Cải thiện quy trình onboarding nhân viên
Chọn quy trình
Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.
Tinh gọn quy trình onboarding nhân viên bằng process mining
ProcessMind giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn và độ trễ khó thấy trong quy trình onboarding nhân viên. Xác định nơi nhân viên mới bị mắc lại, tìm các bước thừa và hiểu nguyên nhân gốc rễ khiến thời gian onboarding kéo dài. Phân tích dữ liệu giúp ProcessMind chỉ ra cơ hội tinh gọn vận hành và cải thiện trải nghiệm của nhân viên mới.
Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.
Hiện mô tả chi tiết
Hành trình onboarding là ấn tượng đầu tiên quan trọng mà công ty tạo ra với nhân viên mới. Đây cũng là chuỗi hoạt động phức tạp, thường liên quan đến nhiều phòng ban và hệ thống. Dù được thiết kế để diễn ra suôn sẻ, thực tế vẫn có thể phát sinh chậm trễ khó nhận ra, rủi ro tuân thủ và những khâu kém hiệu quả. Process mining giúp bạn phân tích khách quan toàn bộ quy trình onboarding, từ lúc ứng viên chấp nhận đề nghị tuyển dụng đến buổi trao đổi quan trọng sau 30 ngày. Bằng cách trích xuất event log từ các hệ thống hiện có, ProcessMind dựng bản đồ dựa trên dữ liệu về cách onboarding thực sự diễn ra, bất kể bạn đang dùng hệ thống HR, ERP hay hệ thống nguồn nào khác. Bản đồ cho thấy lộ trình thực tế của nhân viên mới, đồng thời làm rõ những sai lệch bất ngờ, cách xử lý thủ công ngoài quy trình và các bước bị bỏ quên ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như trải nghiệm của nhân viên.
Nhiều tổ chức gặp khó khăn vì trải nghiệm onboarding rời rạc. Nguyên nhân thường là dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống riêng biệt, các nhóm bàn giao thủ công và thiếu khả năng theo dõi điểm nghẽn của quy trình theo thời gian thực. Điều này có thể dẫn đến lỗ hổng tuân thủ, trải nghiệm không đồng nhất và nhân viên mới mất nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả. ProcessMind giúp bạn nhìn toàn bộ hành trình onboarding từ đầu đến cuối trên một góc nhìn thống nhất. Nền tảng xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, chỉ ra hoạt động chưa tuân thủ và tìm cơ hội tự động hóa ở nhiều giai đoạn, như thu thập tài liệu, cấp quyền truy cập, giao khóa đào tạo và tổ chức các buổi gặp mặt làm quen. Phân tích onboarding bằng ProcessMind giúp bạn vượt ra khỏi những nhận định cảm tính để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, nâng cao hiệu quả, cải thiện tuân thủ và tăng sự hài lòng của nhân viên mới.
Với ProcessMind, bạn có thể tìm cách cải thiện từng khâu trong quy trình onboarding nhân viên. Xem các lộ trình phổ biến nhất và những biến thể, xác định nhân viên mới thường bị mắc lại ở đâu, đồng thời hiểu hoạt động cụ thể ảnh hưởng thế nào đến tổng thời gian onboarding. Bạn có thể so sánh quy trình onboarding giữa các khu vực hoặc phòng ban để tìm ra cách làm hiệu quả. Nền tảng giúp bạn loại bỏ nhiệm vụ trùng lặp, tinh gọn quy trình phê duyệt và tạo trải nghiệm nhất quán, tích cực cho mỗi nhân viên mới. Nhờ đó, họ hòa nhập nhanh hơn với văn hóa công ty và sớm đóng góp vào mục tiêu kinh doanh. Bạn có thể phân tích toàn bộ quy trình dù dữ liệu nằm trong một hệ thống chính hay rải rác ở nhiều hệ thống.
Bắt đầu cải thiện quy trình onboarding nhân viên rất đơn giản. ProcessMind được thiết kế để kết nối với các hệ thống dữ liệu hiện có của bạn. Chỉ cần chuẩn bị event log theo mẫu dữ liệu chúng tôi cung cấp. Mẫu này hướng dẫn bạn trích xuất thông tin cần thiết từ một hoặc nhiều hệ thống, như mã hồ sơ onboarding, tên hoạt động và dấu thời gian. Tải dữ liệu lên, chỉ sau vài phút bạn đã có thể thấy những điều trước đây khó nhận ra trong quy trình onboarding, từ đó tạo trải nghiệm hiệu quả, tuân thủ và thân thiện hơn cho những nhân viên mới trong tương lai.
6 bước cải tiến quy trình onboarding nhân viên
Kết nối và khám phá dữ liệu
Việc cần làm
Trích xuất dữ liệu event log từ hệ thống, gồm tên hoạt động, dấu thời gian và mã hồ sơ như "Onboarding Case". Đảm bảo dữ liệu ghi nhận đầy đủ các bước onboarding liên quan.
