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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Ihr Leitfaden in sechs Schritten zur Optimierung von Purchase-to-Pay-Prozessen.
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Purchase to Pay - Requisition
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Vereinfachen Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bedarfsanforderungen

ProcessMind hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen sichtbar zu machen. Erkennen Sie Verzögerungen, Abweichungen und Verstöße gegen Compliance-Vorgaben, indem Sie Ihre vorhandenen Systemdaten analysieren. Gewinnen Sie konkrete Erkenntnisse, um Workflows zu optimieren und Betriebskosten zu senken. Die Plattform zeigt klar, wie Ihr Prozess tatsächlich abläuft, und ermöglicht datengetriebene Verbesserungen.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses für P2P und Requisitions ist entscheidend für eine effiziente Beschaffung und eine solide Finanzlage. Mit dem spezialisierten Analysemodul von ProcessMind für Purchase to Pay, Requisition visualisieren Sie den vollständigen Ablauf aller Aktivitäten, von der Erstellung der ersten Anfrage bis zur abschließenden Erstellung der Purchase Order. Unabhängig von Ihrem ERP oder Quellsystem machen wir den tatsächlichen Weg Ihrer Requisitions sichtbar und zeigen jeden Schritt, jede Abweichung und jede Verzögerung. Sie erkennen, an welchen Stellen Ihr Prozess vom idealen Ablauf abweicht, und können verborgene Ineffizienzen, langwierige Genehmigungszyklen sowie Compliance-Verstöße identifizieren, die für Ihre operative Realität spezifisch sind. Diese detaillierte Analyse liefert konkrete Erkenntnisse für eine effizientere Beschaffung.

Organisationen stehen bei ihren Requisition-Prozessen häufig vor zahlreichen Herausforderungen. Dazu gehören ein hoher manueller Aufwand mit entsprechender Fehleranfälligkeit, Verzögerungen bei notwendigen Genehmigungen, fehlende Transparenz über den Status von Requisitions, Budgetüberschreitungen durch ineffiziente Ausgaben sowie Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Beschaffungsrichtlinien in verschiedenen Abteilungen. Diese Probleme sind nicht auf eine bestimmte Software beschränkt. Es handelt sich um Probleme auf Prozessebene, die in jedem Unternehmen auftreten können. ProcessMind schafft Transparenz darüber, wo Engpässe entstehen, warum Requisitions abgelehnt oder umgeleitet werden und wie lange die einzelnen Phasen tatsächlich dauern. Durch die Analyse der tatsächlichen Ausführungsdaten Ihres Systems legen wir die Ursachen langer Durchlaufzeiten offen und zeigen Möglichkeiten für deutliche Kosteneinsparungen und eine höhere operative Agilität auf.

Die Analyse Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses für Requisitions mit ProcessMind bietet weitreichende Vorteile. Sie steigern die Effizienz, indem Sie Genehmigungs-Workflows vereinfachen, manuelle Eingriffe reduzieren und überflüssige Schritte entfernen. Eine bessere Compliance stellt sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Dadurch sinken Risiken und die Verantwortlichkeit nimmt zu. Kürzere Durchlaufzeiten sorgen dafür, dass Waren und Dienstleistungen schneller beschafft werden und unterstützen Geschäftskontinuität sowie Produktivität. Ein datengetriebenes Verständnis Ihres Prozesses verbessert außerdem die Entscheidungsgrundlage. So können Sie Ressourcen gezielter einsetzen und Lieferantenbeziehungen optimieren. Unsere Plattform ist unabhängig vom eingesetzten System und konzentriert sich auf Ihre Prozessdaten, um messbare Ergebnisse zu liefern.

Der Einstieg mit ProcessMind ist unkompliziert. Für diese Erkenntnisse benötigen Sie historische Transaktionsdaten aus Ihrem bestehenden ERP- oder Quellsystem. Dazu gehören typischerweise Event Logs mit jedem Schritt einer Requisition sowie die zugehörigen Timestamps und Benutzerinformationen. Für diese erste Phase stellen wir umfassende Richtlinien zur Datenübernahme und ein eigenes Daten-Template bereit. Damit können Sie die erforderlichen Informationen einfach extrahieren und vorbereiten. ProcessMind kann Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Requisitions anschließend schnell rekonstruieren und analysieren. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Beschaffungsprozess in einen schlanken, effizienten und Compliance-konformen Ablauf zu verwandeln.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Requisitions bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen stecken. Dadurch verlängern sich die Durchlaufzeiten für wichtige Beschaffungen. Diese Verzögerungen können Projekttermine gefährden, die Lieferkette beeinträchtigen und durch Expressversand oder entgangene Einsparungen zusätzliche Kosten verursachen.

