> Průběžné zlepšování procesů > Nástup zaměstnanců > Nástup zaměstnanců ve Workday

Zlepšete proces nástupu zaměstnanců

Optimalizujte nástup zaměstnanců ve Workday pomocí průvodce v 6 krocích
Zlepšete proces nástupu zaměstnanců
Nástup zaměstnanců
Workday Recruiting

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy
Obecný proces 1 Cesta pacienta 6 Nábor a získávání talentů 6 Nákup až platba: požadavek 8 Nástup zaměstnance 6 Od kontaktu k platbě 7 Od nákupu k platbě: objednávka 8 Od objednávky k úhradě: fakturace a vystavování faktur 8 Onboarding zákazníků KYC 6 Order to Cash – zpracování zákaznických objednávek 8 Plánování výroby 6 Pohledávky 7 Poskytování úvěrů 6 Pracovní cyklus zaměstnance od nástupu po odchod 8 Proces od nástupu po odchod zaměstnance: správa pracovních pozic 4 Record to Report - účetní zápis 7 Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasování 7 Řízení dodavatelského řetězce 7 Řízení kvality 6 Řízení přepravy 6 Řízení skladu 6 Řízení zásob 7 Řízení změn 6 Správa incidentů 6 Správa problémů 6 Správa servisních požadavků 7 Správa smluv 6 Správa úvěrů a vymáhání pohledávek 7 Správa výdajů 6 Správa výnosového cyklu 6 Údržba majetku 6 Zákaznický servis 7 Životní cyklus vývoje softwaru 6 Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu 8 Zpracování mezd 7 Zpracování plateb 7 Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům 7 Zpracování pojistných událostí 6 Zpracování přijatých faktur 7 Zpracování vrácení zboží a refundací 7
Dostupné systémy
Problémy(11)Cíle(11)6 krokůNáhledVýsledkyDataČasté dotazy(5)

Optimalizujte nástup zaměstnanců ve Workday

Proces nástupu zaměstnanců často provázejí zpoždění, rizika spojená se shodou a neefektivní workflow. Naše platforma vám pomůže přesně určit úzká místa a navrhne praktické kroky ke zlepšení. Zjednodušte nástup nových zaměstnanců, zvyšte jejich spokojenost a zajistěte shodu, aby jejich začátek ve vaší organizaci proběhl hladce.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč je optimalizace nástupu zaměstnanců ve Workday důležitá

Efektivní nástup zaměstnanců není jen o vyřizování dokumentů. Je základem jejich úspěchu i dlouhodobého setrvání ve firmě. Dobře nastavený proces pomáhá novým zaměstnancům rychle se zapracovat a stát se aktivní součástí týmu, což přispívá k růstu firmy. Neefektivní nebo zbytečně složitý nástup naopak může oddálit jejich produktivitu, vést k brzkému odchodu, zvýšit riziko nedodržení předpisů a náklady na administrativu. Workday Onboarding nabízí nástroje pro správu úkolů a jednotlivých kroků nástupu. V samotném průběhu procesu se ale často skrývají neefektivity, které odhalí až podrobná analýza. Porozumět nástupu zaměstnanců ve Workday a zlepšit ho znamená nejen zefektivnit práci HR, ale také lépe využít investice do nových zaměstnanců a od prvního dne podporovat dobrou firemní kulturu.

Jak process mining pomáhá porozumět nástupu zaměstnanců ve Workday

Process mining nabízí datový pohled na celý průběh nástupu zaměstnanců. Ze záznamů událostí ve Workday sestaví kompletní cestu každého nového zaměstnance, od přijetí nabídky až po plné zapracování. Díky vizualizaci uvidíte, jak proces skutečně probíhá, nejen jak by měl probíhat. Snadno zjistíte, kdy se opravdu zahajují činnosti jako „Zahájení prověrky“, „Zahájení zřízení IT účtu“ nebo „Objednání vybavení“, jak dlouho trvají a co po nich následuje. Tento pohled pomáhá odhalit rozdíly v průběhu procesu, nečekané opakování práce a především konkrétní úzká místa, která komplikují nástup nových zaměstnanců. Process mining vám pomůže odpovědět například na otázky: „Proč trvá zřízení IT déle v některých odděleních?“ nebo „Absolvují všichni povinná školení před kontrolou po 30 dnech?“ Díky těmto podrobným informacím můžete zkrátit dobu nástupu zaměstnanců a zvýšit efektivitu.

