> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng

Cải thiện quy trình quản lý hợp đồng

Hướng dẫn 6 bước để tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý hợp đồng

Hệ thống chung

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(8)Mục tiêu(8)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng

ProcessMind giúp bạn phát hiện những điểm kém hiệu quả tiềm ẩn trong quy trình quản lý hợp đồng. Nền tảng xác định điểm nghẽn, việc làm lại không cần thiết và những bước lệch khỏi quy trình chuẩn. Phân tích dữ liệu từ hệ thống giúp bạn tìm ra nơi cần cải thiện, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ trong mọi hợp đồng.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

ProcessMind giúp bạn hiểu rõ cách quy trình quản lý hợp đồng thực sự vận hành. Nền tảng cho thấy hợp đồng đi qua tổ chức như thế nào, thay vì chỉ dựa vào giả định. Dù hợp đồng nằm trong một hệ thống hay được quản lý bằng nhiều công cụ và phòng ban, ProcessMind vẫn tổng hợp và phân tích dữ liệu sự kiện để dựng lại từng bước trong hành trình của mỗi hợp đồng. Bạn sẽ biết chính xác thời lượng thực tế của từng hoạt động, hợp đồng mất nhiều thời gian ở đâu, khâu bàn giao nào bị chậm và điểm nghẽn nào kéo dài toàn bộ vòng đời. Khám phá những khác biệt bất ngờ trong quy trình, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và đánh giá ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành cũng như việc tuân thủ. ProcessMind cung cấp góc nhìn khách quan dựa trên dữ liệu về quy trình làm việc quản lý hợp đồng, giúp bạn thấy không chỉ những gì đáng lẽ phải diễn ra mà cả những gì thực sự đang diễn ra.

Quản lý hợp đồng thường phức tạp và tốn nhiều tài nguyên, với những vấn đề phổ biến làm giảm khả năng thích ứng và tăng rủi ro cho tổ chức. Quy trình phê duyệt kéo dài có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ thời hạn và ghi nhận doanh thu chậm. Khi không nắm rõ trạng thái hợp đồng, các bên liên quan phải phỏng đoán, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và phân bổ tài nguyên. Việc không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể. Sai sót thủ công trong nhập dữ liệu hoặc xử lý tài liệu cũng có thể lan rộng trong suốt vòng đời hợp đồng và khiến bạn phải làm lại với chi phí cao. Dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống hoặc cách theo dõi thủ công càng khiến việc tìm nguyên nhân gốc rễ và đảm bảo quy trình được thực hiện nhất quán trở nên khó khăn. ProcessMind giúp bạn nhìn rõ những vấn đề này và hiểu tác động thực tế của chúng, bất kể hợp đồng được quản lý bằng công nghệ hay hệ thống nào.

Dùng ProcessMind để quản lý hợp đồng giúp bạn cải thiện vận hành và tạo lợi thế cho doanh nghiệp. Rút ngắn đáng kể vòng đời hợp đồng bằng cách tìm và loại bỏ các bước không cần thiết, giảm thời gian phê duyệt và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn. Tăng cường tuân thủ bằng cách xác định những điểm lệch khỏi quy trình chuẩn và yêu cầu pháp lý, từ đó chủ động giảm rủi ro và áp dụng nhất quán các cách làm tốt cho mọi loại hợp đồng. Tiết kiệm chi phí nhờ giảm thao tác thủ công, hạn chế làm lại và tránh khoản phạt do không tuân thủ hoặc trễ hạn. ProcessMind cung cấp dữ liệu cụ thể để bạn đưa ra quyết định sáng suốt, thiết kế lại quy trình làm việc hiệu quả hơn, tự động hóa các tác vụ lặp lại và liên tục theo dõi hiệu suất qua các chỉ số chính. Biến việc quản lý hợp đồng từ một công việc nặng nề thành tài sản hỗ trợ mục tiêu kinh doanh, để mỗi hợp đồng được xử lý hiệu quả, đúng quy định và tiết kiệm chi phí từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất.

