> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Mitarbeitenden Onboarding

Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding

Steigern Sie die Effizienz im Onboarding mit unserer Anleitung in sechs Schritten.
Daten-Template herunterladen
Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding
Mitarbeitenden-Onboarding
Beliebiges System
Prozesse
Systeme
Bitte wählen Sie einen Prozess aus.
259 Prozesse
Abbrechen
Auswählen
Herausforderungen (8) Ziele (8) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)

Verbessern Sie das Mitarbeitenden-Onboarding mit Process Mining

ProcessMind hilft Ihnen, verborgene Engpässe und Verzögerungen in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding sichtbar zu machen. Ermitteln Sie, an welchen Stellen neue Mitarbeitende nicht weiterkommen, erkennen Sie überflüssige Schritte und verstehen Sie die Ursachen für lange Onboarding-Zeiten. Durch die Analyse Ihrer Daten zeigt ProcessMind Möglichkeiten auf, Abläufe zu vereinfachen und die Customer Experience neuer Mitarbeitender zu verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Die Employee-Onboarding-Reise prägt den ersten Eindruck eines Unternehmens und umfasst eine komplexe Abfolge von Aktivitäten, an der häufig mehrere Abteilungen und Systeme beteiligt sind. Obwohl der Ablauf möglichst reibungslos gestaltet sein soll, treten in der Praxis oft verborgene Verzögerungen, Compliance-Risiken und Ineffizienzen auf. Process Mining bietet einen objektiven Ansatz zur Analyse des gesamten Employee-Onboarding-Prozesses, von der ersten Angebotsannahme bis zum wichtigen 30-Day Check-in. Durch die Extraktion von Event Logs aus Ihren bestehenden Systemen erstellt ProcessMind eine umfassende, datengetriebene Abbildung des tatsächlichen Onboarding-Ablaufs, unabhängig davon, welches HR-, ERP- oder andere Quellsystem Sie verwenden. Dadurch werden die tatsächlichen Pfade neuer Mitarbeitender sichtbar, einschließlich unerwarteter Abweichungen, manueller Umgehungslösungen und vergessener Schritte, die Effizienz und Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen.

Viele Unternehmen kämpfen mit uneinheitlichen Onboarding-Erfahrungen. Gründe dafür sind meist Daten in getrennten Systemen, manuelle Übergaben zwischen Teams und fehlende Transparenz über Prozessengpässe in Echtzeit. Das kann zu Compliance-Lücken, uneinheitlichen Erfahrungen neuer Mitarbeitender und einer längeren Zeit bis zur Produktivität führen. ProcessMind schafft eine einheitliche Sicht auf Ihre durchgängige Onboarding-Reise. Die Plattform identifiziert die Ursachen von Verzögerungen, macht nicht konforme Aktivitäten sichtbar und zeigt Automatisierungsmöglichkeiten in verschiedenen Phasen auf, etwa bei der Dokumentensammlung, der Bereitstellung von Zugängen, der Zuweisung von Trainings und der Organisation von Einführungsgesprächen. Mit der Analyse Ihres Onboardings durch ProcessMind treffen Sie Entscheidungen auf Basis von Daten statt auf Grundlage einzelner Erfahrungsberichte. So steigern Sie die Effizienz, verbessern die Compliance und erhöhen die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender.

Mit ProcessMind können Sie jeden Bereich Ihres Employee Onboardings gezielt optimieren. Visualisieren Sie die häufigsten und variantenreichsten Pfade, erkennen Sie, an welchen Stellen neue Mitarbeitende nicht weiterkommen, und verstehen Sie, wie sich einzelne Aktivitäten auf die gesamte Onboarding-Dauer auswirken. Vergleichen Sie Onboarding-Prozesse verschiedener Regionen oder Abteilungen, bewerten Sie ihre Wirksamkeit und identifizieren Sie bewährte Vorgehensweisen. Unsere Plattform hilft Ihnen, überflüssige Aufgaben zu entfernen, Genehmigungen zu vereinfachen und eine konsistente, positive Erfahrung für jede neue Person sicherzustellen. So beschleunigen Sie die Integration in Ihre Unternehmenskultur und den Beitrag zu Ihren Geschäftszielen. Diese Erkenntnisse stehen Ihnen zur Verfügung, unabhängig davon, ob Ihre Daten in einem zentralen System oder verteilt über mehrere Systeme liegen, und ermöglichen eine umfassende Analyse.

