Verbessern Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden

Warum es wichtig ist, das Onboarding von Mitarbeitenden in Workday zu optimieren

Ein gutes Onboarding von Mitarbeitenden umfasst weit mehr als Papierkram. Es legt den Grundstein für den Erfolg neuer Mitarbeitender und ihre langfristige Bindung an das Unternehmen. Ein effizienter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv werden, sich engagieren und zum Wachstum des Unternehmens beitragen. Ein ineffizienter oder komplizierter Ablauf kann dagegen die Produktivität verzögern, zu frühen Kündigungen führen, Compliance-Risiken verursachen und den Verwaltungsaufwand erhöhen. Workday Onboarding bietet zwar Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben und Onboarding-Abläufen, doch bei der tatsächlichen Durchführung verbergen sich oft Ineffizienzen, die erst durch eine detaillierte Analyse sichtbar werden. Wenn Sie das Onboarding von Mitarbeitenden in Workday verstehen und optimieren, verbessern Sie nicht nur die Effizienz der Personalabteilung. Sie sichern auch Ihre Investition in neue Talente und fördern vom ersten Tag an eine positive Unternehmenskultur.

Wie Process Mining Ihren Onboarding-Prozess in Workday sichtbar macht

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um den Ablauf des Onboardings von Mitarbeitenden genau zu verstehen. Dazu werden Event Logs aus Ihrem Workday-System ausgelesen und der vollständige Prozessweg jedes neuen Mitarbeitenden rekonstruiert, von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration ins Unternehmen. Die Visualisierung zeigt, wie der Prozess tatsächlich abläuft, nicht nur, wie er geplant ist. Sie sehen genau, wann Aktivitäten wie „Background Check Initiated“, „IT Account Provisioning Initiated“ oder „Equipment Ordered“ beginnen, wie lange sie dauern und welche Schritte darauf folgen. So lassen sich Prozessvarianten, unerwartete Nacharbeiten und vor allem die konkreten Engpässe erkennen, die einen reibungslosen Start erschweren. Process Mining hilft Ihnen, wichtige Fragen zu beantworten: „Warum dauert die IT-Einrichtung in bestimmten Abteilungen länger?“ oder „Werden die Pflichtschulungen immer vor dem 30-Tage-Gespräch abgeschlossen?“ Diese detaillierten Erkenntnisse helfen Ihnen, die Onboarding-Durchlaufzeit zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die eine datengetriebene Analyse aufdeckt

Die Analyse Ihres Workday-Onboarding-Prozesses mit Process Mining zeigt häufig mehrere Bereiche mit Verbesserungspotenzial:

• Engpässe genau lokalisieren: Ermitteln Sie konkrete Aktivitäten oder Aufgabenfolgen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen, etwa die Wartezeit zwischen „Pre-employment Paperwork Completed“ und „HR Profile Created“. So können Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt ausrichten.
• Prozessabweichungen aufdecken: Finden Sie heraus, wann der tatsächliche Ablauf vom vorgesehenen Standardprozess abweicht. Solche Abweichungen können auf ineffiziente Umgehungslösungen oder die Nichteinhaltung bewährter Vorgehensweisen hinweisen und sich auf die Compliance auswirken.
• Übergaben optimieren: Prüfen Sie, wie effizient Aufgaben zwischen Teams übergeben werden, etwa von HR an IT oder von IT an Facility Management. Verzögerungen bei diesen wichtigen Übergaben verlängern häufig die Onboarding-Durchlaufzeit.
• Compliance und einheitliche Abläufe sicherstellen: Prüfen Sie, ob alle Pflichtschritte, etwa Hintergrundprüfungen, bestimmte Schulungen oder wichtige Dokumenteneinreichungen, für alle neuen Mitarbeitenden innerhalb der vorgegebenen Fristen abgeschlossen werden. So stellen Sie die Compliance im gesamten Unternehmen sicher.
• Automatisierungsmöglichkeiten erkennen: Daten können wiederkehrende manuelle Aufgaben aufzeigen, die sich in Workday automatisieren lassen. Dadurch gewinnen HR und andere Teams Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben.

Welche Ergebnisse ein effizienter Onboarding-Prozess ermöglicht

Mit Process Mining können Sie das Onboarding von Mitarbeitenden in Workday optimieren und mehrere wichtige, messbare Verbesserungen erzielen:

• Onboarding-Durchlaufzeit verkürzen: Verkürzen Sie deutlich die Zeit, bis neue Mitarbeitende voll einsatzfähig sind. So können sie schneller einen Beitrag leisten und Ihre Investition zahlt sich früher aus.
• Zufriedenheit neuer Mitarbeitender steigern: Ein gut organisierter Onboarding-Prozess verbessert den ersten Eindruck vom Unternehmen und stärkt vom ersten Tag an Engagement und Motivation.
• Effizienz der Personalabteilung steigern: Vereinfachen Sie HR- und Verwaltungsaufgaben und entlasten Sie Ihre HR- und Recruiting-Teams. So können sie sich auf strategische Personalthemen konzentrieren, statt manuell Prozessschritte nachzuverfolgen.
• Compliance stärken: Stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Vorgaben für neue Mitarbeitende einheitlich eingehalten werden. Das senkt Risiken und sorgt für einen standardisierten Ablauf.
• Ressourcen besser einsetzen: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, wo im Onboarding-Prozess Ressourcen eingesetzt werden. So können Sie Personal und Arbeitsmittel gezielter planen und bereitstellen.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses

Möchten Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden verbessern? Dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei, den Prozess zu untersuchen und gezielt weiterzuentwickeln. Mit Process-Mining-Methoden und Ihren Workday-Daten decken Sie Ineffizienzen auf, beseitigen Engpässe und schaffen ein besseres Onboarding für alle neuen Mitarbeitenden. Machen Sie den ersten Schritt zu einem effizienteren, regelkonformen und einladenden Start für Ihre neuen Talente.