> Průběžné zlepšování procesů > Správa smluv

Zlepšete správu smluv

Průvodce optimalizací správy smluv v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Správa smluv

Obecný systém

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(8)Cíle(8)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Optimalizujte proces správy smluv

ProcessMind vám pomůže odhalit skryté neefektivity ve správě smluv. Platforma identifikuje úzká místa, zbytečné přepracování a odchylky od zavedených postupů. Analýzou dat z vašeho systému zjistíte, kde je prostor pro zlepšení, zkrátíte dobu průchodu procesem a podpoříte shodu u všech smluv.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

S ProcessMind získáte přehled o tom, jak ve vaší organizaci skutečně probíhá správa smluv. Platforma shromažďuje data o událostech a analyzuje je, takže ukáže skutečný průběh smluv, nikoli jen předpokládaný. Nezáleží na tom, zda jsou smlouvy v jednom systému, nebo se spravují v různých nástrojích a odděleních. ProcessMind z dat sestaví jednotlivé kroky životního cyklu každé smlouvy. Zjistíte, jak dlouho jednotlivé aktivity trvají, kde smlouvy čekají, kde se předávají mezi týmy a která úzká místa zpomalují celý proces. Odhalte nečekané odchylky, zjistěte jejich příčiny a vyhodnoťte jejich dopad na efektivitu provozu a shodu. ProcessMind vám poskytne přehled o workflow smluv založený na datech, takže uvidíte nejen to, co by se mělo dít, ale i to, co se skutečně děje.

Správa smluv bývá náročná na čas i zdroje a často ji provázejí problémy, které omezují pružnost organizace a zvyšují rizika. Dlouhé schvalovací cykly mohou vést k promarněným obchodním příležitostem a opožděnému vykázání výnosů. Bez přehledu o stavu smluv musí zúčastněné strany často jen odhadovat, co se děje, což komplikuje rozhodování i rozdělování zdrojů. Nedůsledné dodržování interních pravidel nebo externích předpisů vytváří nedostatky v oblasti shody a přináší právní i finanční rizika. Chyby při zadávání údajů nebo práci s dokumenty se mohou přenášet do dalších fází životního cyklu a vyžadovat nákladné přepracování. Situaci zhoršují roztříštěná data v různých systémech a ruční sledování, kvůli kterým se obtížně hledají příčiny neefektivity a zajišťuje jednotný průběh procesu. ProcessMind vám poskytne jednotný a objektivní pohled, díky kterému tyto skryté problémy odhalíte a pochopíte jejich skutečný dopad bez ohledu na používanou technologii nebo systém.

S ProcessMind můžete zlepšit správu smluv a její výsledky promítnout do každodenního provozu i strategického rozhodování. Zrychlete životní cyklus smluv tím, že odhalíte a odstraníte zbytečné kroky, zkrátíte schvalování a lépe rozdělíte zdroje. Zlepšete shodu tím, že odhalíte odchylky od standardních postupů a regulačních požadavků. Rizika tak můžete řešit včas a zajistit jednotné osvědčené postupy napříč typy smluv. Omezte náklady na ruční práci a přepracování a předejděte sankcím za nedodržení pravidel nebo zmeškané termíny. ProcessMind vám poskytne konkrétní data pro informovaná rozhodnutí. Umožní vám upravit workflow s ohledem na efektivitu, vhodně automatizovat opakované úkoly a průběžně sledovat výkon podle důležitých ukazatelů. Proměňte správu smluv z náročné povinnosti v oporu obchodních cílů. Každá smlouva tak může projít od zahájení až po dokončení efektivně, v souladu s požadavky a s přiměřenými náklady.

