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Améliorez le parcours de vos patients

Guide en 6 étapes pour optimiser les flux de travail dans votre DME Epic.
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez les flux de travail liés au parcours des patients dans Epic EHR

Notre plateforme vous donne une vision détaillée des flux de travail quotidiens en révélant les goulots d’étranglement et les écarts qui ralentissent les opérations. L’analyse des données du journal d’événements vous permet de repérer précisément les retards et d’en déterminer les causes. Vous pouvez ainsi optimiser les parcours cliniques et améliorer l’expérience de toutes les personnes concernées.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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La valeur stratégique de l’optimisation du parcours des patients

Dans le secteur de la santé actuel, le parcours d’un patient ne se résume pas à une suite de consultations cliniques. Il s’agit d’un ensemble complexe d’interactions qui détermine à la fois la qualité des soins et la santé financière de l’organisation. Gérer un parcours de patient dans Epic EHR, c’est suivre un vaste écosystème où chaque enregistrement, note de triage et prescription de médicament laisse une trace numérique. Pourtant, le volume considérable de données masque souvent le chemin réellement suivi par les patients dans vos établissements. Optimiser ce parcours est essentiel : les inefficacités ne se traduisent pas seulement par une perte de revenus, elles peuvent aussi dégrader les résultats cliniques, accroître l’épuisement professionnel des cliniciens et réduire la satisfaction des patients. En optimisant les processus, les responsables du secteur de la santé peuvent dépasser les constats anecdotiques et s’appuyer sur les données pour veiller à ce que chaque patient reçoive les soins adaptés au bon moment.

Transformer les données Epic EHR en Process Intelligence

Le Process Mining fait le lien entre les données brutes stockées dans les modules Epic, tels qu’EpicCare et Cadence, et les analyses nécessaires à l’amélioration des opérations. Epic fournit des outils de reporting efficaces pour obtenir des instantanés, tandis que le Process Mining examine l’historique complet de chaque épisode de soins. Il relie les étapes, de l’enregistrement du patient aux urgences jusqu’à sa sortie d’un service spécialisé. En visualisant les parcours réellement suivis par des milliers de patients, vous pouvez repérer les écarts par rapport aux protocoles de soins habituels. Cette visibilité permet de localiser les blocages, qu’il s’agisse d’un retard dans les examens diagnostiques ou d’un goulot d’étranglement dans les consultations spécialisées, sans devoir examiner manuellement chaque dossier.

Repérer les goulots d’étranglement et les points de blocage

Dans le secteur de la santé, des goulots d’étranglement difficiles à repérer retardent souvent la prise en charge. Un patient peut, par exemple, attendre plusieurs heures parce qu’un résultat diagnostique n’a pas été examiné ou parce que la préparation de sa sortie n’a pas commencé assez tôt. Le Process Mining appliqué aux données Epic EHR permet d’isoler ces points de blocage. Vous pouvez découvrir que le temps de cycle du triage est nettement plus long dans certains services que dans d’autres, ou que certains parcours de soins entraînent fréquemment des réadmissions imprévues. Une fois ces problèmes localisés, vous pouvez mettre en place des mesures ciblées, comme adapter les effectifs pendant les périodes de forte affluence ou automatiser certaines notifications dans le dossier médical électronique pour accélérer les interventions cliniques.

Mesurer les résultats à l’aide d’indicateurs cliniques et opérationnels

L’amélioration du parcours des patients se traduit par des progrès mesurables dans plusieurs indicateurs clés de performance. La réduction du temps de cycle total est l’un des principaux : elle influe directement sur la rotation des lits et la capacité de l’hôpital. En optimisant le flux entre l’admission et la sortie, vous pouvez accueillir davantage de patients sans nécessairement agrandir vos infrastructures. Le Process Mining aide également à vérifier le respect des parcours cliniques, un enjeu important pour la sécurité des patients et le remboursement par les assurances. En réduisant les écarts dans la prestation des soins, vous rendez l’organisation plus prévisible et plus fiable. Vous limitez ainsi le gaspillage de ressources tout en améliorant l’expérience des patients, qui bénéficient d’un parcours de rétablissement plus clair.

