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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement
Herausforderungen (7) Ziele (7) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Spesenmanagement transformieren: Effizienz & Compliance steigern

ProcessMind hilft Ihnen, Ineffizienzen, Bottlenecks und Compliance-Probleme in Ihrem Spesenmanagementprozess schnell zu identifizieren. Lokalisieren Sie Bereiche, die Verzögerungen, Nacharbeiten und erhöhte Kosten verursachen, unabhängig von Ihrem aktuellen System. Gewinnen Sie Klarheit über Prozessvariationen und stellen Sie reibungslose, Compliance-konforme Abläufe sicher.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Das Management von Reisekosten und Ausgaben ist ein zentraler, aber oft komplexer Prozess in jedem Unternehmen. Er betrifft alle Mitarbeitenden und beeinflusst direkt die finanzielle Stabilität. Auch wenn der Weg einer Abrechnung von der Einreichung bis zur endgültigen Erstattung einfach scheint, ist er in der Praxis oft geprägt von Ineffizienzen, versteckten Kosten und Compliance-Risiken. Process Mining für das Ausgabenmanagement bietet hier einen objektiven Blick auf diesen vielschichtigen Workflow. Durch die Analyse von Event-Log-Daten aus Ihrem ERP- oder einem beliebigen Quellsystem rekonstruiert ProcessMind jede einzelne Abrechnungsprüfung im Detail. Diese Analyse zeigt den tatsächlichen Zustand Ihrer Prozesse, deckt Engpässe auf, die Erstattungen verzögern, und identifiziert Abweichungen von Ihren internen Richtlinien. Sie erhalten volle Transparenz über Nachbesserungen, unerwartete Verzögerungen bei Freigaben und unnötige manuelle Eingriffe, die die Betriebskosten erhöhen und für Frustration bei den Beteiligten sorgen.

Viele Unternehmen kämpfen mit mangelnder Transparenz. Es fehlt die Grundlage, um präzise zu bestimmen, warum bestimmte Abrechnungen länger dauern oder warum Richtlinien inkonsistent angewendet werden. Manuelle Prüfprozesse sind fehleranfällig. Zudem bleibt es eine Herausforderung, die tatsächlichen Prozesskosten pro Abrechnung jenseits des reinen Erstattungsbetrags zu ermitteln. Diese Probleme sind universell und betreffen Organisationen unabhängig von ihren Finanzsystemen. Ohne ein umfassendes Verständnis des tatsächlichen Prozessflusses greifen Optimierungsversuche oft ins Leere. Die Folge sind fortbestehende Ineffizienzen, Risiken bei Audits und eine unbefriedigende Erfahrung für die Mitarbeitenden. Process Mining schließt diese Lücke und liefert die nötigen Erkenntnisse, um diese Herausforderungen gezielt anzugehen.

ProcessMind ermöglicht es Ihrem Unternehmen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, statt sich auf Vermutungen zu verlassen. Unsere Plattform nutzt die vorhandenen Event-Daten Ihrer Systeme und erstellt eine dynamische Prozesslandkarte, die jeden Pfad einer Abrechnung visualisiert. Diese Detailtiefe erlaubt es Ihnen, exakt jene Aktivitäten zu identifizieren, die Verzögerungen verursachen – etwa Genehmigungsschritte, die häufig umgeleitet werden, oder Abteilungen mit ungewöhnlich langen Durchlaufzeiten. Finden Sie heraus, warum ein bestimmter Anteil der Abrechnungen mehrfach eingereicht werden muss oder wie oft Ausgaben ohne ausreichende Begründung genehmigt werden. ProcessMind macht diese Probleme nicht nur sichtbar, sondern quantifiziert auch deren Auswirkungen auf Zeit und Kosten.

