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Mejore sus cuentas por cobrar

Guía de 6 pasos para optimizar sus cobros en SAP ECC
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Optimice las cuentas por cobrar en SAP ECC para acelerar el flujo de caja

Nuestra plataforma le ayuda a descubrir cuellos de botella ocultos que ralentizan sus operaciones financieras. Puede localizar fácilmente dónde se producen los retrasos en los pagos e identificar el reproceso manual que aumenta los tiempos de procesamiento. Al visualizar todo el flujo, obtiene la claridad necesaria para agilizar las operaciones y mejorar el rendimiento general.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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La importancia estratégica de optimizar las cuentas por cobrar

Optimizar las cuentas por cobrar implica mucho más que cobrar dinero. Se trata de proteger la liquidez, el motor financiero de su organización. Cuando sus procesos en SAP ECC son ineficientes, en la práctica está concediendo préstamos sin intereses a sus clientes a su propio coste. Esta ineficiencia aumenta el coste de capital y limita su capacidad para reinvertir en el crecimiento. Al centrarse en la optimización de procesos, va más allá de la contabilidad básica y entra en el ámbito de la gestión financiera estratégica. Un proceso de cuentas por cobrar optimizado garantiza que su organización mantenga la agilidad necesaria para afrontar las fluctuaciones del mercado con una reserva de efectivo saludable. Además, reducir la fricción en los ciclos de facturación y cobro mejora la experiencia general del cliente, ya que disminuyen los errores, las comunicaciones son más transparentes y las discrepancias financieras se resuelven con mayor rapidez.

Transformar los datos sin procesar de SAP en inteligencia de procesos

Process Mining conecta los registros estáticos de su sistema SAP ECC con la realidad dinámica de sus operaciones diarias. Al extraer datos de tablas financieras principales como BKPF y BSEG, puede reconstruir el historial real de cada factura, desde su creación hasta su compensación final. Esto le permite ver cómo funciona realmente el proceso, no solo cómo se diseñó en un manual de formación. Puede identificar con precisión dónde aparecen los cuellos de botella, por ejemplo, cuando una factura permanece semanas en estado pendiente o cuando una disputa detiene por completo el ciclo de pago. Este nivel de transparencia es el primer paso para reducir el tiempo de ciclo de las cuentas por cobrar, porque transforma la conversación: deja atrás las suposiciones y se basa en hechos concretos respaldados por datos. Ya no tiene que adivinar por qué determinados clientes pagan tarde; puede ver el recorrido exacto de sus facturas y el origen de los retrasos.

Áreas específicas para una mejora estructural

Una de las áreas de mejora más habituales es la gestión de las disputas. En muchas organizaciones, una disputa menor puede bloquear un pago completo, aunque solo se cuestione una pequeña parte del importe de la factura. Process Mining permite identificar estos patrones e implementar flujos de trabajo automatizados para gestionar las excepciones con mayor eficiencia. Otra área clave es la eficacia de sus estrategias de cobro y de los recordatorios de pago. ¿Sus recordatorios realmente impulsan la acción o se ignoran hasta que un agente llama? Al analizar el momento y el impacto de los recordatorios automatizados, puede perfeccionar su estrategia para priorizar las cuentas de alto valor o alto riesgo. Este método específico garantiza que sus agentes de cobro dediquen su tiempo a las tareas que ofrecen el mayor retorno del esfuerzo. Además, identificar las causas raíz de las notas de crédito o los pagos parciales frecuentes puede ayudarle a corregir problemas de origen en ventas o entregas que provocan retrasos en los pagos.

