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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

Ramp Spesen optimieren: Ihr 6-Schritte-Leitfaden für mehr Effizienz
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Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Spesenmanagement in Ramp für schnelle Genehmigungen optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, Engpässe in Ihrem Spesenmanagementprozess aufzudecken, was zu schnelleren Genehmigungen und weniger Richtlinienverstößen führt. Sie können genau identifizieren, wo Verzögerungen auftreten, nicht-konforme Ausgaben verstehen und den gesamten Weg jeder Ausgabe visualisieren. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Sie Abläufe optimieren, die Compliance verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum die Optimierung des Spesenmanagements in Ramp entscheidend ist

Effizientes Spesenmanagement ist mehr als nur eine Aufgabe im Backoffice; es ist eine entscheidende Komponente für die finanzielle Gesundheit und Mitarbeiterzufriedenheit Ihres Unternehmens. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld müssen Organisationen, die Systeme wie Ramp für Unternehmensausgaben und Spesenautomatisierung nutzen, sicherstellen, dass ihre Prozesse nicht nur funktional, sondern auch auf Spitzenleistung optimiert sind. Ineffizienzen in der Spesenbearbeitung, wie verzögerte Genehmigungen, häufige Ablehnungen oder Nichteinhaltung von Richtlinien (Compliance), können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, die Mitarbeitermoral aufgrund langsamer Erstattungen schwächen und das Unternehmen Audit-Risiken aussetzen. Die versteckten Kosten manueller Nacharbeit, verzögerter Finanzberichte und Mitarbeiterfrustration können sich schnell summieren und die allgemeine Geschäftsagilität sowie die Rentabilität beeinträchtigen. Das Verständnis und die Verbesserung der zugrunde liegenden Prozesse innerhalb von Ramp, vom Zeitpunkt der Ausgabenentstehung bis zur endgültigen Verbuchung, sind unerlässlich, um die Kontrolle zu behalten und finanzielle Exzellenz zu fördern.

Wie Process Mining Ihre Spesen-Workflows in Ramp beleuchtet

Process Mining bietet einen leistungsstarken, data-gesteuerten Ansatz, um die wahre Leistung Ihres Spesenmanagement-Prozesses in Ramp zu verstehen. Im Gegensatz zu traditionellen Berichten, die zeigen, was passiert ist, enthüllt Process Mining, wie es passiert ist, indem es den tatsächlichen Fluss jedes Spesenberichts durch jeden Schritt nachvollzieht. Durch die Analyse der Event Logs Ihres Ramp-Systems erstellt Process Mining eine visuelle Karte Ihres Prozesses, die jede Variation, jeden Umweg und jeden Bottleneck hervorhebt. Sie können die Cycle Time für jede Activity präzise messen, identifizieren, welche Manager oder Abteilungen zu Verzögerungen beitragen, und gängige Pfade für Überarbeitungen oder Ablehnungen aufdecken. Diese End-to-End-Perspektive hilft Ihnen, Annahmen zu überwinden und die genauen Bereiche zu identifizieren, in denen Ihr Spesenmanagement-Prozess in Ramp unterperformt. Es liefert unwiderlegbare Beweise dafür, warum bestimmte Spesenberichte länger zur Genehmigung benötigen oder warum einige häufig Unternehmensrichtlinien verletzen, was gezielte Interventionen ermöglicht.

Schlüsselbereiche für Verbesserungen, identifiziert durch Process Mining

Die Anwendung von Process Mining auf Ihre Spesenmanagement-Data aus Ramp kann eine Vielzahl umsetzbarer Erkenntnisse aufdecken. Sie könnten feststellen, dass Spesenberichte aus bestimmten Abteilungen aufgrund der Arbeitsbelastung eines bestimmten Genehmigers oder einer komplexen internen Prüfstruktur konsistent längere Genehmigungszeiten aufweisen. Es könnte sich zeigen, dass bestimmte Spesenkategorien häufig wegen Richtlinienverstößen gekennzeichnet werden, was auf die Notwendigkeit klarerer Richtlinien oder besserer Schulungen für Mitarbeiter hinweist, die Ramp nutzen. Process Mining kann auch unerwartete Prozessschleifen (Process Loops) aufzeigen, bei denen Spesenberichte wiederholt zur Überarbeitung zurückgeschickt werden, bevor sie endgültig genehmigt werden, was die gesamte Cycle Time und den administrativen Aufwand erheblich erhöht. Darüber hinaus hilft es zu identifizieren, wo manuelle Eingriffe einen ansonsten automatisierten Workflow in Ramp unnötig verlangsamen oder wo Compliance-Prüfungen entweder zu streng sind und zu Verzögerungen führen oder zu lax sind und Richtlinienverstöße verursachen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, spezifische Prozessschritte, Rollen oder Konfigurationen innerhalb von Ramp für die Optimierung gezielt anzugehen.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung des Spesenmanagements mit Process Mining

