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Améliorez l’intégration de vos employés

Optimisez l’intégration dans Workday grâce à notre guide en 6 étapes
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Améliorez l’intégration des employés dans Workday

Les processus d’intégration des employés sont souvent ralentis par des retards, des risques de non-conformité et des flux de travail inefficaces. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement et vous guide dans la mise en place d’améliorations concrètes. Optimisez le parcours des nouveaux employés, améliorez leur satisfaction et veillez au respect des exigences de conformité pour leur offrir un meilleur départ dans votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser l’intégration des employés dans Workday est essentiel

Une intégration efficace des employés ne se résume pas à remplir des formalités administratives : elle pose les bases de la réussite des nouvelles recrues et de leur fidélisation à long terme. Un processus d’intégration bien organisé permet aux nouveaux employés de devenir rapidement des membres productifs et engagés de votre équipe, et de contribuer ainsi à la croissance de l’entreprise. À l’inverse, une expérience d’intégration inefficace ou compliquée peut retarder la montée en productivité, entraîner des départs précoces, créer des risques de non-conformité et augmenter les coûts administratifs. Workday Onboarding propose des outils pour gérer les tâches et le parcours des nouvelles recrues, mais l’exécution et le déroulement réels de ces processus comportent souvent des inefficacités invisibles, que seule une analyse approfondie permet de repérer. Comprendre et optimiser l’intégration des employés dans Workday ne consiste pas seulement à améliorer l’efficacité des RH : il s’agit aussi de protéger votre investissement dans les nouveaux talents et de créer un environnement de travail positif dès le premier jour.

Comment le Process Mining éclaire votre processus d’intégration dans Workday

Le Process Mining s’appuie sur les données pour vous aider à comprendre le parcours d’intégration des employés dans son ensemble. En extrayant les journaux d’événements de votre système Workday, il reconstitue le parcours complet de chaque nouvelle recrue, de l’acceptation de l’offre à son intégration dans l’entreprise. Cette représentation visuelle montre le déroulement réel du processus, et non le parcours prévu. Vous pouvez voir précisément quand commencent des activités telles que « Vérification des antécédents lancée », « Création du compte informatique lancée » ou « Équipement commandé », combien de temps elles prennent et quelles étapes leur succèdent. Cette vue permet de repérer les variantes du processus, les reprises inattendues et, surtout, les goulots d’étranglement qui compliquent l’expérience des nouvelles recrues. Le Process Mining aide à répondre à des questions importantes comme « Pourquoi la configuration informatique prend-elle plus de temps dans certains services ? » ou « Les formations obligatoires sont-elles toujours terminées avant le point de suivi à 30 jours ? ». Ces analyses détaillées vous permettent de réduire le temps de cycle d’intégration des employés et d’améliorer l’efficacité.

Principaux axes d’amélioration révélés par l’analyse des données

L’analyse de votre processus d’intégration dans Workday avec le Process Mining fait souvent ressortir plusieurs pistes d’amélioration :

  • Repérer les goulots d’étranglement : identifiez les activités ou les séquences de tâches qui entraînent régulièrement des retards, par exemple le délai entre « Formalités préalables à l’embauche terminées » et « Profil RH créé ». Vous pouvez ainsi cibler précisément les améliorations à apporter au processus.
  • Repérer les écarts du processus : découvrez les cas où le déroulement réel s’écarte du parcours standard prévu. Ces écarts peuvent révéler des contournements inefficaces ou un manque de respect des bonnes pratiques, avec des conséquences possibles sur la conformité.
  • Optimiser les transferts entre équipes : évaluez l’efficacité des passages de relais entre les équipes, par exemple entre les RH et l’informatique, ou entre l’informatique et les services généraux. Les retards à ces étapes contribuent souvent à allonger le temps de cycle d’intégration.
  • Garantir la conformité et la cohérence : vérifiez que chaque nouvelle recrue accomplit toutes les étapes obligatoires, comme les vérifications d’antécédents, les formations requises et la remise de documents importants, dans les délais impartis. Vous veillez ainsi au respect des exigences dans toute l’organisation.
  • Repérer les possibilités d’automatisation : les données peuvent mettre en évidence les tâches manuelles répétitives qui pourraient être automatisées dans Workday. Les équipes RH et les autres collaborateurs peuvent alors consacrer davantage de temps à des missions stratégiques.