Die Optimierung Ihres Employee-Onboarding-Prozesses ist einfach umzusetzen. ProcessMind lässt sich in Ihre bestehende Datenlandschaft integrieren. Bereiten Sie Ihre Event-Log-Daten anhand unseres bereitgestellten Daten-Templates vor. Es führt Sie durch die Extraktion der erforderlichen Informationen aus Ihrem System oder Ihren Systemen, etwa der Onboarding-Case-Kennung, der Aktivitätsnamen und der Zeitstempel. Laden Sie Ihre Daten hoch. Bereits nach wenigen Minuten erkennen Sie verborgene Muster in Ihrem Onboarding-Prozess und können eine effizientere, konforme und einladende Erfahrung für zukünftige Mitarbeitende schaffen.

Mitarbeitenden-Onboarding HR-Prozess Neue Mitarbeitende Onboarding-Optimierung Prozesseffizienz HR-Analysen Compliance HR-Automatisierung Preboarding Integration von Mitarbeitenden

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Unnötig lange Onboarding-Zyklen verzögern den Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende vollständig produktiv werden. Das beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb und die Zeit bis zum Wertbeitrag. Gleichzeitig steigen möglicherweise die Kosten, und der erste Eindruck neuer Mitarbeitender verschlechtert sich, was die frühe Fluktuation erhöhen kann.

Process Mining analysiert Ihre durchgängige Onboarding-Reise und identifiziert die konkreten Aktivitäten und Pfade, die erhebliche Verzögerungen verursachen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, den gesamten Prozess zu straffen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und neue Mitarbeitende schneller zu integrieren und produktiv einzusetzen.

Neue Mitarbeitende müssen nach ihrem Eintritt häufig lange auf IT-Konten, benötigte Software oder die erforderliche Ausstattung warten. Dadurch können sie nicht sofort produktiv arbeiten. Zudem entsteht Frustration, und die Vorbereitung des Unternehmens wirkt unzureichend und ineffizient.

Process Mining zeigt präzise, an welchen Stellen die Bereitstellung ins Stocken gerät, indem es den tatsächlichen Zeitraum von der Anfrage bis zur Erfüllung abbildet. Die Analyse macht ineffiziente Übergaben und verzögernde Schritte sichtbar. So können Sie Ressourcen besser planen und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an alles Notwendige erhalten.

Die Onboarding-Reise unterscheidet sich häufig deutlich zwischen Abteilungen, Rollen oder Hiring Managern. Dadurch entsteht eine fragmentierte und ungleiche Erfahrung. Fehlende Standardisierung kann neue Mitarbeitende verunsichern, Frustration auslösen und ihre reibungslose Integration in die Unternehmenskultur erschweren.

Process Mining erkennt und visualisiert automatisch alle Prozessvarianten und vergleicht die tatsächlichen Pfade mit dem gewünschten Standard. Indem Abweichungen sichtbar werden, unterstützt die Analyse Sie dabei, Workflows zu standardisieren und eine konsistente, hochwertige Erfahrung für alle neuen Mitarbeitenden sicherzustellen.

Kritische Compliance-Schritte wie Background Checks oder verpflichtende Trainings werden häufig übersehen oder erst nach Ablauf der Frist abgeschlossen. Dadurch entstehen rechtliche Risiken, regulatorische Sanktionen und operative Ineffizienzen. Sicherheit und Integrität des Betriebs können beeinträchtigt werden.

Unsere Plattform überwacht den Abschluss wichtiger Compliance-Aktivitäten im Verhältnis zu ihren Fristen. Sie erkennt überfällige oder übersprungene Schritte frühzeitig und kennzeichnet sie, sodass Sie sofort Gegenmaßnahmen einleiten und die Einhaltung interner sowie externer Vorgaben sicherstellen können.

