Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan alur kerja kontrak DocuSign CLM.
Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda
Pengelolaan kontrak
DocuSign CLM

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Optimalkan pengelolaan kontrak di DocuSign CLM

Pengelolaan kontrak sering melibatkan alur kerja yang rumit. Akibatnya, proses bisa tertunda dan risiko kepatuhan meningkat. Platform ini membantu Anda menemukan inefisiensi penting dalam proses. Setelah itu, Anda dapat mempersingkat waktu siklus dan memastikan persyaratan hukum dipatuhi dengan lebih baik. Dapatkan wawasan terperinci untuk mendorong perbaikan proses secara berkelanjutan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa pengelolaan kontrak di DocuSign CLM perlu dioptimalkan

Pengelolaan kontrak yang efektif menjadi fondasi bisnis yang sehat. Dampaknya terasa langsung pada kinerja keuangan, kepatuhan hukum, dan efisiensi operasional. Organisasi di seluruh dunia mengandalkan sistem Contract Lifecycle Management (CLM) seperti DocuSign CLM untuk menyederhanakan pembuatan, negosiasi, penandatanganan, dan perpanjangan kontrak. DocuSign CLM menyediakan alat untuk mengelola aset penting ini, tetapi proses yang mendasarinya masih bisa menyimpan inefisiensi dan menimbulkan masalah besar. Penandatanganan kontrak yang terlambat dapat menunda pengakuan pendapatan, menambah biaya operasional, bahkan merusak hubungan bisnis yang berharga. Alur kerja yang belum optimal sering membuat kontrak tertahan dalam siklus peninjauan, tenggat kepatuhan terlewat, dan risiko hukum meningkat karena kebijakan internal atau persyaratan peraturan tidak selalu dipatuhi. Memahami dan mengatasi celah tersembunyi dalam proses bukan sekadar soal perbaikan kecil. Langkah ini dapat mengubah seluruh operasional pengelolaan kontrak Anda, mengurangi risiko, dan membuka peluang untuk memperoleh nilai lebih.

Cara process mining memperjelas alur kerja DocuSign CLM

process mining membantu Anda memahami dan meningkatkan proses pengelolaan kontrak di DocuSign CLM. Anda tidak perlu mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak. process mining menggunakan data peristiwa yang dihasilkan sistem DocuSign CLM, termasuk setiap interaksi, persetujuan, dan perubahan status untuk tiap kontrak. Dengan menganalisis jejak digital ini, alat process mining dapat merekonstruksi perjalanan nyata setiap kontrak dari awal hingga akhir, mulai dari permintaan awal sampai pengarsipan atau penghentian. Anda dapat melihat dengan jelas bagaimana kontrak bergerak di seluruh organisasi, menemukan penyimpangan dari alur yang diharapkan, mengungkap pekerjaan ulang yang tersembunyi, serta mengetahui titik terjadinya keterlambatan atau hambatan. Wawasan objektif berbasis data ini membantu Anda memahami kondisi saat ini dan menemukan peluang untuk mengoptimalkan proses secara efektif.

Area utama untuk perbaikan pengelolaan kontrak

Dengan menerapkan process mining pada data DocuSign CLM, Anda dapat menemukan area tertentu yang perlu diperbaiki dan terus menyempurnakan operasional. Dapatkan wawasan mendalam tentang berbagai tahap siklus kontrak:

  • Hambatan dalam negosiasi dan peninjauan: Temukan dengan mudah tahap peninjauan internal atau eksternal yang paling lama. Apakah peninjauan hukum selalu memakan waktu terlalu lama? Apakah jenis kontrak tertentu mengalami terlalu banyak putaran revisi? process mining membantu menemukan titik yang menghambat, menunjukkan saat beban sumber daya terlalu tinggi atau komunikasi terputus, sehingga Anda dapat memangkas waktu siklus kontrak secara signifikan.
  • Optimalisasi alur kerja persetujuan: Cari tahu apakah kontrak melewati tahap persetujuan yang tidak perlu atau apakah persetujuan dari pihak tertentu selalu memperlambat proses. Wawasan ini membantu Anda merancang ulang matriks persetujuan dan menyederhanakan alur kerja agar proses lebih lincah dan responsif.
  • Kepatuhan dan manajemen risiko: Pantau kepatuhan terhadap Service Level Agreement (SLA) untuk peninjauan dan persetujuan kontrak. process mining dapat menandai pemeriksaan kepatuhan yang terlewat atau terlambat, sehingga Anda dapat memperkuat kepatuhan hukum dan mengurangi paparan risiko.
  • Efisiensi siklus kontrak: Analisis seluruh perjalanan kontrak untuk menemukan pekerjaan ulang, intervensi manual, atau langkah berulang yang tidak memberi nilai tambah. Gambaran menyeluruh ini penting untuk meningkatkan pengelolaan kontrak dengan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Hasil nyata bagi bisnis Anda

Dengan memanfaatkan process mining untuk mengoptimalkan pengelolaan kontrak di DocuSign CLM, organisasi Anda dapat meraih manfaat yang signifikan dan terukur. Waktu siklus kontrak rata-rata dapat berkurang secara berarti, sehingga pendapatan lebih cepat diakui dan arus kas membaik. Efisiensi yang meningkat memungkinkan tim menangani lebih banyak kontrak tanpa menambah jumlah karyawan, sekaligus membebaskan sumber daya yang berharga. Selain itu, dengan menemukan dan mengurangi risiko kepatuhan lebih awal, Anda dapat memperkuat posisi hukum dan mengurangi potensi sanksi atau sengketa. Optimalisasi proses secara proaktif juga mendukung hubungan yang lebih baik dengan mitra melalui penyelesaian kontrak yang lebih lancar dan cepat. Pada akhirnya, Anda akan memiliki kendali, transparansi, dan kelincahan yang lebih baik dalam mengelola salah satu fungsi bisnis terpenting.