Medir el valor de modernizar el cobro

Cuando aplica Process Mining con éxito en su departamento de cuentas por cobrar, los resultados son medibles y significativos. Probablemente observará una reducción importante de los días de ventas pendientes de cobro, conocidos habitualmente como DSO, lo que mejora directamente su posición de efectivo. También puede reducir el coste administrativo del cobro al disminuir el número de intervenciones manuales necesarias para cada factura. El cumplimiento mejorado es otro beneficio importante, ya que el sistema proporciona un registro claro y auditable de cada acción realizada desde la facturación hasta la compensación. Este nivel de supervisión garantiza el cumplimiento de los controles internos y la exactitud de los informes financieros, aspectos fundamentales para cumplir los requisitos normativos. En última instancia, el objetivo es aumentar su índice de eficacia de cobro, asegurando que su equipo se centre en las cuentas adecuadas, en el momento adecuado y con los métodos más eficaces disponibles.

Iniciar su transformación de las cuentas por cobrar

Comenzar a utilizar Process Mining para las cuentas por cobrar no requiere una renovación masiva de su infraestructura de TI. Al aprovechar los datos que ya residen en su entorno SAP ECC, concretamente en los módulos FI-GL y FI-AR, puede empezar a descubrir información útil casi de inmediato. El proceso comienza con la disposición a analizar sus datos desde una perspectiva nueva y con el compromiso de mejorar continuamente. El objetivo es pasar de una actitud reactiva, en la que persigue constantemente los pagos atrasados, a una actitud proactiva, en la que anticipa los retrasos antes de que afecten a sus resultados. Al explorar las distintas rutas y patrones de sus datos de cuentas por cobrar, comprobará que está a su alcance lograr una operación financiera más eficiente y rentable. Empiece por analizar las variaciones de proceso más habituales y verá rápidamente dónde se encuentran las mayores oportunidades de optimización.

Cuentas por cobrar Gestión de crédito Cobro de facturas Reducción del DSO Resolución de disputas Aplicación de pagos Contabilidad de clientes Gestión de cuentas por cobrar Del pedido al cobro Cobro de ingresos Liquidación de facturas

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Un número excesivo de días de ventas pendientes de cobro inmoviliza capital esencial y limita las oportunidades de crecimiento. Cuando los pagos se retrasan de forma constante, la organización afronta riesgos de liquidez y mayores costes de financiación para mantener sus operaciones, algo especialmente perjudicial en entornos de tipos de interés elevados. Este problema suele deberse a la falta de visibilidad sobre las etapas concretas del ciclo de vida de la factura que generan los retrasos más prolongados.

ProcessMind visualiza el ciclo de vida completo de una factura en SAP ECC para identificar exactamente dónde se producen los retrasos. Al analizar el tiempo transcurrido entre la creación de la factura y su compensación final, los usuarios pueden identificar los segmentos de clientes o las regiones que más contribuyen a un DSO elevado, lo que permite aplicar mejoras específicas en el proceso y estrategias de cobro más eficaces.

Las disputas de clientes suelen permanecer sin resolver durante semanas debido a una asignación poco clara de responsabilidades o a la falta de documentación. Estos retrasos impiden cobrar los fondos a tiempo y consumen importantes recursos administrativos del departamento financiero, ya que el personal dedica horas a buscar datos históricos. Las disputas sin resolver también deterioran las relaciones con los clientes y pueden generar deuda incobrable si no se abordan con rapidez.

En el entorno SAP ECC, ProcessMind registra la duración de cada caso de disputa, desde su apertura hasta su resolución. Esta visibilidad ayuda a los responsables a identificar cuellos de botella sistémicos en el proceso de revisión y garantiza que las disputas se gestionen conforme a los objetivos internos, reduciendo considerablemente el tiempo durante el que los fondos permanecen bloqueados en facturas disputadas.

Conciliar manualmente los extractos bancarios con las facturas abiertas es un proceso laborioso que provoca errores y efectivo no asignado. Cuando los pagos no se compensan con rapidez, la disponibilidad de crédito de los clientes no es precisa, lo que puede bloquear nuevos pedidos de venta y generar fricciones innecesarias entre los equipos de ventas y finanzas. Este esfuerzo manual también impide que el equipo financiero se centre en tareas analíticas de mayor valor.