Bắt đầu cải thiện hiệu quả và tuân thủ trong quy trình quản lý hợp đồng với ProcessMind rất đơn giản. Nền tảng kết nối với dữ liệu hiện có của bạn, bất kể dữ liệu đến từ đâu. Để bạn bắt đầu nhanh chóng, chúng tôi cung cấp mẫu dữ liệu hướng dẫn những thông tin cần thiết cho việc phân tích quy trình. Chỉ cần ánh xạ dữ liệu sự kiện hợp đồng, chẳng hạn mã hợp đồng, hoạt động, dấu thời gian và người dùng, vào mẫu rồi tải lên ProcessMind. Công cụ sẽ tự động dựng lại quy trình hợp đồng từ đầu đến cuối và cung cấp thông tin hữu ích để bạn hành động ngay. Đừng để việc quản lý hợp đồng phức tạp cản trở tổ chức. Khám phá thực tế đằng sau các hợp đồng ngay hôm nay và tìm ra cơ hội tối ưu cũng như cải thiện tuân thủ.

Quản lý hợp đồng Process mining Compliance Hiệu quả Tối ưu hóa Hợp đồng Vận hành pháp lý Phân tích quy trình làm việc CLM Quản lý vòng đời hợp đồng Vận hành pháp lý Tự động hóa hợp đồng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Hợp đồng thường bị mắc kẹt trong các vòng đánh giá và phê duyệt kéo dài, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội và chậm ghi nhận doanh thu. Những điểm nghẽn này gây áp lực lên quan hệ với bên đối tác, làm giảm khả năng ứng phó của toàn tổ chức và ảnh hưởng đến mọi việc, từ tốc độ bán hàng đến tiến độ mua sắm.

ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện trong hệ thống quản lý hợp đồng để xác định chính xác giai đoạn, phòng ban hoặc cá nhân gây chậm trễ. Bằng cách trực quan hóa các luồng phê duyệt thực tế và đo thời gian chờ, nền tảng giúp tìm ra nguyên nhân khiến chu kỳ kéo dài, từ đó bạn có thể cải tiến quy trình và tự động hóa đúng chỗ.

Các bên liên quan thường không có cái nhìn cập nhật theo thời gian thực về tình trạng của từng hợp đồng trong suốt vòng đời. Thiếu minh bạch khiến mọi người phải hỏi đi hỏi lại, bỏ lỡ cơ hội xử lý sớm và tốn thêm thời gian cho công việc hành chính. Vì vậy, việc dự báo tiến độ và thống nhất kỳ vọng giữa các phòng ban cũng trở nên khó khăn.

ProcessMind tái dựng toàn bộ hành trình của từng hợp đồng, từ đầu đến cuối, giúp bạn thấy rõ tình trạng hiện tại và lịch sử xử lý. Nền tảng chỉ ra hợp đồng bị đình trệ và những bước đi lệch khỏi quy trình chuẩn, để các nhóm chủ động quản lý và dự báo chính xác hơn.

Hợp đồng thường không đi theo quy trình vận hành chuẩn và chính sách nội bộ, khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể. Việc kiểm tra thủ công thường không phát hiện được mọi bước không tuân thủ, tạo ra lỗ hổng khi kiểm toán và khiến việc quản trị thiếu nhất quán.

ProcessMind sơ đồ hóa luồng xử lý thực tế của từng hợp đồng, rồi tự động đối chiếu với các quy tắc tuân thủ bạn đã xác định để phát hiện mọi sai lệch. Nền tảng làm rõ những cách xử lý vòng ngoài và bước bị bỏ qua, giúp bạn chuẩn hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.

Không xử lý đúng hạn các mốc quan trọng như gia hạn, chấm dứt hoặc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng có thể khiến doanh thu bị mất, hợp đồng tự động gia hạn với điều khoản bất lợi hoặc phát sinh vi phạm tuân thủ. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính và làm tổn hại quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng.

ProcessMind theo dõi các hoạt động trước ngày hết hạn hợp đồng và những mốc quan trọng khác. Nền tảng phân tích các mẫu quy trình để xác định hợp đồng có nguy cơ lỡ hạn, đồng thời tìm ra nguyên nhân gốc rễ khiến việc gia hạn hoặc quản lý nghĩa vụ bị chậm trễ.