Résultats attendus d’une intégration bien organisée

En optimisant le processus d’intégration des employés dans Workday grâce au Process Mining, vous pouvez obtenir plusieurs résultats mesurables :

  • Réduire le temps de cycle d’intégration des employés : raccourcissez nettement le délai nécessaire pour qu’une nouvelle recrue soit pleinement opérationnelle. Elle peut ainsi contribuer plus rapidement et votre investissement porte ses fruits plus tôt.
  • Améliorer la satisfaction des nouvelles recrues : une intégration bien organisée améliore sensiblement la première impression que les nouveaux employés ont de l’entreprise et renforce leur engagement et leur motivation dès le premier jour.
  • Améliorer l’efficacité des RH : simplifiez les tâches administratives et RH pour réduire la charge de travail des équipes RH et recrutement. Elles peuvent ainsi se concentrer sur la gestion stratégique des talents plutôt que sur le suivi manuel des étapes du processus.
  • Renforcer la conformité : veillez à ce que chaque nouvelle recrue respecte systématiquement les exigences légales, réglementaires et internes. Vous réduisez les risques et garantissez une expérience cohérente.
  • Mieux répartir les ressources : déterminez où les ressources sont mobilisées dans le processus d’intégration afin de mieux planifier et affecter le personnel et les outils.

Premiers pas pour optimiser le processus d’intégration des employés

Vous souhaitez transformer votre processus d’intégration des employés ? Ce guide vous aide à commencer votre démarche d’analyse et d’amélioration. En appliquant les techniques de Process Mining aux données Workday, vous pouvez repérer les inefficacités, traiter les goulots d’étranglement et créer une meilleure expérience d’intégration pour chaque nouvelle recrue. Faites le premier pas vers une arrivée plus efficace, conforme et accueillante pour vos nouveaux talents.

Intégration des employés Expérience des nouvelles recrues Conformité RH Processus d’intégration Acquisition de talents Service des ressources humaines Réduction du temps de cycle Efficacité des ressources humaines Nouvelle recrue Automatisation des processus RH Préintégration Intégration des employés

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

De nombreuses nouvelles recrues attendent longtemps entre l’acceptation de l’offre et leur premier jour, voire après leur arrivée, avant de recevoir les ressources indispensables. Ce temps de cycle prolongé nuit à la productivité et au moral des employés, et peut entraîner des départs précoces, qui coûtent beaucoup de temps et d’argent à l’organisation.
ProcessMind analyse les journaux d’événements de Workday Onboarding pour cartographier le parcours réel et repérer précisément les retards et leurs causes. Vous pouvez ainsi simplifier les étapes et réduire le temps de cycle global de l’intégration.

Après leur arrivée, les nouveaux employés doivent souvent attendre longtemps avant d’obtenir un compte informatique, les logiciels nécessaires ou même leur équipement. Ils ne peuvent donc pas être immédiatement productifs, ce qui suscite de la frustration et donne une image peu favorable de la préparation et de l’efficacité de l’organisation en matière d’intégration des employés.
À partir des données de Workday Onboarding, ProcessMind repère les activités qui entraînent régulièrement des retards, comme « Création du compte informatique lancée » ou « Équipement livré ». En mettant en évidence ces goulots d’étranglement, la plateforme vous aide à cibler les améliorations et à mieux coordonner les ressources.

