患者の診療プロセスを改善

Epic EHRのワークフローを最適化する6つのステップ
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Epic EHRで患者の受診ワークフローを最適化

当社のプラットフォームは、日々のワークフローを詳しく可視化し、進行を妨げる隠れたボトルネックや逸脱を明らかにします。イベントデータを分析することで、遅延が発生している箇所を正確に特定し、業務上の滞りの根本原因を把握できます。この情報をもとに、診療経路を効率化し、関係者全員にとってよりスムーズな体験を実現できます。

事前設定済みのデータテンプレートをダウンロードし、よくある課題に取り組んで、効率化の目標を達成しましょう。6段階の改善計画に沿って進め、データテンプレートガイドを参考に、業務を改善してください。

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患者の受診プロセスを最適化する意義

現代の医療において、患者の受診プロセスは単なる診療の連続ではありません。ケアの質や組織の財務状況を左右する、複雑な相互作用の連なりです。Epic EHRで患者の受診プロセスを管理する場合、登録、トリアージ記録、薬剤オーダーなど、あらゆる場面でデジタル記録が残る広範な環境を扱うことになります。しかし、データ量が膨大になると、患者が施設内を実際にどのように移動しているかが見えにくくなります。このプロセスを最適化することは重要です。非効率な業務は収益の損失だけでなく、臨床転帰の悪化、医療従事者の疲弊、患者満足度の低下につながる可能性があるためです。プロセスの改善に取り組むことで、医療機関のリーダーは経験に基づく判断からデータに基づく方針へと移行し、患者が適切なタイミングで必要なケアを受けられるようにできます。

Epic EHRのデータをプロセスインテリジェンスに変える

プロセスマイニングは、EpicCareやCadenceなどのEpicモジュールに保存された生のデータと、オペレーショナルエクセレンスに必要なインサイトをつなぎます。Epicのレポート機能では個々の時点の状況を確認できますが、プロセスマイニングでは患者エピソードの経時的な記録を分析します。救急部門での患者登録から、専門病棟での退院までの経過をつなげて確認できます。何千人もの患者が実際にたどった経路を可視化すれば、標準的なケア手順から外れた箇所がわかります。診断検査の遅れや専門医の診察待ちなど、プロセスが滞る箇所を特定できるため、カルテを1件ずつ手作業で監査する必要はありません。

見えにくいボトルネックや滞留箇所を特定

医療現場では、ケアの提供を遅らせる見えにくいボトルネックが大きな課題の1つです。たとえば、特定の検査結果が確認されていない、または入院中の早い段階で退院計画が始まらなかったために、患者が何時間も待機することがあります。Epic EHRのデータをプロセスマイニングで分析すると、こうした滞留箇所を特定できます。部門によってトリアージのサイクルタイムに大きな差があることや、特定の治療経路で予期しない再入院が頻発していることがわかる場合もあります。問題箇所を特定したうえで、入院が集中する時間帯の人員配置を調整したり、EHR内の通知で臨床対応を促したりするなど、対象を絞った対策を検討できます。

臨床と業務の重要業績評価指標(KPI)で成果を測定

患者の受診プロセスを改善すると、複数の重要業績評価指標に測定可能な効果が表れます。まず、全体のサイクルタイムが短縮され、ベッドの回転率や病院のキャパシティに直接影響します。入院から退院までの流れを効率化すれば、施設を増やさずに、より多くの患者を受け入れられるようになります。また、プロセスマイニングは臨床経路への適合性チェックにも役立ちます。これは患者の安全と保険償還の両面で欠かせません。ケアの提供方法のばらつきを減らすことで、予測しやすく信頼性の高い環境を整えられます。無駄なリソースを減らして収支を改善できるだけでなく、回復までの道筋をわかりやすくすることで患者体験の向上にもつながります。

医療業務の改善を進める

臨床プロセスを最適化するために、既存システムを全面的に刷新する必要はありません。個々のタスクの管理から、開始から終了までの流れの管理へと視点を変えることから始められます。Epic EHR向けのテンプレートを使えば、現状をすばやく把握し、着手しやすい改善点を見つけられます。救急部門の待ち時間短縮、手術室の業務効率向上、退院後の適切なフォローアップなど、目標に関わるデータはすでにシステム内にあります。プロセスマイニングでそのデータを分析すれば、職員とケアを受ける患者の双方にとってより良い判断につなげられます。

