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Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding

Optimieren Sie das Workday-Onboarding mit unserer Anleitung in sechs Schritten
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Optimieren Sie das Workday-Mitarbeiter-Onboarding

Beim Onboarding von Mitarbeitern kommt es häufig zu Verzögerungen, Compliance-Risiken und ineffizienten Workflows. Unsere Plattform hilft Ihnen, konkrete Engpässe zu erkennen, und führt Sie durch praxisnahe Verbesserungen. Vereinfachen Sie den Weg neuer Mitarbeiter, steigern Sie die Zufriedenheit und stellen Sie Compliance für einen reibungsloseren Start in Ihrer Organisation sicher.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Employee Onboarding in Workday entscheidend ist

Ein effektives Employee Onboarding umfasst weit mehr als reine Formalitäten. Es bildet die Grundlage für den erfolgreichen Start und die langfristige Bindung neuer Mitarbeitender. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv werden, sich engagieren und als Teil Ihres Teams zum Unternehmenserfolg beitragen. Ein ineffizienter oder unnötig komplizierter Ablauf kann dagegen zu verspäteter Produktivität, früher Fluktuation, Compliance-Risiken und höheren Verwaltungskosten führen. Workday Onboarding bietet leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben und Abläufen für neue Mitarbeitende. Die tatsächliche Ausführung und der Verlauf dieser Prozesse enthalten jedoch häufig verborgene Ineffizienzen, die sich erst durch eine detaillierte Analyse erkennen lassen. Wenn Sie Ihr Employee Onboarding in Workday verstehen und optimieren, geht es nicht nur um effizientere HR-Abläufe. Sie sichern damit auch Ihre Investition in neue Talente und schaffen vom ersten Tag an eine positive Arbeitskultur.

Wie Process Mining Ihren Workday-Onboarding-Prozess sichtbar macht

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um den Ablauf Ihres Employee Onboarding wirklich zu verstehen. Durch die Extraktion von Event Logs aus Ihrem Workday-System rekonstruiert Process Mining den vollständigen Weg jedes neuen Mitarbeitenden, von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration. Diese Darstellung zeigt die tatsächlichen Prozessabläufe, nicht nur die vorgesehenen. Sie sehen genau, wann Aktivitäten wie „Background Check Initiated“, „IT Account Provisioning Initiated“ oder „Equipment Ordered“ beginnen, wie lange sie dauern und welche Schritte darauf folgen. Diese Perspektive ist entscheidend, um Prozessvarianten, unerwartete Nacharbeiten und vor allem die konkreten Bottlenecks zu erkennen, die den reibungslosen Start neuer Mitarbeitender behindern. Process Mining hilft bei Fragen wie: „Warum dauert die IT-Einrichtung in bestimmten Abteilungen länger?“ oder „Werden verpflichtende Schulungen immer vor dem 30-Tage-Check-in abgeschlossen?“ Diese detaillierte Sichtweise ermöglicht es Ihnen, die Durchlaufzeit des Employee Onboarding zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.

Zentrale Verbesserungsbereiche durch datengetriebene Analysen

Die Analyse Ihres Workday-Onboarding-Prozesses mit Process Mining deckt häufig mehrere typische Verbesserungsbereiche auf:

  • Bottlenecks genau bestimmen: Identifizieren Sie einzelne Aktivitäten oder Aufgabenfolgen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen, etwa die Zeitspanne zwischen „Pre-employment Paperwork Completed“ und „HR Profile Created“. So können Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt ausrichten.
  • Prozessabweichungen aufdecken: Erkennen Sie Fälle, in denen der tatsächliche Ablauf vom vorgesehenen Standardprozess abweicht. Solche Abweichungen können auf ineffiziente Umgehungslösungen oder eine unzureichende Einhaltung bewährter Vorgehensweisen hinweisen und dadurch die Compliance beeinträchtigen.
  • Übergaben optimieren: Bewerten Sie die Effizienz der Übergaben zwischen verschiedenen Teams, beispielsweise von HR an IT oder von IT an Facilities. Verzögerungen bei diesen wichtigen Übergaben verlängern die Onboarding-Durchlaufzeit häufig erheblich.
  • Compliance und Konsistenz sicherstellen: Prüfen Sie, ob alle verpflichtenden Schritte, etwa Background Checks, bestimmte Schulungszuweisungen oder wichtige Dokumenteneinreichungen, bei jedem neuen Mitarbeitenden innerhalb der vorgegebenen Fristen abgeschlossen werden. So stellen Sie die Compliance im gesamten Unternehmen sicher.
  • Automatisierungsmöglichkeiten erkennen: Die Daten zeigen wiederkehrende manuelle Aufgaben auf, die sich innerhalb von Workday für eine Automatisierung eignen. Dadurch gewinnen HR und andere Teams Zeit für strategischere Aufgaben.