ProcessMind analiza las actividades que conducen a la compensación de facturas para determinar el porcentaje de pagos procesados mediante pasos automatizados frente a pasos manuales. Destaca los escenarios concretos en los que la intervención manual es mayor, lo que permite realizar cambios de configuración específicos en SAP ECC para mejorar la tasa de aciertos del procesamiento automatizado de extractos bancarios.

Emitir notas de crédito o ajustar facturas después de enviarlas indica problemas subyacentes de calidad de datos o errores de facturación. Estas correcciones perjudican la experiencia del cliente y requieren el doble de esfuerzo para procesar una sola transacción, ya que duplican en la práctica el coste administrativo del ciclo de facturación. El retrabajo frecuente también reduce la fiabilidad de los informes y las previsiones financieras.

Al supervisar la frecuencia de emisión de notas de crédito en relación con la facturación inicial, ProcessMind identifica las causas raíz del retrabajo en el flujo de cuentas por cobrar. Esto permite a los equipos corregir errores de origen en los pedidos de venta o en los datos maestros de SAP ECC antes de generar las facturas, lo que se traduce en una tasa mucho mayor de operaciones correctas a la primera.

Los equipos de cobro suelen trabajar sin datos claros sobre las actividades que generan pagos más rápidos. Sin información sobre la eficacia de los agentes o el impacto de los recordatorios, a menudo se desperdician recursos en cuentas de baja prioridad mientras las facturas de alto riesgo envejecen. Esta falta de una estrategia basada en datos hace que el cobro sea reactivo en lugar de proactivo y provoca un flujo de efectivo irregular.

ProcessMind ofrece una visión transparente del proceso de cobro al relacionar cada recordatorio y compromiso de pago con la fecha de liquidación final. Esto permite a los responsables optimizar las estrategias de cobro en SAP ECC a partir de resultados comprobados, garantizando que los agentes centren sus esfuerzos en las cuentas y actividades que generan el mayor retorno.

Incluso un pequeño retraso al enviar una factura a un cliente afecta directamente a la fecha de pago y prolonga el ciclo de efectivo. Muchas organizaciones tienen dificultades con los retrasos internos entre el momento en que se crea una factura en el sistema y el momento en que realmente llega al cliente. Si una factura permanece varios días en una cola, el plazo de pago ni siquiera ha comenzado, lo que equivale a conceder crédito gratuito al cliente.

Al realizar un seguimiento del intervalo entre la creación de la factura y las actividades de envío, ProcessMind revela fricciones ocultas en el flujo de trabajo de facturación. Reducir este retraso interno garantiza que el plazo de pago comience lo antes posible, acelera la entrada de efectivo y asegura que los clientes reciban sus facturas mientras la transacción aún está reciente.

Cuando los clientes no aprovechan los descuentos por pronto pago, a menudo significa que el proceso de facturación es demasiado lento para permitir un pago puntual. Esta oportunidad perdida reduce el incentivo para que los clientes paguen antes, ralentiza el ciclo general de efectivo y puede revelar ineficiencias más profundas en la forma en que reciben y procesan sus facturas. También se traduce en mayores costes efectivos para el cliente.

ProcessMind relaciona la elegibilidad para descuentos con las marcas de tiempo reales de los pagos para identificar dónde el proceso no cumple los plazos establecidos. Ayuda a los equipos de cuentas por cobrar a determinar si los retrasos se deben a aprobaciones internas o al comportamiento de los clientes dentro del flujo de trabajo de SAP ECC, lo que permite realizar ajustes que fomenten una liquidación más rápida.

Gestionar pagos parciales genera una carga administrativa considerable, ya que las facturas permanecen abiertas y requieren una conciliación manual. Esta complejidad suele provocar saldos vencidos difíciles de seguir y resolver con el tiempo, porque los importes restantes suelen estar sujetos a nuevas disputas o a confusión sobre las condiciones originales. El esfuerzo necesario para reclamar pequeños saldos pendientes suele ser desproporcionado respecto a su valor.