Le parcours d’intégration varie souvent beaucoup d’un service ou d’un poste à l’autre. Les nouveaux employés ne bénéficient donc pas tous de la même expérience, qui peut parfois être insuffisante. Ce manque de cohérence peut les désorienter et les frustrer, et compliquer leur intégration à la culture de l’entreprise ainsi que l’accomplissement des tâches dans Workday Onboarding.
ProcessMind révèle les variantes du processus d’intégration des employés, notamment les parcours non standard et les écarts par rapport au déroulement prévu. Cette visibilité vous permet de généraliser les bonnes pratiques et d’offrir une expérience cohérente et positive à chaque nouvelle recrue.

Des tâches essentielles au respect des exigences, comme les vérifications d’antécédents ou les formations obligatoires, sont souvent oubliées ou terminées après la date prévue. Dans le processus Workday Onboarding, ces retards exposent l’organisation à des risques juridiques, à des sanctions réglementaires et à des inefficacités opérationnelles, tout en compromettant la sécurité et l’intégrité des opérations.
ProcessMind suit les activités essentielles au respect des exigences, comme « Vérification des antécédents terminée » ou « Formation obligatoire terminée », et les compare aux échéances prévues. La plateforme repère et signale les retards afin de permettre une correction rapide et de veiller au respect des politiques RH lors de l’intégration des employés.

De nombreuses étapes de l’intégration des employés reposent encore sur la saisie manuelle de données ou nécessitent plusieurs corrections en raison d’erreurs ou d’informations manquantes. La charge administrative et les coûts opérationnels augmentent, tandis que les nouvelles recrues mettent plus de temps à devenir pleinement productives, même avec un système comme Workday Onboarding.
ProcessMind visualise les boucles du processus et repère les activités souvent répétées ou suivies de reprises, généralement en raison d’incohérences dans les données ou de transferts manuels. En mettant ces inefficacités en évidence, la plateforme vous aide à automatiser certaines tâches et à éviter les interventions manuelles inutiles.

Les équipes RH et les responsables du recrutement ne savent souvent pas précisément où en sont les nouvelles recrues dans leur parcours d’intégration. Ce manque de visibilité complique la résolution rapide des problèmes, l’anticipation des retards et la mise à disposition d’une assistance au bon moment. Les équipes sont alors contraintes de réagir au lieu d’anticiper.
ProcessMind vous donne une vue complète du processus Workday Onboarding, de « Offre acceptée » à « Point de suivi à 30 jours effectué ». La plateforme crée une cartographie évolutive du processus et vous permet de suivre chaque étape, sa durée et ses participants pour prendre des décisions fondées sur les données.

Des étapes essentielles de l’intégration, comme l’approbation des demandes d’équipement ou l’organisation des présentations à l’équipe, sont souvent retardées parce que les responsables du recrutement ne terminent pas leurs tâches à temps. Ces retards nuisent directement à l’expérience et à la productivité des nouvelles recrues, et prolongent leur intégration à l’équipe.
ProcessMind analyse les délais des activités attribuées aux responsables dans Workday Onboarding, comme « Aménagement de l’espace de travail terminé » ou « Présentation à l’équipe effectuée ». La plateforme repère les responsables ou les services qui entraînent régulièrement des retards, afin de cibler les formations ou les ajustements du processus et d’améliorer leur participation à l’intégration des employés.

Un nombre important de nouveaux employés partent au cours de leurs premiers mois, souvent après une expérience d’intégration décevante ou déroutante. Ces départs précoces entraînent des coûts de recrutement inutiles, une perte de productivité et une dégradation de la marque employeur. Une intégration efficace des employés est donc essentielle.
ProcessMind met en relation les variantes et les retards du processus d’intégration avec les données de fidélisation des nouvelles recrues, afin de repérer les facteurs associés aux départs précoces. En comprenant leurs causes, les organisations peuvent optimiser Workday Onboarding et proposer un accueil plus engageant et mieux organisé.

Les nouvelles recrues se voient souvent attribuer tardivement les formations obligatoires ou tardent à les terminer. Elles peuvent alors avoir du mal à exercer leurs fonctions et à respecter les exigences de conformité. Ce goulot d’étranglement peut s’expliquer par une attribution tardive ou l’absence de rappels, ce qui crée des risques pour l’organisation.
ProcessMind suit le parcours de « Formation obligatoire attribuée » à « Formation obligatoire terminée » et révèle les retards d’attribution ou d’achèvement. La plateforme vous aide à optimiser le calendrier et le déclenchement des formations dans Workday Onboarding pour assurer le respect des exigences et le développement des compétences dans les délais.