Erwartete Ergebnisse eines strukturierten Onboarding-Erlebnisses

Wenn Sie Process Mining zur Optimierung Ihres Employee Onboarding in Workday einsetzen, können Sie mehrere messbare Verbesserungen erreichen:

  • Kürzere Durchlaufzeit des Employee Onboarding: Verkürzen Sie die Zeit, bis neue Mitarbeitende vollständig arbeitsfähig sind. Dadurch leisten sie schneller einen Beitrag, und Ihre Investition zahlt sich früher aus.
  • Höhere Zufriedenheit neuer Mitarbeitender: Ein reibungslos organisierter Onboarding-Ablauf verbessert den ersten Eindruck vom Unternehmen deutlich und stärkt Engagement und Motivation vom ersten Arbeitstag an.
  • Höhere HR-Effizienz: Strukturieren Sie HR- und Verwaltungsaufgaben effizienter. So entlasten Sie Ihre HR- und Recruiting-Teams und schaffen Raum für strategische Talentinitiativen statt manueller Nachverfolgung.
  • Stärkere Compliance: Stellen Sie sicher, dass gesetzliche, regulatorische und unternehmensinterne Vorgaben bei jedem neuen Mitarbeitenden einheitlich erfüllt werden. Das reduziert Risiken und sorgt für einen standardisierten Ablauf.
  • Bessere Ressourcenplanung: Erhalten Sie Klarheit darüber, wo im Onboarding-Prozess Ressourcen eingesetzt werden. So können Sie Mitarbeitende und Werkzeuge gezielter planen und einsetzen.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres Employee Onboarding

Möchten Sie Ihren Employee-Onboarding-Prozess verändern? Diese Anleitung unterstützt Sie beim Einstieg in die Analyse und Verbesserung. Wenn Sie Process-Mining-Methoden auf Ihre Workday-Daten anwenden, machen Sie Ineffizienzen sichtbar, beseitigen Bottlenecks und schaffen letztlich ein besseres Onboarding-Erlebnis für alle neuen Mitarbeitenden. Machen Sie den ersten Schritt zu einem effizienteren, compliance-konformen und einladenden Start für Ihre Talente.

Mitarbeiter-Onboarding Erfahrung neuer Mitarbeitender HR-Compliance Onboarding-Prozess Talentgewinnung HR-Abteilung Verkürzung der Durchlaufzeit HR-Effizienz Neueinstellung HR-Automatisierung Preboarding Integration von Mitarbeitenden

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Viele neue Mitarbeitende warten zwischen der Annahme des Angebots und ihrem ersten Arbeitstag zu lange. Auch nach dem Startdatum fehlen häufig wichtige Ressourcen. Diese verlängerte Durchlaufzeit beeinträchtigt Produktivität und Motivation und kann zu früher Fluktuation führen. Für das Unternehmen entstehen dadurch erhebliche Zeit- und Kostenaufwände.
ProcessMind analysiert Event Logs aus Workday Onboarding und bildet den tatsächlichen Ablauf ab. Dabei werden Verzögerungen und ihre Ursachen genau identifiziert. So können Sie einzelne Schritte optimieren und die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit verkürzen.

Neue Mitarbeitende warten nach ihrem Start häufig lange auf IT-Konten, benötigte Software oder sogar die notwendige Ausstattung. Dadurch können sie nicht sofort produktiv arbeiten. Gleichzeitig entsteht Frustration, und die Vorbereitung des Unternehmens wirkt im Employee-Onboarding-Prozess unzureichend.
Mit Workday-Onboarding-Daten identifiziert ProcessMind gezielt Aktivitäten wie „IT Account Provisioning Initiated“ oder „Equipment Delivered“, die regelmäßig Verzögerungen verursachen. Wir machen diese Bottlenecks sichtbar, damit Sie Prozesse gezielt verbessern und die Ressourcenkoordination optimieren können.

Der Onboarding-Ablauf unterscheidet sich häufig deutlich zwischen Abteilungen oder Rollen. Dadurch erleben neue Mitarbeitende den Einstieg uneinheitlich und teilweise unzureichend. Fehlende Standardisierung kann zu Verwirrung und Frustration führen und die Integration in Unternehmenskultur und Workday-Onboarding-Aufgaben erschweren.
ProcessMind deckt alle Varianten Ihres Employee-Onboarding-Prozesses auf und zeigt nicht standardisierte Abläufe sowie Abweichungen vom idealen Prozess. Diese Transparenz hilft Ihnen, bewährte Vorgehensweisen zu standardisieren und allen neuen Mitarbeitenden ein konsistentes, positives Erlebnis zu bieten.

