlung in DocuSign CLM nehmen, und deckt Abweichungen vom idealen oder beabsichtigten Prozess auf. Es hebt hervor, wo Verhandlungen häufig divergieren, identifiziert inkonsistente Schritte, gängige Rework-Loops oder nicht-standardisierte Praktiken, die den Zyklus verlängern. Durch die Analyse von Aktivitätssequenzen und die Messung von Variationen identifiziert ProcessMind Bereiche für Prozess-Re-Engineering und Automatisierung. Dies ermöglicht es Organisationen, einen standardisierten Best-Practice-Workflow zu definieren und durchzusetzen, um größere Konsistenz und Vorhersehbarkeit zu gewährleisten. Es kann helfen, Verhandlungszyklen zu reduzieren, indem Schritte identifiziert werden, die automatisiert oder eliminiert werden können.

Eine mangelhafte Transparenz des Vertragsstatus führt zu Unsicherheiten, beeinträchtigt die Prognoseerstellung und kann zu verpassten Fristen oder frustrierten Stakeholdern führen. Eine verbesserte Echtzeit-Transparenz bedeutet, dass alle Parteien sofort wissen, wo sich ein Vertrag in seinem Lebenszyklus befindet, von der Anfrage bis zur Ausführung und darüber hinaus. Diese Transparenz verbessert die Zusammenarbeit, ermöglicht ein proaktives Management potenzieller Verzögerungen und unterstützt eine präzise Berichterstattung und Entscheidungsfindung. Eine bessere Transparenz ermöglicht Vertragsverantwortliche und Rechtsteams, ihre Arbeitslast effektiver zu verwalten, wodurch manuelle Anfragen und Statusaktualisierungen reduziert werden. Sie mindert auch das Risiko, dass Verträge unbemerkt ins Stocken geraten, und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf im Workflow. Eine verbesserte Transparenz führt direkt zu einer erhöhten operativen Kontrolle und Reaktionsfähigkeit im Vertragsmanagement.

ProcessMind bietet eine umfassende, datengestützte Übersicht über den Weg jedes Vertrags in DocuSign CLM. Es verfolgt Aktivitäten und Ereignisse, die mit jeder Vertrags-ID verbunden sind, sodass Benutzer den genauen aktuellen Status und den historischen Verlauf jedes Vertrags sehen können. Durch die Visualisierung von Prozesskarten und Dashboards erhalten Unternehmen sofortige Einblicke in Verträge, die feststecken, die kritischen Fristen nähern oder die von Standardpfaden abweichen. Dies eliminiert die Notwendigkeit manueller Verfolgung und bietet eine objektive, stets aktuelle Quelle der Wahrheit für den Vertragsstatus. Die Erkenntnisse von ProcessMind ermöglichen es Teams, Engpässe im Prozess zu identifizieren, die die Transparenz beeinträchtigen, und gezielte Verbesserungen bei der Datenerfassung und Workflow-Gestaltung umzusetzen.

Die Nichteinhaltung interner Richtlinien oder regulatorischer Anforderungen setzt Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus, einschließlich Strafen, Reputationsschäden und Geschäftsverlusten. Eine verbesserte Compliance-Adhärenz stellt sicher, dass alle Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus vordefinierte rechtliche, operative und finanzielle Standards erfüllen. Dies stärkt die rechtliche Position des Unternehmens, reduziert Audit-Risiken und schafft Vertrauen bei Vertragspartnern und Regulierungsbehörden. Ein leistungsstarkes Compliance-Framework minimiert das Potenzial für Vertragsstreitigkeiten und gewährleistet, dass vertragliche Verpflichtungen konsequent erfüllt werden. Letztendlich schützt dies die Vermögenswerte und den Ruf des Unternehmens und fördert eine Kultur der Integrität und Verantwortlichkeit. Ein proaktives Compliance-Management reduziert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger rechtlicher Interventionen und damit verbundener Reputationsschäden.