Des données inexactes ou incomplètes lors de la création du profil RH entraînent des problèmes en aval. Il faut alors corriger les informations manuellement, ce qui peut retarder la paie, l’inscription aux avantages sociaux et l’accès aux systèmes. Ces erreurs créent des inefficacités et une expérience frustrante pour la nouvelle recrue comme pour l’équipe RH.
En analysant les attributs du journal d’événements, ProcessMind repère les modifications fréquentes et les reprises liées aux activités « Profil RH créé ». La plateforme indique où les erreurs de saisie se produisent le plus souvent, afin de vous aider à améliorer les formulaires de saisie ou les étapes de Workday Onboarding et à renforcer la qualité des données.

Même avec un système performant comme Workday Onboarding, de nombreuses tâches courantes et répétitives du processus d’intégration sont encore effectuées manuellement. Cela limite la capacité à traiter davantage de cas, augmente le risque d’erreur humaine et mobilise des ressources RH qui pourraient se consacrer à des initiatives stratégiques.
ProcessMind cartographie l’ensemble du parcours d’intégration des employés et met en évidence les transferts manuels et les activités qui pourraient être automatisées. La plateforme repère les possibilités d’améliorer la RPA ou les intégrations dans les flux de travail Workday Onboarding, afin d’accroître l’efficacité et de réduire les coûts opérationnels.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’optimisation du processus Workday Onboarding doit permettre de réduire nettement le délai entre l’acceptation de l’offre et le moment où la nouvelle recrue devient pleinement productive. Cet objectif vise à améliorer l’expérience des employés, à réduire la charge administrative et à accélérer la contribution des nouveaux talents, au bénéfice de l’efficacité globale et de la compétitivité de l’organisation. ProcessMind visualise le parcours de bout en bout, repère les goulots d’étranglement et leurs causes, puis mesure l’impact de chaque retard. Vous pouvez définir des objectifs et suivre en continu l’évolution du temps de cycle dans Workday Onboarding afin de mesurer les progrès réalisés.

Pour offrir une première expérience positive et permettre aux nouvelles recrues d’être productives dès leur arrivée, il est essentiel de leur fournir les ressources nécessaires, comme l’équipement informatique et l’accès aux systèmes, avant ou le jour de leur premier jour. Les retards de mise à disposition sont source de frustration et de perte de temps. ProcessMind vous donne une vue claire du sous-processus de mise à disposition des ressources dans Workday Onboarding et suit la durée de chaque étape. La plateforme repère les responsables et les retards précis, afin de vous aider à intervenir de manière ciblée et à ajuster le processus pour accélérer la livraison.

Des expériences d’intégration différentes peuvent entraîner des écarts de satisfaction et de perception de l’équité entre les nouvelles recrues, ainsi que des risques de non-conformité. Une expérience cohérente et de qualité permet à tous les employés de commencer sur un pied d’égalité et contribue à renforcer la culture d’entreprise. ProcessMind révèle les variantes du processus dans Workday Onboarding et permet de comparer les parcours d’intégration entre les services et les postes. Cette analyse détaillée aide à repérer les écarts par rapport aux bonnes pratiques et à définir une norme commune et optimisée pour toute l’organisation.

Le non-respect des tâches obligatoires lors de l’intégration, comme les vérifications d’antécédents ou la confirmation de prise de connaissance des politiques, présente des risques juridiques et opérationnels importants. Cet objectif consiste à veiller à ce que toutes les étapes essentielles soient terminées dans les délais et conformément à la réglementation, afin de protéger l’organisation et d’assurer aux nouvelles recrues un début de parcours en toute sécurité. ProcessMind suit en continu l’état d’avancement de toutes les activités obligatoires dans Workday Onboarding et signale en temps réel les tâches en retard et les éventuels écarts de conformité. La plateforme vous fournit les éléments nécessaires pour prévenir les manquements et rester prêt en cas d’audit.