Kritische Compliance-Aufgaben wie Background Checks oder verpflichtende Schulungen werden häufig übersehen oder erst nach Ablauf der Frist abgeschlossen. Dadurch entstehen rechtliche Risiken, mögliche regulatorische Sanktionen und operative Ineffizienzen im Workday-Onboarding-Prozess. Auch Sicherheit und operative Integrität können beeinträchtigt werden.
ProcessMind überwacht den Abschluss wichtiger Compliance-Aktivitäten wie „Background Check Completed“ oder „Mandatory Training Completed“ im Verhältnis zu ihren Fristen. Überfällige Aufgaben werden frühzeitig erkannt und markiert. So können Sie sofort gegensteuern und die Einhaltung der HR-Richtlinien im Employee Onboarding sicherstellen.

Viele Schritte im Employee Onboarding beruhen noch auf manueller Dateneingabe oder müssen wegen Fehlern und unvollständiger Informationen wiederholt werden. Das erhöht den Verwaltungsaufwand und die Betriebskosten und verzögert die vollständige Produktivität neuer Mitarbeitender, selbst wenn Systeme wie Workday Onboarding eingesetzt werden.
ProcessMind visualisiert alle Prozessschleifen und identifiziert Aktivitäten, die häufig wiederholt werden oder Nacharbeiten auslösen. Oft liegen die Ursachen in uneinheitlichen Daten oder manuellen Übergaben. Indem diese Ineffizienzen sichtbar werden, können Sie Aufgaben automatisieren und unnötige manuelle Eingriffe vermeiden.

HR-Teams und Hiring Manager haben häufig keinen klaren Echtzeitüberblick darüber, an welcher Stelle sich neue Mitarbeitende in ihrem Onboarding befinden. Ohne diese Transparenz lassen sich Probleme und Verzögerungen nur schwer frühzeitig erkennen und Unterstützung nicht rechtzeitig bereitstellen. Dadurch wird das Employee Onboarding unnötig reaktiv gesteuert.
ProcessMind bietet eine Röntgensicht auf Ihren gesamten Workday-Onboarding-Prozess, von „Offer Accepted“ bis „30-Day Check-in Performed“. Die Plattform erstellt eine aktuelle Prozessübersicht und zeigt jeden Schritt, seine Dauer sowie die beteiligten Personen. Damit schaffen Sie die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen.

Kritische Onboarding-Schritte wie die Genehmigung von Ausstattungsanfragen oder die Organisation von Teamvorstellungen verzögern sich häufig, weil Hiring Manager ihre Aufgaben nicht rechtzeitig abschließen. Das beeinträchtigt direkt die Erfahrung und Produktivität neuer Mitarbeitender und verlängert ihre Integration ins Team.
ProcessMind analysiert die Zeitverläufe managerbezogener Aktivitäten in Workday Onboarding, etwa „Workspace Setup Completed“ oder „Team Introduction Completed“. Die Plattform zeigt, welche Manager oder Abteilungen regelmäßig Verzögerungen verursachen. So können Sie Schulungen und Prozesse gezielt anpassen und die Beteiligung der Manager am Employee Onboarding verbessern.

Eine beträchtliche Zahl neuer Mitarbeitender verlässt das Unternehmen innerhalb der ersten Monate. Häufig wird dabei ein unzureichendes oder verwirrendes Onboarding-Erlebnis genannt. Diese frühe Fluktuation verursacht verlorene Recruiting-Kosten und Produktivität und beeinträchtigt die Arbeitgebermarke. Ein effizienter Employee-Onboarding-Prozess ist daher entscheidend.
ProcessMind setzt Varianten und Verzögerungen im Onboarding-Prozess mit Daten zur Bindung neuer Mitarbeitender in Beziehung und identifiziert Muster, die zu einem frühen Ausscheiden beitragen. Wenn Sie diese Ursachen verstehen, können Sie Workday Onboarding optimieren und ein ansprechenderes, wirksameres Willkommen schaffen.

Neue Mitarbeitende erhalten wichtige verpflichtende Schulungen häufig zu spät oder schließen sie nicht rechtzeitig ab. Das erschwert die Ausübung ihrer Aufgaben und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Ursachen können verspätete Zuweisungen oder fehlende Erinnerungen sein, wodurch Risiken für das Unternehmen entstehen.
ProcessMind verfolgt den Ablauf von „Mandatory Training Assigned“ bis „Mandatory Training Completed“ und zeigt, an welcher Stelle Zuweisung oder Abschluss ins Stocken geraten. So können Sie Zeitpunkte und Auslöser für die Bereitstellung von Schulungen in Workday Onboarding optimieren und Compliance sowie Kompetenzaufbau fristgerecht sicherstellen.