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu này là cơ sở khách quan để hiểu luồng quy trình thực tế và cách onboarding thực sự diễn ra.
Kết quả dự kiến
Bộ dữ liệu đầy đủ, đã được xác thực và sẵn sàng phân tích, phản ánh mọi hoạt động cũng như biến thể của quy trình.
Lập bản đồ quy trình
Việc cần làm
Dùng dữ liệu đã khám phá để trực quan hóa toàn bộ hành trình onboarding nhân viên, gồm các lộ trình phổ biến và những sai lệch.
Vì sao điều này quan trọng
Bản đồ trực quan cho thấy luồng quy trình thực tế, làm rõ các bước bị ẩn, vòng lặp làm lại và biến thể không theo chuẩn.
Kết quả dự kiến
Bản đồ trực quan, rõ ràng về quy trình onboarding nhân viên, thể hiện mọi luồng hoạt động và biến thể.
Xác định điểm nghẽn
Việc cần làm
Xác định các hoạt động hoặc bước chuyển cụ thể trong quy trình onboarding thường gây chậm trễ đáng kể hoặc vấn đề khi bàn giao.
Vì sao điều này quan trọng
Khi xác định được những khâu gây đình trệ, bạn có thể tập trung cải tiến vào nơi mang lại tác động lớn nhất.
Kết quả dự kiến
Xác định rõ các giai đoạn hoặc hoạt động trong quy trình gây chậm trễ đáng kể, phát sinh việc làm lại hoặc tranh chấp tài nguyên.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Việc cần làm
Tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của các điểm nghẽn đã xác định, chẳng hạn thiếu tài nguyên, lỗi thủ công hoặc vấn đề tích hợp hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng
Hiểu được lý do gây ra những khâu kém hiệu quả là điều cần thiết để xây dựng giải pháp phù hợp, ngăn vấn đề tái diễn và duy trì cải tiến lâu dài.
Kết quả dự kiến
Hiểu rõ các yếu tố gốc rễ gây kém hiệu quả và chậm trễ trong quy trình.
Thiết kế cải tiến
Việc cần làm
Xây dựng chiến lược cụ thể và kế hoạch hành động để xử lý nguyên nhân gốc rễ đã xác định, tinh gọn quy trình và cân nhắc tự động hóa hoặc sắp xếp lại thứ tự các bước.
Vì sao điều này quan trọng
Cải tiến được thiết kế tốt giúp quy trình onboarding hiệu quả hơn, tuân thủ tốt hơn và tạo trải nghiệm tích cực cho nhân viên mới.
Kết quả dự kiến
Kế hoạch chi tiết nêu rõ các thay đổi cụ thể để tối ưu quy trình onboarding nhân viên, sẵn sàng triển khai.
Theo dõi và cải tiến liên tục
Việc cần làm
Liên tục theo dõi các chỉ số hiệu suất chính như thời gian xử lý onboarding và tác động của những thay đổi đã triển khai, rồi điều chỉnh khi cần.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi thường xuyên giúp duy trì kết quả cải tiến, điều chỉnh quy trình theo nhu cầu kinh doanh thay đổi và tìm ra những cơ hội tối ưu mới.
Kết quả dự kiến
Quy trình onboarding nhân viên liên tục được tối ưu, đạt hiệu suất cao và duy trì cải tiến theo thời gian.
BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ
Khám phá những điều chưa thấy trong từng quy trình kinh doanh
- Trực quan hóa luồng quy trình thực tế
- Xác định điểm nghẽn và sai lệch
- Phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn
- Nâng cao hiệu quả vận hành
KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC
Kết quả tổ chức đạt được khi tiếp nhận nhân viên mới
Những kết quả này cho thấy lợi ích thiết thực mà tổ chức có thể đạt được khi áp dụng process mining vào quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Bằng cách xác định điểm nghẽn và những khâu cần cải thiện, doanh nghiệp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả và trải nghiệm của nhân viên.
Mức giảm trung bình của thời gian xử lý toàn quy trình
Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong suốt quá trình tiếp nhận nhân viên mới, tổ chức có thể rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc ứng viên nhận lời đến khi hòa nhập đầy đủ, giúp nhân viên mới bắt đầu làm việc hiệu quả sớm hơn.
Mức cải thiện tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ bắt buộc
Đảm bảo mọi hoạt động quan trọng khi tiếp nhận nhân viên mới, như đào tạo bắt buộc và hoàn tất giấy tờ, được thực hiện đúng hạn và theo chính sách. Nhờ đó, tổ chức giảm rủi ro và cải thiện công tác quản trị.
Mức giảm các nhiệm vụ trùng lặp và vấn đề về dữ liệu
Xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ khiến công việc phải làm lại, chẳng hạn như lỗi nhập dữ liệu thủ công hoặc hồ sơ chưa đầy đủ. Nhờ đó, quy trình tiếp nhận nhân viên mới diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn và ít lỗi hơn.
