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Améliorez l’intégration de vos employés

Optimisez l’intégration dans Workday grâce à notre guide en 6 étapes
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Optimisez l’intégration des employés dans Workday

Les processus d’intégration des employés sont souvent ralentis par des retards, des risques de conformité et des flux de travail inefficaces. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les goulots d’étranglement et vous guide vers des améliorations concrètes. Optimisez le parcours de vos nouveaux employés, améliorez leur satisfaction et veillez au respect des exigences de conformité pour faciliter leur arrivée dans votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l’optimisation de l’intégration des employés dans Workday est essentielle

Une intégration efficace des employés ne se résume pas à des formalités administratives ; elle constitue le fondement de la réussite et de la fidélisation à long terme des nouvelles recrues. Un processus d’intégration bien organisé permet aux nouveaux employés de devenir rapidement des membres productifs et engagés de votre équipe, contribuant ainsi à la croissance globale de l’entreprise. À l’inverse, une expérience d’intégration inefficace ou inutilement complexe peut entraîner une baisse tardive de la productivité, des départs précoces, des risques de non-conformité et une hausse des coûts administratifs. Workday Onboarding fournit des outils performants pour gérer les tâches et le parcours des nouvelles recrues, mais l’exécution et le déroulement réels de ces processus comportent souvent des inefficacités cachées, qui ne peuvent être révélées que par une analyse approfondie. Comprendre et optimiser l’intégration des employés dans Workday ne consiste donc pas uniquement à améliorer l’efficacité des RH. Il s’agit aussi de sécuriser votre investissement dans les nouveaux talents et de construire une culture de travail positive dès le premier jour.

Comment le Process Mining éclaire votre processus d’intégration dans Workday

Le Process Mining offre une approche fondée sur les données pour comprendre précisément le parcours d’intégration de vos employés. En extrayant les journaux d’événements de votre système Workday, il reconstitue le parcours complet de chaque nouvelle recrue, de l’acceptation de l’offre à son intégration complète. Cette représentation visuelle révèle les flux réels du processus, et non uniquement ceux qui étaient prévus. Vous pouvez voir clairement où commencent réellement des activités telles que « Background Check Initiated », « IT Account Provisioning Initiated » ou « Equipment Ordered », combien de temps elles durent et quelles étapes les suivent. Cette perspective est essentielle pour repérer les variations du processus, les reprises inattendues et, surtout, les goulots d’étranglement précis qui nuisent à l’expérience des nouvelles recrues. Le Process Mining permet de répondre à des questions importantes comme « Pourquoi la configuration informatique prend-elle plus de temps dans certains services ? » ou « Les formations obligatoires sont-elles toujours terminées avant le point de suivi à 30 jours ? » C’est grâce à ce niveau de détail que vous pouvez réduire la durée du cycle d’intégration et améliorer l’efficacité.

Principaux axes d’amélioration révélés par l’analyse des données

L’analyse de votre processus Workday Onboarding avec le Process Mining met souvent en évidence plusieurs domaines d’amélioration courants :

  • Repérer les goulots d’étranglement : identifiez les activités ou les séquences de tâches qui provoquent régulièrement des retards, par exemple le délai entre « Pre-employment Paperwork Completed » et « HR Profile Created ». Vous pouvez ainsi cibler précisément vos efforts d’optimisation.
  • Révéler les écarts du processus : repérez les cas dans lesquels le processus réel s’écarte du parcours standard prévu. Ces écarts peuvent correspondre à des contournements inefficaces ou révéler un manque de respect des bonnes pratiques, avec un impact potentiel sur la conformité.
  • Optimiser les transferts entre équipes : évaluez l’efficacité des transitions entre différents services, par exemple des RH vers l’informatique ou de l’informatique aux services généraux. Les retards lors de ces transferts essentiels contribuent souvent de manière importante à l’allongement des cycles d’intégration.
  • Garantir la conformité et la cohérence : vérifiez que toutes les étapes obligatoires, comme les vérifications d’antécédents, l’attribution de formations spécifiques ou la transmission de documents importants, sont réalisées dans les délais requis pour chaque nouvelle recrue, afin d’assurer une conformité complète dans toute l’organisation.
  • Identifier les possibilités d’automatisation : les données peuvent mettre en évidence les tâches manuelles répétitives qui se prêtent à l’automatisation dans Workday, afin de permettre aux équipes RH et aux autres collaborateurs de se consacrer à des activités plus stratégiques.

