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Verbessern Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden

Mit unserem Leitfaden in 6 Schritten steigern Sie die Effizienz Ihres Onboardings.
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Verfügbare Prozesse
Generischer Prozess 1 Abrechnungszyklusmanagement 6 Auftrag bis Zahlung: Abrechnung und Rechnungsstellung 8 Bestandsverwaltung 7 Change Management 6 Debitorenbuchhaltung 7 Hire-to-Retire-Prozess im Mitarbeiterlebenszyklus 8 Hire-to-Retire-Prozess: Stellenmanagement 4 Incident Management 6 Instandhaltung von Anlagen 6 Kreditmanagement und Forderungseinzug 7 Kreditorenzahlungen verarbeiten 7 Kreditvergabe 6 Kundenservice 7 KYC-Kunden-Onboarding 6 Lagerverwaltung 6 Lebenszyklus der Softwareentwicklung 6 Onboarding von Mitarbeitenden 6 Order-to-Cash: Bearbeitung von Kundenaufträgen 8 Patientenpfad 6 Payroll-Verarbeitung 7 Personalbeschaffung und Talentgewinnung 6 Problemmanagement 6 Produktionsplanung 6 Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen 8 Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung 8 Qualitätsmanagement 6 Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung 7 Record-to-Report-Prozess für Buchungsbelege 7 Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung 7 Retouren- und Rückerstattungsabwicklung 7 Schadenbearbeitung 6 Service-Request-Management 7 Spesenmanagement 6 Supply-Chain-Management 7 Transportmanagement 6 Vertragsmanagement 6 Vom Einkauf bis zur Zahlung: Bestellung 8 Vom Lead bis zum Zahlungseingang 7 Zahlungsabwicklung 7
Verfügbare Systeme
Herausforderungen(8)Ziele(8)6 SchritteVorschauErgebnisseDatenHäufig gestellte Fragen(5)

Onboarding von Mitarbeitenden mit Process Mining verbessern

ProcessMind hilft Ihnen, verborgene Engpässe und Verzögerungen im Onboarding Ihrer Mitarbeitenden aufzudecken. Finden Sie heraus, an welchen Stellen neue Arbeitskräfte nicht weiterkommen, erkennen Sie überflüssige Schritte und untersuchen Sie die Ursachen für lange Onboarding-Zeiten. Die Analyse Ihrer Daten zeigt, wo Sie Abläufe vereinfachen und die Erfahrung neuer Mitarbeitender verbessern können.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Das Onboarding prägt den ersten Eindruck neuer Mitarbeitender und umfasst eine komplexe Abfolge von Aktivitäten, an der oft mehrere Abteilungen und Systeme beteiligt sind. Der Prozess soll reibungslos verlaufen, doch in der Praxis kommt es häufig zu verborgenen Verzögerungen, Compliance-Risiken und Ineffizienzen. Process Mining ermöglicht eine objektive Analyse des gesamten Onboarding-Prozesses, von der ersten Angebotsannahme bis zum wichtigen 30-Tage-Check-in. ProcessMind extrahiert Event Logs aus Ihren bestehenden Systemen und erstellt eine umfassende, datengetriebene Übersicht darüber, wie das Onboarding tatsächlich abläuft, unabhängig davon, welches HR-, ERP- oder sonstige Quellsystem Sie verwenden. So werden die tatsächlichen Abläufe sichtbar, einschließlich unerwarteter Abweichungen, manueller Umgehungslösungen und vergessener Schritte, die Effizienz und Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen.