Memulai perjalanan optimalisasi

Anda dapat mengubah proses pengelolaan kontrak di DocuSign CLM dengan pendekatan yang tepat. Dengan menggunakan process mining, Anda memperoleh wawasan untuk mengambil keputusan berbasis data, bukan asumsi, dan menghasilkan dampak nyata. Metode ini memberikan informasi yang jelas dan dapat ditindaklanjuti tentang cara meningkatkan pengelolaan kontrak. Dengan begitu, Anda dapat mengatasi inefisiensi secara sistematis dan mendorong perbaikan berkelanjutan. Mulailah menjajaki cara alat analisis ini dapat mengubah operasional Anda dan memastikan kontrak mendukung kemajuan bisnis, bukan menghambatnya.

Pengelolaan kontrak Siklus kontrak Operasional legal Compliance Negosiasi kontrak Pengurangan risiko Departemen legal Pengadaan Persetujuan kontrak CLM Pengelolaan siklus kontrak Otomatisasi kontrak

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Proses peninjauan dan persetujuan yang berlarut-larut sering menunda penandatanganan kontrak. Akibatnya, pendapatan tertunda dan kelincahan bisnis berkurang. Hambatan ini dapat membuat peluang bisnis terlewat dan merenggangkan hubungan dengan mitra, terutama dalam sistem seperti DocuSign CLM yang seharusnya menyederhanakan alur kerja.
ProcessMind menemukan tahap dan pihak yang menyebabkan keterlambatan persetujuan dalam pengelolaan kontrak. Wawasan berbasis data ini menunjukkan alur proses yang sebenarnya di DocuSign CLM, mengungkap inefisiensi, dan membantu Anda menentukan bagian yang perlu diotomatisasi atau dialihkan sumber dayanya agar persetujuan lebih cepat.

Perbedaan taktik negosiasi dan jumlah putaran revisi dapat memperpanjang siklus kontrak secara signifikan. Tanpa pendekatan yang baku, setiap negosiasi menjadi proses tersendiri yang sering kali tidak efisien. Akibatnya, jadwal sulit diprediksi dan biaya operasional pengelolaan kontrak meningkat.
ProcessMind memetakan setiap langkah negosiasi dan menunjukkan penyimpangan dari alur yang diharapkan. Anda dapat mengetahui pola negosiasi yang mempercepat atau memperlambat penyelesaian kontrak. ProcessMind membantu membakukan praktik terbaik di DocuSign CLM, mengurangi proses bolak-balik, dan meningkatkan efisiensi negosiasi secara keseluruhan.

Pemangku kepentingan bisnis sering tidak mengetahui status kontrak terkini secara langsung. Akibatnya, mereka harus berulang kali menanyakan status secara manual dan menghadapi ketidakpastian. Kurangnya transparansi ini menyulitkan pengelolaan ekspektasi, perkiraan pendapatan, dan penanganan dini atas potensi keterlambatan dalam siklus kontrak.
ProcessMind menampilkan perjalanan setiap kontrak secara langsung dari awal hingga akhir, mulai dari permintaan sampai penandatanganan di DocuSign CLM. Anda dapat melihat posisi setiap kontrak dalam alur kerja, mengambil tindakan lebih awal, dan mengurangi kebutuhan akan pembaruan status manual di seluruh organisasi.

Penyimpangan dari kebijakan internal saat menyusun, meninjau, atau menyetujui kontrak dapat menimbulkan risiko hukum dan keuangan bagi organisasi. Pemeriksaan manual sering tidak menemukan alur yang melanggar kebijakan. Akibatnya, audit dapat gagal dan organisasi berisiko terkena sanksi besar.
ProcessMind mendeteksi setiap proses kontrak yang menyimpang dari jalur yang sesuai kebijakan dalam pengelolaan kontrak. ProcessMind menemukan akar penyebab ketidakpatuhan di DocuSign CLM, sehingga Anda dapat melakukan intervensi yang tepat dan memastikan proses mengikuti kerangka tata kelola internal.

Lupa memperpanjang kontrak penting atau terlambat memulai proses perpanjangan dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, terhentinya layanan, atau perpanjangan otomatis dengan ketentuan yang merugikan. Kelalaian ini dapat berdampak besar pada kelangsungan dan profitabilitas bisnis.
ProcessMind memantau tanggal berakhirnya kontrak dan menemukan kontrak yang mendekati masa perpanjangan. ProcessMind juga menganalisis pola perpanjangan yang berhasil maupun yang terlewat. Dengan begitu, organisasi dapat mengoptimalkan proses perpanjangan di DocuSign CLM, mengambil tindakan tepat waktu, dan memaksimalkan nilai kontrak.

Peninjauan hukum sering menjadi hambatan karena proses yang tidak konsisten, serah terima manual, atau beban kerja yang tidak merata di antara tim hukum. Hal ini memperpanjang siklus kontrak, menunda operasional bisnis yang penting, dan meningkatkan biaya layanan hukum.
ProcessMind menemukan inefisiensi tertentu dalam tahap peninjauan hukum, seperti langkah berulang atau beban berlebih pada penasihat hukum dalam alur kerja DocuSign CLM. Wawasan ini membantu menyederhanakan peninjauan hukum, memangkas waktu siklus, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.

