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Otimize a integração de funcionários no Workday

Os processos de onboarding de funcionários costumam enfrentar atrasos, riscos de conformidade e Workflows ineficientes. Nossa plataforma ajuda você a identificar os gargalos exatos e orienta a implementação de melhorias práticas. Simplifique a jornada dos novos funcionários, aumente a satisfação e garanta a conformidade para proporcionar um início mais tranquilo na sua organização.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o Employee Onboarding no Workday é essencial

Um Employee Onboarding eficiente vai muito além da papelada: ele é a base para o sucesso e a retenção de quem está chegando. Um processo de onboarding bem estruturado ajuda novos colaboradores a se tornarem rapidamente membros produtivos e engajados da sua equipe, contribuindo para o crescimento do negócio. Por outro lado, uma experiência de onboarding ineficiente ou confusa pode causar atrasos na produtividade, saída precoce de colaboradores, riscos de conformidade e aumento dos custos administrativos. Embora o Workday Onboarding ofereça ferramentas robustas para gerenciar tarefas e jornadas de novos colaboradores, a execução e o fluxo reais desses processos costumam esconder ineficiências que só podem ser identificadas por meio de uma análise aprofundada. Entender e otimizar o Employee Onboarding no Workday não significa apenas aumentar a eficiência do RH. Significa proteger o investimento em novos talentos e promover uma cultura positiva desde o primeiro dia.

Como o Process Mining esclarece seu processo de Workday Onboarding

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para entender de verdade a jornada de Employee Onboarding. Ao extrair Event Logs do seu sistema Workday, ele reconstrói o caminho completo percorrido por cada novo colaborador, desde a aceitação da oferta até sua integração completa. Essa representação visual revela os fluxos de processo reais, e não apenas os planejados. Você consegue ver claramente onde atividades como "Background Check Initiated", "IT Account Provisioning Initiated" ou "Equipment Ordered" realmente começam, quanto tempo levam e o que acontece depois. Essa perspectiva é essencial para identificar variações no processo, retrabalho inesperado e, principalmente, os gargalos exatos que dificultam uma experiência tranquila para quem está chegando. O Process Mining ajuda a responder perguntas importantes, como "Por que a configuração de TI demora mais em alguns departamentos?" ou "Os treinamentos obrigatórios são sempre concluídos antes do check-in de 30 dias?" Esse insight detalhado permite reduzir o tempo de ciclo do Employee Onboarding e aumentar a eficiência.

Principais áreas de melhoria descobertas pela análise orientada por dados

Analisar seu processo de Workday Onboarding com Process Mining costuma revelar várias áreas comuns de melhoria:

  • Identificação precisa de gargalos: identifique atividades ou sequências de tarefas que causam atrasos de forma recorrente, como o intervalo entre "Pre-employment Paperwork Completed" e "HR Profile Created". Assim, você consegue direcionar seus esforços de otimização com precisão.
  • Descoberta de desvios no processo: encontre casos em que o processo real se distancia do caminho padrão planejado. Esses desvios podem representar soluções alternativas ineficientes ou indicar falta de aderência às melhores práticas, afetando potencialmente a conformidade.
  • Otimização das transferências: avalie a eficiência das transições entre diferentes equipes, como RH e TI ou TI e Facilities. Atrasos nessas transferências críticas frequentemente contribuem para o aumento do tempo de ciclo do onboarding.
  • Garantia de conformidade e consistência: verifique se todas as etapas obrigatórias, como verificações de antecedentes, treinamentos específicos ou envio de documentos importantes, são concluídas dentro dos prazos exigidos para cada novo colaborador, garantindo conformidade em toda a organização.
  • Identificação de oportunidades de automação: os dados podem destacar tarefas manuais e repetitivas prontas para automação no Workday, liberando o RH e outras pessoas da equipe para atividades mais estratégicas.