患者の受診プロセス ケアの連携 退院計画 臨床ワークフロー 患者の流れ 医療業務 入院管理 診療経路 病院運営 患者体験 医療プロセス

よくある問題と課題

影響している課題を特定

患者は登録から初回評価までに長く待たされることがあり、安全性や満足度に影響します。受診の初期段階で生じるボトルネックは、臨床ワークフロー全体に波及し、救急部門の混雑を招きます。

ProcessMindはEpic EHRのイベントログを分析し、トリアージの遅れが発生する箇所と、影響を受けやすい患者層を特定します。登録から評価までの時間差を可視化することで、医療機関のリーダーは混雑する時間帯に職員を再配置し、初期対応を早められます。

患者の退院直前になって計画を始めると、事務手続きが滞り、新たな入院患者のために使えるはずのベッドが埋まったままになります。この非効率な状態は平均在院日数を延ばし、病院のキャパシティを圧迫するため、収益や患者の流れにも直接影響します。

ProcessMindはEpic EHR上で、退院計画の開始時刻と患者エピソード全体の長さを追跡します。計画の開始が遅いケースを特定し、早期に計画を始めるための手順づくりを支援します。これにより、退院への移行をスムーズにし、ベッド管理を改善できます。

診断検査のオーダーから実施までに時間がかかると、臨床上の判断が滞ることがあります。検査結果や画像診断を待つ間、治療計画全体が保留となり、患者の入院期間が延び、必要な処置も遅れます。

Epic EHR内の診断検査の流れを可視化すると、遅れが繰り返し発生している部門や検査種別がわかります。この情報をもとに、検査部門や画像診断部門のリソース不足、業務上の非効率に対処し、患者の受診プロセスを早められます。

救急部門から専門病棟への移動や、病棟間の転棟では、待ち時間が長引き、継続的なケアに支障が出ることがあります。こうした転送時のボトルネックはスタッフの業務負担を増やし、患者が適切とはいえない環境で過ごす時間を長引かせるため、治療結果に悪影響を及ぼすおそれがあります。

Epic EHRのCadenceやEpicCareなどのモジュールに記録された転送パターンと待ち時間を、ProcessMindで明確に把握できます。想定より時間がかかっている引き継ぎを特定し、部門間の連絡や調整の改善に役立てられます。

同じような診断でも治療計画の実施方法に大きなばらつきがあると、患者の治療結果を予測しにくくなり、運用コストも増加します。明確な理由なく医療従事者が定められたプロトコルから外れると、組織全体で高い水準のケアを維持することが難しくなります。

ProcessMindは、Epic EHRのアクティビティログを分析し、実際の患者の経過を標準的な診療プロトコルと比較します。どの段階で逸脱が起きているかを把握できるため、臨床部門の責任者はワークフローの標準化を進め、すべての患者に根拠に基づく効果的なケアを提供しやすくなります。

専門医の診察を待つ時間が長引くと、特に複雑な症例では入院期間が大幅に延びることがあります。連絡不足やスケジュールの重複が原因で遅れが生じ、臨床上必要な期間を超えて患者が病床にとどまるケースもあります。

ProcessMindは、Epic EHR上で診察依頼から専門医の実際の診察までにかかった時間を追跡します。遅れが多い診療科や勤務帯を特定することで、医療機関は専門医の対応体制を見直し、入院期間全体の短縮を目指せます。

処方後の投薬が遅れると、患者の回復を妨げ、臨床上の合併症につながるおそれがあります。業務が多忙な現場では、こうした遅れが管理者から見えにくい一方で、ケアの質や患者の安全に直接影響します。

ProcessMindは、Epic EHRに記録された処方と投薬のイベント間の時間差を監視します。看護部門の責任者は、組織的に生じている遅れを特定し、対象を絞った支援やプロセスの見直しを行うことで、すべての患者への適時投薬を目指せます。