Die strategische Anwendung von Process Mining zur Verbesserung Ihres Spesenmanagement-Prozesses in Ramp führt zu greifbaren und messbaren Vorteilen. Sie können eine signifikante Reduzierung der durchschnittlichen Genehmigungszeit für Spesenberichte erwarten, was zu schnelleren Erstattungen und einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit führt. Durch die Straffung der Genehmigungspfade und die Reduzierung von Nacharbeit senken Sie die administrativen Kosten, die mit der Spesenbearbeitung verbunden sind. Eine verbesserte Compliance wird erreichbar, da Sie die Grundursachen von Richtlinienverstößen identifizieren und beheben, wodurch eine größere Einhaltung der Unternehmensausgabenregeln und regulatorischen Anforderungen gewährleistet wird. Eine bessere Finanzkontrolle ist ebenfalls ein direktes Ergebnis, mit weniger Fehlern und einem klareren Verständnis der Ausgabenmuster, was zu einer genaueren Budgetierung und Prognose führt. Letztendlich verwandelt die Optimierung Ihres Spesenmanagements in Ramp durch Process Mining eine potenzielle Reibungsquelle in einen reibungslosen, effizienten und complianten Vorgang, der direkt zum Geschäftserfolg und zur operativen Exzellenz Ihres Unternehmens beiträgt.

Starten Sie Ihre Reise zur Optimierung des Spesenmanagements

Der Weg zu einem effizienteren und complianten Spesenmanagement-Prozess in Ramp beginnt mit dem Verständnis Ihres aktuellen Zustands. Process Mining bietet diese Klarheit, indem es Ihre Rohdaten aus Transaktionen in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt. Durch die Nutzung dieser leistungsstarken analytischen Techniken können Sie von der reaktiven Problembehandlung zur proaktiven Prozessverbesserung übergehen. Wir ermutigen Sie, die Möglichkeiten von Process Mining zu erkunden, um das verborgene Potenzial in Ihren Spesenmanagement-Workflows aufzudecken. Dadurch können Sie die Cycle Time des Spesenmanagements reduzieren, Bottlenecks eliminieren und sicherstellen, dass Ihr Ramp-System Ihre finanziellen Ziele wirklich unterstützt.

Spesenmanagement Spesenberichte Erstattung Ausgabenmanagement Finanzoperationen `Genehmigungs-Workflows` Richtlinienkonformität Kostenkontrolle Mitarbeiterzufriedenheit

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Mitarbeiter-Spesenberichte bleiben oft über längere Zeiträume in Genehmigungswarteschlangen der Manager stecken, was zu verzögerten Erstattungen und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt. Dieser Bottleneck beeinflusst die Cashflow-Prognosen und kann zu frustrierten Mitarbeitern führen, was sich auf die allgemeine Moral auswirkt. ProcessMind analysiert die Activity „Manager Review Pending“ und die zugehörigen timestamps und zeigt auf, welche Manager oder Abteilungen in Ramp konsequent Verzögerungen verursachen. Wir lokalisieren die genauen Phasen, in denen Engpässe auftreten, und quantifizieren deren Auswirkungen, um gezielte Verbesserungen zu ermöglichen.

Viele Spesenabrechnungen werden aufgrund fehlender Informationen, Richtlinienverstöße oder fehlerhafter Einreichungen wiederholt zur Überarbeitung zurückgesandt, was zu erheblichem Mehraufwand führt. Dieser Zyklus erhöht den Verwaltungsaufwand und verlängert die gesamte Erstattungsdauer, wodurch wertvolle Ressourcen gebunden werden.
ProcessMind bildet den gesamten Weg von Spesenabrechnungen in Ramp ab und identifiziert gängige Muster, bei denen Berichte "zur Überarbeitung zurückgesandt" werden. Wir decken die Ursachen auf – ob es sich um unklare Richtlinien, mangelnde Mitarbeiterschulungen oder spezifisches Genehmigerverhalten handelt – und reduzieren so den Mehraufwand.

Mitarbeiter erleben lange Wartezeiten auf ihre genehmigten Spesenabrechnungen, was zu finanzieller Belastung und sinkender Moral führt. Der langsame cycle beeinflusst die Mitarbeiterzufriedenheit und die wahrgenommene Effizienz der Finanzoperationen, was potenziell die Mitarbeiterbindung beeinträchtigt. ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des Spesenmanagement-Prozesses, indem es Berichte von der Einreichung bis zur „Reimbursement Executed“ verfolgt. Wir identifizieren die spezifischen activities und Übergabepunkte in Ramp, die am meisten zu längeren Cycle Times beitragen, und ermöglichen so eine präzise Optimierung.