Resultados esperados de uma experiência de onboarding mais eficiente

Ao usar Process Mining para otimizar seu processo de Employee Onboarding no Workday, você pode alcançar benefícios importantes e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo do Employee Onboarding: diminua significativamente o tempo necessário para que uma pessoa recém-contratada esteja totalmente operacional, acelerando sua contribuição e o retorno sobre o investimento.
  • Maior satisfação de quem está chegando: uma experiência de onboarding organizada e sem atritos melhora significativamente a primeira percepção do novo colaborador sobre a empresa, aumentando o engajamento e o moral desde o primeiro dia.
  • Mais eficiência para o RH: simplifique tarefas de RH e administrativas, reduza a carga de trabalho das equipes de RH e recrutamento e permita que elas se concentrem em iniciativas estratégicas de talentos, em vez de acompanhar processos manualmente.
  • Conformidade fortalecida: garanta que todos os requisitos legais, regulatórios e das políticas da empresa sejam atendidos de forma consistente para cada novo colaborador, minimizando riscos e assegurando uma experiência padronizada.
  • Melhor alocação de recursos: entenda com clareza onde os recursos estão sendo utilizados no processo de onboarding, permitindo planejar e distribuir pessoas e ferramentas com mais eficiência.

Como começar a otimizar seu processo de Employee Onboarding

Pronto para transformar seu processo de Employee Onboarding? Este guia ajuda você a iniciar sua jornada de descoberta e melhoria. Aplicando técnicas de Process Mining aos seus dados do Workday, você pode revelar ineficiências, resolver gargalos e criar uma experiência de onboarding melhor para cada novo colaborador. Dê o primeiro passo para oferecer um início mais eficiente, em conformidade e acolhedor para seus talentos.

Integração de funcionários Experiência de novos contratados Conformidade de RH Processo de integração Aquisição de talentos Departamento de RH Redução do tempo de ciclo Eficiência de RH Novo contratado Automação de RH Pré-integração Integração de funcionários

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Muitos novos colaboradores enfrentam longos períodos de espera entre a aceitação da oferta e o primeiro dia de trabalho, ou até depois da data de início para receber recursos essenciais. Esse tempo de ciclo prolongado afeta a produtividade e o moral da equipe e pode levar a saídas precoces, gerando custos significativos de tempo e dinheiro para a organização.
O ProcessMind analisa Event Logs do Workday Onboarding para mapear a jornada real e identificar exatamente onde os atrasos acontecem e quais são suas causas-raiz. Assim, você consegue simplificar as etapas e reduzir o tempo total de ciclo do onboarding.

Depois da data de início, novos colaboradores frequentemente esperam muito tempo por contas de TI, softwares necessários ou até equipamentos físicos. Isso impede a produtividade imediata e gera frustração, prejudicando a percepção sobre o preparo e a eficiência da organização no processo de Employee Onboarding.
Usando dados do Workday Onboarding, o ProcessMind identifica atividades específicas, como "IT Account Provisioning Initiated" ou "Equipment Delivered", que causam atrasos de forma recorrente. A plataforma destaca esses gargalos, permitindo melhorias direcionadas no processo e uma coordenação mais eficiente dos recursos.

A jornada de onboarding costuma variar bastante entre departamentos ou funções, resultando em uma experiência inconsistente e, às vezes, abaixo do esperado para novos colaboradores. Essa falta de padronização pode gerar dúvidas e frustração e dificultar a integração à cultura da empresa e às tarefas do Workday Onboarding.
O ProcessMind revela todas as variações do seu processo de Employee Onboarding, mostrando caminhos fora do padrão e desvios do fluxo ideal. Essa transparência permite padronizar as melhores práticas e garantir uma experiência consistente e positiva para cada novo colaborador.