退院後まもなく患者が再入院する場合、初回のケアに不足があったり、退院時の説明が不十分だったりする可能性があります。再入院が増えるとコストが上昇し、病床の空きが減るほか、品質指標を監視する支払機関から金銭的なペナルティを受けることもあります。

ProcessMindは、Epic EHRに記録された患者の一連の診療と、その後の再入院イベントを分析し、再受診につながる共通要因やプロセス上の問題を特定します。この分析結果をもとに、医療機関は再入院リスクの高い患者群の退院計画や退院後のケアを強化できます。

患者が施設を離れる前に次回の診察予約が取れていないと、治療の中断や健康状態の悪化につながるリスクが高まります。退院対応で忙しい時間帯には、スタッフが予約手続きを見落とし、手作業の予約プロセスで機会を逃すことがあります。

ProcessMindはEpic EHRのイベントログを確認し、退院時のアクティビティの一環としてフォローアップ予約が行われたかを把握します。予約が漏れた診療エピソードを特定できるため、医療機関はリマインダーの自動化やワークフローの見直しを進め、すべての患者が継続的なケアを受けられるよう支援できます。

初期評価から診断確定までに時間がかかると、専門的な治療の開始が遅れ、患者が不安を抱える期間も長くなります。診断部門と主治医チームの連携が分断されていることが、こうしたボトルネックの原因となる場合があります。

ProcessMindは、Epic EHR上の診療経過における診断フェーズ全体を可視化し、トリアージから診断確定までの時間を測定します。プロセスが滞る段階を特定することで、医療チームは連携を改善し、患者の状態に応じたケアをより早く開始できます。

一般的な目標

成功の基準を定義

初期評価を速やかに行うことは、患者の安全と治療結果を左右します。受付からトリアージまでの時間を短縮すれば、リスクの高い患者にすぐ対応でき、症状の悪化を防ぎやすくなります。また、救急外来や外来診療での患者体験の向上にもつながります。迅速な初期対応は、適切なケアを実現するための第一歩です。

ProcessMindは、Epic EHR上の受付から評価までの流れを可視化し、ボトルネックが発生する時間帯や部門を特定します。こうしたパターンを分析することで、医療機関の管理者は人員配置や受付手順を見直し、臨床ケアへの移行を20%速め、トリアージの処理能力を高めることを目指せます。

効率的な退院計画は、病院の受け入れ能力を維持し、救急部門での入院待ちを防ぐうえで欠かせません。患者が退院するまでの手順を効率化すれば、病床の回転率が上がり、新たな患者を不必要に待たせずに受け入れられます。これにより、組織全体の患者の流れも改善します。

Epic EHRのデータを使ったプロセスマイニングにより、検査結果待ちや薬局の処理待ちなど、退院を遅らせる具体的な節目を特定できます。ProcessMindでこうした滞りを把握し、退院計画を早めに進めることで、ケアの質を保ちながら平均在院日数を15%以上短縮できる可能性があります。

検査結果を速やかに得ることは、適切なタイミングで治療方針を決めるための基盤です。検査の依頼から診断確定までの時間を短縮すれば、治療の遅れを防ぎ、医療従事者が適切なケア計画に沿って対応しやすくなります。その結果、患者の診療期間全体が短くなり、患者一人あたりの総医療費の抑制にもつながります。

ProcessMindはEpic EHR上の検査依頼の流れを追跡し、検査室、画像診断、医師の確認など、どの段階で遅れが生じているかを明らかにします。所要時間を監視することで、医療機関は検査オーダーのセットや連絡のワークフローを見直し、診断までの時間短縮を目指せます。これにより、最新のデータに基づく臨床判断を支援します。

院内の患者移送では、連絡の行き違いや調整上の問題により、患者が待たされることがあります。救急部門から入院病棟へ、または専門病棟間の移動を速めることで、ケアの継続性と医療資源の利用効率が高まり、病院全体に影響するボトルネックを防ぎやすくなります。

ProcessMindは、Epic EHR上で病院内の各部門をまたぐ患者の経過をマッピングし、遅れが頻発する引き継ぎ箇所を特定します。管理者は部門ごとのボトルネックに対処し、移送の効率を最大25%高めることを目指せます。患者を待たせず、適切なレベルのケアにつなげるために役立ちます。