Oblasti pro zlepšení, které odhalí analýza dat

Analýza nástupu zaměstnanců ve Workday pomocí process mining často odhalí několik příležitostí ke zlepšení:

  • Odhalení úzkých míst: Zjistěte, které činnosti nebo posloupnosti úkolů opakovaně způsobují zpoždění. Může jít například o prodlevu mezi „Dokončení dokumentů před nástupem“ a „Vytvoření HR profilu“. Zlepšování procesů pak můžete zaměřit přesně tam, kde je potřeba.
  • Odhalení odchylek v procesu: Najděte případy, kdy se skutečný průběh liší od standardního postupu. Odchylky mohou ukazovat na neefektivní obcházení pravidel nebo nedodržování osvědčených postupů, což může ohrozit shodu.
  • Zlepšení předávání práce: Vyhodnoťte, jak efektivně si práci předávají jednotlivé týmy, například HR a IT nebo IT a správa budov. Zpoždění při těchto předáních často výrazně prodlužují nástup zaměstnance.
  • Kontrola shody a jednotného postupu: Ověřte, zda každý nový zaměstnanec v požadovaném termínu absolvuje všechny povinné kroky, například prověrky, konkrétní školení nebo odevzdání důležitých dokumentů. Zajistíte tak dodržování požadavků v celé organizaci.
  • Vyhledání příležitostí k automatizaci: Data mohou odhalit opakující se ruční úkoly, které lze ve Workday automatizovat. HR a ostatní zaměstnanci tak získají více času na strategickou práci.

Co přinese lépe nastavený nástup zaměstnanců

Pomocí process mining můžete zlepšit nástup zaměstnanců ve Workday a dosáhnout několika měřitelných přínosů:

  • Zkrácení doby nástupu zaměstnanců: Výrazně zkraťte dobu, než se nový zaměstnanec plně zapojí do práce. Rychleji tak začne přispívat k výsledkům a vrátí se investice do jeho náboru.
  • Lepší zkušenost nových zaměstnanců: Plynulý a dobře zorganizovaný nástup zlepšuje první dojem z firmy a od prvního dne podporuje zapojení i motivaci.
  • Vyšší efektivita HR: Zjednodušte úkoly HR a administrativy a snižte pracovní zátěž týmů HR a náboru. Mohou se tak věnovat strategickému rozvoji zaměstnanců místo ručního dohledávání stavu úkolů.
  • Lepší dodržování požadavků: Zajistěte, aby každý nový zaměstnanec splnil všechny právní, regulatorní i interní požadavky. Omezíte rizika a sjednotíte průběh nástupu.
  • Efektivnější využití zdrojů: Zjistěte, kde se při nástupu zaměstnanců využívají zdroje, a lépe plánujte nasazení zaměstnanců i nástrojů.

Jak začít se zlepšováním nástupu zaměstnanců

Chcete zlepšit nástup zaměstnanců? Tento průvodce vám pomůže začít s analýzou a zlepšováním procesu. Pomocí metod process mining a dat z Workday odhalíte neefektivity, odstraníte úzká místa a vytvoříte lepší zkušenost pro každého nového zaměstnance. Udělejte první krok k efektivnějšímu nástupu, lepší shodě s požadavky a přívětivějšímu začátku pro nové zaměstnance.

Nástup zaměstnanců Zkušenost nového zaměstnance Shoda v oblasti HR Proces nástupu zaměstnanců Nábor zaměstnanců Personální oddělení Zkrácení doby procesu Efektivita HR Nový zaměstnanec Automatizace HR Příprava před nástupem Začlenění zaměstnance

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Mnoho nových zaměstnanců dlouho čeká mezi přijetím nabídky a prvním pracovním dnem, případně i po nástupu na nezbytné zdroje. Dlouhá doba nástupu snižuje produktivitu a motivaci zaměstnanců a může vést k jejich brzkému odchodu. Organizaci tak stojí čas i peníze.
ProcessMind analyzuje záznamy událostí z Workday Onboarding a zmapuje skutečný průběh nástupu. Ukáže, kde přesně ke zpožděním dochází a co je způsobuje. Díky tomu můžete zjednodušit jednotlivé kroky a zkrátit celkovou dobu nástupu.