Viele Unternehmen haben mit einem uneinheitlichen Onboarding zu kämpfen. Gründe dafür sind Daten in getrennten Systemen, manuelle Übergaben zwischen Teams und fehlender Echtzeitüberblick über Engpässe im Prozess. Das kann zu Compliance-Lücken, unterschiedlichen Erfahrungen für neue Mitarbeitende und einer längeren Zeit bis zur Produktivität führen. ProcessMind schafft eine einheitliche Sicht auf den gesamten Onboarding-Prozess. Die Plattform zeigt die Ursachen von Verzögerungen, macht nicht konforme Aktivitäten sichtbar und deckt Automatisierungsmöglichkeiten in verschiedenen Phasen auf, etwa bei der Dokumentensammlung, der Bereitstellung von Zugängen, der Zuweisung von Schulungen und Einführungsgesprächen. Mit Process Mining können Sie über Einzelfallberichte hinausgehen und datengetriebene Entscheidungen treffen, um die Effizienz und Compliance zu verbessern und die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender deutlich zu steigern.

Mit ProcessMind können Sie alle Aspekte des Onboardings Ihrer Mitarbeitenden optimieren. Visualisieren Sie die häufigsten Prozessvarianten, erkennen Sie, an welchen Stellen neue Mitarbeitende warten müssen, und analysieren Sie, wie sich einzelne Aktivitäten auf die gesamte Onboarding-Dauer auswirken. Vergleichen Sie Onboarding-Prozesse in verschiedenen Regionen oder Abteilungen, bewerten Sie deren Wirksamkeit und identifizieren Sie bewährte Vorgehensweisen. Unsere Plattform hilft Ihnen, überflüssige Aufgaben zu beseitigen, Freigaben zu vereinfachen und allen neuen Mitarbeitenden einen einheitlichen, positiven Einstieg zu ermöglichen. So finden sie schneller in die Unternehmenskultur und können früher zu Ihren Geschäftszielen beitragen. Die Erkenntnisse stehen Ihnen unabhängig davon zur Verfügung, ob Ihre Daten in einem zentralen System oder verteilt in mehreren Systemen liegen, und ermöglichen eine umfassende Analyse.

Der Einstieg in die Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses ist unkompliziert. ProcessMind lässt sich in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren. Bereiten Sie einfach Ihre Event-Log-Daten anhand unseres Daten-Templates vor. Es führt Sie durch die Extraktion der erforderlichen Informationen aus Ihren Systemen, etwa der Kennung des Onboarding-Falls, der Aktivitätsnamen und der Zeitstempel. Laden Sie Ihre Daten hoch. Schon nach wenigen Minuten können Sie verborgene Abläufe in Ihrem Onboarding erkennen und einen effizienteren, regelkonformen und einladenden Einstieg für künftige Mitarbeitende gestalten.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Unnötig lange Onboarding-Zyklen verzögern den Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende voll produktiv werden. Das beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb und verlängert die Zeit bis zum Wertbeitrag. Zudem können höhere Kosten und ein schlechter erster Eindruck entstehen, was die frühe Fluktuation begünstigen kann.

Process Mining analysiert den gesamten Onboarding-Prozess und zeigt, welche Aktivitäten und Abläufe erhebliche Verzögerungen verursachen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, den Prozess zu vereinfachen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und neue Mitarbeitende schneller zu integrieren, damit sie früher einen Beitrag leisten können.

Neue Mitarbeitende müssen nach ihrem Eintritt häufig lange auf IT-Konten, benötigte Software oder Arbeitsgeräte warten. Dadurch können sie nicht sofort produktiv arbeiten. Das sorgt für Frustration und lässt die Vorbereitung und Effizienz des Unternehmens in einem schlechten Licht erscheinen.

Process Mining zeigt anhand des tatsächlichen Zeitverlaufs von der Anforderung bis zur Bereitstellung genau, an welcher Stelle es zu Verzögerungen kommt. Die Analyse macht ineffiziente Übergaben und Schritte sichtbar, die Engpässe verursachen. So können Sie die Ressourcenzuweisung verbessern und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an alles Nötige haben.

Der Onboarding-Prozess unterscheidet sich oft deutlich zwischen Abteilungen, Rollen und Führungskräften. Dadurch entstehen uneinheitliche und ungleiche Erfahrungen. Fehlende Standards können neue Mitarbeitende verunsichern, Frustration auslösen und ihre Integration in die Unternehmenskultur erschweren.

