ปรับปรุงกระบวนการเริ่มงานของพนักงาน

เหตุใดการปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ใน Workday จึงสำคัญ

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไม่ได้มีแค่การจัดการเอกสาร แต่เป็นรากฐานที่ช่วยให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จและอยู่กับองค์กรในระยะยาว กระบวนการปฐมนิเทศที่คล่องตัวช่วยให้พนักงานใหม่เริ่มทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมกับทีมได้เร็วขึ้น ซึ่งส่งผลดีต่อการเติบโตขององค์กร ในทางกลับกัน หากกระบวนการยุ่งยากหรือไม่มีประสิทธิภาพ พนักงานอาจเริ่มทำงานได้ช้า ลาออกตั้งแต่ช่วงแรก องค์กรเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด และมีค่าใช้จ่ายด้านงานธุรการเพิ่มขึ้น แม้ Workday Onboarding จะมีเครื่องมือสำหรับจัดการงานและเส้นทางการเริ่มงานของพนักงานใหม่ แต่ขั้นตอนการทำงานจริงมักมีจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซ่อนอยู่ ซึ่งต้องอาศัยการวิเคราะห์อย่างละเอียดจึงจะพบ การทำความเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ใน Workday จึงไม่ได้ช่วยแค่ให้ทีม HR ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังช่วยให้องค์กรใช้ประโยชน์จากการลงทุนกับบุคลากรใหม่ได้เต็มที่ และสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีตั้งแต่วันแรก

process mining ช่วยให้เห็นภาพกระบวนการปฐมนิเทศใน Workday อย่างไร

process mining ช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่จากข้อมูลจริง โดยดึงบันทึกเหตุการณ์จากระบบ Workday มาสร้างเส้นทางการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบของพนักงานใหม่แต่ละคน ตั้งแต่วันที่ตอบรับข้อเสนอจนเริ่มทำงานได้อย่างเต็มที่ ภาพที่ได้แสดงขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่แค่ขั้นตอนตามแผน คุณจะเห็นได้ชัดว่ากิจกรรมต่างๆ เช่น “เริ่มตรวจสอบประวัติ” “เริ่มจัดเตรียมบัญชี IT” หรือ “สั่งซื้ออุปกรณ์” เริ่มเมื่อใด ใช้เวลานานเท่าใด และมีขั้นตอนใดตามมา ข้อมูลนี้ช่วยให้เห็นความแตกต่างของกระบวนการ งานที่ต้องกลับไปแก้ไข และที่สำคัญคือคอขวดที่ทำให้พนักงานใหม่เริ่มงานได้ไม่ราบรื่น คุณจึงตอบคำถามสำคัญได้ เช่น “เหตุใดการตั้งค่าระบบ IT ของบางแผนกจึงใช้เวลานานกว่า” หรือ “พนักงานทุกคนอบรมภาคบังคับเสร็จก่อนการติดตามผลในวันที่ 30 หรือไม่” ข้อมูลเชิงลึกระดับนี้ช่วยลดระยะเวลาของกระบวนการปฐมนิเทศและเพิ่มประสิทธิภาพได้

จุดที่ควรปรับปรุงซึ่งพบจากการวิเคราะห์ข้อมูล

การใช้ process mining วิเคราะห์กระบวนการปฐมนิเทศใน Workday มักช่วยให้พบจุดที่ควรปรับปรุงหลายด้าน ดังนี้

• ระบุคอขวด: ค้นหากิจกรรมหรือลำดับงานที่ทำให้เกิดความล่าช้าเป็นประจำ เช่น ช่วงเวลาที่ห่างกันมากระหว่าง “กรอกเอกสารก่อนเริ่มงานเสร็จ” กับ “สร้างโปรไฟล์ HR” แล้วปรับปรุงกระบวนการได้ตรงจุด
• ค้นหาความเบี่ยงเบนของกระบวนการ: ตรวจสอบกรณีที่ขั้นตอนจริงต่างจากแนวทางมาตรฐาน ความเบี่ยงเบนอาจเกิดจากวิธีทำงานเฉพาะหน้าอย่างไม่มีประสิทธิภาพ หรือการไม่ปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนด ซึ่งอาจกระทบต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ปรับปรุงการส่งต่องาน: ประเมินการส่งต่องานระหว่างทีม เช่น จาก HR ไป IT หรือจาก IT ไปฝ่ายอาคารสถานที่ ความล่าช้าในช่วงส่งต่องานสำคัญเหล่านี้มักทำให้ระยะเวลาปฐมนิเทศยืดเยื้อ
• ดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความสม่ำเสมอ: ตรวจสอบว่าพนักงานใหม่ทุกคนผ่านขั้นตอนบังคับตามกำหนดเวลา เช่น การตรวจสอบประวัติ การมอบหมายหลักสูตรเฉพาะ หรือการส่งเอกสารสำคัญ เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ครบถ้วน
• ค้นหาโอกาสในการทำงานอัตโนมัติ: ข้อมูลช่วยชี้ให้เห็นงานที่ต้องทำซ้ำด้วยมือและเหมาะกับการทำงานอัตโนมัติใน Workday ทำให้ทีม HR และทีมอื่นมีเวลาทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศ

การใช้ process mining ปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ใน Workday ช่วยให้เกิดประโยชน์ที่วัดผลได้หลายด้าน ดังนี้

• ลดระยะเวลาปฐมนิเทศพนักงานใหม่: ลดเวลาที่พนักงานใหม่ต้องใช้ก่อนเริ่มทำงานได้อย่างเต็มที่ ทำให้เริ่มสร้างผลงานและผลตอบแทนจากการลงทุนได้เร็วขึ้น
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานใหม่: กระบวนการปฐมนิเทศที่ราบรื่นและเป็นระบบช่วยสร้างความประทับใจที่ดีต่อองค์กร เพิ่มการมีส่วนร่วมและขวัญกำลังใจตั้งแต่วันแรก
• เพิ่มประสิทธิภาพของ HR: ปรับขั้นตอนงาน HR และงานธุรการให้คล่องตัว ลดภาระของทีม HR และทีมสรรหา เพื่อให้มีเวลาทำงานด้านการบริหารบุคลากรเชิงกลยุทธ์แทนการติดตามงานด้วยมือ
• ยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนผ่านข้อกำหนดด้านกฎหมาย กฎระเบียบ และนโยบายองค์กรอย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงและทำให้ทุกคนได้รับประสบการณ์ตามมาตรฐานเดียวกัน
• จัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น: เห็นชัดว่ามีการใช้ทรัพยากรส่วนใดในกระบวนการปฐมนิเทศ ช่วยวางแผนและจัดสรรบุคลากรกับเครื่องมือได้เหมาะสมยิ่งขึ้น

เริ่มปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

พร้อมปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่แล้วหรือยัง คู่มือนี้ช่วยให้คุณเริ่มค้นหาจุดที่ควรปรับปรุงและลงมือแก้ไขได้ เมื่อนำเทคนิค process mining มาใช้กับข้อมูล Workday คุณจะพบจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ แก้ไขคอขวด และสร้างประสบการณ์เริ่มงานที่ดีขึ้นให้พนักงานใหม่ทุกคน เริ่มต้นได้ทันที เพื่อให้พนักงานใหม่เริ่มงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามข้อกำหนด และรู้สึกได้รับการต้อนรับตั้งแต่วันแรก.