De nombreux processus d’intégration des employés reposent encore sur la saisie manuelle de données ou des tâches répétitives, sources d’inefficacités, d’erreurs et de coûts supplémentaires. Repérer et automatiser ces étapes peut libérer du temps pour les équipes RH, réduire les temps de cycle et améliorer l’exactitude des données. ProcessMind cartographie visuellement l’ensemble du processus Workday Onboarding et met clairement en évidence les activités manuelles. La plateforme mesure le temps et les ressources consacrés à ces étapes, repère les possibilités d’automatisation à fort impact et fournit les éléments nécessaires à une analyse de rentabilité pour la RPA ou d’autres solutions numériques.

Lorsque l’avancement des nouvelles recrues dans leur parcours d’intégration est peu visible, les équipes RH et les responsables du recrutement ont du mal à leur apporter une assistance au bon moment et à anticiper les retards. Une meilleure visibilité facilite la communication et contribue à un processus plus clair et mieux organisé. ProcessMind fournit une vue d’ensemble en temps réel de l’avancement de chaque nouvelle recrue dans Workday Onboarding. Des Dashboards et des rapports détaillés indiquent précisément où en est chaque cas, afin d’aider les équipes RH à anticiper les problèmes et à apporter une assistance proactive.

Les retards liés aux tâches qui dépendent des responsables, comme les approbations ou l’attribution de tâches, peuvent prolonger considérablement le processus d’intégration et nuire à l’expérience des nouvelles recrues. Réduire ces goulots d’étranglement est essentiel pour raccourcir le parcours. ProcessMind repère les activités dépendant des responsables qui entraînent des retards et mesure leur impact sur le temps de cycle d’intégration. La plateforme met en évidence les tendances et fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser la participation des responsables et améliorer l’efficacité du flux de travail dans Workday Onboarding.

Une intégration mal coordonnée ou trop longue peut contribuer aux départs précoces, qui entraînent une hausse des coûts de recrutement et une perte de productivité. Améliorer le processus d’intégration contribue directement à la satisfaction et à la fidélisation des nouvelles recrues. ProcessMind analyse le parcours d’intégration des employés qui quittent l’entreprise prématurément et repère les principales sources de friction ou de retard dans Workday Onboarding susceptibles de nuire à leur satisfaction. En comprenant ces tendances, les organisations peuvent apporter des améliorations ciblées pour mieux fidéliser leurs employés.

Les retards dans l’achèvement des formations obligatoires peuvent créer des risques de non-conformité et empêcher les nouvelles recrues d’exercer efficacement leurs fonctions. Accélérer le processus permet aux employés d’être qualifiés et en conformité plus rapidement. ProcessMind suit l’ensemble du parcours, de l’attribution à l’achèvement des formations obligatoires dans Workday Onboarding, et repère les retards ainsi que leurs causes. Vous pouvez alors intervenir de manière ciblée, par exemple en ajustant le calendrier des notifications ou les modalités de formation, pour améliorer sensiblement le taux d’achèvement.

Les erreurs dans les données du profil RH d’une nouvelle recrue peuvent entraîner une série de problèmes : erreurs de paie, difficultés d’inscription aux avantages sociaux et écarts de conformité. Les éliminer améliore l’intégrité des données et réduit les reprises coûteuses pour les équipes RH. ProcessMind repère les boucles de reprise et les exceptions du processus Workday Onboarding directement liées aux erreurs de saisie. En analysant leur fréquence et leur origine, les organisations peuvent mettre en place des mesures préventives, comme des contrôles de validation plus stricts ou l’automatisation, afin de réduire considérablement les incohérences dans les données.