Process Mining ermittelt und visualisiert automatisch alle Prozessvarianten und vergleicht die tatsächlichen Abläufe mit dem gewünschten Standard. Die erkannten Abweichungen helfen Ihnen, Workflows zu standardisieren und allen neuen Mitarbeitenden eine einheitliche, hochwertige Erfahrung zu bieten.

Wichtige Compliance-Schritte wie Hintergrundprüfungen oder Pflichtschulungen werden häufig versäumt oder erst nach Ablauf der Frist abgeschlossen. Dadurch entstehen rechtliche Risiken, behördliche Bußgelder und betriebliche Ineffizienzen, die Sicherheit und Integrität des Betriebs gefährden.

Unsere Plattform überwacht, ob wichtige Compliance-Aktivitäten fristgerecht abgeschlossen werden. Sie erkennt überfällige oder übersprungene Schritte und weist darauf hin. So können Sie umgehend Korrekturmaßnahmen einleiten und die Einhaltung interner und externer Richtlinien sicherstellen.

HR-Teams und Führungskräften fehlt häufig ein klarer Echtzeitüberblick darüber, wo sich neue Mitarbeitende im Onboarding-Prozess befinden. Ohne diese Transparenz lassen sich Probleme nur schwer frühzeitig angehen, Verzögerungen kaum vorhersehen und Unterstützung nicht rechtzeitig bereitstellen. Die Reaktion erfolgt dadurch oft erst, wenn Probleme bereits aufgetreten sind.

Process Mining bietet einen detaillierten Einblick in den gesamten Onboarding-Prozess, von der Angebotsannahme bis zum 30-Tage-Check-in. Eine lebendige Prozessdokumentation zeigt jeden Schritt, seine Dauer und die Beteiligten und schafft damit eine fundierte Grundlage für datengetriebene Entscheidungen.

Viele Onboarding-Schritte erfordern die manuelle Eingabe von Daten oder wiederholte Korrekturen aufgrund von Fehlern und unvollständigen Angaben. Das erhöht den Verwaltungsaufwand und die Betriebskosten und verzögert den Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende voll produktiv werden.

Process Mining visualisiert Schleifen im Prozess und zeigt Aktivitäten auf, die häufig wiederholt werden oder Nacharbeit verursachen, etwa aufgrund uneinheitlicher Daten oder manueller Übergaben. Diese Ineffizienzen helfen Ihnen, Möglichkeiten zur Automatisierung und zum Abbau unnötiger manueller Eingriffe zu erkennen.

Übergaben zwischen HR, IT, Führungskräften und anderen Abteilungen führen häufig zu Reibungsverlusten und Verzögerungen. Verlorene Informationen oder unterschiedliche Prioritäten beeinträchtigen den Ablauf und verlangsamen den gesamten Onboarding-Prozess.

Process Mining bildet den Ablauf der Aktivitäten über verschiedene Abteilungen hinweg ab und zeigt ineffiziente Übergaben sowie Kommunikationslücken auf, die den Fortschritt behindern. Es quantifiziert die Wartezeit an jedem Übergang. So können Sie die Abstimmung verbessern und die Zusammenarbeit vereinfachen.

Viele neue Mitarbeitende verlassen das Unternehmen bereits in den ersten Monaten. Häufig nennen sie eine schlechte oder verwirrende Onboarding-Erfahrung als Grund. Diese frühe Fluktuation verursacht unnötige Rekrutierungskosten, Produktivitätsverluste und kann dem Arbeitgeberimage schaden.

Process Mining kann Abweichungen und Verzögerungen im Onboarding mit Daten zur Mitarbeiterbindung in Beziehung setzen und Muster erkennen, die zu frühen Kündigungen beitragen. Wenn Sie die Ursachen kennen, können Sie den Prozess verbessern und einen einladenderen, wirksameren Einstieg gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ein zentrales Ziel jedes Onboarding-Prozesses ist es, die Zeit von der Angebotsannahme bis zur vollen Produktivität zu verkürzen. Lange Einarbeitungszeiten verzögern Projekte, erhöhen Kosten und können neue Mitarbeitende frustrieren. Das beeinträchtigt ihr anfängliches Engagement und ihren langfristigen Erfolg.

