Mejore la incorporación de sus empleados
Optimice la incorporación de empleados en Workday
Los procesos de incorporación de empleados suelen sufrir retrasos, riesgos de incumplimiento y flujos de trabajo ineficientes. Nuestra plataforma le ayuda a localizar los cuellos de botella exactos y le guía en mejoras prácticas. Simplifique el recorrido de las nuevas personas contratadas, aumente su satisfacción y garantice el cumplimiento para lograr un comienzo más fluido en su organización.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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Por qué es esencial optimizar la incorporación de empleados en Workday
La incorporación eficaz de empleados es mucho más que completar trámites: es la base del éxito y la permanencia a largo plazo de cada nueva incorporación. Un proceso de incorporación ágil garantiza que las nuevas personas empleadas se conviertan rápidamente en miembros productivos y comprometidos del equipo, contribuyendo al crecimiento general de la empresa. Por el contrario, una experiencia de incorporación ineficiente o complicada puede provocar retrasos en la productividad, rotación temprana, riesgos de cumplimiento y un aumento de los costes administrativos. Aunque Workday Onboarding ofrece herramientas sólidas para gestionar tareas y recorridos de nuevas incorporaciones, la ejecución y el flujo reales de estos procesos suelen contener ineficiencias ocultas que solo pueden descubrirse mediante un análisis profundo. Comprender y optimizar la incorporación de empleados en Workday no consiste únicamente en mejorar la eficiencia de Recursos Humanos, sino en proteger la inversión en nuevo talento y fomentar una cultura laboral positiva desde el primer día.
Cómo Process Mining aporta claridad sobre su proceso de incorporación en Workday
Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para comprender realmente el recorrido de incorporación de sus empleados. Al extraer registros de eventos de su sistema Workday, reconstruye el recorrido completo, de principio a fin, que sigue cada nueva incorporación, desde la aceptación de la oferta hasta su integración plena. Esta representación visual muestra los flujos de proceso reales, no solo los previstos. Puede ver con claridad dónde comienzan actividades como «Verificación de antecedentes iniciada», «Aprovisionamiento de la cuenta de TI iniciado» o «Equipo solicitado», cuánto duran y qué ocurre después. Esta perspectiva es fundamental para identificar variaciones del proceso, retrabajos inesperados y, sobre todo, los cuellos de botella exactos que dificultan una experiencia fluida para las nuevas incorporaciones. Process Mining ayuda a responder preguntas clave como «¿Por qué la configuración de TI tarda más en algunos departamentos?» o «¿Se completan siempre las formaciones obligatorias antes de la revisión de los 30 días?». Este nivel de detalle permite reducir el tiempo de ciclo de la incorporación y mejorar la eficiencia.
Principales áreas de mejora descubiertas mediante el análisis basado en datos
El análisis de su proceso de incorporación en Workday mediante Process Mining suele revelar varias áreas habituales de mejora:
- Localización de cuellos de botella: Identifique actividades o secuencias de tareas concretas que provocan retrasos de forma constante, por ejemplo, el tiempo transcurrido entre «Documentación previa al empleo completada» y «Perfil de Recursos Humanos creado». Así podrá orientar con precisión sus esfuerzos de optimización.
- Detección de desviaciones del proceso: Descubra casos en los que el proceso real se aparta del recorrido estándar previsto. Estas desviaciones pueden ser soluciones alternativas ineficientes o indicar un incumplimiento de las mejores prácticas, con posibles consecuencias para el cumplimiento.
- Optimización de las transferencias: Evalúe la eficiencia de las transiciones entre equipos, como de Recursos Humanos a TI o de TI a Instalaciones. Los retrasos en estas transferencias críticas suelen contribuir de forma importante al aumento del tiempo de ciclo de la incorporación.
- Garantía de cumplimiento y coherencia: Verifique que todos los pasos obligatorios, como las verificaciones de antecedentes, determinadas asignaciones de formación o la entrega de documentos esenciales, se completen dentro de los plazos establecidos para cada nueva incorporación, garantizando el cumplimiento en toda la organización.