Začít se zlepšováním správy smluv pomocí ProcessMind je snadné. Platforma se propojí s vašimi stávajícími daty bez ohledu na jejich zdroj. Abyste mohli začít rychle a efektivně, nabízíme datovou šablonu, která vás provede potřebnými údaji pro analýzu procesu. Namapujte data o událostech smluv, například ID smlouvy, aktivitu, časové razítko a uživatele, do naší šablony a nahrajte ji do ProcessMind. Platforma z těchto dat sestaví průběh procesu správy smluv od začátku do konce a poskytne vám konkrétní podklady k dalším krokům. Nenechte se brzdit náročností správy smluv. Zjistěte, jak smlouvy skutečně procházejí vaší organizací, a najděte možnosti, jak zlepšit jejich průběh a zajistit shodu.

Správa smluv Process mining Compliance Efektivita Optimalizace Smlouvy Právní provoz Analýza workflow CLM Správa životního cyklu smluv Právní provoz Automatizace smluv

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Smlouvy často uvíznou v dlouhém procesu kontroly a schvalování. Výsledkem mohou být promarněné obchodní příležitosti a opožděné vykázání výnosů. Úzká místa zatěžují vztahy s protistranami a zpomalují celou organizaci, od prodeje až po plánování nákupu.

ProcessMind analyzuje záznamy událostí ve vašem systému pro správu smluv a určí konkrétní fáze, oddělení nebo osoby, které způsobují prodlevy. Zobrazí skutečné schvalovací cesty a změří čekací dobu, takže odhalíte příčiny dlouhých cyklů a můžete cíleně zlepšit procesy nebo automatizaci.

Zainteresované strany často nemají aktuální a úplný přehled o tom, v jaké fázi životního cyklu se jednotlivé smlouvy nacházejí. Kvůli této nepřehlednosti se opakovaně dotazují na stav, unikají jim příležitosti k včasnému zásahu a roste administrativní zátěž. Oddělením se pak obtížně plánují termíny a slaďují očekávání.

ProcessMind rekonstruuje celý průběh každé smlouvy od začátku do konce a poskytuje přehled o jejím aktuálním stavu i historii. Upozorňuje na smlouvy, u kterých se proces zastavil, a na odchylky od obvyklého postupu. Týmy tak mohou smlouvy řídit proaktivně a přesněji plánovat další kroky.

Smlouvy se často odchylují od standardních postupů a interních zásad, což organizaci vystavuje právním a finančním rizikům. Ruční kontroly nemusí zachytit každý krok, který není v souladu s pravidly. Vznikají tak slabá místa při auditu a nejednotné řízení.

ProcessMind mapuje skutečný průběh každé smlouvy a automaticky ho porovnává s definovanými pravidly shody, aby odhalil každou odchylku. Odkrývá neformální obcházení postupů i vynechané kroky. Získáte tak podklady pro sjednocení postupů a omezení rizik.

Pokud organizace nereaguje na důležité termíny prodloužení, ukončení nebo jiné smluvní závazky, může přijít o výnosy, čelit automatickému prodloužení za nevýhodných podmínek nebo porušit pravidla. Takové opomenutí přímo ovlivňuje finanční výsledky a poškozuje vztahy s dodavateli i zákazníky.

ProcessMind sleduje činnosti před vypršením smluv a dalšími důležitými milníky. Na základě vzorců v průběhu procesu odhalí smlouvy, u kterých hrozí zmeškání termínu, a pomůže určit příčiny zpoždění při prodlužování smluv nebo správě závazků.

Dlouhé vyjednávání s mnoha koly úprav a revizí zabírá čas i zdroje a zdržuje uzavření smlouvy. Opakované přepracování často způsobují nejednotné šablony, nejasné podmínky nebo rozdílná očekávání smluvních stran.

ProcessMind vyhodnocuje čas a úsilí vynaložené na vyjednávání podle aktivit spojených s revizemi a opakovaným přepracováním. Odhalí časté sporné body a vzorce v procesu, které vedou k nadměrnému počtu výměn. Díky tomu můžete sjednotit osvědčené postupy a zefektivnit budoucí vyjednávání.

Právní kontrola se často stává úzkým místem, které zdržuje celý životní cyklus smlouvy a omezuje pružnost provozu. Dlouhodobé prodlevy způsobují nevyvážené pracovní vytížení, ruční předávání práce nebo nejednotné postupy kontroly. Nespokojení jsou pak interní i externí zainteresované strany.