Kesalahan yang sering terjadi saat menyusun kontrak atau memasukkan data, serta versi dokumen yang tidak konsisten, membuat tim harus melakukan banyak pekerjaan ulang secara manual. Akibatnya, biaya operasional meningkat, sumber daya terbuang, dan siklus kontrak menjadi lebih panjang. Efisiensi proses pengelolaan kontrak pun menurun.
ProcessMind menemukan aktivitas dan tahap yang sering memerlukan pekerjaan ulang, sekaligus mengidentifikasi akar penyebab kesalahan. ProcessMind membantu mengoptimalkan alur kerja di DocuSign CLM untuk mengurangi intervensi manual, meminimalkan kesalahan, dan memangkas biaya akibat pekerjaan ulang secara signifikan.

Setelah kontrak ditandatangani, memastikan semua pihak memenuhi kewajibannya bisa menjadi tantangan tanpa mekanisme pemantauan yang andal. Jika kewajiban tidak dipantau dan ditegakkan, pelanggaran, sanksi, dan rusaknya hubungan bisnis dapat terjadi.
ProcessMind juga memberikan visibilitas atas pemantauan kewajiban setelah kontrak ditandatangani. ProcessMind menemukan celah kepatuhan dalam pengelolaan kontrak, membantu memastikan semua ketentuan dipenuhi, dan mengurangi risiko secara efektif di DocuSign CLM.

Waktu siklus kontrak yang tidak konsisten dan sulit diprediksi menyulitkan tim penjualan, pengadaan, dan hukum dalam menyusun rencana serta perkiraan yang akurat. Ketidakpastian ini dapat menyebabkan tenggat terlewat, penggunaan sumber daya yang tidak optimal, dan ketidakpastian bisnis secara keseluruhan.
ProcessMind menganalisis data kontrak historis untuk menetapkan tolok ukur waktu siklus berdasarkan jenis kontrak dan departemen. ProcessMind membantu memperkirakan waktu siklus mendatang, menemukan variasi di DocuSign CLM, dan mengidentifikasi faktor penyebab ketidakpastian agar perencanaan lebih baik.

Organisasi mungkin belum memanfaatkan seluruh kemampuan sistem DocuSign CLM. Akibatnya, tim menggunakan cara manual sebagai jalan pintas, melewati fitur yang tersedia, dan tidak memperoleh peningkatan efisiensi yang diharapkan. Investasi teknologi pun kurang dimanfaatkan, sementara inefisiensi proses tetap terjadi.
ProcessMind memetakan interaksi pengguna dan aktivitas sistem di DocuSign CLM. Anda dapat mengetahui apakah fitur untuk otomatisasi atau kolaborasi dilewati atau jarang digunakan. Wawasan ini membantu meningkatkan penggunaan platform dan memastikan investasi teknologi Anda dimanfaatkan sepenuhnya untuk pengelolaan kontrak.

Mengelola beberapa versi kontrak, terutama selama negosiasi yang intensif, dapat menimbulkan kebingungan dan kesalahan, bahkan membuat tim tidak sengaja menggunakan draf lama. Hal ini menimbulkan risiko hukum dan membutuhkan upaya manual tambahan untuk menyelaraskan berbagai versi dokumen.
ProcessMind memvisualisasikan siklus setiap dokumen kontrak, melacak semua revisi, dan menemukan praktik pengendalian versi yang lemah atau tidak konsisten. ProcessMind menunjukkan alur yang memicu konflik atau pekerjaan ulang akibat pengelolaan versi yang buruk di DocuSign CLM.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat persetujuan kontrak penting agar kesepakatan lebih cepat tercapai dan bisnis lebih lincah. Siklus persetujuan yang panjang dapat menunda pendapatan, menyita sumber daya, dan menurunkan kepuasan pemangku kepentingan. Waktu siklus yang lebih singkat membuat kontrak bergerak dari draf ke penandatanganan dengan lebih efisien dan mempercepat operasional secara keseluruhan. Langkah ini juga mengurangi risiko gagalnya kesepakatan akibat negosiasi dan persetujuan yang berlarut-larut. Dampaknya terasa di bagian penjualan, hukum, dan keuangan, sehingga organisasi dapat bekerja lebih lancar dan responsif. Memangkas waktu persetujuan dapat menghemat biaya secara signifikan dengan mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat tercapainya manfaat dari perjanjian baru. Dengan menemukan dan menghilangkan langkah yang tidak memberi nilai tambah, organisasi dapat mengalihkan sumber daya ke inisiatif strategis untuk mendukung pertumbuhan dan inovasi.

ProcessMind menganalisis proses pengelolaan kontrak di DocuSign CLM dan memetakan setiap langkah dalam alur kerja persetujuan. ProcessMind menemukan hambatan tertentu, seperti tahap peninjauan berulang, pemberi persetujuan yang tidak aktif, atau penyimpangan dari alur standar. Dengan memvisualisasikan alur proses yang sebenarnya dan mengukur durasi antaraktivitas, ProcessMind menunjukkan tahap yang menyebabkan keterlambatan. ProcessMind juga membantu menemukan akar masalah, baik terkait alokasi sumber daya, kurangnya otomatisasi, maupun celah kebijakan. Wawasan berbasis data ini memungkinkan Anda melakukan intervensi yang tepat untuk mengoptimalkan alur kerja persetujuan, menetapkan tolok ukur kinerja, dan memantau perbaikan. Organisasi dapat memangkas waktu siklus keseluruhan sebesar 20-30% agar kontrak lebih cepat ditandatangani.

Langkah negosiasi yang tidak konsisten memperpanjang waktu siklus, meningkatkan risiko hukum, dan menghasilkan ketentuan kontrak yang beragam. Dengan membakukan alur kerja negosiasi, semua kontrak mengikuti jalur yang konsisten dan optimal. Penyimpangan berkurang dan proses berjalan lebih cepat. Hasil serta ketentuan kontrak menjadi lebih mudah diprediksi, sehingga kepastian hukum dan bisnis meningkat. Pendekatan baku juga mengurangi kesalahan, memperkuat kepatuhan terhadap kebijakan internal, dan meningkatkan kualitas perjanjian yang ditandatangani. Negosiator mendapat panduan yang jelas agar dapat bekerja lebih efisien dan efektif. Pada akhirnya, beban tim hukum berkurang dan sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik, tanpa proses bolak-balik yang tidak perlu.

