> Cải tiến quy trình liên tục > Tiếp nhận nhân viên mới > Tiếp nhận nhân viên mới trên Workday

Cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Tối ưu quy trình tiếp nhận trên Workday với hướng dẫn 6 bước

Tải mẫu dữ liệu

Tiếp nhận nhân viên mới

Tiếp nhận nhân viên mới trên Workday

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới thường gặp chậm trễ, rủi ro về tuân thủ và quy trình làm việc kém hiệu quả. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn xác định chính xác điểm nghẽn và đưa ra các bước cải tiến thiết thực. Rút ngắn quy trình tiếp nhận, nâng cao sự hài lòng và bảo đảm tuân thủ để nhân viên mới bắt đầu công việc thuận lợi hơn.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday

Tiếp nhận nhân viên mới không chỉ là xử lý giấy tờ. Đây là nền tảng giúp nhân viên mới làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài. Quy trình tiếp nhận được tinh gọn giúp họ nhanh chóng hòa nhập, bắt nhịp công việc và đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Ngược lại, trải nghiệm rườm rà, kém hiệu quả có thể khiến nhân viên chậm bắt đầu công việc, sớm nghỉ việc, làm tăng rủi ro về tuân thủ và chi phí hành chính. Workday Onboarding cung cấp các công cụ để quản lý nhiệm vụ và hành trình của nhân viên mới. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, vẫn có thể tồn tại những điểm kém hiệu quả khó nhận ra nếu không phân tích sâu. Hiểu rõ và tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday không chỉ giúp bộ phận nhân sự làm việc hiệu quả hơn, mà còn bảo vệ khoản đầu tư vào nhân tài và tạo dựng môi trường làm việc tích cực ngay từ ngày đầu.

Process mining giúp làm rõ quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday

Process mining giúp bạn hiểu rõ hành trình tiếp nhận nhân viên mới dựa trên dữ liệu thực tế. Công cụ trích xuất nhật ký sự kiện từ Workday để dựng lại toàn bộ hành trình của từng nhân viên mới, từ lúc chấp nhận lời mời làm việc đến khi hòa nhập đầy đủ. Bản đồ này cho thấy quy trình thực tế, không chỉ là quy trình dự kiến. Bạn có thể thấy chính xác các hoạt động như “Bắt đầu kiểm tra lý lịch”, “Bắt đầu cấp tài khoản IT” hay “Đặt mua thiết bị” diễn ra khi nào, mất bao lâu và tiếp theo là bước nào. Nhờ đó, bạn dễ nhận ra các biến thể trong quy trình, công việc phải làm lại ngoài dự kiến và những điểm nghẽn cụ thể cản trở trải nghiệm của nhân viên mới. Process mining giúp trả lời những câu hỏi quan trọng như: “Vì sao một số phòng ban mất nhiều thời gian hơn để thiết lập IT?” hoặc “Nhân viên có luôn hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc trước buổi trao đổi sau 30 ngày không?”. Những thông tin chi tiết này giúp rút ngắn thời gian tiếp nhận nhân viên mới và nâng cao hiệu quả.

Những cơ hội cải tiến thường thấy qua phân tích dữ liệu

Phân tích quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday bằng process mining thường giúp phát hiện một số cơ hội cải tiến phổ biến:

Xác định điểm nghẽn: Tìm các hoạt động hoặc chuỗi nhiệm vụ thường xuyên gây chậm trễ, chẳng hạn khoảng thời gian chờ giữa “Hoàn tất giấy tờ trước khi nhận việc” và “Tạo hồ sơ nhân sự”. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến đúng khâu.
Phát hiện sai lệch quy trình: Tìm những trường hợp quy trình thực tế khác với luồng chuẩn đã định. Đây có thể là cách xử lý tạm thời kém hiệu quả hoặc dấu hiệu cho thấy quy trình chưa tuân theo thông lệ tốt, từ đó ảnh hưởng đến việc tuân thủ.
Cải thiện khâu bàn giao: Đánh giá hiệu quả chuyển giao công việc giữa các nhóm, chẳng hạn từ nhân sự sang IT hoặc từ IT sang cơ sở vật chất. Chậm trễ ở những khâu bàn giao quan trọng này thường kéo dài thời gian tiếp nhận nhân viên mới.
Đảm bảo tuân thủ và nhất quán: Kiểm tra xem mọi bước bắt buộc, như kiểm tra lý lịch, giao khóa đào tạo cụ thể hoặc nộp tài liệu quan trọng, có được hoàn thành đúng hạn cho từng nhân viên mới hay không. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ trong toàn tổ chức.
Tìm cơ hội tự động hóa: Dữ liệu có thể chỉ ra các công việc thủ công lặp đi lặp lại phù hợp để tự động hóa trong Workday, giúp nhân sự và các nhóm khác dành thời gian cho công việc có tính chiến lược hơn.