Các vòng đàm phán kéo dài với nhiều lượt sửa đổi và rà soát điều khoản tiêu tốn thời gian, tài nguyên quý giá và làm chậm việc ký kết hợp đồng. Việc phải làm lại nhiều thường bắt nguồn từ mẫu hợp đồng thiếu nhất quán, điều khoản chưa rõ hoặc kỳ vọng giữa các bên không thống nhất.

ProcessMind phân tích hoạt động sửa đổi và các vòng làm lại để tính toán thời gian, công sức dành cho đàm phán. Nền tảng xác định những điểm thường gây vướng mắc và các mẫu quy trình dẫn đến việc trao đổi qua lại quá nhiều, giúp bạn chuẩn hóa cách làm hiệu quả và rút ngắn các cuộc đàm phán sau này.

Khâu rà soát pháp lý thường trở thành điểm nghẽn, làm chậm toàn bộ vòng đời hợp đồng và giảm khả năng ứng phó linh hoạt của doanh nghiệp. Khối lượng công việc phân bổ không đều, bàn giao thủ công hoặc quy trình rà soát thiếu nhất quán đều có thể gây ra tình trạng đình trệ kéo dài, khiến các bên trong và ngoài tổ chức khó chịu.

ProcessMind đo chính xác thời gian dành cho từng hoạt động rà soát pháp lý, giúp xác định loại hợp đồng hoặc điều khoản nào gây chậm trễ lâu nhất. Dữ liệu này giúp bạn phân bổ tài nguyên hợp lý, tinh gọn quy trình rà soát và rút ngắn thời gian xử lý tổng thể.

Quá nhiều tác vụ thủ công, nhập liệu và trao đổi phát sinh trong suốt vòng đời hợp đồng làm tăng chi phí vận hành, đồng thời khiến nhân sự có chuyên môn phải dành ít thời gian hơn cho công việc chiến lược. Những điểm kém hiệu quả này thường cho thấy quy trình còn thiếu sót hoặc hệ thống chưa tận dụng tốt khả năng tự động hóa.

ProcessMind tính toán tần suất và thời lượng các thao tác thủ công trong quy trình hợp đồng. Nền tảng chỉ ra những khâu có thể giảm đáng kể chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả nhờ tự động hóa, cấu hình hệ thống phù hợp hơn hoặc chuẩn hóa quy trình.

Thời gian xử lý các hợp đồng cùng loại biến động đáng kể và khó giải thích, khiến việc dự báo và lập kế hoạch thiếu tin cậy. Sự bất ổn này cho thấy quy trình có những điểm kém hiệu quả mà các công cụ phân tích dữ liệu kinh doanh truyền thống khó phát hiện và khắc phục.

ProcessMind tìm ra và trực quan hóa mọi biến thể quy trình, làm rõ những đường đi và hoạt động khiến thời gian xử lý dài hơn hoặc ngắn hơn. Nền tảng giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của sự biến động, để bạn tập trung cải tiến đúng chỗ và xây dựng quy trình chuẩn hóa, dễ dự đoán hơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Quy trình phê duyệt kéo dài làm chậm doanh thu, chiếm dụng tài nguyên và hạn chế khả năng ứng phó linh hoạt của doanh nghiệp. Rút ngắn thời gian từ lúc soạn thảo đến khi ký kết giúp chốt giao dịch sớm hơn, bắt đầu hợp tác nhanh hơn và đẩy nhanh thời gian tạo ra giá trị cho toàn tổ chức.

ProcessMind sơ đồ hóa từng bước trong quy trình phê duyệt, sử dụng dữ liệu từ hệ thống để xác định đúng điểm nghẽn, chẳng hạn như các lượt rà soát trùng lặp, người phê duyệt không xử lý hoặc bàn giao kém hiệu quả. Bằng cách tính thời lượng từng hoạt động và thời gian chờ, nền tảng cung cấp dữ liệu để bạn tinh gọn quy trình, tự động hóa các bước và theo dõi tác động của cải tiến.

Không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài có thể khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý, tài chính và uy tín đáng kể. Nâng cao mức độ tuân thủ giúp mọi hợp đồng đáp ứng nhất quán các tiêu chuẩn bắt buộc, củng cố công tác quản trị, giảm rủi ro kiểm toán và bảo vệ vị thế pháp lý của công ty.

