> Kontinuierliche Prozessoptimierung > Vertragsmanagement

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Vertragsmanagements.
Datenvorlage herunterladen
Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement
Herausforderungen (8) Ziele (8) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Effizienz freisetzen: Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement

ProcessMind hilft Ihnen, versteckte Ineffizienzen in Ihrem Vertragsmanagement-Prozess aufzudecken. Unsere Plattform identifiziert Engpässe, unnötige Nacharbeit und Abweichungen von Ihren Standardprozeduren. Durch die Analyse der Daten Ihres Systems können Sie Bereiche für Verbesserungen lokalisieren, Zykluszeiten reduzieren und die Compliance aller Verträge sicherstellen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Entdecken Sie die wahre operative Landschaft Ihres Vertragsmanagements mit ProcessMind. Diese leistungsstarke Plattform schafft eine noch nie dagewesene Transparenz darüber, wie Verträge tatsächlich in Ihrem Unternehmen ablaufen, und geht über Annahmen hinaus, um die Realität Ihrer Prozesse aufzudecken. Unabhängig davon, ob Ihre Verträge in einem einzigen System liegen oder über verschiedene Tools und Abteilungen hinweg verwaltet werden, aggregiert und analysiert ProcessMind Ihre Event Daten, um jeden Schritt des Weges jedes Vertrags zu rekonstruieren. Sie erhalten entscheidende Einblicke in tatsächliche Aktivitätsdauern, decken auf, wo Verträge die meiste Zeit verbringen, identifizieren kritische Übergabeverzögerungen und lokalisieren Engpässe, die Ihren gesamten Lebenszyklus verlangsamen. Entdecken Sie unerwartete Prozessvarianten, verstehen Sie deren Ursachen und bewerten Sie deren Auswirkungen auf Ihre operative Effizienz und Compliance. ProcessMind bietet eine definitive, datengestützte Sicht auf Ihre Vertrags-Workflows und ermöglicht es Ihnen, nicht nur zu sehen, was geschehen sollte, sondern was tatsächlich geschieht.

Das Vertragsmanagement ist oft ein komplexer und ressourcenintensiver Prozess, der mit häufigen Herausforderungen behaftet ist, die die organisatorische Agilität behindern und das Risiko erhöhen. Unternehmen kämpfen häufig mit langwierigen Genehmigungszyklen, die zu verpassten Fristen und verzögerter Umsatzrealisierung führen. Die mangelnde klare Sichtbarkeit des Vertragsstatus bedeutet, dass Stakeholder oft im Ungewissen gelassen werden, was die Entscheidungsfindung und Ressourcenallokation beeinträchtigt. Compliance-Lücken, die aus einer inkonsistenten Einhaltung interner Richtlinien oder externer Vorschriften resultieren, bergen erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken. Darüber hinaus können manuelle Fehler, sei es bei der Dateneingabe oder Dokumentenbearbeitung, sich über den gesamten Lebenszyklus ausbreiten und kostspielige Nacharbeit erforderlich machen. Diese Probleme werden oft durch fragmentierte Daten über verschiedene Systeme hinweg oder eine Abhängigkeit von manuellen Nachverfolgungsmethoden verschärft, was es unglaublich schwierig macht, die Grundursachen für Ineffizienzen zu identifizieren und eine konsistente Prozessausführung sicherzustellen. ProcessMind durchbricht diese Komplexität und bietet eine einheitliche, objektive Sicht, die Ihnen hilft, diese verborgenen Schwachstellen aufzudecken und deren wahre Auswirkungen zu verstehen, unabhängig von der zugrunde liegenden Technologie oder dem System, in dem Ihre Verträge verwaltet werden.