Con Process Mining, los equipos pueden identificar la frecuencia y las causas de los pagos parciales en distintos segmentos de clientes. ProcessMind muestra el recorrido de estas facturas y ayuda a optimizar el seguimiento y la compensación de los saldos restantes en SAP ECC mediante la identificación de patrones que conducen a una liquidación completa.

Las actualizaciones lentas de las cuentas de clientes después de un pago pueden provocar bloqueos de crédito innecesarios en nuevos pedidos. Esto genera fricciones entre ventas y finanzas y puede ocasionar una pérdida de ingresos si los clientes recurren a la competencia durante la espera. Si el sistema de gestión de crédito no refleja los pagos recientes en tiempo real, la organización corre el riesgo de alejar a sus clientes que mejor pagan.

ProcessMind supervisa el tiempo transcurrido desde la recepción del pago hasta la actualización del perfil crediticio del cliente. Al visualizar este flujo en SAP ECC, las organizaciones pueden garantizar que los límites de crédito se reflejen con precisión y que los pagos compensados se traduzcan de inmediato en crédito disponible, favoreciendo operaciones de ventas más fluidas y un mejor servicio al cliente.

Los pagos no identificados o no conciliados que permanecen en cuentas transitorias ocultan la verdadera situación financiera de la empresa y generan informes de antigüedad inexactos. Estos elementos requieren una investigación exhaustiva para aplicarlos correctamente, a menudo con la participación de varios departamentos y comunicaciones manuales con el cliente o el banco. Esta falta de claridad dificulta la elaboración de estados financieros precisos y la realización de cobros eficaces.

ProcessMind registra el recorrido de los extractos bancarios y su tasa de éxito de conciliación con las partidas abiertas en SAP ECC. Ayuda a identificar los patrones, clientes o bancos concretos que provocan más pagos no conciliados, lo que permite configurar con mayor precisión las reglas de compensación y reducir el esfuerzo manual necesario para la conciliación.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Reducir el tiempo entre la facturación y el pago es fundamental para mantener una liquidez saludable y optimizar el capital circulante. Los ciclos más rápidos garantizan que los fondos estén disponibles para reinvertirse en lugar de permanecer inmovilizados en facturas impagadas, lo que mejora directamente la salud financiera de la organización. El éxito se mide mediante una reducción significativa de los días de ventas pendientes de cobro en distintos segmentos de clientes y unidades de negocio.

ProcessMind ofrece una visibilidad clara del recorrido completo del pago en SAP ECC y destaca exactamente dónde se producen los retrasos. Al analizar el tiempo empleado en cada estado, desde la creación de la factura hasta su compensación, los usuarios pueden identificar los grupos de clientes o las regiones que requieren estrategias de cobro específicas para mejorar la liquidez. Esta información detallada ayuda a los equipos a localizar cuellos de botella que los informes estándar podrían pasar por alto.

Las disputas suelen detener el proceso de pago y deteriorar las relaciones con los clientes si permanecen sin resolver durante demasiado tiempo. Al priorizar y resolver estos casos con rapidez, las organizaciones pueden liberar pagos bloqueados y mejorar la satisfacción general del cliente. Una gestión eficiente de las disputas genera flujos de efectivo más previsibles y un departamento financiero más ágil, capaz de gestionar consultas complejas con facilidad.

Al trazar las distintas rutas que siguen las disputas en el sistema, ProcessMind identifica bucles repetitivos o retrasos en las transferencias entre departamentos. Este análisis ayuda a los responsables a estandarizar el flujo de trabajo de resolución y garantiza que los problemas lleguen de inmediato a la persona adecuada, lo que puede reducir los plazos de resolución en un 30 % o más. También permite identificar de forma proactiva los motivos recurrentes de las disputas para abordarlos desde el origen.