HR-Teams und Hiring Manager haben häufig keinen klaren Überblick in Echtzeit darüber, an welcher Stelle der Onboarding-Reise sich eine neue Person befindet. Ohne diese Transparenz lassen sich Probleme nur schwer frühzeitig beheben, Verzögerungen kaum vorhersehen und Unterstützungsmaßnahmen nicht rechtzeitig einleiten. Die Folge ist ein reaktiver Ansatz.

Process Mining bietet eine Röntgenansicht Ihres gesamten Onboarding-Prozesses, von der Angebotsannahme bis zum 30-Day Check-in. Es erstellt eine laufend aktualisierte Prozesskarte und schafft umfassende Transparenz über jeden Schritt, seine Dauer und die beteiligten Personen. Damit können Sie datengetriebene Entscheidungen treffen.

Viele Onboarding-Schritte erfordern die manuelle Eingabe von Daten oder wiederholte Überarbeitungen aufgrund von Fehlern und unvollständigen Angaben. Das erhöht den Verwaltungsaufwand und die Betriebskosten und verzögert die vollständige Produktivität neuer Mitarbeitender.

Process Mining visualisiert alle Prozessschleifen und identifiziert Aktivitäten, die häufig wiederholt werden oder Nacharbeit auslösen. Ursache sind oft inkonsistente Daten oder manuelle Übergaben. Indem diese Ineffizienzen sichtbar werden, erkennen Sie Möglichkeiten zur Automatisierung und können unnötige manuelle Eingriffe vermeiden.

Übergaben zwischen HR, IT, Hiring Managern und anderen Abteilungen führen häufig zu Reibungsverlusten und Verzögerungen. Verlorene Informationen oder nicht abgestimmte Prioritäten sorgen für eine uneinheitliche Erfahrung und verlangsamen den gesamten Onboarding-Prozess.

Process Mining bildet den Aktivitätsfluss über verschiedene Abteilungen hinweg ab und identifiziert ineffiziente Übergaben sowie Kommunikationslücken, die den Fortschritt behindern. Die Analyse quantifiziert den Zeitverlust an jeder Schnittstelle. So können Sie die Abstimmung verbessern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.

Eine beträchtliche Zahl neuer Mitarbeitender verlässt das Unternehmen bereits in den ersten Monaten. Häufig nennen sie dabei eine unzureichende oder verwirrende Onboarding-Erfahrung als Grund. Diese frühe Fluktuation verursacht unnötige Recruiting-Kosten, verringert die Produktivität und beeinträchtigt die Arbeitgebermarke.

Process Mining kann Variationen und Verzögerungen im Onboarding-Prozess mit Daten zur Bindung neuer Mitarbeitender verknüpfen und Muster erkennen, die zu frühen Austritten beitragen. Wenn Sie diese Ursachen verstehen, können Sie den Prozess optimieren und eine ansprechendere und wirksamere Willkommensphase gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Die Zeit zwischen der Annahme des Angebots und dem Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende vollständig produktiv sind, zu verkürzen, ist ein zentrales Ziel jedes Onboarding-Prozesses. Lange Einarbeitungsphasen verzögern Projekttermine, erhöhen Kosten und können neue Mitarbeitende frustrieren. Das beeinträchtigt ihre anfängliche Bindung und ihren langfristigen Erfolg.

ProcessMind analysiert die gesamte Onboarding-Journey von Anfang bis Ende und identifiziert die konkreten Engpässe und Verzögerungen, die neue Mitarbeitende daran hindern, produktiv zu werden. Durch die Visualisierung des kritischen Pfads und die Quantifizierung der in jeder Phase verbrachten Zeit zeigt die Plattform Möglichkeiten auf, Schulungen zu straffen, Zugänge schneller bereitzustellen und Workflows zu optimieren, um die Einarbeitungszeit deutlich zu verkürzen.

