Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung verbessern

Die Notwendigkeit der Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Herzstück jedes Unternehmens, gleichzeitig aber eine der operativ aufwendigsten und risikoreichsten Funktionen. Im Workday Payroll-Umfeld nimmt die Komplexität mit der Hinzunahme unterschiedlicher Gehaltsgruppen, vielfältiger Steuerjurisdiktionen und verschiedener Beschäftigungsarten zu. Ineffiziente Abläufe in der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen nicht nur zu administrativem Mehraufwand, sondern wirken sich direkt auf das Vertrauen der Mitarbeiter und die Unternehmens-Compliance aus. Treten Fehler auf, sind die Korrekturkosten oft wesentlich höher als die Kosten der ursprünglichen Transaktion, da manuelle Eingriffe zum Rückgängigmachen und erneuten Ausstellen von Zahlungen erforderlich sind. Die Optimierung dieses Prozesses bedeutet, von einem reaktiven Zustand, in dem Fehler nach Meldung behoben werden, zu einem proaktiven Zustand überzugehen, in dem der Systemablauf auf erstmalige Richtigkeit und Effizienz ausgelegt ist.

Wie Process Mining die Transparenz der Lohn- und Gehaltsabrechnung verändert

Process Mining fungiert als kontinuierliche Auditschicht über Ihrer Workday-Umgebung. Während Workday hervorragende Berichte über den aktuellen Status der Entgeltabrechnung liefert, ermöglicht Process Mining Ihnen, die Bewegungen zwischen diesen Status zu verfolgen. Sie können den tatsächlichen Weg eines Lohnbuchungsdatensatzes visualisieren, von der Einreichung eines Arbeitszeitnachweises bis zur finalen Steuererklärung. Diese Transparenz deckt versteckte Prozesse auf, die Standardberichte oft übersehen, wie das häufige Hin und Her zwischen Managern und Mitarbeitern bei der Zeiterfassungsgenehmigung oder manuelle Datenkorrekturen, die kurz vor der finalen Berechnung stattfinden. Durch die Abbildung dieser digitalen Spuren erhalten Sie eine objektive Sicht darauf, wo der Prozess von der Standardarbeitsanweisung abweicht und wo Engpässe die Durchlaufzeit verlangsamen. Diese Transparenz ist entscheidend, um die wahren Kosten jedes Abrechnungszyklus zu verstehen und systemische Schwachstellen zu identifizieren.

Zentrale Optimierungsbereiche im Abrechnungszyklus

Einer der primären Bereiche für die Prozessoptimierung ist die Reduzierung der Durchlaufzeit in der Vorkalkulationsphase. Viele Unternehmen kämpfen mit verspäteten Zeiterfassungen und langsamen Genehmigungsketten, die das eigentliche Zeitfenster für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf wenige Tage komprimieren. Process Mining identifiziert, welche Abteilungen oder Manager diese Engpässe konstant verursachen, was gezielte Schulungen oder Prozessneugestaltungen ermöglicht. Ein weiterer kritischer Bereich ist das Management von Audit-Ausnahmen. Wenn Ihr Workday-System häufig Datensätze zur manuellen Überprüfung kennzeichnet, kann Process Mining Ihnen helfen zu bestimmen, ob diese Kennzeichnungen auf systemische Datenprobleme oder einzigartige Sonderfälle zurückzuführen sind. Die Reduzierung dieser Kontaktpunkte, an denen ein Mensch eingreifen muss, ist entscheidend, um den Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrieb ohne Erhöhung des Personalbestands zu skalieren. Darüber hinaus kann die Ermittlung der Grundursache für häufige Incentive-Datenimporte oder -Anpassungen Berechnungsfehler verhindern, bevor sie auftreten, und so sicherstellen, dass die Brutto-Netto-Berechnung auf Anhieb korrekt ist.

Messbare Ergebnisse und Effizienzsteigerungen erzielen

Wenn Sie Process Mining auf Ihre Workday Payroll-Daten anwenden, zeigen sich die Vorteile in mehreren Hauptbereichen, darunter Geschwindigkeit, Genauigkeit und Compliance. Durch die Straffung des Weges von der Datenerfassung bis zur Auszahlung können Sie die gesamte Durchlaufzeit erheblich reduzieren, Ihrem Team mehr Spielraum für komplexe Compliance-Überprüfungen verschaffen und den Stress enger Fristen mindern. Die Genauigkeit verbessert sich, da Sie die Grundursachen manueller Anpassungen beseitigen, was zu weniger außerplanmäßigen Prüfungen und geringeren Bankgebühren führt. Aus Compliance-Sicht bietet eine klare Abbildung jeder Aktion, die an einem Lohnbuchungsdatensatz vorgenommen wurde, einen unbestreitbaren Audit-Trail. Dies stellt sicher, dass jede Abzug, jede Steuerberechnung und jede Zahlung den spezifischen gesetzlichen Anforderungen der Gerichtsbarkeiten entspricht, in denen Sie tätig sind. Letztendlich führen diese Verbesserungen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund der Konsistenz und Zuverlässigkeit ihrer Vergütung.

Erste Schritte zur Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Verbesserung Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Reise der kontinuierlichen Verfeinerung. Beginnen Sie damit, Ihre Workday-Daten zu nutzen, um den aktuellen Zustand Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen über verschiedene Länder oder Gehaltsgruppen hinweg zu visualisieren. Vergleichen Sie die leistungsstärksten Gruppen mit denen, die häufig Verzögerungen oder hohe Fehlerraten aufweisen. Indem Sie sich zunächst auf die wichtigsten Engpässe konzentrieren, können Sie schnelle Effizienzgewinne erzielen, die Impulse für umfassendere Prozessverbesserungen geben. Ob Sie manuelle Arbeit reduzieren oder einfach nur sicherstellen möchten, dass jeder Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt wird, Process Mining bietet Ihnen den Fahrplan, den Sie benötigen, um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsabläufe in einen strategischen Wert zu verwandeln. Indem Sie der untenstehenden Anleitung folgen und die bereitgestellten Templates verwenden, können Sie noch heute Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Workflow identifizieren.