ProcessMind phân tích quy trình làm việc với hợp đồng để tự động phát hiện những điểm lệch khỏi quy trình tuân thủ đã xác định. Nền tảng nhanh chóng chỉ ra bước bắt buộc bị bỏ qua, hành động không được phép hoặc điều khoản không theo mẫu. Nhờ đó, bạn có thể chủ động xử lý lỗ hổng tuân thủ, thực thi chính sách và thiết lập cơ chế giám sát liên tục.

Không nắm rõ tình trạng hợp đồng khiến hoạt động vận hành thiếu chắc chắn, dự báo kém chính xác, dễ lỡ hạn và làm các bên liên quan thất vọng. Minh bạch từ đầu đến cuối giúp mọi bên theo dõi tiến độ theo thời gian thực, dự đoán chậm trễ và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ. Nhờ đó, bạn giảm sự mơ hồ và không cần hỏi thủ công về tình trạng hợp đồng.

ProcessMind cung cấp cái nhìn đầy đủ, dựa trên dữ liệu về hành trình của từng hợp đồng bằng cách theo dõi mọi hoạt động và sự kiện được ghi lại trong hệ thống nguồn. Nền tảng tái dựng và trực quan hóa quy trình, tạo dashboard cho bạn thấy ngay hợp đồng nào đang đình trệ, điểm nghẽn xuất hiện ở đâu và thời gian xử lý thực tế so với mục tiêu ra sao. Đây là nguồn thông tin khách quan để các nhóm cùng tham khảo.

Đàm phán kém hiệu quả với quá nhiều lượt sửa đổi điều khoản là nguyên nhân chính gây chậm trễ, tăng chi phí pháp lý và tạo căng thẳng với đối tác. Quy trình tinh gọn giúp chốt thỏa thuận nhanh hơn, giảm tải cho nhóm pháp lý và kinh doanh, đồng thời tạo ra các điều khoản hợp đồng nhất quán và có lợi hơn.

ProcessMind phân tích toàn bộ quá trình đàm phán bằng cách theo dõi từng phiên bản và lần trao đổi. Nền tảng xác định các mẫu trao đổi qua lại quá nhiều, những điểm bất đồng thường gặp và các biến thể quy trình khiến thời gian xử lý kéo dài. Những thông tin này giúp bạn điều chỉnh chiến lược đàm phán, cải thiện mẫu hợp đồng chuẩn và đo lường mức giảm số lượt sửa đổi điều khoản.

Bỏ lỡ ngày gia hạn hợp đồng có thể gây thất thoát doanh thu đáng kể, gián đoạn dịch vụ ngoài dự kiến hoặc khiến doanh nghiệp bị ràng buộc vào điều khoản tự động gia hạn bất lợi. Quy trình gia hạn chủ động và hiệu quả giúp giữ lại các hợp đồng có giá trị, đàm phán lại đúng hạn, tối đa hóa doanh thu định kỳ và duy trì hoạt động liên tục.

Bằng cách phân tích quy trình xử lý hợp đồng sắp hết hạn, ProcessMind xác định hợp đồng có nguy cơ hết hiệu lực và đánh dấu các quy trình thường xuyên chậm hoặc bỏ lỡ hoạt động gia hạn. Nền tảng tìm ra nguyên nhân gốc rễ, giúp bạn thiết lập cảnh báo chủ động, tự động gửi nhắc nhở và tinh gọn toàn bộ quy trình gia hạn để tăng tỷ lệ thành công.

Khâu rà soát pháp lý thường là điểm nghẽn nghiêm trọng, làm chậm toàn bộ vòng đời hợp đồng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Tăng tốc độ xử lý của nhóm pháp lý giúp rà soát hợp đồng nhanh hơn mà không giảm chất lượng hay mức độ tuân thủ, giảm hồ sơ tồn đọng và giúp bộ phận pháp lý hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

ProcessMind cung cấp thông tin chi tiết, khách quan về khâu rà soát pháp lý, sơ đồ hóa chính xác từng bước và đo thời lượng của mỗi bước. Nền tảng xác định điểm nghẽn như bàn giao thường xuyên, thời gian chờ thông tin kéo dài hoặc thiếu tài nguyên. Nhờ đó, bạn có thể thiết kế lại quy trình, cân bằng khối lượng công việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để đẩy nhanh việc rà soát.