Noví zaměstnanci často po nástupu dlouho čekají na IT účty, potřebný software nebo vybavení. Nemohou tak hned začít naplno pracovat a jejich frustrace může svědčit o nedostatečné připravenosti a efektivitě organizace při nástupu zaměstnanců.
ProcessMind využívá data z Workday Onboarding a určí konkrétní činnosti, které opakovaně způsobují zpoždění, například „Zahájení zřízení IT účtu“ nebo „Dodání vybavení“. Odhalí úzká místa, na která pak můžete zaměřit zlepšování procesů a koordinaci zdrojů.

Průběh nástupu se často výrazně liší podle oddělení nebo pracovní pozice. Noví zaměstnanci tak nemají jednotnou zkušenost a někdy ani odpovídající podporu. Nejednotný postup může vést k nejasnostem a frustraci a ztížit začlenění do firemní kultury i plnění úkolů ve Workday Onboarding.
ProcessMind odhalí všechny varianty nástupu zaměstnanců, včetně nestandardních postupů a odchylek od zamýšleného průběhu. Díky tomuto přehledu můžete sjednotit osvědčené postupy a zajistit, aby každý nový zaměstnanec měl stejně dobrou zkušenost.

Důležité úkoly související se shodou, například prověrky nebo povinná školení, se často nestihnou nebo dokončí až po termínu. V procesu Workday Onboarding tím vznikají právní a provozní rizika i riziko pokut, což může ohrozit bezpečnost a řádný provoz organizace.
ProcessMind sleduje termíny a plnění důležitých úkolů, například „Dokončení prověrky“ nebo „Dokončení povinného školení“. Předem upozorní na úkoly po termínu, abyste mohli rychle zasáhnout a zajistit dodržování pravidel HR při nástupu zaměstnanců.

Mnoho kroků při nástupu zaměstnanců stále vyžaduje ruční zadávání údajů nebo opakované úpravy kvůli chybám a neúplným informacím. Zvyšuje se tím administrativní zátěž i provozní náklady a noví zaměstnanci se později zapojují do práce, přestože organizace používá systémy jako Workday Onboarding.
ProcessMind zobrazí opakující se smyčky v procesu a odhalí činnosti, které se často opakují nebo vedou k opravám, například kvůli nesouladu údajů či ručnímu předávání práce. Díky přehledu o těchto neefektivitách můžete automatizovat úkoly a omezit zbytečné ruční zásahy.

Týmy HR a vedoucí náboru často nemají aktuální přehled o tom, v jaké fázi nástupu se noví zaměstnanci nacházejí. Bez těchto informací je obtížné včas řešit problémy, předvídat zpoždění a nabídnout potřebnou podporu. Nástup zaměstnanců se pak řeší až ve chvíli, kdy nastane problém.
ProcessMind poskytuje přehled o celém procesu Workday Onboarding, od „Přijetí nabídky“ po „Provedení kontroly po 30 dnech“. Vytváří aktuální mapu procesu a ukazuje jednotlivé kroky, jejich trvání i účastníky. Díky tomu můžete rozhodovat na základě dat.

Důležité kroky nástupu, například schválení žádosti o vybavení nebo zahájení seznamování s týmem, se často zpožďují, protože vedoucí náboru neplní přidělené úkoly včas. To přímo ovlivňuje zkušenost nového zaměstnance i jeho produktivitu a prodlužuje začlenění do týmu.
ProcessMind analyzuje časový průběh činností vedoucích ve Workday Onboarding, například „Dokončení přípravy pracovního místa“ nebo „Dokončení seznámení s týmem“. Ukáže, kteří vedoucí nebo oddělení opakovaně způsobují zpoždění. Můžete pak cíleně upravit školení nebo proces a zlepšit zapojení vedoucích do nástupu zaměstnanců.

