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Améliorez la gestion de vos dépenses

Optimisez la gestion des dépenses dans Ramp : guide en 6 étapes pour gagner en efficacité
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la gestion des dépenses dans Ramp pour accélérer les approbations

Cette plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement dans votre processus de gestion des dépenses, pour accélérer les approbations et réduire les violations des politiques. Vous pouvez localiser précisément les retards, comprendre les dépenses non conformes et visualiser le parcours complet de chaque dépense. Ces analyses vous permettent d’optimiser les opérations, de renforcer la conformité et d’améliorer nettement la satisfaction des salariés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des dépenses dans Ramp

Une gestion efficace des dépenses ne se limite pas à une tâche administrative : elle contribue directement à la santé financière de votre organisation et à la satisfaction des employés. Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises qui utilisent des systèmes comme Ramp pour gérer les dépenses professionnelles et automatiser leur traitement doivent veiller à ce que leurs processus soient non seulement fonctionnels, mais aussi bien optimisés. Les retards d’approbation, les rejets fréquents ou le non-respect des règles internes peuvent entraîner des pertes financières importantes, entamer le moral des employés en raison de remboursements tardifs et exposer l’entreprise à des risques lors des audits. Les coûts cachés des reprises manuelles, des retards dans les rapports financiers et de la frustration des employés s’accumulent rapidement, au détriment de l’agilité et de la rentabilité de l’entreprise. Pour garder la maîtrise des dépenses et améliorer la performance financière, il est essentiel de comprendre et d’améliorer les processus dans Ramp, depuis l’engagement d’une dépense jusqu’à son enregistrement comptable.

Ce que le Process Mining révèle sur vos flux de travail de gestion des dépenses dans Ramp

Le Process Mining s’appuie sur les données pour montrer comment fonctionne réellement votre processus de gestion des dépenses dans Ramp. Contrairement aux rapports classiques, qui indiquent ce qui s’est passé, il retrace le déroulement de chaque note de frais et montre comment elle a été traitée à chaque étape. L’analyse des journaux d’événements de Ramp permet de représenter visuellement le processus et de mettre en évidence ses variantes, ses détours et ses goulots d’étranglement. Vous pouvez mesurer précisément le temps de cycle de chaque activité, déterminer quels responsables ou services contribuent aux retards et repérer les parcours qui aboutissent souvent à une révision ou à un rejet. Cette vue de bout en bout vous permet de dépasser les suppositions et de localiser les étapes où le processus de gestion des dépenses dans Ramp ne donne pas les résultats attendus. Elle apporte des éléments concrets pour comprendre pourquoi certaines notes de frais mettent plus de temps à être approuvées ou pourquoi certaines enfreignent régulièrement les règles de l’entreprise, afin de cibler les mesures correctives.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

L’analyse des données de gestion des dépenses de Ramp par le Process Mining peut faire ressortir de nombreuses pistes d’amélioration. Vous pourriez constater que les notes de frais de certains services sont systématiquement approuvées plus lentement, en raison de la charge de travail d’un approbateur ou d’un circuit de contrôle interne complexe. L’analyse peut aussi montrer que certaines catégories de dépenses sont souvent signalées comme non conformes, ce qui peut indiquer la nécessité de clarifier les règles ou de mieux former les employés qui utilisent Ramp. Elle peut également révéler des boucles de processus inattendues : des notes de frais sont renvoyées plusieurs fois pour révision avant leur approbation définitive, ce qui allonge le temps de cycle et augmente la charge administrative. Enfin, elle permet de repérer les interventions manuelles qui ralentissent inutilement un flux de travail pourtant automatisé dans Ramp, ainsi que les contrôles de conformité trop stricts, qui créent des retards, ou trop laxistes, qui laissent passer des infractions. Ces constats vous aident à cibler les étapes, les rôles ou les paramètres de Ramp à optimiser.