Tarefas críticas de conformidade, como verificações de antecedentes ou treinamentos obrigatórios, frequentemente não são concluídas ou são finalizadas depois do prazo. Isso expõe a organização a riscos legais, multas regulatórias e ineficiências operacionais no processo de Workday Onboarding, comprometendo a segurança e a integridade das operações.
O ProcessMind monitora a conclusão de atividades importantes de conformidade, como "Background Check Completed" ou "Mandatory Training Completed", comparando-as com seus prazos. A plataforma identifica e sinaliza proativamente os itens atrasados, permitindo uma ação corretiva imediata e garantindo a aderência às políticas de RH no Employee Onboarding.

Muitas etapas do Employee Onboarding ainda dependem da entrada manual de dados ou exigem revisões repetidas por causa de erros ou informações incompletas. Isso aumenta a carga administrativa, eleva os custos operacionais e atrasa o momento em que novos colaboradores se tornam totalmente produtivos, mesmo com o uso de sistemas como o Workday Onboarding.
O ProcessMind visualiza todos os loops do processo e identifica atividades que são repetidas com frequência ou geram retrabalho, geralmente por inconsistências nos dados ou transferências manuais. Ao destacar essas ineficiências, ajudamos você a automatizar tarefas e eliminar intervenções manuais desnecessárias.

As equipes de RH e os gestores responsáveis pela contratação muitas vezes não têm uma visão clara e em tempo real de onde cada novo colaborador está na jornada de onboarding. Essa falta de transparência dificulta a resolução proativa de problemas, a antecipação de atrasos e o oferecimento de suporte no momento certo, levando a uma abordagem reativa no Employee Onboarding.
O ProcessMind oferece uma visão de raio X de todo o processo de Workday Onboarding, de "Offer Accepted" a "30-Day Check-in Performed". A plataforma cria um mapa vivo do processo, com visibilidade completa de cada etapa, duração e participante, ajudando você a tomar decisões orientadas por dados.

Etapas críticas do onboarding, como aprovar solicitações de equipamentos ou iniciar apresentações à equipe, frequentemente atrasam porque os gestores responsáveis pela contratação não concluem suas tarefas no prazo. Esses atrasos afetam diretamente a experiência e a produtividade de quem está chegando, prolongando sua integração à equipe.
O ProcessMind analisa os prazos de atividades específicas dos gestores no Workday Onboarding, como "Workspace Setup Completed" ou "Team Introduction Completed". A plataforma identifica quais gestores ou departamentos causam atrasos de forma recorrente, permitindo treinamentos direcionados ou ajustes no processo para aumentar o engajamento dos gestores no Employee Onboarding.

Um número significativo de novos colaboradores sai nos primeiros meses, muitas vezes mencionando uma experiência de onboarding ruim ou confusa. Essa saída precoce resulta em desperdício dos custos de recrutamento, perda de produtividade e impacto negativo na marca empregadora, tornando o Employee Onboarding eficiente essencial.
O ProcessMind relaciona variações e atrasos no processo de onboarding aos dados de retenção de novos colaboradores, identificando padrões que contribuem para saídas precoces. Ao entender essas causas-raiz, as organizações podem otimizar o Workday Onboarding e criar uma experiência de boas-vindas mais envolvente e eficaz.

Novos colaboradores frequentemente enfrentam atrasos para receber ou concluir treinamentos obrigatórios essenciais, o que dificulta o desempenho de suas funções e o atendimento aos requisitos de conformidade. Esse gargalo pode ser causado por atribuições tardias ou pela falta de lembretes, criando riscos para a organização.
O ProcessMind acompanha o fluxo de "Mandatory Training Assigned" a "Mandatory Training Completed", revelando onde a atribuição ou a conclusão dos treinamentos está atrasada. A plataforma ajuda a otimizar o momento e os gatilhos de entrega dos treinamentos no Workday Onboarding, garantindo conformidade e desenvolvimento de habilidades no prazo.

