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Verbessern Sie Recruiting und Talentgewinnung

Optimieren Sie Ihr Recruiting mit Greenhouse: mit unserer Anleitung in 6 Schritten.
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Verbessern Sie die Personalgewinnung mit Greenhouse und stellen Sie schneller ein

Auch ein gut organisierter Recruiting-Prozess kann verborgene Ineffizienzen aufweisen. Sie verlängern die Zeit bis zur Einstellung und lassen Chancen ungenutzt. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo es im Prozess der Talentgewinnung zu Engpässen kommt, von der ersten Bewerbung bis zum Onboarding. Gewinnen Sie konkrete Erkenntnisse, um Ihren Recruiting-Prozess zu optimieren, Betriebskosten zu senken und die Candidate Experience deutlich zu verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Recruiting und Personalgewinnung mit Process Mining effizienter gestalten

Ein effizienter Prozess für Recruiting und Personalgewinnung ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Er beeinflusst direkt, wie gut Sie Talente gewinnen und sich im Wettbewerb behaupten. Doch selbst mit leistungsstarken Bewerbermanagementsystemen wie Greenhouse können verborgene Ineffizienzen zu langen Einstellungszyklen, einer schlechten Candidate Experience und verpassten Chancen auf geeignete Bewerbende führen. Die Folgen sind höhere Betriebskosten, mehr Arbeit für Recruiter und gebremstes Wachstum, wenn wichtige Stellen unbesetzt bleiben.

So verbessert Process Mining Ihren Greenhouse-Recruiting-Workflow

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um den tatsächlichen Ablauf Ihres Recruiting-Prozesses in Greenhouse zu untersuchen und zu verstehen. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, extrahiert Process Mining Event Logs aus Ihren Greenhouse-Daten und zeichnet jeden Schritt einer Bewerbung nach. Der Case beginnt mit der Erfassung der Bewerbung und endet mit der Einstellungsentscheidung. So können Sie den Ist-Prozess visualisieren und genau erkennen, wo Bewerbungen ins Stocken geraten, Schritte ausgelassen werden oder Nacharbeit anfällt. Process Mining macht Ihre Recruiting-Daten transparent und zeigt:

  • Visualisierung des gesamten Prozesses: Sehen Sie alle Wege, die eine Bewerbung nehmen kann, nicht nur den vorgesehenen Ablauf.
  • Präzise Zeitmessung: Messen Sie die Dauer einzelner Aktivitäten, etwa „Bewerbung geprüft“ oder „Erstes Bewerbungsgespräch geführt“, sowie die Zeit zwischen ihnen.
  • Engpässe erkennen: Lokalisieren Sie Phasen oder Übergaben, die regelmäßig Verzögerungen verursachen, etwa bei der Rückmeldung, der Angebotsfreigabe oder der Einleitung einer Hintergrundprüfung.
  • Abweichungen analysieren: Erkennen Sie, wo der tatsächliche Ablauf von Ihrem vorgesehenen, strukturierten Einstellungsprozess abweicht. So werden mögliche Unstimmigkeiten und Schulungsbedarf sichtbar.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung Ihres Recruiting-Prozesses

Mit den Erkenntnissen aus dem Process Mining können Sie gezielt einzelne Bereiche Ihres Greenhouse-Workflows verbessern:

  • Verkürzen Sie den Recruiting-Zyklus: Wenn Sie Engpässe erkennen und beseitigen, können Sie die Zeit bis zur Einstellung deutlich verkürzen und geeignete Talente gewinnen, bevor es der Wettbewerb tut. Dazu gehört, die Dauer von Bewerbungsgesprächen, das Einholen von Rückmeldungen und die Bearbeitung von Angeboten zu optimieren.
  • Verbessern Sie die Candidate Experience: Langsame und uneinheitliche Abläufe können Bewerbende abschrecken. Ein effizienter Workflow sorgt für einen besseren Ablauf und senkt die Abbruchquote.
  • Verbessern Sie die Leistung von Recruitern und einstellungsverantwortlichen Personen: Analysieren Sie die Arbeitsverteilung und erkennen Sie Phasen, in denen einzelne Recruiter oder Führungskräfte überlastet oder ineffizient sind. So können Sie gezielt schulen oder Ressourcen neu verteilen.
  • Sichern Sie die Einhaltung von Prozessen und Vorgaben: Prüfen Sie, ob der tatsächliche Recruiting-Prozess internen Richtlinien und externen Vorschriften entspricht. Process Mining kann Unstimmigkeiten bei der Vorauswahl, bei Bewerbungsgesprächen oder bei der Freigabe von Angeboten aufzeigen.
  • Setzen Sie Ressourcen gezielter ein: Ermitteln Sie, wofür Ihr Recruiting-Team tatsächlich Zeit aufwendet und wo Automatisierung oder vereinfachte Abläufe helfen können.