根拠に基づくプロトコルでケアを標準化することは、質の高い治療結果と患者の安全を確保するうえで重要です。遵守率が高まると臨床上のばらつきが減り、回復までの期間を予測しやすくなります。また、担当する医療従事者にかかわらず、すべての患者に適切な治療を提供しやすくなり、ケアの一貫性も高まります。

ProcessMindは、Epic EHR上の実際の治療経路を標準プロトコルと比較し、プロトコルに適合しない逸脱を特定します。臨床部門の責任者は、対象を絞った研修や臨床意思決定支援ツールの更新を行い、患者の診療エピソードの90%以上が定められたケア経路に沿うことを目指せます。これにより、治療結果の予測可能性を高め、合併症を減らせます。

複雑な治療方針を決める際には、専門医の意見が欠かせないことがあります。診察への対応が遅れると患者の診療全体が滞り、入院期間やコストの増加につながります。専門医の診察を早めれば、専門知識をより早い段階でケア計画に反映でき、回復に向けた対応を迅速に進められます。

ProcessMindを使うと、Epic EHR上で診察依頼から専門医の記録入力までにかかった時間を測定できます。対応に時間がかかっている部門や診療科を特定し、通知システムやサービスレベル合意の見直しにつなげることで、臨床チーム間の連携を速め、治療期間全体の短縮を目指せます。

適切なタイミングで投薬することは、患者の回復を支え、有害事象を防ぐうえで欠かせません。処方されたスケジュールに沿って投薬することで、治療計画の効果を高め、入院中の患者の安全を守りやすくなります。また、投薬に関するミスや治療の遅れを防ぐことにもつながります。

ProcessMindはEpic EHRからタイムスタンプデータを取得し、処方から投薬までの時間を監視します。薬剤部門や看護部門のワークフローの状況を把握し、対象を絞った見直しを行うことで、投薬の遅れをなくし、98%の定時投薬率を目指せます。患者の早期回復を支援します。

退院後30日以内の再入院は、ケアの質や病院の診療報酬に関わる重要な指標です。初回の診療の質を高め、患者が安定した状態で必要な情報を得て退院できるようにすることで、再入院が必要となる合併症のリスクを大幅に減らせます。これは患者と医療機関の双方にとって有益です。

ProcessMindは、Epic EHR上の患者の経過と再入院フラグを関連付け、治療結果の悪化につながりやすいケア経路を特定します。分析結果をもとに、医療機関は退院基準や急性期後のケア連携を見直し、診療終了前にリスクの高い経過を特定することで、再入院率を10~20%減らすことを目指せます。

患者の診療は、退院時に終わるわけではありません。回復状況の確認や合併症の予防には、退院前にフォローアップの予約を取ることが欠かせません。入院中のケアから外来診療へ円滑につなぐことで、治療の継続性を保ち、長期的な健康状態の改善を支援できます。

ProcessMindは、Epic EHRのCadenceなどのモジュールを分析し、退院時のフォローアップ予約に漏れや遅れが生じている箇所を特定します。こうした問題を可視化することで、医療機関は自動通知やワークフローを導入し、すべての患者の予約を確実に行えるようにできます。長期的な治療結果の改善と、看護スタッフの事務負担の軽減につながります。

診断確定までにかかる時間は、根本的な治療を始める時期に直結します。患者の診療経過におけるこの段階を早めることで、不安を軽減し、病状の進行を防ぎやすくなります。複雑な症例では、臨床介入の効果を高め、入院期間全体の短縮にもつながります。

ProcessMindは、Epic EHR上の初期評価から診断確定までのアクティビティの順序を分析し、遅れの原因となる診断手順を特定します。ワークフローを見直すことで、臨床チームは診断までの時間を30%短縮し、主要な治療計画をより早く開始できます。臨床現場の処理能力向上にも役立ちます。