Kết quả có thể đạt được khi tinh gọn quy trình tiếp nhận

Dùng process mining để tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới trên Workday có thể mang lại những lợi ích rõ rệt, đo lường được:

Rút ngắn thời gian tiếp nhận nhân viên mới: Giảm đáng kể thời gian để nhân viên mới bắt đầu làm việc hiệu quả, giúp họ đóng góp sớm hơn và tăng hiệu quả đầu tư.
Nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên mới: Quy trình tiếp nhận suôn sẻ, có tổ chức giúp cải thiện đáng kể ấn tượng ban đầu của nhân viên về công ty, đồng thời tăng sự gắn kết và tinh thần làm việc ngay từ ngày đầu.
Nâng cao hiệu quả của bộ phận nhân sự: Tinh gọn các công việc nhân sự và hành chính, giảm khối lượng công việc cho nhóm nhân sự và tuyển dụng để họ tập trung vào các sáng kiến phát triển nhân tài thay vì phải theo sát từng bước thủ công.
Tăng cường tuân thủ: Đảm bảo mọi yêu cầu pháp lý, quy định và chính sách công ty được đáp ứng nhất quán với từng nhân viên mới, giảm thiểu rủi ro và tạo trải nghiệm đồng nhất.
Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Làm rõ tài nguyên được sử dụng ở đâu trong quy trình tiếp nhận, từ đó giúp bạn lập kế hoạch và bố trí nhân sự, công cụ hiệu quả hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Bạn đã sẵn sàng cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới chưa? Hướng dẫn này giúp bạn bắt đầu tìm hiểu và cải tiến quy trình. Áp dụng process mining vào dữ liệu Workday để phát hiện những khâu kém hiệu quả, xử lý điểm nghẽn và tạo trải nghiệm tiếp nhận tốt hơn cho từng nhân viên mới. Hãy bắt đầu để giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn trong một quy trình hiệu quả, tuân thủ và thân thiện.

Tiếp nhận nhân viên mới Trải nghiệm của nhân viên mới Tuân thủ nhân sự Quy trình tiếp nhận nhân viên mới Thu hút nhân tài Phòng nhân sự Rút ngắn thời gian xử lý Hiệu quả nhân sự Nhân viên mới Tự động hóa nhân sự Chuẩn bị trước ngày nhận việc Hòa nhập nhân viên mới

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Nhiều nhân viên mới phải chờ lâu từ lúc chấp nhận lời mời làm việc đến ngày đầu tiên, hoặc tiếp tục chờ các tài nguyên thiết yếu sau khi bắt đầu làm việc. Thời gian kéo dài này ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của nhân viên, đồng thời có thể khiến họ sớm nghỉ việc, làm tổ chức tốn thêm thời gian và chi phí.
ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện từ Workday Onboarding để lập bản đồ hành trình thực tế, xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ và nguyên nhân gốc rễ. Nhờ đó, bạn có thể tinh gọn các bước và rút ngắn tổng thời gian tiếp nhận nhân viên mới.

Sau ngày bắt đầu làm việc, nhân viên mới thường phải chờ lâu để được cấp tài khoản IT, phần mềm cần thiết hoặc thiết bị. Điều này khiến họ không thể bắt tay vào công việc ngay và gây bức xúc, đồng thời cho thấy tổ chức chưa chuẩn bị tốt hoặc vận hành chưa hiệu quả trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Dựa trên dữ liệu Workday Onboarding, ProcessMind xác định những hoạt động thường xuyên gây chậm trễ, chẳng hạn “Bắt đầu cấp tài khoản IT” hoặc “Giao thiết bị”. Công cụ làm rõ các điểm nghẽn để bạn cải tiến đúng khâu và phối hợp cấp tài nguyên tốt hơn.

Hành trình tiếp nhận thường khác nhau đáng kể giữa các phòng ban hoặc vị trí, khiến trải nghiệm của nhân viên mới thiếu nhất quán và đôi khi không đạt yêu cầu. Thiếu quy chuẩn có thể khiến nhân viên mới bối rối, nản lòng và khó hòa nhập với văn hóa công ty cũng như hoàn thành các nhiệm vụ trong Workday Onboarding.
ProcessMind phát hiện mọi biến thể trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới, cho thấy các luồng không theo chuẩn và những điểm khác với quy trình lý tưởng. Nhờ đó, bạn có thể chuẩn hóa cách làm hiệu quả và tạo trải nghiệm nhất quán, tích cực cho mọi nhân viên mới.