Trotz Richtlinienprüfungen werden einige Spesenberichte mit Verstößen weiterhin genehmigt, was zu Non-Compliance-Risiken und potenziellen finanziellen Verlusten führt. Dies führt zu einer inkonsistenten Anwendung der Unternehmensrichtlinien und könnte zu Audit-Ergebnissen mit erheblichen Risiken führen. ProcessMind nutzt event data, einschließlich des Attributes „Policy Violation Flag“, um Fälle zu identifizieren, in denen markierte Verstöße in Ramp ohne ordnungsgemäße Lösung zu „Finance Approved“ gelangen. Wir zeigen Compliance-Lücken auf und schlagen strengere Durchsetzungspunkte vor.

Verschiedene Abteilungen verfolgen inkonsistente Genehmigungspfade für ähnliche Spesenberichte, was zu Verwirrung, Ungleichbehandlung und Compliance-Risiken führt. Dieser Mangel an Standardisierung erschwert die Vorhersage von Genehmigungszeiten und das Management von Erwartungen im gesamten Unternehmen. ProcessMind rekonstruiert visuell alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb des Spesenmanagements und zeigt, wie Genehmigungen vom Standardpfad in Ramp abweichen. Wir decken diese verborgenen Variationen auf und quantifizieren ihren Einfluss auf Effizienz und Compliance über Abteilungen hinweg.

Das Finanzteam verbringt zu viel Zeit mit der manuellen Verifizierung von Spesenabrechnungen und Belegen, insbesondere bei Routinetransaktionen. Dies führt zu einer ineffizienten Ressourcenzuweisung und Verzögerungen bei der Bearbeitung eines hohen Spesenvolumens, was die Betriebskosten erhöht.
ProcessMind identifiziert Aktivitäten wie "Finanzprüfung ausstehend" und analysiert die Attribute, die mit Berichten verbunden sind, die in Ramp umfangreiche manuelle Eingriffe erfordern. Wir zeigen Möglichkeiten zur Automatisierung oder Prozessvereinfachung auf, um die Belastung des Finanzteams zu reduzieren.

Der dedizierte Richtlinienprüfungsschritt, der die Compliance sicherstellen soll, wird manchmal selbst zu einem Engpass, was zu weiteren Verzögerungen im gesamten Genehmigungsprozess führt. Dies negiert den Vorteil der Früherkennung und verlängert die Bearbeitung, was Mitarbeiter frustriert.
ProcessMind analysiert die Dauer und Häufigkeit der Aktivität "Richtlinienprüfung durchgeführt" innerhalb des Spesen-Workflows in Ramp. Wir können feststellen, ob dieser Schritt effizient ist oder zu unnötigen Verzögerungen beiträgt, und so Verbesserungsbereiche in der Richtliniendurchsetzung identifizieren.

Die Wahl oder das Routing von Erstattungsmethoden ist möglicherweise nicht die effizienteste, was trotz zeitnaher Genehmigungen zu langsameren Zahlungen führt. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit und das Cashflow-Management beeinträchtigen und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens beeinflussen.
ProcessMind untersucht das Attribut "Erstattungsmethode" in Verbindung mit den Aktivitäten "Erstattung geplant" und "Erstattung ausgeführt" in Ramp. Wir können weniger effiziente Methoden oder Wege identifizieren und Änderungen zur Beschleunigung der Auszahlungsabwicklung empfehlen.

Ohne klare Sichtbarkeit darüber, wie Ausgaben im gesamten Unternehmen kategorisiert und genehmigt werden, ist es schwierig, Bereiche für die Kostenkontrolle zu identifizieren oder bessere Lieferantenkonditionen auszuhandeln. Dies behindert die strategische Finanzplanung und Budgetoptimierung.
ProcessMind aggregiert und visualisiert Spesendaten basierend auf dem Attribut "Spesenkategorie" und den zugehörigen Genehmigungen in Ramp. Wir bieten eine granulare Ansicht der Ausgabenmuster und heben hervor, wo das meiste Geld ausgegeben wird und wo Einsparungen erzielt werden können.

Selbst nachdem Erstattungen ausgeführt wurden, können Verzögerungen bei der „Accounting Posted“ zu Abstimmungsproblemen, ungenauen Finanzberichten und verlängerten Monatsabschlüssen führen. Dies beeinträchtigt die Genauigkeit und Aktualität der Finanzberichterstattung und wirkt sich auf kritische Entscheidungen aus. ProcessMind verfolgt die verstrichene Zeit zwischen „Reimbursement Executed“ und „Accounting Posted“ für alle Spesenberichte in Ramp. Wir identifizieren Bottlenecks in der finalen Buchhaltungsphase und helfen so, den Finanzabschlussprozess zu optimieren.