Faire progresser les opérations de santé

Améliorer un processus clinique ne nécessite pas de remanier entièrement vos systèmes existants. Il suffit de changer de perspective : au lieu de gérer les tâches une à une, examinez le processus de bout en bout. Des modèles conçus pour Epic EHR vous permettent de visualiser rapidement la situation actuelle et de repérer les premières pistes d’amélioration. Que vous souhaitiez réduire l’attente aux urgences, améliorer l’efficacité de vos blocs opératoires ou assurer un suivi rapide après la sortie, les données nécessaires se trouvent déjà dans votre système. Le Process Mining vous aide à les analyser pour prendre des décisions éclairées, au bénéfice de vos équipes et des patients dont elles s’occupent.

Parcours du patient coordination des soins planification des sorties flux de travail clinique flux des patients opérations de santé gestion des admissions Parcours clinique Opérations hospitalières Expérience des patients Processus de soins de santé

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les patients doivent souvent attendre longtemps entre leur enregistrement et leur première évaluation. Ces retards peuvent compromettre leur sécurité et réduire leur satisfaction. Les goulots d’étranglement au début du parcours ont des répercussions sur l’ensemble du flux de travail clinique et aggravent l’engorgement des urgences.

ProcessMind analyse les journaux d’événements d’Epic EHR pour localiser précisément les retards de triage et repérer les groupes de patients les plus touchés. En visualisant le temps écoulé entre l’enregistrement et l’évaluation, les responsables de santé peuvent réaffecter du personnel pendant les périodes de pointe et accélérer la prise en charge initiale.

Lorsque la préparation de la sortie ne commence que quelques heures avant le départ du patient, les démarches administratives s’accumulent et des lits restent occupés alors qu’ils pourraient accueillir de nouveaux patients. Cette inefficacité allonge la durée moyenne de séjour et met les capacités de l’hôpital sous pression, ce qui affecte directement les revenus et le flux des patients.

Notre solution suit le moment où la préparation de la sortie commence par rapport à la durée totale de l’épisode de soins dans Epic EHR. En repérant les cas où elle débute trop tard, nous aidons les responsables à mettre en place des protocoles qui déclenchent la planification plus tôt, pour faciliter les transitions et mieux gérer les lits.

Les retards entre la prescription d’un examen diagnostique et sa réalisation ralentissent souvent la prise de décision clinique. Lorsque les cliniciens doivent attendre des résultats d’analyses ou d’imagerie, le plan de traitement est mis en attente, ce qui prolonge le séjour du patient et retarde les interventions nécessaires.

En cartographiant le cycle des examens diagnostiques dans Epic EHR, ProcessMind met en évidence les services ou les types d’examens qui entraînent régulièrement des retards. Cette visibilité permet aux responsables de remédier aux contraintes de ressources ou aux inefficacités des laboratoires et des services d’imagerie afin d’accélérer le parcours des patients.

Le transfert des patients des urgences vers des services spécialisés ou d’une unité à une autre s’accompagne souvent de longues attentes qui nuisent à la continuité des soins. Ces goulots d’étranglement mobilisent le personnel et maintiennent les patients dans des conditions qui ne sont pas optimales, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur leur état de santé.

ProcessMind donne une vue claire des transferts et des temps d’attente enregistrés dans les modules Epic EHR, comme Cadence et EpicCare. La plateforme repère les transmissions qui prennent plus de temps que prévu, afin d’aider les équipes à améliorer la communication et la coordination logistique entre les services.

La forte variabilité dans l’application des plans de traitement pour des diagnostics similaires rend les résultats cliniques imprévisibles et augmente les coûts opérationnels. Lorsque les cliniciens s’écartent des protocoles établis sans justification claire, il devient difficile de maintenir un niveau de soins élevé dans toute l’organisation.