Dados incorretos ou incompletos inseridos durante a criação do perfil de RH geram problemas nas etapas seguintes, exigindo correções manuais e podendo atrasar a folha de pagamento, a adesão a benefícios e o acesso aos sistemas. Isso cria ineficiências e uma experiência frustrante para o novo colaborador e a equipe de RH.
O ProcessMind identifica alterações ou retrabalhos frequentes relacionados às atividades de "HR Profile Created" analisando os atributos do Event Log. A plataforma mostra onde os erros de entrada de dados ocorrem com mais frequência, permitindo melhorar os formulários de entrada ou as etapas do processo no Workday Onboarding e aumentar a qualidade dos dados.

Mesmo usando um sistema robusto como o Workday Onboarding, muitas tarefas rotineiras e repetitivas do processo de onboarding ainda são realizadas manualmente. Isso limita a escalabilidade, aumenta a probabilidade de erros humanos e ocupa recursos valiosos do RH que poderiam estar concentrados em iniciativas estratégicas.
O ProcessMind mapeia toda a jornada de Employee Onboarding, revelando todas as transferências e atividades manuais que poderiam ser automatizadas. A plataforma identifica oportunidades de RPA ou melhorias de integração nos Workflows do Workday Onboarding, ajudando você a maximizar a eficiência e reduzir os custos operacionais.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Otimizar o processo de Workday Onboarding para reduzir significativamente o tempo entre a aceitação da oferta e a produtividade plena de um novo colaborador é essencial. Esse objetivo busca melhorar a experiência do colaborador, reduzir a carga administrativa e acelerar a contribuição de novos talentos, impactando a eficiência geral e a vantagem competitiva da organização. O ProcessMind ajuda visualizando a jornada de ponta a ponta, identificando os gargalos exatos e suas causas-raiz e quantificando o impacto de cada atraso. A plataforma permite definir metas e monitorar continuamente as melhorias no tempo de ciclo do Workday Onboarding, garantindo um avanço mensurável rumo a uma integração mais rápida.

Garantir que novos colaboradores recebam os recursos necessários, como equipamentos de TI e acesso aos sistemas, antes ou no primeiro dia é fundamental para uma boa experiência inicial e produtividade imediata. Atrasos no fornecimento podem gerar frustração e perda de tempo. O ProcessMind oferece visibilidade clara sobre o subprocesso de fornecimento de recursos no Workday Onboarding, acompanhando o tempo exato de cada etapa. A plataforma identifica os responsáveis e os atrasos específicos, permitindo intervenções direcionadas e ajustes no processo para acelerar significativamente a entrega.

Experiências de onboarding inconsistentes podem gerar diferentes níveis de satisfação, percepção de equidade e riscos de conformidade em uma organização. Oferecer uma experiência padronizada e de alta qualidade garante que todos os colaboradores iniciem sua jornada em condições equivalentes, fortalecendo a cultura da empresa. O ProcessMind revela todas as variantes existentes no processo de Workday Onboarding, permitindo comparar os caminhos de onboarding entre diferentes departamentos ou funções. Essa análise detalhada ajuda a identificar desvios das melhores práticas e estabelecer um padrão global consistente e otimizado.

O não cumprimento de tarefas obrigatórias de onboarding, como verificações de antecedentes ou confirmações de políticas, traz riscos legais e operacionais significativos. Este objetivo garante que todas as etapas críticas sejam concluídas no prazo e de acordo com as regulamentações, protegendo a organização e oferecendo um início seguro para novos colaboradores. O ProcessMind monitora continuamente o status de conclusão de todas as atividades obrigatórias no Workday Onboarding, destacando tarefas atrasadas e possíveis lacunas de conformidade em tempo real. A plataforma oferece os insights necessários para agir de forma proativa diante da não conformidade e manter a organização pronta para auditorias.

Muitos processos de onboarding de colaboradores ainda dependem de entrada manual de dados ou tarefas repetitivas, gerando ineficiências, erros e aumento de custos. Identificar e automatizar essas etapas pode liberar a equipe de RH, reduzir o tempo de ciclo e melhorar a precisão dos dados. O ProcessMind mapeia visualmente todo o processo de Workday Onboarding, destacando com clareza todas as atividades manuais. A plataforma quantifica o tempo e os recursos gastos nessas etapas, revelando oportunidades de automação de alto impacto e oferecendo uma justificativa de negócio clara para Robotic Process Automation (RPA) ou outras soluções digitais.