ProcessMind analysiert Vertragsworkflows in DocuSign CLM, um Abweichungen von definierten Compliance-Regeln und -Richtlinien zu erkennen. Es identifiziert Fälle, in denen spezifische Aktivitäten, Genehmigungen oder Datenpunkte fehlen oder außerhalb der Reihenfolge ausgeführt werden, und kennzeichnet potenzielle Compliance-Probleme. Durch den Vergleich der tatsächlichen Prozessausführung mit vordefinierten Compliance-Modellen deckt ProcessMind Muster der Nichteinhaltung und deren Ursachen auf. Dies ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Lücken proaktiv anzugehen, Korrekturmaßnahmen zu implementieren und die Einhaltung von Richtlinien für alle Vertragstypen durchzusetzen. Das System hilft bei der Einrichtung von Überwachungsmechanismen, die eine kontinuierliche Aufsicht über die Compliance gewährleisten und sicherstellen, dass Richtlinien nicht nur geschrieben, sondern auch effektiv befolgt werden.

Das Verpassen von Vertragsverlängerungsmöglichkeiten kann zu Umsatzeinbußen, Serviceunterbrechungen und der Notwendigkeit kostspieliger Neuverhandlungen führen. Eine Steigerung der pünktlichen Verlängerungen stellt sicher, dass bestehende wertvolle Verträge ohne Unterbrechung verlängert werden, wodurch wiederkehrende Einnahmen maximiert und starke Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten werden. Dieser proaktive Ansatz verhindert Serviceausfälle, vermeidet Strafen für verspätete Verlängerungen und reduziert den administrativen Aufwand, der mit der Notfallbearbeitung von Verträgen verbunden ist. Eine rechtzeitige Verlängerung unterstützt die Geschäftskontinuität und die langfristige strategische Planung. Sie bietet auch die Möglichkeit, die Vertragsbedingungen zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie für das Unternehmen weiterhin vorteilhaft sind. Dieser Fokus auf die Kundenbindung ist oft kostengünstiger als die Neukundenakquise.

ProcessMind überwacht den gesamten Lebenszyklus von Verträgen in DocuSign CLM, insbesondere das Tracking von Ablaufdaten und zugehörigen Aktivitäten. Es identifiziert Verträge, die sich ihrem Verlängerungsfenster nähern, bei denen die Verlängerungsprozesse noch nicht initiiert wurden oder im Verzug sind. Durch die Analyse historischer Daten kann ProcessMind vorhersagen, welche Verträge Gefahr laufen, verpasst zu werden, und Verzögerungsmuster in den Verlängerungs-Workflows aufzeigen. Dies ermöglicht es Unternehmen, automatisierte Erinnerungen zu implementieren und proaktive Verlängerungsprozesse auszulösen. Es liefert Erkenntnisse darüber, warum Verlängerungen verzögert werden könnten, ermöglicht gezielte Interventionen und verbessert die gesamte Erfolgsquote bei Verlängerungen. ProcessMind kann die Verlängerungsraten verbessern, indem es die für erfolgreiche Vertragsverlängerungen erforderlichen Aufgaben identifiziert und optimiert.

Ineffiziente Rechtsprüfungsprozesse sind ein großer Bottleneck, der die Vertragsausführung verlangsamt und sich auf die Geschäftsoperationen auswirkt. Die Beschleunigung des Legal Review Throughputs bedeutet, dass Legal Teams Verträge schneller bearbeiten können, ohne Qualität oder Compliance zu beeinträchtigen. Dies führt zu schnelleren Deal Cycles, reduziert den Rückstand an zu prüfenden Verträgen und ermöglicht es Rechtsberatern, sich auf höherwertige strategische Arbeit zu konzentrieren. Ein effizienterer Prüfungsprozess verbessert auch die Wahrnehmung der Rechtsabteilung als Business Enabler statt als Gatekeeper. Durch die Optimierung dieser kritischen Phase können Organisationen interne Reibung reduzieren und Vertriebs- und Beschaffungsteams ermöglichen, Vereinbarungen zügiger voranzutreiben, wodurch der Wettbewerbsvorteil erhöht wird. Diese Effizienz kann die mit der Zuweisung von Rechtsressourcen verbundenen Betriebskosten direkt senken.