Chi phí vận hành cao thường bắt nguồn từ việc làm lại thủ công, sửa dữ liệu và các tác vụ lặp lại, cho thấy quy trình còn kém hiệu quả. Giảm việc làm lại không chỉ cắt chi phí nhân công trực tiếp mà còn hạn chế sai sót, nâng cao chất lượng hợp đồng và giúp nhân sự có chuyên môn tập trung vào công việc chiến lược có giá trị cao hơn.

ProcessMind tự động xác định và tính toán các vòng làm lại trong quy trình quản lý hợp đồng, chẳng hạn như phê duyệt lặp lại hoặc soạn thảo lại nhiều lần. Nền tảng tìm nguyên nhân gốc rễ, dù là yêu cầu chưa rõ, vấn đề về mẫu hợp đồng hay thiếu sót trong đào tạo, rồi chỉ ra cơ hội tốt nhất để tự động hóa và cải tiến quy trình, qua đó giảm chi phí.

Thời gian xử lý hợp đồng khó dự đoán khiến việc dự báo doanh thu, quản lý tài nguyên hiệu quả và thống nhất kỳ vọng với khách hàng, đối tác trở nên khó khăn. Thời gian xử lý ổn định, dễ dự đoán giúp nâng cao hiệu quả vận hành, tăng độ tin cậy trong lập kế hoạch kinh doanh và cải thiện sự hài lòng của các bên liên quan.

ProcessMind phân tích mọi đường đi khác nhau của hợp đồng trong hệ thống để tìm nguyên nhân gốc rễ khiến thời gian xử lý biến động. Nền tảng xác định hoạt động, tài nguyên hoặc sai lệch quy trình nào góp phần nhiều nhất vào sự khó đoán này. Khi thấy rõ các biến thể, bạn có thể chuẩn hóa quy trình, loại bỏ điểm thiếu nhất quán và thiết lập chuẩn hiệu suất đáng tin cậy.

6 bước cải tiến quy trình quản lý hợp đồng

Kết nối và khám phá dữ liệu

Sơ đồ hóa luồng quy trình

Xác định điểm nghẽn

Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Thiết kế cải tiến quy trình

Theo dõi và điều chỉnh

Kết nối và khám phá dữ liệu

Việc cần làm

Thu thập dữ liệu từ hệ thống quản lý hợp đồng, CRM, ERP và các nguồn dữ liệu liên quan khác. Đảm bảo dữ liệu ghi nhận mọi hoạt động liên quan đến hợp đồng.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Nền tảng dữ liệu đầy đủ là điều kiện quan trọng để hiểu chính xác và trọn vẹn quy trình quản lý hợp đồng. Nền tảng này giúp tránh bỏ sót thông tin.

Kết quả dự kiến

Bộ dữ liệu đầy đủ đã được nhập và sẵn sàng phân tích, phản ánh mọi hoạt động và thuộc tính của quy trình.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Phát hiện những chậm trễ tiềm ẩn trong quy trình hợp đồng

ProcessMind cho thấy quy trình quản lý hợp đồng thực tế diễn ra như thế nào, đồng thời làm rõ những điểm lệch và khoảng cách về hiệu suất.

Trực quan hóa luồng quy trình hợp đồng thực tế
Xác định điểm nghẽn và chậm trễ trong phê duyệt
Tối ưu thời gian xử lý và giảm chi phí
Đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện rõ rệt trong quản lý hợp đồng

Những kết quả này cho thấy mức tăng hiệu quả và khoản tiết kiệm chi phí mà các tổ chức thường đạt được khi tối ưu quy trình quản lý hợp đồng. Bằng cách phân tích quy trình làm việc từ đầu đến cuối, process mining phát hiện điểm kém hiệu quả và giúp cải tiến dựa trên dữ liệu.

0 %

Phê duyệt nhanh hơn

Mức giảm trung bình về thời gian phê duyệt hợp đồng

Tinh gọn quy trình rà soát và phê duyệt để giảm tổng thời gian cần thiết cho một hợp đồng được thông qua, giúp chốt giao dịch nhanh hơn.