ProcessMind compare les parcours réels des patients aux protocoles cliniques de référence en analysant les journaux d’activité d’Epic EHR. Cette analyse révèle les écarts et aide les responsables cliniques à harmoniser les flux de travail et à veiller à ce que chaque patient bénéficie des soins fondés sur les données probantes les plus efficaces.

L’attente d’une consultation spécialisée peut prolonger considérablement le séjour d’un patient, en particulier dans les cas complexes. Ces retards sont souvent dus à une communication insuffisante ou à des conflits d’horaires, qui maintiennent les patients à l’hôpital plus longtemps que nécessaire sur le plan clinique.

Notre plateforme mesure, dans Epic EHR, le délai entre la demande de consultation et la visite effective du spécialiste. En repérant les spécialités ou les plages horaires où les retards sont les plus fréquents, les établissements de santé peuvent mieux organiser la disponibilité des spécialistes et réduire la durée totale des séjours.

Un retard dans l’administration d’un médicament après la prescription peut compromettre le rétablissement du patient et entraîner des complications cliniques. Dans un environnement sous forte pression, ces écarts passent souvent inaperçus aux yeux de la direction, alors qu’ils ont une incidence directe sur la qualité et la sécurité des soins.

ProcessMind mesure le délai entre les prescriptions et les événements d’administration enregistrés dans Epic EHR. Les responsables des soins infirmiers peuvent ainsi repérer les retards récurrents et apporter un soutien ciblé ou ajuster les processus afin que tous les patients reçoivent leurs médicaments à temps.

Le retour à l’hôpital peu après la sortie peut révéler des lacunes dans le parcours de soins initial ou des consignes de sortie insuffisantes. Les réadmissions fréquentes augmentent les coûts, réduisent la disponibilité des lits et peuvent entraîner des pénalités financières de la part des organismes payeurs qui suivent les indicateurs de qualité.

En analysant l’ensemble du séjour du patient et les réadmissions ultérieures dans Epic EHR, ProcessMind repère les facteurs récurrents et les défaillances de processus qui précèdent un retour à l’hôpital. Les établissements peuvent s’appuyer sur ces résultats pour renforcer la préparation de la sortie et le suivi des groupes de patients à risque élevé.

Si les rendez-vous de suivi ne sont pas planifiés avant le départ du patient, le risque de non-respect des consignes et de dégradation de son état de santé augmente. La planification manuelle entraîne souvent des oublis, car le personnel peut négliger cette étape pendant une période de sortie chargée.

ProcessMind vérifie dans les journaux d’événements d’Epic EHR si un rendez-vous de suivi a été planifié lors de la sortie. La plateforme signale les séjours où cette étape a été omise, afin d’aider les cliniques à automatiser les rappels ou à revoir leurs flux de travail et à garantir à chaque patient la continuité de ses soins.

Un parcours lent entre l’évaluation initiale et la confirmation du diagnostic retarde le début du traitement spécialisé et prolonge l’incertitude du patient. Ce goulot d’étranglement est souvent lié à une communication fragmentée entre les services de diagnostic et l’équipe de soins primaires.

Notre outil visualise l’ensemble de la phase diagnostique dans le parcours Epic EHR et mesure le délai entre le triage et la confirmation du diagnostic. En repérant les étapes où le processus s’enlise, les équipes de santé peuvent améliorer leur coordination et accélérer la mise en place des soins adaptés.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Une évaluation initiale rapide est essentielle à la sécurité des patients et à la qualité des soins. Réduire le délai entre l’enregistrement et le triage permet de prendre immédiatement en charge les patients à risque élevé, de limiter le risque d’aggravation de leur état et d’améliorer leur expérience aux urgences ou en consultation externe. Cette prise en charge rapide constitue la première étape d’un parcours de soins réussi.