Die Vorteile gehen weit über reine Effizienz hinaus. Unsere Analyse stärkt Ihre Compliance, indem sie Anomalien erkennt, potenzielle Betrugsrisiken identifiziert und sicherstellt, dass alle Ansprüche den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Sie können Richtlinienverstöße proaktiv angehen, Audit-Risiken minimieren und die Kontrolle über die Unternehmensausgaben behalten. Zudem führt die Optimierung des Ausgabenmanagements zu erheblichen Kosteneinsparungen. Durch das Eliminieren unnötiger Schritte, die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Beschleunigung von Erstattungszyklen reduzieren Sie den administrativen Aufwand und verbessern den Cashflow. Letztlich bedeutet ein optimierter Prozess zufriedene Mitarbeitende, schnellere Erstattungen und eine stabilere Finanzoperation – ganz ohne langwierige Systemumstellungen oder komplexe Integrationen. ProcessMind nutzt einfach den Wert der Daten, die Sie bereits haben.

Der Einstieg in die Prozessoptimierung mit ProcessMind ist einfach und funktioniert mit jedem System, das Sie aktuell nutzen. Wir wissen, dass Ihr Unternehmen auf spezifische ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Eigenentwicklungen setzt. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie sich reibungslos mit den Daten all dieser Systeme verknüpfen lässt. Der erste Schritt besteht darin, ein Event Log zu extrahieren. Dieses Log enthält üblicherweise die Abrechnungs-ID als eindeutige Case-ID, die Aktivitätsbezeichnungen, Zeitstempel (Timestamps) für jeden Schritt sowie relevante Attribute wie die Abteilung der einreichenden Person, die Ausgabenart oder den Genehmigungsstatus.

Zur Unterstützung in dieser wichtigen Phase bietet ProcessMind ein umfassendes Datentemplate. Dieses zeigt Ihnen genau, welche Datenpunkte benötigt werden und bietet eine Anleitung für den Export aus Ihrem Quellsystem. Unser Ansatz ist systemagnostisch: Sie müssen Ihre Infrastruktur nicht anpassen – ProcessMind passt sich Ihren Daten an. Sobald Ihr Event Log vorbereitet und hochgeladen ist, wandelt ProcessMind die Daten in wertvolle Erkenntnisse um, die die tatsächliche Performance Ihres Ausgabenmanagements zeigen. Entdecken Sie Ineffizienzen, sichern Sie Compliance und erzielen Sie spürbare Kosteneinsparungen. Starten Sie noch heute Ihre Process-Mining-Reise.

Spesenmanagement Process Mining Effizienz Compliance Finanzen Workflow-Optimierung Kostensenkung

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Spesenabrechnungen bleiben oft in Genehmigungsschleifen hängen, sei es bei Managern oder im Finanzteam. Diese Verzögerungen verlangsamen den gesamten Prozess, frustrieren Mitarbeiter, die auf Erstattungen warten, und erschweren das Cashflow-Management. Die mangelnde Transparenz macht es schwierig zu wissen, wo die Engpässe liegen.

ProcessMind deckt präzise auf, wo diese Verzögerungen auftreten, indem es die für jeden Schritt aufgewendete Zeit analysiert. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Flows jeder Spesenabrechnung identifiziert es die spezifischen Genehmiger, Teams oder Phasen, die durchweg Bottlenecks verursachen, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Genehmigungswege für schnellere, vorhersehbarere Zykluszeiten zu optimieren.

Eine beträchtliche Anzahl von Spesenabrechnungen wird häufig abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesandt, was zu frustrierendem Mehraufwand für Mitarbeiter und Finanzteams führt. Dieses ständige Hin und Her erhöht nicht nur die Betriebskosten, sondern verlängert auch die Gesamtbearbeitungszeit und deutet oft auf zugrunde liegende Probleme bei der Richtlinienklarheit oder den Einreichungspraktiken hin.

ProcessMind identifiziert die Grundursachen dieser Ablehnungen, indem es die Muster in abgelehnten Berichten analysiert. Es zeigt auf, warum Berichte zurückgeschickt werden, sei es aufgrund häufiger Richtlinienverstöße, fehlender Informationen oder unklarer Anweisungen, und ermöglicht es Ihnen, gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen zu implementieren, die die Erstantragsgenehmigungsraten verbessern.