ProcessMind analysiert den gesamten Onboarding-Prozess und zeigt die konkreten Engpässe und Verzögerungen auf, die neue Mitarbeitende daran hindern, produktiv zu werden. Die Visualisierung des kritischen Pfads und die Messung der Dauer jeder Phase machen Möglichkeiten sichtbar, Schulungen zu vereinfachen, Zugänge schneller bereitzustellen und Workflows zu verbessern. So lässt sich die Einarbeitungszeit deutlich verkürzen.

Wer Pflichtaufgaben wie Hintergrundprüfungen, die Bestätigung von Richtlinien oder erforderliche Schulungen nicht abschließt, setzt das Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Alle vorgeschriebenen Compliance-Schritte fristgerecht abzuschließen, ist unverzichtbar für einen sicheren und gut gesteuerten Prozess.

ProcessMind schafft vollständige Transparenz über die Compliance, indem alle vorgeschriebenen Aktivitäten für jede neue Person erfasst werden. Die Plattform weist automatisch auf Abweichungen vom erforderlichen Ablauf hin, etwa auf übersprungene Schritte oder versäumte Fristen. So können HR-Teams frühzeitig eingreifen und sicherstellen, dass jeder Onboarding-Fall die internen und externen Compliance-Vorgaben erfüllt.

Für neue Mitarbeitende ist es besonders frustrierend, wenn am ersten Arbeitstag der benötigte Laptop, Systemzugang oder Arbeitsplatz fehlt. Verzögerungen bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln hinterlassen einen schlechten ersten Eindruck, führen zu unproduktiver Wartezeit und lassen interne Abläufe unorganisiert wirken. Das kann die anfängliche Motivation beeinträchtigen.

ProcessMind bildet den gesamten Teilprozess zur Bereitstellung ab, von der ersten Anforderung bis zur Auslieferung, und zeigt die Ursachen von Verzögerungen. Die Analyse macht ineffiziente Übergaben zwischen HR, IT und anderen Abteilungen sichtbar. So können Sie den Workflow neu gestalten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Arbeitsmittel am ersten Tag bereitstehen.

Wenn sich Onboarding-Prozesse je nach Abteilung, Führungskraft oder Standort unterscheiden, erleben neue Mitarbeitende einen uneinheitlichen und oft verwirrenden Einstieg. Fehlende Standards können zu Ungleichbehandlung, versäumten Schritten und einer bruchstückhaften Einführung in Unternehmenskultur und Abläufe führen.

Process Mining ermittelt und visualisiert automatisch alle Varianten Ihres Onboarding-Prozesses, so wie sie tatsächlich ablaufen. Der Vergleich dieser Abläufe liefert datengetriebene Erkenntnisse, mit denen Sie bewährte Vorgehensweisen erkennen, unerwünschte Abweichungen beseitigen und einen einheitlichen, hochwertigen Standard etablieren können. So schaffen Sie für alle neuen Mitarbeitenden eine gute Erfahrung.

Übermäßige manuelle Dateneingaben, wiederholte Korrekturen und überflüssige Aufgaben kosten HR wertvolle Zeit, führen zu Fehlern und verlangsamen den gesamten Onboarding-Prozess. Diese Ineffizienzen erhöhen die Betriebskosten und lenken von strategischen Aufgaben ab, die einen größeren Mehrwert bieten und die Erfahrung neuer Mitarbeitender verbessern.

ProcessMind erkennt und quantifiziert Nacharbeitsschleifen und häufig wiederkehrende manuelle Aktivitäten anhand der Prozessdaten aus Ihren Quellsystemen. Die Analyse zeigt, wo Fehler besonders oft auftreten und wo Automatisierung den größten Nutzen verspricht. So erhalten Sie einen klaren Plan, um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Prozesseffizienz zu verbessern.