ProcessMind memetakan jalur yang benar-benar dilalui kontrak selama negosiasi di DocuSign CLM dan menunjukkan penyimpangan dari proses yang diharapkan. ProcessMind menyoroti bagian yang sering menyimpang, termasuk langkah yang tidak konsisten, pekerjaan ulang yang berulang, atau praktik di luar standar yang memperpanjang siklus. Dengan menganalisis urutan aktivitas dan mengukur variasinya, ProcessMind menunjukkan area yang perlu dirancang ulang atau diotomatisasi. Organisasi dapat menetapkan dan menerapkan alur kerja standar berdasarkan praktik terbaik untuk meningkatkan konsistensi dan kepastian. ProcessMind juga membantu memangkas siklus negosiasi dengan menemukan langkah yang dapat diotomatisasi atau dihilangkan.

Status kontrak yang sulit dipantau menimbulkan ketidakpastian, mengganggu perkiraan, dan menyebabkan tenggat terlewat atau pemangku kepentingan merasa frustrasi. Visibilitas langsung memungkinkan semua pihak mengetahui posisi kontrak dalam siklusnya, mulai dari permintaan hingga penandatanganan dan tahap berikutnya. Transparansi ini meningkatkan kolaborasi, membantu tim menangani potensi keterlambatan lebih awal, serta mendukung pelaporan dan pengambilan keputusan yang akurat. Pemilik kontrak dan tim hukum dapat mengelola beban kerja dengan lebih baik, tanpa banyak pertanyaan dan pembaruan status manual. Visibilitas yang lebih baik juga mengurangi risiko kontrak tertahan tanpa diketahui, sehingga proses berjalan lebih lancar. Hasilnya, kendali dan responsivitas operasional dalam pengelolaan kontrak meningkat.

ProcessMind memberikan gambaran perjalanan setiap kontrak di DocuSign CLM berdasarkan data. ProcessMind melacak aktivitas dan peristiwa yang terkait dengan setiap Contract ID, sehingga pengguna dapat melihat status terkini dan riwayat setiap kontrak. Melalui peta proses dan dasbor, organisasi dapat segera mengetahui kontrak yang tertahan, mendekati tenggat penting, atau menyimpang dari alur standar. Anda tidak perlu lagi melacak status secara manual dan memiliki sumber informasi objektif yang selalu diperbarui. Wawasan ProcessMind membantu tim menemukan hambatan proses yang mengurangi visibilitas, lalu melakukan perbaikan terarah pada pencatatan data dan desain alur kerja.

Ketidakpatuhan terhadap kebijakan internal atau persyaratan peraturan dapat menimbulkan risiko hukum dan keuangan yang besar, termasuk sanksi, kerusakan reputasi, dan hilangnya bisnis. Meningkatkan kepatuhan memastikan semua kontrak memenuhi standar hukum, operasional, dan keuangan yang telah ditetapkan sepanjang siklusnya. Hal ini memperkuat posisi hukum organisasi, mengurangi risiko audit, dan membangun kepercayaan dengan mitra serta regulator. Kerangka kepatuhan yang kuat mengurangi potensi sengketa kontrak dan memastikan kewajiban dipenuhi secara konsisten. Pada akhirnya, langkah ini melindungi aset dan reputasi organisasi serta mendorong budaya integritas dan akuntabilitas. Pengelolaan kepatuhan secara proaktif juga mengurangi kemungkinan intervensi hukum yang mahal dan kerusakan reputasi terkait.

ProcessMind menganalisis alur kerja kontrak di DocuSign CLM untuk mendeteksi penyimpangan dari aturan dan kebijakan kepatuhan yang telah ditetapkan. ProcessMind menemukan aktivitas, persetujuan, atau data tertentu yang terlewat atau dilakukan tidak sesuai urutan, lalu menandai potensi masalah kepatuhan. Dengan membandingkan pelaksanaan proses yang sebenarnya dengan model kepatuhan yang telah ditetapkan, ProcessMind mengungkap pola ketidakpatuhan dan akar penyebabnya. Organisasi dapat mengatasi celah kepatuhan lebih awal, menerapkan tindakan korektif, dan memastikan kebijakan dipatuhi untuk semua jenis kontrak. Sistem ini membantu membangun mekanisme pemantauan berkelanjutan agar kebijakan tidak hanya tertulis, tetapi juga benar-benar dijalankan.

Peluang perpanjangan kontrak yang terlewat dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, gangguan layanan, dan negosiasi ulang yang mahal. Perpanjangan tepat waktu memastikan kontrak bernilai tetap berlanjut tanpa jeda, memaksimalkan pendapatan berulang, dan menjaga hubungan bisnis. Pendekatan proaktif ini mencegah terputusnya layanan, menghindari sanksi akibat keterlambatan perpanjangan, dan mengurangi beban administrasi untuk memproses kontrak secara mendesak. Perpanjangan tepat waktu mendukung kelangsungan bisnis dan perencanaan strategis jangka panjang. Proses ini juga memberi kesempatan untuk meninjau dan memperbarui ketentuan kontrak agar tetap menguntungkan organisasi. Mempertahankan pelanggan sering kali lebih hemat biaya daripada mencari bisnis baru.