Ungenaue oder unvollständige Daten bei der Erstellung des HR-Profils führen zu Folgeproblemen. Manuelle Korrekturen werden erforderlich, und die Lohnabrechnung, die Anmeldung zu Leistungen oder der Systemzugriff können sich verzögern. Das verursacht Ineffizienzen und belastet neue Mitarbeitende sowie das HR-Team.
ProcessMind identifiziert häufige Änderungen und Nacharbeiten im Zusammenhang mit Aktivitäten wie „HR Profile Created“, indem Attribute aus dem Event Log analysiert werden. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen Dateneingabefehler besonders häufig auftreten. So können Sie Eingabeformulare und Prozessschritte in Workday Onboarding verbessern und die Datenqualität erhöhen.

Trotz eines leistungsstarken Systems wie Workday Onboarding werden viele routinemäßige und wiederkehrende Aufgaben im Onboarding-Prozess weiterhin manuell ausgeführt. Das begrenzt die Skalierbarkeit, erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit und bindet wertvolle HR-Ressourcen, die für strategische Initiativen benötigt werden.
ProcessMind bildet den gesamten Employee-Onboarding-Ablauf ab und macht alle manuellen Übergaben und Aktivitäten sichtbar, die sich automatisieren lassen. Die Plattform zeigt Möglichkeiten für RPA oder Integrationsverbesserungen in Workday-Onboarding-Workflows auf. So steigern Sie die Effizienz und senken Betriebskosten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Die Optimierung des Workday-Onboarding-Prozesses ist entscheidend, um die Zeit von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Produktivität neuer Mitarbeitender deutlich zu verkürzen. Dieses Ziel verbessert die Employee Experience, reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt dafür, dass neue Talente schneller zum Unternehmenserfolg beitragen. ProcessMind visualisiert den Ablauf von Anfang bis Ende, identifiziert Bottlenecks und ihre Ursachen und quantifiziert die Auswirkungen einzelner Verzögerungen. Sie können Zielwerte festlegen und Verbesserungen der Durchlaufzeit im Workday Onboarding kontinuierlich überwachen. So machen Sie Fortschritte auf dem Weg zu einer schnelleren Integration messbar.

Neue Mitarbeitende sollten notwendige Ressourcen wie IT-Ausstattung und Systemzugriff vor oder spätestens am ersten Arbeitstag erhalten. Das ist entscheidend für einen positiven Einstieg und sofortige Produktivität. Verzögerungen bei der Bereitstellung führen zu Frustration und ungenutzter Arbeitszeit. ProcessMind schafft Transparenz über den Teilprozess zur Ressourcenbereitstellung in Workday Onboarding und erfasst die genaue Dauer jedes Schritts. Die Plattform zeigt Verantwortliche und konkrete Verzögerungen auf. Dadurch können Sie gezielt eingreifen und Prozesse anpassen, um die Bereitstellung deutlich zu beschleunigen.

Uneinheitliche Onboarding-Erlebnisse können zu unterschiedlichen Zufriedenheitswerten, einem unterschiedlichen Fairness-Empfinden und Compliance-Risiken im Unternehmen führen. Ein standardisiertes Onboarding mit gleichbleibend hoher Qualität sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden unter vergleichbaren Bedingungen starten und stärkt die Unternehmenskultur. ProcessMind deckt alle vorhandenen Prozessvarianten in Workday Onboarding auf. So können Sie Onboarding-Abläufe verschiedener Abteilungen und Rollen vergleichen. Die detaillierte Analyse zeigt Abweichungen von bewährten Vorgehensweisen und unterstützt Sie dabei, einen konsistenten, optimierten globalen Standard zu etablieren.

Die Nichteinhaltung verpflichtender Onboarding-Aufgaben wie Background Checks oder der Bestätigung von Richtlinien birgt erhebliche rechtliche und operative Risiken. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle kritischen Schritte fristgerecht und gemäß den geltenden Vorgaben abgeschlossen werden. So schützen Sie Ihr Unternehmen und ermöglichen neuen Mitarbeitenden einen sicheren Start. ProcessMind überwacht kontinuierlich den Abschluss aller verpflichtenden Aktivitäten in Workday Onboarding und markiert überfällige Aufgaben sowie mögliche Compliance-Lücken in Echtzeit. Die Plattform liefert die erforderlichen Erkenntnisse, um Abweichungen frühzeitig zu beheben und die Audit-Bereitschaft aufrechtzuerhalten.

