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Mejore su gestión de crédito y cobros

Su guía de 6 pasos para optimizar el crédito y los cobros en Dynamics 365.
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Gestión de crédito y cobros
Microsoft Dynamics 365
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Optimice la gestión de crédito y cobros en Dynamics 365

Muchos procesos de gestión de crédito y cobros esconden ineficiencias que retrasan los pagos y aumentan los días de ventas pendientes de cobro. Nuestra plataforma le ayuda a localizar rápidamente estos cuellos de botella en sus operaciones. Así podrá agilizar todo el ciclo de crédito a cobro y mejorar significativamente su flujo de caja.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar Credit Management & Collections en Dynamics 365?

Una gestión eficaz del crédito y las cobranzas es fundamental para la salud financiera de cualquier organización. En Microsoft Dynamics 365, aunque el sistema ofrece herramientas sólidas, los procesos subyacentes aún pueden contener ineficiencias que afectan al flujo de efectivo y aumentan los días de ventas pendientes de cobro, o DSO. Los retrasos en los pagos, las estrategias de cobranza poco eficaces y la resolución prolongada de disputas afectan directamente al capital circulante y la rentabilidad. Sin una visión clara y basada en datos de la ejecución del proceso, identificar las causas raíz de estos problemas se convierte en una tarea compleja, a menudo manual y que consume mucho tiempo.

Imagine una factura que tarda demasiado en liquidarse, una carta de cobranza que se envía demasiado tarde o incluso demasiado pronto. Estas desviaciones aparentemente pequeñas, multiplicadas por miles de facturas, se acumulan y generan una pérdida financiera significativa, además de poder perjudicar las relaciones con los clientes. Comprender el recorrido completo de cada factura, desde la evaluación crediticia hasta el pago final o la baja contable, es esencial para una gestión financiera proactiva. Este análisis detallado le ayuda a prevenir la deuda incobrable, cumplir las políticas internas y las normativas externas y, en última instancia, mejorar sus resultados.

Cómo Process Mining mejora la eficiencia de crédito y cobranzas

Process Mining ofrece un enfoque innovador para comprender y mejorar sus procesos de Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365. Al analizar los registros de eventos de su sistema, reconstruye el flujo real de cada factura y muestra con precisión cómo se realiza el trabajo, no solo cómo debería realizarse. Obtendrá una visión objetiva y detallada de su ciclo de crédito a efectivo, con identificación automática de desviaciones del proceso, cuellos de botella y retrabajos. Por ejemplo, podrá determinar exactamente dónde se estancan las aprobaciones de pago, por qué ciertos clientes pagan tarde de forma recurrente o si las actividades de cobranza se ejecutan fuera de secuencia.

Esta perspectiva se centra en el recorrido integral de una factura, desde la evaluación crediticia inicial y la generación de la factura hasta el pago y las posteriores gestiones de cobranza. Permite a su equipo observar el impacto real de actividades como «Credit Limit Requested», «Invoice Generated», «Overdue Reminder Sent» y «Payment Received». Puede analizar la eficacia de la gestión de cobros, medir el tiempo real entre «Payment Due Date Passed» y «Collection Call Made» y comprender las distintas rutas que sigue una factura hasta llegar a «Invoice Settled» o «Invoice Written Off». Esta información basada en datos es muy valiosa para optimizar el proceso, ya que permite pasar de las suposiciones a una comprensión objetiva.

Principales áreas de mejora identificadas mediante Process Mining

La aplicación de Process Mining suele revelar varias áreas críticas de mejora en Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365:

  • Reducción del tiempo del ciclo de aprobación de crédito: Identifique retrasos en el proceso «Credit Limit Approved» y reduzca el tiempo entre la solicitud y la decisión para acelerar el procesamiento de pedidos de venta.
  • Optimización de las estrategias de cobranza: Analice la eficacia de los distintos niveles de gestión de cobros y actividades de cobranza, como «Overdue Reminder Sent» frente a «Collection Call Made», para determinar la secuencia y el momento más eficaces para segmentos de clientes concretos. Esto ayuda a reducir los días de atraso.
  • Agilización de la resolución de disputas: Identifique cuellos de botella en el ciclo de «Dispute Registered» a «Dispute Resolved», reduzca el tiempo que las facturas permanecen en disputa y acelere el pago.
  • Reducción de la intervención manual y el retrabajo: Descubra casos en los que las facturas se revisan repetidamente o se realizan ajustes manuales con frecuencia, lo que puede indicar oportunidades de automatización o estandarización del proceso.
  • Mejora del cumplimiento: Asegúrese de que todas las políticas de crédito y cobranza, como los plazos para enviar cartas de cobranza o iniciar procedimientos de baja contable, se sigan de forma coherente en toda la organización.

Resultados medibles de la optimización del proceso

Al aplicar Process Mining a sus procesos de Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365, puede obtener beneficios tangibles y medibles:

  • Aceleración del flujo de efectivo: Reduzca el tiempo total del ciclo de crédito a efectivo para acceder más rápidamente al capital circulante.
  • Reducción de los días de ventas pendientes de cobro (DSO): Optimice las estrategias de cobranza y mejore la puntualidad de los pagos, con un impacto directo en su métrica DSO.
  • Menor gasto por deuda incobrable: Identifique y gestione de forma proactiva las facturas y los clientes en riesgo para reducir la necesidad de «Invoice Written Off».
  • Mayor eficiencia operativa: Agilice las actividades, reduzca el trabajo manual y elimine pasos innecesarios para que su equipo pueda centrarse en tareas de mayor valor.
  • Mejores relaciones con los clientes: Garantice una comunicación coherente, justa y oportuna sobre el crédito y los pagos para fomentar la confianza y la fidelidad.

Cómo comenzar su recorrido de crédito y cobranzas

Tomar el control de sus procesos de Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365 no requiere amplios conocimientos técnicos. Nuestra solución le proporciona el marco necesario para conectar rápidamente sus datos de Dynamics 365, visualizar sus procesos reales e identificar información útil para actuar. Comience hoy mismo su camino hacia una mayor eficiencia, un flujo de efectivo más sólido y operaciones financieras más eficaces.

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Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Muchas organizaciones tienen dificultades con procesos de gestión de cobros que no generan pagos puntuales, lo que provoca un DSO persistentemente elevado. Sin visibilidad sobre las rutas reales que siguen las facturas por las distintas etapas de cobranza, los esfuerzos pueden dirigirse de forma incorrecta o llegar demasiado tarde, sin motivar al cliente a pagar. ProcessMind analiza sus datos de Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365 y traza el recorrido de cada factura. Revela qué pasos de gestión de cobros son eficaces, dónde se estancan las facturas e identifica patrones de comportamiento de pago, lo que le permite optimizar su estrategia de cobranza para mejorar el flujo de efectivo.

Un DSO elevado inmoviliza capital circulante esencial, limita las oportunidades de inversión y afecta a la salud financiera general. Las causas reales de los ciclos de pago prolongados suelen estar ocultas en variaciones complejas del proceso, lo que dificulta determinar dónde se producen retrasos de forma recurrente a lo largo del ciclo de vida de las facturas. ProcessMind ofrece una visión integral de su ciclo de crédito a efectivo en Microsoft Dynamics 365, desde la generación de la factura hasta la contabilización del pago. Al analizar cada paso, identifica con precisión cuellos de botella, como tiempos de aprobación prolongados o acciones de gestión de cobros retrasadas, para ayudarle a reducir el DSO y mejorar el flujo de efectivo.

Las disputas de facturas sin resolver pueden retrasar considerablemente los pagos, perjudicar las relaciones con los clientes y consumir recursos valiosos. Sin una visibilidad clara de todo el proceso de resolución de disputas, identificar las causas raíz de estos retrasos y exigir responsabilidades a las partes correspondientes se convierte en un desafío importante. ProcessMind traza el ciclo de vida completo de las facturas en disputa dentro de Credit Management & Collections, desde su registro hasta su resolución en Microsoft Dynamics 365. Destaca dónde se estancan las disputas, revela las rutas de resolución más habituales y ayuda a agilizar los Workflows para acelerar los tiempos de resolución y minimizar los retrasos en los pagos.

Los equipos de cobranzas suelen trabajar de forma reactiva, realizando llamadas y enviando recordatorios sin una estrategia clara basada en datos. Esto provoca un esfuerzo desperdiciado en casos de baja prioridad, oportunidades perdidas con clientes de alto valor y una asignación ineficiente de los valiosos recursos del equipo de cobranzas. Con datos de Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analiza las actividades de cada agente de cobranza y su impacto en la materialización de los pagos. Identifica pasos redundantes, optimiza las colas de trabajo y sugiere acciones específicas basadas en el historial de la factura y el segmento del cliente, para que su equipo pueda centrarse en las cobranzas de mayor impacto.

No cumplir las políticas internas o externas de gestión de cobros puede generar riesgos legales, reclamaciones de clientes y prácticas de cobro incoherentes. La supervisión manual hace prácticamente imposible garantizar de forma constante que cada factura siga la secuencia y los plazos correctos para los recordatorios de vencimiento y las acciones de cobro. ProcessMind audita automáticamente las secuencias reales de las actividades de gestión de cobros y las compara con sus reglas definidas en Credit Management & Collections de Microsoft Dynamics 365. Identifica al instante las desviaciones, como pasos omitidos o plazos incorrectos, para garantizar el cumplimiento de las políticas y reducir los riesgos de Cumplimiento.

Incluso después de que un cliente realiza un pago, las demoras al aplicarlo a la factura correcta pueden causar problemas importantes en las etapas posteriores, como informes de antigüedad incorrectos, esfuerzos de cobro innecesarios e insatisfacción del cliente. Estas demoras internas dificultan la elaboración de informes financieros precisos y la visibilidad del flujo de caja. ProcessMind rastrea el recorrido desde «Pago recibido» hasta «Pago contabilizado» en sus datos de Microsoft Dynamics 365 y muestra dónde se ralentizan los procesos de aplicación de pagos. Identifica los pasos o factores concretos que contribuyen a las demoras, lo que le permite agilizar las operaciones y mejorar la precisión de sus cuentas por cobrar.

Una gestión ineficaz de los límites de crédito puede exponer a la empresa a un riesgo excesivo de deudas incobrables o limitar innecesariamente las ventas al imponer límites demasiado restrictivos. El proceso de solicitud y aprobación de límites de crédito suele carecer de transparencia, lo que provoca decisiones incoherentes y respuestas tardías a las necesidades de los clientes. ProcessMind analiza de principio a fin el proceso de solicitud y aprobación de límites de crédito en Microsoft Dynamics 365. Identifica dónde se retrasan las aprobaciones, si los límites de crédito están alineados con el comportamiento de pago de los clientes y cómo optimizar la evaluación crediticia para equilibrar el riesgo y el crecimiento de las ventas.

Las cancelaciones frecuentes de facturas representan pérdidas financieras directas e indican problemas sistémicos en el ciclo de crédito a cobro. Para comprender por qué ciertas facturas se vuelven incobrables, es necesario analizar en profundidad todo su historial, desde la venta inicial hasta cada intento de cobro, con el fin de identificar oportunidades desaprovechadas o patrones recurrentes. ProcessMind traza el recorrido completo de las facturas que finalmente se cancelan utilizando sus datos de Microsoft Dynamics 365. Identifica antecedentes comunes, pone de relieve esfuerzos de cobro insuficientes y detecta segmentos de clientes o tipos de factura con mayor probabilidad de cancelación, lo que permite mitigar los riesgos de forma proactiva.

Aplicar la misma estrategia de cobro a todos los clientes suele provocar una asignación ineficiente de los recursos. Los distintos segmentos de clientes, definidos según su valor, historial de pagos o sector, requieren enfoques adaptados. Sin embargo, identificar las estrategias óptimas sin información detallada del proceso resulta difícil. Al correlacionar atributos de clientes como «Segmento de cliente» y «Condiciones de pago» con el comportamiento de pago real y las tasas de éxito del cobro en Microsoft Dynamics 365, ProcessMind le ayuda a perfeccionar sus estrategias de cobro. Así podrá aplicar enfoques específicos, prestar la atención y los recursos adecuados a los clientes de alto valor y optimizar la asignación de recursos.

Sin una visión completa de todo el proceso de Credit Management & Collections, desde la evaluación crediticia hasta el pago final, es imposible identificar todas las interdependencias y las ineficiencias ocultas. Esta perspectiva fragmentada dificulta la toma de decisiones estratégicas e impide optimizar el proceso de forma integral. ProcessMind construye un mapa visual e interactivo de todo su recorrido de crédito a cobro en Microsoft Dynamics 365. Le ofrece una visibilidad excepcional de la conexión entre cada actividad, los puntos de traspaso y la secuencia real de los eventos, para que comprenda el proceso completo e identifique áreas de mejora sistémica.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Reducir los DSO significa cobrar los pagos más rápido, lo que mejora directamente el flujo de caja y la salud financiera. Este objetivo aumenta significativamente la liquidez y reduce el capital circulante inmovilizado en las cuentas por cobrar, lo que permite aprovechar mejor las oportunidades de inversión. ProcessMind analiza todo el ciclo de crédito a cobro en Microsoft Dynamics 365 y señala las actividades o demoras concretas que prolongan los DSO. Identifica las causas raíz de los retrasos en los pagos, lo que permite a las organizaciones optimizar las estrategias de cobro, perfeccionar los procesos de gestión de cobros y medir el impacto de los cambios en la reducción de los DSO.

Resolver rápidamente las disputas de facturas evita retrasos en los pagos y mantiene relaciones sólidas con los clientes. Este objetivo garantiza que los problemas se aborden con rapidez, reduce la probabilidad de que las facturas se vuelvan incobrables y mejora la satisfacción general del cliente con el proceso de Credit Management & Collections. ProcessMind traza el recorrido de resolución de cada disputa de factura y muestra cuellos de botella, retrabajos y brechas de Cumplimiento en Microsoft Dynamics 365. Identifica las áreas donde falla la comunicación o los traspasos son lentos, para que los equipos implementen mejoras específicas que acorten el ciclo de resolución y minimicen el impacto en los ingresos.

Una estrategia eficaz de gestión de cobros garantiza pagos puntuales y reduce la necesidad de recurrir a acciones de cobro más costosas. Alcanzar este objetivo se traduce directamente en un mejor flujo de caja, menores costes operativos de cobro y un menor riesgo de deudas incobrables en Credit Management & Collections. ProcessMind ofrece información sobre cómo las cartas de cobro y las actividades de cobro influyen en el comportamiento de pago en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a analizar las distintas rutas de gestión de cobros, identificar qué estrategias logran mejores resultados para fomentar el pago y detectar dónde puede estar fallando el proceso o generando fricciones innecesarias con los clientes.

Una aplicación eficiente de los pagos garantiza que los pagos recibidos se asignen con precisión y rapidez a las facturas correspondientes, lo que mejora los informes financieros y la visibilidad de las cuentas de los clientes. Este objetivo reduce el trabajo manual, minimiza los errores y libera recursos en el departamento de Credit Management & Collections. ProcessMind visualiza el Workflow de aplicación de pagos de principio a fin en Microsoft Dynamics 365 y muestra demoras, retrabajos y puntos de intervención manual. Identifica las actividades concretas que generan cuellos de botella, lo que permite optimizar las reglas de conciliación, detectar oportunidades de automatización y acelerar la conciliación, con un impacto directo en los plazos de liquidación de facturas.

Cumplir las políticas de gestión de cobros es fundamental por motivos legales, normativos y de experiencia del cliente. Este objetivo minimiza los riesgos de Cumplimiento, garantiza un trato justo y coherente a los clientes y protege la reputación de la organización en sus actividades de Credit Management & Collections. ProcessMind compara automáticamente la ejecución real del proceso con las reglas de gestión de cobros definidas en Microsoft Dynamics 365. Señala los casos de incumplimiento, como niveles de cobro omitidos o plazos de comunicación incorrectos, para que los equipos identifiquen las causas raíz y apliquen medidas correctivas que mantengan el cumplimiento de las políticas.

Mejorar la productividad del equipo de cobros permite que sus integrantes se concentren en tareas de alto valor, lo que conduce a una recuperación de deudas más eficiente y a mejores relaciones con los clientes. Este objetivo influye directamente en las tasas de cobro, reduce los costes operativos y maximiza la eficacia del equipo de Credit Management & Collections. ProcessMind analiza los Workflows de los gestores de cobro en Microsoft Dynamics 365 e identifica pasos redundantes, traspasos innecesarios y variaciones respecto a las mejores prácticas. Ofrece información basada en datos sobre cómo emplean su tiempo los gestores de cobro, lo que permite estandarizar Workflows eficientes y orientar la formación para mejorar el rendimiento general del equipo.

Una asignación precisa de los límites de crédito reduce el riesgo financiero y favorece el crecimiento de las ventas al proporcionar a los clientes un crédito adecuado. Alcanzar este objetivo permite equilibrar la exposición al riesgo y la generación de ingresos, y garantiza una salud financiera sólida para Credit Management & Collections en la organización. ProcessMind analiza el rendimiento histórico de las facturas en relación con los límites de crédito asignados en Microsoft Dynamics 365. Identifica dónde los límites pueden ser demasiado altos y generar deudas incobrables, o demasiado bajos y frenar las ventas. Le ayuda a perfeccionar la evaluación crediticia al mostrar el impacto real de las distintas decisiones de crédito en el comportamiento de pago y el riesgo.

Reducir las cancelaciones de facturas mejora directamente la rentabilidad y la estabilidad financiera al convertir más cuentas por cobrar en efectivo. Este objetivo refleja estrategias más eficaces de Credit Management & Collections y una cartera de cuentas por cobrar más saludable. ProcessMind rastrea todo el ciclo de vida de las facturas canceladas en Microsoft Dynamics 365 e identifica los momentos críticos en los que una intervención temprana podría haber evitado la cancelación. Revela patrones comunes, como pasos de gestión de cobros omitidos o acciones de cobro retrasadas, lo que permite realizar ajustes proactivos para proteger los ingresos.

Una mejor segmentación de clientes permite adaptar las estrategias de cobro, mejorar su eficacia y preservar las relaciones con los clientes. Este objetivo optimiza la asignación de recursos al concentrar los esfuerzos donde generan mayor impacto, lo que conduce a tasas de recuperación más altas y clientes más satisfechos en Credit Management & Collections. ProcessMind analiza el comportamiento de los clientes y sus patrones de pago en distintos segmentos de Microsoft Dynamics 365, y los correlaciona con los resultados del cobro. Le ayuda a identificar qué segmentos responden mejor a determinados enfoques de gestión de cobros o tácticas de cobro, para perfeccionar los modelos de segmentación y lograr la máxima eficiencia y una interacción personalizada.

Contar con una visibilidad completa de todo el proceso de crédito a cobro es fundamental para identificar ineficiencias ocultas y oportunidades de mejora. Este objetivo proporciona una comprensión integral de cómo fluye el valor por la organización y facilita la toma de decisiones estratégicas en Credit Management & Collections. ProcessMind reconstruye el flujo real del proceso a partir de diversas fuentes de datos de Microsoft Dynamics 365 y presenta un mapa objetivo, basado en datos, de cada paso que sigue una factura. Esta visión completa permite a las partes interesadas localizar cuellos de botella, desviaciones y problemas de Cumplimiento concretos que afectan a todo el ciclo de crédito a cobro.

La ruta de mejora de 6 pasos para Credit Management & Collections

1

Descargue el Template
2

Exporte sus datos
3

Cargue su conjunto de datos
4

Analice su proceso
5

Implemente mejoras
6

Supervise su proceso
1

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Qué hacer

Acceda al Template especializado de Excel diseñado para los datos de Credit Management & Collections en Microsoft Dynamics 365, con el fin de garantizar la coherencia y la estructura de los datos.

Ver la guía del Template de datos Descargar Template
Por qué es importante

Un Template estandarizado agiliza la preparación de datos y facilita la integración de sus registros financieros para realizar un análisis preciso del proceso.

Resultado esperado

Un Template de Excel estructurado, listo para completar con los datos de su proceso de gestión de crédito y cobros.

LO QUE OBTENDRÁ

Acelere el flujo de caja: descubra información oculta en su gestión de crédito y cobros

ProcessMind revela cómo se ejecuta realmente su proceso de crédito y cobros. Visualice cada paso para localizar ineficiencias y oportunidades de optimización.
  • Visualice el flujo real de crédito a cobro
  • Identifique al instante los cuellos de botella en los cobros
  • Optimice las variantes de proceso de D365
  • Acelere el flujo de caja y reduzca el DSO
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Lo que consiguen las organizaciones con Process Mining en Credit Management & Collections

Estos resultados ilustran las mejoras habituales que consiguen las organizaciones al aplicar Process Mining a sus operaciones de Credit Management & Collections, utilizando información obtenida de los datos de Microsoft Dynamics 365 identificados mediante el número de factura.

0 %
DSO reducido

Reducción media del tiempo de pago

Reduzca el número medio de días que tardan en pagarse las facturas, mejore el flujo de caja y optimice el capital circulante. Esto influye directamente en la salud financiera.
0 %
Resolución acelerada de disputas

Reducción media del tiempo de gestión de disputas

Acorte el tiempo necesario para resolver las disputas de facturas, consiga pagos más rápidos y aumente la satisfacción de los clientes. Esto mejora la eficiencia operativa.
0 %
Estrategia de gestión de cobros mejorada

Aumento de las tasas de cobro exitoso

Optimice los procesos de gestión de cobros para lograr un mayor porcentaje de pagos exitosos después de iniciar los procedimientos de cobro. Esto aumenta directamente la recuperación y reduce las deudas incobrables.
0 %
Mayor Cumplimiento de las políticas

Cumplimiento de las directrices de gestión de cobros

Garantice que un mayor porcentaje de las facturas vencidas siga los pasos y plazos definidos en la política de gestión de cobros, reduzca los riesgos y mejore la coherencia. Esto refuerza la gobernanza.
0 %
Menos cancelaciones

Disminución de las facturas incobrables

Reduzca la proporción de facturas que finalmente se cancelan por incobrables, mejore directamente el resultado final y aumente la rentabilidad.
0 %
Aplicación de pagos más rápida

Reducción del retraso en la contabilización de pagos

Acelere la contabilización de los pagos recibidos en el sistema, mejore la visibilidad del efectivo y reduzca el trabajo manual. Esto aumenta la eficiencia operativa.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y los objetivos específicos de cada organización. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en implementaciones exitosas de Credit Management & Collections.

Datos recomendados

Comience cargando los atributos y las actividades principales y, después, añada más datos para profundizar en su análisis.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

El identificador único de cada factura de cliente, que sirve como identificador principal del caso para el proceso de gestión de crédito.

Por qué es importante

Este es el Case ID esencial que conecta todos los eventos del proceso y permite reconstruir y analizar todo el ciclo de vida de factura a efectivo.

El nombre del evento o la tarea específicos que tuvieron lugar en un momento del ciclo de vida de la factura.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el ciclo de vida de la factura.

La marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad o un evento específico.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, descubrir el mapa de procesos y calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

El nombre de la persona gestora de cobro o del miembro del equipo responsable de gestionar la factura vencida.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del equipo de cobro, ayuda a equilibrar las cargas de trabajo e identifica buenas prácticas al comparar la eficacia de las personas gestoras de cobro.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero, priorizar las facturas de importe elevado y comprender cómo afecta el valor de la factura al comportamiento del proceso.

El nombre legal del cliente al que se emitió la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso por cliente, identificar patrones y gestionar las relaciones con cuentas clave o problemáticas.

Una clasificación del cliente, por ejemplo, según su tamaño, sector o importancia estratégica.

Por qué es importante

Permite realizar análisis agregados por grupos de clientes para identificar tendencias estratégicas y adaptar las estrategias de cobro a cada segmento.

La fecha límite contractual para el pago de la factura.

Por qué es importante

Esta fecha sirve como referencia para medir la puntualidad de los pagos y desencadena todas las actividades relacionadas con vencimientos y cobros.

Indica la etapa o el nivel de gravedad actual del proceso de reclamación de cobro de una factura vencida.

Por qué es importante

Es fundamental para medir la eficacia de la estrategia de reclamación y comprender en qué etapa es más probable que paguen los clientes.

El estado actual de la factura en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Ofrece una forma rápida y sencilla de filtrar y analizar las facturas según su estado actual, por ejemplo, para centrarse en todos los casos abiertos o en disputa.

El número de días que han transcurrido desde la fecha de vencimiento del pago de una factura.

Por qué es importante

Es una métrica operativa fundamental que se utiliza para priorizar los esfuerzos de cobro y medir la gravedad de los retrasos en los pagos.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Indica la creación de un registro de factura de venta en el sistema, antes de su contabilización oficial. Esta actividad suele ser un evento explícito que se registra cuando una persona usuaria finaliza un pedido de venta y genera el documento de factura correspondiente.

Por qué es importante

Este es el evento inicial principal del ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este momento hasta el pago es fundamental para medir los DSO.

Representa el registro oficial de la factura en el libro mayor, que la convierte en una cuenta por cobrar formal. Este evento suele coincidir con el envío de la factura al cliente y se registra cuando finaliza la rutina de contabilización en Dynamics 365.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que inicia oficialmente el cómputo de los plazos de pago y la antigüedad. Las demoras entre la generación y la contabilización pueden ocultar ineficiencias en el proceso de facturación.

Es un evento calculado que ocurre cuando la fecha actual supera la fecha de vencimiento de la factura. Esta actividad no corresponde a una acción directa de una persona usuaria, sino que se obtiene al comparar la fecha del sistema con el campo de fecha de vencimiento de la factura.

Por qué es importante

Este evento activa todas las actividades de cobro. Permite analizar el volumen de facturas vencidas y la puntualidad de las acciones de gestión de cobros, y respalda KPI como el cumplimiento de la política de gestión de cobros.

Indica que se ha creado una carta formal de gestión de cobros para la factura vencida. Se registra cuando se ejecuta el proceso periódico de gestión de cobros en Dynamics 365, que genera registros de cartas para las facturas correspondientes.

Por qué es importante

Registra el inicio y la frecuencia de las acciones formales de cobro. Es esencial para medir la eficacia de la gestión de cobros y el cumplimiento de las políticas internas de cobro.

Indica que el cliente ha disputado formalmente la factura y que su estado se ha actualizado en consecuencia. Normalmente se captura cuando una persona usuaria cambia el estado de la factura a «Disputed» en el módulo de gestión de cobros.

Por qué es importante

Este es el punto de partida del proceso de resolución de disputas. Su seguimiento ayuda a medir la frecuencia de las disputas y el tiempo necesario para resolverlas, lo que influye en la satisfacción del cliente y el flujo de caja.

Indica que se ha recibido un pago de un cliente y se ha registrado en el sistema, normalmente mediante un diario de pagos. Este evento precede al registro final y la aplicación del efectivo a la factura específica.

Por qué es importante

Este es un hito crucial para calcular el DSO y comprender el flujo de efectivo. El intervalo entre este evento y Payment Posted revela cuellos de botella en el proceso de aplicación de efectivo.

Representa el registro oficial del pago del cliente en el libro mayor y su aplicación para liquidar una factura. Se captura a partir de la fecha de registro del diario de pagos del cliente.

Por qué es importante

Finaliza la parte de pagos del proceso. El tiempo entre la recepción y el registro del pago, es decir, el retraso en la aplicación de efectivo, es una métrica clave de eficiencia para el departamento financiero.

La factura se ha pagado por completo y su saldo es cero, lo que marca la finalización satisfactoria del proceso. Este estado se infiere cuando la suma de los pagos aplicados equivale al importe total de la factura.

Por qué es importante

Este es el principal punto final satisfactorio del proceso de crédito a efectivo. Analizar las rutas que conducen hasta aquí permite identificar buenas prácticas y variantes eficientes del proceso.

La factura se considera incobrable y se da de baja formalmente como deuda incobrable. Se trata de una acción explícita realizada por una persona usuaria autorizada, que elimina la cuenta por cobrar y registra la pérdida.

Por qué es importante

Este es el principal punto final no satisfactorio del proceso. Hacer un seguimiento de las bajas es fundamental para comprender el riesgo de crédito, los fallos de cobro y las pérdidas financieras.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining proporciona una visión clara y basada en datos del flujo real de su proceso de gestión de crédito y cobros en Dynamics 365. Identifica cuellos de botella, ineficiencias e incumplimientos para ayudarle a optimizar los Workflows. Esto reduce los días de ventas pendientes de cobro y mejora la eficacia de las estrategias de recaudación.

Para comenzar, normalmente necesita registros de eventos de Dynamics 365 que incluyan un identificador del caso, como el número de factura, el nombre de una actividad para cada paso y una marca de tiempo que indique cuándo ocurrió cada actividad. Los ID de usuario y otros atributos, como el segmento de cliente o el nivel de cobro, también pueden ser valiosos para un análisis más profundo. Estos datos permiten reconstruir y analizar el recorrido completo del proceso.

Puede esperar mejoras tangibles, como una reducción significativa de los días de ventas pendientes de cobro, una resolución más rápida de las disputas de facturas y un mayor cumplimiento de las políticas de cobro. La información inicial suele obtenerse en unas semanas desde la extracción de datos y la configuración del análisis. Los proyectos de optimización completos suelen mostrar resultados medibles en un plazo de tres a seis meses.

Process Mining localiza las etapas exactas y las razones de los retrasos en su ciclo de cobros, que afectan directamente a los días de ventas pendientes de cobro. Revela cuellos de botella en la resolución de disputas, identifica pasos de cobro ineficientes y descubre oportunidades para agilizar la aplicación de pagos. Al visualizar estas ineficiencias, puede implementar mejoras específicas para acelerar el flujo de caja.

Al visualizar cada paso, Process Mining identifica las desviaciones respecto a las políticas de cobro definidas y señala los casos en los que se omitieron acciones o se aplicaron incorrectamente. Proporciona evidencia objetiva de las brechas de cumplimiento y permite aplicar medidas correctivas y formación. Así se garantiza un mayor cumplimiento de las políticas establecidas y se reduce el riesgo de incumplimiento.

Aunque la configuración inicial implica extraer datos y crear un modelo, las herramientas modernas de Process Mining están diseñadas para simplificar esta complejidad. Colaborar con personas expertas puede agilizar el proceso y permitirle pasar rápidamente de la preparación de datos a un análisis útil. Los beneficios de comprender y optimizar sus procesos compensan con creces el esfuerzo inicial de implementación.

La implementación de Process Mining suele beneficiarse de conocimientos de ingeniería de datos para la extracción y transformación, así como de análisis de procesos para interpretar los resultados. La mayoría de las organizaciones utiliza una plataforma de Process Mining específica que automatiza gran parte de la visualización y el descubrimiento. Aunque los conocimientos técnicos son útiles, el objetivo es que la información sea accesible para las personas usuarias de negocio.

Sí. Process Mining muestra la ejecución real de los cobros frente a las políticas definidas y señala dónde las estrategias se desvían o no se activan según lo previsto. Le ayuda a comprender qué rutas de cobro son más eficaces y dónde las personas del equipo podrían estar omitiendo pasos o aplicándolos incorrectamente. Esto permite realizar ajustes específicos para mejorar la eficacia de la estrategia y el cumplimiento en Dynamics 365.

El plazo de la extracción inicial de datos depende del volumen y la complejidad de sus datos, así como del acceso disponible a la API de su instancia de Dynamics 365. En conjuntos de datos grandes, puede oscilar entre unos días y un par de semanas. Una vez establecida la conexión inicial, pueden configurarse conectores automatizados para proporcionar flujos continuos de datos y garantizar un análisis permanente con un esfuerzo manual mínimo.

Las plataformas de Process Mining suelen conectarse a Dynamics 365 mediante API estándar o exportaciones de datos seguras para extraer los registros de eventos necesarios. Aunque no es un módulo integrado directamente en D365, aprovecha sus datos de Dynamics para realizar análisis independientes y de gran profundidad. Este enfoque minimiza el impacto en su sistema operativo y, al mismo tiempo, proporciona información detallada sobre sus procesos.

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