ProcessMind bietet detaillierte Erkenntnisse in die Legal Review Phase innerhalb von DocuSign CLM. Es bildet die genauen Schritte der Legal Teams ab, identifiziert spezifische Prüfaktivitäten und misst die Dauer jeder einzelnen. ProcessMind identifiziert Bottlenecks, wie häufige Übergaben, übermäßige Prüfungsrunden oder Verzögerungen durch fehlende Informationen. Durch die Analyse von Variationen in den Prüfpfaden und die Identifizierung von Best Practices hilft es, den Legal Review Prozess zu straffen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Organisationen, Workflows neu zu gestalten, Automatisierungen für Routineaufgaben zu implementieren oder Ressourcen effektiver neu zuzuweisen. Das Verständnis des tatsächlichen Flows ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen zur Reduzierung von Legal Review Cycles durch die Identifizierung und Eliminierung ineffizienter Schritte.

Hohe Betriebskosten, die aus manueller Nacharbeit (Rework) im Vertragsmanagement resultieren, deuten auf Ineffizienzen und Ressourcenverschwendung hin. Die Reduzierung von Rework bedeutet weniger Fehler, weniger Zeitaufwand für Korrekturen und geringere damit verbundene Betriebskosten. Dies verbessert die Ressourcennutzung und ermöglicht es Teams, sich auf produktive Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Fehler zu beheben. Die Minimierung von Rework führt zu einem vorhersehbareren und effizienteren Contract Lifecycle, wovon sowohl interne Teams als auch externe Gegenparteien profitieren. Es wirkt sich direkt auf das Endergebnis aus, indem Arbeitskosten gesenkt, Verzögerungen reduziert und die Vertragsqualität von Anfang an verbessert werden. Eine Reduzierung von Rework fördert auch eine Kultur der Qualität und Präzision innerhalb der Vertragsmanagement-Funktion.

ProcessMind identifiziert die spezifischen Phasen und Aktivitäten in DocuSign CLM, in denen Rework häufig auftritt, wie z.B. mehrere Redlining-Runden, wiederholte Genehmigungen oder Datenkorrekturaufgaben. Es quantifiziert die Kosten- und Zeit-Auswirkungen dieser Rework-Loops durch die Analyse von Prozessvariationen und Event Logs. Durch die Lokalisierung der Grundursachen für Rework, sei es unklare Anweisungen, inkonsistente Templates oder Kommunikationspannen, ermöglicht ProcessMind gezielte Prozessverbesserungen. Dieser datengesteuerte Ansatz erlaubt es Organisationen, Korrekturmaßnahmen, wie ein verbessertes Template Management oder Workflow Automation, zu implementieren, um das Auftreten von Rework erheblich zu reduzieren. ProcessMind hilft, Prozesse zu optimieren, um Betriebskosten zu senken, indem es ineffiziente, repetitive Aufgaben hervorhebt.

Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Post-Execution-Verpflichtungen können zu verpassten Fristen, Non-Compliance-Strafen und angespannten Geschäftsbeziehungen führen. Die Stärkung dieser Nachverfolgung stellt sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen, wie Zahlungsmeilensteine, Service Level Agreements oder Reporting-Anforderungen, genau und pünktlich erfüllt werden. Dieses proaktive Management reduziert rechtliche und finanzielle Risiken, erhöht die Verantwortlichkeit und verbessert den Ruf der Organisation als zuverlässiger Partner. Eine effektive Verpflichtungsverfolgung ist entscheidend, um den aus Verträgen gewonnenen Wert zu maximieren und potenzielle Verbindlichkeiten zu minimieren. Sie gibt die Gewissheit, dass die Organisation ihren Teil der Vereinbarungen einhält, was für langfristige strategische Beziehungen entscheidend ist. Dies verhindert auch operative Störungen, die durch übersehene Verpflichtungen entstehen können.