ProcessMind visualise le parcours entre l’enregistrement et l’évaluation dans Epic EHR afin de repérer les heures ou les services où se forment des goulots d’étranglement. L’analyse de ces tendances aide les responsables de santé à adapter les effectifs ou les procédures d’accueil pour réduire de 20 % le délai avant la prise en charge clinique et améliorer le débit du triage.

Une préparation efficace de la sortie est essentielle pour préserver la capacité de l’hôpital et éviter que des patients restent aux urgences en attendant un lit. En simplifiant les étapes nécessaires à la sortie, les hôpitaux peuvent accélérer la rotation des lits et accueillir les nouveaux patients sans retard inutile, améliorant ainsi la circulation des patients dans l’ensemble de l’établissement.

Le Process Mining appliqué aux données d’Epic EHR aide les équipes à repérer les étapes qui retardent la sortie, comme l’attente de résultats de laboratoire ou de prescriptions pharmaceutiques. ProcessMind met en évidence ces points de blocage afin d’aider les établissements à mieux anticiper les sorties et à réduire la durée moyenne de séjour de 15 % ou plus, tout en préservant la qualité des soins.

Des résultats diagnostiques rapides permettent de prendre les décisions thérapeutiques à temps. Réduire le délai entre la prescription d’un examen et la confirmation du diagnostic évite de retarder le traitement et aide les cliniciens à mettre en œuvre le plan de soins adapté. Le séjour du patient s’en trouve raccourci, tout comme le coût total des soins associés à son parcours.

ProcessMind suit le cycle des prescriptions d’examens dans Epic EHR pour repérer les retards au laboratoire, en imagerie ou lors de l’examen des résultats par le médecin. En surveillant ces temps de cycle, les établissements peuvent optimiser les ensembles de prescriptions et les flux de communication, réduire sensiblement le délai de diagnostic et fonder leurs décisions cliniques sur les données les plus récentes.

Les transferts internes sont souvent compliqués par des lacunes de communication et des difficultés logistiques qui laissent les patients dans l’attente. Accélérer leur transfert des urgences vers les services d’hospitalisation ou entre unités spécialisées assure la continuité des soins et une meilleure utilisation des ressources cliniques. Cela permet aussi d’éviter les goulots d’étranglement qui affectent l’ensemble de l’hôpital.

En cartographiant les parcours entre les différents services de l’hôpital dans Epic EHR, ProcessMind repère précisément les étapes de transmission où les retards sont les plus fréquents. Cette visibilité aide les responsables à traiter les goulots d’étranglement propres à chaque service et à améliorer l’efficacité des transferts jusqu’à 25 %, afin que les patients accèdent sans attente au niveau de soins adapté.

L’application de protocoles fondés sur les données probantes est essentielle pour garantir la qualité des soins et la sécurité des patients. Un respect accru des protocoles réduit la variabilité clinique, facilite la prévision des délais de rétablissement et garantit à chaque patient le meilleur traitement possible, quel que soit le clinicien qui le prend en charge. C’est une condition importante pour assurer des soins cohérents.

ProcessMind compare les parcours de traitement réels aux protocoles de référence dans Epic EHR afin de repérer les écarts. Les responsables cliniques peuvent alors organiser des formations ciblées ou mettre à jour les outils d’aide à la décision clinique. L’objectif : faire en sorte que plus de 90 % des séjours suivent le parcours de soins prescrit, pour obtenir des résultats plus prévisibles et réduire les complications.

L’avis d’un spécialiste est souvent nécessaire pour prendre des décisions thérapeutiques complexes. Une réponse tardive peut ralentir tout le parcours du patient, prolonger son séjour à l’hôpital et augmenter les coûts. Accélérer les consultations permet d’intégrer plus tôt l’expertise spécialisée au plan de soins et de favoriser le rétablissement.

Avec ProcessMind, les établissements peuvent mesurer dans Epic EHR le délai entre une demande de consultation et la saisie de la note du spécialiste. Le repérage des services ou spécialités dont les délais de réponse sont les plus longs permet de mettre en place de meilleurs systèmes de notification et des accords de niveau de service, afin d’accélérer la collaboration clinique et de raccourcir le parcours de traitement.