Résultats attendus d’une expérience d’intégration optimisée

En utilisant le Process Mining pour optimiser votre processus d’intégration des employés dans Workday, vous pouvez obtenir plusieurs bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction de la durée du cycle d’intégration : diminuez fortement le temps nécessaire pour qu’une nouvelle recrue soit pleinement opérationnelle, afin d’accélérer sa contribution et le retour sur investissement.
  • Amélioration de la satisfaction des nouvelles recrues : une expérience d’intégration organisée et simple améliore nettement la première perception de l’entreprise, tout en renforçant l’engagement et la motivation dès le premier jour.
  • Efficacité accrue des RH : optimisez les tâches RH et administratives, réduisez la charge de travail des équipes RH et recrutement, et permettez-leur de se concentrer sur les initiatives stratégiques liées aux talents plutôt que sur le suivi manuel des processus.
  • Conformité renforcée : assurez-vous que toutes les exigences légales, réglementaires et internes sont respectées de manière constante pour chaque nouvelle recrue, afin de réduire les risques et de garantir une expérience standardisée.
  • Meilleure allocation des ressources : comprenez précisément où les ressources sont mobilisées dans le processus d’intégration, afin de planifier et de déployer plus efficacement les équipes et les outils.

Commencer à optimiser votre processus d’intégration des employés

Vous souhaitez transformer votre processus d’intégration des employés ? Ce guide vous aide à entamer votre démarche d’analyse et d’amélioration. En appliquant les techniques de Process Mining à vos données Workday, vous pouvez révéler les inefficacités, traiter les goulots d’étranglement et créer une expérience d’intégration de qualité pour chaque nouvelle recrue. Faites le premier pas vers une arrivée plus efficace, conforme et accueillante pour vos talents.

Intégration des employés Expérience des nouvelles recrues Conformité RH Processus d’intégration Acquisition des talents Service des ressources humaines Réduction du temps de cycle Efficacité des ressources humaines Nouvelle recrue Automatisation des ressources humaines Préintégration Intégration des employés

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

De nombreuses nouvelles recrues doivent attendre longtemps entre l’acceptation de l’offre et leur premier jour, voire après leur prise de poste pour recevoir les ressources essentielles. Cette durée de cycle prolongée nuit à la productivité et au moral des employés, et peut entraîner des départs précoces, avec un coût important en temps et en ressources pour l’organisation.
ProcessMind analyse les journaux d’événements de Workday Onboarding pour cartographier le parcours réel et identifier précisément les étapes où les retards surviennent ainsi que leurs causes profondes. Vous pouvez ainsi optimiser les étapes du processus et réduire sa durée globale.

Après leur prise de poste, les nouveaux employés doivent souvent attendre longtemps la création de leurs comptes informatiques, l’installation des logiciels nécessaires ou la livraison de leur équipement. Cette situation empêche une prise de fonction immédiate et génère de la frustration, tout en donnant une image négative de la préparation et de l’efficacité de l’organisation dans le cadre de l’intégration des employés.
À partir des données de Workday Onboarding, ProcessMind repère les activités qui provoquent régulièrement des retards, comme « IT Account Provisioning Initiated » ou « Equipment Delivered ». La plateforme met en évidence ces goulots d’étranglement afin de permettre des améliorations ciblées et une meilleure coordination des ressources.

Le parcours d’intégration varie souvent fortement selon les services ou les fonctions, ce qui entraîne une expérience inégale, parfois insuffisante, pour les nouveaux employés. Ce manque de standardisation peut les désorienter, générer de la frustration et compliquer leur intégration à la culture de l’entreprise ainsi que la réalisation des tâches Workday Onboarding.
ProcessMind révèle toutes les variations de votre processus d’intégration des employés, notamment les parcours non standard et les écarts par rapport au flux idéal. Cette transparence vous permet de standardiser les bonnes pratiques et de garantir une expérience cohérente et positive pour chaque nouvelle recrue.