Wenn verpflichtende Aufgaben wie Background Checks, die Bestätigung von Richtlinien oder erforderliche Schulungen nicht abgeschlossen werden, setzt sich das Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeitenden sämtliche erforderlichen Compliance-Schritte fristgerecht abschließen, ist für einen sicheren und gut gesteuerten Prozess unverzichtbar.

ProcessMind schafft vollständige Transparenz über die Compliance, indem die Plattform jede verpflichtende Aktivität für alle neuen Mitarbeitenden verfolgt. Abweichungen vom vorgeschriebenen Prozess, etwa übersprungene Schritte oder verpasste Fristen, werden automatisch gekennzeichnet. So können HR-Teams frühzeitig eingreifen und sicherstellen, dass jeder Onboarding-Case alle internen und externen Compliance-Standards erfüllt.

Für neue Mitarbeitende ist es besonders frustrierend, ohne den erforderlichen Laptop, Systemzugang oder Arbeitsplatz zu starten. Verzögerungen bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln hinterlassen einen schlechten ersten Eindruck, verursachen unproduktive Wartezeiten und vermitteln den Eindruck eines unkoordinierten internen Prozesses. Das kann die anfängliche Motivation beeinträchtigen.

ProcessMind bildet den gesamten Bereitstellungs-Subprozess ab, von der ersten Anfrage bis zur abschließenden Übergabe, und macht die Ursachen von Verzögerungen sichtbar. Die Plattform zeigt ineffiziente Übergaben zwischen HR, IT und anderen Abteilungen auf. So können Sie den Workflow neu gestalten und sicherstellen, dass alle wichtigen Arbeitsmittel am ersten Arbeitstag bereitstehen.

Wenn sich Onboarding-Prozesse je nach Abteilung, Führungskraft oder Standort unterscheiden, entsteht für neue Mitarbeitende eine uneinheitliche und häufig verwirrende Erfahrung. Diese fehlende Standardisierung kann zu Ungleichbehandlung, ausgelassenen Schritten und einer fragmentierten Einführung in Unternehmenskultur und Abläufe führen.

ProcessMind erkennt und visualisiert automatisch jede tatsächlich auftretende Variante Ihres Onboarding-Prozesses. Durch den Vergleich dieser unterschiedlichen Pfade erhalten Sie datengetriebene Erkenntnisse, um Best Practices zu identifizieren, unerwünschte Abweichungen zu beseitigen und einen einheitlichen Qualitätsstandard durchzusetzen. So schaffen Sie eine überzeugende Erfahrung für alle neuen Mitarbeitenden.

Übermäßige manuelle Dateneingaben, wiederholte Korrekturen und redundante Aufgaben binden wertvolle Zeit in HR, verursachen Fehler und verlangsamen den gesamten Onboarding-Prozess. Diese Ineffizienzen erhöhen die Betriebskosten und lenken den Fokus von strategischeren Aktivitäten ab, die einen zusätzlichen Wert schaffen und die Erfahrung neuer Mitarbeitender verbessern.

ProcessMind identifiziert und quantifiziert Nacharbeitsschleifen sowie häufig ausgeführte manuelle Aktivitäten, indem die Prozessdaten Ihrer Quellsysteme analysiert werden. Die Plattform zeigt, wo Fehler besonders häufig auftreten und an welchen Stellen Automatisierung den größten Nutzen verspricht. So erhalten Sie einen klaren Plan, um den administrativen Aufwand zu verringern und die Prozesseffizienz insgesamt zu verbessern.

Am Onboarding sind HR, IT, Facility Management, Führungskräfte und Finance beteiligt. Reibungen zwischen diesen Gruppen führen jedoch häufig zu erheblichen Verzögerungen. Ineffiziente Übergaben und unzureichende Kommunikation verursachen einen unzusammenhängenden Prozess und eine frustrierende Erfahrung für neue Mitarbeitende.