Các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến tuân thủ, như kiểm tra lý lịch hoặc đào tạo bắt buộc, thường bị bỏ sót hoặc hoàn thành trễ hạn. Điều này khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý, tiền phạt theo quy định và hoạt động kém hiệu quả trong quy trình Workday Onboarding, đồng thời đe dọa an ninh và tính toàn vẹn trong vận hành.
ProcessMind theo dõi các hoạt động tuân thủ quan trọng, chẳng hạn “Hoàn tất kiểm tra lý lịch” hoặc “Hoàn tất đào tạo bắt buộc”, so với thời hạn quy định. Công cụ chủ động phát hiện và đánh dấu các mục quá hạn để bạn kịp thời xử lý, đồng thời đảm bảo quy trình tiếp nhận nhân viên mới tuân theo chính sách nhân sự.

Nhiều bước trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới vẫn cần nhập dữ liệu thủ công hoặc phải sửa đi sửa lại do lỗi hay thiếu thông tin. Điều này làm tăng khối lượng công việc hành chính, chi phí vận hành và thời gian để nhân viên mới bắt đầu làm việc hiệu quả, ngay cả khi đã dùng hệ thống như Workday Onboarding.
ProcessMind trực quan hóa các vòng lặp trong quy trình và xác định những hoạt động thường xuyên bị lặp lại hoặc dẫn đến làm lại, thường do dữ liệu không nhất quán hay bàn giao thủ công. Khi làm rõ những điểm kém hiệu quả này, chúng tôi giúp bạn tự động hóa công việc và loại bỏ các thao tác thủ công không cần thiết.

Nhóm nhân sự và quản lý tuyển dụng thường không có cái nhìn rõ ràng, cập nhật về tiến độ tiếp nhận của nhân viên mới. Thiếu thông tin minh bạch khiến họ khó chủ động xử lý vấn đề, dự đoán chậm trễ hoặc hỗ trợ kịp thời, dẫn đến cách làm bị động.
ProcessMind cung cấp góc nhìn xuyên suốt về quy trình Workday Onboarding, từ “Chấp nhận lời mời làm việc” đến “Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày”. Công cụ tạo bản đồ quy trình luôn cập nhật, cho thấy từng bước, thời lượng và người tham gia, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Các bước quan trọng trong quy trình tiếp nhận, như phê duyệt yêu cầu thiết bị hoặc bắt đầu giới thiệu nhân viên với nhóm, thường bị chậm vì quản lý tuyển dụng không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và năng suất của nhân viên mới, kéo dài thời gian hòa nhập với nhóm.
ProcessMind phân tích thời gian thực hiện các hoạt động do quản lý phụ trách trong Workday Onboarding, chẳng hạn “Hoàn tất chuẩn bị nơi làm việc” hoặc “Hoàn tất giới thiệu với nhóm”. Công cụ xác định quản lý hoặc phòng ban nào thường xuyên gây chậm trễ để bạn có thể đào tạo đúng đối tượng hoặc điều chỉnh quy trình, qua đó tăng mức độ tham gia của quản lý vào quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Một số lượng đáng kể nhân viên mới nghỉ việc chỉ sau vài tháng, thường vì trải nghiệm tiếp nhận kém hoặc khó hiểu. Tình trạng nghỉ việc sớm khiến tổ chức lãng phí chi phí tuyển dụng, mất năng suất và ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu tuyển dụng. Vì vậy, quy trình tiếp nhận nhân viên mới cần được thực hiện hiệu quả.
ProcessMind đối chiếu các biến thể và chậm trễ trong quy trình tiếp nhận với dữ liệu giữ chân nhân viên mới để tìm ra những yếu tố dẫn đến nghỉ việc sớm. Khi hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, tổ chức có thể tối ưu Workday Onboarding để tạo trải nghiệm chào đón hấp dẫn và hiệu quả hơn.

Nhân viên mới thường bị chậm phân công hoặc hoàn thành các khóa đào tạo bắt buộc, khiến họ khó thực hiện công việc và đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Điểm nghẽn này có thể do phân công muộn hoặc thiếu lời nhắc, tạo ra rủi ro cho tổ chức.
ProcessMind theo dõi luồng từ “Phân công đào tạo bắt buộc” đến “Hoàn tất đào tạo bắt buộc”, cho thấy khâu phân công hoặc hoàn thành đào tạo đang bị chậm ở đâu. Công cụ giúp bạn tối ưu thời điểm và điều kiện kích hoạt việc đào tạo trong Workday Onboarding, để nhân viên hoàn thành đúng hạn và phát triển kỹ năng cần thiết.

Dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ khi tạo hồ sơ nhân sự sẽ gây ra vấn đề ở các bước sau, đòi hỏi phải sửa thủ công và có thể làm chậm việc trả lương, đăng ký phúc lợi và cấp quyền truy cập hệ thống. Điều này khiến quy trình kém hiệu quả và gây khó chịu cho nhân viên mới lẫn nhóm nhân sự.
ProcessMind phân tích thuộc tính trong nhật ký sự kiện để phát hiện các lần chỉnh sửa hoặc làm lại thường xuyên liên quan đến hoạt động “Tạo hồ sơ nhân sự”. Công cụ cho thấy lỗi nhập dữ liệu thường xảy ra ở đâu, giúp bạn cải thiện biểu mẫu nhập liệu hoặc các bước trong Workday Onboarding để nâng cao chất lượng dữ liệu.

