> Sürekli süreç iyileştirme > Masraf yönetimi

Gider yönetiminizi iyileştirin

6 adımlı rehberimizle verimliliği ve uyumluluğu artırın.
Gider yönetiminizi iyileştirin
Masraf yönetimi
Genel sistem

Bir süreç seçin

Bağlı çalışma alanınızda çalışmaya devam etmek için bir süreç seçin.

Kullanılabilir süreçler
Kullanılabilir sistemler
259 Süreçler
Zorluklar (7) Hedefler (7) 6 adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (5)

Masraf yönetimini dönüştürün: verimliliği ve uyumluluğu artırın

ProcessMind, gider yönetimi sürecinizdeki verimsizlikleri, darboğazları ve uyumluluk sorunlarını hızla belirlemenize yardımcı olur. Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, gecikmelere, yeniden çalışmaya ve artan maliyetlere yol açan noktaları görün. Süreç farklılıklarını netleştirin ve işlemlerin düzenli ilerleyip şirket politikalarına uygun yürütülmesini sağlayın.

Önceden yapılandırılmış veri Templateimizi indirin, yaygın sorunları ele alın ve verimlilik hedeflerinize ulaşın. Operasyonlarınızı iyileştirmek için altı adımlı iyileştirme planımızı izleyin ve Veri Templatei rehberine başvurun.

Ayrıntılı açıklamayı gösterin

Masraf yönetimi, her kuruluşta çalışanların tamamını ilgilendiren ve mali durumu etkileyen, önemli ancak çoğu zaman karmaşık bir süreçtir. İlk bakışta basit görünse de masraf raporunun gönderilmesinden ödemenin yapılmasına kadar geçen süreçte verimsizlikler, gizli maliyetler ve uyumluluk riskleri sıkça ortaya çıkar. Masraf yönetiminde Process Mining, bu karmaşık iş akışını tarafsız biçimde incelemenizi sağlar. ProcessMind, ERP sisteminizden veya başka bir kaynak sistemden alınan Event Log verilerini analiz ederek her masraf raporunun izlediği yolu yeniden oluşturur. Bu analiz, sürecinizin gerçekte nasıl işlediğini gösterir; geri ödemeleri geciktiren darboğazları, uyumluluk kurallarına aykırı harcama örüntülerini ve belirlediğiniz politikalardan sapmaları ortaya çıkarır. Yeniden çalışmanın yaşandığı noktaları, onaylardaki beklenmedik gecikmeleri ve gereksiz manuel müdahaleleri net biçimde görürsünüz. Bunların tümü operasyon maliyetlerini artırır ve çalışanların memnuniyetini düşürür.

Kuruluşlar çoğu zaman şeffaflık eksikliği nedeniyle bazı masraf raporlarının neden daha uzun sürdüğünü veya politikaların neden tutarlı uygulanmadığını belirleyemez. Manuel incelemelerde insan hatası riski vardır. Ayrıca her masraf raporunu işlemenin, geri ödeme tutarının ötesindeki gerçek maliyetini hesaplamak da önemli bir zorluk olmaya devam eder. Bu sorunlar, kullanılan finans sisteminden bağımsız olarak her ölçekteki işletmeyi etkiler. Sürecin gerçekte nasıl ilerlediğini bütünüyle anlamadan yapılan sadeleştirme ve iyileştirme çalışmaları çoğu zaman beklenen sonucu vermez. Verimsizlikler sürer, denetimlerde sorun yaşanabilir ve çalışan deneyimi olumsuz etkilenir. Process Mining bu boşluğu kapatır ve sorunları doğrudan ele almanız için gereken ayrıntılı içgörüleri sunar.

ProcessMind, varsayımlara dayanmak yerine verilerden yararlanarak masraf yönetimini gerçekten iyileştirecek kararlar almanıza yardımcı olur. Sistemlerinizde zaten bulunan olay verilerini kullanarak her masraf raporunun izlediği yolu gösteren dinamik bir süreç haritası oluşturur. Bu ayrıntılı görünüm, raporların sık sık başka bir onaylayıcıya yönlendirildiği adımlar veya işlem süresi olağan dışı uzun olan departmanlar gibi gecikmeye yol açan etkinlikleri belirlemenizi sağlar. Masraf raporlarının belirli bir bölümünün neden birden fazla kez yeniden gönderildiğini saptayabilir veya politika dışı harcamaların ne sıklıkla yeterli gerekçe olmadan onaylandığını görebilirsiniz. ProcessMind bu sorunları ortaya çıkarmanın yanı sıra zaman ve maliyet üzerindeki etkilerini de ölçer.