ProcessMind analysiert den vollständigen Weg jeder Purchase Requisition und zeigt die konkreten Genehmigungsschritte sowie die verantwortlichen Personen auf, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung der Verweildauer in jeder Phase erkennt die Plattform Muster und schlägt Verbesserungen vor, mit denen Sie Ihren Workflow vereinfachen und die Gesamtdurchlaufzeit verkürzen.

Requisitions werden nach ihrer Einreichung häufig mehrfach geändert. Das verursacht erhebliche Nacharbeit und verlängert die Zeit bis zur Erstellung einer Purchase Order. Dies deutet auf unvollständige Erstanfragen oder unklare Spezifikationen hin und führt zu Ineffizienzen sowie höherem manuellem Aufwand.

ProcessMind verfolgt jede Änderung an einer Requisition und zeigt, wann, wo und warum sie vorgenommen wurde. Sie erkennen, in welchen Phasen Requisitions besonders häufig geändert werden. So können Sie Ursachen wie unzureichende Daten ermitteln, die Qualität beim ersten Durchlauf verbessern und Nacharbeit reduzieren.

Requisitions weichen mitunter von definierten Genehmigungs-Workflows ab. Dadurch drohen Verstöße gegen Richtlinien, unautorisierte Ausgaben und fehlende Prüfungssicherheit. Ohne klare Transparenz über diese Abweichungen fällt es Organisationen schwer, Governance durchzusetzen und die Einhaltung interner Vorgaben sicherzustellen.

ProcessMind stellt die tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade jeder Requisition dem vorgesehenen Workflow gegenüber. Die Analyse hebt Abweichungen wie übersprungene Genehmigungen oder nicht autorisierte Schritte automatisch hervor. So können Sie Compliance durchsetzen, interne Kontrollen stärken und unkontrollierte Ausgaben reduzieren.

Eine beträchtliche Zahl von Purchase Requisitions wird in verschiedenen Genehmigungsphasen abgelehnt. Antragsteller müssen ihre Anfragen dadurch neu starten oder erneut einreichen. Das frustriert alle Beteiligten, verzögert die Beschaffung benötigter Artikel und verursacht aufseiten der Antragsteller und Genehmigenden zusätzlichen Aufwand.

ProcessMind analysiert abgelehnte Requisitions und identifiziert typische Muster, Gründe sowie die Phasen, in denen Ablehnungen besonders häufig auftreten. Durch die Verknüpfung der Ablehnungen mit Attributen wie Abteilung oder Artikeltyp werden systematische Probleme sichtbar. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und unnötigen Aufwand reduzieren.

Antragsteller und Abteilungsleitungen haben häufig keinen aktuellen Einblick in den Status ihrer Purchase Requisitions. Das führt zu wiederholten Rückfragen und manuellen Nachverfolgungen. Der administrative Aufwand steigt, die Produktivität sinkt und die Planung von Projekten oder betrieblichen Anforderungen wird erschwert.

ProcessMind schafft Transparenz über den gesamten Ablauf, indem die vollständige Reise jeder Requisition abgebildet wird. Alle Beteiligten sehen sofort den aktuellen Status, abgeschlossene Schritte und mögliche Verzögerungen. Das reduziert Unsicherheit und den Bedarf an manuellen Statusabfragen.

Auch nach der vollständigen Genehmigung einer Requisition kann sich die Erstellung der zugehörigen Purchase Order erheblich verzögern. Diese Lücke hält den Beschaffungsprozess auf, macht die Vorteile eines schnellen Genehmigungszyklus zunichte und kann Liefertermine sowie Zusagen gegenüber Lieferanten beeinträchtigen.

ProcessMind misst präzise die Zeit zwischen der letzten Genehmigung der Requisition und dem Event zur Erstellung der Purchase Order. Die Analyse macht verborgene Verzögerungen bei der Übergabe sichtbar und zeigt operative Ineffizienzen oder fehlende Ressourcen auf, die Sie beheben können, um die Beschaffung zu beschleunigen.