Durch den Einsatz von ProcessMind für Ihr Vertragsmanagement erschließen Sie eine Fülle von Vorteilen, die sich direkt in operative Exzellenz und strategischen Vorsprung umwandeln lassen. Beschleunigen Sie Ihren Vertragslebenszyklus erheblich, indem Sie unnötige Schritte identifizieren und eliminieren, Genehmigungszeiten reduzieren und die Ressourcenallokation optimieren. Verbessern Sie die Compliance, indem Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen und regulatorischen Anforderungen genau feststellen, was Ihnen ermöglicht, Risiken proaktiv zu mindern und konsistente Best Practices für alle Vertragsarten durchzusetzen. Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen durch die Reduzierung manueller Aufwände, die Minimierung von Nacharbeit und die Vermeidung von Strafen, die mit Non-Compliance oder verpassten Fristen verbunden sind. ProcessMind liefert Ihnen die harten Daten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. So können Sie Workflows für maximale Effizienz neu gestalten, repetitive Aufgaben effektiv automatisieren und die Leistung kontinuierlich anhand wichtiger Kennzahlen überwachen. Verwandeln Sie Ihr Vertragsmanagement von einer lästigen Notwendigkeit in einen strategischen Wert, der Ihre Geschäftsziele unterstützt und sicherstellt, dass jeder Vertrag von der Entstehung bis zum Abschluss effizient, compliant und kostengünstig abläuft.

Ihre Reise zu einem effizienteren und compliant Vertragsmanagementprozess mit ProcessMind ist unkompliziert. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie sich reibungslos in Ihre bestehenden Daten integrieren lässt, unabhängig von deren Quelle. Um Ihnen den schnellen und effektiven Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen ein umfassendes Daten-Template zur Verfügung, das Sie durch die erforderlichen Informationen für eine leistungsstarke Prozessanalyse führt. Ordnen Sie einfach Ihre Vertrags-Event-Daten wie Vertrags-ID, Aktivität, Timestamp und Benutzer unserem Template zu und laden Sie sie in ProcessMind hoch. Unsere intelligente Engine rekonstruiert dann automatisch Ihre End-to-End-Vertragsprozesse und liefert Ihnen sofort umsetzbare Erkenntnisse. Lassen Sie sich von der Komplexität des Vertragsmanagements nicht länger zurückhalten. Beginnen Sie noch heute, die wahre Geschichte hinter Ihren Verträgen aufzudecken und ihr volles Potenzial für Optimierung und Compliance zu nutzen.

Vertragsmanagement Process Mining Compliance Effizienz Optimierung Verträge Legal Ops Workflow-Analyse

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verträge bleiben oft in langwierigen Prüfungs- und Genehmigungs-Workflows stecken, was zu verpassten Geschäftschancen und verzögerter Umsatzrealisierung führt. Diese Engpässe belasten die Beziehungen zu Vertragspartnern und verlangsamen die Agilität des gesamten Unternehmens, was sich auf alles von der Vertriebsgeschwindigkeit bis zu den Beschaffungszeitplänen auswirkt.

ProcessMind analysiert die Event Logs Ihres Vertragsmanagement-Systems, um die genauen Phasen, Abteilungen oder Personen zu identifizieren, die Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Genehmigungspfade und die Quantifizierung der Wartezeiten deckt es die Ursachen für langsame Zyklen auf und ermöglicht gezielte Prozessverbesserungen und Automatisierung.

Stakeholdern fehlt häufig eine umfassende Echtzeitansicht des aktuellen Status jedes Vertrags in seinem Lebenszyklus. Diese Intransparenz führt zu redundanten Anfragen, verpassten proaktiven Massnahmen und erhöhtem Verwaltungsaufwand, was die Prognose von Zeitplänen und das Management von Erwartungen über Abteilungen hinweg erschwert.

ProcessMind rekonstruiert die vollständige End-to-End-Reise jedes Vertrags und bietet eine klare, objektive Ansicht seines aktuellen Status und seiner Historie. Es hebt stagnierende Verträge und Abweichungen vom Standardpfad hervor, wodurch Teams die erforderliche Transparenz für proaktives Management und genaue Prognosen erhalten.

Verträge weichen oft von Standardarbeitsanweisungen und internen Richtlinien ab, wodurch das Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken ausgesetzt ist. Manuelle Überprüfungen reichen oft nicht aus, um jeden nicht konformen Schritt zu erkennen, was zu Audit-Schwachstellen und inkonsistenter Governance führt.

Durch die Abbildung des tatsächlichen Ablaufs jedes Vertrags vergleicht ProcessMind diesen automatisch mit Ihren definierten Compliance-Regeln, um jede Abweichung zu kennzeichnen. Es deckt die 'versteckte Fabrik' von Workarounds und übersprungenen Schritten auf und liefert die notwendigen Erkenntnisse, um die Standardisierung durchzusetzen und das Risiko zu minimieren.