Welche Ergebnisse die Prozessoptimierung erwarten lässt

Die Auswirkungen einer Optimierung Ihres Recruiting- und Personalgewinnungsprozesses mit Process Mining lassen sich direkt messen:

  • Schnellere Einstellungen: Eine deutlich kürzere Zeit bis zur Einstellung ermöglicht es, wichtige Stellen schneller zu besetzen.
  • Geringere Kosten: Senken Sie die Betriebskosten, die durch lange Recruiting-Zyklen, Anzeigen und Verwaltungsaufwand entstehen.
  • Höhere Qualität der Einstellungen: Ein schnellerer Prozess und eine bessere Candidate Experience helfen Ihnen, qualifizierte Talente zu gewinnen und zu halten.
  • Mehr Compliance: Stärken Sie die Einhaltung interner Einstellungsrichtlinien und externer Vorschriften und verringern Sie Risiken.
  • Höhere Effizienz: Ihr Team für Personalgewinnung kann sich stärker auf strategische Gespräche konzentrieren, statt Verzögerungen in der Verwaltung zu bearbeiten.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses

Für die Optimierung Ihres Recruiting- und Personalgewinnungsprozesses in Greenhouse sind keine komplexen technischen Kenntnisse erforderlich. Mit den passenden Tools können Sie Ihre Greenhouse-Daten verbinden, den Prozess visualisieren und konkrete Erkenntnisse für wirksame Veränderungen gewinnen. Erfahren Sie, wie Sie Recruiting und Personalgewinnung verbessern und den Recruiting-Zyklus verkürzen können, indem Sie Ihre Prozessdaten für sich sprechen lassen. Entdecken Sie noch heute das ungenutzte Potenzial Ihres Recruiting-Trichters.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Bewerbende warten oft lange zwischen der Prüfung ihrer Bewerbung und dem ersten Gespräch oder zwischen weiteren Gesprächsrunden. Dadurch können qualifizierte Talente aus dem Einstellungsprozess ausscheiden. Zugleich verlängert sich die Zeit bis zur Einstellung und die Arbeitgebermarke leidet. ProcessMind analysiert Ihre Greenhouse-Event-Logs und zeigt genau, wo diese Verzögerungen auftreten und welche Phasen, einstellungsverantwortlichen Personen oder Recruiter Engpässe verursachen. So können Sie die Terminplanung verbessern und die Zahl der Abbrüche senken.

Bewerbende erleben unterschiedliche Einstellungsabläufe. Manche erhalten erst spät eine Rückmeldung, andere scheiden ohne klare Information aus dem Prozess aus. Das führt zu Frustration und negativem Feedback. Solche Unstimmigkeiten bei Recruiting und Personalgewinnung können künftige Bewerbende abschrecken und Ihrem Ruf schaden. ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten in Greenhouse und zeigt, wo und warum sich die Abläufe für Bewerbende unterscheiden. Sie sehen, welche Bewerbungen vom optimalen Ablauf abweichen, und können Prozesse vereinheitlichen sowie die Zufriedenheit verbessern.

Wichtige Stellen bleiben länger als nötig unbesetzt. Das beeinträchtigt die Produktivität der Teams und erhöht die Betriebskosten. Eine lange Zeit bis zur Einstellung deutet häufig auf verborgene Ineffizienzen oder Engpässe im Recruiting-Trichter hin. ProcessMind bildet anhand Ihrer Greenhouse-Daten die tatsächliche Dauer jeder Phase des Einstellungsprozesses ab. Die Analyse zeigt die Ursachen von Verzögerungen, etwa verspätete Rückmeldungen oder langwierige Verhandlungen über Angebote, damit Sie den Einstellungszyklus verkürzen können.