Einfache, geringwertige Spesenabrechnungen durchlaufen oft mehrere Genehmigungsebenen des Managements, was unnötigen Aufwand erzeugt und den Prozess verlangsamt. Dies verschwendet wertvolle Managerzeit, die für strategische Aufgaben genutzt werden könnte, und reduziert die Gesamtproduktivität.
ProcessMind analysiert die Abfolge der Aktivitäten für verschiedene Schwellenwerte des "Gesamtbetrags des Berichts" und die "Spesenkategorie" in Ramp. Wir identifizieren Prozessabweichungen, bei denen risikoarme Ausgaben übermäßige "Manager genehmigt"-Schritte durchlaufen, was auf Vereinfachung hindeutet.

Der Prozess der Prüfung von Spesenabrechnungen, ob für interne Compliance oder externe Anforderungen, ist oft manuell und aufwendig und erfordert erhebliche Zeit und Ressourcen. Dies erhöht die Betriebskosten und das Audit-Risiko und beeinträchtigt die Compliance-Bemühungen.
ProcessMind nutzt Attribute wie "Audit Ergebnis" und die vollständige Historie der Aktivitäten für jede "Spesenabrechnungs-ID" in Ramp. Wir automatisieren die Analyse von Prüfpfaden, kennzeichnen schnell nicht-konforme Muster und optimieren den Audit-Prozess.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Verzögerungen bei Manager-Genehmigungen wirken sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Cashflow aus. Durch eine signifikante Reduzierung der Zeit, die Manager mit der Überprüfung und Genehmigung von Spesenberichten in Ramp verbringen, können Unternehmen schnellere Erstattungen gewährleisten und die operative Effizienz aufrechterhalten. Diese Verbesserung vermeidet unnötige Wartezeiten und steigert die Gesamtproduktivität. ProcessMind deckt die genauen Phasen und Personen auf, die zu Bottlenecks bei Manager-Genehmigungen führen, identifiziert langsame Genehmigungsmuster und deren Ursachen. Es liefert umsetzbare Erkenntnisse zur Umgestaltung von Workflows, zur Festlegung von Leistungs-benchmarks und zur Überwachung von Verbesserungen, was zu messbaren Reduzierungen der Genehmigungs-cycle times von potenziell 20-30% führt.

Häufige Überarbeitungen von Spesenberichten deuten auf zugrunde liegende Probleme mit Klarheit, Richtlinientreue oder der Qualität der Ersteinreichung hin. Die Minimierung dieser Überarbeitungen in Ramp spart sowohl Mitarbeitern als auch Finanzteams erheblich Zeit, reduziert Nacharbeiten und beschleunigt den gesamten Spesenmanagementprozess. Dies trägt direkt zu einer höheren dataqualität und einem reibungsloseren operation bei. ProcessMind kartiert die Pfade überarbeiteter Spesenberichte und identifiziert häufige Ablehnungsgründe, wie fehlende Belege oder falsche Kategorisierung. Es zeigt auf, wo Schulungen oder eine klarere Richtlinienkommunikation erforderlich sind, sodass Unternehmen gezielte Interventionen implementieren können, die die Überarbeitungsraten um 15 % oder mehr senken können.

Die gesamte Zeit von der Speseneinreichung bis zur tatsächlichen Erstattung ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit und das Liquiditätsmanagement. Ein schnellerer Erstattungszyklus in Ramp verbessert das Mitarbeitererlebnis, reduziert administrative Anfragen und optimiert den Cashflow für das Unternehmen. Dieses Ziel stellt sicher, dass Mitarbeiter pünktlich und effizient bezahlt werden. ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des Erstattungsprozesses, von der Erstellung bis zur Buchung im Rechnungswesen. Es identifiziert alle Touchpoints und Verzögerungen und hilft, unnötige Schritte oder Übergaben zu eliminieren. Diese Analyse ermöglicht die Neugestaltung von Workflows, um einen schnelleren, vorhersagbareren Erstattungsprozess zu erreichen, der den Zyklus potenziell um Tage verkürzt.