ProcessMind analysiert die Post-Execution-Phase von Verträgen in DocuSign CLM und überwacht Aktivitäten im Zusammenhang mit der Pflichterfüllung. Es kann Muster identifizieren, bei denen Verpflichtungen häufig übersehen werden oder der Tracking-Prozess selbst ineffizient ist. Durch die Korrelation von Vertrags-Attributen wie 'Obligations Monitored' und 'Compliance Review Performed' mit tatsächlichen Event Data hebt ProcessMind Lücken im Tracking-Workflow hervor. Es ermöglicht Organisationen, robustere Prozesse für das Verpflichtungsmanagement zu entwerfen und durchzusetzen, um sicherzustellen, dass Aufgaben innerhalb festgelegter Zeitrahmen zugewiesen, abgeschlossen und überprüft werden. ProcessMind liefert Erkenntnisse zur Schaffung eines zuverlässigeren Systems für die Verwaltung von Post-Execution-Aktivitäten, wodurch das Risiko von Non-Compliance reduziert wird.

Unvorhersehbare Vertragszykluszeiten erschweren die Umsatzprognose, die Ressourcenverwaltung und die Festlegung realistischer Erwartungen mit Vertragspartnern. Ziel ist es, die Zykluszeiten konsistenter und vorhersehbarer zu gestalten, was eine bessere Planung und Ressourcenallokation ermöglicht. Stabilisierte Zykluszeiten führen zu einer verbesserten operativen Effizienz, einer höheren Zuverlässigkeit im Geschäftsbetrieb und einer gesteigerten Kunden- und Partnerzufriedenheit. Diese Planbarkeit unterstützt die Budgetierung und Ressourcenplanung, da Abteilungen antizipieren können, wann Verträge für ihren Input bereit sein werden. Sie reduziert auch den Stress und die Unsicherheit, die mit der Vertragsausführung verbunden sind, und fördert ein besser organisiertes und kontrolliertes Umfeld. Letztendlich tragen konsistente Zykluszeiten zur allgemeinen Geschäftsresilienz und Agilität bei.

ProcessMind analysiert historische Vertragsdaten innerhalb von DocuSign CLM, um die Faktoren zu identifizieren, die die Variabilität der Zykluszeiten beeinflussen. Es erstellt einen digitalen Zwilling des Vertragsmanagementprozesses, der alle tatsächlich durchlaufenen Pfade und deren zugehörige Dauern aufzeigt. Durch die Identifizierung, welche Prozessvarianten zu längeren oder kürzeren Zyklen beitragen, ermöglicht ProcessMind Unternehmen, Best Practices und potenzielle Bereiche für die Standardisierung zu erkennen. Es liefert eine Basislinie für erwartete Zykluszeiten und hebt Abweichungen in Echtzeit hervor. Dies ermöglicht proaktive Interventionen, um Prozesse wieder auf Kurs zu bringen, die Variabilität zu reduzieren und zuverlässigere Prognosemodelle zu etablieren. ProcessMind hilft, die Vertragsdauer vorherzusagen und zu steuern, indem es kritische Pfadaktivitäten und potenzielle Engpässe identifiziert.

Eine suboptimale Nutzung der DocuSign CLM-Funktionen bedeutet, dass Organisationen ihre Investitionen in die Plattform nicht vollständig ausschöpfen und potenzielle Effizienzen und erweiterte Funktionen ungenutzt bleiben. Die Optimierung der Funktionsnutzung stellt sicher, dass das Vertragsmanagementsystem sein volles Potenzial entfaltet und maximalen Wert aus der Technologie schöpft. Dies führt zu effizienteren Workflows, verbesserter Automatisierung und höherer Datenqualität. Die Maximierung der Funktionsnutzung kann erhebliche Produktivitätssteigerungen freisetzen, den Bedarf an manuellen Umgehungslösungen reduzieren und die gesamte Benutzererfahrung verbessern. Sie stellt sicher, dass das System nicht nur ein Repository ist, sondern ein dynamisches Werkzeug zur Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus, das den Return on Investment steigert und zukünftiges Wachstum fördert. Dies bedeutet auch, dass die Mitarbeiter den effizienten Umgang mit dem System beherrschen, was die Schulungskosten senkt und die Arbeitszufriedenheit erhöht.