Faydalar yalnızca verimlilik artışıyla sınırlı değildir. Analizimiz olağan dışı durumları ve olası dolandırıcılık risklerini tespit ederek, tüm masraf taleplerinin şirket politikalarına uygunluğunu denetleyerek uyumluluğu artırmanıza yardımcı olur. Politika ihlallerini erkenden ele alabilir, denetim risklerini azaltabilir ve şirket harcamaları üzerindeki kontrolünüzü artırabilirsiniz. Masraf yönetimi sürecini iyileştirmek, maliyetleri de önemli ölçüde düşürür. Gereksiz adımları kaldırarak, tekrarlanan görevleri otomatikleştirerek ve geri ödeme döngülerini hızlandırarak idari giderleri azaltabilir, nakit akışını iyileştirebilirsiniz. Daha verimli bir masraf yönetimi süreci, çalışanların memnuniyetini artırır ve geri ödemeleri hızlandırır. Üstelik mevcut ERP veya finans araçlarınızda kapsamlı değişiklikler yapmanız ya da karmaşık entegrasyonlara girişmeniz gerekmez. ProcessMind, elinizdeki verilerden yararlanır.

ProcessMind ile masraf yönetimini iyileştirmeye başlamak için kullandığınız sistemleri değiştirmeniz gerekmez. Kuruluşunuzun belirli ERP sistemlerine, muhasebe yazılımlarına veya kurum içinde geliştirilmiş çözümlere dayandığını biliyoruz. Platformumuz, tüm bu sistemlerdeki verilerle çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Masraf verilerinizdeki içgörüleri ortaya çıkarmak için ilk olarak bir Event Log oluşturmanız gerekir. Bu günlükte genellikle benzersiz vaka tanımlayıcısı olarak kullanılan Masraf Raporu Kimliği, her etkinliğin adı ve zaman damgası bulunur. Gönderenin departmanı, masraf türü veya onay durumu gibi ilgili öznitelikleri de ekleyebilirsiniz.

Bu ilk adımda size yardımcı olmak için ProcessMind, kullanımı kolay ve ayrıntılı bir veri şablonu sunar. Şablonda gereken veri noktaları açıklanır ve bunları kaynak sisteminizden nasıl alabileceğiniz gösterilir. Böylece kapsamlı bir analiz için gereken bilgileri toplarsınız. Yaklaşımımız belirli bir sisteme bağlı değildir; mevcut altyapınızı değiştirmeniz gerekmez, ProcessMind verilerinize uyum sağlar. Event Log verilerinizi hazırlayıp yüklediğinizde ProcessMind bunları hızla uygulanabilir içgörülere dönüştürür. Böylece masraf yönetimi sürecinizin gerçek performansını görür ve hemen etkili iyileştirmeler yapabilirsiniz. Process Mining yolculuğunuza bugün başlayarak verimsizlikleri ortaya çıkarın, uyumluluğu sağlayın ve maliyetleri önemli ölçüde azaltın.

Masraf yönetimi Process Mining Verimlilik Compliance Finans İş akışı optimizasyonu Maliyet düşürme Seyahat masrafları Çalışan masrafları Masraf raporlama T&E

Yaygın sorunlar ve zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Masraf raporları, yöneticilerin veya finans ekibinin onay sıralarında sık sık bekler. Bu gecikmeler tüm süreci yavaşlatır; geri ödeme bekleyen çalışanları zor durumda bırakır ve nakit akışını yönetmeyi güçleştirir. Sürecin görünür olmaması, beklemelerin nerede yaşandığını anlamayı zorlaştırır.

ProcessMind, her adımda geçen süreyi analiz ederek gecikmelerin tam olarak nerede oluştuğunu ortaya çıkarır. Masraf raporlarının izlediği gerçek yolu görselleştirir ve sürekli darboğaza yol açan onaylayıcıları, ekipleri veya aşamaları belirler. Böylece onay yollarını sadeleştirerek çevrim sürelerini kısaltabilir ve daha öngörülebilir hâle getirebilirsiniz.