Des tâches essentielles liées à la conformité, comme les vérifications d’antécédents ou les formations obligatoires, sont souvent oubliées ou réalisées après leur date d’échéance. L’organisation s’expose alors à des risques juridiques, à des sanctions réglementaires et à des inefficacités opérationnelles dans le processus Workday Onboarding, ce qui compromet sa sécurité et son intégrité opérationnelle.
ProcessMind surveille la réalisation des activités clés liées à la conformité, comme « Background Check Completed » ou « Mandatory Training Completed », en les comparant à leurs dates d’échéance. La plateforme repère et signale de manière proactive les éléments en retard, afin de permettre une correction immédiate et de garantir le respect des politiques RH lors de l’intégration des employés.

De nombreuses étapes de l’intégration des employés reposent encore sur la saisie manuelle de données ou nécessitent des corrections répétées en raison d’erreurs ou d’informations incomplètes. Cela accroît la charge administrative et les coûts opérationnels, tout en retardant la pleine productivité des nouvelles recrues, malgré l’utilisation de systèmes tels que Workday Onboarding.
ProcessMind visualise toutes les boucles du processus et identifie les activités fréquemment répétées ou à l’origine de reprises, souvent en raison d’incohérences dans les données ou de transferts manuels. En mettant ces inefficacités en évidence, la plateforme vous aide à automatiser les tâches et à supprimer les interventions manuelles inutiles.

Les équipes RH et les responsables du recrutement ne disposent souvent pas d’une vision claire et en temps réel de l’avancement des nouvelles recrues dans leur parcours d’intégration. Ce manque de transparence complique l’identification proactive des problèmes, l’anticipation des retards et la mise en place d’un accompagnement au bon moment, ce qui conduit à une gestion réactive de l’intégration des employés.
ProcessMind offre une vue radiographique de l’ensemble de votre processus Workday Onboarding, de « Offer Accepted » à « 30-Day Check-in Performed ». La plateforme crée une cartographie vivante du processus et fournit une visibilité complète sur chaque étape, sa durée et ses participants, afin d’éclairer vos décisions par les données.

Des étapes essentielles de l’intégration, comme l’approbation des demandes d’équipement ou l’organisation des présentations à l’équipe, sont souvent retardées parce que les responsables du recrutement n’effectuent pas leurs tâches dans les délais. Ces retards nuisent directement à l’expérience et à la productivité des nouvelles recrues, et prolongent leur intégration à l’équipe.
ProcessMind analyse les délais des activités dépendant des managers dans Workday Onboarding, comme « Workspace Setup Completed » ou « Team Introduction Completed ». La plateforme identifie les managers ou les services qui provoquent régulièrement des retards, afin de permettre des formations ciblées ou des ajustements du processus et d’améliorer leur implication dans l’intégration des employés.

Un nombre important de nouveaux employés quittent l’entreprise au cours de leurs premiers mois, souvent en raison d’une expérience d’intégration insatisfaisante ou déroutante. Ces départs précoces entraînent une hausse des coûts de recrutement, une perte de productivité et un impact négatif sur la marque employeur, ce qui rend l’intégration efficace des employés essentielle.
ProcessMind met en relation les variations et les retards du processus d’intégration avec les données de fidélisation des nouvelles recrues, afin d’identifier les facteurs associés aux départs précoces. En comprenant ces causes profondes, les organisations peuvent optimiser Workday Onboarding et créer une expérience d’accueil plus engageante et plus efficace.

Les nouvelles recrues doivent souvent attendre avant de recevoir ou de terminer les formations obligatoires essentielles. Cela les empêche d’exercer pleinement leurs fonctions et de respecter les exigences de conformité. Ce goulot d’étranglement peut être dû à une attribution tardive ou à l’absence de rappels, ce qui crée des risques pour l’organisation.
ProcessMind suit le parcours de « Mandatory Training Assigned » à « Mandatory Training Completed » et révèle les étapes où l’attribution ou la réalisation des formations prend du retard. La plateforme aide à optimiser le calendrier et les déclencheurs de diffusion des formations dans Workday Onboarding, afin de garantir le respect des exigences et le développement des compétences dans les délais.