Dù sử dụng hệ thống như Workday Onboarding, nhiều công việc thường ngày và lặp đi lặp lại trong quy trình tiếp nhận vẫn được thực hiện thủ công. Điều này hạn chế khả năng mở rộng, tăng nguy cơ sai sót và chiếm dụng tài nguyên quý giá của nhóm nhân sự, vốn có thể dành cho các sáng kiến chiến lược.
ProcessMind lập bản đồ toàn bộ hành trình tiếp nhận nhân viên mới, làm rõ các khâu bàn giao và hoạt động thủ công có thể tự động hóa. Công cụ xác định cơ hội áp dụng RPA hoặc cải thiện tích hợp trong workflow Workday Onboarding, giúp bạn nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Tối ưu quy trình Workday Onboarding để rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc nhân viên mới chấp nhận lời mời làm việc đến khi làm việc hiệu quả là mục tiêu quan trọng. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm nhân viên, giảm khối lượng công việc hành chính và giúp nhân tài mới đóng góp sớm hơn, qua đó nâng cao hiệu quả và lợi thế cạnh tranh của tổ chức. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ hành trình, xác định chính xác điểm nghẽn và nguyên nhân gốc rễ, đồng thời đo lường tác động của từng chậm trễ. Bạn có thể đặt mục tiêu và liên tục theo dõi mức cải thiện thời gian trong Workday Onboarding để đảm bảo tiến độ được đo lường rõ ràng.

Đảm bảo nhân viên mới nhận được tài nguyên cần thiết, như thiết bị IT và quyền truy cập hệ thống, trước hoặc ngay trong ngày đầu tiên là điều quan trọng để tạo trải nghiệm ban đầu tích cực và giúp họ bắt tay vào công việc ngay. Chậm cấp tài nguyên có thể gây bức xúc và lãng phí thời gian. ProcessMind giúp bạn theo dõi rõ quy trình con cấp tài nguyên trong Workday Onboarding, đo chính xác thời gian của từng bước. Công cụ xác định bên phụ trách và khâu chậm trễ cụ thể để bạn có thể can thiệp đúng chỗ, điều chỉnh quy trình và rút ngắn đáng kể thời gian cấp tài nguyên.

Trải nghiệm tiếp nhận thiếu nhất quán có thể khiến mức độ hài lòng, cảm nhận về sự công bằng và rủi ro tuân thủ khác nhau giữa các bộ phận trong tổ chức. Một trải nghiệm chất lượng cao, được chuẩn hóa giúp mọi nhân viên bắt đầu công việc trên cùng một nền tảng và xây dựng văn hóa công ty vững mạnh hơn. ProcessMind phát hiện mọi biến thể hiện có trong Workday Onboarding, giúp tổ chức so sánh các luồng tiếp nhận giữa phòng ban hoặc vị trí. Phân tích chi tiết này giúp xác định điểm khác với thông lệ tốt và xây dựng một chuẩn chung nhất quán, tối ưu.

Không tuân thủ các nhiệm vụ bắt buộc khi tiếp nhận nhân viên, như kiểm tra lý lịch hoặc xác nhận đã đọc chính sách, có thể gây ra rủi ro pháp lý và vận hành nghiêm trọng. Mục tiêu này đảm bảo mọi bước quan trọng được hoàn thành đúng hạn và theo quy định, bảo vệ tổ chức và giúp nhân viên mới bắt đầu công việc an toàn. ProcessMind liên tục theo dõi trạng thái hoàn thành của mọi hoạt động bắt buộc trong Workday Onboarding, đồng thời đánh dấu nhiệm vụ quá hạn và nguy cơ chưa tuân thủ theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn có thông tin cần thiết để chủ động xử lý và luôn sẵn sàng cho việc kiểm tra.

Nhiều quy trình tiếp nhận nhân viên vẫn cần nhập dữ liệu thủ công hoặc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, dẫn đến kém hiệu quả, sai sót và chi phí tăng. Xác định và tự động hóa những bước này có thể giúp giảm tải cho nhân sự, rút ngắn thời gian quy trình và nâng cao độ chính xác của dữ liệu. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ quy trình Workday Onboarding và làm rõ mọi hoạt động thủ công. Công cụ đo lường thời gian và tài nguyên dành cho các bước này, giúp bạn tìm ra cơ hội tự động hóa có tác động lớn và xây dựng cơ sở kinh doanh rõ ràng cho RPA hoặc các giải pháp số khác.