Viele Employee-Onboarding-Prozesse beruhen weiterhin auf manueller Dateneingabe oder wiederkehrenden Aufgaben. Das führt zu Ineffizienzen, Fehlern und höheren Kosten. Wenn Sie diese Schritte identifizieren und automatisieren, entlasten Sie Ihre HR-Mitarbeitenden, verkürzen Durchlaufzeiten und verbessern die Datengenauigkeit. ProcessMind visualisiert den gesamten Workday-Onboarding-Prozess und markiert alle manuellen Aktivitäten. Die Plattform quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand dieser Schritte, zeigt Automatisierungsmöglichkeiten mit hoher Wirkung auf und liefert eine belastbare Grundlage für Robotic Process Automation (RPA) oder andere digitale Lösungen.

Eine begrenzte Sicht auf den Status der Onboarding-Abläufe neuer Mitarbeitender erschwert es HR und Hiring Managern, rechtzeitig Unterstützung zu leisten oder mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Mehr Transparenz verbessert die Kommunikation und ermöglicht einen reibungsloseren, nachvollziehbaren Ablauf. ProcessMind bietet einen umfassenden Echtzeitüberblick über den Fortschritt jedes neuen Mitarbeitenden in Workday Onboarding. Detaillierte Dashboards und Berichte zeigen genau, an welcher Stelle sich jeder Case befindet. So können HR-Teams Probleme frühzeitig erkennen und proaktiv unterstützen, um ein besseres Onboarding-Erlebnis zu schaffen.

Verzögerungen bei managerabhängigen Aufgaben wie Genehmigungen oder Aufgabenzuweisungen können den gesamten Onboarding-Prozess deutlich verlängern und den ersten Eindruck neuer Mitarbeitender beeinträchtigen. Diese Bottlenecks zu reduzieren, ist entscheidend für einen effizienteren Ablauf. ProcessMind identifiziert konkrete managerabhängige Aktivitäten, die Verzögerungen verursachen, und quantifiziert deren Einfluss auf die Onboarding-Durchlaufzeit. Die Plattform zeigt Muster auf und liefert datengetriebene Erkenntnisse, mit denen Sie die Beteiligung der Manager und die Workflow-Effizienz in Workday Onboarding verbessern können.

Ein uneinheitlicher oder langwieriger Onboarding-Ablauf kann erheblich zur frühen Fluktuation beitragen. Dadurch steigen Recruiting-Kosten, und Produktivität geht verloren. Ein besserer Onboarding-Prozess wirkt sich direkt auf Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeitender aus. ProcessMind analysiert die Onboarding-Abläufe von Mitarbeitenden, die das Unternehmen frühzeitig verlassen, und identifiziert kritische Reibungspunkte oder Verzögerungen in Workday Onboarding, die zur Unzufriedenheit beitragen können. Auf dieser Grundlage können Unternehmen gezielte Verbesserungen umsetzen und die Bindung erhöhen.

Verzögerungen beim Abschluss verpflichtender Schulungen schaffen nicht nur Compliance-Risiken, sondern erschweren es neuen Mitarbeitenden auch, ihre Aufgaben wirksam auszuführen. Ein schnellerer Ablauf stellt sicher, dass Mitarbeitende früher qualifiziert und regelkonform arbeiten können. ProcessMind verfolgt den gesamten Ablauf von der Zuweisung bis zum Abschluss verpflichtender Schulungen in Workday Onboarding und zeigt Verzögerungen sowie deren Ursachen auf. So können Sie gezielt eingreifen, etwa Benachrichtigungszeitpläne anpassen oder die Bereitstellung der Schulungen neu bewerten, um die Abschlussquote deutlich zu erhöhen.

Fehler in den HR-Profildaten neuer Mitarbeitender können Folgeprobleme verursachen, darunter fehlerhafte Lohnabrechnungen, Probleme bei der Anmeldung zu Leistungen und Compliance-Abweichungen. Wenn Sie diese Fehler vermeiden, verbessern Sie die Datenintegrität und reduzieren kostspielige Nacharbeiten für HR-Teams. ProcessMind identifiziert Nacharbeitsschleifen und Ausnahmen im Workday-Onboarding-Prozess, die direkt mit Dateneingabefehlern zusammenhängen. Durch die Analyse von Häufigkeit und Quelle dieser Fehler können Unternehmen vorbeugende Maßnahmen wie strengere Datenvalidierung oder Automatisierung umsetzen und Datenabweichungen deutlich reduzieren.

Viele manuelle Schritte im Employee Onboarding bieten erhebliche Möglichkeiten für Automatisierung. Das steigert die Effizienz, senkt Betriebskosten und verbessert die Genauigkeit. Eine systematische Identifizierung dieser Bereiche ist entscheidend für die Prozessoptimierung. ProcessMind analysiert detaillierte Event Logs, um alle manuellen Aktivitäten und ihre Abhängigkeiten in Workday Onboarding aufzudecken. Die Plattform quantifiziert mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen durch Automatisierung und priorisiert geeignete Kandidaten anhand von Häufigkeit, Dauer und Wirkung. So entsteht eine klare Roadmap für Initiativen zur digitalen Transformation.