Die Effizienz einzelner Recruiter objektiv zu bewerten, bewährte Vorgehensweisen zu erkennen und die Arbeitslast fair zu verteilen, ist schwierig. Das kann zu Überlastung oder Leistungseinbußen führen. Diese fehlende Transparenz beeinträchtigt die Effektivität Ihres Recruiting- und Talent-Acquisition-Teams insgesamt. ProcessMind wertet Aktivitätsdaten aus Greenhouse aus und zeigt, wie konsequent einzelne Recruiter den Prozess einhalten, wie viel Zeit sie in den einzelnen Phasen aufwenden und wie erfolgreich sie sind. So erkennen Sie leistungsstarke Recruiter und Bereiche, in denen Schulungen oder Unterstützung erforderlich sind.

Wenn das Feedback der Interviewer nur verzögert eingeht, verlangsamt sich der Einstellungsprozess erheblich. Bewerber müssen warten und nehmen möglicherweise andere Angebote an. Das ist ein häufiges Problem im Recruiting und in der Talent Acquisition, insbesondere wenn die einstellenden Führungskräfte stark ausgelastet sind. ProcessMind analysiert Event Logs in Greenhouse und zeigt genau, welche Interviewer oder Abteilungen ihr Feedback regelmäßig verspätet einreichen. So können Sie Service Level Agreements (SLAs) durchsetzen und den Feedbackprozess verbessern, damit Entscheidungen schneller getroffen werden.

Trotz erheblicher Vorarbeit lehnen Top-Kandidaten Angebote häufig ab. Der Recruiting-Zyklus beginnt dann von vorn und Ressourcen gehen verloren. Das kann im Recruiting und in der Talent Acquisition kostspielig sein und die Motivation beeinträchtigen. ProcessMind untersucht in Greenhouse den Weg der Bewerber bis zur Unterbreitung eines Angebots und erkennt Muster sowie Prozessabweichungen bei abgelehnten Angeboten. Dabei werden beispielsweise zu lange Angebotsphasen, verspätete Mitteilungen oder uneinheitliche Angebotsbedingungen sichtbar. So können Sie die Annahmequote verbessern.

Ressourcen fließen in Kanäle, über die nur wenige geeignete Kandidaten oder Einstellungen zustande kommen. Dadurch steigen die Kosten pro Einstellung. Ohne aussagekräftige Daten lässt sich die Recruiting- und Talent-Acquisition-Strategie nur schwer optimieren. ProcessMind analysiert die Bewerbungsquellen in Greenhouse im Verhältnis zu den Einstellungsergebnissen und zeigt, über welche Kanäle regelmäßig die besten Kandidaten kommen. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie Budget und Aufwand auf wirksamere Suchstrategien verlagern und die Effizienz bei Einstellungen verbessern.

Abweichungen von standardisierten Einstellungsverfahren oder unbewusste Vorurteile können zu Compliance-Verstößen und rechtlichen Risiken führen und die Bemühungen um Vielfalt und Inklusion beeinträchtigen. Faire Verfahren sind im Recruiting und in der Talent Acquisition entscheidend. ProcessMind erkennt Prozessvarianten in Greenhouse, die auf Verstöße oder mögliche Benachteiligungen hindeuten können. Dazu zählen etwa unterschiedliche Interviewphasen bei vergleichbaren Stellen oder Verzögerungen, die bestimmte Bewerbergruppen überproportional betreffen. So unterstützen Sie faire und regelkonforme Einstellungsverfahren.

Der Übergang von der Angebotsannahme zum Start des Onboardings ist oft nicht gut abgestimmt. Das führt zu Verzögerungen und einem schlechten ersten Eindruck bei neuen Mitarbeitenden. Im Recruiting und in der Talent Acquisition kann sich das auf die Mitarbeiterbindung und Produktivität auswirken. ProcessMind visualisiert in Greenhouse den gesamten Ablauf nach der Angebotsannahme und macht Lücken oder Verzögerungen sichtbar, bevor die Onboarding-Aktivitäten beginnen. So können Sie diese wichtige Übergabe verbessern und neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglichen.

Teams überspringen in Greenhouse möglicherweise Standardschritte oder greifen auf informelle Umgehungslösungen zurück. Das führt zu uneinheitlichen Abläufen, Problemen mit der Datenqualität und möglichen Compliance-Lücken. Solche Abweichungen erschweren die Durchsetzung bewährter Vorgehensweisen im Recruiting und in der Talent Acquisition. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich durchlaufenen Prozesspfade und zeigt, wo und warum Abweichungen auftreten. So erkennen Sie häufige Umgehungslösungen und können die Ursachen beheben oder effiziente neue Abläufe verbindlich festlegen.

