Usprawnij proces wdrożenia pracowników

Dlaczego warto usprawnić wdrożenie pracowników w Workday

Skuteczne wdrożenie pracownika to znacznie więcej niż formalności. To podstawa jego sukcesu i długotrwałego związania z firmą. Sprawny proces wdrożenia pozwala nowym pracownikom szybko osiągnąć produktywność i zaangażować się w pracę zespołu, wspierając rozwój całej organizacji. Z kolei nieefektywne lub zawiłe wdrożenie może opóźnić osiągnięcie pełnej produktywności, zwiększyć rotację wśród nowych pracowników, narazić firmę na ryzyko związane ze zgodnością i podnieść koszty administracyjne. Workday Onboarding oferuje narzędzia do zarządzania zadaniami i przebiegiem wdrożenia, ale w realizacji tych procesów często kryją się nieefektywności, które można wykryć dopiero dzięki szczegółowej analizie. Zrozumienie i usprawnienie procesu wdrożenia pracowników w Workday to nie tylko sposób na zwiększenie efektywności HR. To także ochrona inwestycji w nowych pracowników i budowanie dobrej atmosfery w miejscu pracy od pierwszego dnia.

Jak process mining pokazuje przebieg wdrożenia w Workday

Process mining pozwala zrozumieć przebieg wdrożenia pracowników na podstawie danych. Po pobraniu dzienników zdarzeń z systemu Workday odtwarza pełną ścieżkę każdego nowego pracownika, od przyjęcia oferty po pełne wdrożenie do pracy. Wizualizacja pokazuje rzeczywisty przebieg procesu, a nie tylko jego założony model. Można sprawdzić, kiedy faktycznie rozpoczynają się takie działania jak „Rozpoczęcie weryfikacji przeszłości”, „Rozpoczęcie konfiguracji konta IT” czy „Zamówienie sprzętu”, ile trwają i jakie czynności następują po nich. Dzięki temu można wykryć różnice w przebiegu procesu, nieoczekiwane powtórzenia pracy, a przede wszystkim wąskie gardła utrudniające sprawne wdrożenie nowych pracowników. Process mining pomaga odpowiedzieć na pytania takie jak: „Dlaczego konfiguracja IT trwa dłużej w niektórych działach?” albo „Czy obowiązkowe szkolenia zawsze kończą się przed rozmową po 30 dniach?”. Tak szczegółowe informacje pomagają skrócić czas wdrożenia pracowników i zwiększyć efektywność.

Obszary do usprawnienia wykrywane dzięki analizie danych

Analiza procesu wdrożenia w Workday z użyciem process mining często wskazuje kilka typowych obszarów do poprawy:

• Wykrywanie wąskich gardeł: można wskazać konkretne działania lub sekwencje zadań, które regularnie powodują opóźnienia, na przykład przerwę między „Zakończeniem dokumentacji przed zatrudnieniem” a „Utworzeniem profilu HR”. Dzięki temu działania usprawniające można skierować dokładnie tam, gdzie są potrzebne.
• Wykrywanie odstępstw od procesu: można znaleźć przypadki, w których rzeczywisty przebieg różni się od standardowej, zakładanej ścieżki. Odstępstwa mogą wynikać z nieefektywnych obejść lub nieprzestrzegania dobrych praktyk, co może wpływać na zgodność.
• Usprawnianie przekazywania zadań: można ocenić sprawność przekazywania pracy między zespołami, na przykład z HR do IT lub z IT do administracji obiektów. Opóźnienia na tych etapach często znacząco wydłużają cały proces wdrożenia.
• Zapewnienie zgodności i spójności: można sprawdzić, czy wszystkie obowiązkowe działania, takie jak weryfikacja przeszłości, przypisane szkolenia czy przekazanie wymaganych dokumentów, są realizowane w terminie dla każdego nowego pracownika. Pomaga to zapewnić zgodność w całej organizacji.
• Wykrywanie możliwości automatyzacji: dane mogą wskazać powtarzalne zadania wykonywane ręcznie, które można zautomatyzować w Workday. Dzięki temu pracownicy HR i innych zespołów mogą poświęcić więcej czasu na zadania o większym znaczeniu.

Efekty sprawnego wdrożenia pracowników

Wykorzystanie process mining do usprawnienia procesu wdrożenia pracowników w Workday może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy czas wdrożenia pracownika: można znacząco skrócić czas potrzebny nowej osobie na osiągnięcie pełnej produktywności, co przyspiesza jej wkład w pracę i zwrot z inwestycji.
• Większe zadowolenie nowych pracowników: sprawne i dobrze zorganizowane wdrożenie poprawia pierwsze wrażenie nowej osoby o firmie, zwiększając jej zaangażowanie i motywację od pierwszego dnia.
• Większa efektywność HR: usprawnienie zadań HR i administracji zmniejsza obciążenie zespołów HR i rekrutacji. Mogą one skupić się na strategicznych działaniach związanych z pozyskiwaniem talentów, zamiast ręcznie pilnować przebiegu procesu.
• Lepsza zgodność: można zapewnić, że wymagania prawne, regulacyjne i wewnętrzne są konsekwentnie spełniane w przypadku każdego nowego pracownika. Ogranicza to ryzyko i ujednolica przebieg wdrożenia.
• Lepsze wykorzystanie zasobów: można sprawdzić, gdzie wykorzystywane są zasoby w procesie wdrożenia, i skuteczniej planować przydział pracowników oraz narzędzi.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu wdrożenia pracowników

Można już rozpocząć analizę i usprawnianie procesu wdrożenia pracowników. Zastosowanie metod process mining do danych z Workday pozwala wykryć nieefektywności, zająć się wąskimi gardłami i zapewnić każdemu nowemu pracownikowi lepszy start. To pierwszy krok do sprawniejszego procesu, większej zgodności i przyjaznego wdrożenia nowych osób.