A visibilidade limitada sobre o status das jornadas de onboarding de novos colaboradores pode dificultar o oferecimento de suporte no momento certo por parte do RH e dos gestores responsáveis pela contratação, além de impedir a identificação proativa de possíveis atrasos. Uma visibilidade maior melhora a comunicação e permite um processo mais fluido e transparente. O ProcessMind oferece uma visão abrangente e em tempo real do progresso de cada novo colaborador no Workday Onboarding. A plataforma disponibiliza Dashboards e relatórios detalhados que mostram exatamente em que ponto cada caso está, permitindo que as equipes de RH antecipem problemas e ofereçam suporte proativo para uma experiência superior.

Atrasos causados por tarefas dependentes de gestores, como aprovações ou atribuições de tarefas, podem prolongar significativamente o processo geral de onboarding e afetar a experiência inicial de quem está chegando. Reduzir esses gargalos é essencial para simplificar a jornada. O ProcessMind identifica as atividades específicas dependentes de gestores que causam atrasos e quantifica seu impacto no tempo de ciclo do onboarding. A plataforma ajuda a encontrar padrões e oferece insights orientados por dados para otimizar o envolvimento dos gestores e melhorar a eficiência do Workflow no Workday Onboarding.

Uma experiência de onboarding fragmentada ou prolongada pode contribuir significativamente para a saída precoce de colaboradores, aumentando os custos de recrutamento e reduzindo a produtividade. Melhorar o processo de onboarding contribui diretamente para aumentar a satisfação e a retenção de novos colaboradores. O ProcessMind ajuda a analisar as jornadas de onboarding de pessoas que saem prematuramente, identificando pontos críticos de atrito ou atraso no Workday Onboarding que podem contribuir para a insatisfação. Ao entender esses padrões, as organizações podem implementar melhorias direcionadas para aumentar a retenção.

Atrasos na conclusão de treinamentos obrigatórios não apenas criam riscos de conformidade, mas também dificultam o desempenho eficaz das funções por parte de novos colaboradores. Acelerar esse processo garante que as pessoas estejam qualificadas e em conformidade mais rapidamente. O ProcessMind acompanha todo o ciclo, da atribuição à conclusão do treinamento obrigatório no Workday Onboarding, destacando onde os atrasos ocorrem e suas causas-raiz. Assim, você pode realizar intervenções direcionadas, como ajustar a programação de notificações ou reavaliar os métodos de entrega dos treinamentos, para melhorar significativamente as taxas de conclusão.

Erros nos dados do perfil de RH de novos colaboradores podem causar uma série de problemas, incluindo erros na folha de pagamento, problemas na adesão a benefícios e divergências de conformidade. Eliminar esses erros melhora a integridade dos dados e reduz retrabalhos caros para as equipes de RH. O ProcessMind identifica loops de retrabalho e exceções no processo de Workday Onboarding diretamente relacionados a erros de entrada de dados. Ao analisar a frequência e a origem desses erros, as organizações podem implementar medidas preventivas, como validações de dados mais rigorosas ou automação, para reduzir drasticamente as divergências.

Muitas etapas manuais do processo de Employee Onboarding representam oportunidades importantes de automação, resultando em mais eficiência, menores custos operacionais e maior precisão. Identificar essas áreas de forma sistemática é essencial para transformar o processo. O ProcessMind analisa Event Logs detalhados para revelar todas as atividades manuais e suas interdependências no Workday Onboarding, quantificando a possível economia de tempo e custos com a automação. A plataforma prioriza os candidatos à automação com base em frequência, duração e impacto, oferecendo um roteiro claro para iniciativas de transformação digital.