Trotz der Investition in Greenhouse schöpfen Unternehmen die Möglichkeiten der Plattform möglicherweise nicht vollständig aus. Dadurch bleiben Chancen für Automatisierung und Effizienzgewinne ungenutzt. Im Recruiting und in der Talent Acquisition wird dann manuell gearbeitet, obwohl sich Aufgaben automatisieren ließen. ProcessMind kann dies indirekt sichtbar machen, indem es Prozessschritte aufzeigt, die manuell oder außerhalb der vorgesehenen System-Workflows ausgeführt werden. Das kann darauf hindeuten, dass integrierte Funktionen von Greenhouse, etwa die automatische Interviewplanung oder Scorecards, zu wenig eingesetzt werden. Diese Erkenntnisse fördern eine bessere Nutzung des Systems.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, offene Stellen deutlich schneller zu besetzen. Das wirkt sich unmittelbar auf die betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit aus. Eine kürzere Time-to-Hire bedeutet, dass wichtige Positionen früher besetzt werden. So verringern sich Produktivitätslücken und damit verbundene Kosten im Recruiting- und Talent-Acquisition-Team, das Greenhouse verwendet. ProcessMind visualisiert den gesamten Ablauf einer „Job Application“ und zeigt genau, wo Verzögerungen entstehen, etwa durch lange Freigabezyklen oder Engpässe bei der Interviewplanung. Wenn Unternehmen diese konkreten Probleme erkennen, können sie gezielt gegensteuern und die Time-to-Hire insgesamt senken. Das führt zu messbaren Verbesserungen bei Geschwindigkeit und Effizienz im Recruiting.

Verzögerungen bei der Interviewplanung können dazu führen, dass Bewerber abspringen und eine schlechte Erfahrung machen. Mit diesem Ziel durchlaufen Bewerber die Interviewphasen schneller. Das verbessert die Candidate Experience insgesamt und hilft Ihnen, Top-Talente im Recruiting-Prozess mit Greenhouse früher zu gewinnen. ProcessMind bildet alle Aktivitäten rund um „Interview Scheduled“ und „Interview Conducted“ ab und macht Ressourcenengpässe, verzögerte Mitteilungen oder aufeinanderfolgende Engpässe sichtbar. Auf dieser Grundlage können Teams Ressourcen neu verteilen, Planungsaufgaben in Greenhouse automatisieren oder die Abstimmung verbessern, damit Interviews schneller stattfinden.

Eine positive Candidate Experience ist entscheidend, um Top-Talente zu gewinnen und zu halten und eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen. Wenn Unternehmen Reibungspunkte im Recruiting-Prozess erkennen und beseitigen, können sie die Zufriedenheit der Bewerber deutlich steigern und kostspielige Abbrüche im Greenhouse-System verringern. ProcessMind zeigt die verschiedenen Wege durch den Bewerbungsprozess und macht sichtbar, wo Bewerber Verzögerungen, zahlreiche Kontaktpunkte oder nicht standardisierte Schritte erleben. Durch die Analyse dieser Pfade für „Job Application“ können Unternehmen die Candidate Experience vereinheitlichen und verbessern. Das führt zu mehr abgeschlossenen Bewerbungen und höheren Zufriedenheitswerten.

Zeitnahes Feedback zu Interviews ist wichtig, um Einstellungsentscheidungen zügig zu treffen und Bewerber einzubinden. Ein kürzerer Feedbackprozess verringert das Risiko, dass Top-Kandidaten andere Angebote annehmen, und beschleunigt die Entscheidungsfindung im Recruiting- und Talent-Acquisition-Team, das Greenhouse verwendet. ProcessMind verfolgt die Aktivitäten „Feedback Submitted“ und zeigt, wo und warum es nach „Interview Conducted“ zu Verzögerungen kommt. Das System erkennt bestimmte Interviewer oder Phasen, die regelmäßig Engpässe verursachen. So können Sie gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen vornehmen, damit Feedback zeitnah und effizient eingeht.

Eine höhere Annahmequote verringert den Bedarf, Stellen erneut auszuschreiben und kostspielige Recruiting-Zyklen zu wiederholen. So zahlt sich der Aufwand für die Suche und die Interviews in erfolgreichen Einstellungen aus und die Talent Acquisition mit Greenhouse wird effizienter. ProcessMind analysiert den Ablauf bis zu „Offer Extended“ und „Offer Accepted“ und zeigt, welche Faktoren in den vorherigen Phasen mit höheren oder niedrigeren Annahmequoten zusammenhängen. Wenn Unternehmen Muster erkennen, etwa bei der Einheitlichkeit der Interviews oder der Zeit bis zur Unterbreitung eines Angebots, können sie die vorgelagerten Prozesse verbessern und mehr Angebote erfolgreich abschließen.