Résultats attendus de l’optimisation de la gestion des dépenses avec le Process Mining

L’utilisation stratégique du Process Mining pour améliorer la gestion des dépenses dans Ramp peut produire des résultats concrets et mesurables. Vous pouvez réduire sensiblement le temps moyen d’approbation des notes de frais, accélérer les remboursements et améliorer la satisfaction des employés. En simplifiant les circuits d’approbation et en limitant les reprises, vous réduisez les coûts administratifs liés au traitement des dépenses. L’analyse des causes des infractions aux règles internes vous permet de renforcer la conformité et de mieux respecter les politiques de dépenses de l’entreprise ainsi que les exigences réglementaires. Vous améliorez également le contrôle financier : moins d’erreurs et une meilleure compréhension des habitudes de dépenses facilitent l’établissement de budgets et de prévisions plus précis. En définitive, l’optimisation de la gestion des dépenses dans Ramp grâce au Process Mining transforme une source potentielle de friction en une activité plus efficace et conforme, qui contribue directement aux résultats financiers et à la performance opérationnelle de votre organisation.

Premiers pas vers l’optimisation de la gestion des dépenses

Pour rendre le processus de gestion des dépenses dans Ramp plus efficace et conforme, commencez par comprendre son fonctionnement actuel. Le Process Mining vous apporte cette visibilité en transformant les données de transaction brutes en constats utiles. Ces méthodes d’analyse vous permettent de passer d’une résolution réactive des problèmes à une amélioration proactive des processus. Découvrez les possibilités du Process Mining pour repérer les problèmes qui se cachent dans vos flux de travail de gestion des dépenses. Vous pourrez ainsi réduire le temps de cycle, éliminer les goulots d’étranglement et vérifier que Ramp contribue réellement à vos objectifs financiers.

Gestion des dépenses Notes de frais Remboursement Gestion des dépenses Opérations financières Flux de travail d’approbation Conformité aux règles internes Maîtrise des coûts Satisfaction des employés Frais de déplacement Dépenses des employés Déclaration des dépenses T&E

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les notes de frais des employés restent souvent longtemps en attente d’approbation par un responsable, ce qui retarde les remboursements et mécontente les employés. Ce goulot d’étranglement complique les prévisions de trésorerie et peut nuire au moral des équipes.
ProcessMind analyse l’activité « En attente de l’examen du responsable » et les horodatages associés pour repérer les responsables ou les services qui provoquent régulièrement des retards dans Ramp. Nous localisons précisément les étapes où les dossiers sont bloqués et mesurons les conséquences, afin de vous aider à cibler les améliorations.

De nombreuses notes de frais sont renvoyées à plusieurs reprises pour révision en raison d’informations manquantes, d’infractions aux règles internes ou d’erreurs de saisie. Ces reprises alourdissent la charge administrative et prolongent le délai de remboursement, mobilisant inutilement des ressources.
ProcessMind retrace le parcours complet des notes de frais dans Ramp et repère les cas où elles sont fréquemment « renvoyées pour révision ». Nous en recherchons les causes, qu’il s’agisse de règles peu claires, d’un manque de formation des employés ou de pratiques propres à certains approbateurs, afin de réduire les reprises.

Les employés attendent longtemps le remboursement de leurs dépenses approuvées, ce qui peut créer des difficultés financières et entamer leur moral. Ces délais nuisent à leur satisfaction et à la perception de l’efficacité des opérations financières, avec un risque pour la fidélisation des talents.
ProcessMind suit le processus de gestion des dépenses de bout en bout, de la soumission de la note de frais au « Remboursement effectué ». Nous repérons les activités et les transferts de dossier qui allongent le plus le temps de cycle dans Ramp, afin de cibler les optimisations.

Malgré les contrôles, certaines notes de frais non conformes sont tout de même approuvées, ce qui expose l’entreprise à des risques de non-conformité et à des pertes financières. L’application inégale des règles internes peut également entraîner des constats d’audit et présenter des risques importants.
Dans Ramp, ProcessMind analyse les données d’événements, notamment l’attribut « Indicateur d’infraction aux règles », pour repérer les cas où une infraction signalée aboutit à l’activité « Note approuvée par le service financier » sans avoir été résolue. Nous mettons en évidence les lacunes des contrôles et les étapes où leur application pourrait être renforcée.

Les services suivent des circuits d’approbation différents pour des notes de frais similaires, ce qui crée de la confusion, un sentiment d’inégalité et des risques de non-conformité. Faute de règles communes, il est difficile de prévoir les délais d’approbation et de gérer les attentes dans l’ensemble de l’organisation.
ProcessMind reconstitue visuellement les variantes réelles du processus de gestion des dépenses et montre comment les approbations s’écartent du parcours standard dans Ramp. Nous révélons ces différences et mesurons leurs effets sur l’efficacité et la conformité des différents services.