Viele Requisition-Prozesse erfordern weiterhin umfangreiche manuelle Eingriffe, etwa bei der Dateneingabe, der Nachverfolgung von Genehmigungen oder der Fehlerkorrektur. Dieser Aufwand erhöht die Betriebskosten, steigert das Fehlerrisiko und bindet wertvolle Ressourcen, die für strategischere Aufgaben fehlen.

ProcessMind bildet jede Aktivität im Ablauf einer Requisition ab und zeigt überflüssige Schritte sowie zahlreiche manuelle Eingriffe. Die Plattform quantifiziert die Auswirkungen von Nacharbeit und identifiziert besonders geeignete Ansatzpunkte für Automatisierung oder eine Vereinfachung des Prozesses.

Requisitions für ähnliche Artikel oder aus verschiedenen Abteilungen durchlaufen unterschiedliche, nicht standardisierte Wege. Dadurch entstehen schwer planbare Bearbeitungszeiten. Diese Uneinheitlichkeit erschwert die Planung, sorgt für Unklarheit und kann einzelne Geschäftsbereiche oder wichtige Projekte überproportional belasten.

ProcessMind ermittelt und visualisiert alle Prozessvarianten und segmentiert die Leistung nach Attributen wie Requisition-Typ oder Abteilung. Sie sehen klar, welche Segmente die längsten oder variabelsten Durchlaufzeiten aufweisen und warum. Damit können Sie gezielte Optimierungs- und Standardisierungsmaßnahmen einleiten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Eine Verkürzung der Zeit von der Einreichung einer Requisition bis zur abschließenden Genehmigung beschleunigt die Beschaffung unmittelbar. Schnellere Genehmigungen stellen sicher, dass geschäftliche Anforderungen zeitnah erfüllt werden. So vermeiden Sie Projektverzögerungen und betriebliche Ausfälle durch fehlende Waren und Dienstleistungen.

ProcessMind zeigt die konkreten Phasen, Genehmigenden oder Abteilungen auf, die Verzögerungen in Ihrem Genehmigungs-Workflow verursachen. Durch die Visualisierung des End-to-End-Prozesses und die Quantifizierung von Wartezeiten werden Engpässe sichtbar. So können Sie Workflows auf maximale Geschwindigkeit ausrichten.

Häufige Änderungen an Requisitions nach der Einreichung weisen auf Probleme bei der anfänglichen Datenqualität oder unklare Anforderungen hin. Sie führen zu Nacharbeit und verlängern die Durchlaufzeit. Weniger Änderungen sorgen dafür, dass Requisitions bereits beim ersten Mal korrekt sind, und sparen administrativen Aufwand.

ProcessMind visualisiert alle Nacharbeits-Schleifen und ermittelt ihre Ursachen anhand der vollständigen Prozesshistorie aus Ihrem Quellsystem. Durch die Verknüpfung von Änderungen mit bestimmten Antragstellern oder Artikeltypen können Sie gezielte Schulungen oder Verbesserungen an Formularen umsetzen und künftige Überarbeitungen vermeiden.

Die konsequente Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien ist für Finanzkontrolle, Risikomanagement und Prüfungssicherheit entscheidend. Nicht konforme Requisitions können unkontrollierte Ausgaben, Budgetüberschreitungen und Governance-Probleme verursachen und die Organisation erheblichen Risiken aussetzen.

ProcessMind erkennt automatisch jeden Fall, in dem eine Requisition von Ihren definierten Geschäftsregeln abweicht, etwa durch übersprungene Genehmigungsschritte oder Verstöße gegen Ausgabenlimits. Die Plattform liefert eine klare, datengetriebene Sicht auf nicht konforme Pfade. So können Sie Richtlinien durchsetzen und interne Kontrollen stärken.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Requisitions verursacht unnötigen Aufwand, frustriert Antragsteller und verzögert die Beschaffung benötigter Artikel erheblich. Weniger Ablehnungen weisen auf klarere Anforderungen und eine bessere Prüfung zu Beginn hin. Das führt zu einem reibungsloseren und effizienteren Beschaffungs-Workflow.