ProcessMind analysiert, wie Benutzer mit DocuSign CLM interagieren, indem es Aktivitäten und deren Reihenfolge verfolgt. Es kann Fälle identifizieren, in denen manuelle Schritte ausgeführt werden, anstatt verfügbare Automatisierungsfunktionen zu nutzen, oder in denen bestimmte Funktionalitäten unterausgelastet sind. Durch die Abbildung tatsächlicher Benutzerpfade im Vergleich zu idealen Prozessmodellen, die erweiterte Plattformfunktionen nutzen, zeigt ProcessMind Schulungslücken und Möglichkeiten für eine verstärkte Automatisierung auf. Es kann beispielsweise zeigen, ob elektronische Signatur-Workflows umgangen werden oder ob Standardklauselbibliotheken nicht konsistent verwendet werden. Diese Daten ermöglichen es Organisationen, gezielte Schulungsprogramme und Workflow-Anpassungen zu implementieren, um sicherzustellen, dass die Funktionen von DocuSign CLM vollständig ausgeschöpft werden. ProcessMind hilft dabei, ungenutzte Funktionalitäten zu identifizieren, um die Prozesseffizienz und den ROI des Systems zu steigern.

Eine ineffiziente Dokumenten-Versionskontrolle im Vertragsmanagement führt zu Verwirrung, Fehlern und dem Risiko, mit veralteten oder falschen Vertragsentwürfen zu arbeiten. Die Optimierung der Versionskontrolle stellt sicher, dass die neueste, genehmigte Version jedes Vertragsdokuments für alle relevanten Parteien leicht identifizierbar und zugänglich ist. Dies minimiert Rechtsrisiken, verhindert Nacharbeit, die durch die Verwendung falscher Versionen entsteht, und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern. Eine leistungsstarke Versionskontrolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und die Sicherstellung, dass Audit Trails klar und vollständig sind. Sie vereinfacht den Prüf- und Genehmigungsprozess, da alle Parteien sicher sein können, mit dem aktuellsten Dokument zu arbeiten. Dies rationalisiert auch die Compliance-Bemühungen und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach den richtigen Dokumenten.

ProcessMind analysiert den Fluss von Vertragsdokumenten in DocuSign CLM und verfolgt, wie verschiedene Versionen erstellt, überprüft und genehmigt werden. Es identifiziert Muster ineffizienter Versionsverwaltung, wie z.B. mehrere unkontrollierte Entwürfe, häufige Ad-hoc-Änderungen außerhalb des Systems oder Schwierigkeiten beim Zurückkehren zu früheren Versionen. Durch die Abbildung des Lifecycles jeder Dokumentenversion kann ProcessMind hervorheben, wo Versionsfehler auftreten und welchen Impact sie auf den gesamten Vertragsprozess haben. Dieser Insight ermöglicht es Organisationen, strengere Versionskontrollprotokolle durchzusetzen, Benutzer über Best Practices zu schulen und DocuSign CLM so zu konfigurieren, dass ein optimiertes Dokumentenmanagement besser unterstützt wird. Es hilft sicherzustellen, dass alle Änderungen verfolgt und die korrekte Version immer für kritische Aktivitäten verwendet wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
1

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Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vordefinierte Excel-Datenextraktionsvorlage, die auf Vertragsmanagement-Prozesse zugeschnitten ist und die Abstimmung mit gängigen DocuSign CLM-Datenstrukturen gewährleistet.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine standardisierte Vorlage stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Data Points konsistent erfassen und so eine solide Basis für präzise Prozessanalysen und Erkenntnisse schaffen.

