Usprawnij proces od zatrudnienia do odejścia pracownika

Dlaczego warto usprawnić cykl życia pracownika, od zatrudnienia do odejścia

Cykl życia pracownika obejmuje całą jego drogę w organizacji, od rekrutacji i wdrożenia po odejście z pracy. Sprawny przebieg tego procesu wpływa na produktywność, utrzymanie talentów i koszty operacyjne. W praktyce uczestniczy w nim wiele osób, systemów i następujących po sobie działań, dlatego łatwo przeoczyć nieefektywność i wąskie gardła. Opóźnienia w rekrutacji oznaczają utratę produktywności, długie wdrażanie może osłabić zaangażowanie nowych pracowników, a nieuporządkowane procedury odejścia niosą ryzyko naruszenia zgodności i szkodzą wizerunkowi pracodawcy.

Usprawnianie cyklu życia pracownika to nie tylko zadanie działu HR. Ma ono znaczenie dla całej organizacji. Nieefektywność wydłuża realizację ważnych zadań HR, zwiększa nakład pracy administracyjnej i pogarsza doświadczenia pracowników. Bez rzetelnego obrazu rzeczywistego przebiegu procesu trudno ustalić źródło problemów i skutecznie je rozwiązać. Dlatego warto dokładnie sprawdzić, jak przebiega cykl życia pracownika i co można w nim poprawić.

Jak process mining pokazuje ścieżkę pracownika

Process mining pozwala obiektywnie przeanalizować cykl życia pracownika. Przekształca surowe dane o zdarzeniach z systemów takich jak SAP SuccessFactors Onboarding w konkretne informacje, które można wykorzystać do usprawnienia procesu. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, odtwarza rzeczywiste ścieżki pracowników w organizacji, pokazując kolejne działania, decyzje i opóźnienia. Dzięki temu można zobaczyć, jak proces przebiega obecnie, wraz ze wszystkimi wariantami i odstępstwami od założonego przebiegu.

Dane z SAP SuccessFactors Onboarding pozwalają przedstawić całą ścieżkę pracownika, od „Utworzono zapotrzebowanie na stanowisko” do „Zakończono zadania związane z odejściem pracownika”. Wizualizacja szybko pokazuje wąskie gardła, na przykład nieoczekiwane opóźnienia w weryfikacji przeszłości lub długie zatwierdzanie awansu. Można też dokładnie mierzyć KPI, takie jak średni czas wdrożenia pracownika czy długość cyklu ocen. Takie dane pomagają skrócić czas realizacji procesu, a nie tylko łagodzić widoczne objawy problemów.

Obszary, w których można usprawnić proces

Zastosowanie process mining do analizy cyklu życia pracownika zwykle pozwala wskazać kilka obszarów wymagających poprawy:

• Sprawniejsza rekrutacja i wdrażanie: Wykrywaj opóźnienia w pozyskiwaniu kandydatów, przedstawianiu ofert, weryfikacji przeszłości i konfiguracji płac. Usprawnij wdrażanie nowych pracowników w SAP SuccessFactors Onboarding, porządkując zadania i ograniczając ręczne przekazywanie spraw. Dzięki temu nowi pracownicy szybciej osiągną pełną produktywność.
• Rozwój kariery: Analizuj przydzielanie szkoleń, regularność cykli ocen oraz sprawność zatwierdzania awansów i zmian stanowiska. Wykrywaj powtarzające się problemy, które mogą ograniczać rozwój i zadowolenie pracowników.
• Zgodność w zarządzaniu wynikami pracy: Sprawdzaj, czy oceny odbywają się regularnie, a informacja zwrotna jest przekazywana na czas, zgodnie z polityką wewnętrzną i przepisami.
• Odejście pracownika i zgodność: Analizuj cały proces rozwiązania umowy i odejścia. Wykrywaj działania prowadzące do niezgodności, takie jak pominięcie rozmowy końcowej lub niepełne odzyskanie sprzętu. Uporządkuj zadania, aby odejście przebiegało sprawnie, zgodnie z wymaganiami i z poszanowaniem pracownika.

Skupienie się na tych obszarach pozwala usprawnić proces na każdym etapie cyklu życia pracownika.

Efekty usprawnienia procesu

Zastosowanie process mining do analizy cyklu życia pracownika w SAP SuccessFactors Onboarding może przynieść konkretne, mierzalne efekty:

• Krótszy czas realizacji: Skróć czas potrzebny na różne procesy HR, od rekrutacji po wdrażanie i odejście pracownika. Nowe osoby szybciej osiągają produktywność, a zmiany są obsługiwane sprawniej.
• Niższe koszty: Ogranicz nakład pracy administracyjnej, eliminując zbędne działania i zmniejszając liczbę zadań wykonywanych ręcznie. Lepsze doświadczenia pracowników mogą również sprzyjać ich utrzymaniu i ograniczyć koszty częstej rekrutacji.
• Lepsze doświadczenia pracowników: Spójna i przejrzysta ścieżka od początku do końca zwiększa zadowolenie i zaangażowanie pracowników oraz wspiera pozytywny wizerunek pracodawcy.
• Większa zgodność i mniejsze ryzyko: Sprawdzaj, czy procesy HR, zwłaszcza wdrażanie, oceny i odejścia, są zgodne z przepisami i polityką wewnętrzną. Pomaga to ograniczyć ryzyko prawne i finansowe.
• Decyzje oparte na danych: Zapewnij osobom zarządzającym HR obiektywne dane, które ułatwiają podejmowanie decyzji o zmianach w procesach, inwestycjach w technologię i przydziale zasobów. To podstawa ciągłego usprawniania procesów.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu

Szczegółowe poznanie cyklu życia pracownika to pierwszy krok do stworzenia sprawniejszej organizacji, która dba o zgodność i potrzeby pracowników. Analiza danych z SAP SuccessFactors Onboarding za pomocą process mining daje przejrzysty obraz operacji HR. Można dzięki niej rozpocząć działania na rzecz większej efektywności HR i lepszych doświadczeń pracowników.