Významná část nových zaměstnanců odchází během prvních měsíců, často kvůli špatné nebo nepřehledné zkušenosti s nástupem. Předčasné odchody znamenají zbytečné náklady na nábor, ztrátu produktivity a poškození pověsti zaměstnavatele. Efektivní nástup zaměstnanců je proto důležitý.
ProcessMind porovnává průběh nástupu a zpoždění s údaji o setrvání nových zaměstnanců ve firmě. Odhalí vzorce, které mohou přispívat k jejich brzkému odchodu. Když těmto příčinám porozumíte, můžete zlepšit Workday Onboarding a připravit pro nové zaměstnance přívětivější a účinnější nástup.

Noví zaměstnanci často dostanou potřebná povinná školení pozdě nebo je pozdě dokončí. Nemohou pak plně vykonávat svou práci ani včas splnit požadavky na shodu. Příčinou úzkého místa může být pozdní přidělení školení nebo chybějící připomenutí, což pro organizaci představuje riziko.
ProcessMind sleduje průběh od „Přidělení povinného školení“ po „Dokončení povinného školení“ a ukáže, kde se přidělení nebo dokončení zpožďuje. Pomůže upravit načasování i spouštěče školení ve Workday Onboarding, aby zaměstnanci školení dokončili včas a získali potřebné dovednosti.

Nesprávné nebo neúplné údaje zadané při vytváření HR profilu způsobují další problémy. Je nutné je ručně opravovat a může se zpozdit výplata, přihlášení k zaměstnaneckým výhodám nebo přístup do systémů. To snižuje efektivitu a komplikuje nástup novému zaměstnanci i týmu HR.
ProcessMind analyzuje atributy záznamů událostí a odhalí časté změny nebo opakované úpravy související s činností „Vytvoření HR profilu“. Ukáže, kde při zadávání údajů nejčastěji vznikají chyby. Ve Workday Onboarding pak můžete upravit formuláře nebo jednotlivé kroky a zvýšit kvalitu údajů.

I při používání systému, jako je Workday Onboarding, se mnoho běžných a opakujících se úkolů při nástupu stále provádí ručně. To omezuje možnost rozšiřovat provoz, zvyšuje riziko lidské chyby a váže cenné zdroje HR, které by se mohly věnovat strategickým úkolům.
ProcessMind zmapuje celý průběh nástupu zaměstnanců a odhalí ruční předávání práce i činnosti vhodné k automatizaci. Ukáže příležitosti pro RPA nebo lepší integraci workflow ve Workday Onboarding, které vám pomohou zvýšit efektivitu a snížit provozní náklady.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Zlepšení procesu Workday Onboarding a výrazné zkrácení doby od přijetí nabídky do plného zapojení nového zaměstnance je důležité pro lepší zkušenost zaměstnanců, nižší administrativní zátěž a rychlejší přínos nových talentů. To se promítá do efektivity i konkurenceschopnosti organizace. ProcessMind zviditelní celý průběh nástupu, určí konkrétní úzká místa a jejich příčiny a vyčíslí dopad jednotlivých zpoždění. Umožní nastavit cíle a průběžně sledovat změny doby nástupu ve Workday Onboarding, abyste mohli měřit pokrok.

Noví zaměstnanci potřebují nezbytné zdroje, například IT vybavení a přístup do systémů, ještě před prvním pracovním dnem nebo nejpozději v den nástupu. Je to důležité pro dobrou první zkušenost i okamžité zapojení do práce. Zpoždění vede k frustraci a ztrátě času. ProcessMind zpřehlední dílčí proces zajišťování zdrojů ve Workday Onboarding a změří dobu jednotlivých kroků. Určí odpovědné osoby i konkrétní zpoždění, abyste mohli cíleně zasáhnout, upravit proces a urychlit dodání.

Rozdílný průběh nástupu může vést k odlišné spokojenosti nových zaměstnanců, pocitu nespravedlivého zacházení i rizikům spojeným s dodržováním požadavků. Jednotná a kvalitní zkušenost zajistí, že všichni zaměstnanci začnou za stejných podmínek, a podpoří firemní kulturu. ProcessMind odhalí všechny varianty procesu ve Workday Onboarding, takže můžete porovnat průběh nástupu v různých odděleních a pracovních rolích. Podrobná analýza pomůže najít odchylky od osvědčených postupů a nastavit jednotný, optimalizovaný standard pro celou organizaci.