- Identificación de oportunidades de automatización: Los datos pueden poner de relieve tareas manuales repetitivas que pueden automatizarse en Workday, liberando a los equipos de Recursos Humanos y a otras personas para que se concentren en actividades más estratégicas.
Resultados esperados de una experiencia de incorporación ágil
Al utilizar Process Mining para optimizar su proceso de incorporación de empleados en Workday, puede obtener varios beneficios importantes y medibles:
- Reducción del tiempo de ciclo de la incorporación: Disminuya considerablemente el tiempo necesario para que una nueva incorporación alcance su plena operatividad, acelerando su contribución y el retorno de la inversión.
- Mayor satisfacción de las nuevas incorporaciones: Una experiencia de incorporación fluida y organizada mejora notablemente la primera percepción de la empresa y aumenta el compromiso y la motivación desde el primer día.
- Mayor eficiencia de Recursos Humanos: Simplifique las tareas de Recursos Humanos y administrativas, reduzca la carga de trabajo de los equipos de Recursos Humanos y contratación, y permítales centrarse en iniciativas estratégicas de talento en lugar de perseguir tareas manuales.
- Cumplimiento reforzado: Garantice que todos los requisitos legales, normativos y de las políticas de la empresa se cumplan de forma coherente para cada nueva incorporación, minimizando los riesgos y asegurando una experiencia estandarizada.
- Mejor asignación de recursos: Obtenga claridad sobre cómo se utilizan los recursos durante la incorporación, lo que permite planificar y asignar mejor el personal y las herramientas.
Cómo empezar a optimizar su proceso de incorporación de empleados
¿Está preparado para transformar su proceso de incorporación? Esta guía le ayuda a iniciar su recorrido de descubrimiento y mejora. Al aplicar técnicas de Process Mining a sus datos de Workday, puede descubrir ineficiencias, abordar cuellos de botella y crear, en última instancia, una experiencia de incorporación superior para cada nueva persona empleada. Dé el primer paso hacia un inicio más eficiente, conforme y acogedor para su talento.
La ruta de mejora en 6 pasos para la incorporación de empleados
Descargar el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel diseñado específicamente para los datos del proceso de incorporación de empleados. Este Template garantiza la captura de toda la información necesaria para realizar un análisis eficaz.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos adecuada desde el principio evita rehacer el trabajo y garantiza un modelado preciso del proceso. Además, agiliza la preparación de los datos para obtener conclusiones óptimas.
Resultado esperado
Un Template de Excel vacío y preformateado, adaptado a los datos de su proceso de incorporación en Workday.
Exporte sus datos de Workday
Qué hacer
Extraiga de Workday Onboarding entre 3 y 6 meses de datos históricos sobre las actividades de incorporación. Complete el Template de Excel descargado con estos datos operativos reales.
Por qué es importante
Los datos históricos completos ofrecen una imagen fiel del rendimiento actual de su proceso. Esto permite identificar con precisión los problemas recurrentes y las áreas de mejora.
Resultado esperado
Un Template de Excel completo con sus datos históricos del proceso de incorporación en Workday, listo para el análisis.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue de forma segura en ProcessMind el Template de datos de Workday Onboarding que ha completado. El sistema procesará y preparará automáticamente sus datos para el análisis.
Por qué es importante
Una carga fluida inicia el proceso de análisis automatizado y transforma rápidamente los datos sin procesar en información útil para la acción, sin intervención manual.
Resultado esperado
Sus datos de Workday Onboarding se han cargado correctamente y están listos para explorarse en la plataforma ProcessMind.
Analice su proceso de incorporación
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente y los mapas visuales de procesos en ProcessMind. Aproveche las recomendaciones basadas en IA para localizar cuellos de botella y desviaciones en su flujo de incorporación.