ProcessMind bietet eine objektive End-to-End-Sicht darauf, wie verschiedene Abteilungen während der gesamten Onboarding-Journey zusammenarbeiten. Die Plattform misst die Wartezeit an jeder Übergabestelle und macht Kommunikationslücken sowie Abstimmungsprobleme sichtbar. So können Sie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und einen reibungslosen Ablauf schaffen.

Ohne einen klaren Überblick darüber, an welcher Stelle sich einzelne neue Mitarbeitende im Prozess befinden, können HR-Teams und Führungskräfte Probleme nicht frühzeitig lösen. Diese fehlende Transparenz führt zu reaktiver Problembearbeitung, verpassten Fristen und ungenauen Statusinformationen für verunsicherte neue Mitarbeitende.

ProcessMind erstellt eine aktuelle, datengetriebene Karte Ihres gesamten Onboarding-Prozesses und bietet Echtzeit-Transparenz über den Status jedes Cases. Beteiligte können den Fortschritt überwachen, festgefahrene Cases auf einen Blick erkennen und die Details jeder Verzögerung analysieren. Das ermöglicht eine vorausschauende Steuerung und eine reibungslosere Umsetzung.

Eine negative oder unorganisierte Onboarding-Erfahrung ist eine der häufigsten Ursachen für frühe Mitarbeiterfluktuation. Diese ist aufgrund von Recruiting-Kosten und Produktivitätsverlusten besonders teuer. Den Prozess zu verbessern, ist daher eine direkte Investition in die Bindung der Talente, die Sie mit großem Aufwand gewonnen haben.

ProcessMind kann Prozessdaten mit Geschäftsergebnissen wie Fluktuationsraten verknüpfen. Durch die Analyse der Onboarding-Journeys von Mitarbeitenden, die das Unternehmen in den ersten Monaten verlassen, lassen sich Muster, Reibungspunkte oder Prozessfehler erkennen, die zur Unzufriedenheit beitragen. So können Sie die Erfahrung neu gestalten und die Mitarbeiterbindung stärken.

Der Verbesserungsweg für das Employee Onboarding in 6 Schritten

1

Daten verbinden und entdecken
2

Mappen Sie Ihren Prozess
3

Identifizieren Sie Engpässe
4

Analysieren Sie die Ursachen
5

Entwerfen Sie Verbesserungen
6

Überwachen und iterieren Sie
1

Daten verbinden und entdecken

Was zu tun ist

Extrahieren Sie die Event-Log-Daten aus Ihrem System, einschließlich Aktivitätsnamen, Timestamps und Case-Kennungen wie "Onboarding Case". Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Schritte des Employee Onboardings erfasst sind.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Diese Daten bilden die objektive Grundlage, um den tatsächlichen Prozessablauf zu verstehen und sichtbar zu machen, wie das Employee Onboarding wirklich abläuft.

Erwartetes Ergebnis

Ein umfassender, validierter Datensatz, der für die Analyse bereitsteht und alle Aktivitäten sowie Varianten des Prozesses abbildet.

DAS ERHALTEN SIE

Verborgenes Wissen in jedem Geschäftsprozess sichtbar machen

ProcessMind analysiert Ihre vorhandenen Prozessdaten sorgfältig und zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Prozesse. Sie erhalten ein klares Bild von Prozessvarianten, Leistung und Compliance in all Ihren Systemen.
  • Visualisieren Sie Ihren tatsächlichen Prozessablauf
  • Identifizieren Sie Engpässe und Abweichungen
  • Optimieren Sie die Ressourcenverteilung gezielt
  • Steigern Sie die operative Effizienz
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Mitarbeiter-Onboarding erreichen

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining in ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen erzielen können. Indem sie Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren, verbessern Unternehmen Effizienz und Mitarbeitererfahrung deutlich.