Die vollständige Einhaltung der Vorgaben bei Einstellungsverfahren verringert rechtliche Risiken, fördert faire Entscheidungen und wahrt die ethischen Standards des Unternehmens. Dazu müssen alle Abweichungen von vorgeschriebenen Schritten und Richtlinien im Recruiting-Prozess mit Greenhouse erkannt und beseitigt werden. ProcessMind bildet den tatsächlichen Ablauf der Aktivitäten für „Job Application“ ab und vergleicht ihn mit vorgegebenen regelkonformen Pfaden. Nicht autorisierte Auslassungen und Abweichungen werden sofort sichtbar. So kann das Recruiting- und Talent-Acquisition-Team standardisierte Abläufe durchsetzen und die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen sicherstellen, um Compliance-Risiken zu minimieren.

Eine ausgewogene Arbeitslast für Recruiter beugt Überlastung vor, steigert die Produktivität und sorgt für einheitliche Servicequalität gegenüber den einstellenden Führungskräften. Im Mittelpunkt steht, Aufgaben im Recruiting- und Talent-Acquisition-Team mit Greenhouse ausgewogen zu verteilen und effizient zu bearbeiten. ProcessMind analysiert die Dauer und Anzahl der Aktivitäten für das Attribut „Recruiter“ in verschiedenen „Job Application“-Cases und erkennt Engpässe sowie eine ungleiche Verteilung. Auf dieser Grundlage können Sie die Aufgabenverteilung datenbasiert anpassen, Prozesse neu gestalten oder gezielte Schulungen anbieten, um Effizienz und Leistung des Recruiting-Teams zu verbessern.

Uneinheitliche Einstellungs-Workflows führen zu unterschiedlichen Bewerbererfahrungen, Compliance-Risiken und Ineffizienzen. Einheitliche Abläufe schaffen Vorhersehbarkeit und Fairness und erleichtern die Skalierung und Schulung im Recruiting und in der Talent Acquisition mit Greenhouse. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Varianten im Prozess „Job Application“ und zeigt, wo und warum nicht autorisierte Abkürzungen oder Abweichungen auftreten. Durch den Vergleich mit dem vorgesehenen Prozessmodell können Unternehmen bewährte Vorgehensweisen in Greenhouse durchsetzen, Umgehungslösungen beseitigen und die Einhaltung der Prozesse sicherstellen.

Bei der Optimierung von Suchkanälen sollten Sie Ressourcen auf die wirksamsten Wege konzentrieren, um qualifizierte Talente zu gewinnen, die Kosten pro Einstellung zu senken und mehr Bewerbungen zu erhalten. So setzen Sie das Recruiting-Budget in Greenhouse effizient ein. ProcessMind verknüpft „Application Source“ mit erfolgreichen Einstellungen und der Time-to-Hire. Dadurch wird sichtbar, welche Kanäle die besten Ergebnisse liefern und welche ineffizient sind. Anhand dieser detaillierten Daten kann das Recruiting- und Talent-Acquisition-Team gezielt in die wirksamsten Suchstrategien investieren.

Ein reibungsloser Übergang vom Recruiting zum Onboarding ist wichtig für die Motivation und Produktivität neuer Mitarbeitender. Ziel ist es, Verzögerungen und Lücken in der Kommunikation zwischen den Phasen „Candidate Hired“ und „Onboarding Initiated“ in Greenhouse zu beseitigen. ProcessMind visualisiert die Übergabeschritte zwischen Recruiting- und Onboarding-Aktivitäten und macht Unterbrechungen oder unerwartete Verzögerungen sichtbar. Das System zeigt, wo Informationen möglicherweise nicht oder verspätet weitergegeben werden. So können Sie den Prozess neu gestalten und einen effizienten Übergang für neue Mitarbeitende sicherstellen.

Wenn Sie die Möglichkeiten von Greenhouse Recruiting vollständig ausschöpfen, verbessern Sie die Prozesseffizienz, die Datenintegrität und die Wirksamkeit Ihrer Talent-Acquisition-Strategie. So stellen Sie sicher, dass sich die Investition in das ATS auszahlt. ProcessMind kann anhand typischer Aktivitäten erkennen, ob strukturierte Aktivitäten oder Datenerfassungspunkte in Greenhouse regelmäßig übersprungen oder zu wenig genutzt werden. Die Abbildung des Prozesses „Job Application“ zeigt, wo Sie die Verwendung von Greenhouse-Funktionen wie Scorecards oder Interview-Kits fördern können. Das unterstützt datengetriebene und regelkonforme Einstellungsverfahren.