Das Versäumnis, bei kritischen Vertragsfristen für Verlängerungen, Kündigungen oder andere Verpflichtungen zu handeln, kann zu Umsatzverlusten, automatischen Verlängerungen zu ungünstigen Bedingungen oder Compliance-Verstössen führen. Dieses Versäumnis wirkt sich direkt auf die finanzielle Leistung aus und schädigt Lieferanten- und Kundenbeziehungen.

ProcessMind überwacht die Aktivitäten, die zu Vertragsablaufdaten und anderen wichtigen Meilensteinen führen. Es identifiziert Verträge, bei denen das Risiko besteht, kritische Fristen zu verpassen, indem es Prozessmuster analysiert und die Ursachen für Verzögerungen im Verlängerungs- oder Pflichtenmanagement-Workflow aufdeckt.

Langwierige Verhandlungsphasen mit mehreren Runden von Überarbeitungen und Änderungen verbrauchen wertvolle Zeit und Ressourcen und verzögern die Vertragsausführung. Dieses hohe Mass an Nacharbeit resultiert oft aus inkonsistenten Vorlagen, unklaren Bedingungen oder nicht übereinstimmenden Erwartungen zwischen den Parteien.

ProcessMind quantifiziert den Zeit- und Arbeitsaufwand in Verhandlungen, indem es Revisionsaktivitäten und Nacharbeitszyklen analysiert. Es identifiziert häufige Knackpunkte und Prozessmuster, die zu übermässigem Hin und Her führen, und hilft Ihnen, Best Practices zu standardisieren und zukünftige Verhandlungen zu optimieren.

Die Phase der Rechtsprüfung entwickelt sich häufig zu einem Engpass, der den gesamten Vertragslebenszyklus verzögert und die Geschäftsagilität beeinträchtigt. Unausgeglichene Arbeitslasten, manuelle Übergaben oder inkonsistente Prüfprozesse tragen zu diesen anhaltenden Verzögerungen bei, die interne wie externe Stakeholder frustrieren.

ProcessMind misst präzise die in jeder Rechtsprüfungsaktivität verbrachte Zeit und identifiziert, welche Vertragsarten oder Klauseln die längsten Verzögerungen verursachen. Die Plattform liefert datenbasierte Erkenntnisse, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, den Prüf-Workflow zu straffen und die gesamten Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Übermässige manuelle Aufgaben, Dateneingabe und Ad-hoc-Kommunikation während des gesamten Vertragslebenszyklus erhöhen die Betriebskosten und lenken qualifizierte Ressourcen von strategischen Aktivitäten ab. Diese Ineffizienzen weisen oft auf Prozesslücken oder Bereiche hin, in denen die Automatisierung in Ihrem System unzureichend genutzt wird.

ProcessMind quantifiziert die Häufigkeit und Dauer manueller Eingriffe, die in Ihren Vertragsprozessen beobachtet werden. Es zeigt spezifische Bereiche auf, in denen Automatisierung, bessere Systemkonfiguration oder Prozessstandardisierung die Betriebsausgaben erheblich senken und die Gesamteffizienz verbessern können.

Erhebliche und unerklärliche Schwankungen in der Bearbeitungszeit ähnlicher Vertragstypen machen Prognosen und Planungen unzuverlässig. Diese Unsicherheit deutet auf zugrunde liegende Prozessineffizienzen hin, die mit traditionellen Business Intelligence-Tools schwer zu diagnostizieren und zu korrigieren sind.

ProcessMind entdeckt und visualisiert alle Prozessvarianten und hebt die spezifischen Pfade und Aktivitäten hervor, die zu längeren oder kürzeren Zykluszeiten führen. Es deckt die Ursachen der Variabilität auf, was gezielte Optimierungsbemühungen und die Etablierung vorhersehbarerer, standardisierter Workflows ermöglicht.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Langwierige Genehmigungszyklen verzögern Umsätze, binden Ressourcen und behindern die Geschäftsagilität. Die Verkürzung der Zeit vom Vertragsentwurf bis zur endgültigen Ausführung bedeutet schnellere Geschäftsabschlüsse, frühere Partnerschaftsbeginne und eine höhere Geschwindigkeit und Effizienz der gesamten Organisation, was die Time-to-Value direkt beschleunigt.