Khó theo dõi trạng thái hành trình tiếp nhận của nhân viên mới có thể khiến nhóm nhân sự và quản lý tuyển dụng khó hỗ trợ kịp thời hoặc chủ động phát hiện nguy cơ chậm trễ. Thông tin rõ ràng hơn giúp cải thiện trao đổi và tạo quy trình suôn sẻ, minh bạch hơn. ProcessMind cung cấp cái nhìn tổng quan, cập nhật theo thời gian thực về tiến độ của từng nhân viên mới trong Workday Onboarding. Bảng điều khiển và báo cáo chi tiết cho biết chính xác trạng thái của từng trường hợp, giúp nhóm nhân sự dự đoán vấn đề và chủ động hỗ trợ để nhân viên mới có trải nghiệm tốt hơn.

Chậm trễ do các nhiệm vụ phụ thuộc vào quản lý, như phê duyệt hoặc phân công công việc, có thể kéo dài đáng kể toàn bộ quy trình tiếp nhận và ảnh hưởng đến trải nghiệm ban đầu của nhân viên mới. Giảm những điểm nghẽn này là yếu tố then chốt để tinh gọn hành trình. ProcessMind xác định các hoạt động phụ thuộc vào quản lý gây chậm trễ và đo lường tác động của chúng đến thời gian tiếp nhận. Công cụ giúp bạn nhận ra các xu hướng và đưa ra thông tin dựa trên dữ liệu để tối ưu vai trò của quản lý, đồng thời cải thiện hiệu quả workflow trong Workday Onboarding.

Trải nghiệm tiếp nhận rời rạc hoặc kéo dài có thể là nguyên nhân đáng kể khiến nhân viên nghỉ việc sớm, làm tăng chi phí tuyển dụng và giảm năng suất. Cải thiện quy trình tiếp nhận góp phần trực tiếp nâng cao mức độ hài lòng và khả năng gắn bó của nhân viên mới. ProcessMind phân tích hành trình tiếp nhận của những nhân viên nghỉ việc sớm, xác định các điểm gây trở ngại hoặc chậm trễ trong Workday Onboarding có thể dẫn đến sự không hài lòng. Hiểu rõ những xu hướng này giúp tổ chức thực hiện các cải tiến phù hợp để giữ chân nhân viên.

Chậm hoàn thành đào tạo bắt buộc không chỉ tạo ra rủi ro về tuân thủ mà còn cản trở nhân viên mới thực hiện công việc hiệu quả. Đẩy nhanh quy trình này giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu và đủ năng lực làm việc sớm hơn. ProcessMind theo dõi toàn bộ quá trình từ lúc phân công đến khi hoàn thành đào tạo bắt buộc trong Workday Onboarding, làm rõ nơi xảy ra chậm trễ và nguyên nhân gốc rễ. Nhờ đó, bạn có thể can thiệp đúng chỗ, chẳng hạn điều chỉnh lịch thông báo hoặc xem xét lại cách triển khai đào tạo, để cải thiện đáng kể tỷ lệ hoàn thành.

Lỗi dữ liệu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên mới có thể gây ra hàng loạt vấn đề, như trả lương sai, trục trặc khi đăng ký phúc lợi và sai lệch về tuân thủ. Loại bỏ những lỗi này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và giảm công việc sửa lại tốn kém cho nhóm nhân sự. ProcessMind xác định các vòng lặp làm lại và trường hợp ngoại lệ trong quy trình Workday Onboarding có liên quan trực tiếp đến lỗi nhập dữ liệu. Bằng cách phân tích tần suất và nguồn gốc lỗi, tổ chức có thể áp dụng biện pháp phòng ngừa như kiểm tra dữ liệu chặt chẽ hơn hoặc tự động hóa để giảm mạnh sai lệch dữ liệu.

Nhiều bước thủ công trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới có thể được tự động hóa để nâng cao hiệu quả, giảm chi phí vận hành và cải thiện độ chính xác. Xác định có hệ thống những khâu này là điều cần thiết để chuyển đổi quy trình. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện chi tiết để tìm mọi hoạt động thủ công và mối liên hệ giữa chúng trong Workday Onboarding, đồng thời đo lường mức tiết kiệm thời gian và chi phí tiềm năng khi tự động hóa. Công cụ xếp thứ tự ưu tiên cho các khâu phù hợp dựa trên tần suất, thời lượng và tác động, giúp bạn xây dựng lộ trình rõ ràng cho các sáng kiến chuyển đổi số.

Lộ trình 6 bước cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Tải mẫu xuống

Xuất dữ liệu Workday

Tải bộ dữ liệu lên

Phân tích quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Thực hiện thay đổi

Theo dõi hiệu quả

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được thiết kế riêng cho dữ liệu quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Mẫu này giúp bạn thu thập đầy đủ thông tin cần thiết để phân tích hiệu quả.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Bắt đầu với cấu trúc dữ liệu phù hợp giúp tránh phải làm lại và đảm bảo mô hình hóa quy trình chính xác. Cách này cũng giúp chuẩn bị dữ liệu hiệu quả để thu được thông tin hữu ích nhất.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel trống, đã định dạng sẵn cho dữ liệu quy trình Workday Onboarding của bạn.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá quy trình tiếp nhận nhân viên mới thực tế

ProcessMind biến dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới trong Workday thành hình ảnh trực quan, dễ theo dõi. Xác định chính xác các điểm chậm trễ, phát hiện rủi ro về tuân thủ và xem hành trình thực tế của từng nhân viên mới.