Obwohl klare Richtlinien vorhanden sind, rutschen Spesen, die nicht den Richtlinien entsprechen, oft unentdeckt durch den Genehmigungsprozess. Dies setzt das Unternehmen finanziellen Verlusten, Audit-Fehlern und Compliance-Risiken aus. Ohne eine klare Vorstellung davon, wie Richtlinien tatsächlich durchgesetzt werden, ist es schwierig, eine konsistente Finanzgovernance sicherzustellen.

ProcessMind bietet eine objektive, datengestützte Sichtweise, wie Richtlinien in der Realität angewendet werden, und hebt Abweichungen von Ihrem beabsichtigten Prozess hervor. Es markiert automatisch Fälle, in denen Richtlinienprüfungen umgangen oder nicht-konforme Berichte genehmigt werden, sodass Sie die Durchsetzung standardisieren und das finanzielle Risiko reduzieren können.

Auch nachdem eine Spesenabrechnung vollständig genehmigt wurde, erleben Mitarbeiter oft unerwartete und inkonsistente Verzögerungen, bevor die eigentliche Zahlung ausgeführt wird. Diese Lücke führt zu Frustration, untergräbt das Vertrauen in den Finanzprozess und kann persönliche Liquiditätsprobleme für Mitarbeiter verursachen, die eine pünktliche Erstattung erwarten.

ProcessMind misst präzise die zwischen jeder Phase, insbesondere von der finalen Genehmigung bis zur Erstattungsausführung, verstrichene Zeit. Durch die Identifizierung dieser kritischen Lücken und ihrer Ursachen hilft es Ihnen, Workflows nach der Genehmigung zu optimieren, manuelle Übergaben zu eliminieren und einen reibungslosen, pünktlichen Übergang von der Genehmigung zur Zahlung zu gewährleisten.

Im Laufe der Zeit sammeln sich in Spesenmanagement-Workflows redundante Schritte an oder es kommt zu häufigen, oft vermeidbaren Umleitungen von Berichten. Diese inkonsistenten Pfade machen den Prozess unvorhersehbar, verursachen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand ohne Mehrwert und können Compliance-Lücken schaffen, wenn Standardprüfungen umgangen werden.

ProcessMind entdeckt und visualisiert jeden Pfad, den eine Spesenabrechnung tatsächlich nimmt, und hebt Abweichungen vom entworfenen Prozess hervor, einschließlich unnötiger Schleifen, Umleitungen und nicht autorisierter Abkürzungen. Dies ermöglicht es Ihnen, überflüssige Activities zu identifizieren und zu eliminieren, Ihren Workflow zu standardisieren und das Routing für maximale Effizienz und Kontrolle zu optimieren.

Der kumulative Effekt von manuellem Aufwand, Nacharbeit durch Ablehnungen und verzögerter Bearbeitung erhöht die Betriebskosten, die mit dem Spesenmanagement verbunden sind, erheblich. Diese versteckten Kosten können finanzielle Ressourcen aufzehren und wertvolle Mitarbeiterzeit von strategischeren Aktivitäten ablenken, was die Gesamteffizienz der Abteilung beeinträchtigt.

ProcessMind quantifiziert die Auswirkungen von Prozessineffizienzen auf Ihre Ressourcen, indem es die spezifischen Aktivitäten und Nacharbeitszyklen identifiziert, die überproportional teuer oder zeitaufwändig sind. Es liefert die datengestützten Erkenntnisse, die zur Automatisierung von Aufgaben, zur Reduzierung manueller Eingriffe und zur Optimierung der Ressourcenzuweisung für erhebliche Kosteneinsparungen erforderlich sind.

Wenn Audits stattfinden, haben Organisationen oft Schwierigkeiten, die Einhaltung aller Spesenrichtlinien schnell und umfassend nachzuweisen. Die manuelle Rekonstruktion der vollständigen Historie eines Spesenberichts, einschließlich jeder Genehmigung und Richtlinienprüfung, ist eine zeitaufwändige und herausfordernde Aufgabe, die zu unvollständigen Aufzeichnungen und negativen Audit-Ergebnissen führen kann.