ProcessMind bildet jeden Schritt Ihres Genehmigungs-Workflows ab und nutzt Daten aus Ihrem System, um die wahren Engpässe zu identifizieren, seien es redundante Überprüfungen, inaktive Genehmiger oder ineffiziente Übergaben. Durch die Quantifizierung der Dauer jeder Aktivität und Wartezeit liefert es die datengesteuerten Erkenntnisse, die zur Optimierung von Workflows, Automatisierung von Schritten und Überwachung der Auswirkungen von Verbesserungen erforderlich sind.

Die Nichteinhaltung interner Richtlinien oder externer Vorschriften setzt ein Unternehmen erheblichen rechtlichen, finanziellen und reputatorischen Risiken aus. Eine verbesserte Einhaltung stellt sicher, dass jeder Vertrag konsequent alle erforderlichen Standards erfüllt, stärkt die Governance, reduziert Auditrisiken und schützt die rechtliche Position des Unternehmens.

ProcessMind analysiert Ihre Vertrags-Workflows, um Abweichungen vom definierten konformen Prozess automatisch zu erkennen. Es hebt sofort hervor, wo erforderliche Schritte übersprungen, nicht autorisierte Aktionen vorgenommen oder nicht standardmässige Klauseln verwendet wurden. Dies ermöglicht es Ihnen, Compliance-Lücken proaktiv anzugehen, Richtlinien durchzusetzen und einen kontinuierlichen Überwachungsrahmen zu schaffen.

Mangelnde Transparenz des Vertragsstatus führt zu operativer Unsicherheit, behindert eine genaue Prognose und führt zu verpassten Fristen und frustrierten Stakeholdern. Eine durchgängige Transparenz ermöglicht es allen Parteien, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, Verzögerungen vorherzusehen und fundierte Entscheidungen zu treffen, was Mehrdeutigkeiten reduziert und manuelle Statusanfragen eliminiert.

ProcessMind bietet eine vollständige, datengesteuerte Ansicht jeder Vertragsreise, indem es alle in Ihrem Quellsystem erfassten Aktivitäten und Ereignisse verfolgt. Es rekonstruiert und visualisiert den Prozess, erstellt Dashboards, die sofort zeigen, welche Verträge stagnieren, wo sich Engpässe bilden und wie die tatsächlichen Zykluszeiten im Vergleich zu den Zielen aussehen, und liefert so eine objektive Quelle der Wahrheit.

Ineffiziente Verhandlungszyklen mit übermässigen Überarbeitungs-Iterationen sind eine Hauptursache für Verzögerungen, erhöhte Rechtskosten und Reibungen mit Vertragspartnern. Ein optimierter Prozess beschleunigt den Vertragsabschluss, reduziert die Belastung der Rechts- und Geschäftsteams und führt zu konsistenteren und vorteilhafteren Vertragsbedingungen auf breiter Basis.

ProcessMind analysiert den gesamten Verhandlungsprozess, indem es jede Version und jeden Kommunikationskontaktpunkt verfolgt. Es identifiziert Muster von übermässigem Hin und Her, häufige Streitpunkte und Prozessvarianten, die zu längeren Zyklen führen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Verhandlungsstrategien zu verfeinern, Standardvorlagen zu verbessern und die Reduzierung der Überarbeitungsrunden zu messen.

Das Versäumnis, Vertragsverlängerungsfristen einzuhalten, kann zu erheblichen Umsatzeinbussen, unerwarteten Dienstunterbrechungen oder automatischen Verlängerungen zu ungünstigen Bedingungen führen. Ein proaktiver und effizienter Verlängerungsprozess stellt sicher, dass wertvolle Verträge erhalten und rechtzeitig neu verhandelt werden, wodurch wiederkehrende Umsätze maximiert und die Geschäftskontinuität gewahrt bleibt.

Durch die Analyse Ihrer auslaufenden Vertragsprozesse identifiziert ProcessMind Verträge, die von einem Verfall bedroht sind, indem es Workflows kennzeichnet, in denen Verlängerungsaktivitäten häufig verzögert oder verpasst werden. Es deckt die Ursachen dieser Verzögerungen auf und liefert die notwendigen Erkenntnisse, um proaktive Warnungen einzurichten, Erinnerungen zu automatisieren und den gesamten Verlängerungs-Workflow zu optimieren, um die Erfolgsraten zu verbessern.