Des données inexactes ou incomplètes saisies lors de la création du profil RH entraînent des problèmes en aval. Elles nécessitent des corrections manuelles et peuvent retarder la paie, l’inscription aux avantages sociaux et l’accès aux systèmes. Cela crée des inefficacités et une expérience frustrante pour la nouvelle recrue comme pour l’équipe RH.
ProcessMind identifie les modifications fréquentes ou les reprises liées aux activités « HR Profile Created » en analysant les attributs du journal d’événements. La plateforme met en évidence les étapes où les erreurs de saisie sont les plus fréquentes, afin d’améliorer les formulaires de saisie ou les étapes du processus dans Workday Onboarding et d’accroître la qualité des données.

Même avec un système performant comme Workday Onboarding, de nombreuses tâches courantes et répétitives du processus d’intégration sont encore réalisées manuellement. Cette situation limite la capacité à changer d’échelle, augmente le risque d’erreur humaine et mobilise des ressources RH qui pourraient se consacrer à des initiatives stratégiques.
ProcessMind cartographie l’ensemble du parcours d’intégration des employés et met en évidence toutes les transmissions manuelles ainsi que les activités susceptibles d’être automatisées. La plateforme repère les possibilités d’amélioration liées à la RPA ou aux intégrations dans les flux de travail Workday Onboarding, afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts opérationnels.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Optimiser le processus Workday Onboarding pour réduire sensiblement le délai entre l’acceptation de l’offre et la pleine productivité d’une nouvelle recrue est essentiel. Cet objectif vise à améliorer l’expérience des employés, à réduire la charge administrative et à accélérer la contribution des nouveaux talents, avec un effet direct sur l’efficacité globale et l’avantage concurrentiel de l’organisation. ProcessMind visualise le parcours de bout en bout, identifie les goulots d’étranglement précis et leurs causes profondes, puis mesure l’impact de chaque retard. Vous pouvez définir des objectifs et suivre en continu les progrès réalisés sur la durée du cycle dans Workday Onboarding, afin de garantir une amélioration mesurable de l’intégration.

Il est essentiel que les nouvelles recrues disposent de leurs ressources, comme l’équipement informatique et les accès aux systèmes, avant ou dès leur premier jour, afin de bénéficier d’une expérience initiale positive et d’être immédiatement productives. Les retards de mise à disposition entraînent frustration et perte de temps. ProcessMind offre une visibilité claire sur le sous-processus de mise à disposition des ressources dans Workday Onboarding et mesure précisément la durée de chaque étape. La plateforme identifie les responsables et les retards spécifiques, afin de permettre des interventions ciblées et des ajustements du processus qui accélèrent sensiblement la livraison.

Des expériences d’intégration incohérentes peuvent entraîner des niveaux variables de satisfaction, un sentiment d’inégalité et des risques de non-conformité dans l’organisation. Une expérience standardisée et de qualité garantit que tous les employés commencent leur parcours sur un pied d’égalité et contribue à renforcer la culture d’entreprise. ProcessMind révèle toutes les variantes existantes du processus Workday Onboarding et permet de comparer les parcours d’intégration selon les services ou les fonctions. Cette analyse détaillée aide à repérer les écarts par rapport aux bonnes pratiques et à établir une norme globale cohérente et optimisée.

Le non-respect des tâches obligatoires d’intégration, comme les vérifications d’antécédents ou l’acceptation des politiques internes, comporte des risques juridiques et opérationnels importants. Cet objectif vise à garantir que toutes les étapes essentielles sont réalisées dans les délais et conformément aux réglementations, afin de protéger l’organisation et d’assurer un démarrage sécurisé aux nouvelles recrues. ProcessMind surveille en continu l’état d’avancement de toutes les activités obligatoires dans Workday Onboarding, en signalant en temps réel les tâches en retard et les éventuelles lacunes de conformité. La plateforme fournit les analyses nécessaires pour traiter proactivement les écarts et rester prêt pour les audits.