患者の診療経過を改善する6つのステップ

1

テンプレートをダウンロード

実施内容

Epic EHRのデータ構造に合わせた専用のExcelテンプレートを入手し、臨床データと管理データの各項目を正しく対応付けます。

重要な理由

あらかじめ設定された構造を使うことで、データの対応付けミスを減らし、患者の診療エピソードのデータをプロセスマイニングの要件に合わせられます。

期待される結果

患者の診療経過を分析するための、すぐに使えるデータ構造。

診療に関するインサイト

Epic EHRのワークフローを明確に把握

ProcessMindは、患者の診療プロセスの各ステップをマッピングし、診療業務を明確に可視化します。見えにくかった非効率な箇所を特定し、退院計画やトリアージを効率化するためのデータを得られます。
  • 実際の患者の経路をリアルタイムで可視化
  • 退院遅延の根本原因を特定
  • 部門ごとのトリアージ実績を分析
  • 業務変更の影響を追跡
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

導入効果

臨床と業務のプロセスエクセレンスを高める

医療機関はプロセスマイニングを使って、Epic EHR上の患者の診療エピソード全体を可視化できます。これにより、チームはケアの遅れを減らし、資源の利用効率を高められます。これらの指標は、データに基づくプロセス改善が患者の体験に与える影響を示します。

0 %
ケア提供の迅速化

トリアージ完了までの時間を短縮

受付から初期評価までの流れを最適化すると、患者は診療のより早い段階で臨床ケアを受けられます。

0 %
再入院率の低下

予定外の再入院を減らす

退院時の計画やフォローアップの不足を特定し、退院後30日以内の予定外の再受診を防ぎやすくします。

0 %
ケアのコンプライアンス向上

プロトコルへの適合率を向上

患者の診療エピソードを根拠に基づく基準に沿わせることで、健康状態の改善につながる適切な順序で、すべての臨床手順が実施されるようにします。

0 days
病床の受け入れ能力を高める

在院日数を短縮

患者の診療エピソードの早い段階から退院計画を始めることで、貴重な病床を早く空け、病棟間の移送時に生じる調整上のボトルネックを減らせます。

0 hours
専門医の診察を迅速化

診察依頼から対応までの時間を短縮

診察依頼から実際の評価までの時間を短縮すると、治療方針の決定が早まり、患者の体験も向上します。

結果はプロセスの複雑さやデータ品質によって異なります。ここに示す数値は、医療機関への導入で一般的に確認されている改善幅です。

推奨データ

プロセスマイニングプロジェクトの基盤を整えるため、まずはこれらの主要なアクティビティと属性をご確認ください。
イベントログを初めて作成する方はこちら: プロセスマイニング用イベントログの作成方法.

属性

分析に必要な主要データ項目

特定の患者の受診または診療エピソードを一意に識別するIDです。

重要な理由

個別のイベントを1つのプロセスケースにまとめるための基本となるキーです。

実施された臨床上または事務上の具体的な処置です。

重要な理由

プロセスの各ステップを定義し、ワークフローを可視化できます。

アクティビティが発生した正確な日時です。

重要な理由

サイクルタイムやリードタイムの算出、プロセスの順序付けに使用します。

アクティビティが完了した日時です。

重要な理由

アクティビティの所要時間やリソースの利用状況を算出できます。

アクティビティが行われた病棟または診療科です。

重要な理由

組織単位でデータを絞り込み、部門間の引き継ぎを分析できます。

アクティビティを実施したユーザーまたは医療従事者の識別子です。

重要な理由

職員ごとの業務実績のばらつきや負荷を分析できます。

患者を識別する医療記録番号です。

重要な理由

再受診の特定や患者の診療履歴の分析に欠かせません。

トリアージ時に患者に割り当てられる重症度スコアです。

重要な理由

緊急度と予想されるリソース消費量に基づいてプロセスを分類できます。

患者の受診区分です(入院、救急など)。

重要な理由

プロセスの各ケースを大きな視点から把握するための情報です。

主な診断を示すICD-10コードまたは院内コードです。

重要な理由

臨床状態が似たケースをまとめ、プロトコルを分析できます。

患者が30日以内に予期せず再入院したかを示します。

重要な理由

退院プロセスの問題やケアの質に関する課題を特定できます。

退院後の患者の行き先です(自宅、熟練看護施設、死亡)。

重要な理由

ケアプロセスの結果を把握するための情報です。

アクティビティ

追跡・改善するプロセスのステップ

システムに患者の受診記録を初めて作成し、診療エピソードを開始するイベントです。患者が受付窓口または救急部門に到着し、Epicで受付処理が行われた時点で記録されます。