A jornada de melhoria em 6 etapas para o onboarding de colaboradores

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Exporte seus dados do Workday
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Carregue seu conjunto de dados
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Analise seu processo de onboarding
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Implemente mudanças
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Monitore a performance
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O que fazer

Obtenha o Template do Excel desenvolvido especificamente para dados do processo de onboarding de colaboradores. Esse Template garante que você capture todas as informações necessárias para uma análise eficaz.

Ver o Guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início evita retrabalho e garante uma modelagem precisa do processo. Isso simplifica a preparação dos dados para gerar insights melhores.

Resultado esperado

Um Template do Excel vazio, pré-formatado e adaptado aos dados do seu processo de onboarding no Workday.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra o fluxo real do onboarding de funcionários

O ProcessMind transforma seus dados de onboarding do Workday em visualizações claras e interativas. Identifique atrasos exatos, descubra riscos de conformidade e veja a jornada real de cada novo funcionário.
  • Visualize o caminho real do onboarding no Workday
  • Identifique os atrasos exatos do onboarding
  • Identifique riscos de conformidade no Workday
  • Aumente a satisfação e a velocidade do onboarding de novos funcionários
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Alcance a excelência no onboarding de funcionários

Esses resultados ilustram os benefícios concretos que as organizações podem obter ao aplicar Process Mining aos Workflows de onboarding de funcionários. Usamos insights dos dados de onboarding do Workday para identificar gargalos e ineficiências, gerando melhorias mensuráveis.

0 %
Onboarding mais rápido

Redução do tempo de ponta a ponta

Acelere toda a jornada de uma nova contratação, desde a aceitação da oferta até o check-in de 30 dias, garantindo que os novos funcionários se tornem produtivos mais cedo. Isso melhora a eficiência geral e reduz a carga administrativa.
0 %
Entrega mais rápida de recursos

Configuração essencial de TI e do espaço de trabalho

Simplifique a entrega de contas de TI, equipamentos e a configuração do espaço de trabalho, garantindo que as novas contratações tenham tudo de que precisam para começar a trabalhar com eficiência desde o primeiro dia. Isso melhora a experiência no primeiro dia.
0 %
Conformidade total alcançada

Tarefas obrigatórias concluídas no prazo

Garanta que todas as tarefas obrigatórias críticas, como verificações de antecedentes e documentação, sejam concluídas até as respectivas datas de vencimento. Isso reduz os riscos de conformidade e garante a aderência regulatória para cada nova contratação.
0 %
Menos retrabalho nos dados de RH

Menos erros na criação de perfis de RH

Reduza drasticamente a frequência de correções e etapas de redigitação nos dados dos perfis de RH. Isso economiza um tempo valioso da equipe de RH e melhora a precisão dos dados, reduzindo problemas nas etapas seguintes.
0 %
Pronto para o primeiro dia

Recursos essenciais prontos no prazo

Garanta que uma alta porcentagem das novas contratações tenha todas as contas de TI, equipamentos e espaços de trabalho essenciais preparados antes da data oficial de início. Isso garante produtividade desde o primeiro dia e aumenta a satisfação dos novos funcionários.
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Conclusão mais rápida do treinamento

Tempo médio dos módulos obrigatórios

Reduza o tempo médio necessário para que as novas contratações concluam todos os módulos de treinamento obrigatórios. Assim, os funcionários ficam preparados para a função mais rapidamente e adquirem conhecimentos essenciais, acelerando o tempo até a produtividade.

Os resultados variam de acordo com as complexidades específicas do seu processo de onboarding, o nível de maturidade da implementação do onboarding no Workday e a qualidade dos dados. Esses números representam melhorias típicas observadas em diferentes organizações que usam Process Mining em processos semelhantes.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

Um identificador exclusivo para o processo de onboarding de cada novo funcionário, desde a aceitação da oferta até sua integração inicial.

Por que isso importa

É o atributo fundamental que conecta todas as atividades relacionadas em uma única instância de processo de ponta a ponta, permitindo a descoberta e a análise do processo.