ProcessMind memantau seluruh siklus kontrak di DocuSign CLM, khususnya tanggal berakhir dan aktivitas terkait. ProcessMind menemukan kontrak yang mendekati masa perpanjangan, tetapi prosesnya belum dimulai atau terlambat. Dengan menganalisis data historis, ProcessMind dapat memperkirakan kontrak yang berisiko terlewat dan menunjukkan pola keterlambatan dalam alur kerja perpanjangan. Organisasi dapat menggunakan wawasan ini untuk mengirim pengingat otomatis dan memulai proses perpanjangan lebih awal. ProcessMind juga menunjukkan penyebab keterlambatan agar Anda dapat melakukan intervensi yang tepat dan meningkatkan tingkat keberhasilan perpanjangan. ProcessMind membantu meningkatkan tingkat perpanjangan dengan menemukan dan menyederhanakan tugas yang diperlukan untuk memperpanjang kontrak.

Proses peninjauan hukum yang tidak efisien menjadi hambatan besar, memperlambat penandatanganan kontrak dan mengganggu operasional bisnis. Mempercepat peninjauan hukum berarti tim hukum dapat memproses kontrak lebih cepat tanpa mengurangi kualitas atau kepatuhan. Siklus kesepakatan menjadi lebih singkat, antrean kontrak yang menunggu peninjauan berkurang, dan penasihat hukum dapat berfokus pada pekerjaan strategis yang bernilai lebih tinggi. Proses peninjauan yang efisien juga memperkuat peran departemen hukum sebagai pendukung bisnis, bukan penghambat. Dengan mengoptimalkan tahap penting ini, organisasi dapat mengurangi hambatan internal dan membantu tim penjualan serta pengadaan menyelesaikan perjanjian lebih cepat. Efisiensi ini juga dapat mengurangi biaya operasional terkait alokasi sumber daya hukum.

ProcessMind memberikan wawasan terperinci tentang tahap peninjauan hukum di DocuSign CLM. ProcessMind memetakan langkah yang dilakukan tim hukum, menemukan aktivitas peninjauan tertentu, dan mengukur durasi setiap aktivitas. ProcessMind menunjukkan hambatan seperti serah terima yang sering, putaran peninjauan berlebihan, atau keterlambatan akibat informasi yang kurang. Dengan menganalisis variasi jalur peninjauan dan menemukan praktik terbaik, ProcessMind membantu menyederhanakan proses peninjauan hukum. Wawasan ini memungkinkan organisasi merancang ulang alur kerja, mengotomatisasi tugas rutin, atau mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif. Pemahaman tentang alur yang sebenarnya mendukung keputusan berbasis data untuk memangkas waktu peninjauan hukum dengan menemukan dan menghilangkan langkah yang tidak efisien.

Biaya operasional yang tinggi akibat pekerjaan ulang manual dalam pengelolaan kontrak menunjukkan adanya inefisiensi dan pemborosan sumber daya. Mengurangi pekerjaan ulang berarti lebih sedikit kesalahan, lebih sedikit waktu untuk melakukan koreksi, dan biaya operasional terkait yang lebih rendah. Pemanfaatan sumber daya pun meningkat, sehingga tim dapat berfokus pada pekerjaan produktif, bukan memperbaiki kesalahan. Pekerjaan ulang yang lebih sedikit membuat siklus kontrak lebih mudah diprediksi dan efisien, sehingga menguntungkan tim internal maupun mitra eksternal. Dampaknya langsung terasa pada laba, karena biaya tenaga kerja dan keterlambatan berkurang serta kualitas kontrak meningkat sejak awal. Pengurangan pekerjaan ulang juga mendorong budaya kerja yang mengutamakan kualitas dan ketelitian dalam pengelolaan kontrak.

ProcessMind menemukan tahap dan aktivitas di DocuSign CLM yang sering memerlukan pekerjaan ulang, seperti putaran revisi berulang, persetujuan berulang, atau koreksi data. ProcessMind mengukur dampak pekerjaan ulang terhadap biaya dan waktu dengan menganalisis variasi proses dan log peristiwa. Dengan menemukan akar penyebabnya, seperti instruksi yang kurang jelas, templat yang tidak konsisten, atau komunikasi yang terputus, ProcessMind membantu Anda melakukan perbaikan proses yang tepat. Pendekatan berbasis data ini memungkinkan organisasi menerapkan tindakan korektif, seperti pengelolaan templat yang lebih baik atau otomatisasi alur kerja, untuk mengurangi pekerjaan ulang secara signifikan. ProcessMind membantu menekan biaya operasional dengan menunjukkan tugas berulang yang tidak efisien.

Kewajiban setelah kontrak ditandatangani yang sulit dipantau dapat menyebabkan tenggat terlewat, sanksi akibat ketidakpatuhan, dan hubungan bisnis yang merenggang. Pemantauan yang lebih baik memastikan semua komitmen kontrak, seperti jadwal pembayaran, perjanjian tingkat layanan, atau persyaratan pelaporan, dipenuhi dengan tepat dan tepat waktu. Pengelolaan proaktif ini mengurangi risiko hukum dan keuangan, memperkuat akuntabilitas, serta meningkatkan reputasi organisasi sebagai mitra yang dapat diandalkan. Pemantauan kewajiban yang efektif penting untuk memaksimalkan nilai kontrak dan meminimalkan potensi tanggung jawab. Langkah ini memastikan organisasi memenuhi kewajibannya dalam perjanjian, hal yang penting untuk menjaga hubungan strategis jangka panjang. Pemantauan juga mencegah gangguan operasional akibat komitmen yang terlewat.