L’équipe financière consacre trop de temps à vérifier manuellement les notes de frais et les justificatifs, notamment pour les opérations courantes. Les ressources sont ainsi mal réparties et le traitement d’un grand nombre de dépenses prend du retard, ce qui augmente les coûts opérationnels.
ProcessMind repère les activités comme « En attente de l’examen du service financier » et analyse les caractéristiques des notes de frais qui nécessitent de nombreuses interventions manuelles dans Ramp. Nous mettons en évidence les possibilités d’automatisation ou de simplification du processus, afin d’alléger la charge de l’équipe financière.

L’étape de vérification des règles internes, conçue pour assurer la conformité, peut elle-même devenir un goulot d’étranglement et retarder l’ensemble du processus d’approbation. Les avantages d’une détection précoce s’en trouvent réduits, tandis que les délais s’allongent et que les employés s’impatientent.
ProcessMind analyse la durée et la fréquence de l’activité « Vérification de la politique effectuée » dans le flux de travail de gestion des dépenses de Ramp. Vous pouvez déterminer si cette étape est efficace ou si elle entraîne des retards injustifiés, puis repérer les améliorations possibles dans l’application des règles.

Le choix ou l’acheminement des remboursements n’est pas toujours optimal, ce qui peut ralentir les paiements même lorsque les approbations sont effectuées à temps. Cela peut nuire à la satisfaction des employés et à la gestion de la trésorerie, et donc à la santé financière de l’entreprise.
Dans Ramp, ProcessMind analyse l’attribut « Mode de remboursement » en lien avec les activités « Remboursement programmé » et « Remboursement effectué ». Nous repérons les modes ou les parcours les moins efficaces et proposons des changements pour accélérer les paiements.

Sans visibilité claire sur la catégorisation et l’approbation des dépenses dans l’organisation, il est difficile de repérer les possibilités de maîtrise des coûts ou de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. Cela complique la planification financière et l’optimisation des budgets.
ProcessMind regroupe et visualise les données de dépenses de Ramp selon l’attribut « Catégorie de dépense » et les approbations associées. Vous obtenez une vue détaillée des habitudes de dépenses, qui montre où les montants sont les plus élevés et où des économies sont possibles.

Même après l’exécution des remboursements, un retard dans l’activité « Écriture comptable enregistrée » peut compliquer les rapprochements, fausser les états financiers et prolonger la clôture de fin de mois. La fiabilité et la ponctualité des rapports financiers s’en trouvent affectées, ce qui peut nuire à des décisions importantes.
ProcessMind mesure le temps écoulé entre les activités « Remboursement effectué » et « Écriture comptable enregistrée » pour toutes les notes de frais dans Ramp. Nous repérons les goulots d’étranglement de la dernière étape comptable afin de simplifier la clôture financière.

Les notes de frais simples et de faible montant passent souvent par plusieurs niveaux d’approbation hiérarchique, ce qui alourdit inutilement le travail et ralentit le processus. Les responsables consacrent ainsi un temps précieux à des tâches administratives plutôt qu’à des missions stratégiques, au détriment de la productivité.
Dans Ramp, ProcessMind analyse la séquence des activités selon différents seuils de l’attribut « Montant total de la note » et selon la « Catégorie de dépense ». Nous repérons les écarts du processus, notamment les approbations répétées par un responsable pour des dépenses à faible risque, et proposons des simplifications.

L’audit des notes de frais, qu’il réponde à des exigences internes ou externes, est souvent manuel et fastidieux, et mobilise beaucoup de temps et de ressources. Les coûts opérationnels et les risques liés aux audits augmentent, ce qui complique les efforts de conformité.
Dans Ramp, ProcessMind s’appuie sur des attributs comme « Résultat de l’audit » et sur l’historique complet des activités de chaque « ID de note de frais ». Nous analysons les pistes d’audit et signalons rapidement les schémas non conformes, ce qui simplifie le processus d’audit.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les retards d’approbation des responsables nuisent directement à la satisfaction des employés et à la trésorerie. En réduisant sensiblement le temps consacré à l’examen et à l’approbation des notes de frais dans Ramp, les organisations peuvent accélérer les remboursements tout en maintenant leur efficacité opérationnelle. Elles évitent ainsi les attentes inutiles et améliorent leur productivité globale. ProcessMind repère précisément les étapes et les personnes à l’origine des goulots d’étranglement dans les approbations, ainsi que les schémas de retard et leurs causes. La plateforme fournit des éléments concrets pour revoir les flux de travail, définir des objectifs de performance et suivre les progrès. Vous pouvez ainsi mesurer la réduction des temps de cycle d’approbation, qui peut atteindre 20 à 30 %.