De nombreux processus d’intégration des employés reposent encore sur la saisie manuelle de données ou sur des tâches répétitives, ce qui entraîne des inefficacités, des erreurs et une hausse des coûts. Identifier et automatiser ces étapes peut libérer du temps pour les équipes RH, réduire la durée des cycles et améliorer l’exactitude des données. ProcessMind cartographie visuellement l’ensemble du processus Workday Onboarding et met clairement en évidence toutes les activités manuelles. La plateforme mesure le temps et les ressources consacrés à ces étapes, révèle les possibilités d’automatisation à fort impact et fournit un argumentaire clair en faveur de la RPA ou d’autres solutions numériques.

Une visibilité limitée sur l’état d’avancement des parcours d’intégration des nouvelles recrues complique l’accompagnement au bon moment et l’identification proactive des retards par les équipes RH et les responsables du recrutement. Une meilleure visibilité améliore la communication et rend le processus plus simple et plus transparent. ProcessMind fournit une vue d’ensemble complète et en temps réel de l’avancement de chaque nouvelle recrue dans Workday Onboarding. La plateforme propose des Dashboards et des rapports détaillés indiquant précisément où se trouve chaque dossier, afin d’aider les équipes RH à anticiper les problèmes et à assurer un accompagnement proactif.

Les retards liés aux tâches dépendant des managers, telles que les approbations ou les attributions de tâches, peuvent prolonger considérablement l’ensemble du processus d’intégration et nuire à la première expérience du nouvel employé. La réduction de ces goulots d’étranglement est essentielle pour optimiser le parcours. ProcessMind identifie les activités dépendant des managers qui provoquent des retards et mesure leur incidence sur le temps de cycle de l’intégration. La plateforme aide à repérer les tendances et fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser l’intervention des managers et améliorer l’efficacité du flux de travail dans Workday Onboarding.

Une expérience d’intégration décousue ou trop longue peut contribuer fortement aux départs précoces, avec une hausse des coûts de recrutement et une perte de productivité. L’amélioration du processus d’intégration contribue directement à accroître la satisfaction et la fidélisation des nouvelles recrues. ProcessMind analyse les parcours d’intégration des employés qui quittent prématurément l’entreprise et identifie les points de friction ou de retard dans Workday Onboarding susceptibles de contribuer à leur insatisfaction. En comprenant ces tendances, les organisations peuvent mettre en œuvre des améliorations ciblées pour renforcer la fidélisation.

Les retards dans la réalisation des formations obligatoires peuvent créer des risques de conformité et empêcher les nouvelles recrues d’exercer efficacement leurs fonctions. Accélérer ce processus permet aux employés d’être qualifiés et conformes plus rapidement. ProcessMind suit l’ensemble du cycle, de l’attribution à la réalisation de la formation obligatoire dans Workday Onboarding, et met en évidence les retards ainsi que leurs causes profondes. Vous pouvez ainsi mettre en place des interventions ciblées, comme l’ajustement du calendrier des notifications ou la réévaluation des méthodes de diffusion, afin d’améliorer sensiblement les taux de réalisation.

Les erreurs dans les données des profils RH des nouvelles recrues peuvent entraîner une série de problèmes, notamment des erreurs de paie, des difficultés d’inscription aux avantages sociaux et des écarts de conformité. Leur élimination améliore l’intégrité des données et réduit les reprises coûteuses pour les équipes RH. ProcessMind identifie les boucles de reprise et les exceptions du processus Workday Onboarding directement liées aux erreurs de saisie. En analysant la fréquence et l’origine de ces erreurs, les organisations peuvent mettre en place des mesures préventives, comme une validation plus stricte des données ou l’automatisation, afin de réduire fortement les écarts.