Trực quan hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới thực tế trong Workday
Xác định chính xác các điểm chậm trễ khi tiếp nhận nhân viên mới
Phát hiện rủi ro về tuân thủ trong Workday
Giúp nhân viên mới hài lòng hơn và bắt đầu công việc sớm hơn

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Nâng cao hiệu quả tiếp nhận nhân viên mới

Những kết quả này cho thấy lợi ích cụ thể mà tổ chức có thể đạt được khi áp dụng process mining vào quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Dựa trên dữ liệu Workday Onboarding, chúng tôi giúp bạn tìm ra điểm nghẽn và những khâu chưa hiệu quả để tạo ra cải thiện có thể đo lường.

0 %

Rút ngắn thời gian tiếp nhận nhân viên mới

Giảm thời gian từ đầu đến cuối

Rút ngắn toàn bộ hành trình của nhân viên mới, từ lúc nhận lời mời làm việc đến buổi trao đổi sau 30 ngày, để họ sớm bắt đầu làm việc hiệu quả. Điều này giúp quy trình vận hành hiệu quả hơn và giảm khối lượng công việc hành chính.

0 %

Cấp tài nguyên nhanh hơn

Chuẩn bị đầy đủ tài khoản CNTT và nơi làm việc

Đơn giản hóa việc cấp tài khoản CNTT, thiết bị và chuẩn bị nơi làm việc để nhân viên mới có đủ mọi thứ cần thiết, bắt đầu làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên. Nhờ đó, trải nghiệm ngày đầu tiên cũng tốt hơn.

0 %

Bảo đảm tuân thủ đầy đủ

Hoàn thành nhiệm vụ bắt buộc đúng hạn

Bảo đảm mọi nhiệm vụ bắt buộc quan trọng, như kiểm tra lý lịch và hoàn tất giấy tờ, đều được thực hiện đúng hạn. Điều này giúp giảm rủi ro về tuân thủ và bảo đảm mỗi nhân viên mới đều đáp ứng các quy định.

0 %

Giảm việc nhập lại dữ liệu nhân sự

Giảm lỗi khi tạo hồ sơ nhân sự

Giảm đáng kể số lần phải sửa và nhập lại dữ liệu hồ sơ nhân sự. Nhờ đó, bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, dữ liệu chính xác hơn và hạn chế các vấn đề phát sinh ở những bước sau.

0 %

Sẵn sàng cho ngày đầu tiên

Chuẩn bị tài nguyên cần thiết đúng hạn

Bảo đảm phần lớn nhân viên mới được chuẩn bị đầy đủ tài khoản CNTT, thiết bị và nơi làm việc trước ngày bắt đầu chính thức. Nhờ vậy, họ có thể làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên và hài lòng hơn với trải nghiệm tiếp nhận.

0 %

Hoàn thành đào tạo sớm hơn

Thời gian trung bình hoàn thành các khóa học bắt buộc

Rút ngắn thời gian trung bình để nhân viên mới hoàn thành tất cả các khóa đào tạo bắt buộc. Nhờ đó, họ sẵn sàng đảm nhận công việc sớm hơn, nắm được kiến thức quan trọng và nhanh chóng làm việc hiệu quả.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình tiếp nhận nhân viên mới, mức độ hoàn thiện của hệ thống Workday Onboarding và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này phản ánh mức cải thiện thường thấy ở nhiều tổ chức áp dụng process mining cho những quy trình tương tự.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất cho quy trình tiếp nhận của mỗi nhân viên mới, từ lúc chấp nhận lời mời làm việc đến khi hoàn tất giai đoạn hòa nhập ban đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính cốt lõi giúp liên kết mọi hoạt động liên quan thành một phiên bản quy trình xuyên suốt, từ đó hỗ trợ khám phá và phân tích quy trình.

Tên của một nhiệm vụ hoặc mốc cụ thể diễn ra trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa luồng quy trình và phân tích cấu trúc cũng như các biến thể.

Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động tiếp nhận nhân viên mới hoàn tất hoặc trạng thái thay đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp mốc thời gian cho mọi hoạt động, cần thiết để tính các chỉ số hiệu suất như thời gian xử lý và xác định chậm trễ.

Mã định danh duy nhất được cấp cho nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này đóng vai trò khóa chính, liên kết dữ liệu quy trình tiếp nhận với dữ liệu trong toàn bộ vòng đời nhân viên để hỗ trợ phân tích nhân sự sâu hơn.