Am Onboarding sind HR, IT, Facility Management, Führungskräfte und die Finanzabteilung beteiligt. Reibungsverluste zwischen diesen Bereichen verursachen jedoch häufig erhebliche Verzögerungen. Ineffiziente Übergaben und mangelhafte Kommunikation führen zu einem uneinheitlichen Ablauf und einer frustrierenden Erfahrung für neue Mitarbeitende.

ProcessMind zeigt objektiv und durchgängig, wie die verschiedenen Abteilungen im Onboarding zusammenarbeiten. Die Plattform misst die Wartezeit an jeder Übergabestelle und macht Kommunikationslücken sowie Abstimmungsprobleme sichtbar. So können Sie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und einen reibungslosen Ablauf schaffen.

Ohne einen klaren Überblick darüber, wo sich neue Mitarbeitende im Prozess befinden, können HR-Teams und Führungskräfte nicht frühzeitig eingreifen und Probleme lösen. Fehlende Transparenz führt zu reaktiver Problemlösung und versäumten Fristen. Außerdem wird es schwieriger, neuen Mitarbeitenden verlässliche Statusinformationen zu geben.

ProcessMind erstellt eine aktuelle, datengetriebene Übersicht über den gesamten Onboarding-Prozess und zeigt den Status jedes Falls in Echtzeit. Beteiligte können den Fortschritt verfolgen, ins Stocken geratene Fälle auf einen Blick erkennen und Verzögerungen im Detail untersuchen. So lassen sich Abläufe vorausschauend steuern und reibungsloser gestalten.

Ein negativer oder unorganisierter Onboarding-Prozess ist eine häufige Ursache für frühe Kündigungen. Diese sind durch Rekrutierungskosten und Produktivitätsverluste besonders teuer. Wenn Sie den Prozess verbessern, investieren Sie direkt in die Bindung der Talente, die Sie mit großem Aufwand gewonnen haben.

ProcessMind kann Prozessdaten mit Geschäftsergebnissen wie der Fluktuationsrate in Beziehung setzen. Die Analyse der Onboarding-Abläufe von Mitarbeitenden, die das Unternehmen in den ersten Monaten verlassen, zeigt Muster, Reibungspunkte und Prozessprobleme auf, die zur Unzufriedenheit beitragen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie den Einstieg neu gestalten und die Mitarbeiterbindung stärken.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Onboardings von Mitarbeitenden

1
Daten verbinden und entdecken
2
Ihren Prozess abbilden
3
Engpässe erkennen
4
Ursachen analysieren
5
Verbesserungen planen
6
Überwachen und weiterentwickeln
1

Daten verbinden und entdecken

Was zu tun ist

Extrahieren Sie Event-Log-Daten aus Ihrem System, darunter Aktivitätsnamen, Zeitstempel und Fallkennungen wie „Onboarding-Fall“. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Onboarding-Schritte erfasst werden.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Diese Daten bilden die objektive Grundlage, um den tatsächlichen Prozessablauf zu verstehen und nachzuvollziehen, wie das Onboarding wirklich stattfindet.

Erwartetes Ergebnis

Ein umfassender, validierter Datensatz, der alle Aktivitäten und Varianten des Prozesses abbildet und für die Analyse bereitsteht.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse in jedem Geschäftsprozess aufdecken

ProcessMind analysiert Ihre vorhandenen Prozessdaten im Detail und zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Prozesse. So gewinnen Sie einen klaren Überblick über Prozessvarianten, Leistung und Compliance in all Ihren Systemen.
  • Den tatsächlichen Prozessablauf visualisieren
  • Engpässe und Abweichungen erkennen
  • Ressourcen gezielt einsetzen
  • Die betriebliche Effizienz steigern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Organisationen beim Onboarding von Mitarbeitenden erreichen

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Organisationen durch Process Mining im Onboarding von Mitarbeitenden erzielen können. Wenn Unternehmen Engpässe und Optimierungspotenziale erkennen, können sie die Effizienz und die Customer Experience der Mitarbeitenden deutlich verbessern.