Die Rechtsprüfung ist ein häufiger und kritischer Engpass, der den gesamten Vertragslebenszyklus verlangsamt und den Geschäftsbetrieb beeinträchtigt. Eine Beschleunigung der rechtlichen Bearbeitung ermöglicht es Juristen, Verträge schneller zu bearbeiten, ohne Qualität oder Compliance zu opfern. Dies reduziert Rückstände und verwandelt die Rechtsabteilung in einen Business Enabler.

ProcessMind bietet detaillierte, objektive Einblicke in die Phase der Rechtsprüfung, indem es die genauen Schritte abbildet und deren Dauer misst. Es identifiziert Engpässe wie häufige Übergaben, lange Wartezeiten auf Informationen oder Ressourcenengpässe. Dies ermöglicht es Ihnen, Workflows neu zu gestalten, Arbeitslasten auszugleichen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um Rechtsprüfungen zu beschleunigen.

Hohe Betriebskosten resultieren oft aus manueller Nacharbeit, Datenkorrekturen und anderen redundanten Aufgaben, die auf zugrunde liegende Prozessineffizienzen hinweisen. Die Minimierung dieser Nacharbeit senkt nicht nur die direkten Arbeitskosten, sondern reduziert auch Fehler, verbessert die Vertragsqualität und setzt qualifizierte Mitarbeiter frei, um sich auf strategische Aktivitäten mit höherem Wert zu konzentrieren.

ProcessMind identifiziert und quantifiziert automatisch Nacharbeitszyklen innerhalb Ihres Vertragsmanagement-Prozesses, wie wiederholte Genehmigungszyklen oder häufige Neuentwürfe. Durch die Ermittlung der Grundursachen – seien es unklare Anforderungen, Vorlagenprobleme oder Schulungslücken – werden die besten Möglichkeiten für Automatisierung und Prozessverbesserung aufgezeigt, um die Kosten zu senken.

Unvorhersehbare Vertragsdurchlaufzeiten erschweren die Umsatzprognose, die effektive Ressourcenverwaltung und die Festlegung realistischer Erwartungen mit Kunden und Partnern. Das Erreichen stabiler, vorhersehbarer Durchlaufzeiten führt zu einer verbesserten operativen Effizienz, größerer Zuverlässigkeit in der Geschäftsplanung und erhöhter Stakeholder-Zufriedenheit.

ProcessMind deckt die verborgenen Grundursachen der Variabilität von Durchlaufzeiten auf, indem es alle unterschiedlichen Wege analysiert, die Verträge durch Ihr System nehmen. Es identifiziert, welche Aktivitäten, Ressourcen oder Prozessabweichungen am meisten zu unvorhersehbaren Dauern beitragen. Durch die Visualisierung dieser Variationen können Sie Prozesse standardisieren, Inkonsistenzen beseitigen und zuverlässige Performance Benchmarks etablieren.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement

1

Daten verbinden & entdecken
2

Visualisieren Sie Ihren `Prozessfluss`
3

Engpässe identifizieren
4

Grundursachen analysieren
5

Prozessverbesserungen konzipieren
6

Überwachen & Iterieren
1

Daten verbinden & entdecken

Was ist zu tun

Sammeln Sie Daten aus Ihrem Vertragsmanagement-System, CRM, ERP und anderen relevanten Datenquellen. Stellen Sie sicher, dass alle vertragsbezogenen Aktivitäten erfasst werden.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine umfassende Datengrundlage ist entscheidend für ein präzises und vollständiges Verständnis Ihres Vertragsmanagement-Prozesses. Sie verhindert blinde Flecken.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiger Datensatz, importiert und bereit zur Analyse, der alle Prozessaktivitäten und Attribute widerspiegelt.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Verzögerungen in Vertrags-Workflows aufdecken

ProcessMind zeigt den wahren Ausführungspfad Ihres Vertragsmanagements auf und hebt Abweichungen und Leistungslücken hervor.
  • Tatsächlichen Vertrags-Prozessfluss visualisieren
  • Engpässe und Genehmigungsverzögerungen identifizieren
  • Zykluszeiten optimieren und Kosten senken
  • Compliance sicherstellen und Risiken mindern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbare Verbesserungen im Vertragsmanagement