ProcessMind zeigt die häufigsten Gründe und Phasen für Ablehnungen. Durch die Analyse von Ablehnungsmustern in Bezug auf bestimmte Abteilungen, Artikelkategorien oder Genehmigende können Sie Ursachen beheben und gezielte Maßnahmen umsetzen. So verbessern Sie die Genehmigungsquote beim ersten Durchlauf.

Die Zeit zwischen der abschließenden Genehmigung einer Requisition und der Erstellung einer Purchase Order ist eine kritische Übergabe, bei der verborgene Verzögerungen entstehen können. Eine Verkürzung dieses Intervalls stellt sicher, dass genehmigte Anforderungen schnell umgesetzt werden und der Beschaffungsprozess im Fluss bleibt.

ProcessMind misst die Dauer dieses Übergangs präzise und identifiziert Warteschlangen, manuelle Übergaben oder Systemverzögerungen, die Engpässe verursachen. Durch die Darstellung dieser Verzögerungen liefert die Plattform konkrete Erkenntnisse, mit denen Sie die Übergabe vereinfachen und Purchase Orders zeitnah erstellen.

Uneinheitliche Prozessflüsse und schwer planbare Genehmigungspfade führen zu unterschiedlichen Durchlaufzeiten, schaffen Unklarheit und erschweren die Durchsetzung von Richtlinien. Ein standardisierter Umgang mit Requisitions sorgt für Effizienz, Planbarkeit und einfachere Prüfungen in der gesamten Organisation.

ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch jede Prozessvariante und vergleicht sie mit dem idealen Ablauf. Durch die Quantifizierung von Häufigkeit und Auswirkungen jeder Abweichung erkennen Sie die Ursachen nicht standardisierten Verhaltens und können einen konsistenteren, effizienteren Workflow durchsetzen.

Zahlreiche manuelle Eingriffe im Requisition-Prozess, von der Dateneingabe bis zu Genehmigungen, erhöhen die Kosten und verlangsamen die Bearbeitung. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben schafft Freiräume für strategischere Tätigkeiten mit höherem Wert und senkt das Risiko menschlicher Fehler.

ProcessMind identifiziert wiederkehrende manuelle Schritte mit geringem Wert in Ihrem Requisition-Ablauf, die sich besonders für eine Automatisierung eignen. Die Plattform quantifiziert den dafür benötigten Zeit- und Ressourcenaufwand und liefert eine klare Grundlage für Robotic Process Automation oder Verbesserungen an Workflows.

Fehlende Transparenz über den aktuellen Status von Requisitions führt zu Unsicherheit, mehr Statusanfragen und schlechterer Planung. Eine bessere Sichtbarkeit ermöglicht es Antragstellern und Beteiligten, den Fortschritt zu verfolgen und Beschaffungszeiten zuverlässig einzuschätzen.

ProcessMind erstellt auf Grundlage Ihrer Systemdaten einen digitalen Zwilling des vollständigen Requisition-Prozesses. Dashboards und Analysen zeigen den aktuellen Status jeder Requisition. Dadurch sinkt die Zahl der Statusanfragen und die Kommunikation mit Beteiligten verbessert sich.

Der Verbesserungsweg in 6 Schritten für P2P-Requisition

1

Ihre Requisitionsdaten verbinden
2

Aktuellen Requisitionsablauf visualisieren
3

Verzögerungen und Nacharbeit erkennen
4

Ursachen von Problemen aufdecken
5

Prozessoptimierungen planen
6

Fortschritt verfolgen und anpassen
1

Ihre Requisitionsdaten verbinden

Was zu tun ist

Extrahieren Sie Daten aus Ihrem ERP, CRM oder anderen Systemen, in denen Aktivitäten zu Requisitions erfasst werden. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Ereignis die Case-Kennung, die Aktivität und den Timestamp erfassen.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine reibungslose Datenintegration ist entscheidend für eine präzise Prozessvisualisierung. Durch die Verbindung Ihrer Daten wird der tatsächliche Prozessablauf sichtbar, ohne dass Annahmen erforderlich sind.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiger, präziser Datensatz, der in Ihr Process-Mining-Tool importiert und für die Analyse bereit ist.