De nombreuses étapes manuelles du processus d’intégration des employés pourraient être automatisées pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts opérationnels et limiter les erreurs. Il est essentiel de repérer ces possibilités de manière systématique pour transformer le processus. ProcessMind analyse les journaux d’événements détaillés afin de repérer toutes les activités manuelles et leurs dépendances dans Workday Onboarding, puis mesure les économies de temps et de coûts que l’automatisation pourrait générer. La plateforme classe les possibilités d’automatisation selon leur fréquence, leur durée et leur impact, et vous fournit une feuille de route claire pour vos initiatives de transformation numérique.

Les six étapes pour améliorer l’intégration des employés

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données Workday
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus d’intégration
5
Mettre en œuvre les changements
6
Suivre les performances
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel conçu pour les données du processus d’intégration des employés. Il vous permet de recueillir toutes les informations nécessaires à une analyse efficace.

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée dès le départ évite les reprises et permet de modéliser le processus avec précision. Elle simplifie la préparation des données et facilite l’analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel vierge et préformaté, adapté aux données de votre processus Workday Onboarding.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez le déroulement réel de l’intégration de vos employés

ProcessMind transforme les données d’intégration de Workday en visualisations claires et interactives. Repérez précisément les retards, détectez les risques liés à la conformité et suivez le parcours réel de chaque nouvelle recrue.
  • Visualisez le parcours réel de l’intégration dans Workday
  • Repérez précisément les retards dans le processus d’intégration
  • Identifiez les risques liés à la conformité dans Workday
  • Améliorez la satisfaction des nouvelles recrues et accélérez leur intégration
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Réussir l’intégration des employés

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations peuvent obtenir en appliquant le Process Mining aux flux de travail d’intégration des employés. L’analyse des données d’intégration de Workday permet de repérer les goulots d’étranglement et les inefficacités, puis de mesurer les améliorations obtenues.

0 %
Intégration plus rapide

Réduction du délai de bout en bout

Accélérez l’ensemble du parcours des nouvelles recrues, de l’acceptation de l’offre au point de suivi après 30 jours, afin qu’elles deviennent opérationnelles plus rapidement. Vous améliorez ainsi l’efficacité globale et réduisez la charge administrative.
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Mise à disposition plus rapide des ressources

Configuration essentielle de l’informatique et de l’espace de travail

Simplifiez la mise à disposition des comptes informatiques, du matériel et de l’espace de travail, afin que les nouvelles recrues disposent dès le premier jour de tout ce dont elles ont besoin pour travailler efficacement. Leur première journée se déroule ainsi dans de meilleures conditions.
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Conformité assurée

Tâches obligatoires réalisées dans les délais

Veillez à ce que toutes les tâches obligatoires importantes, comme les vérifications d’antécédents et les formalités administratives, soient terminées avant leur échéance. Vous réduisez ainsi les risques liés à la conformité et veillez au respect des exigences réglementaires pour chaque nouvelle recrue.
0 %
Moins de reprises des données RH

Moins d’erreurs lors de la création des profils RH

Réduisez nettement le nombre de corrections et de saisies répétées des données des profils RH. Le personnel RH gagne un temps précieux et les données sont plus exactes, ce qui limite les problèmes ultérieurs.
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Prêts dès le premier jour

Ressources essentielles disponibles à temps

Veillez à ce que la grande majorité des nouvelles recrues disposent de leurs comptes informatiques, de leur matériel et de leur espace de travail avant leur date officielle d’entrée en fonction. Elles peuvent ainsi être opérationnelles dès le premier jour, ce qui améliore leur satisfaction.
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Formation terminée plus rapidement

Durée moyenne des modules obligatoires

Réduisez le temps moyen nécessaire aux nouvelles recrues pour terminer tous les modules de formation obligatoires. Elles sont ainsi plus rapidement prêtes à prendre leurs fonctions et acquièrent les connaissances essentielles, ce qui accélère leur montée en productivité.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus d’intégration, le degré de maturité de votre mise en œuvre de Workday Onboarding et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes organisations qui utilisent le Process Mining pour des processus similaires.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du processus d’intégration de chaque nouvel employé, de l’acceptation de l’offre à ses premières étapes d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut fondamental relie toutes les activités associées au sein d’une seule instance de processus de bout en bout, ce qui permet de découvrir et d’analyser le processus.