Nesplnění povinných úkolů při nástupu, například prověrek nebo potvrzení seznámení s pravidly, přináší významná právní a provozní rizika. Cílem je zajistit, aby všechny důležité kroky proběhly včas a v souladu s předpisy, chránit organizaci a připravit novým zaměstnancům bezpečný začátek. ProcessMind průběžně sleduje stav všech povinných činností ve Workday Onboarding a v reálném čase upozorňuje na úkoly po termínu i možné nedostatky v dodržování požadavků. Poskytne vám informace potřebné k včasnému řešení problémů a přípravě na audit.

Mnoho procesů nástupu zaměstnanců stále vyžaduje ruční zadávání údajů a opakující se úkoly. To vede k neefektivitě, chybám a vyšším nákladům. Když tyto kroky najdete a automatizujete, uvolníte kapacitu týmu HR, zkrátíte dobu nástupu a zvýšíte přesnost údajů. ProcessMind vizuálně zmapuje celý proces Workday Onboarding a přehledně označí všechny ruční činnosti. Vyčíslí čas a zdroje, které tyto kroky spotřebují, odhalí příležitosti k automatizaci s největším dopadem a poskytne podklady pro její zavedení pomocí Robotic Process Automation (RPA) nebo jiných digitálních řešení.

Bez přehledu o průběhu nástupu nových zaměstnanců je pro HR a vedoucí náboru obtížné včas nabídnout podporu nebo předvídat zpoždění. Lepší přehled usnadňuje komunikaci a přispívá k plynulejšímu a transparentnějšímu procesu. ProcessMind poskytuje aktuální přehled o nástupu každého nového zaměstnance ve Workday Onboarding. Dashboardy a reporty ukazují, v jaké fázi se jednotlivé případy nacházejí. Týmy HR tak mohou předvídat problémy a nabídnout podporu včas.

Zpoždění u úkolů závislých na vedoucích, například schvalování nebo přidělování úkolů, mohou výrazně prodloužit celý proces nástupu a zhoršit první zkušenost nového zaměstnance. Omezení těchto úzkých míst je důležité pro zjednodušení nástupu. ProcessMind určí konkrétní činnosti závislé na vedoucích, které způsobují zpoždění, a vyčíslí jejich dopad na dobu nástupu. Pomůže odhalit opakující se vzorce a poskytne datové podklady pro lepší zapojení vedoucích a efektivnější workflow ve Workday Onboarding.

Nesouvislý nebo příliš dlouhý nástup může přispívat k brzkému odchodu zaměstnanců, vyšším nákladům na nábor a ztrátě produktivity. Zlepšení nástupu přímo podporuje spokojenost a setrvání nových zaměstnanců ve firmě. ProcessMind analyzuje průběh nástupu zaměstnanců, kteří odešli předčasně, a ve Workday Onboarding odhalí problematická místa nebo zpoždění, která mohla přispět k jejich nespokojenosti. Na základě těchto zjištění můžete cíleně upravit proces a podpořit setrvání zaměstnanců.

Zpoždění při dokončování povinných školení může ohrozit dodržování požadavků a zároveň bránit novým zaměstnancům v efektivním výkonu práce. Rychlejší dokončení školení pomůže zajistit, aby zaměstnanci dříve splnili potřebné kvalifikační i další požadavky. ProcessMind sleduje celý průběh od přidělení povinného školení po jeho dokončení ve Workday Onboarding a ukáže, kde a proč dochází ke zpoždění. Můžete pak cíleně zasáhnout, například upravit načasování upozornění nebo způsob poskytování školení, a zvýšit míru jejich dokončení.

Chyby v údajích HR profilu nového zaměstnance mohou způsobit další problémy, například nesprávné výplaty, potíže s přihlášením k zaměstnaneckým výhodám nebo nesoulad s požadavky. Jejich odstraněním zvýšíte spolehlivost údajů a omezíte nákladné opravy v týmu HR. ProcessMind ve Workday Onboarding odhalí opakované opravy a výjimky přímo související s chybami při zadávání údajů. Analýza četnosti a zdrojů těchto chyb vám pomůže zavést preventivní opatření, například důslednější kontrolu údajů nebo automatizaci, a výrazně omezit jejich nesoulad.