0 %
Kürzere Onboarding-Dauer

Durchschnittliche Verkürzung des End-to-End-Prozesses

Wenn Unternehmen Engpässe im Onboarding erkennen und beseitigen, können sie die Zeit von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Integration deutlich verkürzen. Neue Mitarbeitende werden dadurch früher produktiv.
0 %
Höhere Compliance-Quote

Verbesserung beim Abschluss verpflichtender Aufgaben

Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Onboarding-Aktivitäten, etwa Pflichtschulungen und Dokumentation, fristgerecht und gemäß den Vorgaben abgeschlossen werden. So senken Sie Risiken und verbessern die Governance.
0 %
Weniger Nacharbeit und Fehler

Weniger doppelte Aufgaben und Datenprobleme

Erkennen und beseitigen Sie die Ursachen für Nacharbeit, etwa Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder unvollständige Dokumentation. So wird der Onboarding-Prozess effizienter und fehlerärmer.
0 days
Schnellere Bereitstellung der Arbeitsmittel

Weniger Zeitaufwand für IT und Gerätebereitstellung

Vereinfachen Sie die Bereitstellung von IT-Konten, Geräten und Arbeitsplätzen. So verfügen neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an über alles, was sie für einen effizienten Start benötigen.
0 %
Einheitlicherer Prozess

Mehr einheitliche Onboarding-Abläufe

Erkennen Sie unkontrollierte Prozessvarianten und führen Sie sie zu einem einheitlichen, hochwertigen Onboarding-Ablauf für alle neuen Mitarbeitenden zusammen. Das verbessert die Vorhersehbarkeit und Governance in der gesamten Organisation.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung, die alle Onboarding-Aktivitäten einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters zusammenfasst.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung verknüpft alle Ereignisse im Onboarding-Ablauf einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters und ermöglicht so die End-to-End-Prozessanalyse.

Der Name der konkreten Aufgabe, des Meilensteins oder des Ereignisses im Onboarding-Prozess.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die einzelnen Prozessschritte. So lassen sich eine Prozesslandkarte erstellen und Workflow, Engpässe sowie Abweichungen analysieren.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Onboarding-Aktivität stattgefunden hat oder abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, zeitbezogene Kennzahlen wie Durchlauf- und Wartezeiten zu berechnen und Prozessengpässe zu erkennen.

Der Abschluss-Timestamp einer Aktivität. Er wird für Aufgaben verwendet, deren Dauer messbar ist.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich genau berechnen, wie lange einzelne Aktivitäten dauern (Verarbeitungszeit). Das ist entscheidend für die Ressourcenanalyse und um ineffiziente Aufgaben zu erkennen.

Eine eindeutige Kennung, die jedem Mitarbeitenden im HR-System der Organisation zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Die Mitarbeiter-ID verknüpft den Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeiterdatensatz. So können Sie langfristig untersuchen, wie sich das Onboarding auf Mitarbeiterbindung und Leistung auswirkt.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neue Arbeitskraft angehört.

Warum das wichtig ist

So lassen sich Effizienz, Prozessvarianten und Erfahrungen neuer Arbeitskräfte in verschiedenen Geschäftseinheiten vergleichen. Dabei werden auch Möglichkeiten zur Standardisierung sichtbar.

Die konkrete Rolle oder Position der neuen Arbeitskraft.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie untersuchen, wie sich das Onboarding je nach Rolle unterscheidet. So erkennen Sie, wo eine rollenbezogene Prozessoptimierung und Anpassung sinnvoll ist.

Der hauptsächliche Arbeitsort, das Büro oder die Region der neuen Arbeitskraft.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich geografische Unterschiede im Onboarding untersuchen. Das ist wichtig, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und das Onboarding in einer international tätigen Organisation zu standardisieren.