Erwartetes Ergebnis

Eine Excel-Vorlage, die bereit ist, mit Ihren DocuSign CLM Vertragsdaten befüllt zu werden.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie verborgene Potenziale in Ihren Vertrags-Workflows

ProcessMind bietet eine klare, datengestützte Ansicht Ihrer Vertragsmanagement-Prozesse innerhalb von DocuSign CLM. Entdecken Sie detaillierte Einblicke und visuelle Darstellungen, um Ineffizienzen zu identifizieren und Verbesserungen voranzutreiben.
  • Sehen Sie den tatsächlichen Fluss Ihres Vertragslebenszyklus
  • Engpässe bei Vertragsgenehmigungen identifizieren
  • Vertragszykluszeiten signifikant reduzieren
  • Compliance und rechtliche Einhaltung stärken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen mit optimiertem Vertragsmanagement erreichen

Diese Ergebnisse repräsentieren die greifbaren Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Vertragsmanagement-Prozesse erzielen. Durch die Analyse detaillierter Betriebsdaten aus DocuSign CLM erhalten Unternehmen umsetzbare Erkenntnisse zur Optimierung von Workflows und zur Steigerung der Effizienz.

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Kürzere Durchlaufzeiten

Durchschnittliche Verkürzung der Durchlaufzeit

Optimieren Sie Ihren gesamten Vertragslebenszyklus, von der Anfrage bis zur Ausführung, reduzieren Sie die Zeit für den Abschluss von Vereinbarungen erheblich und beschleunigen Sie den Geschäftsabschluss.
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Geringere Nacharbeitskosten

Senkung der Betriebskosten

Minimieren Sie unnötige Überarbeitungen und repetitive Aufgaben bei der Vertragsgestaltung und -verhandlung, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Teameffizienz führt.
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Verbesserte Compliance

Reduzierung von Richtlinienverstößen

Stellen Sie sicher, dass Verträge internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen, indem Sie Compliance-Risiken proaktiv identifizieren und mindern, bevor sie eskalieren.
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Schnellere Rechtsprüfung

Reduzierte Dauer der Überprüfungsphase

Engpässe im rechtlichen Überprüfungsprozess aufdecken, den Durchsatz beschleunigen und sicherstellen, dass kritische Verträge effizienter durch die Rechtsabteilungen laufen.
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Erhöhte Verlängerungsrate

Verbesserung bei pünktlichen Verlängerungen

Verwalten Sie Vertragsablaufdaten und Verlängerungs-Workflows proaktiv, steigern Sie Ihre Quote pünktlicher Vertragsverlängerungen und sichern Sie laufende Einnahmequellen.
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Vorhersehbarere Zyklen

Reduzierung der Prozessvariabilität

Stabilisieren Sie Vertragszykluszeiten, indem Sie inkonsistente Prozesspfade identifizieren und eliminieren, was zu zuverlässigeren Prognosen und einer besseren Ressourcenplanung führt.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jeden im System verwalteten Vertrag.

Bedeutung

Es ist der Primärschlüssel, der alle zugehörigen Process Events verbindet und es ermöglicht, den gesamten Lifecycle eines einzelnen Vertrags nachzuvollziehen und zu analysieren.

Der Name der spezifischen Aufgabe oder des Ereignisses, das im Vertragslebenszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Vertrags-Workflows, von Bottlenecks und Variationen.

Der Timestamp, der den Beginn einer bestimmten Aktivität oder eines Events anzeigt.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Events chronologisch zu ordnen und alle zeitbasierten Metriken wie Zykluszeiten und Dauern zu berechnen.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und hilft, aktive Bearbeitungszeit von inaktiver Wartezeit zu unterscheiden.

Der aktuelle Zustand oder Status des Vertrags in seinem Lebenszyklus.

Bedeutung

Bietet eine Momentaufnahme des Vertragsfortschritts, die für die Statusverfolgung, das Workload-Management und die Identifizierung von Engpässen unerlässlich ist.

Der Benutzer oder Mitarbeiter, der für die Verwaltung des Vertrags während seines Lebenszyklus verantwortlich ist.