Les révisions fréquentes des notes de frais révèlent souvent des problèmes de clarté, de respect des règles ou de qualité des informations fournies au départ. Dans Ramp, leur réduction fait gagner un temps considérable aux employés comme aux équipes financières, limite les reprises et accélère la gestion des dépenses. Elle contribue aussi à améliorer la qualité des données et l’efficacité opérationnelle. ProcessMind retrace le parcours des notes de frais révisées et repère les causes fréquentes de rejet, comme les justificatifs manquants ou les erreurs de catégorisation. La plateforme indique où une formation ou une communication plus claire des règles serait utile, afin de mettre en place des mesures ciblées et de réduire le taux de révision de 15 % ou plus.

Le délai entre la soumission d’une note de frais et le remboursement effectif compte beaucoup pour la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie. Accélérer les remboursements dans Ramp améliore l’expérience des employés, réduit les demandes de suivi et optimise la trésorerie de l’organisation. L’objectif est de rembourser les employés rapidement et efficacement. ProcessMind offre une vue de bout en bout du processus de remboursement, de la création de la note à son enregistrement comptable. La plateforme repère les étapes et les retards afin de supprimer les opérations ou les transferts de dossier inutiles. Cette analyse vous aide à revoir les flux de travail pour rendre les remboursements plus rapides et prévisibles, et potentiellement à réduire le délai de plusieurs jours.

La détection tardive ou imprécise des infractions aux règles de dépenses peut entraîner des risques financiers, des problèmes de conformité et des fraudes potentielles. Dans Ramp, améliorer la précision et la rapidité de cette détection renforce les contrôles internes et garantit une application cohérente des règles de dépenses de l’entreprise, tout en protégeant son intégrité financière. ProcessMind visualise les parcours des notes de frais et met en évidence les écarts par rapport aux processus conformes. La plateforme peut repérer des schémas révélateurs d’infractions potentielles, y compris celles qui échappent aux contrôles manuels, et vous aider à agir en amont. Vous pouvez ainsi augmenter sensiblement la part des infractions détectées à temps.

Des processus d’approbation différents selon les services créent de la confusion, des retards et un manque de contrôle. Harmoniser les flux de travail d’approbation des dépenses dans Ramp permet de gagner en équité, en prévisibilité et en efficacité, tout en réduisant les écarts qui compliquent les audits et la formation. Vous disposez ainsi d’un système de gestion des dépenses plus fiable et évolutif. ProcessMind révèle visuellement les variantes existantes et montre précisément où et comment les flux de travail des services s’écartent du parcours prévu. Les données recueillies vous aident à repérer les bonnes pratiques et à mettre en place un circuit d’approbation commun et optimisé, afin de réduire sensiblement le nombre de variantes, par exemple de 40 à 50 %.

L’examen manuel des dépenses prend du temps, est exposé aux erreurs humaines et détourne des ressources de tâches stratégiques. Automatiser les tâches courantes ou répétitives de l’examen financier dans Ramp permet à l’équipe financière de se consacrer à d’autres missions, d’accélérer le traitement et d’améliorer la précision de la gestion des dépenses. ProcessMind repère les étapes d’examen financier qui sont manuelles, répétitives et susceptibles d’être automatisées. La plateforme vous aide à mesurer le temps gagné grâce à l’automatisation de contrôles ou de saisies spécifiques. Les équipes financières peuvent alors se concentrer sur les exceptions plutôt que sur les tâches courantes, et réduire d’au moins 25 % le temps consacré aux examens.