Por qué es importante
Visualizar el flujo real del proceso revela ineficiencias ocultas y brechas de cumplimiento. La información proporcionada por la IA acelera la identificación de problemas y le orienta hacia las áreas de mejora críticas.
Resultado esperado
Una comprensión clara de su proceso de incorporación en Workday, los cuellos de botella identificados y las oportunidades de mejora priorizadas.
Implemente cambios
Qué hacer
A partir de la información obtenida en ProcessMind, implemente cambios específicos en sus configuraciones de Workday Onboarding y en los procedimientos de RR. HH. relacionados. Priorice las oportunidades de mayor impacto.
Por qué es importante
Actuar a partir de información basada en datos garantiza que sus esfuerzos aborden directamente las causas raíz, lo que se traduce en mejoras medibles de eficiencia, cumplimiento y experiencia de las nuevas incorporaciones.
Resultado esperado
Workflows y prácticas de RR. HH. optimizados en Workday Onboarding, diseñados para reducir los tiempos de ciclo y mejorar la satisfacción de las nuevas incorporaciones.
Supervise el rendimiento
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente datos actualizados de Workday Onboarding en ProcessMind. Realice un seguimiento continuo de los indicadores clave de rendimiento para evaluar el impacto de los cambios implementados.
Por qué es importante
La supervisión continua valida el éxito de sus mejoras e identifica nuevas áreas de optimización, fomentando una cultura de excelencia continua en los procesos.
Resultado esperado
Mejora sostenida de la eficiencia de Workday Onboarding, mejoras demostrables en los KPI y un enfoque proactivo de la gestión de procesos.
LO QUE OBTENDRÁ
Descubra el flujo real de incorporación de sus empleados
- Visualice la ruta real de incorporación en Workday
- Localice los retrasos exactos de la incorporación
- Identifique los riesgos de incumplimiento en Workday
- Aumente la satisfacción y acelere la incorporación de nuevas personas empleadas
RESULTADOS HABITUALES
Alcance la excelencia en el onboarding de empleados
Estos resultados ilustran los beneficios tangibles que las organizaciones pueden obtener al aplicar Process Mining a sus Workflow de onboarding de empleados. Aprovechamos los datos de onboarding de Workday para identificar cuellos de botella e ineficiencias y conseguir mejoras medibles.
Reducción del tiempo de principio a fin
Acelere todo el recorrido de la nueva incorporación, desde la aceptación de la oferta hasta la revisión de los 30 días, para que las nuevas personas empleadas sean productivas antes. Esto mejora la eficiencia general y reduce la carga administrativa.
Configuración esencial de TI y del espacio de trabajo
Agilice la entrega de cuentas de TI, equipos y espacios de trabajo para garantizar que las nuevas incorporaciones tengan todo lo necesario para empezar a trabajar de forma eficiente desde el primer día. Esto mejora la experiencia del primer día.
Tareas obligatorias completadas a tiempo
Garantice que todas las tareas obligatorias críticas, como las verificaciones de antecedentes y la documentación, se completen antes de sus fechas límite. Esto reduce los riesgos de incumplimiento y garantiza el cumplimiento normativo para cada nueva incorporación.
Menos errores al crear perfiles de RR. HH.
Reduzca drásticamente la frecuencia de las correcciones y los pasos de reintroducción de datos en los perfiles de RR. HH. Esto ahorra tiempo valioso al personal de RR. HH. y mejora la precisión de los datos, reduciendo los problemas posteriores.
Recursos esenciales listos a tiempo
Garantice que un alto porcentaje de las nuevas incorporaciones tenga preparadas todas las cuentas de TI, los equipos y los espacios de trabajo esenciales antes de su fecha oficial de inicio. Esto garantiza la productividad desde el primer día y aumenta la satisfacción de las nuevas incorporaciones.