L’administration des médicaments au bon moment est essentielle au rétablissement du patient et à la prévention des événements indésirables. Respecter le calendrier prescrit améliore l’efficacité du traitement et renforce la sécurité du patient pendant son séjour, tout en réduisant le risque d’erreurs ou de complications liées aux médicaments.

ProcessMind extrait les horodatages d’Epic EHR pour mesurer le délai entre la prescription et l’administration des médicaments. Cette vue claire des performances des équipes de pharmacie et de soins infirmiers permet d’apporter des ajustements ciblés, d’éviter les doses tardives et d’atteindre un taux d’administration à l’heure de 98 %, contribuant ainsi au rétablissement des patients.

La réadmission dans les 30 jours est un indicateur important de la qualité des soins et du remboursement des hôpitaux. En améliorant le parcours initial et en veillant à ce que les patients soient stabilisés et bien informés à leur sortie, les établissements de santé peuvent réduire considérablement le risque de complications nécessitant un retour à l’hôpital, au bénéfice des patients comme des établissements.

ProcessMind met en relation les parcours des patients et les indicateurs de réadmission dans Epic EHR afin de repérer les parcours de soins souvent associés à de mauvais résultats. Les établissements peuvent ainsi revoir les critères de sortie et la coordination des soins après hospitalisation, avec pour objectif de réduire les réadmissions de 10 à 20 % en repérant les parcours à risque avant leur terme.

Le parcours du patient ne s’arrête pas à la sortie de l’hôpital. Planifier les rendez-vous de suivi avant le départ est essentiel pour surveiller le rétablissement et prévenir les complications. Une bonne coordination entre les soins hospitaliers et ambulatoires assure la continuité du traitement et contribue à la santé à long terme.

ProcessMind repère dans les modules Epic EHR, comme Cadence, les étapes de sortie où la planification du suivi a été omise ou retardée. En visualisant ces oublis, les établissements peuvent mettre en place des rappels automatiques et des flux de travail pour que chaque patient dispose d’un rendez-vous de suivi. Ils améliorent ainsi les résultats de santé à long terme et réduisent la charge administrative du personnel infirmier.

Le délai nécessaire pour confirmer un diagnostic influe directement sur le début du traitement définitif. Accélérer cette étape du parcours réduit l’anxiété du patient et évite l’aggravation de la maladie, ce qui favorise la réussite des interventions cliniques et raccourcit les séjours à l’hôpital, notamment dans les cas complexes.

En analysant dans Epic EHR la séquence des activités entre l’évaluation initiale et la confirmation du diagnostic, ProcessMind repère les étapes diagnostiques qui occasionnent les retards les plus importants. La simplification de ces flux de travail aide les équipes cliniques à établir un diagnostic 30 % plus rapidement, à commencer plus tôt le traitement principal et à améliorer le débit des prises en charge.

Les 6 étapes pour améliorer le parcours du patient

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre des améliorations
6
Suivez votre processus
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Que faire

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure préconfigurée réduit les erreurs d’association et adapte les données de séjour des patients aux exigences du Process Mining.

Résultat attendu

Une structure de données prête à l’emploi pour analyser le parcours de vos patients.

VOS ANALYSES CLINIQUES

Comprenez clairement les flux de travail de votre DME Epic

ProcessMind cartographie chaque étape du parcours du patient pour vous donner une vision claire de vos opérations cliniques. Vous repérez les inefficacités et disposez des données nécessaires pour optimiser la planification des sorties et le triage.
  • Visualisez en temps réel les parcours réels des patients
  • Identifiez les causes des retards de sortie
  • Analysez les résultats du triage dans les différents services
  • Suivez les effets des changements opérationnels
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS OBSERVÉS

Améliorer les soins cliniques et l’efficacité opérationnelle

Les établissements de santé utilisent le Process Mining pour visualiser l’ensemble du séjour du patient dans Epic EHR. Les équipes peuvent ainsi réduire les retards de prise en charge et mieux utiliser les ressources. Ces indicateurs montrent les effets de l’optimisation des processus fondée sur les données sur l’expérience des patients.