0 %

Nâng cao mức độ tuân thủ

Mức tăng tỷ lệ hợp đồng tuân thủ chính sách

Đảm bảo hợp đồng tuân thủ mọi bước bắt buộc và yêu cầu pháp lý đã xác định, giảm thiểu rủi ro và tránh các khoản phạt có thể phát sinh.

0 %

Giảm việc làm lại và thời gian đàm phán

Mức giảm công sức và thời gian dành cho việc sửa đổi

Xác định nguyên nhân gốc rễ khiến hợp đồng phải sửa đổi và làm lại quá nhiều, từ đó chuẩn hóa việc soạn thảo, tăng tỷ lệ được duyệt ngay lần đầu và tìm ra điểm nghẽn trong giai đoạn đàm phán.

0 days

Đẩy nhanh rà soát pháp lý

Mức giảm trung bình về thời gian rà soát pháp lý

Xác định điểm nghẽn trong quy trình rà soát pháp lý để tăng tốc độ xử lý và giúp hợp đồng quan trọng được các bộ phận pháp lý xử lý hiệu quả hơn.

0 %

Tăng số hợp đồng được gia hạn đúng hạn

Mức tăng số hợp đồng được gia hạn trước ngày hết hạn

Chủ động quản lý ngày hết hạn và gia hạn hợp đồng, đảm bảo các việc quan trọng được xử lý đúng hạn, tránh hợp đồng hết hiệu lực gây tốn kém hoặc bỏ lỡ cơ hội doanh thu.

0 %

Thời gian xử lý dễ dự đoán hơn

Mức giảm biến động về thời gian xử lý hợp đồng

Ổn định thời gian xử lý hợp đồng bằng cách xác định và loại bỏ các đường đi quy trình thiếu nhất quán, giúp dự báo đáng tin cậy hơn và lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Hãy bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của mỗi hợp đồng. Mã này dùng làm mã hồ sơ chính để liên kết mọi hoạt động và tài liệu liên quan.

Vì sao điều này quan trọng

Mã này rất cần thiết để theo dõi hợp đồng trong suốt vòng đời, đồng thời hỗ trợ khám phá quy trình và đo lường hiệu suất chính xác.

Tên của một sự kiện kinh doanh, nhiệm vụ hoặc cột mốc cụ thể trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa vòng đời hợp đồng và phát hiện sai lệch cũng như điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết chính xác ngày và giờ một hoạt động hoặc sự kiện bắt đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này là cơ sở để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý quy trình và xác định điểm nghẽn liên quan đến thời gian.

Dấu thời gian cho biết chính xác ngày và giờ một hoạt động hoặc sự kiện hoàn tất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính thời lượng ở cấp hoạt động, từ đó xác định chính xác điểm nghẽn trong quy trình.

Tên hoặc mã của người dùng, nhân viên hay tài nguyên đã thực hiện hoặc chịu trách nhiệm về một hoạt động hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với từng người, giúp phân tích phân bổ công việc, hiệu suất nhóm và phân bổ tài nguyên.

Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như Thỏa thuận dịch vụ khung (MSA), Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) hoặc Bản mô tả công việc (SOW).

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân nhóm và so sánh quy trình, qua đó cho thấy loại hợp đồng ảnh hưởng thế nào đến thời gian xử lý, độ phức tạp và rủi ro.

Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng, có thể là doanh thu, chi phí hoặc khoản cam kết.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng tác động tài chính của hợp đồng, giúp ưu tiên xử lý và phân tích mức độ kém hiệu quả của quy trình ảnh hưởng đến các thỏa thuận giá trị cao ra sao.

Giai đoạn hoặc trạng thái hiện tại của hợp đồng trong vòng đời, chẳng hạn như 'Bản nháp', 'Đang chờ phê duyệt', 'Đã ký' hoặc 'Đã hết hạn'.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp cái nhìn tổng quan về giai đoạn hiện tại của hợp đồng, giúp lọc và phân tích danh mục hợp đồng theo từng giai đoạn trong vòng đời.