Les retards inattendus liés aux contrôles des règles internes peuvent bloquer tout le processus d’approbation des dépenses et créer de la frustration et des inefficacités. Dans Ramp, simplifier ces contrôles permet de maintenir la conformité sans créer de goulot d’étranglement, pour un traitement plus rapide et plus régulier. ProcessMind repère les étapes du flux de travail où les contrôles entraînent des retards et détermine s’ils sont redondants ou mal ordonnés. La plateforme vous aide à optimiser leur séquencement et leur exécution, afin de réduire de 10 à 20 % leur contribution au temps de cycle global, tout en maintenant le niveau de contrôle requis.

Le choix et l’exécution des modes de remboursement peuvent avoir un effet important sur la rapidité et le coût des paiements. Dans Ramp, leur optimisation permet de verser les fonds aux employés par les moyens les plus efficaces et les plus économiques, tout en améliorant leur satisfaction et le contrôle financier. ProcessMind analyse les résultats des différents modes de remboursement et suit leurs temps de cycle et leurs coûts. La plateforme met en évidence les possibilités d’adopter des modes plus efficaces ou d’améliorer l’exécution des modes existants, pour accélérer les paiements et réduire éventuellement les frais de transaction.

Le manque de visibilité détaillée sur les dépenses par catégorie complique la gestion des budgets et les décisions d’achat stratégique. Dans Ramp, une analyse plus précise des catégories de dépenses aide les organisations à mieux maîtriser les coûts, à négocier avec les fournisseurs et à prendre des décisions financières plus éclairées. ProcessMind associe les notes de frais à des catégories précises et met en évidence les habitudes de dépenses réelles. La plateforme révèle les écarts et les possibilités de regrouper les achats pour réduire les coûts, qui pourraient passer inaperçus dans des données agrégées. Vous disposez ainsi d’une base d’analyse pour mieux maîtriser les coûts et améliorer la précision des prévisions budgétaires.

L’enregistrement tardif des dépenses approuvées dans le système comptable peut fausser les rapports financiers, compliquer les rapprochements et donner une image inexacte de la santé financière de l’entreprise. Dans Ramp, accélérer cette dernière étape améliore l’actualité des données financières et simplifie les clôtures de fin de mois. ProcessMind suit le transfert et le temps de traitement entre l’exécution du remboursement et son enregistrement comptable définitif. La plateforme repère les files d’attente et les interventions manuelles à l’origine des retards. En simplifiant cette intégration, les organisations peuvent réduire le délai de plusieurs jours et maintenir leurs données financières à jour.

Imposer trop d’étapes d’approbation pour des dépenses simples ou de faible montant alourdit inutilement le processus et la charge administrative. Dans Ramp, simplifier ces circuits réduit le temps de traitement des dépenses courantes et permet d’accorder l’attention nécessaire aux dépenses plus importantes, au bénéfice de l’efficacité globale. ProcessMind repère les types de dépenses qui suivent régulièrement des circuits d’approbation longs malgré leur simplicité ou leur faible niveau de risque. La plateforme vous aide à concevoir et à valider des circuits accélérés pour ces cas, avec une réduction possible d’une ou deux étapes d’approbation pour certaines catégories.

L’audit manuel des dépenses mobilise beaucoup de temps et de ressources, entraîne souvent des retards et retarde la clôture des notes de frais. Dans Ramp, simplifier ce processus améliore l’efficacité des audits, réduit les coûts opérationnels et garantit la conformité sans multiplier les contrôles manuels, ce qui libère du temps pour les équipes d’audit. ProcessMind analyse le flux de travail d’audit actuel et repère les goulots d’étranglement, les contrôles manuels inutiles et les possibilités de détection automatisée des anomalies. La plateforme vous aide à revoir le processus pour mieux vous appuyer sur les données et concentrer les contrôles sur les exceptions. L’effort d’audit peut ainsi diminuer de 30 à 40 %, tandis que les délais de réalisation se raccourcissent.

