Verbessern Sie den Mitarbeiterlebenszyklus von der Einstellung bis zum Austritt

Warum Sie den Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt optimieren sollten

Der Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt umfasst den gesamten Weg eines Mitarbeitenden in Ihrer Organisation, von der ersten Personalgewinnung und dem Onboarding bis zum späteren Ausscheiden. Dieser durchgängige Prozess ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und wirkt sich unmittelbar auf Produktivität, Mitarbeiterbindung und Betriebskosten aus. Seine Komplexität, mit zahlreichen Beteiligten, unterschiedlichen Systemen und aufeinanderfolgenden Aktivitäten, führt jedoch oft zu verborgenen Ineffizienzen und Engpässen. Verzögerungen bei der Einstellung können Produktivitätsverluste bedeuten, langwierige Onboarding-Prozesse das Engagement neuer Mitarbeitender mindern und ineffizientes Offboarding Compliance-Risiken schaffen sowie dem Arbeitgeberimage schaden.

Die Optimierung des Mitarbeiterlebenszyklus ist nicht nur eine HR-Aufgabe, sondern eine strategische Notwendigkeit. Ineffizienzen zeigen sich etwa in längeren Durchlaufzeiten bei wichtigen HR-Aufgaben, höherem Verwaltungsaufwand und einer schlechteren Employee Experience. Ohne ein klares, datengetriebenes Verständnis des tatsächlichen Prozessablaufs fällt es Organisationen schwer, die Ursachen dieser Probleme zu finden und wirksame Verbesserungen umzusetzen. Deshalb ist es wichtig, gezielt zu untersuchen, wie sich der Mitarbeiterlebenszyklus verbessern lässt.

Wie Process Mining den Weg der Mitarbeitenden sichtbar macht

Process Mining bietet eine objektive Grundlage für die Analyse des Mitarbeiterlebenszyklus. Dabei werden Rohdaten aus Systemen wie SAP SuccessFactors Onboarding in konkrete Erkenntnisse überführt. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, rekonstruiert Process Mining die tatsächlichen Abläufe, die Mitarbeitende in Ihrer Organisation durchlaufen. Jeder Schritt, jede Entscheidung und jede Verzögerung wird sichtbar. So erhalten Sie einen Einblick in den tatsächlichen Ist-Prozessablauf Ihrer HR-Abläufe, einschließlich aller Varianten und Abweichungen vom vorgesehenen Weg.

Mit Ihren SAP SuccessFactors Onboarding-Daten lässt sich der gesamte Weg der Mitarbeitenden visuell abbilden, von „Stellenausschreibung erstellt“ bis „Offboarding-Aufgaben abgeschlossen“. Die Darstellung zeigt schnell, wo Engpässe entstehen, etwa durch unerwartete Verzögerungen bei Hintergrundprüfungen oder langwierige Genehmigungsschritte für Beförderungen. Wichtige Kennzahlen lassen sich präzise messen, zum Beispiel die durchschnittliche Onboarding-Durchlaufzeit oder die Dauer von Performance-Beurteilungszyklen. So erhalten Sie eine konkrete Datengrundlage, um die Durchlaufzeit des Mitarbeiterlebenszyklus zu verkürzen. Dieser datengetriebene Ansatz hilft, über sichtbare Symptome hinauszugehen und die Ursachen ineffizienter Abläufe anzugehen.

Wichtige Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen

Der Einsatz von Process Mining im Mitarbeiterlebenszyklus deckt häufig mehrere wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen auf:

• Effizienz bei Personalgewinnung und Onboarding: Erkennen Sie Verzögerungen bei der Kandidatensuche, der Unterbreitung von Angeboten, Hintergrundprüfungen und der Payroll-Einrichtung. Verbessern Sie das Onboarding neuer Mitarbeitender in SAP SuccessFactors Onboarding, indem Sie Aufgaben vereinfachen und manuelle Übergaben reduzieren. So erreichen neue Mitarbeitende schneller ihre volle Produktivität.
• Berufliche Entwicklung und Karrierewege: Analysieren Sie, wie wirksam Schulungen zugewiesen werden, wie regelmäßig Performance-Beurteilungen stattfinden und wie effizient Beförderungen oder Rollenwechsel genehmigt werden. Erkennen Sie systematische Probleme, die die Entwicklung und Zufriedenheit von Mitarbeitenden beeinträchtigen können.
• Compliance im Performance-Management: Stellen Sie sicher, dass Performance-Beurteilungen regelmäßig stattfinden und Feedback zeitnah erfolgt. Berücksichtigen Sie dabei interne Richtlinien und externe Vorschriften.
• Offboarding und Compliance: Prüfen Sie den gesamten Kündigungs- und Offboarding-Prozess auf Schritte, die zu Verstößen führen können, etwa versäumte Austrittsgespräche oder eine unvollständige Rückgabe von Arbeitsmitteln. Vereinfachen Sie die Aufgaben, damit Mitarbeitende reibungslos, regelkonform und würdevoll ausscheiden können.

Wenn sich Organisationen auf diese konkreten Bereiche konzentrieren, können sie den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus deutlich verbessern.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Process Mining für den Mitarbeiterlebenszyklus in SAP SuccessFactors Onboarding kann konkrete, messbare Vorteile bringen:

• Kürzere Durchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Dauer verschiedener HR-Prozesse, von der Einstellung bis zum Onboarding und Offboarding. Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv, Übergänge lassen sich effizienter gestalten.
• Kostensenkungen: Verringern Sie den Verwaltungsaufwand, indem Sie überflüssige Schritte beseitigen und manuelle Arbeit reduzieren. Eine bessere Employee Experience kann zudem die Mitarbeiterbindung stärken und die Kosten für häufige Neueinstellungen senken.
• Bessere Employee Experience: Ein klarer, effizienter Weg vom Eintritt bis zum Austritt steigert Zufriedenheit und Engagement und stärkt das Arbeitgeberimage.
• Mehr Compliance und geringeres Risiko: Stellen Sie sicher, dass alle HR-Prozesse, insbesondere Onboarding, Performance und Offboarding, konsequent gesetzliche Anforderungen und interne Richtlinien erfüllen. So lassen sich rechtliche und finanzielle Risiken verringern.
• Datengetriebene Entscheidungen: Geben Sie HR-Verantwortlichen eine objektive Datengrundlage für Entscheidungen zur Prozessgestaltung, zu Technologieinvestitionen und zur Ressourcenverteilung. Das unterstützt die kontinuierliche Prozessoptimierung.

So beginnen Sie mit der Verbesserung des Mitarbeiterlebenszyklus

Ein detailliertes Verständnis des Mitarbeiterlebenszyklus ist der erste Schritt zu einer effizienteren, regelkonformen und mitarbeiterorientierten Organisation. Mit Process Mining und Ihren SAP SuccessFactors Onboarding-Daten gewinnen Sie einen klaren Einblick in Ihre Abläufe. Erfahren Sie, wie Sie die Effizienz im HR-Bereich steigern und die Employee Experience verbessern können.