Masraf raporlarının önemli bir bölümü sık sık reddedilir veya düzeltme için geri gönderilir. Bu durum çalışanlar ve finans ekipleri için can sıkıcı bir yeniden çalışmaya yol açar. Sürekli gidip gelen raporlar operasyon maliyetlerini artırır ve işlem süresini uzatır. Ayrıca politikaların yeterince açık olmadığını veya raporların doğru hazırlanmadığını gösterebilir.

ProcessMind, reddedilen raporlardaki örüntüleri analiz ederek retlerin temel nedenlerini belirler. Raporların yaygın politika ihlalleri, eksik bilgiler veya anlaşılmayan talimatlar nedeniyle mi geri gönderildiğini gösterir. Böylece hedefe yönelik eğitimler düzenleyebilir veya ilk seferde onay oranını artıracak süreç değişiklikleri yapabilirsiniz.

Açık yönergeler bulunsa bile politika dışı harcamalar onay sürecinden fark edilmeden geçebilir. Bu durum kuruluşu mali kayıplara, denetim sorunlarına ve uyumluluk risklerine açık hâle getirir. Politikaların gerçekte nasıl uygulandığını göremediğinizde finansal yönetimde tutarlılığı sağlamak zorlaşır.

ProcessMind, politikaların uygulamada nasıl işlediğini veriye dayalı ve tarafsız biçimde gösterir, amaçlanan süreçten sapmaları ortaya çıkarır. Politika kontrollerinin atlandığı veya kurallara uymayan raporların onaylandığı durumları otomatik olarak işaretler. Böylece uygulamayı standartlaştırabilir ve mali riskleri azaltabilirsiniz.

Masraf raporu tamamen onaylandıktan sonra bile çalışanlar, ödemenin yapılmasını beklerken beklenmedik ve tutarsız gecikmelerle karşılaşabilir. Bu bekleme çalışanları zor durumda bırakır, finansal sürece duyulan güveni azaltır ve zamanında geri ödeme bekleyen çalışanların kişisel nakit akışını olumsuz etkileyebilir.

ProcessMind, her aşama arasındaki süreyi, özellikle de son onay ile geri ödemenin yapılması arasındaki zamanı ölçer. Bu önemli gecikmeleri ve nedenlerini belirleyerek onay sonrası iş akışlarını sadeleştirmenize, manuel devir teslimleri azaltmanıza ve onaydan ödemeye geçişi hızlandırmanıza yardımcı olur.

Zaman içinde masraf yönetimi iş akışlarına gereksiz adımlar eklenebilir veya raporlar sık sık, çoğu zaman önlenebilir biçimde başka yollara yönlendirilebilir. Bu tutarsızlıklar süreci öngörülemez hâle getirir, değer katmadan zaman ve emek harcanmasına neden olur. Standart kontroller atlandığında uyumluluk açıkları da oluşabilir.

ProcessMind, her masraf raporunun izlediği yolu bulur ve görselleştirir. Gereksiz döngüler, yeniden yönlendirmeler ve yetkisiz kestirme yollar dâhil olmak üzere tasarlanan süreçten sapmaları ortaya çıkarır. Böylece gereksiz etkinlikleri belirleyip kaldırabilir, iş akışınızı standartlaştırabilir ve yönlendirmeleri verimlilik ile kontrolü artıracak şekilde iyileştirebilirsiniz.

Manuel işler, reddedilen raporların yeniden işlenmesi ve geciken işlemler bir araya gelerek masraf yönetiminin operasyon maliyetlerini önemli ölçüde artırır. Bu gizli maliyetler finansal kaynakları tüketebilir, çalışanların zamanını daha stratejik işlerden alabilir ve departmanın genel verimliliğini düşürebilir.

ProcessMind, süreçteki verimsizliklerin kaynaklar üzerindeki etkisini ölçer; orantısız biçimde maliyetli veya zaman alan etkinlikleri ve yeniden çalışma döngülerini belirler. Görevleri otomatikleştirmek, manuel müdahaleleri azaltmak ve kaynakları daha iyi dağıtmak için gereken veriye dayalı içgörüleri sunarak önemli tasarruflar sağlamanıza yardımcı olur.