Der 6-Schritte-Weg zur Verbesserung von Recruiting und Talent Acquisition

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Daten exportieren
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Verwenden Sie das vorbereitete Excel-Template für Recruiting- und Talent-Acquisition-Daten aus Greenhouse. Es bietet die passende Struktur für Ihre Analyse.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein strukturiertes Template vereinfacht die Datenaufbereitung und sorgt für einheitliche, korrekte Daten. Das ist entscheidend für verlässliche Erkenntnisse aus dem Process Mining.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsatzbereites Excel-Template für Ihre Recruiting-Daten aus Greenhouse.

DAS ERHALTEN SIE

Entdecken Sie verborgene Engpässe im Recruiting mit Greenhouse

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Recruiting-Prozess in Greenhouse und macht verborgene Verzögerungen und Ineffizienzen sichtbar. Gewinnen Sie detaillierte Erkenntnisse zu jedem Schritt, von der Bewerbung bis zum Onboarding, und verbessern Sie Ihren Recruiting-Prozess.
  • Visualisieren Sie Ihren gesamten Recruiting-Prozess in Greenhouse
  • Ermitteln Sie genau, wo in den einzelnen Recruiting-Phasen Engpässe entstehen
  • Verkürzen Sie die Zeit bis zur Einstellung und senken Sie die damit verbundenen Recruiting-Kosten
  • Verbessern Sie die Candidate Experience und die Konversionsraten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Verbessern Sie Ihre Talent Acquisition

Diese Ergebnisse zeigen, welche konkreten Vorteile Unternehmen durch die Optimierung ihrer Recruiting- und Talent-Acquisition-Prozesse erzielen, wenn sie Erkenntnisse aus ihren Greenhouse-Daten einsetzen. Indem sie Engpässe und Ineffizienzen erkennen, können sie ihre Einstellungsverfahren deutlich verbessern.

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Time-to-Hire verkürzen

Durchschnittliche Verkürzung des Einstellungszyklus

Verbessern Sie den gesamten Recruiting-Prozess, von der Bewerbung bis zur Angebotsannahme, und verkürzen Sie die Zeit bis zur Besetzung wichtiger Stellen deutlich. So gewinnen Sie Top-Talente schneller, bevor sich Ihre Wettbewerber für sie entscheiden.
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Interviews schneller planen

Weniger Verzögerungen bei der Terminplanung

Erkennen und beseitigen Sie Engpässe bei der Interviewkoordination, damit Bewerber deutlich kürzer auf ihr erstes Interview warten. Verbessern Sie die Candidate Experience und halten Sie den Recruiting-Prozess in Gang.
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Mehr angenommene Angebote

Höhere Umwandlungsrate bei Bewerbern

Erkennen Sie, welche Faktoren zu abgelehnten Angeboten führen, von der Candidate Experience bis zum Zeitpunkt des Angebots. Passen Sie Ihre Strategie an, um den Anteil angenommener Angebote deutlich zu steigern und mehr Ihrer Wunschkandidaten zu gewinnen.
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Compliance verbessern

Weniger Prozessabweichungen

Erkennen und verhindern Sie automatisch nicht regelkonforme Einstellungsverfahren und ausgelassene Pflichtschritte. So halten Sie regulatorische Anforderungen und interne Richtlinien ein und verringern rechtliche sowie Reputationsrisiken.
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Bewerbererlebnis verbessern

Weniger Bewerberabbrüche

Erkennen und beheben Sie Probleme im Bewerbungsprozess, die zu Abbrüchen führen, von der Bewerbung bis zum Onboarding. So schaffen Sie ein positives Erlebnis, stärken Ihre Arbeitgebermarke und gewinnen qualifiziertere Talente.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den konkreten Unternehmenszielen ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei erfolgreichen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung für die Bewerbung einer einzelnen kandidierenden Person auf eine bestimmte Stelle.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle Recruiting-Ereignisse einer einzelnen kandidierenden Person verknüpft. So lässt sich der gesamte Einstellungsprozess von Anfang bis Ende analysieren.