Diese Ergebnisse veranschaulichen die signifikanten Effizienz- und Kosteneinsparungen, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihrer Vertragsmanagementprozesse erzielen. Durch die Analyse von End-to-End-Workflows identifiziert Process Mining Ineffizienzen, was zu datengetriebenen Verbesserungen führt.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Vertragsgenehmigungszeit

Optimieren Sie Prüfungs- und Genehmigungs-Workflows, um die Gesamtzeit für die Genehmigung eines Vertrags zu reduzieren, was zu schnelleren Geschäftsabschlüssen führt.
0 %
Verbesserte Einhaltung der Compliance

Zunahme der Verträge, die Richtlinien einhalten

Stellen Sie sicher, dass Verträge alle vordefinierten Compliance-Schritte und regulatorischen Anforderungen einhalten, um Risiken zu minimieren und potenzielle Strafen zu vermeiden.
0 %
Reduzierte Nacharbeit & Verhandlung

Verringerung des Aufwands und der Zeit für Überarbeitungen

Identifizieren Sie die Ursachen für übermässige Vertragsanmerkungen und Nacharbeit, was zu einer standardisierten Gestaltung und schnelleren Erstgenehmigungen führt, und lokalisieren Sie Engpässe in der Verhandlungsphase.
0 days
Beschleunigte Rechtsprüfung

Reduzierung der durchschnittlichen Dauer der Rechtsprüfung

Engpässe im Rechtsprüfungsprozess genau identifizieren, den Durchsatz beschleunigen und sicherstellen, dass kritische Verträge effizienter durch die Rechtsabteilungen laufen.
0 %
Erhöhte pünktliche Verlängerungen

Anstieg der Verträge, die vor Ablauf verlängert wurden

Verwalten Sie Vertragsablauf- und Verlängerungsdaten proaktiv, stellen Sie sicher, dass kritische Massnahmen rechtzeitig ergriffen werden und vermeiden Sie kostspielige Ausfälle oder entgangene Umsatzchancen.
0 %
Vorhersehbarere Zyklen

Reduzierung der Variabilität der Vertragszykluszeit

Stabilisieren Sie Vertragszykluszeiten, indem Sie inkonsistente Prozesspfade identifizieren und eliminieren, was zu zuverlässigeren Prognosen und einer besseren Ressourcenplanung führt.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen repräsentieren typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jeden Vertrag, der als primärer Case-Identifikator dient und alle zugehörigen Aktivitäten und Dokumente miteinander verbindet.

Bedeutung

Dieser Identifikator ist essenziell, um einen Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus zu verfolgen und so eine präzise Prozesserkennung und Leistungsmessung zu ermöglichen.

Der Name eines spezifischen Geschäfts-Events, einer Aufgabe oder eines Meilensteins, der innerhalb des Vertragslebenszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung des Vertragslebenszyklus sowie die Identifizierung von Prozessabweichungen und Engpässen.

Der Timestamp, der das genaue Datum und die Uhrzeit angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Event begann.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist grundlegend für die Reihenfolge der Events, die Berechnung von Prozessdurchlaufzeiten und die Identifizierung zeitbasierter Engpässe.

Der Timestamp, der das genaue Datum und die Uhrzeit angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Event abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die Berechnung von Aktivitätsdauern, was entscheidend ist, um den genauen Ort von Prozessengpässen zu lokalisieren.

Der Name oder die ID des Nutzers, Mitarbeiters oder der Ressource, der/die eine Vertragsaktivität durchgeführt hat oder dafür verantwortlich ist.

Bedeutung

Verbindet Prozessaktivitäten mit Personen und ermöglicht die Analyse von Arbeitslastverteilung, Teamleistung und Ressourcenzuweisung.

Die Klassifizierung des Vertrags, wie z.B. Rahmendienstleistungsvertrag (MSA), Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) oder Leistungsbeschreibung (SOW).

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich von Prozessen und zeigt auf, wie verschiedene Vertragstypen die Zykluszeit, Komplexität und das Risiko beeinflussen.

Der gesamte monetäre Wert, der mit dem Vertrag verbunden ist, und der Einnahmen, Ausgaben oder Verpflichtungen darstellen kann.

Bedeutung

Quantifiziert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht so die Priorisierung und Analyse, wie sich Prozessineffizienzen auf hochwertige Vereinbarungen auswirken.