Der Verbesserungsweg für das Employee Onboarding in 6 Schritten

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Workday-Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Onboarding-Prozess
5

Setzen Sie Änderungen um
6

Überwachen Sie die Prozessleistung
1

Laden Sie das Template herunter

Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für Prozessdaten zum Employee Onboarding entwickelte Excel-Template herunter. Damit erfassen Sie alle erforderlichen Informationen für eine wirksame Analyse.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Die richtige Datenstruktur von Anfang an verhindert Nacharbeit und ermöglicht eine präzise Prozessmodellierung. Sie vereinfacht die Datenvorbereitung für aussagekräftige Erkenntnisse.

Erwartetes Ergebnis

Ein leeres, vorformatiertes Excel-Template für Ihre Workday-Onboarding-Prozessdaten.

DAS ERHALTEN SIE

Erkennen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres Mitarbeiter-Onboardings

ProcessMind verwandelt Ihre Workday-Onboarding-Daten in klare, interaktive Visualisierungen. Erkennen Sie konkrete Verzögerungen, decken Sie Compliance-Risiken auf und verfolgen Sie den tatsächlichen Weg jedes neuen Mitarbeiters.
  • Machen Sie den tatsächlichen Weg des Workday-Onboardings sichtbar
  • Erkennen Sie konkrete Verzögerungen im Onboarding
  • Identifizieren Sie Compliance-Risiken in Workday
  • Steigern Sie Zufriedenheit und Geschwindigkeit beim Onboarding neuer Mitarbeiter
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Onboarding neuer Mitarbeitender erreichen

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining in ihren Workflows für das Onboarding neuer Mitarbeitender erzielen können. Erkenntnisse aus Workday-Onboarding-Daten machen Engpässe und Ineffizienzen sichtbar und schaffen die Grundlage für messbare Verbesserungen.

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Schnelleres Onboarding

Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Beschleunigen Sie den gesamten Weg neuer Mitarbeitender, von der Annahme des Angebots bis zum Check-in nach 30 Tagen. So werden neue Mitarbeitende schneller produktiv, während die Effizienz steigt und der administrative Aufwand sinkt.
0 %
Schnellere Bereitstellung von Ressourcen

Wichtige IT- und Arbeitsplatzbereitstellung

Vereinfachen Sie die Bereitstellung von IT-Konten, Ausstattung und Arbeitsplätzen. So verfügen neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag über alles, was sie für einen effizienten Arbeitsbeginn benötigen. Das verbessert die Erfahrung am ersten Arbeitstag.
0 %
Vollständige Compliance erreicht

Verpflichtende Aufgaben fristgerecht abgeschlossen

Stellen Sie sicher, dass alle kritischen verpflichtenden Aufgaben, etwa Background Checks und Dokumentation, bis zum jeweiligen Fälligkeitsdatum abgeschlossen sind. Das senkt Compliance-Risiken und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben für alle neuen Mitarbeitenden.
0 %
Weniger Nacharbeit bei HR-Daten

Weniger Fehler bei der Erstellung von HR-Profilen

Reduzieren Sie die Häufigkeit von Korrekturen und erneuten Eingaben bei HR-Profildaten deutlich. Das spart HR-Mitarbeitenden wertvolle Zeit, verbessert die Datenqualität und verringert Folgeprobleme.
0 %
Bereit für den ersten Arbeitstag

Wichtige Ressourcen rechtzeitig bereitgestellt

Stellen Sie sicher, dass ein hoher Anteil der neuen Mitarbeitenden vor dem offiziellen Startdatum über alle erforderlichen IT-Konten, Ausstattungen und Arbeitsplätze verfügt. So ist die Produktivität ab dem ersten Tag gewährleistet und die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender steigt.
0 %
Schnellerer Abschluss der Schulungen

Durchschnittliche Dauer verpflichtender Module

Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit, die neue Mitarbeitende für den Abschluss aller verpflichtenden Schulungsmodule benötigen. So sind sie schneller für ihre Aufgaben bereit und erwerben kritisches Wissen früher, wodurch sich die Zeit bis zur Produktivität verkürzt.

Die Ergebnisse hängen von der konkreten Komplexität Ihres Onboarding-Prozesses, dem Reifegrad Ihrer Workday-Onboarding-Implementierung und der Datenqualität ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die verschiedene Unternehmen beim Einsatz von Process Mining für vergleichbare Prozesse beobachtet haben.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Datengrundlage bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eine eindeutige Kennung für den Onboarding-Prozess jeder neuen Person, von der Annahme des Angebots bis zur ersten Integrationsphase.