Nom d’une tâche ou d’une étape précise du processus d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser son déroulement, ainsi que d’analyser sa structure et ses variantes.

Date et heure précises auxquelles une activité d’intégration a été terminée ou a changé de statut.

Pourquoi est-ce important ?

Il situe toutes les activités dans le temps, ce qui est indispensable pour calculer des indicateurs de performance comme le temps de cycle et repérer les retards.

Identifiant unique attribué à la nouvelle recrue.

Pourquoi est-ce important ?

Il sert de clé principale pour relier les données du processus d’intégration aux données plus générales sur le parcours des employés et réaliser des analyses RH plus complètes.

Nom du responsable chargé de la nouvelle recrue.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances d’une partie prenante importante et de repérer les goulots d’étranglement et les incohérences dans les tâches qui dépendent des responsables.

Service ou unité opérationnelle que rejoint le nouvel employé.

Pourquoi est-ce important ?

Il constitue un axe de comparaison essentiel pour repérer les variantes du processus et les bonnes pratiques dans l’ensemble de l’organisation.

Statut actuel du dossier d’intégration, par exemple « En cours », « Terminé » ou « Annulé ».

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de répartir les dossiers selon leur résultat et d’analyser séparément les processus terminés, en cours ou annulés.

Premier jour officiel de travail du nouvel employé.

Pourquoi est-ce important ?

Elle sert d’échéance aux tâches préalables à l’entrée en fonction et permet de calculer l’indicateur de performance clé « First Day Readiness Rate ».

La date limite à laquelle une tâche obligatoire ou liée à la conformité doit être achevée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de suivre les tâches de conformité soumises à des délais et de calculer les taux d’achèvement dans les temps.

Le système ou le type d’utilisateur à l’origine d’une activité, qui permet de distinguer les étapes automatisées des étapes manuelles.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de distinguer les activités automatisées des activités manuelles, une étape importante pour repérer les possibilités d’automatisation et mesurer l’efficacité du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du dossier d’intégration, lorsque la personne candidate accepte son offre d’emploi. Dans Workday, elle correspond généralement à la fin de l’étape « Make Offer » ou « Offer » du processus de recrutement, qui déclenche ensuite le flux de travail d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus d’intégration de bout en bout. Mesurer le temps écoulé à partir de ce point donne une vue complète du parcours de la nouvelle recrue et du temps de cycle global.

Marque la fin de la vérification des antécédents de la personne candidate. Cette étape importante est souvent enregistrée lorsque le prestataire transmet ses résultats et que ceux-ci sont ajoutés au profil de la personne candidate dans Workday.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une étape importante pour la conformité. Un retard dans la vérification des antécédents peut repousser la date officielle d’entrée en fonction et perturber la planification des ressources.

Cette activité correspond à la création officielle du dossier de l’employé dans le système de gestion du capital humain (HCM), qui passe ainsi du statut de personne candidate à celui de personne en préembauche ou d’employé. Dans Workday, il s’agit de la dernière étape du processus « Hire ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante inscrit officiellement l’employé dans le système et permet de mettre en place la paie, les avantages sociaux et les autres fonctions RH essentielles. Elle est nécessaire à la plupart des opérations de mise à disposition des ressources.

Cette étape confirme que tous les comptes informatiques et droits d’accès nécessaires ont été créés pour la nouvelle recrue. L’événement est enregistré lorsque l’équipe informatique termine la tâche de mise à disposition qui lui a été attribuée dans Workday.

Pourquoi est-ce important ?

La préparation des comptes informatiques avant la date d’entrée en fonction contribue à une bonne intégration et permet à la nouvelle recrue d’être immédiatement opérationnelle. Cette étape sert à mesurer le niveau de préparation pour le premier jour.