Tên người quản lý chịu trách nhiệm về nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất theo một bên liên quan quan trọng, qua đó phát hiện điểm nghẽn và sự thiếu nhất quán trong các nhiệm vụ phụ thuộc vào quản lý.

Phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh mà nhân viên mới sẽ gia nhập.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chiều phân tích chính để so sánh, xác định các biến thể quy trình và tìm ra cách làm hiệu quả giữa các đơn vị trong tổ chức.

Trạng thái hiện tại của hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới, chẳng hạn như 'Đang xử lý', 'Đã hoàn tất' hoặc 'Đã hủy'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân nhóm hồ sơ theo kết quả, để bạn tập trung phân tích các quy trình đã hoàn tất, đang diễn ra hoặc đã bị hủy.

Ngày làm việc chính thức đầu tiên của nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là hạn chót quan trọng cho các nhiệm vụ trước khi nhận việc và được dùng để đo KPI 'Tỷ lệ sẵn sàng cho ngày đầu tiên'.

Hạn chót để hoàn thành một nhiệm vụ bắt buộc hoặc liên quan đến tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp theo dõi các nhiệm vụ tuân thủ có thời hạn và tính tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.

Hệ thống hoặc loại người dùng khởi tạo một hoạt động, dùng để phân biệt bước tự động với bước thực hiện thủ công.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân biệt hoạt động tự động với hoạt động thủ công, từ đó xác định cơ hội tự động hóa và đo lường hiệu quả quy trình.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới, khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Trong Workday, sự kiện này thường được ghi nhận khi bước 'Make Offer' hoặc 'Offer' trong quy trình tuyển dụng hoàn tất, sau đó quy trình tiếp nhận nhân viên mới được khởi chạy.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của toàn bộ quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Phân tích thời gian tính từ mốc này giúp bạn nắm được toàn bộ hành trình của nhân viên mới và tổng thời gian xử lý.

Đánh dấu thời điểm hoàn tất việc kiểm tra lý lịch của ứng viên. Đây là một mốc quan trọng, thường được ghi nhận khi nhận được kết quả từ nhà cung cấp và cập nhật vào hồ sơ ứng viên trong Workday.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng về tuân thủ. Nếu kiểm tra lý lịch chậm hoàn tất, ngày bắt đầu làm việc chính thức có thể bị lùi và việc lập kế hoạch tài nguyên cũng bị ảnh hưởng.

Hoạt động này đánh dấu việc chính thức tạo hồ sơ nhân viên trong hệ thống HCM, chuyển trạng thái của họ từ ứng viên thành người sắp nhận việc hoặc nhân viên. Trong Workday, đây là bước cuối cùng của quy trình 'Hire'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng xác lập nhân viên trong hệ thống, giúp kích hoạt bảng lương, phúc lợi và các chức năng nhân sự cốt lõi khác. Đây cũng là điều kiện cần cho hầu hết hoạt động cấp tài nguyên.

Mốc này xác nhận tất cả tài khoản CNTT và quyền truy cập cần thiết đã được tạo thành công cho nhân viên mới. Sự kiện được ghi nhận khi nhóm CNTT hoàn tất nhiệm vụ cấp tài khoản được giao trong Workday.

Vì sao điều này quan trọng

Chuẩn bị tài khoản CNTT trước ngày bắt đầu làm việc rất quan trọng để nhân viên mới có trải nghiệm tiếp nhận tốt và làm việc hiệu quả ngay. Mốc này giúp đo lường 'Mức độ sẵn sàng cho ngày đầu tiên'.

Hoạt động này đánh dấu ngày làm việc chính thức đầu tiên của nhân viên mới. Đây không phải sự kiện được ghi nhận riêng, mà là thuộc tính ngày quan trọng gắn với hồ sơ nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là ngày quan trọng để phân tích quy trình và tuân thủ. Bạn có thể đo mức độ sẵn sàng cho ngày đầu tiên bằng cách so sánh ngày hoàn tất cấp tài khoản, thiết bị với ngày bắt đầu làm việc.

Đánh dấu thời điểm hoàn tất buổi trao đổi theo lịch giữa nhân viên mới và quản lý, thường diễn ra vào khoảng ngày thứ 30. Sự kiện này thường được ghi nhận khi quản lý hoàn tất nhiệm vụ 'To Do' tương ứng trong Workday.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là hoạt động cuối quan trọng trong giai đoạn tiếp nhận ban đầu, tập trung vào mức độ gắn kết và khả năng giữ chân nhân viên. Hoạt động này là mốc kết thúc đáng tin cậy để đo tổng thời gian của quy trình tiếp nhận.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể giúp giải quyết những vấn đề cụ thể nào trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới?