Warum das wichtig ist

Dies ist das grundlegende Attribut, das alle zusammengehörigen Aktivitäten zu einer einzelnen End-to-End-Prozessinstanz verbindet und dadurch Process Discovery und Analyse ermöglicht.

Der Name einer bestimmten Aufgabe oder eines Meilensteins, die oder der im Onboarding-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht dadurch die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Analyse von Prozessstruktur und Varianten.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Onboarding-Aktivität abgeschlossen oder ihr Status geändert wurde.

Warum das wichtig ist

Es liefert den zeitlichen Kontext für alle Aktivitäten. Dieser ist erforderlich, um Leistungskennzahlen wie die Durchlaufzeit zu berechnen und Verzögerungen zu erkennen.

Die eindeutige Kennung, die neuen Mitarbeitenden zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Sie dient als Primärschlüssel, um Daten des Onboarding-Prozesses mit übergreifenden Daten zum Mitarbeiterlebenszyklus zu verknüpfen und dadurch umfassendere HR-Analysen zu ermöglichen.

Der Name des Managers, der für die neue Person verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Leistungsanalyse eines wichtigen Stakeholders und macht Engpässe sowie Unstimmigkeiten bei managerabhängigen Aufgaben sichtbar.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neue Person beitritt.

Warum das wichtig ist

Sie ist eine zentrale Dimension für Benchmarking sowie für die Identifizierung von Prozessvarianten und Best Practices im gesamten Unternehmen.

Der aktuelle Status des gesamten Onboarding-Cases, etwa „In Progress“, „Completed“ oder „Canceled“.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Segmentierung von Cases nach ihrem Ergebnis und damit eine gezielte Analyse abgeschlossener, laufender oder abgebrochener Prozesse.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Person.

Warum das wichtig ist

Es dient als wichtige Frist für Preboarding-Aufgaben und wird zur Messung des KPIs „First Day Readiness Rate“ verwendet.

Die Frist, bis zu der eine bestimmte verpflichtende oder Compliance-relevante Aufgabe abgeschlossen sein muss.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Überwachung zeitkritischer Compliance-Aufgaben und die Berechnung von Abschlussquoten für fristgerecht erledigte Aufgaben.

Das System oder der Benutzertyp, der eine bestimmte Aktivität ausgelöst hat. Damit lassen sich automatisierte und manuelle Schritte unterscheiden.

Warum das wichtig ist

Es hilft, automatisierte und manuelle Aktivitäten zu unterscheiden. Das ist entscheidend, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Prozesseffizienz zu messen.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Onboarding-Cases. Sie wird ausgelöst, sobald ein Kandidat oder eine Kandidatin das Jobangebot annimmt. In Workday wird dies üblicherweise als Abschluss des Schritts „Make Offer“ oder „Offer“ im Recruiting-Business-Prozess erfasst, der anschließend den Onboarding-Workflow startet.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event für den gesamten Onboarding-Prozess. Die Analyse der Zeit ab diesem Punkt liefert ein vollständiges Bild des Wegs neuer Mitarbeitender und der gesamten Durchlaufzeit.

Dieser Meilenstein markiert den Abschluss der Background-Prüfung des Kandidaten oder der Kandidatin. Er wird häufig erfasst, sobald die Ergebnisse vom Anbieter eingegangen und im Workday-Profil aktualisiert worden sind.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein. Verzögerungen beim Abschluss des Background Checks können den offiziellen Starttermin verschieben und die Ressourcenplanung beeinträchtigen.

Diese Aktivität bezeichnet die formale Erstellung des Mitarbeiterdatensatzes im HCM-System. Damit wechselt die Person vom Kandidatenstatus zum Pre-Hire- oder Mitarbeiterstatus. In Workday ist dies der letzte Schritt des Business-Prozesses „Hire“.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein grundlegender Meilenstein, der die Person offiziell im System anlegt und dadurch Gehaltsabrechnung, Benefits und weitere zentrale HR-Funktionen ermöglicht. Für die meisten Bereitstellungsaktivitäten ist er eine Voraussetzung.

Dieser Meilenstein bestätigt, dass alle erforderlichen IT-Konten und Zugriffsrechte für neue Mitarbeitende erfolgreich erstellt wurden. Das Event wird erfasst, sobald das IT-Team die zugewiesene Bereitstellungsaufgabe in Workday abschließt.

Warum das wichtig ist

Bereitstehende IT-Konten vor dem Startdatum sind entscheidend für eine positive Onboarding-Erfahrung und unmittelbare Produktivität. Dieser Meilenstein hilft bei der Messung der „First Day Readiness“.