Der Name oder die ID der Führungskraft, der die neue Arbeitskraft unterstellt ist.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie beurteilen, wie konsequent und wirksam Führungskräfte ihre Onboarding-Aufgaben erfüllen. Das wirkt sich direkt auf die Erfahrung neuer Arbeitskräfte und die Zeit bis zur vollen Produktivität aus.

Der Benutzer, die Rolle oder das System, der beziehungsweise das die Onboarding-Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt, wer welche Aufgabe ausführt. So können Sie die Arbeitslastverteilung und die Effizienz von Übergaben analysieren sowie Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Arbeitskraft.

Warum das wichtig ist

Dieses wichtige Datum trennt die Aktivitäten vor und nach dem Arbeitsbeginn. Es ist entscheidend, um die „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“ und weitere wichtige KPIs zu messen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Markiert den offiziellen Beginn der Phase vor dem Beschäftigungsantritt. Das Ereignis wird ausgelöst, wenn eine Kandidatin oder ein Kandidat das Stellenangebot verbindlich annimmt und damit den Eintritt ins Unternehmen bestätigt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Startpunkt für die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit. Von der Zusage der Kandidatin oder des Kandidaten an lässt sich damit Dauer und Effizienz der Phase vor dem Beschäftigungsantritt analysieren.

Diese Aktivität tritt ein, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente vor Beschäftigungsbeginn unterschrieben und eingereicht hat. Das System erfasst den Abschluss üblicherweise automatisch, sobald alle E-Signaturen vorliegen oder Dokumente hochgeladen wurden.

Warum das wichtig ist

Vollständige Unterlagen sind Voraussetzung dafür, ein offizielles Mitarbeiterprofil anzulegen und die Gehaltsabrechnung einzurichten. Dieser Meilenstein ist wichtig, damit die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter am ersten Tag startklar ist und die Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

Bezeichnet die offizielle Anlage des Datensatzes der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters im zentralen HR-System. Damit wird die Person im führenden System formal von einer Kandidatin oder einem Kandidaten zu einer beschäftigten Person.

Warum das wichtig ist

Dieser grundlegende Meilenstein ermöglicht alle weiteren mitarbeitendenbezogenen Prozesse, etwa die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, die Anmeldung zu Zusatzleistungen und die IT-Bereitstellung. Er ist eine wichtige Kennzahl für die Effizienz der HR-Bearbeitung.

Markiert die formelle Anfrage an die IT-Abteilung, die erforderlichen Konten, Systemzugänge und die E-Mail-Adresse für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter einzurichten. Damit beginnt das technische Onboarding.

Warum das wichtig ist

Eine rechtzeitige IT-Bereitstellung ist entscheidend dafür, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an produktiv arbeiten können. Wenn Sie die Zeit von der Anfrage bis zum Abschluss messen, erkennen Sie wichtige Engpässe, die die Einsatzbereitschaft am ersten Tag beeinträchtigen.

Diese Aktivität bezeichnet den offiziellen ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters. Sie wird anhand eines wichtigen Datumsfelds berechnet und nicht durch eine Benutzeraktion ausgelöst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein trennt die Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn von den anschließenden Aktivitäten. Er dient als Ausgangspunkt, um die Zeit bis zur Produktivität und das Engagement nach der Einstellung zu messen.

Markiert den erfolgreichen Abschluss aller erforderlichen Schulungen durch die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter. Damit sind die ersten Compliance- und Lernanforderungen erfüllt.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein zeigt, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die Compliance-Vorgaben erfüllt und für die Rolle vorbereitet ist. Er ist eine wichtige Kennzahl für die Einsatzbereitschaft und die Wirksamkeit des Schulungsprogramms.