Mnoho ručních kroků při nástupu zaměstnanců lze automatizovat. Získáte tak vyšší efektivitu, nižší provozní náklady a přesnější výsledky. Systematické vyhledání těchto příležitostí je důležitou součástí změn v procesu. ProcessMind analyzuje podrobné záznamy událostí a odhalí ruční činnosti i jejich vzájemné vazby ve Workday Onboarding. Vyčíslí možnou úsporu času a nákladů díky automatizaci. Podle četnosti, délky a dopadu činností určí, které z nich automatizovat přednostně, a připraví jasný plán digitálních změn.

Šest kroků ke zlepšení nástupu zaměstnanců

1
Stáhněte si šablonu
2
Exportujte data z Workday
3
Nahrajte datovou sadu
4
Analyzujte proces nástupu
5
Proveďte změny
6
Sledujte výsledky
1

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte excelovou šablonu připravenou pro data o nástupu zaměstnanců. Pomůže vám zaznamenat všechny údaje potřebné pro účinnou analýzu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat od začátku omezuje nutnost opakovaných úprav a pomáhá přesně modelovat proces. Zjednoduší přípravu dat a usnadní získání užitečných poznatků.

Očekávaný výsledek

Prázdná, předformátovaná excelová šablona přizpůsobená datům o nástupu zaměstnanců ve Workday.

CO ZÍSKÁTE

Zjistěte, jak skutečně probíhá nástup zaměstnanců

ProcessMind převede data o nástupu zaměstnanců z Workday do přehledných interaktivních vizualizací. Přesně odhalíte zpoždění, rizika v oblasti shody a skutečný průběh nástupu každého nového zaměstnance.
  • Zobrazte skutečný průběh nástupu zaměstnanců ve Workday
  • Přesně určete zpoždění při nástupu zaměstnanců
  • Odhalte rizika v oblasti shody ve Workday
  • Zvyšte spokojenost nových zaměstnanců a urychlete jejich nástup
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zlepšete nástup zaměstnanců

Tyto výsledky ukazují konkrétní přínosy, které mohou organizace získat využitím process mining pro workflow nástupu zaměstnanců. Na základě dat z Workday Onboarding odhalujeme úzká místa a neefektivní postupy, které lze cíleně zlepšit.

0 %
Rychlejší nástup zaměstnanců

Zkrácení celkové doby procesu

Zkraťte celý proces nástupu, od přijetí nabídky až po kontrolní schůzku po 30 dnech, aby noví zaměstnanci začali dříve podávat plný výkon. Zvýšíte tak celkovou efektivitu a snížíte administrativní zátěž.
0 %
Rychlejší zajištění zdrojů

Včasné zajištění IT a pracovního místa

Zjednodušte zajištění IT účtů, vybavení a pracovního místa, aby noví zaměstnanci měli hned první den vše potřebné k efektivní práci. Zlepšíte tak jejich první pracovní den.
0 %
Plnění všech požadavků

Včasné dokončení povinných úkolů

Zajistěte, aby byly všechny důležité povinné úkoly, například prověření minulosti a vyřízení dokumentů, dokončeny v termínu. Omezíte tak rizika spojená s nedodržením požadavků a zajistíte soulad s předpisy u každého nového zaměstnance.
0 %
Méně oprav HR údajů

Méně chyb při vytváření HR profilu

Výrazně omezte počet oprav a opakovaného zadávání údajů do HR profilu. Ušetříte tak HR týmu čas, zvýšíte přesnost dat a předejdete navazujícím problémům.
0 %
Připravenost na první pracovní den

Včas připravené potřebné zdroje

Zajistěte, aby většina nových zaměstnanců měla všechny potřebné IT účty, vybavení a pracovní místo připravené ještě před oficiálním nástupem. Díky tomu mohou pracovat naplno hned od prvního dne a jsou s nástupem spokojenější.
0 %
Rychlejší dokončení školení

Průměrná doba absolvování povinných kurzů

Zkraťte průměrnou dobu, za kterou noví zaměstnanci absolvují všechny povinné školicí moduly. Rychleji se tak připraví na práci a osvojí si potřebné znalosti, což urychlí jejich zapracování.

Výsledky se liší podle složitosti procesu nástupu, vyspělosti implementace Workday Onboarding a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením pozorovaným v různých organizacích, které využívají process mining k analýze podobných procesů.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami. Podle potřeby je pak doplňte.
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor procesu nástupu každého nového zaměstnance, od přijetí nabídky až po jeho počáteční zapracování.