ProcessMind menganalisis tahap setelah kontrak ditandatangani di DocuSign CLM dan memantau aktivitas terkait pemenuhan kewajiban. ProcessMind dapat menemukan pola kewajiban yang sering terlewat atau proses pemantauan yang tidak efisien. Dengan menghubungkan atribut kontrak seperti 'Obligations Monitored' dan 'Compliance Review Performed' dengan data peristiwa yang sebenarnya, ProcessMind menunjukkan celah dalam alur kerja pemantauan. Organisasi dapat merancang dan menerapkan proses pengelolaan kewajiban yang lebih andal, sehingga tugas diberikan, diselesaikan, dan diverifikasi sesuai tenggat. ProcessMind memberikan wawasan untuk membangun sistem yang lebih andal dalam mengelola aktivitas setelah kontrak ditandatangani dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.

Waktu penyelesaian kontrak yang sulit diprediksi menyulitkan Anda memperkirakan penjualan, mengelola sumber daya, dan menetapkan ekspektasi yang realistis dengan pihak lawan transaksi. Tujuannya, membuat waktu penyelesaian lebih konsisten dan mudah diperkirakan agar perencanaan dan alokasi sumber daya lebih baik. Waktu penyelesaian yang stabil meningkatkan efisiensi operasional, keandalan kegiatan bisnis, serta kepuasan pelanggan dan mitra. Dengan waktu yang lebih mudah diprediksi, setiap departemen dapat memperkirakan kapan kontrak siap ditindaklanjuti. Hal ini juga mengurangi tekanan dan ketidakpastian selama proses kontrak, sehingga pekerjaan lebih teratur dan terkendali. Pada akhirnya, waktu penyelesaian yang konsisten memperkuat ketahanan dan kelincahan bisnis.

ProcessMind menganalisis data kontrak historis di DocuSign CLM untuk menemukan faktor yang menyebabkan variasi waktu penyelesaian. Platform ini membangun kembaran digital proses pengelolaan kontrak yang menunjukkan semua jalur yang benar-benar ditempuh beserta durasinya. Dengan mengetahui variasi proses yang memperpanjang atau memperpendek siklus, organisasi dapat menemukan praktik terbaik dan bagian yang perlu distandardisasi. ProcessMind menyediakan acuan waktu penyelesaian dan menyoroti penyimpangan secara real-time. Dengan begitu, Anda dapat mengambil tindakan lebih awal untuk mengembalikan proses ke jalurnya, mengurangi variasi, dan membuat perkiraan yang lebih andal. ProcessMind membantu memperkirakan dan mengendalikan durasi kontrak dengan menunjukkan aktivitas di jalur kritis dan potensi hambatan.

Pemanfaatan fitur DocuSign CLM yang belum optimal membuat organisasi belum mendapatkan nilai penuh dari investasi mereka. Akibatnya, peluang untuk meningkatkan efisiensi dan menggunakan kemampuan lanjutan terlewatkan. Dengan mengoptimalkan pemanfaatan fitur, sistem pengelolaan kontrak dapat digunakan secara maksimal. Hasilnya, alur kerja menjadi lebih efisien, otomatisasi meningkat, dan kualitas data membaik. Pemanfaatan fitur secara maksimal dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kebutuhan akan solusi manual, dan memperbaiki pengalaman pengguna. Sistem pun berfungsi lebih dari sekadar tempat penyimpanan, yaitu sebagai alat untuk mengelola seluruh siklus kontrak. Hal ini meningkatkan hasil investasi dan mendukung pertumbuhan ke depan. Karyawan juga menjadi lebih terampil menggunakan sistem, sehingga biaya pelatihan berkurang dan kepuasan kerja meningkat.

ProcessMind menganalisis cara pengguna berinteraksi dengan DocuSign CLM dengan melacak aktivitas dan urutannya. Platform ini dapat menemukan langkah manual yang dilakukan padahal tersedia fitur otomatisasi, serta fitur tertentu yang jarang digunakan. Dengan membandingkan perjalanan pengguna yang sebenarnya dengan model proses ideal yang memanfaatkan fitur lanjutan, ProcessMind menunjukkan kebutuhan pelatihan dan peluang untuk meningkatkan otomatisasi. Misalnya, Anda dapat melihat apakah alur kerja tanda tangan elektronik dilewati atau pustaka klausul standar tidak digunakan secara konsisten. Data ini membantu organisasi menyusun pelatihan yang tepat sasaran dan menyesuaikan alur kerja agar kemampuan DocuSign CLM dimanfaatkan sepenuhnya. ProcessMind membantu menemukan fitur yang kurang dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi proses dan hasil investasi sistem.

Pengendalian versi dokumen yang tidak efisien dalam pengelolaan kontrak dapat menimbulkan kebingungan, kesalahan, dan risiko penggunaan draf yang sudah usang atau keliru. Pengendalian versi yang baik memastikan versi terbaru yang telah disetujui mudah dikenali dan diakses oleh semua pihak terkait. Ini mengurangi risiko hukum, mencegah pekerjaan ulang akibat penggunaan versi yang salah, dan meningkatkan kolaborasi. Pengendalian versi yang kuat penting untuk menjaga integritas data dan memastikan jejak audit jelas serta lengkap. Proses peninjauan dan persetujuan pun lebih mudah karena semua pihak dapat memastikan mereka menggunakan dokumen terbaru. Selain itu, upaya menjaga kepatuhan menjadi lebih lancar dan waktu untuk mencari dokumen yang benar berkurang.

ProcessMind menganalisis alur dokumen kontrak di DocuSign CLM dengan melacak pembuatan, peninjauan, dan persetujuan setiap versi. Platform ini menemukan pola pengelolaan versi yang tidak efisien, seperti banyak draf yang tidak dikelola, perubahan ad hoc yang sering dilakukan di luar sistem, atau kesulitan mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya. Dengan memetakan siklus setiap versi dokumen, ProcessMind menunjukkan lokasi terjadinya kesalahan versi dan dampaknya terhadap proses kontrak secara keseluruhan. Wawasan ini membantu organisasi menerapkan aturan pengendalian versi yang lebih ketat, mengedukasi pengguna tentang praktik terbaik, dan mengatur DocuSign CLM agar pengelolaan dokumen lebih lancar. Semua perubahan dapat dilacak dan versi yang benar selalu digunakan untuk aktivitas penting.