O nome de uma tarefa ou marco específico ocorrido no processo de onboarding.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar o fluxo do processo e analisar sua estrutura e suas variações.

A data e o horário exatos em que uma atividade de onboarding foi concluída ou teve seu status alterado.

Por que isso importa

Ele fornece o contexto temporal de todas as atividades, essencial para calcular métricas de performance, como o tempo de ciclo, e identificar atrasos.

O identificador exclusivo atribuído à nova contratação.

Por que isso importa

Ele funciona como uma chave primária para vincular os dados do processo de onboarding aos dados mais amplos do ciclo de vida do funcionário, permitindo análises de RH mais completas.

O nome do gestor responsável pela nova contratação.

Por que isso importa

Ele permite analisar a performance por um stakeholder importante, revelando gargalos e inconsistências em tarefas que dependem do gestor.

O departamento ou a unidade de negócio à qual o novo funcionário está se juntando.

Por que isso importa

É uma dimensão principal para benchmarking e identificação de variações do processo e boas práticas em toda a organização.

O status atual do caso geral de onboarding, como "In Progress", "Completed" ou "Canceled".

Por que isso importa

Ele permite segmentar os casos com base no resultado, possibilitando uma análise direcionada de processos concluídos, em andamento ou cancelados.

O primeiro dia oficial de trabalho do novo funcionário.

Por que isso importa

Ela serve como um prazo crítico para tarefas de pré-onboarding e é usada para medir o KPI "First Day Readiness Rate".

O prazo até o qual uma tarefa obrigatória ou relacionada à conformidade deve ser concluída.

Por que isso importa

Ele permite monitorar tarefas de conformidade com prazo definido e calcular taxas de conclusão no prazo.

O sistema ou tipo de usuário que iniciou determinada atividade, usado para diferenciar etapas automatizadas de etapas manuais.

Por que isso importa

Ele ajuda a diferenciar atividades automatizadas de atividades manuais, o que é fundamental para identificar oportunidades de automação e medir a eficiência do processo.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início oficial do caso de onboarding, acionado quando um candidato aceita sua oferta de emprego. No Workday, isso normalmente é registrado como a conclusão da etapa "Make Offer" ou "Offer" no processo de negócio de recrutamento, que então inicia o Workflow de onboarding.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo de onboarding de ponta a ponta. Analisar o tempo a partir deste ponto oferece uma visão completa da jornada da nova contratação e do tempo total do ciclo.

Marca a conclusão do processo de verificação de antecedentes do candidato. Esse é um marco crítico, geralmente registrado quando os resultados são recebidos do fornecedor e atualizados no perfil do candidato no Workday.

Por que isso importa

Este é um marco importante de conformidade. Atrasos na conclusão da verificação de antecedentes podem adiar a data oficial de início e afetar o planejamento de recursos.

Esta atividade representa a criação formal do registro do funcionário no sistema de HCM, fazendo a transição de candidato para pré-contratado ou funcionário. No Workday, esta é a etapa final do processo de negócio "Hire".

Por que isso importa

Este é um marco fundamental que estabelece oficialmente o funcionário no sistema, permitindo a execução da folha de pagamento, dos benefícios e de outras funções essenciais de RH. É um pré-requisito para a maioria das atividades de provisionamento.

Este marco confirma que todas as contas de TI e permissões de acesso necessárias foram criadas com sucesso para a nova contratação. O evento é capturado quando a equipe de TI conclui sua tarefa de provisionamento atribuída no Workday.

Por que isso importa

Garantir que as contas de TI estejam prontas antes da data de início é fundamental para uma experiência positiva de onboarding e produtividade imediata. Este marco ajuda a medir a "First Day Readiness".

Esta atividade representa o primeiro dia oficial de trabalho da nova contratação. Não é um evento explícito, mas uma data importante associada ao perfil do funcionário.