De nombreuses étapes manuelles du processus d’intégration des employés offrent d’importantes possibilités d’automatisation, qui peuvent accroître l’efficacité, réduire les coûts opérationnels et améliorer la précision. L’identification systématique de ces étapes est essentielle à la transformation des processus. ProcessMind analyse les journaux d’événements détaillés pour révéler toutes les activités manuelles et leurs interdépendances dans Workday Onboarding, puis mesure les économies potentielles de temps et de coûts liées à l’automatisation. La plateforme hiérarchise les candidats à l’automatisation selon leur fréquence, leur durée et leur impact, et fournit une feuille de route claire pour les initiatives de transformation numérique.

Le parcours d’amélioration de l’intégration des collaborateurs en 6 étapes

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Exporter vos données Workday
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Analyser votre processus d’intégration
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Mettre en œuvre les changements
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialement conçu pour les données du processus d’intégration des collaborateurs. Ce modèle vous permet de recueillir toutes les informations nécessaires à une analyse efficace.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ évite les reprises et garantit une modélisation précise des processus. Elle simplifie la préparation des données pour obtenir des analyses pertinentes.

Résultat attendu

Un modèle Excel vide et préformaté, adapté aux données de votre processus d’intégration dans Workday.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez le parcours réel de l’intégration de vos employés

ProcessMind transforme vos données d’intégration Workday en visualisations claires et interactives. Repérez précisément les retards, identifiez les risques de non-conformité et visualisez le parcours réel de chaque nouvel employé.
  • Visualisez le véritable parcours de l’intégration dans Workday
  • Repérez précisément les retards de l’intégration
  • Identifiez les risques de non-conformité dans Workday
  • Améliorez la satisfaction des nouveaux employés et accélérez leur intégration
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Atteindre l’excellence dans l’intégration des employés

Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations peuvent obtenir en appliquant le Process Mining à leurs flux de travail d’intégration des employés. Nous utilisons les analyses issues des données Workday Onboarding pour identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités, puis obtenir des améliorations mesurables.

0 %
Intégration plus rapide

Réduction de la durée de bout en bout

Accélérez l’ensemble du parcours du nouvel employé, de l’acceptation de l’offre à l’entretien des 30 jours, afin qu’il devienne productif plus rapidement. Vous améliorez ainsi l’efficacité globale tout en réduisant la charge administrative.
0 %
Mise à disposition plus rapide des Ressources

Mise en place indispensable de l’informatique et de l’espace de travail

Optimisez la mise à disposition des comptes informatiques, du matériel et de l’espace de travail afin que les nouveaux employés disposent de tout le nécessaire pour travailler efficacement dès leur premier jour. Vous améliorez ainsi leur expérience d’arrivée.
0 %
Conformité totale atteinte

Tâches obligatoires réalisées dans les délais

Veillez à ce que toutes les tâches obligatoires essentielles, comme les vérifications d’antécédents et les formalités administratives, soient terminées avant leur échéance. Vous réduisez ainsi les risques de non-conformité et garantissez le respect des exigences réglementaires pour chaque nouvel employé.
0 %
Réduction des reprises de données RH

Moins d’erreurs lors de la création des profils RH

Réduisez considérablement la fréquence des corrections et des ressaisies dans les données des profils RH. Le personnel RH gagne un temps précieux et la qualité des données s’améliore, ce qui limite les problèmes ultérieurs.
0 %
Prêt dès le premier jour

Ressources essentielles disponibles dans les délais

Veillez à ce qu’une forte proportion des nouveaux employés dispose de tous les comptes informatiques, équipements et espaces de travail essentiels avant leur date officielle d’arrivée. Vous garantissez ainsi leur productivité dès le premier jour et améliorez leur satisfaction.
0 %
Formation terminée plus rapidement

Durée moyenne des modules obligatoires

Réduisez le temps moyen nécessaire aux nouveaux employés pour terminer tous les modules de formation obligatoires. Ils sont ainsi opérationnels plus rapidement et acquièrent les connaissances essentielles dans les meilleurs délais, ce qui accélère leur montée en productivité.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus d’intégration, le niveau de maturité de votre mise en œuvre de Workday Onboarding et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes organisations qui utilisent le Process Mining pour des processus similaires.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque processus d’intégration d’un nouvel employé, de l’acceptation de l’offre à son intégration initiale.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’attribut fondamental qui relie toutes les activités associées au sein d’une même instance de processus de bout en bout, permettant la découverte et l’analyse du processus.