La aplicación manual de pagos es un proceso laborioso, propenso a errores y retrasos considerables. Aumentar la tasa de conciliación automatizada permite al equipo financiero centrarse en excepciones complejas en lugar de introducir datos rutinarios, reduciendo significativamente la carga administrativa y los costes operativos. Este objetivo busca maximizar el porcentaje de pagos que se compensan con facturas sin intervención humana.

ProcessMind descubre las causas raíz de los fallos de conciliación en SAP ECC, como números de referencia ausentes o importes de pago incoherentes. Las organizaciones pueden utilizar esta información para perfeccionar sus reglas de extractos bancarios electrónicos y mejorar la calidad de los datos desde el origen, lo que se traduce en una tasa mucho mayor de procesamiento sin intervención manual. Esta visibilidad garantiza que el esfuerzo manual se aplique únicamente cuando aporte un valor real.

Un exceso de notas de crédito suele indicar problemas subyacentes de precisión en la facturación o de cumplimiento de los pedidos. Reducir la frecuencia de estos ajustes evita fugas de ingresos y elimina el trabajo redundante necesario para corregir los registros financieros posteriormente. Un menor volumen de notas de crédito refleja un proceso de facturación más preciso y eficiente que genera confianza en los clientes.

Analizar los factores que desencadenan las notas de crédito en el sistema permite a los equipos identificar fallos de origen en los procesos de ventas o logística. ProcessMind visualiza la correlación entre determinados tipos de clientes o productos y las altas tasas de ajustes, lo que permite implementar medidas correctivas para garantizar que las facturas sean correctas desde el primer momento. Este enfoque reduce la carga administrativa tanto del equipo de cuentas por cobrar como del equipo de ventas.

Los retrasos en el envío de facturas a los clientes posponen directamente la fecha más temprana posible de pago. Al garantizar que cada factura se envíe inmediatamente después de su creación, las organizaciones pueden reducir eficazmente el plazo de pago y mejorar la precisión de las previsiones de tesorería. Este objetivo se centra en eliminar las fricciones administrativas al inicio del ciclo de facturación para garantizar el reconocimiento oportuno de los ingresos.

ProcessMind identifica el tiempo exacto transcurrido entre la generación y el envío de una factura en SAP ECC. Al poner de manifiesto estas brechas, la plataforma permite a las personas responsables de finanzas automatizar los activadores de envío y supervisar el rendimiento en tiempo real, garantizando que ninguna factura permanezca días en una cola. Esta optimización puede reducir varios días la fase inicial del ciclo de cuentas por cobrar, lo que acelera la recaudación general.

Ofrecer y captar descuentos por pago anticipado puede mejorar significativamente la velocidad de las entradas de efectivo. Las organizaciones que gestionan eficazmente sus condiciones de descuento pueden incentivar pagos más rápidos por parte de los clientes, reducir la antigüedad de las cuentas por cobrar y mejorar el ciclo de conversión de efectivo. Esta estrategia convierte la gestión de cuentas por cobrar en una herramienta financiera proactiva que beneficia a toda la organización.

La plataforma realiza un seguimiento del uso de las condiciones de descuento y destaca las oportunidades perdidas en las que los clientes no pagaron dentro del plazo de descuento pese a contar con condiciones elegibles. Al comprender estos comportamientos, las empresas pueden ajustar sus acciones de cobro y la estructura de sus condiciones para fomentar más liquidaciones anticipadas. ProcessMind ayuda a identificar qué segmentos de clientes responden mejor a estos incentivos.

Los pagos que permanecen sin aplicar en el submayor ofrecen una imagen inexacta de la deuda de los clientes y dificultan la toma de decisiones eficaces de gestión crediticia. Reducir estos saldos garantiza que el informe de antigüedad esté siempre actualizado y que los límites de crédito de los clientes reflejen el saldo financiero real. Esta precisión es esencial tanto para unos informes financieros fiables como para la gestión del riesgo operativo.