DAS ERHALTEN SIE

Erkennen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres P2P-Prozesses für Bestellanforderungen

ProcessMind macht den vollständigen Ablauf Ihrer Bestellanforderungen sichtbar, von Anfang bis Ende. Sie erkennen die tatsächlichen Prozesspfade und verborgene Ineffizienzen. So gewinnen Sie Klarheit über Abweichungen und Bereiche mit Optimierungspotenzial.
  • Visualisieren Sie den tatsächlichen Prozessablauf
  • Identifizieren Sie Engpässe und Verzögerungen
  • Machen Sie Prozessabweichungen sichtbar
  • Optimieren Sie Effizienz und Compliance
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Ergebnisse bei Purchase Requisitions erzielen

Diese Ergebnisse stehen für messbare Verbesserungen, die Organisationen typischerweise durch die Optimierung ihrer Purchase-to-Pay-Prozesse für Requisitions erzielen. Mithilfe datengetriebener Erkenntnisse erkennen sie Engpässe und vereinfachen Workflows. Das führt zu deutlichen operativen Verbesserungen.

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Schnellere Genehmigungen für Requisitions

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Indem Organisationen Prozessengpässe erkennen und beseitigen, können sie die Zeit bis zur abschließenden Genehmigung einer Requisition deutlich verkürzen und den gesamten Beschaffungsprozess beschleunigen.
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Weniger Nacharbeit und Ablehnungen

Rückgang geänderter oder abgelehnter Requisitions

Eine bessere Qualität der ursprünglichen Requisition und klarere Anforderungen führen zu einem spürbaren Rückgang abgelehnter oder geänderter Requisitions. Das spart im Purchase-to-Pay-Prozess erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand.
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Bessere Compliance mit Richtlinien

Verbesserung der Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien

Process Mining deckt verborgene Abweichungen von vordefinierten Genehmigungs-Workflows auf. So können Organisationen Richtlinien besser durchsetzen und Compliance-Risiken bei der Bearbeitung von Requisitions deutlich reduzieren.
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Schnellere Umwandlung in Purchase Orders

Schnellere Umwandlung von der Requisition zur Purchase Order

Die Vereinfachung des kritischen Wegs von der genehmigten Requisition bis zur erstellten Purchase Order beschleunigt die Beschaffung und unterstützt die pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
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Mehr Automatisierung

Zunahme automatisierter Schritte bei der Requisition-Bearbeitung

Die Automatisierung routinemäßiger Genehmigungsschritte und manueller Prüfungen, die sich für eine Optimierung eignen, reduziert den manuellen Aufwand und die administrative Belastung bei der Bearbeitung von Requisitions deutlich.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Diese Werte zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen und geben einen Hinweis auf den möglichen Nutzen der Optimierung von Purchase Requisitions.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie den Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jeder Bestellanforderung. Sie dient als primäre Case-ID für den Prozess.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel ist entscheidend für die Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Er verbindet alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz.

Der Name der konkreten Geschäftsaktivität oder des Ereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Bestellanforderung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die einzelnen Prozessschritte, die für die Visualisierung der Prozesslandkarte und die Analyse des Prozessflusses erforderlich sind.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen die Aktivität stattgefunden hat. Dies ist der primäre Timestamp für die Reihenfolge der Ereignisse.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten sowie die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Der gesamte Geldwert der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht eine wertbasierte Analyse. Dadurch lassen sich Bestellanforderungen mit hohem Wert priorisieren und die Auswirkungen des finanziellen Werts auf das Prozessverhalten nachvollziehen.

Der Währungscode, beispielsweise USD oder EUR, für den Gesamtbetrag der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Es liefert den erforderlichen Kontext für Finanzdaten und stellt die korrekte Interpretation und Zusammenführung von Werten der Bestellanforderungen über mehrere Regionen hinweg sicher.

Der Name des Mitarbeiters oder Benutzers, der die Bestellanforderung erstellt und eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Es hilft, benutzerspezifische Verhaltensmuster zu erkennen und gezielte Schulungen sowie Prozessverbesserungen für einzelne Personen oder Teams abzuleiten.

Die Geschäftsabteilung, der Kostenstelle oder Organisationseinheit, der die Bestellanforderung belastet wird.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht Leistungsvergleiche und Kostenanalysen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und macht abteilungsspezifische Prozessmuster sichtbar.

Der aktuelle oder endgültige Status der Bestellanforderung innerhalb ihres Lebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Es bietet einen klaren Überblick über die Ergebnisse von Bestellanforderungen, ermöglicht die Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Ablehnungsquoten und unterstützt die Steuerung der operativen Arbeitslast.