Nom d’une tâche ou d’une étape importante précise survenue dans le processus d’intégration.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser le flux du processus, ainsi que d’analyser sa structure et ses variations.

Date et heure précises auxquelles une activité d’intégration a été terminée ou a changé de statut.

Pourquoi c’est important

Il fournit le contexte temporel de toutes les activités, indispensable au calcul d’indicateurs de performance tels que la durée du cycle et à l’identification des retards.

Identifiant unique attribué au nouvel employé.

Pourquoi c’est important

Il sert de clé primaire pour relier les données du processus d’intégration aux données plus larges du cycle de vie des employés et réaliser des analyses RH plus complètes.

Nom du responsable chargé du nouvel employé.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances d’une partie prenante importante et de révéler les goulots d’étranglement et les incohérences des tâches dépendant des responsables.

Département ou unité opérationnelle que rejoint le nouvel employé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une dimension essentielle pour établir des comparaisons et identifier les variations du processus ainsi que les bonnes pratiques dans l’organisation.

Statut actuel du cas d’intégration global, par exemple « In Progress », « Completed » ou « Canceled ».

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter les cas selon leur résultat et de concentrer l’analyse sur les processus terminés, en cours ou annulés.

Premier jour officiel d’emploi du nouvel employé.

Pourquoi c’est important

Elle sert d’échéance essentielle pour les tâches préalables à l’arrivée et permet de mesurer le KPI « First Day Readiness Rate ».

Date limite à laquelle une tâche obligatoire ou liée à la conformité doit être terminée.

Pourquoi c’est important

Il permet de suivre les tâches de conformité soumises à des délais et de calculer les taux de réalisation dans les temps.

Système ou type d’utilisateur à l’origine d’une activité donnée, utilisé pour distinguer les étapes automatisées des étapes manuelles.

Pourquoi c’est important

Il aide à distinguer les activités automatisées des activités manuelles, ce qui est essentiel pour identifier les possibilités d’automatisation et mesurer l’efficacité du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du dossier d’intégration, déclenché lorsqu’un candidat accepte son offre d’emploi. Dans Workday, cet événement est généralement enregistré lorsque l’étape « Make Offer » ou « Offer » du processus métier de recrutement est terminée, ce qui lance ensuite le flux de travail d’intégration.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus d’intégration de bout en bout. L’analyse du temps écoulé depuis ce point fournit une vision complète du parcours du nouvel employé et de la durée globale du cycle.

Marque la fin de la procédure de vérification des antécédents du candidat. Il s’agit d’une étape importante, généralement enregistrée lorsque les résultats sont reçus du prestataire et mis à jour dans le profil du candidat dans Workday.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle en matière de conformité. Tout retard dans la vérification des antécédents peut repousser la date officielle d’arrivée et perturber la planification des Ressources.

Cette activité correspond à la création officielle de la fiche de l’employé dans le système HCM, qui passe ainsi du statut de candidat à celui de futur employé ou d’employé. Dans Workday, il s’agit de la dernière étape du processus métier « Hire ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape fondamentale qui établit officiellement l’employé dans le système et permet la gestion de la paie, des avantages sociaux et des autres fonctions RH essentielles. Elle constitue une condition préalable à la plupart des activités de provisionnement.

Cette étape confirme que tous les comptes informatiques et droits d’accès nécessaires ont été créés pour le nouvel employé. L’événement est enregistré lorsque l’équipe informatique termine la tâche de provisionnement qui lui a été attribuée dans Workday.

Pourquoi c’est important

Il est essentiel que les comptes informatiques soient prêts avant la date d’arrivée pour garantir une expérience d’intégration positive et une productivité immédiate. Cette étape contribue à mesurer la « préparation dès le premier jour ».