Diese Aktivität bezeichnet den offiziellen ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitender. Es handelt sich nicht um ein explizites Event, sondern um ein wichtiges Datumsattribut im Mitarbeiterprofil.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein kritisches Datum für Compliance und Prozessanalyse. Durch den Vergleich der Abschlussdaten von Bereitstellungsaktivitäten mit diesem Startdatum lässt sich die „First Day Readiness“ messen.

Damit wird der Abschluss eines geplanten Gesprächs zwischen neuen Mitarbeitenden und ihrem Manager bezeichnet, das üblicherweise nach etwa 30 Tagen stattfindet. In der Regel wird dies erfasst, sobald der Manager die entsprechende „To Do“-Aufgabe in Workday abschließt.

Warum das wichtig ist

Dies ist eine wichtige abschließende Aktivität der ersten Onboarding-Phase, die auf Mitarbeiterbindung und Engagement ausgerichtet ist. Sie dient als verlässlicher Endpunkt zur Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining identifiziert Engpässe, Compliance-Lücken und Varianten in Ihrem Workday-Onboarding-Prozess. Die Analyse zeigt, an welchen Stellen Verzögerungen auftreten, etwa bei der Bereitstellung wichtiger Ressourcen oder beim Abschluss verpflichtender Aufgaben. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen, die Erfahrung neuer Mitarbeitender standardisieren und übermäßigen manuellen Aufwand reduzieren.

Process Mining verwendet Event Logs aus Workday Onboarding. Jedes Event enthält eine Onboarding Case ID, eine Aktivität und einen Timestamp. Durch die Analyse dieser Sequenzen rekonstruiert die Methode den tatsächlichen Prozessablauf vom Anfang bis zum Ende. Dieser datengetriebene Ansatz zeigt Abweichungen vom idealen Ablauf und macht Bereiche für Optimierung und Automatisierung sichtbar.

Sie benötigen vor allem Event Logs mit einer Case-ID, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jeden Schritt des Onboarding-Prozesses. Für Workday bedeutet das, relevante Tabellen und Felder zu Onboarding Cases, Aufgabenstatus und Abschlusszeiten zu identifizieren. Zusätzliche Attribute wie Abteilung oder Art der Neueinstellung können die Analyse erweitern.

Sie können deutliche Verbesserungen erwarten, etwa eine Verkürzung der Onboarding-Durchlaufzeit um 25 % und eine um 30 % schnellere Bereitstellung wichtiger Ressourcen. Process Mining unterstützt eine 100-prozentige Compliance bei verpflichtenden Aufgaben und zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Schritte auf. Das verbessert letztlich die Erfahrung neuer Mitarbeitender und die Mitarbeiterbindung.

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration lässt sich abhängig von Zugänglichkeit und Komplexität der Daten häufig innerhalb von 4 bis 6 Wochen abschließen. Entscheidend ist vor allem, wie einfach sich Event Logs extrahieren und in ein für Process Mining geeignetes Format umwandeln lassen. Sobald Daten einfließen, können schnell Erkenntnisse gewonnen werden.

Ja. Process Mining identifiziert häufig auftretende manuelle Aktivitäten und Nacharbeiten in Ihrem Onboarding-Workflow. Die Visualisierung des tatsächlichen Prozesses zeigt konkrete Schritte, die besonders fehleranfällig oder ineffizient sind und sich daher für eine Automatisierung eignen. So können Sie priorisieren, wo Robotic Process Automation, RPA, oder andere digitale Lösungen eingesetzt werden sollten.

Process Mining unterstützt Organisationen jeder Größe bei der Optimierung ihrer Prozesse. Auch kleinere Unternehmen mit weniger Neueinstellungen gewinnen wertvolle Erkenntnisse über Effizienz, Compliance und die Erfahrung ihrer Mitarbeitenden im Onboarding. Entscheidend ist eine ausreichende Menge an Event-Daten, nicht unbedingt eine große Zahl von Cases.

Zu den wichtigsten technischen Voraussetzungen gehören der Zugriff auf die Reporting- oder API-Funktionen von Workday für die Datenextraktion, eine Lösung zur Datenspeicherung und eine Process-Mining-Plattform. Außerdem benötigen Sie Fachwissen zur Datentransformation, um Rohdaten aus Workday in das erforderliche Event-Log-Format umzuwandeln. Die Zusammenarbeit mit der IT ist für eine sichere Datenverarbeitung und Integration entscheidend.

Process Mining visualisiert jeden Ablauf in Ihrem Onboarding-Prozess und zeigt Abweichungen von konformen Workflows deutlich. Die Analyse kann Cases markieren, in denen verpflichtende Aufgaben wie Background Checks oder die Bestätigung von Richtlinien übersprungen oder verspätet abgeschlossen werden. So erkennen und beheben Sie Compliance-Lücken, bevor daraus kritische Probleme entstehen.

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