ProcessMind přesně měří dobu jednotlivých činností při právní kontrole a ukazuje, které typy smluv nebo ustanovení způsobují nejdelší zpoždění. Poskytuje datové podklady pro lepší rozdělení zdrojů, zjednodušení workflow kontroly a zkrácení celkové doby procesu.

Nadměrné množství ručních úkolů, zadávání dat a operativní komunikace v průběhu životního cyklu smlouvy zvyšuje provozní náklady a odvádí kvalifikované pracovníky od strategických činností. Tyto neefektivity často poukazují na nedostatky v procesu nebo na nevyužité možnosti automatizace v systému.

ProcessMind měří četnost a dobu ručních zásahů v procesech správy smluv. Ukazuje konkrétní oblasti, kde může automatizace, lepší nastavení systému nebo sjednocení postupů výrazně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu.

Výrazné a nevysvětlené rozdíly v době vyřízení podobných smluv ztěžují plánování i předpovídání termínů. Tato nejistota ukazuje na skryté neefektivity procesu, které se pomocí běžných nástrojů business intelligence obtížně hledají a napravují.

ProcessMind odhalí a zobrazí všechny varianty procesu a ukáže konkrétní cesty a činnosti, které vedou k delšímu nebo kratšímu vyřízení. Pomůže určit příčiny rozdílů, abyste mohli cíleně zlepšovat procesy a zavést předvídatelnější a jednotnější workflow.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Dlouhé schvalování oddaluje výnosy, váže zdroje a omezuje pružnost provozu. Zkrácení doby od návrhu smlouvy po její podpis pomáhá rychleji uzavírat obchody, dříve zahajovat spolupráci a zrychlit fungování celé organizace. Výsledky se tak projeví dříve.

ProcessMind mapuje každý krok schvalovacího workflow a na základě dat ze systému odhalí skutečná úzká místa, například nadbytečné kontroly, nečinné schvalovatele nebo neefektivní předávání práce. Měří dobu jednotlivých činností i čekání. Získáte tak podklady pro úpravu workflow, automatizaci kroků a sledování dopadu změn.

Nedodržování interních zásad nebo externích předpisů vystavuje organizaci právním, finančním i reputačním rizikům. Důsledné dodržování pravidel zajistí, že každá smlouva splňuje požadované standardy, posílí řízení, sníží rizika při auditu a ochrání právní postavení společnosti.

ProcessMind analyzuje workflow smluv a automaticky odhaluje odchylky od definovaného postupu, který je v souladu s pravidly. Okamžitě ukáže vynechané povinné kroky, neoprávněné činnosti i použití nestandardních ustanovení. Můžete tak předcházet nedostatkům v dodržování pravidel, prosazovat zásady a průběžně sledovat jejich plnění.

Nedostatečný přehled o stavu smluv přináší nejistotu do provozu, ztěžuje přesné plánování a vede ke zmeškaným termínům i nespokojenosti zainteresovaných stran. Přehled o celém průběhu umožňuje všem sledovat postup v reálném čase, předvídat zpoždění a rozhodovat se na základě informací. Snižuje nejasnosti i potřebu ručních dotazů na stav.

ProcessMind sleduje všechny činnosti a události zaznamenané ve zdrojovém systému a poskytuje úplný datový přehled o průběhu každé smlouvy. Rekonstruuje a zobrazuje proces a vytváří dashboardy, které okamžitě ukážou, u kterých smluv se proces zastavil, kde vzniká úzké místo a jak se skutečná doba vyřízení liší od cílové. Získáte tak objektivní zdroj informací.

Neefektivní vyjednávání s nadměrným počtem kol úprav způsobuje zpoždění, zvyšuje právní náklady a komplikuje vztahy s protistranami. Plynulejší proces urychlí uzavírání dohod, sníží zátěž právních i obchodních týmů a pomůže sjednotit smluvní podmínky napříč organizací.