Por que isso importa

Esta é uma data crítica para a conformidade e a análise do processo. Ela permite medir a "First Day Readiness" comparando as datas de conclusão do provisionamento com essa data de início.

Representa a conclusão de um check-in agendado entre a nova contratação e seu gestor, normalmente por volta do 30º dia. Geralmente, isso é registrado quando o gestor conclui uma tarefa correspondente de "To Do" no Workday.

Por que isso importa

Esta é uma atividade final importante do processo inicial de onboarding, com foco no engajamento e na retenção dos funcionários. Ela serve como um ponto final confiável para medir o tempo total do ciclo de onboarding.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining identifica gargalos, lacunas de conformidade e variações no seu processo de onboarding no Workday. Ele mostra exatamente onde ocorrem atrasos, como no provisionamento de recursos essenciais ou na conclusão de tarefas obrigatórias, permitindo melhorias direcionadas. Isso ajuda a padronizar a experiência dos novos colaboradores e reduzir o esforço manual excessivo.

O Process Mining usa Event Logs do Workday Onboarding, nos quais cada evento tem um Onboarding Case ID, uma atividade e um registro de data e hora. Ao analisar essas sequências, ele reconstrói o fluxo real do processo do início ao fim. Essa abordagem orientada por dados revela desvios do caminho ideal e identifica áreas para otimização e automação.

Você precisará principalmente de Event Logs contendo um identificador de caso, um nome de atividade e um registro de data e hora para cada etapa do processo de onboarding. No Workday, isso significa identificar tabelas e campos relevantes relacionados a Onboarding Cases, status de tarefas e horários de conclusão. Atributos adicionais, como departamento ou tipo de novo colaborador, podem enriquecer a análise.

Você pode esperar melhorias significativas, como uma redução de 25% no tempo de ciclo do onboarding e um provisionamento 30% mais rápido de recursos essenciais. O Process Mining ajuda a alcançar 100% de conformidade nas tarefas obrigatórias e identifica oportunidades para automatizar etapas manuais. No fim, isso proporciona uma experiência mais fluida aos novos colaboradores e melhora a retenção.

A configuração inicial, incluindo a extração de dados e a configuração do modelo, muitas vezes pode ser concluída em 4 a 6 semanas, dependendo da acessibilidade e da complexidade dos dados. O prazo depende principalmente da facilidade para extrair os Event Logs e transformá-los em um formato pronto para Process Mining. Assim que os dados começam a fluir, os insights podem ser gerados rapidamente.

Sim. O Process Mining é excelente para identificar atividades manuais frequentes e retrabalho no seu Workflow de onboarding. Ao visualizar o processo real, ele destaca etapas sujeitas a erros humanos ou ineficiências, tornando-as candidatas ideais à automação. Isso ajuda a priorizar onde implementar automação robótica de processos, RPA ou outras soluções digitais.

O Process Mining beneficia organizações de todos os tamanhos que querem otimizar seus processos. Mesmo empresas menores, com menos novos colaboradores, podem obter insights valiosos sobre a eficiência do onboarding, a conformidade e a experiência dos colaboradores. O essencial é ter dados de eventos suficientes, não necessariamente um grande volume de casos.

Os principais requisitos técnicos incluem acesso aos recursos de relatórios ou à API do Workday para extração de dados, uma solução de armazenamento de dados e uma plataforma de Process Mining. Você também precisará de conhecimento em transformação de dados para converter os logs brutos do Workday no formato de Event Log exigido. A colaboração com a equipe de TI é fundamental para garantir o tratamento seguro e a integração dos dados.

O Process Mining visualiza todos os caminhos percorridos no seu processo de onboarding, mostrando claramente os desvios dos Workflows em conformidade. Ele pode sinalizar casos em que tarefas obrigatórias, como verificações de antecedentes ou confirmações de políticas, foram ignoradas ou atrasadas. Essa identificação proativa permite tratar lacunas de conformidade antes que se tornem problemas críticos.

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