Tên của bên bên ngoài, công ty, khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác tham gia hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết bên tham gia từ bên ngoài, giúp phân tích thời gian xử lý và cách thức đàm phán theo khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Đơn vị hoặc phòng ban nội bộ sở hữu hợp đồng, chẳng hạn như Kinh doanh, Pháp chế hoặc Mua sắm.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh, xác định điểm nghẽn nội bộ và chia sẻ cách làm hiệu quả.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đây là hoạt động đầu tiên trong vòng đời hợp đồng, đánh dấu yêu cầu chính thức về một hợp đồng mới. Thông thường, hệ thống ghi nhận sự kiện này khi tạo hồ sơ hợp đồng hoặc không gian làm việc mới.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm quy trình chính thức bắt đầu. Dấu thời gian của sự kiện rất cần thiết để tính tổng thời gian xử lý hợp đồng. Phân tích số lượng yêu cầu giúp lập kế hoạch tài nguyên và quản lý nhu cầu.

Mốc này cho biết tất cả các bên liên quan nội bộ bắt buộc đã phê duyệt phiên bản cuối cùng của hợp đồng. Điều đó có nghĩa là tổ chức đã thống nhất và sẵn sàng gửi hợp đồng ra bên ngoài.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là một bước kiểm soát quan trọng, đánh dấu kết thúc quá trình thống nhất nội bộ. Thời gian cần thiết để đạt đến giai đoạn này là chỉ số hiệu suất quan trọng của hoạt động nội bộ.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm gửi hợp đồng cuối cùng đã được phê duyệt để các bên ký kết. Đây là lúc kết thúc đàm phán và bắt đầu bước ký kết cuối cùng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, bắt đầu tính thời gian hoàn tất việc ký. Phân tích thời gian từ mốc này đến khi ký xong giúp phát hiện chậm trễ trong quá trình ký kết.

Đây là mốc quan trọng khi tất cả các bên đã ký hợp đồng, khiến hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Sự kiện này đánh dấu hoàn tất thành công giai đoạn trước khi ký trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Là kết quả thành công chính, ngày ký kết rất cần thiết để tính tổng thời gian từ lúc nhận yêu cầu đến khi ký xong. Đây cũng là sự kiện quan trọng để phân tích hiệu suất và năng suất xử lý.

Đánh dấu thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và có thể được thực thi. Thời điểm này có thể trùng hoặc sau ngày ký kết. Sự kiện này mở đầu việc quản lý nghĩa vụ và theo dõi hiệu suất hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Kích hoạt hợp đồng đánh dấu bước chuyển từ quy trình ký kết sang quy trình quản lý hợp đồng. Đây là ngày bắt đầu thực sự để theo dõi việc tuân thủ, gia hạn và thực hiện nghĩa vụ.

Đánh dấu việc gia hạn hợp đồng thành công khi hết thời hạn. Đây là kết quả kinh doanh quan trọng, giúp kéo dài hiệu lực của thỏa thuận.

Vì sao điều này quan trọng

Tỷ lệ gia hạn phản ánh trực tiếp mức độ giữ chân và hài lòng của khách hàng. Theo dõi sự kiện này rất quan trọng để hiểu thành công lâu dài và tính liên tục của doanh thu.

Đánh dấu việc chấm dứt hợp đồng đang có hiệu lực trước ngày hết hạn dự kiến. Việc chấm dứt có thể do vi phạm hoặc theo lựa chọn, tùy điều khoản hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này đánh dấu mối quan hệ kinh doanh kết thúc sớm. Theo dõi tần suất và lý do chấm dứt rất quan trọng để quản lý rủi ro và đánh giá tình hình kinh doanh.

Sự kiện này cho biết hợp đồng đã đến ngày kết thúc mà không được gia hạn hoặc chấm dứt sớm. Đây là thời điểm kết thúc tự nhiên theo kế hoạch trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi ngày hết hạn rất quan trọng để quản lý việc gia hạn và tránh gián đoạn dịch vụ hoặc thỏa thuận ngoài ý muốn. Nhiều hợp đồng hết hạn mà không được gia hạn có thể là dấu hiệu mất khách hàng.

Để nhận đề xuất dữ liệu phù hợp với nhu cầu, hãy chọn quy trình cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cho biết điều gì về quy trình quản lý hợp đồng của chúng tôi?