Les six étapes pour améliorer la gestion des dépenses

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données depuis Ramp
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus de gestion des dépenses
5
Mettez en œuvre les améliorations
6
Suivez vos progrès
1

Téléchargez le modèle

Que faire

Récupérez le modèle Excel de gestion des dépenses préconfiguré par ProcessMind pour correspondre à la structure des données de Ramp.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Vos données seront ainsi organisées correctement et pourront être intégrées facilement à ProcessMind pour commencer l’analyse, sans remise en forme manuelle.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à accueillir vos données de dépenses Ramp.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les problèmes cachés dans vos dépenses Ramp

ProcessMind transforme les données de dépenses de Ramp en visualisations claires qui révèlent le parcours réel de chaque rapport. Repérez les inefficacités et les possibilités d’amélioration qui passeraient autrement inaperçues.
  • Visualisez le parcours d’approbation de vos dépenses dans Ramp.
  • Localisez précisément les goulots d’étranglement dans les approbations.
  • Repérez les violations des politiques et les cas de non-conformité.
  • Optimisez les flux de travail pour accélérer le traitement.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorez la gestion des dépenses avec Ramp

Ces résultats illustrent les améliorations concrètes obtenues par les organisations qui utilisent le Process Mining pour optimiser leurs flux de travail de gestion des dépenses dans Ramp. La visualisation et l’analyse de chaque étape du parcours d’un identifiant de note de frais permettent de repérer et de supprimer les inefficacités, pour accélérer les approbations et renforcer la conformité.

0 % faster
Approbations plus rapides par les responsables

Réduction du délai moyen d’approbation

Optimisez l’examen des notes de frais par les responsables pour accélérer leur approbation et les traiter dans les délais.
0 % fewer
Moins de notes de frais à corriger

Réduction du nombre de notes renvoyées

Repérez les causes des rejets pour réduire les reprises par les employés et les équipes financières, et améliorer la qualité des demandes.
0 days faster
Remboursements plus rapides

Réduction du temps de cycle de bout en bout

Accélérez l’ensemble du processus de remboursement, de l’envoi de la demande au paiement, pour améliorer la satisfaction des employés et la trésorerie.
0 % more accurate
Meilleure conformité aux règles

Détection accrue des infractions

Améliorez la précision des contrôles pour réduire les risques financiers et veiller au respect des règles de dépenses de l’entreprise.
0 % reduction
Comptabilisation optimisée

Tenue des comptes plus rapide

Réduisez le délai entre l’exécution du remboursement et son enregistrement dans le système comptable afin d’accélérer la clôture financière et d’améliorer la précision des données.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les objectifs propres à chaque organisation. Les chiffres présentés illustrent les améliorations généralement constatées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut fondamental relie toutes les activités associées à une même instance du processus et rend possible l’analyse de bout en bout.

Nom de l’événement ou de la tâche qui s’est produit à un moment donné du processus de gestion des dépenses.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser son déroulement, du début à la fin.

Date et heure exactes auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut établit l’ordre chronologique des événements. Il est indispensable au calcul des durées et à l’analyse des performances.

Nom ou identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité, qu’il s’agisse de l’employé ayant soumis la dépense ou de l’approbateur.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut associe les activités du processus à des personnes précises. Il permet d’analyser les performances à l’échelle des ressources et de repérer les besoins de formation.

Service de l’employé qui a soumis la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de comparer les indicateurs du processus entre les unités opérationnelles et de repérer les écarts d’efficacité, de conformité et de dépenses.

Montant total de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut apporte un axe financier important à l’analyse. Il permet de classer les notes selon leur montant et de suivre les dépenses globales.

Catégorie attribuée à une dépense, par exemple « Déplacements », « Logiciels » ou « Repas ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser les dépenses en détail, de repérer les principaux postes de coûts et de trouver des possibilités d’optimisation budgétaire.

Indique si la note de frais a été signalée pour une infraction aux règles.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut mesure directement le respect des règles de dépenses. Il aide à repérer et à réduire les dépenses non conformes ainsi que les risques associés.

Motif indiqué lorsqu’une note de frais est renvoyée à l’employé pour correction.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut met en évidence les causes des reprises et permet de prendre des mesures ciblées pour améliorer la qualité des notes dès leur première soumission.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque la création d’une dépense. Il est généralement déclenché automatiquement lors de l’utilisation d’une carte d’entreprise ou lorsqu’un employé saisit manuellement une dépense payée de sa poche. Il est habituellement enregistré à partir des flux de données de transaction ou des actions effectuées dans l’interface.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal événement de début du cycle de vie d’une dépense. Le temps écoulé depuis cet événement permet d’évaluer les délais de soumission et la durée globale du processus.