Denetim zamanı geldiğinde kuruluşlar, tüm masraf politikalarına uyulduğunu hızlı ve eksiksiz biçimde göstermekte zorlanabilir. Her onay ve politika kontrolü dâhil olmak üzere bir masraf raporunun tüm geçmişini elle yeniden oluşturmak zaman alır ve zordur. Bu da kayıtların eksik kalmasına ve denetim sonuçlarının olumsuz etkilenmesine yol açabilir.

ProcessMind, her masraf raporunda gönderimden geri ödemeye kadar yapılan tüm işlemlerin değiştirilemez, kronolojik kaydını tutar. Şeffaf ve kolayca aranabilen bu denetim izi, kararların ne zaman ve kim tarafından alındığını göstererek uyumluluğu kanıtlamayı kolaylaştırır. Böylece denetim hazırlığı basitleşir ve olumlu sonuç alma olasılığı artar.

Tipik hedefler

Başarının sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın

Uzun onay süreleri geri ödemeleri geciktirir ve çalışanları memnuniyetsiz bırakır; bu da çalışan deneyimini ve finansal esnekliği olumsuz etkiler. Bu hedef, masrafın gönderilmesinden son onaya kadar geçen süreyi kısaltmayı, çalışanlara daha hızlı ödeme yapılmasını ve takip işlemlerinin idari yükünün azaltılmasını amaçlar.

ProcessMind, sisteminizin iş akışındaki darboğazları, gereksiz adımları ve yavaş ilerleyen onayları tam olarak belirler. Her etkinliğin çevrim süresini analiz ederek verimsiz adımları saptayabilir ve onay sürelerini önemli ölçüde kısaltacak iyileştirmeleri uygulayabilirsiniz.

Reddedilen raporların oranının yüksek olması, çalışanlar ve onaylayıcılar için ciddi bir yeniden çalışma yükü yaratır. Bu durum değerli zamanı boşa harcar ve geçerli geri ödemeleri geciktirir. Retleri azaltmak, raporların daha doğru hazırlanmasını sağlar; idari iş yükünü düşürür ve tüm süreci hızlandırır.

ProcessMind, kaynak sisteminizdeki geçmiş verileri analiz ederek retlerin temel nedenlerini ortaya çıkarır. Eksik makbuzlar veya politika ihlalleri gibi yaygın nedenleri gösterir. Böylece yönergeleri netleştirebilir, eğitimleri iyileştirebilir veya rapor gönderme deneyimini kolaylaştırabilirsiniz.

Fark edilmeyen politika ihlalleri mali risk yaratır, denetimleri zorlaştırır ve harcamalarda tutarsızlığa yol açar. Bu hedef, tüm masraf raporlarının şirket politikalarına uygun olmasını sağlayarak mali bütünlüğü korumaya ve kuruluş genelinde adil uygulamaları desteklemeye odaklanır.

ProcessMind, gerçek masraf akışlarını belirlediğiniz politika kurallarıyla otomatik olarak karşılaştırır ve sapmaları ve uyumluluk açıklarını anında tespit eder. Bu görünürlük, kontrolleri artırmanıza, hedefe yönelik eğitimler vermenize ve kuralların her yerde aynı şekilde uygulanması için kontrolleri otomatikleştirmenize yardımcı olur.

Onaydan sonra ödemenin gecikmesi, önceki adımlar ne kadar verimli olursa olsun çalışanların güvenini azaltabilir ve maddi sıkıntıya yol açabilir. Geri ödemenin hızla yapılması, çalışan deneyimini iyileştirir ve finans ekibine yöneltilen soruları azaltır.

ProcessMind, son onay ile ödemenin yapılması arasındaki süreyi analiz eder. Devir teslimlerdeki veya işlem aşamalarındaki verimsizlikleri ortaya çıkarır; ödemeyi geciktiren manuel işlemleri ya da sistem entegrasyonlarındaki gecikmeleri belirler. Bu adımları otomatikleştirebilir veya yeniden tasarlayarak ödeme süresini kısaltabilirsiniz.