ProcessMind ofrece una visión transparente del ciclo de vida de los pagos no aplicados y muestra exactamente cuánto tiempo permanecen en cuentas transitorias antes de liquidarse. Al identificar los patrones que explican estas situaciones, como determinados bancos o métodos de pago con datos insuficientes, las organizaciones pueden implantar mejores procedimientos de conciliación para liquidar el efectivo con mayor rapidez. Esto reduce el riesgo de tomar decisiones crediticias basadas en información desactualizada.

Gestionar los pagos parciales de forma incoherente provoca cuentas de clientes fragmentadas y conciliaciones manuales complejas. Establecer un procedimiento estándar para estas transacciones garantiza un seguimiento preciso de los saldos pendientes y una gestión adecuada de su cobro. Esta coherencia reduce la complejidad del libro mayor y simplifica el trabajo diario del personal de cobros.

Al visualizar las distintas formas en que actualmente se procesan los pagos parciales en SAP ECC, ProcessMind destaca los comportamientos no estándar que dificultan la conciliación. Las personas responsables pueden utilizar estos datos para formar al personal en los métodos de liquidación preferidos y automatizar las tareas de seguimiento de los importes residuales. Esta estandarización garantiza que cada importe quede contabilizado sin aumentar la carga de trabajo del equipo financiero.

Una gestión eficaz de cobros requiere comprender a fondo qué estrategias funcionan y qué agentes obtienen mejores resultados. Obtener visibilidad sobre la eficacia de los recordatorios y de los acuerdos de promesa de pago permite asignar los recursos de forma mucho más eficiente. Este objetivo se centra en convertir el departamento de cobros en una unidad basada en datos que priorice las oportunidades de mayor valor.

ProcessMind supervisa el resultado de cada actividad de cobro, por ejemplo, si un recordatorio concreto dio lugar a un pago dentro del plazo previsto. Esto permite a las organizaciones medir la tasa de conversión de distintas tácticas y concentrar sus esfuerzos en las actividades de mayor impacto, aumentando en última instancia la productividad de todo el equipo de cuentas por cobrar. Así, los esfuerzos de cobro subjetivos se convierten en métricas de rendimiento medibles.

Mantener unos límites de crédito precisos es esencial para prevenir la deuda incobrable y, al mismo tiempo, facilitar un crecimiento sostenible de las ventas. Actualizar dinámicamente estos límites según el comportamiento de pago en tiempo real garantiza que la organización no se exponga a riesgos innecesarios por clientes que pagan con retraso. Este enfoque proactivo protege la rentabilidad y proporciona al equipo de ventas límites claros.

ProcessMind analiza las tendencias históricas de pago e identifica a los clientes cuyo comportamiento se aproxima a la morosidad antes de que se convierta en un problema importante. Al vincular estos conocimientos con el módulo de gestión crediticia de SAP ECC, las organizaciones pueden ajustar automáticamente los límites de crédito o marcar las cuentas para una revisión manual. Esto crea un marco de gestión de riesgos más ágil, capaz de adaptarse a los cambios en el comportamiento de los clientes.

La ruta de mejora de 6 pasos para las cuentas por cobrar

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Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel diseñada para tablas financieras de SAP ECC, como BKPF y BSEG, y alinee su estructura de datos con nuestro motor de análisis.

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Por qué es importante

Utilizar un formato estandarizado garantiza que el ciclo de vida de sus facturas y las actividades de compensación se asignen correctamente para descubrir resultados de inmediato.