Name der jeweiligen Recruiting-Aktivität oder der eingetretenen Prozessphase.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut bildet die Schritte des Recruiting-Prozesses ab. So lassen sich der Prozessablauf visualisieren sowie Engpässe und Abweichungen erkennen.

Genaues Datum und genaue Uhrzeit der Recruiting-Aktivität.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, Zykluszeiten zu berechnen und die Leistung des Recruiting-Prozesses zu analysieren.

Name der Recruiterin oder des Recruiters, die oder der für die Stellenbewerbung zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Ordnet Prozessaktivitäten einer bestimmten Recruiterin oder einem bestimmten Recruiter zu und ermöglicht so die Analyse von individueller Leistung, Arbeitsauslastung und Effizienz.

Abteilung oder Geschäftseinheit, für die die Stelle besetzt wird.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich der Recruiting-Leistung und Prozessvarianten zwischen Abteilungen. So werden systematische Probleme und bewährte Vorgehensweisen sichtbar.

Bezeichnung der Stelle, auf die sich die kandidierende Person beworben hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen von Recruiting-Kennzahlen für bestimmte Stellen. So lässt sich nachvollziehen, wie die Prozessleistung je nach Komplexität oder Art der Stelle variiert.

Endergebnis oder aktueller Status der Stellenbewerbung.

Warum das wichtig ist

Gibt das Ergebnis des Recruiting-Prozesses an und ermöglicht den Vergleich erfolgreicher (eingestellter) und erfolgloser (abgelehnter) Bewerbungen.

Kanal, über den die Bewerbung der kandidierenden Person eingegangen ist.

Warum das wichtig ist

Hilft dabei, Wirksamkeit und ROI verschiedener Recruiting-Kanäle zu messen und datengetriebene Entscheidungen über den Einsatz von Ressourcen für die Kandidatensuche zu treffen.

Aktueller Status eines Stellenangebots, das einer kandidierenden Person unterbreitet wurde.

Warum das wichtig ist

Erfasst das Ergebnis von Stellenangeboten. Das ist entscheidend für die Berechnung der Kennzahl zur Angebotsannahmequote und dafür, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den Beginn des Recruiting-Prozesses für eine bestimmte Bewerbung. Sie wird erfasst, wenn ein Bewerber seine Bewerbung über eine Karriereseite oder einen Suchkanal einreicht oder manuell in Greenhouse angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Die Zeitspanne von dieser Aktivität bis zu anderen Aktivitäten ist entscheidend, um die Time-to-Hire und die Wirksamkeit der Suchkanäle zu messen.

Ein Interview mit dem Bewerber wurde im System geplant. Greenhouse lässt sich in Kalender integrieren. Daher wird dieses Ereignis üblicherweise ausdrücklich protokolliert, sobald ein Interview bestätigt ist.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis ist entscheidend, um Engpässe bei der Interviewplanung zu analysieren und zu erkennen. Die Zeit zwischen diesem und dem vorherigen Schritt ist eine wichtige KPI für die Effizienz von Recruitern und Koordinatoren.

Ein Interview mit dem Bewerber hat stattgefunden. Dies wird häufig daraus abgeleitet, dass der geplante Interviewtermin verstrichen ist. Zuverlässiger ist der Zeitpunkt, zu dem Feedback zu diesem Interview eingereicht wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein im Bewerbungsprozess. Sie bildet den Ausgangspunkt, um die Zeit bis zur Abgabe des Feedbacks und den Übergang zur nächsten Phase zu messen.

Das offizielle Stellenangebot wurde an den Bewerber gesendet. Dies ist ein wichtiger Meilenstein und der Abschluss des Interview- und Auswahlverfahrens.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet die Grundlage für die Berechnung der KPI zur Annahmequote von Angeboten. Sie markiert den Beginn der abschließenden Entscheidungsphase für den Bewerber.

Der Bewerber hat das Stellenangebot offiziell angenommen. Dies ist ein wichtiger Erfolg und löst üblicherweise weitere Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn aus, etwa Hintergrundprüfungen.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Erfolgsmeilenstein und ein zentraler Bestandteil der KPI zur Annahmequote von Angeboten. Er markiert den Übergang vom Bewerber zum künftigen Mitarbeitenden.

Die kandidierende Person hat alle Prüfungen vor der Einstellung erfolgreich abgeschlossen und wurde offiziell als eingestellt gekennzeichnet. Damit ist der Bewerbungsprozess erfolgreich abgeschlossen und beendet.