İş gücü, sistem kullanımı ve düzeltme çalışmaları dâhil olmak üzere her masraf raporunu işlemenin toplam maliyeti, şirketin kârlılığını doğrudan etkiler. Bu maliyeti düşürmek, daha stratejik işler için kaynak ayırmanızı ve operasyonel verimliliği artırmanızı sağlar.

ProcessMind, gönderimden muhasebe kaydına kadar her etkinlikte harcanan zamanı ve kaynakları ölçer. Manuel iş yükünün yüksek olduğu, sık sık yeniden çalışma gerektiren veya uzun bekleme süreleri yaşanan adımları belirleyerek otomasyon ya da yeniden tasarım için öncelikli alanları bulmanıza ve önemli tasarruflar sağlamanıza yardımcı olur.

Tutarsız veya gereğinden karmaşık onay yolları kafa karışıklığına ve gecikmelere yol açar, denetimleri zorlaştırır. Bu hedef, gereksiz adımları kaldırmayı ve süreç farklılıklarını azaltmayı amaçlar. Böylece her masraf raporu için daha verimli ve öngörülebilir bir iş akışı oluşturabilirsiniz.

ProcessMind, süreçteki tüm gerçek varyantları görsel olarak haritalar ve gereksiz yeniden çalışma döngüleri veya yinelenen onaylar gibi ideal yoldan sık görülen sapmaları belirler. Bu farklılıkların etkisini ölçerek yolları sadeleştirmenize ve standart, verimli bir süreci uygulamanıza yardımcı olur.

İç veya dış mali denetimlere hazırlanmak zaman alan, manuel bir iş olabilir ve günlük operasyonları aksatabilir. Hazırlık sürecini sadeleştirmek değerli kaynakları korur ve denetçilere açık, eksiksiz bilgilerin hazır sunulmasını sağlar.

ProcessMind, her masraf raporundaki tüm adımların ve kararların ayrıntılı, değiştirilemez denetim izini oluşturur. Politika ihlallerini ve sapmaları göstererek uyumluluk raporları hazırlamayı ve mevzuata uyulduğunu kanıtlamayı kolaylaştırır. Böylece manuel hazırlık süresini önemli ölçüde kısaltır.

Masraf yönetimini iyileştirmenin 6 adımı

1

Verilerinizi bağlayın
2

Masraf sürecinizi haritalayın
3

Süreç darboğazlarını belirleyin
4

Temel nedenleri analiz edin
5

Süreç iyileştirmelerini tasarlayın
6

İzleyin ve iyileştirmeye devam edin
1

Verilerinizi bağlayın

Yapılacaklar

Temel olayları, zaman damgalarını ve vaka tanımlayıcılarını içerecek şekilde masraf raporu verilerini sisteminizden alın.

Veri Templatei rehberini görüntüleyin Templatei indirin
Neden önemli?

Eksiksiz verilerle sağlam bir temel oluşturmak, masraf yönetimi sürecinizi doğru ve bütünüyle anlamak için önemlidir.

Beklenen sonuç

Süreç analizine hazır, eksiksiz ve yapılandırılmış bir veri setiyle sürecin tamamını görün.

ELDE EDECEKLERİNİZ

İş süreçlerinizdeki gizli içgörüleri ortaya çıkarın

ProcessMind, en karmaşık operasyonları anlaşılır hale getirerek her iş sürecinin gerçek adımlarını, farklılıklarını ve performansını gösterir. İşlerin kuruluşunuz genelinde gerçekte nasıl ilerlediğini daha önce hiç olmadığı kadar iyi anlayın.
  • Sürecinizin baştan sona akışını görselleştirin
  • Uyumluluk açıklarını ve sapmaları belirleyin
  • Performansı düşüren darboğazları bulun
  • Verimliliği artırmak için operasyonlarınızı iyileştirin
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Kuruluşlar neler elde ediyor?

Masraf yönetiminde Process Mining, gizli darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkararak işlem sürelerinde ve uyumlulukta önemli iyileştirmeler sağlar. Kuruluşlar, her Masraf Raporu Kimliğini analiz ederek onay iş akışlarını sadeleştirecek ve manuel işleri azaltacak uygulanabilir içgörüler elde eder.