Tiempo medio para completar los módulos obligatorios
Reduzca el tiempo medio que necesitan las nuevas incorporaciones para completar todos los módulos de formación obligatorios. Así estarán preparadas para el puesto más rápido y adquirirán los conocimientos esenciales, lo que acelera el tiempo hasta alcanzar la productividad.
Los resultados varían según las complejidades específicas de su proceso de onboarding, el nivel de madurez de su implementación de Workday Onboarding y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas organizaciones que utilizan Process Mining para procesos similares.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining identifica cuellos de botella, brechas de cumplimiento y variaciones en su proceso de incorporación en Workday. Señala dónde se producen los retrasos, por ejemplo, en la provisión de recursos esenciales o en la finalización de tareas obligatorias, para que pueda aplicar mejoras específicas. Esto ayuda a estandarizar la experiencia de las nuevas incorporaciones y reducir el trabajo manual excesivo.
Process Mining utiliza registros de eventos de Workday Onboarding, donde cada evento incluye un ID de caso de incorporación, una actividad y una marca de tiempo. Al analizar estas secuencias, reconstruye el flujo real del proceso de principio a fin. Este enfoque basado en datos revela las desviaciones respecto a la ruta ideal y descubre áreas de optimización y automatización.
Principalmente necesitará registros de eventos que contengan un identificador de caso, el nombre de una actividad y una marca de tiempo para cada paso del proceso de incorporación. En Workday, esto implica identificar las tablas y los campos relevantes relacionados con los casos de incorporación, los estados de las tareas y los tiempos de finalización. Atributos adicionales, como el departamento o el tipo de nueva incorporación, pueden enriquecer el análisis.
Puede esperar mejoras significativas, como una reducción del 25 % en el tiempo del ciclo de incorporación y una provisión de recursos esenciales un 30 % más rápida. Process Mining ayuda a alcanzar un cumplimiento del 100 % en las tareas obligatorias e identifica oportunidades para automatizar pasos manuales. En última instancia, esto se traduce en una experiencia más fluida para las nuevas incorporaciones y una mayor retención.
La configuración inicial, incluida la extracción de datos y la configuración del modelo, suele completarse en un plazo de 4 a 6 semanas, según la accesibilidad y la complejidad de los datos. El plazo depende principalmente de la facilidad con la que puedan extraerse los registros de eventos y transformarse en un formato preparado para Process Mining. Una vez que los datos comienzan a fluir, es posible generar información rápidamente.
Sí. Process Mining es especialmente eficaz para identificar actividades manuales y repeticiones que se producen con frecuencia en su Workflow de incorporación. Al visualizar el proceso real, destaca los pasos propensos a errores humanos o ineficiencias, lo que los convierte en candidatos idóneos para la automatización. Esto ayuda a priorizar dónde implementar automatización robótica de procesos, RPA u otras soluciones digitales.
Process Mining beneficia a organizaciones de cualquier tamaño que quieran optimizar sus procesos. Incluso las empresas pequeñas con menos incorporaciones pueden obtener información valiosa sobre la eficiencia de su incorporación, el cumplimiento y la experiencia de las personas empleadas. La clave es disponer de suficientes datos de eventos, no necesariamente de un gran volumen de casos.
Entre los principales requisitos técnicos se incluyen el acceso a las capacidades de generación de informes o a la API de Workday para extraer datos, una solución de almacenamiento de datos y una plataforma de Process Mining. También necesitará conocimientos de transformación de datos para convertir los registros sin procesar de Workday al formato de registro de eventos requerido. La colaboración con TI es fundamental para gestionar los datos de forma segura y realizar la integración.
Process Mining visualiza todas las rutas seguidas en su proceso de incorporación y muestra claramente las desviaciones respecto a los Workflows que cumplen los requisitos. Puede señalar los casos en los que se omiten o retrasan tareas obligatorias, como las verificaciones de antecedentes o la confirmación de aceptación de políticas. Esta identificación proactiva permite abordar las brechas de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas críticos.
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