ProcessMind bietet eine unveränderliche, chronologische Aufzeichnung jeder Aktion, die an jedem Spesenbericht vorgenommen wurde, von der Einreichung bis zur Erstattung. Dieser transparente, leicht durchsuchbare Audit Trail macht es mühelos, Compliance nachzuweisen, indem er zeigt, wann und von wem Entscheidungen getroffen wurden, wodurch Audit-Vorbereitungen vereinfacht und positive Ergebnisse sichergestellt werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Lange Genehmigungszeiten verzögern Erstattungen und frustrieren Mitarbeiter, was die Zufriedenheit und finanzielle Agilität beeinträchtigt. Dieses Ziel zielt darauf ab, den Zeitraum von der Spesenabrechnung bis zur finalen Genehmigung zu verkürzen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter schneller bezahlt werden und der administrative Aufwand für Nachfragen reduziert wird.

ProcessMind identifiziert die genauen Bottlenecks, redundanten Schritte und langsamen Genehmiger im Workflow Ihres Systems. Durch die Analyse der Cycle Times für jede Activity können Sie ineffiziente Schritte genau identifizieren und gezielte Verbesserungen implementieren, um Genehmigungszeiten erheblich zu verkürzen.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Spesenabrechnungen führt zu erheblichem Mehraufwand für Mitarbeiter und Genehmiger, verschwendet wertvolle Zeit und verzögert legitime Erstattungen. Weniger Ablehnungen bedeuten qualitativ hochwertigere Einreichungen, erfordern weniger Verwaltungsaufwand und beschleunigen den gesamten Prozess.

ProcessMind deckt die Ursachen von Ablehnungen auf, indem es historische Daten aus Ihrem Quellsystem analysiert. Es zeigt häufige Gründe wie fehlende Belege oder Richtlinienverstöße auf, wodurch Sie Richtlinien verfeinern, Schulungen verbessern oder den Einreichungsprozess optimieren können.

Unentdeckte Richtlinienverstöße schaffen finanzielle Risiken, erschweren Audits und führen zu inkonsistenten Ausgaben. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle Spesenberichte die Unternehmensrichtlinien strikt einhalten, die finanzielle Integrität zu wahren und Fairness in der gesamten Organisation zu fördern.

ProcessMind gleicht die tatsächlichen Spesenflüsse automatisch mit Ihren definierten Richtlinienregeln ab und deckt sofort Abweichungen und Compliance-Lücken auf. Diese Klarheit ermöglicht es Ihnen, Kontrollen zu stärken, gezielte Schulungen anzubieten und Prüfungen zu automatisieren, um eine einheitliche Richtliniendurchsetzung zu gewährleisten.

Zahlungsverzögerungen nach der Genehmigung können das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben und finanzielle Unannehmlichkeiten verursachen, unabhängig davon, wie effizient die vorherigen Schritte waren. Die Beschleunigung der finalen Erstattungsauszahlung ist entscheidend für eine positive Mitarbeitererfahrung und reduziert Anfragen an das Finanzteam.

ProcessMind analysiert die Zeitspanne zwischen finaler Genehmigung und Zahlungsausführung. Es deckt operative Ineffizienzen bei Übergaben oder Verarbeitungsstufen auf und identifiziert manuelle Verzögerungen oder Systemintegrationslücken, die automatisiert oder neu gestaltet werden können, um Auszahlungszeiten zu verkürzen.

Die Gesamtkosten für die Bearbeitung jedes Spesenberichts, einschließlich Arbeitsaufwand, Systemnutzung und Korrekturmaßnahmen, wirken sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Die Senkung dieser Kosten setzt Ressourcen für strategischere Aktivitäten frei und verbessert die gesamte operative Effizienz.