Resultado esperado

Una plantilla de datos lista para usar y adaptada a los registros financieros de SAP

SUS INSIGHTS DEL PROCESO

Descubra cuellos de botella ocultos en el flujo de efectivo de SAP ECC

ProcessMind proporciona un mapa visual de sus ciclos de cuentas por cobrar y destaca cada retraso, desde la factura hasta la conciliación bancaria. Obtendrá una visibilidad completa de los pasos de resolución de disputas y de los patrones de pago para acelerar sus cobros.
  • Mapee todo su recorrido desde la factura hasta el cobro
  • Detecte retrasos específicos en la resolución de disputas
  • Identifique pasos manuales en la conciliación bancaria
  • Supervise las tendencias de DSO con datos en tiempo real
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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RESULTADOS DEMOSTRADOS

Referencias de transformación para cuentas por cobrar en SAP

Al visualizar el recorrido completo de cada número de factura en SAP ECC, los equipos identifican cuellos de botella ocultos y agilizan sus procesos globales de cobro. Estas métricas reflejan la excelencia operativa que se alcanza al aplicar transparencia al ciclo de crédito a cobro.

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Reducción de los días de ventas pendientes de cobro

Reducción media del tiempo de cobro

Agilizar el ciclo desde la factura hasta la compensación ayuda a las organizaciones a liberar capital circulante al reducir el tiempo que las facturas permanecen impagadas.
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Mayor compensación automatizada

Aumento de los pagos sin intervención

Mejorar las reglas de procesamiento de extractos bancarios permite aumentar las tasas de conciliación automática sin intervención manual de los equipos financieros.
0 %
Resolución más rápida de disputas

Reducción del tiempo de gestión de los casos

Identificar los cuellos de botella en la comunicación interna y la recopilación de pruebas permite a los equipos resolver las disputas de facturas con mucha más eficiencia.
0 %
Menos reprocesos de notas de crédito

Reducción de las correcciones de facturación

Minimizar los errores en las facturas originales reduce la necesidad de emitir notas de crédito costosas y disminuye la carga administrativa.
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Mayor aprovechamiento de descuentos

Crecimiento de los incentivos por pronto pago

Optimizar las condiciones de crédito y la rapidez del envío garantiza que los clientes paguen dentro de los periodos en los que pueden obtener descuentos, lo que mejora la previsibilidad del flujo de caja.

Los resultados individuales varían según la complejidad de la organización y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en implementaciones de Process Mining para módulos financieros de SAP.

Datos recomendados

Comience seleccionando los campos y las actividades clave que impulsan su proceso de cobro.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Unidad organizativa para la que se prepara el balance.

Por qué es importante

Es fundamental para filtrar los Dashboards por Unidad de negocio y separar los libros contables.

Identificador único de la cuenta del cliente.

Por qué es importante

Permite analizar en detalle el comportamiento y las tendencias de pago de clientes específicos.

Clasifica el documento contable, por ejemplo, factura, pago o nota de crédito.

Por qué es importante

Diferencia entre facturas, pagos y ajustes en los datos.

Valor de la partida en la moneda de la sociedad.

Por qué es importante

Esencial para analizar el impacto financiero y priorizar los casos de mayor importe.

ID del usuario que realizó la transacción.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por miembro del equipo y detectar la automatización.

Fecha en que se compensó la factura, mediante pago o compensación.

Por qué es importante

Marca de tiempo fundamental para calcular DSO y la velocidad de pago.

Fecha calculada en la que debe realizarse el pago.

Por qué es importante

Punto de referencia para determinar si los pagos se realizan a tiempo o con retraso.

Clasifica a los clientes en distintos segmentos.

Por qué es importante

La forma estándar de segmentar clientes en SAP.

Indicador que señala si la actividad se realizó automáticamente.

Por qué es importante

Es fundamental para medir la eficiencia del proceso y las tasas de automatización.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

La contabilización inicial de la factura del cliente en el libro mayor de contabilidad financiera. Esto crea la partida abierta en el submayor de cuentas por cobrar.

Por qué es importante

Marca el inicio oficial de la obligación financiera y del cómputo de antigüedad de la factura del cliente.

El envío del documento de factura al cliente mediante impresión, correo electrónico o EDI. Esta actividad marca el momento en que el cliente recibe realmente la solicitud de pago.