Proč je to důležité

Jde o základní údaj, který propojuje všechny související aktivity do jedné instance procesu od začátku do konce a umožňuje proces objevit a analyzovat.

Název konkrétního úkolu nebo milníku, který nastal v průběhu procesu nástupu.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje zobrazit jeho průběh a analyzovat strukturu i varianty.

Přesné datum a čas dokončení aktivity nástupu nebo změny jejího stavu.

Proč je to důležité

Udává časový kontext všech aktivit. Ten je nezbytný pro výpočet ukazatelů výkonnosti, například délky procesu, a odhalování zpoždění.

Jedinečný identifikátor přidělený novému zaměstnanci.

Proč je to důležité

Slouží jako primární klíč pro propojení dat o procesu nástupu s údaji o celém životním cyklu zaměstnance a umožňuje tak podrobnější HR analýzu.

Jméno vedoucího odpovědného za nového zaměstnance.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost důležitého účastníka procesu a odhalit úzká místa i nesrovnalosti v úkolech závislých na vedoucím.

Oddělení nebo obchodní jednotka, do které nový zaměstnanec nastupuje.

Proč je to důležité

Jde o hlavní rozměr pro srovnávání a odhalování rozdílů v procesech i osvědčených postupů napříč organizací.

Aktuální stav celého případu nástupu, například „Probíhá“, „Dokončeno“ nebo „Zrušeno“.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit případy podle výsledku a samostatně analyzovat dokončené, probíhající nebo zrušené procesy.

Oficiální první pracovní den nového zaměstnance.

Proč je to důležité

Slouží jako důležitý termín pro úkoly před nástupem a používá se k měření KPI „Míra připravenosti na první pracovní den“.

Termín, do kterého musí být splněn konkrétní povinný úkol nebo úkol související se shodou.

Proč je to důležité

Umožňuje sledovat časově citlivé úkoly související se shodou a počítat podíl úkolů dokončených včas.

Typ systému nebo uživatele, který aktivitu zahájil. Slouží k rozlišení automatizovaných a ručních kroků.

Proč je to důležité

Pomáhá rozlišit automatizované a ruční aktivity, což je důležité při hledání příležitostí k automatizaci a měření efektivity procesu.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje oficiální začátek případu nástupu. Spouští se přijetím pracovní nabídky kandidátem. Ve Workday se obvykle zaznamená jako dokončení kroku „Make Offer“ nebo „Offer“ v náborovém business procesu, který následně zahájí workflow nástupu.

Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost celého procesu nástupu. Analýza doby od tohoto okamžiku poskytuje úplný přehled o průběhu nástupu i jeho celkové délce.

Označuje dokončení prověření minulosti kandidáta. Jde o důležitý milník, který se často zaznamená po obdržení výsledků od dodavatele a jejich vložení do profilu kandidáta ve Workday.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník z hlediska plnění požadavků. Zpoždění při prověřování minulosti může posunout oficiální datum nástupu a ovlivnit plánování zdrojů.

Tato aktivita označuje oficiální vytvoření záznamu zaměstnance v systému HCM a jeho převedení z kandidáta na budoucího zaměstnance nebo zaměstnance. Ve Workday jde o poslední krok business procesu „Hire“.

Proč je to důležité

Jde o zásadní milník, kterým se zaměstnanec oficiálně zaeviduje v systému. Díky tomu lze nastavit výplatu, benefity a další základní HR funkce. Většina činností spojených se zajištěním potřebných prostředků vyžaduje, aby byl tento krok dokončen.

Tento milník potvrzuje, že byly novému zaměstnanci úspěšně vytvořeny všechny potřebné IT účty a přístupová oprávnění. Událost se zaznamená, když tým IT dokončí svůj přiřazený úkol zřízení účtů ve Workday.

Proč je to důležité

Připravené IT účty před datem nástupu jsou důležité pro hladký nástup a okamžitý začátek práce. Tento milník pomáhá měřit „Připravenost na první pracovní den“.

Tato aktivita označuje oficiální první pracovní den nového zaměstnance. Nejde o samostatnou událost, ale o důležité datum uvedené v profilu zaměstnance.