重要な理由

患者の診療経過全体の起点となり、在院日数の計算に使われます。「トリアージの処理状況と待ち時間」ダッシュボードに必要なイベントです。

初回の看護評価またはトリアージ評価が完了した時点です。通常、トリアージのフローシートが登録されたとき、またはトリアージのステータスが「Complete」に変わったときに記録されます。

重要な理由

初期対応の効率を測る「トリアージの処理状況と待ち時間」ダッシュボードに欠かせないイベントです。ここでの遅れは、ケア経路全体に影響します。

患者の問題リストまたは診療エピソードの診断フィールドに、確定診断が入力された時点です。診断を特定するための検査段階の終了を示します。

重要な理由

「確定診断までの時間」重要業績評価指標(KPI)の算出に必要なイベントです。評価から対象を絞った治療への移行を示します。

入院診療エピソードが正式に終了した時点です。患者が在院者リストから退院扱いになったときに記録されます。

重要な理由

在院日数の計算における診療エピソードの正式な終了点です。「患者の経路バリアントの検出」に必要なイベントです。

よくある質問

よくある質問

プロセスマイニングでは、Epic EHRのログデータを使って、患者が施設内をどのように移動しているかを可視化します。従来のレポートでは見落とされがちなトリアージの遅れや病棟間の移送待ちなど、隠れたボトルネックを特定できます。問題の場所を推測するのではなく、データに基づいて実際のパターンを確認できます。

通常はClarityまたはCaboodleのレポート用データベースから、患者の診療エピソードに関連するイベントログを抽出します。抽出データには、一意の識別子、トリアージ開始や退院完了などのアクティビティの説明、各イベントのタイムスタンプを含める必要があります。多くのチームは、標準的なSQLクエリや既存のETLパイプラインを使って、安全にデータを取得しています。

はい。搬送、薬局の確認、医師の承認など、退院プロセスがどこで滞っているかを特定できます。こうした滞りを可視化することで、臨床部門の管理者は対象を絞った変更を行い、退院までの時間を短縮して病床の空きを増やせます。変更の影響をリアルタイムで監視し、改善が続いているかを確認することもできます。

いいえ。プロセスマイニングは既存の業務に介入せず、スタッフがEpic上にすでに記録しているデジタル上の履歴を分析します。医療従事者が患者ケアの記録方法を変えなくても、現在のプロセスを把握できます。分析結果をもとに、不要な手順や手作業の回避策を減らし、ワークフローを簡素化できます。

多くの医療機関では、最初のデータ抽出から4~6週間でプロセスマップを確認できます。この期間には、初期データのクリーニング、イベントと患者の診療経過の対応付け、臨床関係者による結果の検証が含まれます。基盤が整った後は、継続的な監視により日々の業務をすぐに把握できます。

プライバシーを最優先し、通常はデータを安全な環境から移す前に、患者の診療エピソードIDを匿名化します。プロセスの最適化に必要なイベントの順序を保ちながら、保護対象の医療情報を除外できます。これにより、分析に必要な情報を維持しつつ、HIPAAやその他の医療データ規制へのコンプライアンスを確保できます。

患者の診療経過全体を分析し、特定の治療経路と予定外の再入院との関連を見つけられます。たとえば、特定のフォローアップ予約が行われなかった患者や、退院計画が急いで進められた患者は、再入院しやすいことが分かる場合があります。こうした分析結果をもとにケアのプロトコルを標準化し、患者の治療結果の改善と再受診の減少を目指せます。

通常は、Epicのレポート構造に詳しいデータアナリストと、プロセスマップを解釈する臨床部門の責任者が必要です。技術面では、分析に最新の患者の診療エピソードが反映されるよう、ClarityまたはCaboodleからのデータパイプラインを管理します。多くの組織は、小規模なパイロットプロジェクトから始め、より複雑な部門へ段階的に広げています。

患者の診療プロセスを最適化し、サイクルタイムを短縮

診療上のボトルネックを特定し、サイクルタイムを30%短縮します。

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