Process mining trực quan hóa luồng xử lý thực tế của hợp đồng, từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất. Công cụ phát hiện điểm nghẽn, các vòng làm lại và sai lệch so với quy trình dự kiến, đồng thời xác định nơi phê duyệt bị đình trệ hoặc đàm phán thiếu nhất quán. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hiệu quả thực tế của quy trình làm việc với hợp đồng.

Cần dữ liệu nào từ hệ thống để bắt đầu phân tích process mining?

Trước hết, bạn cần nhật ký sự kiện từ hệ thống nguồn, gồm Contract ID duy nhất, mô tả hoạt động và dấu thời gian của từng sự kiện. Các thuộc tính bổ sung như người dùng, giá trị hợp đồng hoặc phòng ban có thể giúp phân tích sâu hơn. Dữ liệu này cho phép công cụ process mining tái dựng toàn bộ hành trình của từng hợp đồng.

Sau khi bắt đầu dùng process mining cho quản lý hợp đồng, bao lâu thì có kết quả?

Bạn thường có thể nhận được thông tin ban đầu trong vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Quá trình thiết lập ban đầu gồm trích xuất, làm sạch dữ liệu, sau đó tạo mô hình và phân tích. Việc theo dõi liên tục cung cấp thông tin mới và giúp đo lường tác động của các cải tiến đã triển khai.

Process mining giúp cải thiện việc tuân thủ hợp đồng như thế nào?

Process mining cho thấy minh bạch từng bước xử lý hợp đồng, giúp bạn đối chiếu việc thực hiện quy trình thực tế với các quy tắc tuân thủ đã xác định. Công cụ làm rõ những điểm lệch khỏi quy trình vận hành chuẩn và phát hiện trường hợp bỏ qua hoặc né tránh bước tuân thủ. Nhờ đó, bạn có thể chủ động thực hiện biện pháp để đảm bảo tuân thủ nhất quán các quy định và chính sách nội bộ.

Process mining có thể giúp rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng không?

Có. Bằng cách sơ đồ hóa chính xác luồng phê duyệt hợp đồng, process mining xác định các bước hoặc điểm ra quyết định gây chậm trễ. Công cụ có thể phát hiện các vòng làm lại lặp đi lặp lại, người phê duyệt quá tải và tác động của những đường đàm phán khác nhau. Thông tin này giúp các nhóm thiết kế lại quy trình và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn, từ đó rút ngắn đáng kể thời gian xử lý tổng thể.

Chúng tôi có thể kỳ vọng cải thiện những gì khi áp dụng process mining vào quản lý hợp đồng?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện cụ thể như rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng, nâng cao mức độ tuân thủ và nắm rõ hơn tình trạng hợp đồng. Process mining giúp giảm công việc thủ công, hạn chế sai sót và tối ưu việc phân bổ tài nguyên. Nhờ đó, việc quản lý vòng đời hợp đồng trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nào để triển khai process mining cho dữ liệu hợp đồng?

Yêu cầu kỹ thuật chính là khả năng trích xuất dữ liệu nhật ký sự kiện từ hệ thống nguồn, thường qua tính năng báo cáo, API hoặc quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Bạn cần thông tin đăng nhập và có thể cần hỗ trợ kỹ thuật để xuất dữ liệu. Không cần cài đặt phần cứng hay phần mềm cụ thể trực tiếp trong môi trường quản lý hợp đồng.

Process mining có thể giúp giảm tỷ lệ phải làm lại cao khi soạn thảo và đàm phán hợp đồng không?

Có. Process mining có thể xác định chính xác khâu nào thường phải làm lại và lý do, trong quá trình soạn thảo và đàm phán hợp đồng. Bằng cách phân tích trình tự sự kiện và tương tác của người dùng, công cụ làm rõ giai đoạn hoặc phòng ban đóng góp nhiều nhất vào việc sửa đổi. Thông tin dựa trên dữ liệu này giúp bạn tập trung cải tiến đúng chỗ và giảm nhu cầu chỉnh sửa lặp lại.

Bắt đầu tối ưu quy trình quản lý hợp đồng ngay hôm nay

Phát hiện điểm nghẽn, giảm rủi ro và đẩy nhanh tiến độ thỏa thuận để sớm thấy kết quả.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút