> Cải tiến quy trình liên tục > Từ tuyển dụng đến nghỉ việc, vòng đời nhân viên > SAP SuccessFactors Onboarding

Cải thiện quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trên SAP SuccessFactors với hướng dẫn 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Cải thiện quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Từ tuyển dụng đến nghỉ việc, vòng đời nhân viên

SAP SuccessFactors

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Cải thiện quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding

Quy trình từ tuyển dụng đến khi nhân viên nghỉ việc thường tiềm ẩn những điểm chưa hiệu quả. Nền tảng giúp bạn phát hiện điểm nghẽn, xác định chậm trễ và giảm rủi ro về tuân thủ trong suốt vòng đời nhân viên. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hơn và giúp quy trình vận hành trơn tru từ đầu đến cuối.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên cải thiện vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc bao gồm toàn bộ hành trình của một nhân viên trong tổ chức, từ tuyển dụng và tiếp nhận ban đầu đến khi rời đi. Đây là quy trình thiết yếu đối với thành công của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, khả năng giữ chân nhân tài và chi phí vận hành. Tuy nhiên, quy trình này vốn phức tạp, có nhiều bên liên quan, hệ thống riêng biệt và hoạt động nối tiếp nhau, nên thường phát sinh điểm nghẽn và những khâu kém hiệu quả khó nhận ra. Tuyển dụng chậm làm giảm năng suất, tiếp nhận nhân viên mới kéo dài có thể khiến họ ít gắn bó hơn, còn quy trình nghỉ việc thiếu hiệu quả có thể gây rủi ro tuân thủ và ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng.

Cải thiện vòng đời nhân viên không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự, mà còn là ưu tiên chiến lược. Khâu kém hiệu quả có thể khiến các tác vụ nhân sự quan trọng mất nhiều thời gian hơn, tăng khối lượng công việc hành chính và làm giảm chất lượng trải nghiệm nhân viên. Nếu không hiểu rõ luồng quy trình thực tế dựa trên dữ liệu, tổ chức sẽ khó tìm ra nguyên nhân gốc rễ và khó cải tiến quy trình hiệu quả. Vì vậy, cần có cách tiếp cận tập trung để hiểu cách cải thiện vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc.

Process mining giúp làm rõ hành trình nhân viên

Process mining cung cấp góc nhìn khách quan để phân tích vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Công nghệ này chuyển dữ liệu sự kiện thô từ các hệ thống như SAP SuccessFactors Onboarding thành thông tin hữu ích. Thay vì dựa vào giả định hay lời kể, process mining dựng lại các luồng thực tế mà nhân viên trải qua trong tổ chức, cho thấy từng bước, quyết định và khoảng chậm trễ. Công nghệ này giúp bạn nhìn rõ quy trình nhân sự đang diễn ra, bao gồm mọi biến thể và điểm khác với quy trình mong muốn.

Dựa trên dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, process mining trực quan hóa toàn bộ hành trình nhân viên, từ "Tạo yêu cầu tuyển dụng" đến "Hoàn tất các công việc khi nhân viên nghỉ việc". Bản đồ quy trình nhanh chóng cho thấy điểm nghẽn, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch chậm bất thường hoặc các bước phê duyệt thăng chức kéo dài. Công nghệ này đo chính xác các chỉ số hiệu suất chính, như thời gian trung bình để tiếp nhận nhân viên mới hoặc độ dài chu kỳ đánh giá hiệu suất, cung cấp dữ liệu cụ thể để rút ngắn thời gian xử lý quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Nhờ đó, bạn có thể vượt qua các biểu hiện bề mặt và xử lý nguyên nhân gốc rễ khiến quy trình kém hiệu quả.

Các lĩnh vực cần cải tiến quy trình

Khi áp dụng process mining vào vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc, tổ chức thường tìm ra một số lĩnh vực quan trọng cần cải thiện:

Hiệu quả tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới: Tìm các khâu chậm trễ trong việc tìm ứng viên, gửi đề nghị tuyển dụng, kiểm tra lý lịch và thiết lập tiền lương. Cải thiện trải nghiệm nhân viên mới trong SAP SuccessFactors Onboarding bằng cách tinh gọn công việc và giảm bàn giao thủ công, giúp nhân viên mới nhanh chóng làm việc hiệu quả.
Lộ trình và phát triển nghề nghiệp: Phân tích hiệu quả của quy trình giao khóa đào tạo, tính nhất quán của các chu kỳ đánh giá hiệu suất và tốc độ phê duyệt thăng chức hoặc thay đổi vị trí. Tìm các vấn đề mang tính hệ thống có thể cản trở sự phát triển và hài lòng của nhân viên.
Tuân thủ trong quản lý hiệu suất: Bảo đảm các buổi đánh giá hiệu suất diễn ra thường xuyên, đúng lịch và phản hồi được đưa ra kịp thời, theo đúng chính sách nội bộ và quy định bên ngoài.
Quy trình nghỉ việc và tuân thủ: Xem xét toàn bộ quy trình chấm dứt hợp đồng và nghỉ việc để tìm các bước có thể dẫn đến không tuân thủ, chẳng hạn như bỏ sót phỏng vấn nghỉ việc hoặc chưa thu hồi đầy đủ tài sản. Tinh gọn công việc để nhân viên rời đi suôn sẻ, đúng quy định và được tôn trọng.

Tập trung vào những lĩnh vực cụ thể này giúp tổ chức cải tiến đáng kể quy trình trong toàn bộ vòng đời nhân viên.

Kết quả có thể đạt được khi cải tiến quy trình

Áp dụng process mining cho vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding mang lại những lợi ích cụ thể, có thể đo lường:

Rút ngắn thời gian xử lý: Giảm đáng kể thời gian thực hiện các quy trình nhân sự, từ tuyển dụng đến tiếp nhận nhân viên mới và nghỉ việc. Nhân viên mới nhanh chóng làm việc hiệu quả hơn, còn các giai đoạn chuyển tiếp được xử lý gọn hơn.
Tiết kiệm chi phí: Giảm khối lượng công việc hành chính bằng cách loại bỏ bước thừa và giảm công sức thủ công. Trải nghiệm nhân viên tốt hơn cũng giúp giữ chân nhân tài, giảm chi phí tuyển dụng do nhân viên nghỉ việc thường xuyên.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Hành trình nhân viên rõ ràng, liền mạch từ đầu đến cuối giúp tăng mức độ hài lòng và gắn bó, đồng thời xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng tích cực.
Tăng cường tuân thủ và giảm rủi ro: Bảo đảm các quy trình nhân sự, nhất là những quy trình liên quan đến tiếp nhận nhân viên mới, hiệu suất và nghỉ việc, luôn tuân thủ yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ, qua đó giảm rủi ro pháp lý và tài chính.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Cung cấp cho lãnh đạo nhân sự dữ liệu khách quan để đưa ra quyết định sáng suốt về thiết kế lại quy trình, đầu tư công nghệ và phân bổ tài nguyên, từ đó liên tục cải tiến quy trình.

Bắt đầu cải thiện quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Hiểu rõ vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc là bước đầu tiên để xây dựng tổ chức hiệu quả hơn, tuân thủ tốt hơn và lấy nhân viên làm trọng tâm. Khi dùng process mining với dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, bạn sẽ thấy rõ hơn cách hoạt động nhân sự diễn ra. Tìm hiểu cách bắt đầu cải thiện hiệu quả nhân sự và nâng cao trải nghiệm nhân viên ngay hôm nay.

Từ tuyển dụng đến nghỉ việc, vòng đời nhân viên Cải tiến quy trình nhân sự Thu hút nhân tài Hiệu quả tiếp nhận nhân viên mới Tuân thủ quy trình nghỉ việc Trải nghiệm nhân viên Vận hành nhân sự Quản lý nhân tài Phân tích nhân sự H2R Quản trị nguồn nhân lực HCM Hành trình nhân viên

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Nhân viên mới thường mất nhiều thời gian để hòa nhập vì công việc bị phân tán giữa nhiều hệ thống và phòng ban. Điều này làm giảm năng suất và khiến trải nghiệm ban đầu không tốt, đồng thời kéo dài thời gian để nhân viên tạo ra giá trị trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding để xác định chính xác điểm nghẽn trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới và tìm ra hoạt động hoặc phòng ban gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể tinh gọn quy trình để nhân viên nhanh chóng làm việc hiệu quả.

Không hoàn tất các bước kiểm tra bắt buộc hoặc thu thập đủ giấy tờ cần thiết ở các giai đoạn khác nhau, từ kiểm tra lý lịch đến công việc khi nhân viên nghỉ việc, có thể khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý và quy định. Đây là vấn đề quan trọng trong toàn bộ vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind dùng dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding để phát hiện các trường hợp đi chệch quy trình tuân thủ tiêu chuẩn. Công cụ cho thấy những trường hợp bỏ qua hoặc trì hoãn bước bắt buộc, giúp bạn chủ động giảm thiểu rủi ro.

Quy trình tuyển dụng kéo dài từ lúc tạo yêu cầu đến khi ứng viên chấp nhận đề nghị có thể khiến ứng viên giỏi nhận việc ở nơi khác, làm tăng chi phí tuyển dụng và khiến các vị trí quan trọng bị bỏ trống. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giai đoạn thu hút nhân tài trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ hành trình tuyển dụng từ dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, giúp tìm ra các giai đoạn cụ thể kéo dài thời gian tuyển dụng, chẳng hạn như lên lịch phỏng vấn hoặc kiểm tra lý lịch. Nhờ đó, bạn có thể tập trung xử lý đúng khâu để đẩy nhanh việc tuyển người.

Nhân viên mới thường chậm được giao khóa đào tạo cần thiết hoặc phải hoàn thành khóa học không thiết yếu. Điều này ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả và khiến họ chậm đóng góp đầy đủ cho tổ chức. Đây là vấn đề thường gặp sau khi tiếp nhận nhân viên mới trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind lập bản đồ quy trình giao và hoàn thành khóa đào tạo từ dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, cho thấy các trường hợp đào tạo bị chậm, giao nhầm hoặc không hoàn tất theo chính sách. Nhờ đó, nhân viên được học đúng nội dung vào đúng thời điểm.

Các tác vụ nhân sự quan trọng như thay đổi vị trí, thăng chức hoặc ký duyệt đánh giá hiệu suất thường bị đình trệ do quản lý phê duyệt chậm. Điều này gây bức xúc, ảnh hưởng đến mức độ gắn bó và cơ hội phát triển của nhân viên. Những điểm nghẽn này làm chậm toàn bộ vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind dùng dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding để xác định quản lý hoặc phòng ban thường xuyên làm chậm việc phê duyệt. Từ đó, tổ chức có thể tập trung đào tạo hoặc thiết kế lại quy trình để gỡ vướng các hoạt động quan trọng.

Nếu đánh giá hiệu suất không diễn ra đều đặn hoặc đúng lịch, nhân viên có thể bỏ lỡ cơ hội phát triển, không nhận được phản hồi rõ ràng và gặp bất bình đẳng trong lộ trình nghề nghiệp. Đây là thách thức đáng kể trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích hoạt động đánh giá hiệu suất trong dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, cho thấy phòng ban hoặc vị trí nào thường xuyên bị trễ, bỏ qua đánh giá hoặc không tuân theo tần suất đã quy định. Nhờ đó, mọi nhân viên đều có thể nhận phản hồi công bằng và kịp thời.

Để giữ chân nhân viên, cần hiểu lý do họ nghỉ việc và thời điểm cụ thể trong vòng đời làm việc. Tỷ lệ nghỉ việc cao, nhất là ở một số phòng ban hoặc vị trí, gây tổn thất đáng kể về chi phí và kiến thức trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind có thể tìm ra những lộ trình phổ biến trước khi nhân viên rời đi bằng cách đối chiếu với các hoạt động hoặc sự kiện trong dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding. Nhờ đó, bạn có thể xác định nguyên nhân nghỉ việc liên quan đến quy trình và đưa ra biện pháp phù hợp để cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

Thiết lập tiền lương sai hoặc chậm cho nhân viên mới gây bất mãn, tăng khối lượng công việc hành chính và có thể dẫn đến vấn đề tuân thủ, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm ban đầu của nhân viên. Những lỗi này thường bắt nguồn từ thiếu sót trong quy trình ở giai đoạn đầu của vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind trực quan hóa quy trình thiết lập tiền lương từ dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, giúp tìm ra khâu bàn giao thất bại hoặc dữ liệu không khớp để bảo đảm nhân viên được trả lương chính xác, đúng hạn.

Quy trình nghỉ việc thiếu tổ chức hoặc chưa hoàn tất có thể tạo lỗ hổng bảo mật, vi phạm quy định và để lại ấn tượng xấu với nhân viên sắp rời đi, ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng. Đây là giai đoạn cuối quan trọng trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind lập bản đồ toàn bộ hành trình nghỉ việc từ dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, cho thấy các bước thường bị bỏ sót hoặc chậm trễ, chẳng hạn như thu hồi tài sản hoặc thu hồi quyền truy cập hệ thống. Nhờ đó, tổ chức có thể bảo đảm nhân viên rời đi suôn sẻ và đúng quy định.

Chậm xử lý điều chuyển nội bộ, thăng chức hoặc thay đổi vị trí có thể khiến nhân viên giảm gắn bó, bỏ lỡ cơ hội phát triển nhân tài và làm tăng chi phí tuyển dụng bên ngoài. Những khâu kém hiệu quả này cản trở lộ trình nghề nghiệp trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích quy trình thay đổi vị trí và thăng chức dựa trên dữ liệu SAP SuccessFactors Onboarding, giúp tìm điểm nghẽn trong phê duyệt, phân công lại hoặc đào tạo liên quan. Nhờ đó, tổ chức có thể đẩy nhanh việc luân chuyển nhân tài nội bộ và cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

Quy trình thường có những bước không cần thiết hoặc công việc bị lặp lại, chẳng hạn như nhập dữ liệu nhiều lần hoặc nhiều cấp cùng phê duyệt một việc. Điều này gây lãng phí thời gian và tăng chi phí vận hành trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện SAP SuccessFactors Onboarding để phát hiện các lần làm lại và bước thừa khó nhận ra. Công cụ cho thấy những khâu có thể tinh gọn để tăng hiệu quả đáng kể, giúp bộ phận nhân sự dành tài nguyên cho công việc chiến lược hơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Rút ngắn thời gian để nhân viên mới làm việc hiệu quả là điều quan trọng để tăng giá trị họ mang lại và cải thiện trải nghiệm ban đầu. Quy trình tiếp nhận kéo dài có thể gây bức xúc, giảm mức độ gắn bó và khiến nhân viên chậm đóng góp cho tổ chức. Mục tiêu này tập trung tinh gọn các giai đoạn đầu của vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện từ SAP SuccessFactors Onboarding để xác định chính xác các khâu chậm trễ, hoạt động và bước phê duyệt kéo dài thời gian tiếp nhận. Bằng cách trực quan hóa các biến thể quy trình, ProcessMind giúp tổ chức chuẩn hóa những lộ trình hiệu quả, giảm thời gian tiếp nhận trung bình đến 25% và giúp nhân viên mới cảm thấy được trân trọng, hòa nhập nhanh hơn.

Duy trì tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhân sự trong suốt hành trình của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ việc, là yêu cầu bắt buộc để giảm rủi ro pháp lý và uy tín. Thiếu sót trong tuân thủ, nhất là ở các khâu như kiểm tra lý lịch, đào tạo bắt buộc hoặc quy trình nghỉ việc trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc, có thể dẫn đến khoản phạt lớn và gián đoạn vận hành. ProcessMind phát hiện cách quy trình thực tế diễn ra trong SAP SuccessFactors Onboarding và chỉ ra mọi điểm khác với quy trình tuân thủ bắt buộc. Công cụ cung cấp góc nhìn cập nhật về mức độ tuân thủ quy định, giúp bạn kịp thời khắc phục và bảo đảm mọi sự kiện trong vòng đời nhân viên, từ chấp nhận đề nghị tuyển dụng đến hoàn tất các công việc khi nghỉ việc, đều đáp ứng yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ.

Thời gian tuyển dụng kéo dài ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút nhân tài giỏi, khiến ứng viên nhận việc ở nơi khác và làm tăng chi phí vận hành do vị trí bị bỏ trống. Cải thiện giai đoạn đầu quan trọng này trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh và nhanh chóng tìm đúng người cho các vị trí chủ chốt. ProcessMind phân tích toàn bộ quy trình tuyển dụng trong SAP SuccessFactors Onboarding, từ lúc tạo yêu cầu đến khi ứng viên chấp nhận đề nghị, để tìm điểm nghẽn và khâu bàn giao kém hiệu quả làm kéo dài thời gian tuyển dụng. Dữ liệu cho thấy chính xác nơi xảy ra chậm trễ, giúp tổ chức thiết kế lại quy trình để rút ngắn thời gian tuyển dụng đến 30%, cải thiện trải nghiệm ứng viên và giảm chi phí tuyển dụng.

Giao khóa đào tạo phù hợp, đúng lúc là điều cần thiết để nhân viên sẵn sàng làm việc, đạt hiệu suất và tuân thủ yêu cầu, nhất là nhân viên mới hoặc người chuyển sang vị trí khác trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Giao khóa đào tạo thiếu sót hoặc chậm trễ có thể làm giảm năng suất, tạo khoảng trống kỹ năng và ảnh hưởng đến hiệu quả chung của tổ chức. ProcessMind lập bản đồ luồng thực tế của các hoạt động giao khóa đào tạo trong SAP SuccessFactors Onboarding, cho thấy quy trình đi chệch lộ trình mong muốn ở đâu hoặc bị chậm giữa lúc tuyển dụng và bắt đầu đào tạo. Công cụ giúp tìm ra điểm chung ở những nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ, để bộ phận nhân sự chủ động tinh gọn quy trình và bảo đảm nhân viên có kỹ năng cần thiết mà không phải chờ đợi.

Quy trình phê duyệt kém hiệu quả của quản lý có thể tạo điểm nghẽn đáng kể trong nhiều hoạt động nhân sự thuộc vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc, từ yêu cầu nghỉ phép và báo cáo chi phí đến thăng chức và thay đổi vị trí. Chậm trễ khiến nhân viên bức xúc, làm chậm các hoạt động quan trọng và tạo tồn đọng cho đội ngũ nhân sự. ProcessMind trực quan hóa các bước phê duyệt phức tạp trong SAP SuccessFactors Onboarding và các hệ thống tích hợp khác, đồng thời chỉ ra quản lý hoặc phòng ban thường xuyên gây chậm trễ. Khi xác định được các điểm tắc nghẽn trên lộ trình xử lý, tổ chức có thể thiết kế lại luồng phê duyệt, triển khai tự động hóa và rút ngắn tổng thời gian phê duyệt, qua đó nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.

Đánh giá hiệu suất đều đặn và đúng hạn là nền tảng cho sự phát triển, gắn bó của nhân viên và công tác hoạch định kế nhiệm trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Chu kỳ đánh giá không đều hoặc bị bỏ lỡ có thể khiến nhân viên thiếu phản hồi rõ ràng, bỏ lỡ cơ hội phát triển và khiến tổ chức khó đánh giá chính xác đóng góp của họ, ảnh hưởng đến chiến lược quản lý nhân tài. ProcessMind phân tích dữ liệu lịch sử về hoạt động đánh giá hiệu suất trong SAP SuccessFactors Onboarding, tìm ra các trường hợp không nhất quán hoặc không tuân thủ lịch đánh giá đã đặt ra. Bằng cách cho thấy rõ tần suất đánh giá và mức độ tuân thủ lịch, ProcessMind giúp bộ phận nhân sự áp dụng chu kỳ thống nhất, bảo đảm mọi nhân viên nhận được phản hồi và cơ hội phát triển thường xuyên như kế hoạch.

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao gây tốn kém, ảnh hưởng đến năng suất, tinh thần làm việc và chi phí tuyển dụng. Để xây dựng chiến lược giữ chân hiệu quả và môi trường làm việc tích cực, cần hiểu nguyên nhân khiến nhân viên rời đi ở từng giai đoạn trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind giúp tổ chức phân tích các biến thể quy trình và hoạt động trước khi nhân viên nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding và các hệ thống nhân sự được kết nối. Bằng cách đối chiếu các mẫu quy trình, chẳng hạn như thăng chức chậm hoặc đánh giá hiệu suất không đều, với thời điểm nhân viên rời đi, ProcessMind giúp xác định những nguyên nhân nghỉ việc liên quan đến quy trình để tổ chức có biện pháp phù hợp và cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

Lỗi thiết lập tiền lương cho nhân viên mới có thể gây bức xúc và buộc bộ phận nhân sự, tiền lương phải sửa thủ công. Nếu không được xử lý kịp thời trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc, những sai lệch này có thể làm giảm niềm tin và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm ban đầu của nhân viên. ProcessMind lập bản đồ toàn bộ quy trình thiết lập tiền lương, từ khi hoàn tất tiếp nhận đến kỳ lương đầu tiên, để tìm ra các khâu thường xảy ra lỗi nhập dữ liệu, thiếu thông tin hoặc sự cố tích hợp hệ thống. Bằng cách trực quan hóa những bước dễ phát sinh lỗi trong SAP SuccessFactors Onboarding, ProcessMind giúp các nhóm áp dụng biện pháp phòng ngừa và hướng đến tỷ lệ lỗi thiết lập tiền lương gần bằng không.

Quy trình nghỉ việc kém hiệu quả hoặc không tuân thủ có thể gây rủi ro bảo mật, dẫn đến vấn đề pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức. Bảo đảm nhân viên rời đi suôn sẻ, đúng quy định, bao gồm thu hồi tài sản và xử lý khoản lương cuối cùng, là phần quan trọng trong vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind cung cấp góc nhìn chi tiết về quy trình nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding, giúp tìm các khâu chậm trễ trong những công việc quan trọng như trả lại tài sản, thu hồi quyền truy cập hệ thống và phỏng vấn nghỉ việc. Công cụ chỉ ra các lộ trình không tuân thủ và giúp bảo đảm mọi bước cần thiết được hoàn tất đúng hạn, giảm rủi ro cho tổ chức và để lại ấn tượng tích cực với nhân viên sắp rời đi.

Quy trình chuyển vị trí nội bộ chậm và rườm rà có thể cản trở phát triển nghề nghiệp, giảm gắn kết của nhân viên và làm chậm việc bố trí nhân tài trong tổ chức. Tinh gọn các bước chuyển đổi này giúp thúc đẩy luân chuyển nội bộ và giữ chân nhân viên giỏi trong toàn bộ vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích quy trình điều chuyển và thăng chức nội bộ từ đầu đến cuối trong SAP SuccessFactors Onboarding, từ lúc nộp đơn đến ngày có hiệu lực. Nền tảng giúp phát hiện điểm nghẽn như bước phê duyệt kéo dài, cập nhật hệ thống chậm hoặc quy trình làm việc thiếu chuẩn hóa. Nhờ đó, tổ chức có thể tối ưu quy trình và giúp nhân viên phát triển sự nghiệp nội bộ nhanh chóng, thuận lợi hơn.

Các hoạt động dư thừa hoặc không cần thiết trong quy trình nhân sự, đặc biệt là trong toàn bộ vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc, tiêu tốn thời gian và tài nguyên quý giá, gây kém hiệu quả và làm tăng chi phí vận hành. Việc xác định và loại bỏ những bước không tạo ra giá trị này có thể giúp đội ngũ nhân sự làm việc năng suất hơn và tổ chức linh hoạt hơn. ProcessMind trực quan hóa mọi hoạt động để đội ngũ nhân sự nhận ra các mục nhập dữ liệu trùng lặp, bước phê duyệt không cần thiết hoặc hoạt động không góp phần tạo ra kết quả trong SAP SuccessFactors Onboarding. Khi thấy rõ những điểm kém hiệu quả này, tổ chức có thể tinh gọn quy trình làm việc, giảm thao tác thủ công và phân bổ lại tài nguyên cho các sáng kiến nhân sự có tính chiến lược hơn.

Lộ trình cải tiến 6 bước cho quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Mở mẫu Excel dựng sẵn cho quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, được thiết kế phù hợp với dữ liệu có trong SAP SuccessFactors Onboarding.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng mẫu chuẩn hóa giúp dữ liệu được sắp xếp đúng cấu trúc để phân tích, giảm thời gian thiết lập và tăng độ chính xác của kết quả.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel chuẩn hóa, sẵn sàng để bạn điền dữ liệu quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Hiểu rõ hành trình nhân viên qua dữ liệu cập nhật liên tục

ProcessMind trực quan hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, cho thấy từng bước, độ trễ và sai lệch. Qua đó, bạn hiểu rõ hiệu quả của hành trình nhân viên và các rủi ro về tuân thủ.

Trực quan hóa luồng thực tế của quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc
Xác định chính xác các bước onboarding bị chậm
Phát hiện rủi ro về tuân thủ khi nhân viên nghỉ việc
Nâng cao hiệu quả trong toàn bộ vòng đời nhân viên

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện vòng đời nhân viên

Các sáng kiến process mining của chúng tôi cho vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc, đặc biệt trong SAP SuccessFactors Onboarding, giúp xác định những lĩnh vực cần cải thiện. Kết quả cho thấy tổ chức có thể cải thiện đáng kể khi hiểu rõ hơn hành trình của nhân viên.

0 %

Tiếp nhận nhân viên mới nhanh hơn

Mức giảm trung bình về thời gian tiếp nhận nhân viên mới

Rút ngắn thời gian từ lúc chấp nhận thư mời đến khi hoàn tất thiết lập bảng lương, giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt đầu công việc và có trải nghiệm ban đầu tốt hơn.

0 %

Tăng cường tuân thủ

Mức tăng về tuân thủ quy định nhân sự

Bảo đảm hoàn thành mọi bước bắt buộc và đáp ứng yêu cầu dữ liệu trong suốt vòng đời nhân viên, giảm thiểu rủi ro pháp lý và luôn sẵn sàng cho kiểm toán.

0 %

Tuyển dụng nhân tài nhanh hơn

Mức giảm thời gian từ khi tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi chấp nhận thư mời

Đẩy nhanh quy trình tuyển dụng để tổ chức thu hút nhân tài phù hợp sớm hơn và giảm nguy cơ ứng viên tiềm năng chọn đối thủ.

0 %

Tăng niềm tin của nhân viên

Mức giảm sai sót khi thiết lập bảng lương cho nhân viên mới

Giảm đáng kể sai sót khi thiết lập bảng lương cho nhân viên mới và người được điều chuyển. Nhờ đó, đội ngũ nhân sự nhận được ít thắc mắc hơn, nhân viên hài lòng hơn và niềm tin được xây dựng ngay từ ngày đầu.

0 %

Phê duyệt của quản lý hiệu quả hơn

Mức giảm thời gian xử lý các phê duyệt quan trọng

Xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt của quản lý, giúp các sự kiện quan trọng trong vòng đời nhân viên diễn ra nhanh hơn và giảm khối lượng công việc hành chính.

Các số liệu này phản ánh mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai. Kết quả thực tế có thể khác nhau tùy vào độ phức tạp của quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, chất lượng dữ liệu và bối cảnh của tổ chức.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất cho toàn bộ vòng đời làm việc của nhân viên trong tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính nền tảng liên kết mọi sự kiện liên quan thành một phiên bản quy trình thống nhất, giúp phân tích vòng đời từ đầu đến cuối.

Tên của sự kiện hoặc nhiệm vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước của quy trình, tạo nền tảng cho sơ đồ quy trình và cho phép phân tích mọi luồng.

Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện bắt đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định trình tự thời gian của các sự kiện và rất cần thiết cho mọi phân tích dựa trên thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động hoặc sự kiện có thời lượng hoàn tất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, từ đó xác định các điểm kém hiệu quả và điểm nghẽn cụ thể trong quy trình.

Mã định danh duy nhất của yêu cầu tuyển dụng khởi đầu quy trình tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hành trình của nhân viên với nhu cầu ban đầu của doanh nghiệp, giúp phân nhóm và phân tích chi tiết giai đoạn tuyển dụng.

Tên của quản lý phụ trách nhân viên mới hoặc nhân viên đang trải qua một sự kiện trong vòng đời làm việc.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định một nhân sự chủ chốt trong quy trình, giúp phân tích hiệu suất theo từng quản lý, thời gian chậm phê duyệt và xu hướng ở cấp nhóm.

Phòng ban trong tổ chức mà nhân viên được phân công.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm dữ liệu, giúp so sánh hiệu suất và kết quả quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Chức danh hoặc vai trò cụ thể của nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình chi tiết theo từng chức năng công việc, giúp điều chỉnh cải tiến quy trình phù hợp với từng vai trò.

Thời gian tính từ lúc ứng viên chấp nhận lời mời làm việc đến khi hoàn tất hội nhập.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là KPI quan trọng để đo hiệu quả của quy trình hội nhập, tác động trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên mới và thời gian để họ làm việc hiệu quả.

Thời gian tính từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc.

Vì sao điều này quan trọng

KPI tuyển dụng quan trọng này đo tốc độ công ty tuyển được nhân tài, tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và thực hiện chiến lược kinh doanh.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu tuyển dụng, khi vị trí mới được phê duyệt và mở nhận hồ sơ. Sự kiện này thường được ghi nhận trong phân hệ SAP SuccessFactors Recruiting khi biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng mới được lưu và đăng tuyển.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính để đo KPI “Thời gian tuyển dụng”. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này giúp xác định chậm trễ ở những bước đầu của quá trình thu hút nhân tài.

Đánh dấu thời điểm ứng viên chính thức chấp nhận thư mời làm việc, chuyển quy trình từ tuyển dụng sang tiếp nhận nhân viên mới. Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái hồ sơ ứng viên trong phân hệ Recruiting.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc “Thời gian tuyển dụng” và bắt đầu “Thời gian tiếp nhận nhân viên mới”. Chậm trễ trước thời điểm này ảnh hưởng đến tuyển dụng, còn chậm trễ sau đó ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên mới.

Hồ sơ của nhân viên mới được tạo trong phân hệ Onboarding và các nhiệm vụ tiếp nhận chính thức bắt đầu. Đây là sự kiện được ghi rõ khi quy trình tiếp nhận được kích hoạt cho nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm chính thức bắt đầu hành trình tiếp nhận nhân viên mới. Mốc này tạo cơ sở rõ ràng để đo hiệu quả tiếp nhận và mức độ gắn kết của nhân viên mới.

Mọi hoạt động tiếp nhận trước ngày đầu tiên đã hoàn tất và hệ thống đánh dấu ứng viên sẵn sàng được tuyển dụng vào hệ thống nhân sự chính. Trạng thái này thường được suy ra từ trạng thái tổng thể của quy trình tiếp nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Cột mốc này xác nhận nhân viên đã đáp ứng mọi điều kiện để chính thức bắt đầu làm việc. Đây là điểm kiểm tra quan trọng trước khi kích hoạt hồ sơ nhân viên và bảng lương.

Dữ liệu của nhân viên mới được chuyển chính thức từ Onboarding sang Employee Central và hồ sơ nhân viên được kích hoạt vào ngày bắt đầu làm việc. Sự kiện được ghi nhận khi bản ghi nhân viên được tạo và kích hoạt trong hệ thống thông tin nhân sự chính.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm nhân viên chính thức được ghi nhận trong hồ sơ của công ty. Đây là bước cuối của quy trình tuyển dụng và là khởi đầu cho vòng đời làm việc chính thức.

Quy trình nhân viên rời công ty bắt đầu theo đề xuất của quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Sự kiện được ghi trong Employee Central khi thông tin chấm dứt việc làm được nhập vào hệ thống, thường kèm ngày có hiệu lực trong tương lai.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm bắt đầu quy trình nghỉ việc. Phân tích các hoạt động sau sự kiện này rất quan trọng để hiểu hiệu quả và mức độ tuân thủ của quy trình nghỉ việc.