Warum das wichtig ist

Dies ist das wichtigste Erfolgsergebnis des Prozesses. Die Zeit zwischen „Bewerbung eingegangen“ und diesem Ereignis entspricht der gesamten Time to Hire, einer zentralen Recruiting-Kennzahl.

Die Bewerbung der kandidierenden Person wurde im Laufe des Prozesses abgelehnt. Dies ist das häufigste erfolglose Endereignis und kann in jeder Phase auftreten.

Warum das wichtig ist

Dieses Endereignis ist entscheidend für die Analyse der Abbruchquoten im Recruiting-Prozess. Wenn Sie nachvollziehen, wann und warum Bewerbungen abgelehnt werden, können Sie Ineffizienzen im Prozess oder unpassende Stellenanforderungen erkennen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining verwendet Daten aus Ihrem Greenhouse-System, um Ihre tatsächlichen Einstellungsprozesse zu visualisieren und zu analysieren. Sie sehen, wie Bewerber den Prozess durchlaufen, und erkennen Abweichungen, Verzögerungen und Ineffizienzen, die sonst möglicherweise verborgen bleiben. Diese objektiven Erkenntnisse ermöglichen datengetriebene Optimierungen.

Process Mining zeigt konkrete Probleme auf, etwa erhebliche Verzögerungen bei der Interviewplanung oder uneinheitliche Bewerbererfahrungen. Die Analyse macht Ihre aktuellen Workflows transparent und hilft Ihnen, die Ursachen für viele abgelehnte Angebote, eine lange Time-to-Hire und ineffiziente Suchkanäle zu erkennen.

Zu den erforderlichen Kerndaten gehören Case-Kennungen wie Job-Application-IDs oder Candidate-IDs. Außerdem benötigen Sie Aktivitätsprotokolle, die jeden Schritt und jede Statusänderung im Bewerbungsprozess festhalten, jeweils mit Timestamp. Zusätzliche Attribute wie Stellenbezeichnung, Abteilung oder Recruiter können die Analyse erweitern.

Greenhouse bietet verschiedene Möglichkeiten für den Datenexport, darunter Berichtsfunktionen, API-Zugriff und bei größeren Unternehmen den direkten Datenbankzugriff. Gemeinsam mit Ihrem IT-Team ermitteln wir häufig den effizientesten und sichersten Weg, Event Logs und relevante Attribute zu exportieren.

Sie können mit konkreten Ergebnissen rechnen, etwa einer deutlich kürzeren Time-to-Hire, einer schnelleren Interviewplanung und höheren Annahmequoten für Angebote. Process Mining hilft außerdem dabei, wichtige Einstellungs-Workflows zu vereinheitlichen, die Compliance zu stärken und die Arbeitslast der Recruiter effizienter zu verteilen.

Die Ersteinrichtung und Datenanalyse dauern in der Regel einige Wochen. Wie lange genau, hängt von der Verfügbarkeit und Komplexität der Daten ab. Sobald die ersten Erkenntnisse vorliegen, können Sie konkrete Maßnahmen sofort umsetzen. Messbare Verbesserungen zeigen sich häufig innerhalb der ersten 3 bis 6 Monate.

In der Regel benötigt eine Process-Mining-Lösung Zugriff auf Ihre Greenhouse-Daten, entweder über eine direkte Integration oder regelmäßige Datenexporte. Auf Ihrer Seite sind üblicherweise weder spezielle Hardware noch umfangreiche Softwareinstallationen erforderlich, da die meisten modernen Lösungen cloudbasiert sind.

Process Mining soll in erster Linie den Prozess verbessern, nicht einzelne Personen herausstellen. Die Analyse kann zwar Bereiche aufzeigen, in denen bestimmte Teams oder Prozessschritte hinter den Erwartungen zurückbleiben, im Mittelpunkt stehen jedoch systemische Probleme und gemeinsame Verbesserungsmöglichkeiten im gesamten Recruiting-Workflow.

Für die Ersteinrichtung müssen Ihre IT- und HR-Teams bei Datenzugriff und fachlichem Kontext zusammenarbeiten. Danach visualisiert die Process-Mining-Lösung die Daten auf verständliche Weise. So können HR-Fachkräfte komplexe Prozesse nachvollziehen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, ohne über umfassende technische Kenntnisse zu verfügen.

Verbessern Sie noch heute Ihre Talentgewinnung mit Greenhouse

Verkürzen Sie Ihren Recruiting-Zyklus um 30 % und verbessern Sie noch heute die Candidate Experience.

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