ProcessMind analyzuje celý proces vyjednávání a sleduje jednotlivé verze smluv i související komunikaci. Odhalí nadměrné výměny návrhů, časté sporné body a odchylky v procesu, které prodlužují jeho trvání. Na základě těchto poznatků můžete upravit vyjednávací postupy, vylepšit standardní šablony a měřit, zda ubývá kol úprav.

Zmeškání termínu prodloužení smlouvy může vést ke značné ztrátě výnosů, nečekanému přerušení služeb nebo automatickému prodloužení za nevýhodných podmínek. Včasný a efektivní proces prodlužování pomáhá udržet hodnotné smlouvy a včas vyjednat jejich podmínky. Tím podporuje opakované výnosy i kontinuitu provozu.

ProcessMind analyzuje procesy související s koncem platnosti smluv a označuje workflow, ve kterých se činnosti spojené s prodloužením často zpožďují nebo opomíjejí. Odhalí smlouvy, u kterých hrozí, že jejich platnost skončí, i příčiny těchto zpoždění. Získáte tak podklady pro včasná upozornění, automatické připomínky a zjednodušení celého workflow prodlužování, což může zvýšit úspěšnost.

Právní kontrola je častým a významným úzkým místem, které zpomaluje celý životní cyklus smlouvy a ovlivňuje provoz. Rychlejší zpracování smluv právním oddělením pomáhá omezit nevyřízené požadavky, aniž by se snížila kvalita nebo dodržování pravidel. Právní oddělení tak může lépe podporovat fungování organizace.

ProcessMind poskytuje podrobný a objektivní přehled o právní kontrole, mapuje její jednotlivé kroky a měří jejich dobu. Odhalí úzká místa, například časté předávání práce, dlouhé čekání na informace nebo nedostatek zdrojů. Díky těmto poznatkům můžete upravit workflow, vyrovnat pracovní vytížení a rozhodovat se na základě dat, jak právní kontroly urychlit.

Vysoké provozní náklady často způsobuje opakované ruční přepracování, opravy dat a další nadbytečné úkoly, které poukazují na neefektivní procesy. Omezení těchto činností snižuje přímé náklady na práci i chybovost, zvyšuje kvalitu smluv a uvolňuje kvalifikované pracovníky pro strategické úkoly s vyšší přidanou hodnotou.

ProcessMind automaticky odhalí a vyčíslí opakované činnosti v procesu správy smluv, například opakovaná schvalovací kola nebo časté přepracování návrhů. Pomůže určit příčiny, jako jsou nejasné požadavky, problémy se šablonami nebo nedostatečné proškolení. Ukáže tak možnosti automatizace a zlepšování procesů, které mohou snížit náklady.

Nepředvídatelná doba vyřízení smluv ztěžuje předpovídání výnosů, efektivní plánování zdrojů i nastavování realistických očekávání zákazníků a partnerů. Stabilní a předvídatelné termíny zvyšují efektivitu provozu, usnadňují plánování a přispívají ke spokojenosti zainteresovaných stran.

ProcessMind analyzuje různé cesty, kterými smlouvy procházejí systémem, a odhaluje skryté příčiny rozdílů v době vyřízení. Ukáže, které činnosti, zdroje nebo odchylky od procesu mají na nepředvídatelné trvání největší vliv. Díky přehledu o těchto rozdílech můžete sjednotit postupy, odstranit nesrovnalosti a nastavit spolehlivé ukazatele výkonnosti.

Šest kroků ke zlepšení správy smluv

Propojte zdroje dat a prozkoumejte data

Zmapujte průběh procesu

Najděte úzká místa

Analyzujte příčiny

Navrhněte zlepšení procesu

Sledujte výsledky a průběžně upravujte postup

Propojte zdroje dat a prozkoumejte data

Co dělat

Shromážděte data ze systému pro správu smluv, CRM, ERP a dalších relevantních zdrojů. Zajistěte, aby byly zaznamenány všechny činnosti související se smlouvami.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Úplný datový základ je nezbytný pro přesné a ucelené pochopení procesu správy smluv. Pomáhá odhalit i místa, která by jinak zůstala skrytá.