Ungenau oder verzögert erkannte Verstöße gegen Spesenrichtlinien können zu finanziellen Risiken, Compliance-Problemen und potenziellem Betrug führen. Die Verbesserung der Genauigkeit und Aktualität bei der Identifizierung dieser Verstöße in Ramp stärkt die internen Kontrollen und gewährleistet eine konsistente Einhaltung der Unternehmensausgabenrichtlinien, wodurch die finanzielle Integrität geschützt wird. ProcessMind visualisiert alle Pfade, die ein Spesenbericht nimmt, und hebt Abweichungen von standardisierten, complianten Prozessen hervor. Es kann Muster identifizieren, die auf potenzielle Richtlinienverletzungen hindeuten, selbst solche, die manuellen Prüfungen entgehen, was einen proaktiven Ansatz zur Compliance ermöglicht. Dies führt zu einer signifikanten Steigerung des Anteils frühzeitig erkannter Verstöße.

Inkonsistente Genehmigungsprozesse in verschiedenen Abteilungen führen zu Verwirrung, Verzögerungen und mangelnder Kontrolle. Die Standardisierung von Spesen-Workflows in Ramp gewährleistet Fairness, Vorhersehbarkeit und Effizienz, wodurch Variationen reduziert werden, die Audits und Schulungen erschweren können. Dies schafft ein robusteres und skalierbareres Spesenmanagement-System. ProcessMind deckt visuell alle bestehenden Prozessvarianten auf und zeigt explizit, wo und wie abteilungsspezifische Workflows vom Ideal abweichen. Es liefert die data, die benötigt werden, um Best Practices zu identifizieren und einen einheitlichen, optimalen Genehmigungspfad durchzusetzen, wodurch Workflow-Varianten um einen signifikanten Anteil, beispielsweise 40-50 %, reduziert werden können.

Der manuelle Aufwand im Finanzprüfungsprozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und lenkt wertvolle Ressourcen von strategischen activities ab. Die Automatisierung routinemäßiger oder wiederkehrender Aufgaben innerhalb der Finanzprüfung von Ramp entlastet das Finanzteam, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und verbessert die Gesamtgenauigkeit des Spesenmanagements. ProcessMind identifiziert genau, welche Finanzprüfungsschritte manuell, repetitiv und für die Automatisierung geeignet sind. Es hilft bei der Quantifizierung der Zeitersparnis durch die Automatisierung spezifischer Prüfungen oder data entries, wodurch Finanzteams sich auf Ausnahmen statt auf Routineaufgaben konzentrieren können, was zu Effizienzgewinnen von 25% oder mehr bei der Prüfzeit führt.

Unerwartete Verzögerungen durch Richtlinienprüfungen können den gesamten Spesengenehmigungsprozess aufhalten, was zu Frustration und Ineffizienz führt. Die Optimierung der Durchführung dieser Richtlinienprüfungen in Ramp stellt sicher, dass die Compliance gewahrt bleibt, ohne zu einem Engpass zu werden, was zu einer reibungsloseren und schnelleren Bearbeitung führt. ProcessMind identifiziert die genauen Punkte im Workflow, an denen Richtlinienprüfungen Verzögerungen verursachen und ob diese Prüfungen redundant oder ineffizient angeordnet sind. Es liefert Erkenntnisse zur Optimierung der Abfolge und Ausführung von Prüfungen, wodurch deren Beitrag zur Gesamt-Durchlaufzeit um 10-20 % reduziert wird, während die Compliance-Strenge beibehalten wird.

Die Wahl und Durchführung von Erstattungsmethoden kann die Geschwindigkeit und Kosten von Spesenauszahlungen erheblich beeinflussen. Die Optimierung dieser Methoden in Ramp stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Gelder über die effizientesten und kostengünstigsten verfügbaren Kanäle erhalten, was sowohl die Zufriedenheit als auch die Finanzkontrolle verbessert. ProcessMind analysiert die Performance verschiedener Erstattungsmethoden und verfolgt deren zugehörige Durchlaufzeiten und Kosten. Es zeigt Möglichkeiten auf, zu effizienteren Methoden zu wechseln oder die Ausführung bestehender zu verbessern, was zu schnelleren Zahlungen und potenziellen Kosteneinsparungen bei Transaktionsgebühren führt.

Ein Mangel an granularer Sichtbarkeit der Ausgaben nach Kategorie behindert ein effektives Budget Management und strategisches Sourcing. Tiefere, präzisere Einblicke in Ausgabenkategorien innerhalb von Ramp ermöglichen es Unternehmen, Kosten besser zu kontrollieren, mit Anbietern zu verhandeln und fundiertere Finanzentscheidungen zu treffen. ProcessMind ordnet Spesenberichte spezifischen Kategorien zu und identifiziert tatsächliche Ausgabenmuster, wodurch Diskrepanzen oder Möglichkeiten zur Kostenkonsolidierung aufgedeckt werden, die in aggregierten data verborgen sein könnten. Es bietet die analytische Grundlage, um effektivere Kostenmanagementinitiativen voranzutreiben und die Genauigkeit der Budgetprognosen zu verbessern.