0 %
Kürzere Onboarding-Zeit

Durchschnittliche Verkürzung des End-to-End-Prozesses

Indem Unternehmen Engpässe entlang der gesamten Onboarding-Journey gezielt identifizieren und beseitigen, können sie die Zeit von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Integration deutlich verkürzen und neue Mitarbeitende schneller produktiv machen.
0 %
Höhere Compliance-Quoten

Verbesserung beim Abschluss verpflichtender Aufgaben

Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Onboarding-Aktivitäten, etwa verpflichtende Schulungen und Dokumentationen, fristgerecht und gemäß den Richtlinien abgeschlossen werden. So verringern Sie Risiken und verbessern die Governance.
0 %
Weniger Nacharbeit und Fehler

Weniger redundante Aufgaben und Datenfehler

Identifizieren und beseitigen Sie die Ursachen von Nacharbeit, etwa Fehler bei manuellen Dateneingaben oder unvollständige Dokumentation. So schaffen Sie einen reibungsloseren, effizienteren und fehlerärmeren Onboarding-Prozess.
0 days
Schnellere Bereitstellung von Arbeitsmitteln

Zeitersparnis bei IT und Gerätebereitstellung

Straffen Sie die Bereitstellung von IT-Konten, Geräten und Arbeitsplätzen. So verfügen neue Mitarbeitende bereits am ersten Arbeitstag über alles, was sie für einen effizienten Start benötigen.
0 %
Standardisierterer Prozess

Mehr konsistente Onboarding-Pfade

Identifizieren Sie unkontrollierte Prozessvarianten und führen Sie sie in einer konsistenten, hochwertigen Onboarding-Journey für alle neuen Mitarbeitenden zusammen. Das verbessert Vorhersagbarkeit und Governance im gesamten Unternehmen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie den Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung, die alle Onboarding-Aktivitäten für eine einzelne neue mitarbeitende Person zusammenfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Schlüssel, um alle zugehörigen Ereignisse im Onboarding-Ablauf einer einzelnen neuen mitarbeitenden Person zu verbinden und dadurch eine durchgängige Prozessanalyse zu ermöglichen.

Der Name der konkreten Aufgabe, des Meilensteins oder Ereignisses, das im Onboarding-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Er definiert die einzelnen Prozessschritte und ermöglicht dadurch die Erstellung einer Prozessdarstellung sowie die Analyse von Workflow, Engpässen und Abweichungen.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Onboarding-Aktivität stattgefunden hat oder abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die zeitliche Ordnung von Ereignissen, die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen wie Durchlauf- und Wartezeiten sowie die Erkennung von Prozessengpässen.

Der Abschlusszeitpunkt einer Aktivität, der für Aufgaben mit messbarer Dauer verwendet wird.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer bestimmter Aktivitäten, also der Bearbeitungszeit. Das ist entscheidend für die Ressourcenanalyse und die Erkennung ineffizienter Aufgaben.

Eine eindeutige Kennung, die jeder mitarbeitenden Person im HR-System der Organisation zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Sie verbindet den Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeitendendatensatz und ermöglicht eine langfristige Analyse der Auswirkungen des Onboardings auf Mitarbeiterbindung und Leistung.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neue mitarbeitende Person beitritt.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht den Vergleich von Onboarding-Effizienz, Prozessvarianten und Erfahrungen neuer Mitarbeitender in verschiedenen Geschäftseinheiten und zeigt Möglichkeiten zur Standardisierung auf.

Die konkrete Rolle oder Position der neuen mitarbeitenden Person.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Analyse von Unterschieden im Onboarding für verschiedene Rollen und hilft dabei, den Bedarf an rollenspezifischer Prozessoptimierung und Anpassung zu erkennen.

Der primäre Arbeitsort, das Büro oder die Region der neuen mitarbeitenden Person.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Analyse geografischer Unterschiede im Onboarding-Prozess. Das ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen und die Erfahrung in einer globalen Organisation zu standardisieren.

Der Name oder die ID der Führungskraft, der die neue mitarbeitende Person unterstellt ist.

Warum das wichtig ist

Sie hilft dabei, Leistung und Konsistenz von Führungskräften bei der Umsetzung ihrer Onboarding-Verantwortlichkeiten zu bewerten. Dadurch lassen sich die Erfahrung neuer Mitarbeitender und die Zeit bis zur Produktivität direkt beeinflussen.