6 langkah untuk meningkatkan pengelolaan kontrak

1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Unduh templat Excel ekstraksi data yang telah disiapkan untuk proses pengelolaan kontrak dan disesuaikan dengan struktur data umum DocuSign CLM.

Mengapa ini penting

Templat standar membantu Anda mengumpulkan semua data yang diperlukan secara konsisten. Data ini menjadi dasar yang kuat untuk analisis proses dan wawasan yang akurat.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel yang siap diisi dengan data kontrak DocuSign CLM Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan wawasan tersembunyi dalam alur kerja kontrak

ProcessMind menyajikan gambaran yang jelas dan berbasis data tentang proses pengelolaan kontrak Anda di DocuSign CLM. Temukan wawasan terperinci dan visualisasi proses untuk mengidentifikasi inefisiensi dan mendorong perbaikan.
  • Lihat alur siklus kontrak yang sebenarnya
  • Temukan hambatan dalam persetujuan kontrak
  • Persingkat waktu siklus kontrak secara signifikan
  • Perkuat kepatuhan terhadap aturan dan persyaratan hukum
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil yang dicapai organisasi dengan pengelolaan kontrak yang optimal

Hasil ini menggambarkan perbaikan nyata yang umumnya dicapai organisasi dengan menerapkan process mining pada proses pengelolaan kontrak. Dengan menganalisis data operasional terperinci dari DocuSign CLM, organisasi memperoleh wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.

0 %
Waktu penyelesaian lebih singkat

Rata-rata pengurangan waktu dari awal hingga akhir

Sederhanakan seluruh siklus kontrak, dari permintaan hingga pelaksanaan. Kurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perjanjian dan percepat penutupan transaksi.

0 %
Biaya kerja ulang lebih rendah

Pengurangan biaya operasional

Kurangi revisi yang tidak perlu dan tugas berulang dalam penyusunan serta negosiasi kontrak. Hasilnya, biaya dapat ditekan dan efisiensi tim meningkat.

0 %
Kepatuhan meningkat

Pengurangan pelanggaran kebijakan

Pastikan kontrak mematuhi kebijakan internal dan persyaratan peraturan. Temukan dan kurangi risiko kepatuhan sejak dini sebelum masalah membesar.

0 %
Peninjauan hukum lebih cepat

Durasi tahap peninjauan berkurang

Temukan hambatan dalam proses peninjauan hukum untuk mempercepat penyelesaian dan membantu kontrak penting melewati departemen hukum dengan lebih lancar.

0 %
Tingkat perpanjangan meningkat

Peningkatan perpanjangan tepat waktu

Kelola tanggal berakhirnya kontrak dan alur kerja perpanjangan secara proaktif. Tingkatkan perpanjangan kontrak tepat waktu dan jaga kesinambungan pendapatan.

0 %
Siklus lebih mudah diprediksi

Pengurangan variasi proses

Stabilkan waktu penyelesaian kontrak dengan menemukan dan menghilangkan jalur proses yang tidak konsisten. Hasilnya, perkiraan lebih andal dan perencanaan sumber daya lebih baik.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap kontrak yang dikelola dalam sistem.

Mengapa ini penting

ID ini adalah kunci utama yang menghubungkan semua peristiwa proses terkait, sehingga seluruh siklus satu kontrak dapat ditelusuri dan dianalisis.

Nama tugas atau peristiwa tertentu yang terjadi dalam siklus kontrak.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses sehingga alur kerja kontrak, hambatan, dan variasinya dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu dimulai.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi.

Waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu selesai.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas secara akurat dan membantu membedakan waktu pemrosesan aktif dari waktu tunggu.

Kondisi atau status kontrak saat ini dalam siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran kemajuan kontrak, yang penting untuk melacak status, mengelola beban kerja, dan menemukan hambatan.

Pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab mengelola kontrak sepanjang siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja per individu atau tim, sehingga Anda dapat menemukan praktik yang baik dan peluang perbaikan dalam aktivitas yang dilakukan pengguna.

Klasifikasi kontrak, seperti NDA, MSA, atau SOW.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja proses untuk berbagai kategori kontrak, yang sering kali memiliki alur kerja dan tingkat kerumitan berbeda.

Nilai uang total kontrak.

Mengapa ini penting

Mendukung penentuan prioritas dan penilaian risiko, karena kontrak bernilai tinggi sering memerlukan pemeriksaan lebih ketat dan berdampak lebih besar pada bisnis.

Pihak eksternal, seperti pelanggan atau vendor, yang terlibat dalam kontrak.

Mengapa ini penting

Membantu menganalisis dampak interaksi dengan pihak eksternal yang berbeda terhadap waktu negosiasi, jumlah revisi, dan waktu siklus secara keseluruhan.

Tanggal berakhirnya masa berlaku kontrak.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengelola kontrak secara proaktif, memperpanjangnya tepat waktu, dan mencegah kontrak berakhir tanpa disengaja.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai dimulainya siklus kontrak secara resmi. Biasanya, aktivitas tercatat saat pengguna mengirim formulir permintaan kontrak atau membuat catatan kontrak baru di DocuSign CLM, yang kemudian memulai alur kerja terkait.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Analisis aktivitas ini penting untuk mengukur jumlah kontrak yang diproses secara keseluruhan dan menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir.