Verzögerungen bei der Buchung genehmigter Ausgaben im Buchhaltungssystem können zu ungenauer Finanzberichterstattung, Abstimmungsproblemen und einem verzerrten Bild der finanziellen Lage des Unternehmens führen. Die Beschleunigung dieses letzten Schritts in Ramp gewährleistet eine Echtzeit-Finanzgenauigkeit und optimierte Monatsabschlussprozesse. ProcessMind verfolgt die Übergabe- und Bearbeitungszeit zwischen der Ausführung der Erstattung und der endgültigen Buchung, identifiziert etwaige Warteschlangen oder manuelle Eingriffe, die Verzögerungen verursachen. Durch die Straffung dieser Integration können Unternehmen die Verzögerungszeit um mehrere Tage reduzieren und so sicherstellen, dass die Finanz-data stets aktuell sind.

Zu viele Genehmigungsschritte für geringwertige oder einfache Ausgaben erzeugen unnötige Reibung und administrativen Aufwand. Die Optimierung dieser Genehmigungspfade in Ramp verkürzt die Bearbeitungszeit für Routinevorgänge, ermöglicht es, höherwertigen Ausgaben die nötige Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, und steigert so die Gesamteffizienz. ProcessMind identifiziert gängige Ausgabentypen, die trotz ihrer Einfachheit oder ihres geringen Risikos konsequent lange Genehmigungswege durchlaufen. Es hilft, optimierte und schnelle Genehmigungspfade für diese Fälle zu entwerfen und zu validieren, wodurch die Genehmigungsschritte für bestimmte Spesenkategorien potenziell um 1-2 reduziert werden können.

Die manuelle Spesenprüfung ist eine arbeitsintensive und zeitaufwendige Aufgabe, die oft zu Rückständen und verzögerten Spesenabrechnungen führt. Die Optimierung dieses Prozesses in Ramp steigert die Prüfungseffizienz, senkt die Betriebskosten und sichert die Compliance ohne umfassenden manuellen Aufwand, wodurch Prüfressourcen entlastet werden. ProcessMind analysiert den aktuellen Audit-Workflow, identifiziert Engpässe, unnötige manuelle Prüfungen und Potenziale für eine automatisierte Anomalieerkennung. Es unterstützt die Neugestaltung des Audit-Prozesses hin zu einer datengesteuerteren und ausnahmebasierten Vorgehensweise, was den Prüfaufwand potenziell um 30-40 % reduziert und die Abschlusszeiten verkürzt.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Spesenmanagement

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre `Data` aus Ramp
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Analysieren Sie Ihren Spesenprozess
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Verbesserungen umsetzen
6

Ihren Fortschritt überwachen
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die vorkonfigurierte Excel Template für das Spesenmanagement von ProcessMind, die auf die data-Struktur von Ramp abgestimmt ist.

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Bedeutung

Dies stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt organisiert sind, was die Integration mit ProcessMind erleichtert und die Analyse ohne manuelle Neuformatierung ermöglicht.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel Template, bereit für Ihre Ramp-Spesen-data.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Erkenntnisse in Ihren Ramp Spesen aufdecken

ProcessMind wandelt Ihre Ramp Spesendaten in klare Visualisierungen um, die den wahren Weg jeder Abrechnung offenbaren. Entdecken Sie verborgene Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten.
  • Visualisieren Sie Ihren Ramp Spesengenehmigungsweg.
  • Genaue Engpässe in Genehmigungsprozessen identifizieren.
  • Richtlinienverstöße und `Non-Compliance` identifizieren.
  • Workflows für eine schnellere Bearbeitung optimieren.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Intelligentere Spesenprozesse mit Ramp erreichen

Diese Ergebnisse stellen die greifbaren Verbesserungen dar, die Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung ihrer Ramp Spesenmanagement-Workflows erzielen. Durch die Visualisierung und Analyse jedes Schritts der Spesenabrechnungs-ID Journey werden Ineffizienzen identifiziert und eliminiert, was zu schnelleren Genehmigungen und besserer Compliance führt.