Očekávaný výsledek

Úplná datová sada importovaná a připravená k analýze, která zachycuje všechny činnosti a atributy procesu.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skrytá zdržení ve workflow správy smluv

ProcessMind ukáže, jak správa smluv skutečně probíhá, a upozorní na odchylky a nedostatky ve výkonnosti.

Zobrazte skutečný průběh procesu správy smluv
Najděte úzká místa a zdržení při schvalování
Zkraťte dobu průchodu procesem a snižte náklady
Podpořte shodu a omezte rizika

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Konkrétní zlepšení správy smluv

Tyto výsledky ukazují, jaké zvýšení efektivity a úspory nákladů organizace obvykle dosahují při zlepšování procesů správy smluv. Analýza workflow od začátku do konce pomocí process mining odhalí neefektivity a poskytne podklady pro zlepšení.

0 %

Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schvalování smluv

Zjednodušte workflow kontroly a schvalování, zkraťte celkovou dobu schvalování smluv a urychlete uzavírání obchodů.

0 %

Důslednější dodržování pravidel

Nárůst podílu smluv, které dodržují zásady

Zajistěte, aby smlouvy splňovaly všechny předem stanovené kroky a regulatorní požadavky. Omezíte tak rizika a předejdete případným sankcím.

0 %

Méně přepracování a efektivnější vyjednávání

Méně času a úsilí na revize

Odhalte příčiny nadměrného počtu úprav a opakovaného přepracování smluv. Sjednoťte přípravu návrhů, urychlete schválení napoprvé a najděte úzká místa ve fázi vyjednávání.

0 days

Rychlejší právní kontrola

Zkrácení průměrné doby právní kontroly

Najděte úzká místa při právní kontrole, urychlete zpracování smluv a zajistěte, aby důležité smlouvy procházely právním oddělením efektivněji.

0 %

Více včas prodloužených smluv

Nárůst podílu smluv prodloužených před vypršením platnosti

Řiďte termíny vypršení platnosti a prodloužení smluv s předstihem. Zajistíte tak včasné provedení důležitých kroků a předejdete nákladným výpadkům i ztrátě výnosů.

0 %

Předvídatelnější průběh

Menší rozdíly v době vyřízení smluv

Stabilizujte dobu vyřízení smluv tím, že odhalíte a odstraníte nejednotné cesty procesem. Získáte spolehlivější podklady pro plánování i předpovídání.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným v různých nasazeních.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je postupně doplňujte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každé smlouvy, který slouží jako hlavní identifikátor případu a propojuje všechny související aktivity a dokumenty.

Proč je to důležité

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování smlouvy po celý její životní cyklus. Umožňuje přesně mapovat proces a měřit jeho výkonnost.

Název konkrétní obchodní události, úkolu nebo milníku, ke kterému došlo během životního cyklu smlouvy.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu. Díky tomu lze zobrazit životní cyklus smlouvy a odhalit odchylky i úzká místa.

Časové razítko s přesným datem a časem zahájení konkrétní aktivity nebo události.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro seřazení událostí, výpočet doby průchodu procesem a hledání úzkých míst souvisejících s délkou trvání kroků.

Časové razítko s přesným datem a časem dokončení konkrétní aktivity nebo události.

Proč je to důležité

Umožňuje vypočítat délku jednotlivých aktivit a přesně určit, kde se v procesu nacházejí úzká místa.

Jméno nebo ID uživatele, zaměstnance či zdroje, který provedl aktivitu související se smlouvou nebo za ni odpovídá.

Proč je to důležité

Propojuje aktivity procesu s konkrétními lidmi a umožňuje analyzovat rozložení práce, výkonnost týmů a přidělování zdrojů.

Zařazení smlouvy, například rámcová smlouva o poskytování služeb (MSA), dohoda o mlčenlivosti (NDA) nebo zadání prací (SOW).

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit a porovnat procesy a zjistit, jak různé typy smluv ovlivňují dobu zpracování, složitost a rizika.