Markiert den formellen Abschluss des gesamten Onboarding-Prozesses für eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter. Damit sind alle Aufgaben im Onboarding-Plan erledigt.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis kennzeichnet das Ende des Onboarding-Prozesses und ermöglicht eine genaue Berechnung der gesamten Durchlaufzeit. Es bestätigt, dass die Organisation die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter aus Prozesssicht als vollständig integriert betrachtet.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Onboarding-Aktivitäten und zeigt Engpässe auf, etwa langwierige Schritte vor dem Arbeitsbeginn oder eine verzögerte Bereitstellung von Arbeitsmitteln. Die Analyse deckt Varianten und Ineffizienzen auf, die Durchlaufzeiten verlängern, und hilft Ihnen, den gesamten Einstieg neuer Mitarbeitender zu vereinfachen. So wird das Onboarding für alle einheitlicher und effizienter.

Sie benötigen Event-Log-Daten mit einer Fallkennung, einem Aktivitätsnamen und einem Zeitstempel für jeden Schritt. Beim Onboarding von Mitarbeitenden dient die eindeutige Kennung einer neuen Person als Fallkennung. Die Aktivitäten stehen beispielsweise für Aufgaben wie „HR-Unterlagen abgeschlossen“ oder „IT-Einrichtung gestartet“. Anhand dieser Daten kann das Tool den genauen Prozessablauf rekonstruieren.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa damit, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden, Arbeitsmittel zügiger bereitgestellt werden und der Fortschritt des Onboardings in Echtzeit besser sichtbar ist. Das senkt die Betriebskosten, verbessert die Bindung neuer Mitarbeitender und sorgt insgesamt für einen einheitlicheren und effizienteren Onboarding-Prozess. Diese Ergebnisse wirken sich direkt auf Produktivität und Zufriedenheit neuer Mitarbeitender aus.

Die Ersteinrichtung und der Datenexport aus Ihrem Quellsystem hängen unter anderem von den Zugriffsrechten und dem Datenvolumen ab. Sie dauern häufig einige Tage bis wenige Wochen. Sobald die Daten geladen sind, können Sie in der Regel innerhalb weniger Stunden bis Tage erste Prozesslandkarten erstellen und wichtige Engpässe erkennen. Vertiefte Analysen und konkrete Erkenntnisse ergeben sich im Laufe der folgenden Wochen.

Ja. Process Mining zeigt transparent, wie häufig verpflichtende Aktivitäten tatsächlich abgeschlossen werden und wo Schritte ausgelassen oder nicht rechtzeitig erledigt werden. Abweichungen vom konformen Sollprozess werden sichtbar. So können Sie einheitliche Abläufe fördern und sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeitenden die erforderlichen Aufgaben erledigen. Das senkt Compliance-Risiken.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist, dass Sie Ereignisdaten strukturiert aus Ihrem Quellsystem exportieren können, in der Regel als CSV-Datei oder über eine API. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Plattform, die in der Cloud oder lokal betrieben werden kann, um die Daten zu laden und zu analysieren. Grundkenntnisse in der Datenaufbereitung können beim Erstellen des Event Logs hilfreich sein. Viele moderne Tools sind jedoch einfach zu bedienen.

Gerade für solche Fälle eignet sich Process Mining. Statt von idealisierten Modellen auszugehen, bildet es alle tatsächlich auftretenden Prozessvarianten ab, unabhängig von ihrer Komplexität. So erkennen Sie, welche Varianten zu erfolgreichen Ergebnissen führen und welche Ineffizienzen verursachen. Das hilft Ihnen, Abläufe zu vereinheitlichen und Nacharbeit im Onboarding zu verringern.

Ja. Process Mining erkennt häufig wiederkehrende manuelle Aktivitäten und Nacharbeiten in Ihrem Onboarding-Workflow. Die Darstellung des tatsächlichen Prozessablaufs macht konkrete Schritte sichtbar, bei denen es oft zu menschlichen Fehlern oder Ineffizienzen kommt. Diese Schritte können Sie als mögliche Ansatzpunkte für Automatisierung prüfen und digitale Lösungen gezielt priorisieren.

Nein. Process Mining ist so ausgelegt, dass es den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt. Analysiert werden historische Daten, die aus Ihrem Betriebssystem exportiert wurden. Die Live-Umgebung wird nicht direkt angesprochen. Ihre laufenden Prozesse bleiben während der Analyse unverändert.

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