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Schnellere Manager-Genehmigungen

Reduzierte durchschnittliche Genehmigungszeit

Manager-Überprüfungsprozesse optimieren, Spesenabrechnungs-Genehmigungen beschleunigen und eine zeitnahe Bearbeitung für Mitarbeiter sicherstellen.
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Niedrigere Überarbeitungsraten

Reduzierung zurückgesandter Berichte

Grundursachen für Berichtablehnungen identifizieren, Nacharbeit für Mitarbeiter und Finanzteams minimieren und die Einreichungsqualität verbessern.
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Schnellere Erstattungen

Kürzere End-to-End-Durchlaufzeit

Beschleunigen Sie den gesamten Erstattungsprozess von der Einreichung bis zur Auszahlung, um die Mitarbeiterzufriedenheit und den Cashflow zu verbessern.
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Verbesserte Richtlinien-`Compliance`

Verbesserte Erkennung von Verstößen

Steigern Sie die Genauigkeit der Richtlinienprüfungen, reduzieren Sie finanzielle Risiken und stellen Sie die Einhaltung der Spesenrichtlinien des Unternehmens sicher.
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Optimierte Buchung im Rechnungswesen

Schnellere Finanzbuchhaltung

Verkürzen Sie die Zeit von der Erstattungsausführung bis zur Buchung im Rechnungssystem, um die Effizienz des Finanzabschlusses und die Datengenauigkeit zu verbessern.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischen Unternehmenszielen. Die dargestellten Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jede Spesenabrechnung, der als primärer Case-Identifikator für den Prozess dient.

Bedeutung

Dies ist das grundlegende Attribut, das alle zugehörigen Aktivitäten zu einer einzigen Prozessinstanz verknüpft und so eine End-to-End-Analyse ermöglicht.

Der Name des spezifischen Events oder der Task, die zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Spesenmanagementprozesses aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesskarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessflusses von Anfang bis Ende.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Aktivität stattgefunden hat.

Bedeutung

Dieses Attribut liefert die chronologische Reihenfolge der Events und ist essenziell für alle Dauerberechnungen und Performance-Analysen.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Aktivität durchgeführt hat, einschließlich des Mitarbeiters, der die Ausgabe einreicht, oder des Genehmigers.

Bedeutung

Es ordnet Prozess activities bestimmten Personen zu, ermöglicht eine Performance Analysis auf Ressourcenebene und identifiziert Schulungsbedarfe.

Die Abteilung des Mitarbeiters, der die Spesenabrechnung eingereicht hat.

Bedeutung

Es ermöglicht den Vergleich von Prozessmetriken über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg und hebt Abweichungen in Effizienz, Compliance und Ausgaben hervor.

Der monetäre Gesamtwert der Spesenabrechnung.

Bedeutung

Es bietet eine entscheidende finanzielle Dimension für die Analyse, die die Segmentierung von Berichten nach Wert und die Verfolgung der Gesamtausgaben ermöglicht.

Die einer Ausgabe zugewiesene Kategorie, wie z.B. 'Reise', 'Software' oder 'Bewirtung'.

Bedeutung

Es ermöglicht eine detaillierte Ausgabenanalyse, die hilft, die wichtigsten Kostentreiber und Möglichkeiten zur Budgetoptimierung zu identifizieren.

Ein Flag, das anzeigt, ob der Spesenbericht wegen eines Richtlinienverstoßes markiert wurde.

Bedeutung

Es misst direkt die Richtlinien-Compliance und hilft, nicht compliante Ausgaben und damit verbundene Risiken zu identifizieren und zu reduzieren.

Der Grund, der angegeben wird, wenn eine Spesenabrechnung zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurückgesandt wird.

Bedeutung

Es bietet direkten Einblick in die Grundursachen von Nacharbeit und ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität der Ersteinreichung.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die Erstellung einer Ausgabe, typischerweise automatisch initiiert, wenn eine Firmenkreditkarte verwendet wird oder wenn ein Mitarbeiter manuell einen Auslagenbeleg erstellt. Dieses Event wird normalerweise aus Transaktionsdatenfeeds oder Benutzeroberflächenaktionen erfasst.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Spesen-Lebenszyklus. Die Analyse der Zeit ab diesem Event hilft, Einreichungsverzögerungen und die Gesamtprozessgeschwindigkeit zu verstehen.

Ein Mitarbeiter bestätigt, dass alle notwendigen Informationen für eine Ausgabe vollständig sind und reicht diese zur Genehmigung ein. Dies ist eine explizite user-action, die die Ausgabe von einem 'Entwurf'- oder 'Aufmerksamkeit erforderlich'-Status in einen 'Genehmigung ausstehend'-Status überführt.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungs- und Erstattungszyklus offiziell startet. Sie ist die Basis für die Messung von Genehmigungs- und Erstattungs-SLAs.

Der Manager hat die Ausgabe geprüft und genehmigt, wodurch sie zum nächsten Schritt, z.B. zur Finanzprüfung oder Erstattung, weitergeleitet wird. Dies wird durch eine explizite Benutzeraktion erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein entscheidender Meilenstein, der den erfolgreichen Abschluss der ersten Genehmigungsebene anzeigt. Es ist entscheidend für die Analyse von Genehmigungs-Workflows und die Identifizierung von Engpässen.