0 %
Prise en charge plus rapide

Réduction du délai de réalisation du triage

L’optimisation du parcours entre l’enregistrement et l’évaluation initiale permet aux patients d’accéder plus tôt aux soins cliniques.
0 %
Réduction des réadmissions

Baisse des réadmissions non programmées

Repérer les lacunes dans la préparation de la sortie et la planification du suivi aide à éviter les retours à l’hôpital non programmés dans les 30 jours suivant la sortie.
0 %
Meilleur respect des protocoles de soins

Hausse du respect des protocoles

Aligner les séjours des patients sur des normes fondées sur les données probantes garantit que les étapes cliniques sont réalisées dans le bon ordre et contribue à de meilleurs résultats de santé.
0 days
Capacité d’accueil accrue

Réduction de la durée totale de séjour

Commencer plus tôt la préparation de la sortie libère des lits et réduit les goulots d’étranglement logistiques lors des transferts entre services.
0 hours
Accès plus rapide aux spécialistes

Réduction du délai avant la consultation

Réduire le délai entre une demande de consultation et l’évaluation effective accélère les décisions thérapeutiques et améliore l’expérience du patient.

Les résultats varient selon la complexité des processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les déploiements du secteur de la santé.

Données recommandées

Commencez par ces activités et attributs essentiels pour établir une base claire pour votre projet de Process Mining.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de la rencontre ou de l’épisode de soins du patient.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé fondamentale qui permet de relier des événements distincts au sein d’un même cas de processus.

Action clinique ou administrative réalisée.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser le flux de travail.

Date et heure exactes auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer les temps de cycle, les délais et l’ordre des étapes du processus.

Horodatage de fin de l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer la durée des activités et l’utilisation des ressources.

Unité ou service hospitalier où l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de filtrer les données par service et d’analyser les transferts entre équipes.

Identifiant de l’utilisateur ou du professionnel de santé ayant réalisé l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les écarts de performance et de charge de travail entre les membres du personnel.

Numéro de dossier médical identifiant le patient.

Pourquoi est-ce important ?

Il est essentiel pour repérer les visites répétées et analyser l’historique du patient.

Score de gravité attribué au patient lors du triage.

Pourquoi est-ce important ?

Il segmente le processus selon le degré d’urgence et la consommation de ressources prévue.

Catégorie de la visite du patient (par exemple, hospitalisation ou urgences).

Pourquoi est-ce important ?

Il fournit le contexte général de l’instance de processus.

Code CIM-10 ou code interne correspondant au diagnostic principal.

Pourquoi est-ce important ?

Il regroupe les cas présentant des similitudes cliniques pour analyser le respect des protocoles.

Indique si le patient est revenu de manière imprévue dans les 30 jours.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de repérer les sorties mal préparées et les problèmes de qualité des soins.

Destination du patient après sa sortie (domicile, établissement de soins infirmiers, décès).

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte au résultat du processus de soins.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Création initiale du dossier de consultation du patient dans le système, qui marque le début du séjour. Cet événement est enregistré lorsque le patient se présente au bureau d’accueil ou aux urgences et est admis dans Epic.

Pourquoi est-ce important ?

Définit le point de départ de l’ensemble du parcours du patient et permet de calculer la durée totale du séjour. Indispensable au Dashboard « Débit du triage et temps d’attente ».

Fin de l’évaluation infirmière initiale ou du triage. Cet événement est généralement enregistré lorsque la feuille de suivi du triage est validée ou que le statut du triage passe à « Complete ».

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable au Dashboard « Débit du triage et temps d’attente » pour mesurer l’efficacité de l’accueil. Tout retard à cette étape se répercute sur l’ensemble du parcours de soins.