Die Kategorie oder Art der Bestellanforderung, beispielsweise für Waren, Dienstleistungen oder Investitionsausgaben.

Warum das wichtig ist

Sie ermöglicht die Analyse verschiedener Prozesswege, da die Art der Bestellanforderung häufig den erforderlichen Genehmigungs-Workflow und die Komplexität bestimmt.

Die Kennung der Bestellung, die aus der genehmigten Bestellanforderung erstellt wurde.

Warum das wichtig ist

Es verbindet die Bestellanforderung mit dem nachfolgenden Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse von Quoten und Zeiten bei der Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Ein Benutzer stellt eine Anfrage für Waren oder Dienstleistungen, indem er ein neues Dokument für eine Purchase Requisition erstellt. Dieses Event markiert den Beginn des Lebenszyklus der Requisition. In der Regel befindet sie sich zunächst im Entwurfsstatus oder ist noch unvollständig, bevor sie offiziell eingereicht wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist normalerweise das erste Start-Event des Prozesses. Die Analyse der Zeit von der Erstellung bis zur Einreichung kann Verzögerungen bei der Vorbereitung der Anfrage oder Unsicherheit aufseiten der Benutzer sichtbar machen.

Der Anforderer reicht die ausgefüllte Bestellanforderung formell in den Genehmigungs-Workflow ein. Dadurch wechselt die Bestellanforderung vom Entwurfsstatus in einen aktiven Status und wartet auf Prüfung und Genehmigung.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis löst den formellen Genehmigungsprozess aus. Die Zeit zwischen Einreichung und endgültiger Genehmigung ist ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Durchlaufzeit.

Ein Benutzer ändert die Bestellanforderung nach ihrer Einreichung, häufig um Angaben zu korrigieren oder auf eine Ablehnung zu reagieren. Dabei werden typischerweise Details wie Mengen, Preise oder Positionen bearbeitet. Unter Umständen muss der Genehmigungsprozess anschließend neu gestartet werden.

Warum das wichtig ist

Die Nachverfolgung von Änderungen ist entscheidend, um Nacharbeitschleifen, Ineffizienzen im Prozess und unklare ursprüngliche Anforderungen zu erkennen. Eine hohe Änderungsquote kann die Durchlaufzeiten deutlich verlängern.

Die Bestellanforderung hat alle erforderlichen Schritte des Genehmigungs-Workflows erfolgreich durchlaufen. Damit kann sie beschafft oder in eine Bestellung umgewandelt werden.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Erfolgsmeilenstein. Die Zeit bis zum Erreichen dieses Status ist ein zentraler Maßstab für die Effizienz des Bestellanforderungsprozesses.

Die Bestellanforderung wird im Genehmigungsprozess endgültig abgelehnt und nicht in eine Bestellung umgewandelt. Dies stellt ein endgültiges, erfolgloses Ergebnis der Anforderung dar.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Misserfolgsmeilenstein. Die Analyse der Gründe für endgültige Ablehnungen kann helfen, vorgelagerte Prozesse und die Schulung der Anforderer zu verbessern.

Auf Grundlage der Informationen aus einer oder mehreren genehmigten Positionen der Bestellanforderung wird ein formelles Bestelldokument erstellt. Dieses Ereignis markiert die Übergabe vom internen Anforderungsprozess an den externen Beschaffungsprozess.

Warum das wichtig ist

Dies ist das wichtigste erfolgreiche Ergebnis des Bestellanforderungsprozesses. Die Zeit von der endgültigen Genehmigung bis zur Erstellung der Bestellung misst die Effizienz der Einkaufsabteilung.

Die Bestellanforderung wird administrativ geschlossen. Damit ist festgelegt, dass keine weiteren Aktionen erfolgen. Dies geschieht typischerweise, nachdem alle Positionen vollständig in Bestellungen umgewandelt oder storniert wurden.

Warum das wichtig ist

Dies ist das abschließende Endereignis des Prozesses und bestätigt den Abschluss des Lebenszyklus der Bestellanforderung. So wird verhindert, dass alte Bestellanforderungen dauerhaft offen bleiben.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren spezifischen Prozess aus.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bildet den tatsächlichen Ablauf Ihres Requisitionsprozesses ab und identifiziert alle Varianten, Abweichungen und Engpässe. Es macht Compliance-Probleme und Bereiche mit übermäßigem manuellen Aufwand sichtbar und liefert eine objektive Sicht darauf, wie Requisitions in Ihrem System bearbeitet werden. So können Sie datengetriebene Entscheidungen treffen, Abläufe vereinfachen und Ineffizienzen reduzieren.