Die Erstattungszahlung wurde erfolgreich verarbeitet und an den Mitarbeiter gesendet. Dies ist typischerweise der letzte Schritt für den Mitarbeiter und markiert das Ende des Zahlungszyklus.

Bedeutung

Dies ist das primäre End-Event für den Erstattungsprozess. Die Dauer von der Einreichung bis zu diesem Punkt ist ein kritischer KPI für die Mitarbeiterzufriedenheit und Prozesseffizienz.

Die Spesentransaktionsdaten wurden erfolgreich im integrierten Buchhaltungssystem, wie NetSuite, QuickBooks oder Xero, gebucht. Dieses Event markiert den Abschluss des finanziellen Aufzeichnungsteils des Prozesses.

Bedeutung

Dies ist die finale Aktivität im End-to-End-Prozess. Verzögerungen hier können die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Geschwindigkeit des Finanzabschlusses beeinträchtigen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Spesenabrechnungen in Ramp und deckt verborgene Engpässe und Compliance-Lücken auf. Es bietet eine datengesteuerte Sicht auf den gesamten Prozess, von der Einreichung bis zur Erstattung, und hebt Optimierungsbereiche hervor. Dies hilft, die Grundursachen für Verzögerungen und Ineffizienzen zu identifizieren.

Sie benötigen typischerweise einen Case-Identifikator, den Aktivitätsnamen und einen Timestamp für jedes Event in Ihrem Spesenmanagementprozess. Für Ramp bedeutet dies Spesenabrechnungs-ID, spezifische Aktionen wie 'Eingereicht', 'Genehmigt', 'Abgelehnt' sowie das genaue Datum und die Uhrzeit, wann diese Aktionen stattfanden. Zusätzliche Attribute wie Genehmiger, Abteilung oder Spesenbetrag können die Analyse bereichern.

Process Mining deckt häufig Probleme auf wie lange Manager-Genehmigungszeiten, hohe Raten von zur Überarbeitung zurückgesandten Spesenabrechnungen und erhebliche Abweichungen in den Genehmigungsprozessen der Abteilungen. Es hebt auch Richtlinienverstöße hervor, die unentdeckt bleiben, und identifiziert übermäßigen manuellen Aufwand bei Finanzprüfungen. Diese Erkenntnisse zeigen spezifische Verbesserungsbereiche auf.

Erste insights können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher data-Extraktion und -Laden gewonnen werden, wodurch ein grundlegendes Verständnis Ihres Spesenprozesses entsteht. Tiefgreifendere Analysen und umsetzbare Empfehlungen ergeben sich typischerweise über mehrere Wochen, während data verfeinert und spezifische Geschäftsfragen untersucht werden. Kontinuierliches Monitoring bietet dann fortlaufende Vorteile.

Ja, Process Mining ist äußerst effektiv bei der Identifizierung von Abweichungen von Standard- oder vorgeschriebenen Prozesspfaden, die oft Richtlinienverstöße anzeigen. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Prozessflusses kann es Fälle aufzeigen, in denen Ausgaben erforderliche Genehmigungen umgehen oder nicht-konformen Routen folgen. Dies verbessert Ihre Fähigkeit, Probleme proaktiv zu erkennen und zu verhindern.

Die data-Extraktionsmethoden können variieren, umfassen aber im Allgemeinen die Verwendung der Berichtsfunktionen von Ramp, APIs oder direkten database-Zugriff, sofern verfügbar und erlaubt. Ziel ist es, ein detailliertes Event Log zu erhalten, das jeden Schritt eines Spesenberichts erfasst. Dieses Event Log wird dann als input für die Process Mining Software verwendet.

Sie benötigen jemanden mit einem guten Verständnis Ihrer Ramp Spesendatenstruktur und Zugriffsrechten, um die notwendigen Informationen zu extrahieren. Vertrautheit mit Datenanalysemethoden und potenziell einige SQL-Kenntnisse können für die Datenaufbereitung von Vorteil sein. Die meisten modernen Process Mining Tools bieten benutzerfreundliche Oberflächen, wodurch der Bedarf an tiefergehender Coding-Expertise reduziert wird.

Nein, Process Mining ergänzt Ihre bestehenden Reporting- und Analyse-Tools, indem es einen tieferen Einblick, eine Art Röntgenblick, in die tatsächliche Ausführung Ihrer Prozesse ermöglicht. Während traditionelle Tools Ihnen sagen, 'was' passiert ist, erklärt Process Mining, 'wie' es passiert ist und 'warum' es ineffizient sein könnte. Es fügt eine Ebene diagnostischer und präskriptiver Erkenntnisse hinzu.

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