Das aktuelle Lebenszyklusstadium oder der Status des Vertrags, wie 'Entwurf', 'In Genehmigung', 'Ausgeführt' oder 'Abgelaufen'.

Bedeutung

Bietet eine übergeordnete Ansicht des aktuellen Vertragsstadiums und ermöglicht die Filterung und Analyse des Vertragsportfolios nach Lebenszyklusphase.

Der Name des externen Vertragspartners, Unternehmens, Kunden, Lieferanten oder Partners, der am Vertrag beteiligt ist.

Bedeutung

Identifiziert die externe Partei, was die Analyse von Zykluszeiten und Verhandlungsmustern nach Kunde oder Lieferant ermöglicht.

Die interne Geschäftseinheit oder Abteilung, der der Vertrag gehört, wie z.B. Vertrieb, Recht oder Einkauf.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg, was hilft, interne Engpässe zu identifizieren und Best Practices zu teilen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dies ist die erste Aktivität im Vertragslebenszyklus und stellt die formale Anforderung eines neuen Vertrags dar. Sie wird typischerweise als Erstellung eines neuen Vertragsdatensatzes oder Workspaces im System erfasst.

Bedeutung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Start des Prozesses, und ihr Timestamp ist essenziell für die Berechnung der gesamten Vertragsdurchlaufzeit. Die Analyse des Anfragenvolumens hilft bei der Ressourcenplanung und dem Nachfragemanagement.

Dieser Meilenstein zeigt an, dass alle erforderlichen internen Stakeholder die endgültige Version des Vertrags genehmigt haben. Er bedeutet, dass die Organisation abgestimmt und bereit ist, den Vertrag extern zu präsentieren.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiges Etappenziel im Prozess, das das Ende interner Verhandlungen markiert. Die Zeit bis zum Erreichen dieser Phase ist ein wichtiger Leistungsindikator für die interne Effizienz.

Diese Aktivität markiert den Versand des finalen, genehmigten Vertrags zur Ausführung durch alle Parteien. Sie kennzeichnet das Ende aller Verhandlungen und den Beginn des letzten Ausführungsschritts.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den letzten Unterschriftszyklus in Gang setzt. Die Analyse der Zeit von diesem Punkt bis zur Ausführung kann Verzögerungen im Unterzeichnungsprozess aufzeigen.

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, bei dem alle Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, wodurch er rechtsverbindlich wird. Er stellt den erfolgreichen Abschluss der Vor-Unterschrifts-Phase des Vertragslebenszyklus dar.

Bedeutung

Als primäres Erfolgsergebnis ist das Ausführungsdatum entscheidend für die Berechnung der gesamten Zykluszeit von der Anfrage bis zur Ausführung. Es ist ein Schlüsselereignis für die Leistungs- und Durchsatzanalyse.

Stellt den Zeitpunkt dar, an dem der Vertrag aktiv und durchsetzbar wird, was am oder nach dem Ausführungsdatum erfolgen kann. Dieses Ereignis löst den Beginn des Pflichtenmanagements und der Leistungsverfolgung aus.

Bedeutung

Die Aktivierung markiert den Übergang vom Vertragsabschluss zum Vertragsmanagement. Sie ist der wahre Starttermin für die Verfolgung von Compliance, Verlängerungen und Pflichten.

Stellt die erfolgreiche Verlängerung eines Vertrags nach dessen Laufzeitende dar. Dies ist ein entscheidendes Geschäftsergebnis, das die Laufzeit der Vereinbarung verlängert.

Bedeutung

Verlängerungsraten sind ein direktes Mass für Kundenbindung und -zufriedenheit. Die Verfolgung dieses Ereignisses ist entscheidend für das Verständnis des langfristigen Geschäftserfolgs und der Umsatzkontinuität.

Stellt die vorzeitige Kündigung eines aktiven Vertrags vor seinem geplanten Ablaufdatum dar. Dies kann aus wichtigem Grund oder aus Bequemlichkeit erfolgen, wie es die Vertragsbedingungen zulassen.

Bedeutung

Dieses Event bedeutet ein vorzeitiges Ende einer Geschäftsbeziehung. Das Verständnis der Häufigkeit und Gründe für Kündigungen ist entscheidend für das Risikomanagement und die Unternehmensgesundheit.