Saisie d’un diagnostic confirmé dans la liste des problèmes du patient ou dans le champ de diagnostic de la consultation. Cet événement marque la fin de la phase d’investigation.

Pourquoi est-ce important ?

Nécessaire pour l’indicateur « Délai avant le diagnostic définitif ». Marque le passage de l’évaluation au traitement ciblé.

Clôture officielle de la consultation en hospitalisation. Cet événement est enregistré lorsque le patient est virtuellement retiré du recensement.

Pourquoi est-ce important ?

Marque la fin officielle du séjour pour le calcul de la « Durée de séjour ». Indispensable à la « Découverte des variantes de parcours des patients ».

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining utilise les journaux d’Epic EHR pour visualiser précisément le parcours des patients dans votre établissement. Il repère les goulots d’étranglement cachés, comme les retards au triage ou les délais de transfert entre services, qui peuvent échapper aux rapports classiques. Cette approche fondée sur les données vous permet de remplacer les suppositions sur l’origine des problèmes par l’observation de tendances étayées par des faits.

En général, les données sont extraites des bases de rapports Clarity ou Caboodle, en ciblant les journaux d’événements associés au séjour du patient. L’extraction doit comprendre un identifiant unique, des descriptions d’activité comme le début du triage ou la fin de la sortie, ainsi qu’un horodatage pour chaque événement. La plupart des équipes utilisent des requêtes SQL standard ou des pipelines ETL existants pour extraire ces informations en toute sécurité.

Oui. L’outil peut repérer précisément l’étape où le processus de sortie est bloqué, qu’il s’agisse de l’attente d’un transport, de l’accord de la pharmacie ou de la validation du médecin. En visualisant ces points de blocage, les responsables cliniques peuvent apporter des changements ciblés pour raccourcir le cycle de sortie et augmenter la disponibilité des lits. Vous pouvez également suivre en temps réel les effets de ces changements pour vérifier que les améliorations se maintiennent.

Non. Le Process Mining est non intrusif : il analyse les traces numériques déjà générées par le personnel dans Epic. Il restitue le processus tel qu’il existe, sans demander aux cliniciens de modifier leur façon de documenter les soins. Les résultats de l’analyse peuvent vous aider à simplifier les flux de travail en supprimant les étapes inutiles et les solutions de contournement manuelles.

La plupart des établissements de santé obtiennent leurs premières cartes de processus dans les quatre à six semaines suivant l’extraction initiale des données. Ce délai comprend le nettoyage initial des données, l’association des événements au parcours du patient et la validation des résultats avec les parties prenantes cliniques. Une fois les bases en place, le suivi continu donne une visibilité immédiate sur les opérations quotidiennes.

La confidentialité est une priorité. La mise en place du Process Mining prévoit généralement la désidentification des identifiants de séjour des patients avant que les données ne quittent votre environnement sécurisé. Vous pouvez exclure les informations de santé protégées tout en conservant la séquence d’événements nécessaire à l’optimisation des processus. Cette approche contribue au respect de l’HIPAA et des autres réglementations sur les données de santé, tout en fournissant des résultats concrets.

En analysant l’ensemble du parcours du patient, l’outil peut repérer les liens entre certains parcours de traitement et les réadmissions non programmées. Vous pourriez, par exemple, constater que les patients pour lesquels certaines étapes de planification du suivi ont été omises, ou dont la sortie a été préparée dans la précipitation, sont plus susceptibles de revenir à l’hôpital. Ces résultats vous aident à harmoniser les protocoles de soins, à améliorer les résultats pour les patients et à réduire les retours à l’hôpital.

En général, il vous faut un analyste de données qui connaît les structures de rapports Epic et un responsable clinique capable d’interpréter les cartes de processus. La maintenance technique consiste à gérer le pipeline de données entre Clarity ou Caboodle afin que l’analyse reflète les séjours les plus récents. De nombreux établissements commencent par un projet pilote de petite envergure avant de l’étendre à des services plus complexes.

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