Hồ sơ nhân viên chính thức chuyển sang trạng thái không hoạt động trong hệ thống vào ngày làm việc cuối cùng. Đây là thời điểm kết thúc vòng đời nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thức của phiên bản quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Khoảng thời gian từ “Bắt đầu quy trình chấm dứt việc làm” đến sự kiện này là tổng thời gian xử lý quy trình nghỉ việc.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

process mining giúp cải thiện vòng đời từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong SAP SuccessFactors như thế nào?

process mining trực quan hóa luồng thực tế của quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, qua đó phát hiện các chậm trễ khó thấy, thiếu sót về tuân thủ và bước kém hiệu quả. Phương pháp này cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu để tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới, rút ngắn thời gian tuyển dụng và tinh gọn các giai đoạn quan trọng khác trong hành trình nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể loại bỏ hoạt động dư thừa, nâng cao hiệu quả nhân sự và cải thiện trải nghiệm nhân viên.

Cần những dữ liệu cụ thể nào từ SAP SuccessFactors Onboarding để phân tích?

Để lập sơ đồ chính xác cho quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, chúng tôi chủ yếu cần nhật ký sự kiện từ SAP SuccessFactors Onboarding. Dữ liệu này gồm dấu thời gian của các hoạt động chính như nộp đơn, chấp nhận thư mời, kiểm tra lý lịch, giao nhiệm vụ đào tạo và thiết lập bảng lương. Mã nhân viên sẽ làm mã định danh trường hợp, liên kết mọi sự kiện với hành trình của từng nhân viên.

Dữ liệu được trích xuất và chuẩn bị để phân tích process mining như thế nào?

Thông thường, dữ liệu được trích xuất bằng cách xuất nhật ký sự kiện từ SAP SuccessFactors, thường qua báo cáo tiêu chuẩn hoặc tích hợp API. Sau đó, dữ liệu thô được chuyển đổi sang định dạng có cấu trúc phù hợp với công cụ process mining, bảo đảm mỗi sự kiện có mã trường hợp, tên hoạt động và dấu thời gian. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị dữ liệu để bảo đảm chất lượng và tính đầy đủ.

Có thể kỳ vọng kết quả và cải tiến nào?

Bạn có thể xác định chính xác các điểm chậm trễ, sai lệch về tuân thủ và lãng phí tài nguyên trong vòng đời nhân viên. Từ đó có thể đạt được những cải thiện đo lường được, chẳng hạn như giảm 25% thời gian tiếp nhận nhân viên mới, rút ngắn thời gian tuyển dụng và cải thiện hiệu quả quy trình phê duyệt của quản lý. Những thông tin này giúp bạn thực hiện các biện pháp có trọng tâm để đạt mục tiêu cải tiến.

Triển khai process mining có khó không, và có cần kiến thức CNTT chuyên sâu không?

Thiết lập ban đầu, bao gồm kết nối dữ liệu và cấu hình mô hình, cần một số hiểu biết kỹ thuật. Tuy nhiên, công cụ process mining được thiết kế để chuyên viên phân tích nghiệp vụ dễ sử dụng trong công việc hằng ngày. Đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ bạn về các khía cạnh kỹ thuật, giảm nhu cầu phải có chuyên môn CNTT sâu rộng tại chỗ. Nhờ đó, quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn và người dùng nhanh chóng làm quen với công cụ.

Một dự án process mining cho quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc thường mất bao lâu?

Thời gian có thể thay đổi tùy theo mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu, nhưng giai đoạn phân tích ban đầu thường kéo dài từ 4 đến 8 tuần. Giai đoạn này gồm trích xuất và chuyển đổi dữ liệu, tạo mô hình và xây dựng thông tin phân tích ban đầu. Các giai đoạn tối ưu và theo dõi tiếp theo sẽ diễn ra liên tục khi bạn triển khai và theo dõi cải tiến.

process mining có giúp phát hiện rủi ro tuân thủ và xu hướng nhân viên nghỉ việc không?

Có. process mining giúp phát hiện rủi ro tuân thủ bằng cách đánh dấu các sai lệch so với quy trình chuẩn, qua đó hỗ trợ bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định nhân sự. Công cụ cũng có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình trạng nhân viên nghỉ việc nhiều bằng cách phân tích hành trình của những người nghỉ việc so với những người ở lại. Nhờ đó, bạn có thể chủ động đưa ra biện pháp giảm thiểu.

Cần đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật nào để dùng process mining với SAP SuccessFactors?

Yêu cầu kỹ thuật chính là quyền truy cập SAP SuccessFactors Onboarding để xuất dữ liệu, tốt nhất là có khả năng dùng API để tự động cấp dữ liệu. Bạn cũng cần một giải pháp phần mềm process mining, trên đám mây hoặc tại chỗ, để tiếp nhận và phân tích nhật ký sự kiện đã trích xuất. Thông thường, không cần thay đổi trực tiếp hệ thống SuccessFactors.

Nâng cao hiệu quả, tối ưu vòng đời nhân viên ngay hôm nay

Gỡ bỏ điểm nghẽn trong HR, giảm 30% thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử ngay hôm nay.