Usprawnij obsługę należności

Skrócenie czasu od wystawienia faktury do otrzymania płatności pomaga utrzymać płynność finansową i efektywnie zarządzać kapitałem obrotowym. Szybszy obieg oznacza, że środki można ponownie wykorzystać, zamiast zamrażać je w niezapłaconych fakturach. Poprawia to kondycję finansową organizacji. Efekty można mierzyć spadkiem liczby dni sprzedaży pozostającej do rozliczenia w różnych segmentach klientów i jednostkach biznesowych.

ProcessMind pokazuje cały przebieg płatności w SAP ECC i wskazuje miejsca, w których pojawiają się opóźnienia. Analiza czasu spędzonego w poszczególnych statusach, od wystawienia faktury do jej rozliczenia, pomaga określić, które grupy klientów lub regiony wymagają ukierunkowanych działań windykacyjnych. Tak szczegółowe dane pozwalają znaleźć wąskie gardła, których mogą nie ujawniać standardowe raporty.

Spory często wstrzymują płatności, a jeśli pozostają nierozstrzygnięte zbyt długo, mogą pogorszyć relacje z klientami. Szybkie ustalanie priorytetów i rozpatrywanie spraw pozwala odblokować płatności i poprawić zadowolenie klientów. Sprawne zarządzanie sporami ułatwia prognozowanie przepływów pieniężnych i pozwala działowi finansowemu szybciej odpowiadać na złożone zapytania.

ProcessMind mapuje ścieżki obsługi sporów i wskazuje powtarzające się pętle oraz opóźnienia przy przekazywaniu spraw między działami. Analiza pomaga ujednolicić workflow rozpatrywania sporów i od razu kierować sprawy do właściwych osób. Może to skrócić czas rozpatrywania o 30% lub więcej. Ułatwia też wykrywanie powtarzających się przyczyn sporów, które można wyeliminować u źródła.

Ręczne przypisywanie płatności do faktur jest czasochłonne, podatne na błędy i powoduje opóźnienia. Większy udział automatycznego dopasowywania pozwala zespołowi finansowemu skupić się na nietypowych przypadkach zamiast na rutynowym wprowadzaniu danych. Ogranicza to nakład pracy administracyjnej i koszty operacyjne. Celem jest maksymalizacja odsetka płatności rozliczanych z fakturami bez udziału pracownika.

ProcessMind ujawnia przyczyny niepowodzeń dopasowywania w SAP ECC, takie jak brak numerów referencyjnych lub niezgodność kwot płatności. Organizacje mogą wykorzystać te informacje do udoskonalenia reguł obsługi elektronicznych wyciągów bankowych i poprawy jakości danych u źródła, zwiększając odsetek płatności przetwarzanych bez ręcznej obsługi. Dzięki temu pracownicy zajmują się ręcznie tylko tymi przypadkami, które tego wymagają.

Duża liczba not kredytowych zwykle wskazuje na problemy z poprawnością faktur lub realizacją zamówień. Ograniczenie liczby korekt zapobiega utracie przychodów i eliminuje zbędną pracę związaną z późniejszym poprawianiem zapisów finansowych. Mniej not kredytowych oznacza dokładniejszy i sprawniejszy proces fakturowania, który buduje zaufanie klientów.

Analiza przyczyn wystawiania not kredytowych pozwala wskazać problemy na wcześniejszych etapach sprzedaży lub logistyki. ProcessMind pokazuje zależności między określonymi typami klientów lub produktami a wysokim odsetkiem korekt. Dzięki temu można wdrożyć działania naprawcze i zadbać o poprawność faktur już za pierwszym razem. Ogranicza to obciążenie administracyjne zespołów ds. należności i sprzedaży.

Opóźnienia w wysyłaniu faktur bezpośrednio przesuwają najwcześniejszy możliwy termin płatności. Jeśli każda faktura zostanie wysłana zaraz po wystawieniu, organizacja może skrócić czas oczekiwania na płatność i dokładniej prognozować przepływy pieniężne. Celem jest usunięcie zbędnych czynności administracyjnych na początku cyklu fakturowania, aby przychody były ujmowane na czas.

ProcessMind mierzy czas od wystawienia faktury do jej wysłania w SAP ECC. Ujawnione opóźnienia pomagają osobom zarządzającym finansami skonfigurować automatyczne wyzwalanie wysyłki i monitorować wyniki na bieżąco, tak aby faktury nie czekały w kolejce przez kilka dni. Usprawnienie może skrócić początkowy etap cyklu należności o kilka dni i przyspieszyć ściąganie należności.

Oferowanie rabatów za wcześniejszą płatność i skuteczne korzystanie z nich może przyspieszyć wpływ gotówki. Organizacje, które sprawnie zarządzają warunkami rabatów, mogą zachęcać klientów do szybszego regulowania należności, skracać czas oczekiwania na płatność i poprawiać cykl konwersji gotówki. Dzięki temu zarządzanie należnościami staje się narzędziem wspierającym finanse całej organizacji.

Platforma śledzi wykorzystanie rabatów i wskazuje niewykorzystane możliwości, gdy klient nie zapłacił w terminie uprawniającym do rabatu, mimo że spełniał jego warunki. Analiza tych zachowań pomaga dostosować działania windykacyjne i warunki płatności, aby częściej uzyskiwać wcześniejsze spłaty. ProcessMind wskazuje segmenty klientów, które najlepiej reagują na takie zachęty.