Por qué es importante

Es fundamental para calcular el KPI «Invoice Dispatch Lead Time». Los retrasos en esta etapa aumentan directamente los días de ventas pendientes de cobro.

Emisión de una carta de reclamación o un recordatorio de pago al cliente debido a un saldo vencido. Representa la labor proactiva del equipo de cobros.

Por qué es importante

Esencial para el Dashboard «Collection Activity Performance». Una frecuencia elevada sugiere un comportamiento de pago deficiente por parte de los clientes.

Asignación de un código de motivo a una partida de factura que indica un desacuerdo o una consulta del cliente. Normalmente, esto bloquea la factura para el pago.

Por qué es importante

Clave para «Dispute Resolution Efficiency». Permite identificar por qué se retiene el efectivo y medir el tiempo del ciclo de resolución.

Recepción de un pago que cubre solo una parte del importe total de la factura. La factura permanece abierta con un saldo residual.

Por qué es importante

Crítico para «Partial Payment Impact Analysis». Aumenta la complejidad de la conciliación y los tiempos de ciclo.

Contabilización de un documento de pago entrante destinado a liquidar la factura. Registra la entrada de efectivo en el libro mayor.

Por qué es importante

Evento central para «Average Days Sales Outstanding». Representa la realización financiera de la venta.

Paso final de conciliación en el que se vinculan la factura abierta y el pago, y se elimina el estado de partida abierta. El proceso queda completado.

Por qué es importante

Evento End esencial. Se utiliza para calcular la «Automated Clearing Rate» y finalizar el ciclo de vida.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining visualiza el flujo real de las facturas, desde su creación hasta el pago final, mediante la extracción de registros de eventos de SAP ECC. Identifica cuellos de botella ocultos, como retrasos en la resolución de disputas o intervenciones manuales en la aplicación de cobros, que contribuyen a un DSO elevado.

La extracción de datos suele implicar la conexión con su instancia de SAP mediante un conector específico o el uso de herramientas ETL para extraer tablas concretas. La mayoría de las implementaciones se centran en módulos contables estándar, garantizan la seguridad de la transferencia de datos y cumplen los estándares de gobernanza corporativa.

El análisis se basa principalmente en datos de cabecera y de posición de tablas como BKPF y BSEG, junto con datos maestros de clientes de KNA1. Además, se utilizan los registros de cambios de CDHDR y CDPOS para hacer seguimiento de actualizaciones de estado y modificaciones específicas durante todo el ciclo de vida de la factura.

Sí. Destaca exactamente dónde se producen los retrasos en el ciclo de cobro, como demoras en el envío o lentitud en los pasos internos de aprobación. Al abordar estos puntos de fricción concretos, las organizaciones pueden acelerar el cobro y mejorar su posición general de liquidez.

Process Mining realiza un seguimiento de cada paso de una disputa, incluido el tiempo necesario para identificar una discrepancia y la ruta de resolución final. Esta visibilidad ayuda a los responsables a estandarizar la gestión de disputas y reduce el tiempo durante el que el capital queda inmovilizado en reclamaciones sin resolver.

La mayoría de las organizaciones obtiene sus primeros mapas de proceso entre cuatro y seis semanas después de completar la extracción inicial de datos. Esta rápida puesta en marcha permite identificar pronto mejoras rápidas, como automatizar aplicaciones manuales de cobros repetitivas.

El número de factura actúa como un identificador único que conecta distintos eventos, como la facturación, la recepción del pago y la compensación, entre diferentes módulos de SAP. Utilizar este identificador garantiza una visión completa de extremo a extremo de la transacción financiera sin duplicar registros.

El motor de Process Mining identifica los casos en los que los pagos no coinciden con los importes de las facturas y realiza un seguimiento de los ajustes manuales o las actividades posteriores. Esto ayuda a los equipos a comprender las causas raíz de los pagos no conciliados y perfeccionar su lógica de conciliación automatizada.

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