Der Benutzer, die Rolle oder das System, das die Onboarding-Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Es zeigt, wer welche Aufgabe ausführt, und ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Effizienz von Übergaben und der Möglichkeiten zur Automatisierung.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen mitarbeitenden Person.

Warum das wichtig ist

Es ist ein entscheidendes Datum, das Aktivitäten vor und nach dem Arbeitsbeginn voneinander trennt und für die Messung der „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“ sowie weiterer wichtiger KPIs erforderlich ist.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Kennzeichnet den offiziellen Beginn der Phase vor dem Arbeitsantritt. Dieses Event wird ausgelöst, wenn eine Person das Jobangebot formell annimmt und damit ihre Absicht bestätigt, dem Unternehmen beizutreten.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Ausgangspunkt für die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit. So können Sie Dauer und Effizienz der Phase vor dem Arbeitsantritt ab der verbindlichen Zusage analysieren.

Diese Aktivität tritt ein, wenn die neue Person alle erforderlichen Dokumente vor dem Arbeitsantritt unterzeichnet und eingereicht hat. Das System erfasst dies normalerweise automatisch, sobald alle E-Signaturen oder Uploads abgeschlossen sind.

Warum das wichtig ist

Der Abschluss der Unterlagen ist eine wichtige Voraussetzung für die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils und den Start der Lohnabrechnung. Dieser Meilenstein ist entscheidend für die Bereitschaft am ersten Arbeitstag und die Compliance.

Kennzeichnet die offizielle Erstellung des Datensatzes der neuen Person im zentralen HR-System. Dieses Event markiert im führenden System den formellen Übergang von der Kandidaten- zur Mitarbeiterrolle.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein grundlegender Meilenstein, der alle weiteren mitarbeitendenbezogenen Prozesse ermöglicht, etwa die Einrichtung der Lohnabrechnung, die Anmeldung zu Benefits und die IT-Bereitstellung. Er ist eine wichtige Kennzahl für die Effizienz der HR-Bearbeitung.

Diese Aktivität kennzeichnet die formelle Anfrage an die IT, erforderliche Konten, Systemzugänge und die E-Mail-Adresse für die neue Person einzurichten. Sie bildet den Startpunkt für das gesamte technische Onboarding.

Warum das wichtig ist

Eine fristgerechte IT-Bereitstellung ist entscheidend für die Produktivität ab dem ersten Arbeitstag. Die Messung der Zeit von dieser Anfrage bis zum Abschluss hilft, wichtige Engpässe bei der Einsatzbereitschaft am ersten Tag zu erkennen.

Diese Aktivität kennzeichnet den offiziellen ersten Arbeitstag der neuen Person. Es handelt sich um ein berechnetes Event, das auf einem Datumsfeld und nicht auf einer transaktionalen Benutzeraktion basiert.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein zentraler Meilenstein, der Aktivitäten vor dem Arbeitsantritt von Aktivitäten nach dem Arbeitsbeginn trennt. Er dient als Grundlage für die Messung der Zeit bis zur Produktivität und des Engagements nach der Einstellung.

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss aller erforderlichen Schulungen durch die neue Person. Damit sind die anfänglichen Compliance- und Lernanforderungen erfüllt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, um sicherzustellen, dass die neue Person Compliance-Anforderungen erfüllt und für ihre Rolle vorbereitet ist. Er misst wesentlich die Einsatzbereitschaft und die Wirksamkeit des Schulungsprogramms.

Diese Aktivität kennzeichnet den formellen Abschluss des gesamten Onboarding-Prozesses für eine neue Person. Damit sind alle zugewiesenen Aufgaben im Onboarding-Plan abgeschlossen.

Warum das wichtig ist

Dieses Event definiert das Ende des Onboarding-Prozesses und ermöglicht die genaue Berechnung der gesamten Durchlaufzeit. Es bestätigt, dass das Unternehmen die neue Person aus Prozesssicht vollständig integriert betrachtet.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren spezifischen Prozess aus.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Onboarding-Aktivitäten und identifiziert Engpässe, etwa langwierige Schritte vor dem Eintritt oder eine verzögerte Einrichtung von Ressourcen. Abweichungen und Ineffizienzen, die die Durchlaufzeit verlängern, werden sichtbar. So können Sie den gesamten Ablauf für neue Mitarbeitende optimieren und ein konsistenteres, effizienteres Onboarding-Erlebnis schaffen.