Process mining xác định điểm nghẽn, thiếu sót về tuân thủ và các biến thể trong quy trình Workday Onboarding. Công cụ chỉ ra nơi xảy ra chậm trễ, chẳng hạn khi cấp tài nguyên thiết yếu hoặc hoàn thành nhiệm vụ bắt buộc, để bạn cải tiến đúng khâu. Nhờ đó, bạn có thể chuẩn hóa trải nghiệm tiếp nhận nhân viên mới và giảm bớt công việc thủ công.

Process mining sử dụng dữ liệu Workday Onboarding như thế nào?

Process mining sử dụng nhật ký sự kiện từ Workday Onboarding. Mỗi sự kiện có mã hồ sơ tiếp nhận, tên hoạt động và dấu thời gian. Phân tích chuỗi sự kiện này giúp dựng lại luồng quy trình thực tế từ đầu đến cuối. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu cho thấy những điểm khác với quy trình lý tưởng và phát hiện cơ hội tối ưu hóa, tự động hóa.

Tôi cần trích xuất loại dữ liệu nào từ Workday để thực hiện process mining?

Trước hết, bạn cần nhật ký sự kiện có mã định danh hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian cho từng bước trong quy trình tiếp nhận. Với Workday, bạn cần xác định các bảng và trường dữ liệu liên quan đến hồ sơ tiếp nhận, trạng thái nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành. Các thuộc tính bổ sung như phòng ban hoặc loại nhân viên mới có thể giúp phân tích sâu hơn.

Tôi có thể kỳ vọng kết quả hoặc cải tiến nào khi áp dụng process mining cho Workday Onboarding?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đáng kể, chẳng hạn rút ngắn 25% thời gian tiếp nhận và cấp tài nguyên thiết yếu nhanh hơn 30%. Process mining giúp đạt 100% tuân thủ đối với các nhiệm vụ bắt buộc và tìm cơ hội tự động hóa các bước thủ công. Nhờ đó, nhân viên mới có trải nghiệm suôn sẻ hơn và tổ chức giữ chân họ tốt hơn.

Thông thường, mất bao lâu để bắt đầu dùng process mining cho Workday Onboarding?

Quá trình thiết lập ban đầu, gồm trích xuất dữ liệu và cấu hình mô hình, thường có thể hoàn tất trong 4-6 tuần, tùy vào khả năng truy cập và độ phức tạp của dữ liệu. Thời gian chủ yếu phụ thuộc vào mức độ dễ dàng khi trích xuất nhật ký sự kiện và chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp với process mining. Khi dữ liệu đã được đưa vào hệ thống, bạn có thể nhanh chóng tạo thông tin phân tích.

Process mining có thể xác định các bước thủ công có thể tự động hóa trong Workday Onboarding không?

Có. Process mining giúp xác định các hoạt động thủ công và công việc phải làm lại thường xuyên trong workflow tiếp nhận nhân viên. Bằng cách trực quan hóa quy trình thực tế, công cụ làm rõ những bước dễ xảy ra lỗi do con người hoặc kém hiệu quả, từ đó giúp bạn xác định các khâu phù hợp để tự động hóa. Nhờ vậy, bạn có thể ưu tiên triển khai RPA hoặc các giải pháp số khác.

Process mining chỉ phù hợp với tổ chức lớn hay doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi?

Process mining phù hợp với tổ chức ở mọi quy mô muốn tối ưu quy trình. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên mới cũng có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả tiếp nhận, mức độ tuân thủ và trải nghiệm nhân viên. Điều quan trọng là có đủ dữ liệu sự kiện, không nhất thiết phải có số lượng hồ sơ lớn.

Cần đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật nào để triển khai process mining với dữ liệu Workday?

Các yêu cầu kỹ thuật chính gồm quyền truy cập vào tính năng báo cáo hoặc API của Workday để trích xuất dữ liệu, giải pháp lưu trữ dữ liệu và nền tảng process mining. Bạn cũng cần chuyên môn về chuyển đổi dữ liệu để chuyển nhật ký thô từ Workday sang định dạng event log cần thiết. Bộ phận CNTT cần phối hợp chặt chẽ để bảo đảm dữ liệu được xử lý an toàn và tích hợp đúng cách.

Process mining giúp bảo đảm tuân thủ các nhiệm vụ bắt buộc trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới như thế nào?

Process mining trực quan hóa mọi luồng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới, giúp bạn dễ dàng nhận ra các trường hợp không tuân theo quy trình chuẩn. Công cụ có thể đánh dấu những trường hợp bỏ qua hoặc chậm thực hiện nhiệm vụ bắt buộc, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch hoặc xác nhận đã đọc chính sách. Nhờ phát hiện sớm, bạn có thể xử lý các thiếu sót về tuân thủ trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

Cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới, bắt đầu miễn phí ngay hôm nay

Đạt mức tuân thủ 95% và mang đến trải nghiệm suôn sẻ cho nhân viên mới.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.