0 %
Daha kısa onay döngüleri

Onay süresinde ortalama azalma

Onay sürecindeki darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak masraf raporlarının incelenmesini ve onaylanmasını önemli ölçüde hızlandırın.
0 %
Daha az yeniden çalışma ve ret

Düzeltilmesi gereken raporlarda azalma

Reddedilen ve yeniden işlenen masraf raporlarının temel nedenlerini belirleyin. Böylece ilk seferde onay oranını artırırken çalışanların ve finans ekibinin zamanından tasarruf edin.
0 %
Politikalara uyumluluğu artırın

Masraf politikalarına daha sıkı uyum

Politika ihlallerini ve nedenlerini net biçimde görün. Kuralların tutarlı uygulanmasını sağlamak ve mali riskleri azaltmak için önleyici adımlar atın.
0 days
Geri ödemeleri hızlandırın

Onaydan ödemeye kadar geçen sürede azalma

Ödeme sürecindeki gecikmeleri belirleyip ortadan kaldırarak çalışanlara yapılan geri ödemeleri hızlandırın ve çalışan memnuniyetini artırın.
0 %
Toplam işlem maliyetlerini düşürün

Masraf yönetiminin operasyon maliyetlerinde azalma

Süreçleri sadeleştirerek, manuel işleri azaltarak ve yeniden çalışmayı en aza indirerek kuruluşlar her masraf raporunu işlemenin toplam maliyetini önemli ölçüde düşürebilir.
0 %
Daha sade ve standart iş akışları

Masraf süreçlerinde daha fazla tutarlılık

Masraf yönetimi iş akışlarındaki gereksiz farklılıkları ortaya çıkarıp azaltarak kuruluş genelinde daha öngörülebilir, verimli ve tutarlı operasyonlar sağlayın.

Sonuçlar, sürecin karmaşıklığına ve veri kalitesine göre değişir. Bu rakamlar, uygulamalarda gözlemlenen tipik iyileştirmeleri gösterir.

Önerilen veriler

Önce en önemli öznitelikleri ve etkinlikleri ekleyin, ardından ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Öznitelikler

Analiz için kaydedilmesi gereken temel veri noktaları

Masraf raporunun benzersiz tanımlayıcısıdır. İlişkili tüm etkinlikleri bir araya getirir ve temel vaka tanımlayıcısı olarak kullanılır.

Neden önemli?

Bu temel vaka tanımlayıcısı, masraf raporunun yaşam döngüsündeki tüm olayları birbirine bağlayarak sürecin baştan sona izlenmesini sağlar.

Masraf raporunun yaşam döngüsünde gerçekleşen belirli bir iş olayının veya görevin adıdır.

Neden önemli?

Bu öznitelik, süreç adımlarını tanımlar; süreç haritasının görselleştirilmesini ve iş akışı örüntüleriyle sapmaların incelenmesini sağlar.

Belirli bir etkinliğin veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saati gösteren zaman damgasıdır.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, olayları kronolojik sıraya koymak ve çevrim süreleriyle darboğazlar gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir.

Geri ödeme için gönderilen masraf raporunun toplam parasal değeridir.

Neden önemli?

Finansal etki analizini mümkün kılar, harcama örüntülerini belirlemeye yardımcı olur ve sürecin rapor tutarına göre gruplandırılmasını sağlar.

Masraf raporunun toplam tutarına ait para birimi kodudur; örneğin USD, EUR veya GBP.

Neden önemli?

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlayarak farklı bölgeler veya ülkeler arasında doğru finansal raporlama ve karşılaştırma yapılmasını sağlar.

Masraf raporunu gönderen çalışanın iş birimi veya departmanıdır.

Neden önemli?

İş birimleri arasında karşılaştırmalı analiz yapılmasını sağlayarak departmana özgü davranışları, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Kaydedilen etkinliği gerçekleştiren kullanıcının, çalışanın veya sistem hesabının adı ya da kimliğidir.

Neden önemli?

Her adımı kimin gerçekleştirdiğini göstererek iş yükü analizini, performans karşılaştırmasını ve belirli kişilerle veya ekiplerle ilişkili darboğazların saptanmasını sağlar.

Masraf raporunu oluşturan ve gönderen çalışanın adı ya da kimliğidir.

Neden önemli?

Masraf raporunun sahibini belirterek sık politika ihlali yapan çalışanları veya yeniden çalışma kaynaklarını bulmak gibi çalışan davranışlarına dayalı analizler yapılmasını sağlar.