Cette activité correspond au premier jour officiel de travail de la nouvelle recrue. Il ne s’agit pas d’un événement explicite, mais d’un attribut de date important associé au profil de l’employé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date est importante pour la conformité et l’analyse du processus. Elle permet de mesurer la préparation pour le premier jour en comparant cette date à celles de fin des opérations de mise à disposition.

Indique qu’un point de suivi prévu entre la nouvelle recrue et son responsable a eu lieu, généralement après environ 30 jours. L’événement est habituellement enregistré lorsque le responsable termine la tâche « To Do » correspondante dans Workday.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est une étape finale importante du processus d’intégration initial. Elle porte sur l’engagement et la fidélisation de l’employé et constitue un repère fiable pour mesurer le temps de cycle global de l’intégration.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les variantes de votre processus Workday Onboarding. Il indique où se produisent les retards, par exemple lors de la mise à disposition des ressources indispensables ou de l’achèvement des tâches obligatoires, afin de vous aider à apporter des améliorations ciblées. Vous pouvez ainsi harmoniser l’expérience des nouvelles recrues et réduire les tâches manuelles excessives.

Le Process Mining utilise les journaux d’événements de Workday Onboarding. Chaque événement comprend un identifiant de cas d’intégration, une activité et un horodatage. En analysant ces séquences, il reconstitue le déroulement réel du processus, du début à la fin. Cette approche fondée sur les données révèle les écarts par rapport au parcours prévu et met en évidence les possibilités d’optimisation et d’automatisation.

Vous aurez principalement besoin de journaux d’événements comprenant, pour chaque étape du processus d’intégration, un identifiant de cas, le nom de l’activité et un horodatage. Dans Workday, il faut repérer les tables et les champs pertinents liés aux cas d’intégration, à l’état des tâches et à leur durée. Des attributs supplémentaires, comme le service ou le type de nouvelle recrue, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez notamment viser une réduction de 25 % du temps de cycle d’intégration et une mise à disposition 30 % plus rapide des ressources indispensables. Le Process Mining vous aide à respecter toutes les exigences liées aux tâches obligatoires et à repérer les possibilités d’automatiser les étapes manuelles. Au final, les nouvelles recrues bénéficient d’une expérience mieux organisée et sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et la configuration du modèle, peut souvent être réalisée en quatre à six semaines, selon l’accessibilité et la complexité des données. Le délai dépend principalement de la facilité avec laquelle les journaux d’événements peuvent être extraits et convertis dans un format adapté au Process Mining. Une fois les données disponibles, les analyses peuvent être produites rapidement.

Oui. Le Process Mining repère les activités manuelles fréquentes et les reprises dans votre flux de travail d’intégration. En visualisant le déroulement réel du processus, il met en évidence les étapes sujettes aux erreurs humaines ou aux inefficacités, qui pourraient être automatisées en priorité. Vous pouvez ainsi déterminer où mettre en place la RPA ou d’autres solutions numériques.

Le Process Mining aide les organisations de toutes tailles à optimiser leurs processus. Même les petites entreprises qui accueillent peu de nouvelles recrues peuvent mieux comprendre l’efficacité de leur intégration, leur conformité et l’expérience des employés. L’essentiel est de disposer d’un volume suffisant de données d’événements, et non nécessairement d’un grand nombre de cas.

Les principaux prérequis techniques sont l’accès aux fonctions de reporting ou aux API de Workday pour extraire les données, une solution de stockage et une plateforme de Process Mining. Vous aurez également besoin de compétences en transformation des données pour convertir les journaux bruts de Workday au format requis pour le journal d’événements. La collaboration avec l’équipe informatique est essentielle pour garantir la sécurité des données et l’intégration.

Le Process Mining visualise tous les parcours suivis lors de l’intégration et met clairement en évidence les écarts par rapport aux flux de travail conformes. Il peut signaler les dossiers dans lesquels des tâches obligatoires, comme les vérifications d’antécédents ou la confirmation de la prise de connaissance des politiques, ont été omises ou retardées. Cette détection en amont vous permet de corriger les écarts de conformité avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants.

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