Dieses Event bedeutet, dass ein Vertrag sein Enddatum erreicht hat, ohne verlängert oder vorzeitig beendet zu werden. Dies stellt den natürlichen, geplanten Abschluss des Vertragslebenszyklus dar.

Bedeutung

Die Verfolgung von Abläufen ist entscheidend für das Management von Verlängerungen und die Vermeidung unbeabsichtigter Dienst- oder Vertragsausfälle. Eine hohe Anzahl nicht verlängerter Abläufe kann auf entgangenes Geschäft hinweisen.

Für maßgeschneiderte Datenempfehlungen, Wählen Sie Ihren spezifischen Prozess.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihres Vertragslebenszyklus, von der Initiierung bis zum Abschluss. Es deckt Engpässe, Nacharbeitszyklen und Abweichungen von Ihrem beabsichtigten Prozess auf und identifiziert, wo Genehmigungen stagnieren oder Verhandlungen inkonsistent werden. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die reale Leistung Ihrer Vertrags-Workflows zu verstehen.

Sie benötigen primär Event Logs aus Ihrem Quellsystem, einschließlich einer eindeutigen Vertrags-ID, einer Aktivitätsbeschreibung und eines Timestamps für jedes Event. Zusätzliche Attribute wie der Benutzer, der Vertragswert oder die Abteilung können die Analyse bereichern. Diese Daten ermöglichen es dem Process Mining Tool, den vollständigen Verlauf jedes Vertrags zu rekonstruieren.

Erste Erkenntnisse können oft innerhalb weniger Wochen gewonnen werden, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Die Ersteinrichtung umfasst Datenextraktion und -bereinigung, gefolgt von Modellgenerierung und -analyse. Kontinuierliches Monitoring liefert fortlaufende Einblicke und verfolgt die Auswirkungen der implementierten Verbesserungen.

Process Mining bietet eine transparente Sicht auf jeden Schritt, den ein Vertrag durchläuft, und ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Prozessausführung mit definierten Compliance-Regeln zu vergleichen. Es hebt Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen hervor und identifiziert Fälle, in denen Compliance-Schritte verpasst oder umgangen wurden. Dies ermöglicht proaktive Massnahmen, um eine konsistente Einhaltung regulatorischer und interner Richtlinien sicherzustellen.

Ja, durch die Abbildung des präzisen Flows von Vertragsgenehmigungen identifiziert Process Mining spezifische Schritte oder Entscheidungspunkte, die Verzögerungen verursachen. Es kann wiederkehrende Nacharbeits-Schleifen hervorheben, überlastete Genehmiger identifizieren und den Einfluss verschiedener Verhandlungspfade quantifizieren. Diese Informationen ermöglichen es Teams, Workflows neu zu gestalten und Ressourcen effektiver zuzuweisen, wodurch die gesamten Durchlaufzeiten erheblich reduziert werden.

Sie können greifbare Verbesserungen erwarten, wie eine Reduzierung der Genehmigungszeiten für Verträge, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Standards und eine erhöhte Transparenz über den Vertragsstatus. Process Mining hilft, manuellen Aufwand zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Ressourcenallokation zu optimieren. Letztendlich führt dies zu einem effizienteren und zuverlässigeren Vertragslebenszyklus-Management.

Die primäre technische Anforderung ist die Fähigkeit, Event Log Daten aus Ihrem Quellsystem zu extrahieren, typischerweise über dessen Berichtsfunktionen, APIs oder direkten Datenbankzugriff. Sie benötigen Zugangsdaten und möglicherweise technische Unterstützung für den Datenexport. Es muss keine spezifische Hardware oder Software direkt in Ihrer Vertragsmanagement-Umgebung installiert werden.

Ja, Process Mining kann präzise aufzeigen, wo und warum Nacharbeit am häufigsten bei der Vertragserstellung und -verhandlung anfällt. Durch die Analyse der Abfolge von Events und Benutzerinteraktionen werden spezifische Phasen oder Abteilungen hervorgehoben, die am meisten zu Revisionen beitragen. Diese datengestützte Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, Verbesserungen direkt anzugehen und den Bedarf an wiederholten Änderungen zu reduzieren.

Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Vertragsmanagements

Engpässe aufdecken, Risiken reduzieren und Vertragsabschlüsse beschleunigen, um schnell Ergebnisse zu sehen.

Kostenlosen Test starten

Keine Kreditkarte nötig, in wenigen Minuten startklar