L’employé confirme que toutes les informations nécessaires concernant la dépense sont complètes, puis la soumet pour approbation. Cette action explicite fait passer la dépense de l’état « brouillon » ou « à traiter » à l’état « en attente d’approbation ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante : elle lance officiellement le cycle d’approbation et de remboursement. Elle sert de point de départ pour mesurer les délais de service liés à l’approbation et au remboursement.

Le responsable a examiné et approuvé la dépense. Celle-ci peut passer à l’étape suivante, par exemple l’examen par l’équipe financière ou le remboursement. L’événement correspond à une action explicite de l’utilisateur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante confirme que le premier niveau d’approbation est terminé. Son analyse permet d’étudier les flux de travail d’approbation et de repérer les goulots d’étranglement.

Le remboursement a été traité et versé à l’employé. Il s’agit généralement de la dernière étape pour l’employé et de la fin du cycle de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal événement de fin du processus de remboursement. Le délai entre la soumission et cette étape est un indicateur essentiel de la satisfaction des employés et de l’efficacité du processus.

Les données de la transaction ont été enregistrées dans le système comptable intégré, par exemple NetSuite, QuickBooks ou Xero. Cet événement marque la fin de la tenue des comptes liée au processus.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la dernière activité du processus de bout en bout. Les retards à cette étape peuvent nuire à la précision des rapports financiers et ralentir la clôture des comptes.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse le déroulement réel des notes de frais dans Ramp et révèle les goulots d’étranglement et les lacunes de conformité qui ne sont pas toujours visibles. Il donne une vue fondée sur les données de l’ensemble du processus, de la soumission au remboursement, et met en évidence les possibilités d’optimisation. Vous pouvez ainsi repérer les causes des retards et des inefficacités.

Vous avez généralement besoin d’un identifiant de cas, du nom de l’activité et d’un horodatage pour chaque événement du processus de gestion des dépenses. Dans Ramp, il s’agit de l’ID de note de frais, d’actions précises comme « Soumise », « Approuvée » ou « Rejetée », ainsi que de la date et de l’heure exactes de ces actions. D’autres attributs, comme l’approbateur, le service ou le montant de la dépense, peuvent enrichir l’analyse.

Le Process Mining met souvent en évidence des délais d’approbation élevés par les responsables, un grand nombre de notes de frais renvoyées pour correction et des différences importantes entre les processus d’approbation des services. Il révèle également les infractions aux règles qui passent inaperçues et le temps consacré aux vérifications manuelles par les équipes financières. Ces analyses permettent de cibler les points à améliorer.

Les premières analyses sont souvent disponibles quelques semaines après l’extraction et le chargement des données. Elles donnent une première vue d’ensemble du processus de gestion des dépenses. Des analyses plus détaillées et des recommandations concrètes se dégagent généralement au fil des semaines, à mesure que les données sont affinées et que des questions métier précises sont étudiées. Un suivi continu permet ensuite de poursuivre les améliorations.

Oui. Le Process Mining repère efficacement les écarts par rapport aux parcours habituels ou obligatoires, qui peuvent signaler une infraction aux règles. La visualisation du déroulement réel du processus permet de repérer les dépenses qui contournent les approbations requises ou suivent un parcours non conforme. Vous pouvez ainsi détecter les problèmes plus tôt et mieux prévenir leur réapparition.

Les méthodes d’extraction des données varient, mais elles reposent généralement sur les fonctionnalités de reporting de Ramp, ses API ou, si cela est possible et autorisé, un accès direct à la base de données. L’objectif est d’obtenir un journal d’événements détaillé qui retrace chaque étape du traitement d’une note de frais. Ce journal sert ensuite de source de données au logiciel de Process Mining.

Il vous faut une personne qui connaît bien la structure des données de dépenses de Ramp et dispose des droits d’accès nécessaires pour extraire les informations requises. Des connaissances en analyse de données et, éventuellement, en SQL peuvent faciliter leur préparation. La plupart des outils modernes de Process Mining proposent une interface simple d’utilisation, sans nécessiter de compétences avancées en programmation.

Non. Le Process Mining complète vos outils de reporting et d’analyse en donnant une vue détaillée de l’exécution réelle de vos processus. Les outils traditionnels indiquent « ce qui » s’est passé ; le Process Mining explique « comment » cela s’est passé et « pourquoi » le processus peut manquer d’efficacité. Il apporte des analyses diagnostiques et des pistes d’amélioration.

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