Thời gian tiết kiệm được khi cấp thiết bị và tài khoản CNTT
Đơn giản hóa việc cấp tài khoản CNTT, thiết bị và bố trí nơi làm việc, để nhân viên mới có đủ mọi thứ cần thiết và làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên.
Mức tăng các lộ trình tiếp nhận nhân viên nhất quán
Xác định và hợp nhất các biến thể quy trình thiếu kiểm soát thành một lộ trình tiếp nhận nhân viên mới nhất quán, có chất lượng cao. Nhờ đó, tổ chức cải thiện khả năng dự đoán và quản trị.
Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua những lần triển khai.
Dữ liệu nên dùng
Để nhận đề xuất dữ liệu phù hợp với nhu cầu, hãy chọn quy trình cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Process mining giúp bạn trực quan hóa luồng hoạt động onboarding thực tế và xác định điểm nghẽn, chẳng hạn các bước trước ngày nhận việc kéo dài hoặc cấp tài nguyên chậm. Công cụ phát hiện những biến thể và khâu kém hiệu quả làm tăng thời gian xử lý, giúp bạn tinh gọn toàn bộ hành trình của nhân viên mới. Nhờ đó, mọi người đều có trải nghiệm onboarding nhất quán và hiệu quả hơn.
Bạn cần dữ liệu event log có mã hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian cho mỗi bước. Với quy trình onboarding nhân viên, mã hồ sơ có thể là mã định danh duy nhất của nhân viên mới; hoạt động có thể là các nhiệm vụ như "Hoàn tất giấy tờ HR" hoặc "Bắt đầu thiết lập IT". Dữ liệu này giúp công cụ dựng lại chính xác luồng quy trình.
Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đáng kể như giúp nhân viên mới nhanh đạt hiệu suất, tinh gọn việc cấp tài nguyên và theo dõi tiến độ onboarding theo thời gian thực rõ hơn. Nhờ đó, chi phí vận hành giảm, khả năng giữ chân nhân viên mới được cải thiện và trải nghiệm onboarding trở nên nhất quán, hiệu quả hơn. Những kết quả này tác động trực tiếp đến năng suất và mức độ hài lòng của nhân viên mới.
Thời gian thiết lập ban đầu và trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn tùy thuộc vào quyền truy cập và khối lượng dữ liệu. Quá trình này thường mất vài ngày đến vài tuần. Sau khi tải dữ liệu lên, bạn thường có thể tạo sơ đồ quy trình ban đầu và xác định các điểm nghẽn chính trong vài giờ đến vài ngày. Trong những tuần tiếp theo, bạn có thể phân tích sâu hơn và tìm ra các hướng cải tiến cụ thể.
Có. process mining cho bạn thấy rõ tỷ lệ hoàn thành thực tế của các hoạt động bắt buộc, đồng thời chỉ ra những trường hợp bỏ sót bước hoặc hoàn thành trễ hạn. Công cụ cũng làm rõ các điểm khác biệt giữa quy trình thực tế và lộ trình đáp ứng yêu cầu tuân thủ, giúp bạn chuẩn hóa quy trình và đảm bảo nhân viên mới hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết, qua đó giảm rủi ro tuân thủ.
Yêu cầu kỹ thuật chính là khả năng trích xuất dữ liệu sự kiện từ hệ thống nguồn theo định dạng có cấu trúc, thường là CSV hoặc qua API. Bạn cũng cần một nền tảng process mining, chạy trên đám mây hoặc tại chỗ, để nhập và phân tích dữ liệu. Kỹ năng xử lý dữ liệu cơ bản có thể hữu ích khi chuẩn bị nhật ký sự kiện, nhưng nhiều công cụ hiện nay khá dễ sử dụng.
process mining đặc biệt phù hợp với những trường hợp như vậy. Công cụ lập bản đồ tất cả biến thể thực tế của quy trình, dù phức tạp đến đâu, thay vì dựa vào mô hình lý tưởng. Nhờ đó, bạn biết biến thể nào mang lại kết quả tốt và biến thể nào gây kém hiệu quả, từ đó chuẩn hóa quy trình và giảm việc phải làm lại trong suốt quá trình tiếp nhận nhân viên mới.
Có. process mining giúp xác định các hoạt động thủ công và việc làm lại thường xuyên trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Khi trực quan hóa quy trình thực tế, công cụ chỉ ra những bước dễ xảy ra lỗi do con người hoặc gây kém hiệu quả, giúp bạn xác định bước nào phù hợp để tự động hóa. Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên triển khai giải pháp số ở những khâu cần thiết.
Không. process mining được thiết kế để không can thiệp vào hệ thống. Công cụ phân tích dữ liệu lịch sử được xuất từ hệ thống vận hành, thay vì tương tác trực tiếp với môi trường đang hoạt động. Vì vậy, quá trình phân tích không ảnh hưởng đến các quy trình đang diễn ra.
Cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới với process mining
Nhanh chóng tìm ra điểm kém hiệu quả và tạo trải nghiệm tiếp nhận suôn sẻ.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.