ProcessMind quantifiziert den Zeit- und Ressourcenverbrauch bei jeder Aktivität, von der Einreichung bis zur Buchhaltung. Durch die Identifizierung von Schritten mit hohem manuellem Aufwand, häufiger Nacharbeit oder langen Leerlaufzeiten hilft es Ihnen, Bereiche für Automatisierung oder Neugestaltung zu finden, um erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

Inkonsistente oder übermäßig komplexe Genehmigungswege führen zu Verwirrung, Verzögerungen und erschweren Audits. Dieses Ziel zielt darauf ab, unnötige Schritte zu eliminieren und die Prozessvariation zu reduzieren, um einen effizienteren und vorhersehbareren Workflow für jede Spesenabrechnung zu gewährleisten.

ProcessMind bildet visuell alle tatsächlichen Prozessvarianten ab und identifiziert gängige Abweichungen vom idealen Pfad, wie unnötige Nacharbeits-Schleifen oder redundante Genehmigungen. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Variationen, sodass Sie Wege vereinfachen und einen standardisierten, optimalen Prozess durchsetzen können.

Die Vorbereitung auf interne oder externe Finanzprüfungen kann ein zeitaufwendiger, manueller Prozess sein, der den Betrieb stört. Die Rationalisierung dieser Vorbereitung spart wertvolle Ressourcen und stellt sicher, dass Auditoren klare, umfassende Informationen leicht zugänglich haben.

ProcessMind erstellt einen unveränderlichen, detaillierten Audit-Trail jedes Schritts und jeder Entscheidung für jede Spesenabrechnung. Es hebt Richtlinienverstöße oder Abweichungen hervor, was die Erstellung von Compliance-Berichten und den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften erleichtert und die manuelle Vorbereitungszeit drastisch reduziert.

Der 6-Schritte-Weg zur Optimierung des Spesenmanagements

1

Verbinden Sie Ihre Daten
2

Visualisieren Sie Ihren Spesenprozess
3

Prozessengpässe` identifizieren
4

Grundursachen analysieren
5

Prozessverbesserungen konzipieren
6

Überwachen & Iterieren
1

Verbinden Sie Ihre Daten

Was ist zu tun

Extrahieren Sie Spesenabrechnungsdaten aus Ihrem System und stellen Sie sicher, dass Sie Schlüssel-Events, Timestamps und Case-Identifikatoren erfassen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine umfassende Datengrundlage ist entscheidend für ein genaues und vollständiges Verständnis Ihres Spesenmanagementprozesses.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiger und strukturierter Datensatz, bereit für die Prozessanalyse, der ein Gesamtbild liefert.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Einblicke in Ihren Geschäftsprozessen aufdecken

ProcessMind bringt Klarheit in die komplexesten Abläufe und offenbart die tatsächlichen Schritte, Variationen und die Performance jedes Geschäftsprozesses. Gewinnen Sie ein beispielloses Verständnis davon, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen wirklich abläuft.
  • Visualisieren Sie Ihren End-to-End-Prozessfluss
  • Compliance-Lücken und Abweichungen identifizieren
  • Performance-Bottlenecks identifizieren
  • Operationen auf Effizienz optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Organisationen erreichen

Process Mining für Spesenmanagement deckt verborgene Bottlenecks und Ineffizienzen auf, was zu erheblichen Verbesserungen bei den Bearbeitungszeiten und der Compliance führt. Durch die Analyse jeder Expense Report ID erhalten Organisationen umsetzbare Einblicke, um Genehmigungs-Workflows zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

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Beschleunigte Genehmigungszyklen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Identifizieren und beseitigen Sie Bottlenecks im Genehmigungsprozess, um die Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen erheblich zu beschleunigen.
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Weniger Nacharbeit und Ablehnungen

Rückgang der korrekturbedürftigen Berichte

Identifizieren Sie die Grundursachen für abgelehnte und überarbeitete Spesenabrechnungen, was zu höheren Ersterfolgsquoten bei der Genehmigung führt und Zeit für Mitarbeiter und Finanzabteilung spart.
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Verbesserte Richtlinien-Compliance