Durch die Visualisierung jedes Schritts und seiner Dauer zeigt Process Mining präzise, wo im Genehmigungszyklus Verzögerungen entstehen. Es kann bestimmte Genehmigende, Abteilungen oder Routing-Komplexitäten identifizieren, die Genehmigungen verlängern. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Maßnahmen, um Workflows zu optimieren und die Bearbeitung von Requisitions zu beschleunigen.

Für den Start benötigen Sie in der Regel Event Logs aus Ihrem Quellsystem mit einer eindeutigen Case-Kennung, etwa der Purchase-Requisition-ID, Aktivitätsnamen oder Statusangaben sowie den zugehörigen Timestamps. Zusätzliche Attribute wie Genehmigende, Requisitionswert oder Abteilung können die Analyse erweitern. Mit diesem Kerndatensatz lässt sich der vollständige Prozessablauf rekonstruieren.

Process Mining kann deutliche Verbesserungen bewirken, etwa kürzere Genehmigungsdurchlaufzeiten, niedrigere Änderungs- und Ablehnungsquoten sowie eine höhere Compliance mit Beschaffungsrichtlinien. Außerdem können Sie ein vereinfachtes Genehmigungsrouting und eine bessere Transparenz über den aktuellen Requisitionsstatus erwarten. Diese Vorteile führen zu Kosteneinsparungen und höherer operativer Effizienz.

Erste Erkenntnisse lassen sich nach erfolgreicher Datenextraktion und Datenaufnahme häufig innerhalb weniger Wochen gewinnen. Eine umfassende Analyse und umsetzbare Empfehlungen folgen normalerweise innerhalb von 4 bis 8 Wochen. Die Geschwindigkeit hängt von der Datenqualität, der Komplexität Ihrer Systemkonfiguration und den konkreten Analysezielen ab.

Ja. Mit Process Mining können Sie gewünschte Prozessmodelle oder Compliance-Regeln definieren und anschließend jeden tatsächlichen Requisitionsablauf mit diesen Vorgaben vergleichen. Abweichungen werden automatisch markiert, etwa Requisitions, die erforderliche Genehmigungen umgehen, oder unbefugte Erstellungen. So stellen Sie die vollständige Einhaltung Ihrer Richtlinien sicher und können diese wirksamer durchsetzen.

Nein. Process Mining erfordert normalerweise keine zusätzliche Softwareinstallation in Ihrer Quellsystemumgebung. Die Analyse basiert auf historischen Event-Log-Daten, die aus Ihrem System extrahiert werden. Sie findet auf einer separaten Process-Mining-Plattform statt, sodass Ihre bestehenden Abläufe nicht beeinträchtigt werden.

Process Mining ist skalierbar und eignet sich für Organisationen jeder Größe. Größere Unternehmen haben möglicherweise komplexere Prozesse, doch auch kleinere Organisationen können erheblichen Nutzen erzielen, indem sie Ineffizienzen erkennen und ihre Kernprozesse optimieren. Entscheidend ist eine ausreichende Menge an Ereignisdaten für die Analyse, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Ihr System bietet abhängig von Ihrer Konfiguration und den Zugriffsberechtigungen normalerweise verschiedene Möglichkeiten zur Datenextraktion, darunter Standardberichte, APIs oder direkten Datenbankzugriff. Der Aufwand variiert, ist für IT-Teams oder mit Unterstützung des Anbieters jedoch meist gut zu bewältigen. Wir können Sie bei der Auswahl der für eine wirksame Analyse erforderlichen Datenpunkte unterstützen.

Das Standard-Reporting eines Systems liefert normalerweise vordefinierte Kennzahlen und Aggregationen auf Grundlage erwarteter Datenstrukturen. Process Mining ermittelt dagegen die tatsächlichen Ist-Prozessabläufe direkt aus Ereignisdaten und macht sämtliche Varianten und Abweichungen sichtbar, nicht nur die erwarteten. Dadurch lassen sich verborgene Ineffizienzen und Compliance-Verstöße erkennen, die herkömmliche Berichte möglicherweise nicht zeigen.

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