Bedeutung

Ermöglicht die Performance-Analyse nach Einzelperson oder Team und hilft, Best Practices und Bereiche für Verbesserungen bei benutzergesteuerten Aktivitäten zu identifizieren.

Die Klassifizierung des Vertrags, z.B. NDA, MSA oder SOW.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich der Process Performance über verschiedene Vertragskategorien hinweg, die oft einzigartige Workflows und Komplexitätsgrade aufweisen.

Der gesamte Geldwert des Vertrags.

Bedeutung

Ermöglicht Priorisierung und Risikobewertung, da höherwertige Verträge oft eine strengere Überprüfung erfordern und einen größeren Business Impact haben.

Die externe Partei, z.B. ein Kunde oder Anbieter, die am Vertrag beteiligt ist.

Bedeutung

Hilft zu analysieren, wie Interaktionen mit verschiedenen externen Parteien die Verhandlungszeiten, Revisionszahlen und die gesamten Cycle Times beeinflussen.

Das Datum, an dem der Vertrag ablaufen soll.

Bedeutung

Entscheidend für ein proaktives Vertragsmanagement, das pünktliche Verlängerungen ermöglicht und unbeabsichtigte Vertragsausläufe verhindert.

Die Gesamtzeit, die vom Beginn der Vertragsanfrage bis zur endgültigen Speicherung vergangen ist.

Bedeutung

Dies ist ein primärer KPI für die gesamte Prozesseffizienz, der die Gesamtzeit anzeigt, die für die Bearbeitung eines Vertrags von Anfang bis Ende benötigt wird.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den formellen Beginn des Vertragslebenszyklus. Sie wird typischerweise erfasst, wenn ein Benutzer ein Vertragsanfrageformular einreicht oder einen neuen Vertragsdatensatz innerhalb von DocuSign CLM erstellt, wodurch der zugehörige Workflow ausgelöst wird.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Ereignis für den Prozess. Die Analyse dieser Aktivität ist essenziell für die Messung des gesamten Vertragsdurchsatzes und des Beginns der End-to-End-Zykluszeit.

Markiert den Zeitpunkt, an dem der Vertrag formell zur Überprüfung und Rückmeldung an die Rechtsabteilung übermittelt wird. Dies ist ein entscheidender Schritt, der erfasst wird, wenn der Vertrag in die Phase „Legal Review“ seines Workflows eintritt.

Bedeutung

Die rechtliche Überprüfung ist ein häufiger Engpass im Vertragsmanagement. Die Messung ihrer Dauer ist entscheidend für das Dashboard „Legal Review Performance“ und für die Identifizierung von Beschleunigungsmöglichkeiten.

Dieser Meilenstein bedeutet, dass alle erforderlichen internen Genehmiger den Vertrag genehmigt haben. Er wird erfasst, wenn der letzte erforderliche Genehmiger seine Aufgabe im Workflow abschließt.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der anzeigt, dass der Vertrag für externe Verhandlungen oder die Ausführung bereit ist. Verzögerungen bis zu diesem Punkt verdeutlichen interne Abstimmungsprobleme.

Diese Aktivität markiert die Initiierung des E-Signatur-Prozesses für den endgültigen, genehmigten Vertrag. Dies ist eine Kernfunktion von DocuSign und wird erfasst, wenn ein Benutzer das Dokument über das DocuSign eSignature-Kuvert versendet.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein vor der Ausführung. Die Analyse der Zeit von diesem Punkt bis zur Ausführung hilft, die Effizienz der Unterschriftenerfassung zu verstehen und unterstützt den KPI „E-Signatur-Akzeptanzrate“.

Stellt den erfolgreichen Abschluss des Vertrags dar, der eintritt, wenn der letzte erforderliche Unterzeichner das Dokument unterschreibt. Dies wird explizit von der DocuSign eSignature-Plattform erfasst.

Bedeutung

Dies ist der primäre Erfolgs-Endpunkt für den Vertragserstellungsprozess. Er ist essenziell für die Berechnung der „Durchschnittlichen Vertragszykluszeit“ und die Messung des gesamten Prozessdurchsatzes.