Cette activité représente le premier jour officiel d’emploi du nouvel employé. Il ne s’agit pas d’un événement explicite, mais d’un attribut de date essentiel associé au profil de l’employé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une date essentielle pour la conformité et l’analyse des processus. Elle permet de mesurer la « préparation dès le premier jour » en comparant les dates de fin du provisionnement à cette date d’arrivée.

Représente la fin d’un entretien planifié entre le nouvel employé et son responsable, généralement autour du 30e jour. Cette étape est habituellement enregistrée lorsque le responsable termine la tâche « To Do » correspondante dans Workday.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une activité finale importante du processus d’intégration initial, axée sur l’engagement et la fidélisation des employés. Elle constitue un point de fin fiable pour mesurer la durée globale du cycle d’intégration.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining identifie les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les variations dans votre processus Workday Onboarding. Il localise les sources des retards, notamment lors de la mise à disposition des ressources essentielles ou de l’exécution des tâches obligatoires, afin de permettre des améliorations ciblées. Vous pouvez ainsi standardiser l’expérience des nouveaux collaborateurs et réduire les efforts manuels excessifs.

Le Process Mining utilise les journaux d’événements de Workday Onboarding, dans lesquels chaque événement comporte un identifiant de cas Onboarding, une activité et un horodatage. L’analyse de ces séquences permet de reconstituer le flux réel du processus, du début à la fin. Cette approche fondée sur les données révèle les écarts par rapport au parcours idéal et met au jour les possibilités d’optimisation et d’automatisation.

Vous aurez principalement besoin de journaux d’événements contenant un identifiant de cas, le nom d’une activité et un horodatage pour chaque étape du processus d’intégration. Dans Workday, cela consiste à repérer les tables et les champs pertinents liés aux cas Onboarding, aux statuts des tâches et aux heures d’achèvement. Des attributs supplémentaires, comme le service ou le type de nouveau collaborateur, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez attendre des améliorations significatives, comme une réduction de 25 % du temps de cycle d’intégration et une mise à disposition 30 % plus rapide des ressources essentielles. Le Process Mining contribue à atteindre 100 % de conformité pour les tâches obligatoires et à repérer les possibilités d’automatisation des étapes manuelles. À terme, l’expérience des nouveaux collaborateurs s’améliore et leur fidélisation progresse.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et la configuration du modèle, peut souvent être achevée en 4 à 6 semaines, selon l’accessibilité et la complexité des données. Le délai dépend principalement de la facilité avec laquelle les journaux d’événements peuvent être extraits et transformés dans un format adapté au Process Mining. Une fois les données disponibles, les analyses peuvent être produites rapidement.

Oui, le Process Mining excelle dans l’identification des activités manuelles et des reprises fréquentes au sein de votre flux de travail d’intégration. En visualisant le processus réel, il met en évidence les étapes particulièrement exposées aux erreurs humaines ou aux inefficacités, ce qui en fait des candidates prioritaires à l’automatisation. Vous pouvez ainsi déterminer où mettre en œuvre la RPA ou d’autres solutions numériques.

Le Process Mining est utile aux organisations de toutes tailles qui souhaitent optimiser leurs processus. Même les petites entreprises qui accueillent peu de nouveaux collaborateurs peuvent obtenir des analyses précieuses sur l’efficacité de leur intégration, leur conformité et l’expérience des employés. L’essentiel est de disposer de suffisamment de données d’événements, et non nécessairement d’un grand nombre de cas.

Les principales exigences techniques comprennent l’accès aux fonctions de reporting ou aux API de Workday pour extraire les données, une solution de stockage et une plateforme de Process Mining. Vous aurez également besoin de compétences en transformation des données pour convertir les journaux Workday bruts dans le format requis pour le journal d’événements. La collaboration avec l’équipe informatique est essentielle pour assurer la sécurité du traitement et de l’intégration des données.

Le Process Mining visualise chaque parcours suivi dans votre processus d’intégration et montre clairement les écarts par rapport aux flux de travail conformes. Il peut signaler les dossiers dans lesquels des tâches obligatoires, telles que les vérifications des antécédents ou les accusés de réception des politiques, sont ignorées ou retardées. Cette détection proactive vous permet de traiter les écarts de conformité avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants.

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