Celková peněžní hodnota smlouvy, která může představovat výnos, náklad nebo závazek.

Proč je to důležité

Vyjadřuje finanční dopad smluv a umožňuje určit priority i analyzovat, jak neefektivní procesy ovlivňují dohody s vysokou hodnotou.

Aktuální fáze nebo stav smlouvy v jejím životním cyklu, například „Draft“, „In Approval“, „Executed“ nebo „Expired“.

Proč je to důležité

Poskytuje přehled o aktuální fázi smlouvy a umožňuje filtrovat a analyzovat portfolio smluv podle fáze životního cyklu.

Název externí strany, společnosti, zákazníka, dodavatele nebo partnera, který je účastníkem smlouvy.

Proč je to důležité

Označuje externí stranu a umožňuje porovnávat dobu zpracování i průběh jednání podle zákazníka nebo dodavatele.

Interní organizační jednotka nebo oddělení, které za smlouvu odpovídá, například obchodní, právní nebo nákupní oddělení.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými organizačními jednotkami, hledat interní úzká místa a sdílet osvědčené postupy.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Jde o první činnost v životním cyklu smlouvy, která představuje formální žádost o novou smlouvu. V systému se obvykle zaznamená vytvořením nového záznamu smlouvy nebo pracovního prostoru.

Proč je to důležité

Tato činnost označuje oficiální začátek procesu. Její časové razítko je nezbytné pro výpočet celkové doby vyřízení smlouvy. Počet žádostí pomáhá plánovat zdroje a řídit poptávku.

Tento milník označuje, že všichni požadovaní interní zainteresovaní schválili konečnou verzi smlouvy. Organizace je sjednocena a připravena předložit smlouvu protistraně.

Proč je to důležité

Jde o důležitý rozhodovací bod, který označuje konec interního vyjednávání. Doba potřebná k jeho dosažení je důležitým ukazatelem interní efektivity.

Tato činnost označuje odeslání konečné schválené smlouvy všem stranám k podpisu. Vyjednávání tím končí a začíná závěrečná fáze podpisu.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, od kterého se měří doba potřebná k získání podpisů. Analýza času od tohoto okamžiku do podpisu může odhalit zpoždění při podepisování.

Jde o důležitý milník, kdy všechny strany podepsaly smlouvu a ta se stává právně závaznou. Označuje úspěšné dokončení fáze životního cyklu smlouvy před podpisem.

Proč je to důležité

Datum podpisu je důležitým výsledným údajem pro výpočet celkové doby od žádosti po podpis. Jde o zásadní událost při analýze výkonnosti a průchodnosti procesu.

Označuje okamžik, kdy smlouva nabývá účinnosti a stává se vymahatelnou. Může k němu dojít v den podpisu nebo později. Tato událost zahajuje správu závazků a sledování plnění.

Proč je to důležité

Aktivací končí proces uzavírání smlouvy a začíná její správa. Jde o skutečné počáteční datum pro sledování dodržování pravidel, prodlužování a plnění závazků.

Označuje úspěšné obnovení smlouvy po skončení její platnosti. Jde o obchodní výsledek, který prodlužuje trvání dohody.

Proč je to důležité

Míra obnovení smluv přímo vypovídá o udržení a spokojenosti zákazníků. Sledování této události pomáhá posoudit dlouhodobou úspěšnost podnikání a kontinuitu výnosů.

Označuje předčasné ukončení aktivní smlouvy před plánovaným datem skončení platnosti. Smlouvu lze ukončit z důvodu porušení podmínek nebo z jiného důvodu, pokud to její podmínky umožňují.

Proč je to důležité

Tato událost označuje předčasné ukončení obchodního vztahu. Sledování četnosti a důvodů ukončení pomáhá řídit rizika a posoudit stav podnikání.

Tato událost označuje, že smlouva dosáhla data skončení platnosti, aniž by byla obnovena nebo předčasně ukončena. Jde o přirozené a plánované završení jejího životního cyklu.