Masraf raporunun yaşam döngüsündeki mevcut veya son durumudur; örneğin 'Gönderildi', 'Onaylandı' ya da 'Ödendi'.

Neden önemli?

Raporun durumunu genel hatlarıyla özetler. Vakaları filtrelemek ve mevcut iş yükünü gösteren operasyonel panolar oluşturmak için kullanışlıdır.

Masraf raporunda bir veya daha fazla politika ihlali işaretlendiyse doğru değerini alan mantıksal bir göstergedir.

Neden önemli?

Uyumsuz raporları işaretleyerek uyumluluk takibini doğrudan destekler; politika ihlallerinin ölçülmesine ve azaltılmasına yardımcı olur.

Bir yöneticinin veya finans kullanıcısının masraf raporunu reddetme ya da düzeltme için geri gönderme nedenidir.

Neden önemli?

Süreçte neden yeniden çalışma gerektiğini açıklar; ret oranlarını düşürmek ve ilk seferde doğru sonuç alma oranını artırmak için hedefli iyileştirmeler yapılmasını sağlar.

Etkinlikler

İzlenecek ve iyileştirilecek süreç adımları

Bir çalışan yeni bir masraf raporu kaydı oluşturduğunda süreç başlar. İzleme için vaka tanımlayıcısını oluşturan ilk kayıtlı olay budur.

Neden önemli?

Sürecin baştan sona başlangıç noktasını belirler ve oluşturulma anından son ödemenin yapılmasına kadar toplam çevrim süresinin doğru ölçülmesini sağlar.

Çalışan, onay iş akışını başlatmak üzere tamamladığı masraf raporunu resmen gönderdiğinde gerçekleşir. Bu işlem, raporun durumunu taslaktan onay bekliyor durumuna geçirir.

Neden önemli?

Bu önemli aşama, veri girişinin bittiğini ve onay döngüsünün başladığını gösterir. Bu noktadan önceki gecikmeler kullanıcıdan, sonraki gecikmeler ise süreçten kaynaklanır.

Çalışanın doğrudan yöneticisi veya ilk düzey onaylayıcısı masraf raporunu inceleyip onaylamıştır. Bu önemli karar noktası, raporun iş akışında ilerlemesini sağlar.

Neden önemli?

İlk onay aşamasının süresini ve verimliliğini ölçer. Toplam onay çevrim süresini hesaplarken temel bir kilometre taşıdır.

Finans veya denetim ekibi incelemesini tamamlayarak masraf raporuna nihai onayı verir. Geri ödeme işlemi başlamadan önceki son onay aşaması genellikle budur.

Neden önemli?

Bu, nihai onay kilometre taşıdır. Başvurudan bu olaya kadar geçen süre, temel bir performans göstergesi olan toplam onay çevrim süresini verir.

Bu etkinlik, ödemenin çalışana başarıyla yapıldığı anı belirtir. Çalışan açısından sürecin başarıyla tamamlandığı noktadır.

Neden önemli?

Sürecin kesin bitiş noktasını belirleyerek toplam geri ödeme süresinin ölçülmesini sağlar. Çalışan memnuniyetini etkileyen temel bir metriktir.

Masraf verilerinin şirketin büyük defterine veya ERP sistemine başarıyla kaydedildiği son adımı ifade eder. Böylece masraf raporunun finansal mutabakatı tamamlanır.

Neden önemli?

Finansal muhasebe açısından sürecin gerçek bitişini belirtir. Geri ödeme ile bu olay arasındaki süre, finansal kapanış işlemlerinin verimliliğini gösterir.

Size özel veri önerileri için kendi sürecinizi seçin.

SSS

Sık sorulan sorular

Process Mining, masraf raporlarınızın gerçek akışını analiz ederek tüm sürecin veriye dayalı bir haritasını oluşturur. Sürecinizi yavaşlatan gizli darboğazları, uyumluluk sapmalarını ve verimsizlikleri ortaya çıkarır. Bu içgörüler, iş akışlarını iyileştirmenize, onayları hızlandırmanıza ve işlem maliyetlerini düşürmenize yardımcı olur.