Proč je to důležité

Jde o důležité datum pro analýzu procesu a plnění požadavků. Porovnáním tohoto data s daty dokončení zajištění potřebných prostředků lze měřit „Připravenost na první pracovní den“.

Označuje dokončení plánované kontrolní schůzky nového zaměstnance s vedoucím, obvykle přibližně po 30 dnech. Zaznamená se zpravidla po dokončení odpovídajícího úkolu „To Do“ vedoucím ve Workday.

Proč je to důležité

Jde o důležitou závěrečnou aktivitu počátečního procesu nástupu, která se zaměřuje na zapojení a udržení zaměstnance. Slouží jako spolehlivý konec pro měření celkové délky procesu nástupu.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Process mining odhalí úzká místa, nedostatky v dodržování požadavků a rozdíly v procesu Workday Onboarding. Ukáže, kde dochází ke zpožděním, například při zajišťování nezbytných zdrojů nebo plnění povinných úkolů, abyste mohli cíleně zlepšit proces. Pomůže také sjednotit zkušenost nových zaměstnanců a omezit zbytečnou ruční práci.

Process mining využívá záznamy událostí z Workday Onboarding. Každá událost obsahuje ID případu nástupu, činnost a časové razítko. Analýzou těchto posloupností sestaví skutečný průběh procesu od začátku do konce. Tento datový přístup odhalí odchylky od zamýšleného postupu a možnosti zlepšení i automatizace.

Budete potřebovat především záznamy událostí s identifikátorem případu, názvem činnosti a časovým razítkem každého kroku nástupu. Ve Workday je třeba najít příslušné tabulky a pole týkající se případů nástupu, stavů úkolů a času jejich dokončení. Analýzu mohou obohatit další atributy, například oddělení nebo typ nového zaměstnance.

Můžete například zkrátit dobu nástupu o 25 % a zajistit nezbytné zdroje o 30 % rychleji. Process mining pomáhá dosáhnout 100% shody u povinných úkolů a odhalit příležitosti k automatizaci ručních kroků. Výsledkem může být plynulejší nástup a vyšší míra setrvání nových zaměstnanců.

Počáteční nastavení včetně exportu dat a konfigurace modelu lze často dokončit během 4 až 6 týdnů. Doba závisí na dostupnosti a složitosti dat. Rozhodující je především to, jak snadno lze záznamy událostí exportovat a převést do formátu vhodného pro process mining. Jakmile data začnou proudit, poznatky lze získat rychle.

Ano. Process mining dobře odhaluje často se opakující ruční činnosti a opakované opravy ve workflow nástupu. Vizualizace skutečného průběhu ukáže konkrétní kroky náchylné k lidským chybám nebo neefektivitě, které se hodí k automatizaci. Snáze tak určíte, kde zavést robotickou automatizaci procesů (RPA) nebo jiná digitální řešení.

Process mining pomáhá organizacím všech velikostí, které chtějí zlepšit své procesy. I menší firmy s menším počtem nových zaměstnanců mohou získat užitečný přehled o efektivitě nástupu, dodržování požadavků a zkušenosti zaměstnanců. Důležité je mít dostatek dat o událostech, nikoli nutně velký počet případů.

Mezi hlavní technické požadavky patří přístup k reportům Workday nebo k jeho API pro extrakci dat, řešení pro ukládání dat a platforma pro process mining. Budete také potřebovat odborné znalosti transformace dat, abyste nezpracované záznamy Workday převedli do požadovaného formátu záznamu událostí. Spolupráce s IT je zásadní pro bezpečné zpracování dat a integraci.

Process mining zobrazuje všechny varianty průběhu nástupu a přehledně ukazuje odchylky od workflow, která jsou v souladu s požadavky. Upozorní například na případy, kdy byly povinné úkoly, jako prověření minulosti nebo potvrzení seznámení s pravidly, přeskočeny nebo dokončeny se zpožděním. Díky včasnému odhalení můžete nedostatky v plnění požadavků řešit dříve, než přerostou ve vážný problém.

Zlepšete nástup zaměstnanců. Začněte zdarma ještě dnes.

Dosáhněte 95% shody a zajistěte novým zaměstnancům hladký nástup.

Spusťte zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.