Stärkere Einhaltung der Spesenrichtlinien

Gewinnen Sie klare Einblicke in Richtlinienverstöße und deren Ursachen, was proaktive Maßnahmen zur Gewährleistung einer konsistenten Regelanwendung und zur Reduzierung finanzieller Risiken ermöglicht.
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Schnellere Erstattungsauszahlungen

Verkürzte Zeit von Genehmigung bis Zahlung

Beschleunigen Sie den Prozess der Mitarbeitererstattung, indem Sie Verzögerungen bei der Auszahlung identifizieren und eliminieren und so die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
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Niedrigere Gesamtbearbeitungskosten

Reduzierung der operativen Spesenmanagementkosten

Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Minimierung von Nacharbeiten können Unternehmen die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung erheblich senken.
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Optimierte & standardisierte Workflows

Größere Konsistenz in Spesenprozessen

Unnötige Variationen in Spesenmanagement-Workflows aufdecken und reduzieren, was zu vorhersehbareren, effizienteren und konsistenteren Abläufen in der gesamten Organisation führt.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Bezeichner für einen Spesenbericht. Diese ID gruppiert alle zugehörigen Aktivitäten und dient als primärer Case-Bezeichner.

Bedeutung

Dies ist der wesentliche Case-Bezeichner, der alle Events im Lebenszyklus eines Spesenberichts miteinander verbindet und es so ermöglicht, den End-to-End-Prozess zu verfolgen.

Der Name eines spezifischen geschäftlichen Events oder einer Aufgabe, die innerhalb des Lebenszyklus des Spesenberichts aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut definiert die Schritte des Prozesses und ermöglicht die Visualisierung der Prozesskarte sowie die Analyse von Workflow-Mustern und Abweichungen.

Der Timestamp, der das genaue Datum und die Uhrzeit angibt, zu der eine spezifische Aktivität oder ein Event aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist entscheidend für die chronologische Anordnung von Events und die Berechnung aller dauerbasierten Metriken, wie z. B. Zykluszeiten und Engpässe.

Der gesamte monetäre Wert des zur Erstattung eingereichten Spesenberichts.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, hilft bei der Identifizierung von Ausgabenmustern und erlaubt die Segmentierung des Prozesses basierend auf dem Berichtswert.

Der Währungscode für den Gesamtbetrag des Spesenberichts, z. B. USD, EUR oder GBP.

Bedeutung

Bietet wesentlichen Kontext für alle monetären Werte, was eine genaue Finanzberichterstattung und einen Vergleich über verschiedene Regionen oder Länder hinweg ermöglicht.

Die Geschäftseinheit oder Abteilung des Mitarbeiters, der den Spesenbericht eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht eine leistungsstarke vergleichende Analyse zwischen Geschäftseinheiten, um abteilungsspezifische Verhaltensweisen, Bottlenecks oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Der Name oder die ID des Benutzers, Mitarbeiters oder Systemkontos, der/das die aufgezeichnete Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Identifiziert den Akteur für jeden Schritt, was eine Workload-Analyse, Leistungsvergleiche und das Auffinden von Bottlenecks, die an bestimmte Personen oder Teams gebunden sind, ermöglicht.

Der Name oder die ID des Mitarbeiters, der den Spesenbericht erstellt und eingereicht hat.

Bedeutung

Identifiziert den Eigentümer der Spesenabrechnung, was eine Analyse basierend auf Mitarbeiterverhalten ermöglicht, z. B. die Identifizierung häufiger Richtlinienverstöße oder Ursachen für Nacharbeiten.

Der aktuelle oder endgültige Status des Spesenberichts in seinem Lebenszyklus, z. B. 'Eingereicht', 'Genehmigt' oder 'Bezahlt'.

Bedeutung

Bietet eine Zusammenfassung des Berichtsstatus auf hoher Ebene, die nützlich ist, um Cases zu filtern und operative Dashboards zur aktuellen Arbeitslast zu erstellen.

Ein boolescher Indikator, der wahr ist, wenn die Spesenabrechnung wegen eines oder mehrerer Richtlinienverstöße gekennzeichnet wurde.