Process Mining; yavaş onay döngülerinin, sık reddedilen masraf raporlarının ve politikaların tutarsız uygulanmasının temel nedenlerini belirleyebilir. Çalışanlara yapılan geri ödemelerin gecikme nedenlerini, aşırı manuel yeniden çalışmayı ve yüksek operasyon maliyetlerini ortaya çıkarır. Sürecin gerçek akışını görselleştirerek iyileştirme çalışmalarını nereye yöneltmeniz gerektiğini netleştirir.

Öncelikle vaka tanımlayıcısını, genellikle Masraf Raporu Kimliğini, her adımın etkinlik adını ve etkinliğin gerçekleştiği zaman damgasını içeren Event Log verilerine ihtiyacınız vardır. Bu veriler, Process Mining aracının her masraf raporunun tüm yolunu yeniden oluşturmasını sağlar. Onaylayıcı, tutar veya masraf kategorisi gibi ek öznitelikler analizi zenginleştirebilir.

Masraf raporlarının daha hızlı onaylanmasını, ret oranının düşmesini ve politikaların daha tutarlı uygulanmasını bekleyebilirsiniz. Process Mining, iş akışlarını iyileştirerek işlem maliyetlerini azaltmanıza ve denetim uyumluluğuna hazır olmanıza yardımcı olur. Sonuçta daha verimli ve şeffaf bir masraf yönetimi süreci ile daha hızlı geri ödemeler elde edersiniz.

Veriler genellikle sisteminizin raporlama özellikleri, API erişimi veya izin veriliyorsa doğrudan veritabanı erişimi kullanılarak alınır. Amaç, tüm masraf raporu olaylarının geçmişini eksiksiz biçimde elde etmek ve vaka tanımlayıcısı, etkinlik adı ve zaman damgasına karşılık gelen alanları belirlemektir. Sistemin belgelerine veya destek ekibine başvurarak verileri alma yöntemleri hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Verilerin erişilebilirliğine ve karmaşıklığına bağlı olarak ilk içgörüler birkaç hafta içinde elde edilebilir. Bu sürenin büyük bölümü verileri çıkarmak, temizlemek ve Process Mining aracına yüklemekle geçer. Daha kapsamlı süreç iyileştirmeleri ve somut faydalar genellikle önerilen değişiklikler uygulandıktan sonraki üç ila altı ay içinde görülür.

Evet. Process Mining, masraf politikası ihlallerini belirlemede oldukça etkilidir. Araç, gözlemlenen gerçek süreç akışlarını önceden tanımlanmış kurallar ve uyumluluk gereklilikleriyle karşılaştırarak sapmaları işaretleyebilir. Böylece kuruluşlar, aksi hâlde fark edilmeyecek yetkisiz adımları, olağan dışı onay örüntülerini veya atlanan uyumluluk kontrollerini erkenden tespit edebilir.

Process Mining için özel bir yazılım gerekir; ancak veriler hazırlandıktan sonra analiz yapmak için genellikle ileri düzey kodlama bilgisine ihtiyaç duyulmaz. Veri analizi kavramlarına aşina olmak ve masraf yönetimi sürecinizi anlamak fayda sağlar. Güncel araçların bazıları, teknik uzmanlık ihtiyacını azaltan ve iş kullanıcıları için tasarlanmış kolay arayüzler sunar.

Hayır. Process Mining, daha ayrıntılı ve tanılayıcı içgörüler sunarak mevcut raporlama ve analiz araçlarınızı tamamlar. Standart raporlar ne olduğunu gösterirken Process Mining, süreçlerin gerçek akışını ve farklılıklarını görselleştirerek bunun neden olduğunu açıklar. Mevcut metriklerinizin ve raporlarınızın değerini artıran temel bir anlayış sağlar.

Hayır. Process Mining, operasyonlara müdahale etmeyen bir analiz yöntemidir. Sisteminizden alınan geçmiş verileri analiz eder; canlı masraf yönetimi sisteminizi veya kullanıcıların devam eden çalışmalarını etkilemez. Analiz bağımsız biçimde yürütülür ve operasyonları aksatmadan içgörü sağlar.

Gider yönetiminizi bugün iyileştirmeye başlayın

Gider süreçlerinizdeki gizli verimsizlikleri ortaya çıkarın ve uyumluluğu sağlayın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez • Kurulum 5 dakika sürer