Diese Aktivität stellt das offizielle Ende eines Vertragslebenszyklus dar, entweder durch Ablauf, Kündigung oder gegenseitige Vereinbarung. Sie wird oft durch eine manuelle Statusänderung im System erfasst.

Bedeutung

Dies dient als alternativer Endpunkt für den Prozess. Die Verfolgung von Kündigungen und Ablaufdaten ist entscheidend für das Verständnis des vollständigen Vertragslebenszyklus und für die Erneuerungsanalyse.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihres Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung. Es deckt Engpässe, Nacharbeitsschleifen und Abweichungen vom beabsichtigten Prozess auf und identifiziert, wo Genehmigungen ins Stocken geraten oder Verhandlungen inkonsistent werden. Diese Erkenntnis hilft Ihnen, die reale Leistung Ihrer DocuSign CLM-Workflows zu verstehen.

Sie benötigen primär Event Logs aus DocuSign CLM, darunter eine eindeutige Vertrags-ID, eine Aktivitätsbeschreibung und einen Timestamp für jedes Event. Zusätzliche Attribute wie Benutzer, Vertragswert oder Abteilung können die Analyse bereichern. Diese Daten ermöglichen dem Process Mining Tool, den vollständigen Verlauf jedes Vertrags zu rekonstruieren.

Erste Erkenntnisse können oft innerhalb von Wochen generiert werden, abhängig von der Datenverfügbarkeit und Komplexität. Das initiale Setup beinhaltet Datenextraktion und -bereinigung, gefolgt von Modellgenerierung und -analyse. Kontinuierliches Monitoring bietet fortlaufende Erkenntnisse und verfolgt den Impact implementierter Verbesserungen.

Process Mining hilft, die Genehmigungszykluszeiten für Verträge zu reduzieren, Verhandlungsschritte zu standardisieren und die Compliance zu verbessern. Sie können eine erhöhte Transparenz des Vertragsstatus, weniger verpasste Verlängerungsmöglichkeiten und geringere Betriebskosten durch reduzierte Nacharbeiten erwarten. Letztendlich führt es zu einer höheren Effizienz und Vorhersehbarkeit in Ihrem Vertragslebenszyklus.

Obwohl einige Data Engineering-Kenntnisse für die anfängliche Datenextraktion und -transformation vorteilhaft sind, sind moderne Process Mining Tools für Business Analysts konzipiert. Sie bieten benutzerfreundliche Oberflächen, um Prozesse zu visualisieren und zu analysieren, ohne fortgeschrittene Programmierkenntnisse zu erfordern. Viele Tools stellen zudem Konnektoren für gängige Systeme bereit.

Ja, Process Mining eignet sich hervorragend für Compliance Audits. Es vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Regeln und idealen Pfaden und zeigt Abweichungen sowie unautorisierte Schritte auf. So können Sie genau lokalisieren, wo und wann Compliance-Verstöße auftreten, was die Durchsetzung interner Richtlinien und regulatorischer Anforderungen unterstützt.

Durch die Analyse von Event Logs identifiziert Process Mining genau die Phasen, in denen Verträge regelmäßig festhängen oder längere Verzögerungen erfahren. Es kann spezifische Benutzer, Abteilungen oder Bedingungen aufzeigen, die zu Bottlenecks beitragen. Mit diesem Insight können Sie gezielte Änderungen implementieren, wie die Automatisierung von Erinnerungen oder die Neuverteilung von Workloads, um Genehmigungen zu beschleunigen.

Im Vertragsmanagement dient die "Contract ID" als Case Identifier. Es ist eine eindeutige Kennung, die alle Events gruppiert, die sich auf einen einzelnen Vertrag beziehen. Dies ermöglicht Process Mining Tools, die gesamte Reise eines Vertrags von Anfang bis Ende nachzuvollziehen und eine vollständige Ansicht seines Lifecycle zu liefern.

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