Bedeutung

Unterstützt direkt die Compliance-Überwachung, indem nicht-konforme Berichte gekennzeichnet werden, was hilft, Richtlinienverstöße zu messen und zu reduzieren.

Der Grund, der von einem Manager oder Finanzbenutzer für die Ablehnung eines Spesenberichts oder dessen Rücksendung zur Überarbeitung angegeben wird.

Bedeutung

Erklärt das 'Warum' hinter Prozessnacharbeiten und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Ablehnungsquoten und zur Verbesserung der Ersterfolgsquote.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert den Beginn des Prozesses, wenn ein Mitarbeiter einen neuen Spesenabrechnungsdatensatz erstellt. Dies ist das erste aufgezeichnete Event, das den Case-Identifikator zur Verfolgung festlegt.

Bedeutung

Definiert den Start des End-to-End-Prozesses und ermöglicht die genaue Messung der gesamten Durchlaufzeit von der Erstellung bis zur finalen Abrechnung.

Tritt auf, wenn der Mitarbeiter die ausgefüllte Spesenabrechnung formell zur Genehmigung einreicht, damit der Workflow beginnen kann. Diese Aktion ändert den Status des Berichts von einem Entwurfszustand in einen Zustand der ausstehenden Genehmigung.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der das Ende der Datenerfassungsphase und den Beginn des Genehmigungszyklus markiert. Verzögerungen vor diesem Zeitpunkt sind benutzergesteuert, während Verzögerungen danach prozessgesteuert sind.

Der direkte Vorgesetzte oder Erstgenehmiger des Mitarbeiters hat den Spesenbericht überprüft und genehmigt. Dies ist ein wichtiger Entscheidungspunkt, der den Bericht im Workflow weiter vorantreibt.

Bedeutung

Misst die Dauer und Effizienz der ersten Genehmigungsphase. Es ist ein wichtiger Meilenstein für die Berechnung der gesamten Genehmigungs-Cycle Time.

Das Finanz- oder Auditteam schließt seine Überprüfung ab und erteilt die endgültige Genehmigung für den Spesenbericht. Dies ist oft die letzte Genehmigungsschwelle, bevor die Kostenerstattung bearbeitet wird.

Bedeutung

Dies ist der letzte Genehmigungsmeilenstein. Die Zeit zwischen Einreichung und diesem Event stellt die gesamte Genehmigungszykluszeit dar, einen wichtigen Leistungsindikator.

Diese Aktivität markiert den Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erfolgreich an den Mitarbeiter ausgezahlt wird. Dies ist der erfolgreiche Abschluss des Prozesses aus Sicht des Mitarbeiters.

Bedeutung

Definiert einen kritischen Endpunkt für den Prozess, der die Messung der gesamten Erstattungszeit ermöglicht. Dies ist eine Schlüsselmetrik für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Stellt den letzten Schritt dar, bei dem die Spendendaten erfolgreich in das Hauptbuch oder ERP-System des Unternehmens gebucht werden. Dies schließt die finanzielle Abstimmung der Spesenabrechnung ab.

Bedeutung

Markiert das wahre Ende des Prozesses aus finanzbuchhalterischer Sicht. Die Zeit zwischen Erstattung und diesem Event hebt die Effizienz der Finanzabschlussaktivitäten hervor.

Für maßgeschneiderte Datenempfehlungen, Wählen Sie Ihren spezifischen Prozess.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert den tatsächlichen Flow Ihrer Spesenabrechnungen und erstellt eine datengestützte Karte des gesamten Prozesses. Es deckt verborgene Bottlenecks, Compliance-Abweichungen und Ineffizienzen auf, die Ihren Prozess behindern. Diese Einblicke ermöglichen es Ihnen, Workflows zu optimieren, Genehmigungen zu beschleunigen und Bearbeitungskosten zu senken.