Sie benötigen Event-Log-Daten mit einer Case-Kennung, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jeden Schritt. Beim Employee Onboarding wäre die Case-Kennung die eindeutige ID der neuen Mitarbeitenden. Die Aktivitäten könnten Aufgaben wie "HR-Unterlagen abgeschlossen" oder "IT-Einrichtung gestartet" abbilden. Mit diesen Daten kann das Tool den exakten Prozessablauf rekonstruieren.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa einer kürzeren Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeitender, einer optimierten Bereitstellung von Ressourcen und einer besseren Echtzeittransparenz über den Fortschritt des Onboardings. Das senkt die Betriebskosten, verbessert die Bindung neuer Mitarbeitender in der Anfangsphase und schafft insgesamt ein standardisierteres, effizienteres Onboarding-Erlebnis. Diese Ergebnisse wirken sich direkt auf Produktivität und Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden aus.

Die Ersteinrichtung und Datenextraktion aus Ihrem Quellsystem können je nach Systemzugriff und Datenvolumen unterschiedlich lange dauern, häufig einige Tage bis wenige Wochen. Sobald die Daten geladen sind, können Sie meist innerhalb weniger Stunden bis Tage erste Prozessdarstellungen erstellen und zentrale Engpässe identifizieren. In den darauffolgenden Wochen entstehen detailliertere Analysen und umsetzbare Erkenntnisse.

Ja. Process Mining schafft klare Transparenz über die tatsächlichen Abschlussquoten verpflichtender Aktivitäten und identifiziert Fälle, in denen Schritte ausgelassen oder nicht fristgerecht abgeschlossen werden. Abweichungen vom konformen Sollprozess werden sichtbar. So können Sie die Standardisierung durchsetzen, sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeitenden die erforderlichen Aufgaben erledigen, und Compliance-Risiken reduzieren.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist die Möglichkeit, Event-Daten aus Ihrem Quellsystem in einem strukturierten Format zu extrahieren, üblicherweise als CSV oder über eine API. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Plattform, die cloudbasiert oder On-Premise betrieben werden kann, um diese Daten aufzunehmen und zu analysieren. Grundkenntnisse in der Datenaufbereitung können für die Vorbereitung des Event Logs hilfreich sein. Viele moderne Tools verfügen jedoch über benutzerfreundliche Oberflächen.

Gerade für solche Szenarien eignet sich Process Mining besonders gut. Es bildet alle tatsächlichen Prozessvarianten ab, unabhängig von ihrer Komplexität, statt sich auf idealisierte Modelle zu stützen. So erkennen Sie, welche Varianten zu erfolgreichen Ergebnissen führen und welche Ineffizienzen verursachen. Dadurch können Sie Abläufe standardisieren und Nacharbeit im Employee Onboarding reduzieren.

Ja. Process Mining identifiziert häufig auftretende manuelle Aktivitäten und Nacharbeit in Ihrem Onboarding-Workflow. Die Visualisierung des tatsächlichen Prozesses zeigt konkrete Schritte, die besonders fehleranfällig oder ineffizient sind und sich daher für eine Automatisierung eignen. So können Sie priorisieren, an welchen Stellen digitale Lösungen den größten Nutzen bringen.

Nein. Process Mining ist für eine nicht eingreifende Analyse ausgelegt. Es analysiert historische Daten, die aus Ihrem operativen System exportiert wurden, statt direkt mit Ihrer Live-Umgebung zu interagieren. Ihre laufenden Prozesse bleiben während der Analyse daher unbeeinträchtigt.

Optimieren Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding jetzt mit Process Mining

Erkennen Sie Ineffizienzen und schaffen Sie schnell ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich. Einrichtung in fünf Minuten.