Proč je to důležité

Sledování konce platnosti smluv pomáhá řídit jejich obnovování a předcházet nechtěnému přerušení služeb nebo dohod. Vysoký počet smluv, jejichž platnost skončila bez obnovení, může signalizovat ztrátu obchodních příležitostí.

Chcete-li získat doporučení dat na míru, vyberte konkrétní proces.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Co nám process mining ukáže o procesu správy smluv?

Process mining zobrazí skutečný průběh životního cyklu smlouvy od zahájení až po dokončení. Odhalí úzká místa, opakované činnosti i odchylky od zamýšleného postupu. Ukáže, kde se schvalování zdržuje nebo kde vyjednávání probíhá nejednotně. Díky tomu lépe pochopíte, jak vaše workflow smluv fungují v praxi.

Jaká data ze systému potřebujeme k zahájení analýzy pomocí process mining?

Potřebujete především záznamy událostí ze zdrojového systému. Každý záznam musí obsahovat jedinečné ID smlouvy, popis činnosti a časové razítko události. Analýzu mohou obohatit další atributy, například uživatel, hodnota smlouvy nebo oddělení. Z těchto dat nástroj process mining rekonstruuje celý průběh každé smlouvy.

Jak rychle uvidíme výsledky po zahájení process mining pro správu smluv?

První poznatky lze často získat během několika týdnů. Záleží na dostupnosti a složitosti dat. Počáteční nastavení zahrnuje extrakci a čištění dat, vytvoření modelu a jeho analýzu. Průběžné sledování pak poskytuje další poznatky a ukazuje dopad zavedených zlepšení.

Jak process mining zlepšuje dodržování pravidel při správě smluv?

Process mining poskytuje přehled o každém kroku, kterým smlouva prochází, a umožňuje porovnat skutečné provedení procesu s definovanými pravidly. Upozorní na odchylky od standardních postupů a ukáže případy, kdy byly povinné kroky vynechány nebo obejity. Díky tomu můžete včas přijmout opatření a zajistit důsledné dodržování předpisů i interních zásad.

Pomůže process mining zkrátit dobu schvalování smluv?

Ano. Process mining zmapuje přesný průběh schvalování smluv a určí konkrétní kroky nebo rozhodovací body, které způsobují zpoždění. Může odhalit opakované přepracování, přetížené schvalovatele i dopad různých cest vyjednávání. Týmy tak získají podklady pro úpravu workflow a efektivnější rozdělení zdrojů, což může výrazně zkrátit celkovou dobu procesu.

Jaká zlepšení můžeme očekávat, když při správě smluv využijeme process mining?

Můžete očekávat konkrétní zlepšení, například kratší dobu schvalování smluv, důslednější dodržování pravidel a lepší přehled o stavu smluv. Process mining pomáhá omezit ruční práci, snížit chybovost a lépe rozdělit zdroje. Výsledkem může být efektivnější a spolehlivější správa životního cyklu smluv.

Jaké jsou technické požadavky na process mining dat o smlouvách?

Základním technickým požadavkem je možnost získat záznamy událostí ze zdrojového systému, obvykle prostřednictvím jeho funkcí pro tvorbu reportů, API nebo přímého přístupu k databázi. Budete potřebovat přístupové údaje a případně technickou podporu při exportu dat. Do samotného prostředí pro správu smluv není nutné instalovat žádný zvláštní hardware ani software.

Pomůže nám process mining omezit časté přepracování návrhů a vyjednávání smluv?

Ano. Process mining přesně ukáže, kde a proč se při přípravě a vyjednávání smluv nejčastěji opakuje přepracování. Analýza posloupnosti událostí a interakcí uživatelů odhalí fáze nebo oddělení, která k revizím přispívají nejvíce. Na základě těchto dat můžete zacílit zlepšení a omezit opakované úpravy.

Začněte zlepšovat správu smluv ještě dnes

Odhalte úzká místa, omezte rizika a urychlete uzavírání dohod.

Začněte používat zkušební verzi zdarma

Bez platební karty, nastavení během několika minut