Process Mining kann die Grundursachen für langsame Genehmigungszyklen, häufige Ablehnungen von Spesenabrechnungen und inkonsistente Richtlinienanwendung identifizieren. Es hilft, die Quellen für verzögerte Mitarbeitererstattungen, übermäßige manuelle Nacharbeiten und hohe Betriebskosten zu ermitteln. Durch die Visualisierung des wahren Prozesses erhalten Sie Klarheit darüber, wo Sie Ihre Verbesserungsbemühungen konzentrieren sollten.

Sie benötigen primär Event Log-Daten, die einen Case-Bezeichner (typischerweise die Spesenbericht-ID), einen Aktivitätsnamen für jeden Schritt und einen Timestamp für den Zeitpunkt jeder Aktivität enthalten. Diese Daten ermöglichen dem Process Mining Tool, die vollständige Reise jedes Spesenberichts zu rekonstruieren. Zusätzliche Attribute wie Genehmiger, Betrag oder Spesenkategorie können die Analyse bereichern.

Sie können beschleunigte Genehmigungen von Spesenberichten, eine geringere Ablehnungsrate und eine konsistentere Richtliniendurchsetzung erwarten. Process Mining hilft, Workflows zu optimieren, was zu reduzierten Bearbeitungskosten und einer gestärkten Audit-Compliance-Bereitschaft führt. Letztendlich liefert es einen effizienteren und transparenteren Spesenmanagementprozess und schnellere Erstattungen.

Die Datenextraktion erfolgt typischerweise durch die Nutzung der Berichtsfunktionen Ihres Systems, API-Zugriff oder, falls zulässig, direkten Datenbankzugriff. Ziel ist es, eine umfassende historische Aufzeichnung aller Spesenabrechnungs-Events zu erhalten und dabei Felder zu identifizieren, die dem Case-Identifikator, dem Activity Name und dem Timestamp entsprechen. Die Dokumentation oder der Support Ihres Systems kann spezifische Extraktionsmethoden bereitstellen.

Erste Einblicke können oft innerhalb weniger Wochen gewonnen werden, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Die Zeit umfasst hauptsächlich die Datenextraktion, -bereinigung und das Laden in ein Process Mining Tool. Wesentlichere Prozessverbesserungen und realisierte Vorteile zeigen sich typischerweise innerhalb von drei bis sechs Monaten nach der Implementierung empfohlener Änderungen.

Ja, Process Mining ist äußerst effektiv bei der Identifizierung von Verstößen gegen Spesenrichtlinien. Durch den Vergleich der tatsächlichen, beobachteten Prozessabläufe mit vordefinierten Regeln und Compliance-Anforderungen kann das Tool Abweichungen kennzeichnen. Dies ermöglicht Unternehmen, unautorisierte Schritte, ungewöhnliche Genehmigungsmuster oder verpasste Compliance-Prüfungen proaktiv zu erkennen, die sonst unbemerkt blieben.

Obwohl spezialisierte Process Mining Software erforderlich ist, sind nach der Datenaufbereitung typischerweise keine tiefgehenden Programmierkenntnisse für die Analyse erforderlich. Vertrautheit mit Datenanalysekonzepten und ein Verständnis Ihres Spesenmanagementprozesses sind vorteilhaft. Einige moderne Tools bieten intuitive Benutzeroberflächen, die für Business User entwickelt wurden, wodurch der Bedarf an umfangreicher technischer Expertise reduziert wird.

Nein, Process Mining ergänzt Ihre bestehenden Reporting- und Analysetools, indem es tiefere, diagnostische Einblicke bietet. Während Standardberichte zeigen, was passiert ist, erklärt Process Mining, warum es passiert ist, indem es den tatsächlichen Flow und die Variationen Ihrer Prozesse visualisiert. Es liefert ein grundlegendes Verständnis, das den Wert Ihrer aktuellen Metriken und Berichte erhöht.

Nein, Process Mining ist eine nicht-invasive Analysetechnik. Es funktioniert durch die Analyse historischer Datenexporte aus Ihrem System und beeinträchtigt daher nicht Ihr Live-Spesenmanagement-System oder laufende Benutzeraktivitäten. Die Analyse erfolgt unabhängig und liefert Einblicke ohne operative Störungen.

Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Spesenmanagements

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