Menandai saat kontrak secara resmi dikirim ke departemen hukum untuk ditinjau dan diberi masukan. Langkah penting ini dicatat saat kontrak memasuki tahap 'Peninjauan Hukum' dalam alur kerjanya.

Mengapa ini penting

Peninjauan hukum sering menjadi hambatan dalam pengelolaan kontrak. Mengukur durasinya penting untuk dashboard 'Kinerja Peninjauan Hukum' dan untuk menemukan peluang mempercepat proses.

Tonggak ini menandakan bahwa semua pemberi persetujuan internal yang diwajibkan telah menyetujui kontrak. Peristiwa tercatat saat pemberi persetujuan terakhir menyelesaikan tugasnya dalam alur kerja.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menunjukkan kontrak siap dinegosiasikan dengan pihak eksternal atau dilaksanakan. Keterlambatan sebelum tahap ini dapat menunjukkan masalah dalam menyelaraskan pihak internal.

Aktivitas ini menandai dimulainya proses tanda tangan elektronik untuk kontrak final yang telah disetujui. Ini adalah fungsi utama DocuSign dan dicatat saat pengguna mengirim dokumen melalui amplop DocuSign eSignature.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting sebelum kontrak dilaksanakan. Analisis waktu dari tahap ini hingga pelaksanaan membantu Anda memahami efisiensi pengumpulan tanda tangan dan mendukung KPI 'Tingkat Penggunaan Tanda Tangan Elektronik'.

Menandai penyelesaian kontrak, yaitu saat penanda tangan terakhir yang diwajibkan menandatangani dokumen. DocuSign eSignature mencatat peristiwa ini secara langsung.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir keberhasilan utama dalam proses pembuatan kontrak. Peristiwa ini penting untuk menghitung 'Rata-rata Waktu Siklus Kontrak' dan mengukur jumlah kontrak yang diproses secara keseluruhan.

Aktivitas ini menandai berakhirnya siklus kontrak secara resmi, baik karena masa berlaku habis, pembatalan, maupun kesepakatan bersama. Aktivitas ini sering dicatat melalui perubahan status manual di sistem.

Mengapa ini penting

Ini menjadi titik akhir alternatif dalam proses. Melacak pengakhiran dan berakhirnya masa kontrak penting untuk memahami seluruh siklus kontrak dan menganalisis perpanjangan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memvisualisasikan alur siklus kontrak yang sebenarnya, dari pembuatan hingga pengarsipan. Anda dapat melihat hambatan, siklus kerja ulang, dan penyimpangan dari proses yang direncanakan, termasuk titik persetujuan yang tertunda atau negosiasi yang tidak konsisten. Wawasan ini membantu Anda memahami kinerja alur kerja DocuSign CLM dalam praktik.

Anda terutama memerlukan log peristiwa dari DocuSign CLM yang mencakup ID kontrak unik, deskripsi aktivitas, dan stempel waktu untuk setiap peristiwa. Atribut tambahan seperti pengguna, nilai kontrak, atau departemen dapat memperkaya analisis. Data ini memungkinkan alat process mining merekonstruksi perjalanan setiap kontrak secara lengkap.

Wawasan awal biasanya dapat diperoleh dalam beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Penyiapan awal mencakup ekstraksi dan pembersihan data, lalu pembuatan model dan analisis. Pemantauan berkelanjutan memberikan wawasan terbaru dan melacak dampak perbaikan yang diterapkan.

Process mining membantu memperpendek waktu siklus persetujuan kontrak, menstandarkan langkah negosiasi, dan meningkatkan kepatuhan. Anda dapat melihat status kontrak dengan lebih jelas, mengurangi peluang perpanjangan yang terlewat, dan menekan biaya operasional dengan mengurangi pekerjaan ulang. Pada akhirnya, proses ini membuat siklus kontrak lebih efisien dan mudah diprediksi.

Keahlian rekayasa data dapat membantu dalam ekstraksi dan transformasi data awal. Namun, alat process mining modern dirancang untuk analis bisnis. Antarmukanya memudahkan Anda memvisualisasikan dan menganalisis proses tanpa pengetahuan pemrograman tingkat lanjut. Banyak alat juga menyediakan konektor untuk sistem yang umum digunakan.

Ya. Process mining sangat berguna untuk audit kepatuhan. Teknologi ini membandingkan pelaksanaan proses yang sebenarnya dengan aturan dan jalur ideal yang telah ditetapkan, lalu menyoroti penyimpangan dan langkah yang tidak diizinkan. Anda dapat mengetahui secara tepat di mana dan kapan pelanggaran kepatuhan terjadi, sehingga kebijakan internal dan persyaratan peraturan dapat ditegakkan.

Dengan menganalisis log peristiwa, process mining menunjukkan tahap yang berulang kali membuat kontrak tertahan atau mengalami penundaan panjang. Analisis ini dapat menemukan pengguna, departemen, atau kondisi tertentu yang menyebabkan hambatan. Berdasarkan wawasan tersebut, Anda dapat menerapkan perubahan yang tepat sasaran, seperti mengotomatiskan pengingat atau membagi ulang beban kerja, untuk mempercepat persetujuan.

Dalam pengelolaan kontrak, "ID Kontrak" berfungsi sebagai pengenal kasus. ID unik ini mengelompokkan semua peristiwa yang terkait dengan satu kontrak. Dengan begitu, alat process mining dapat menelusuri perjalanan kontrak dari awal hingga akhir dan memberikan gambaran lengkap tentang siklusnya.

Atasi keterlambatan, benahi pengelolaan kontrak sekarang

Temukan inefisiensi, persingkat waktu siklus hingga 30%, dan tingkatkan kepatuhan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit \b•\b Mulai dalam hitungan menit