> Perbaikan proses berkelanjutan > Order to Cash, penagihan dan faktur

Tingkatkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan proses
Tingkatkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur
Order to Cash, penagihan dan faktur
Sistem umum

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(8)Target(8)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(6)

Optimalkan proses penagihan dan faktur Order to Cash Anda

Platform kami membantu Anda menemukan ketidakefisienan dan hambatan tersembunyi dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. Platform ini menunjukkan pekerjaan manual, pengerjaan ulang, dan keterlambatan yang berdampak pada arus kas dan kepuasan pelanggan. Pahami variasi proses dan pastikan kepatuhan, apa pun sistem yang Anda gunakan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Proses Order to Cash (OtC) menjadi bagian penting dalam kelangsungan bisnis, dengan penagihan dan pembuatan faktur sebagai tahap penentunya. Sekilas proses ini tampak sederhana. Namun, perjalanan dari pemenuhan pesanan penjualan hingga pencocokan pembayaran akhir yang akurat sering menyimpan inefisiensi dan risiko kepatuhan. Dampaknya bisa terasa pada kondisi keuangan organisasi. ProcessMind membantu Anda menganalisis seluruh proses Order to Cash, khususnya penagihan dan pembuatan faktur. Dengan menganalisis setiap peristiwa dan aktivitas, ProcessMind menunjukkan alur nyata faktur, pembayaran, dan penyesuaian. Analisis ini mengungkap hambatan yang menunda pembayaran, penyimpangan dari prosedur standar, pekerjaan ulang manual, serta peluang otomatisasi. Anda mendapat gambaran berbasis data tentang cara proses berjalan sebenarnya, bukan sekadar cara proses seharusnya berjalan. Anda juga dapat melihat waktu siklus, alokasi sumber daya, dan kepatuhan terhadap peraturan keuangan.

Organisasi dari berbagai industri menghadapi tantangan dalam alur kerja penagihan dan pembuatan faktur, apa pun sistem yang digunakan. Masalah yang umum terjadi antara lain Days Sales Outstanding (DSO) yang tinggi akibat pembuatan atau persetujuan faktur yang terlambat, perbedaan pembayaran yang perlu diperiksa secara manual, banyaknya permintaan nota kredit dan penagihan ulang, serta sulitnya mengetahui penyebab utama masalah. Masalah ini membebani sumber daya keuangan, menurunkan kepuasan pelanggan, dan dapat menimbulkan risiko kepatuhan. ProcessMind membantu Anda memahami kinerja proses secara menyeluruh. Platform kami mengubah data peristiwa dari berbagai sistem sumber menjadi model proses interaktif. Anda dapat melihat setiap variasi proses, menemukan faktur yang tidak sesuai, dan mengukur dampak keuangan dari penyimpangan proses. Hasilnya dapat langsung dirasakan: arus kas lebih cepat, DSO berkurang berkat siklus penagihan yang lebih efisien, kepatuhan meningkat karena proses lebih terlihat, biaya operasional akibat kesalahan manual dan pekerjaan ulang menurun, serta pengalaman pelanggan membaik berkat faktur yang akurat dan tepat waktu.

ProcessMind dapat digunakan dengan berbagai sistem. Platform ini terhubung ke sistem sumber Anda, seperti ERP utama, perangkat lunak akuntansi, atau aplikasi penagihan khusus, dengan mengambil data log peristiwa historis. Algoritmanya menyusun kembali perjalanan setiap faktur dengan Invoice Number sebagai pengenal kasus utama. Anda dapat mengetahui alasan keterlambatan faktur tertentu, tahapan yang paling sering memicu pekerjaan ulang, dan bagian yang paling berpotensi memberi hasil jika diotomatisasi. Anda juga dapat memperkirakan potensi keterlambatan pembayaran, memantau indikator kinerja utama seperti tingkat pembayaran pada percobaan pertama, dan terus memperbaiki proses Order to Cash, khususnya penagihan dan pembuatan faktur. Memulai dengan ProcessMind tidak rumit. Gunakan templat data yang mudah diikuti untuk mengekstrak data log peristiwa yang diperlukan dari sistem Anda. Templat ini membantu memastikan semua informasi penting tersedia agar platform dapat menyusun gambaran kinerja penagihan dan pembuatan faktur yang akurat dan dapat ditindaklanjuti. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat arus kas dan meningkatkan kinerja operasional.

Order to Cash Penagihan Faktur Piutang usaha Arus kas Process mining O2C Manajemen pendapatan Siklus penagihan

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Days Sales Outstanding (DSO) yang tinggi berarti dana terlalu lama tertahan dalam piutang. Akibatnya, kemampuan Anda untuk berinvestasi dan menutup biaya operasional menjadi terbatas. Angka ini sering mencerminkan inefisiensi di sepanjang siklus penagihan, mulai dari pembuatan dan pengiriman faktur yang terlambat hingga pencatatan pembayaran yang lambat atau sengketa pelanggan yang berulang.

ProcessMind menganalisis perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir untuk menemukan penyebab utama DSO yang tinggi. Dengan menampilkan jeda waktu antara pembuatan faktur, pengiriman, tanggal jatuh tempo, dan pembayaran, ProcessMind mengungkap pola keterlambatan pembayaran dan proses internal yang lambat. Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat siklus konversi kas.

Faktur tidak segera dibuat setelah barang dikirim atau layanan diberikan. Akibatnya, terjadi jeda penting di awal siklus penagihan. Keterlambatan ini langsung memperpanjang Days Sales Outstanding, menyulitkan perkiraan arus kas, dan dapat menurunkan kepuasan pelanggan karena penagihan terlambat atau tidak konsisten.

ProcessMind menganalisis data peristiwa dari sistem sumber Anda untuk mengukur waktu antara pemenuhan pesanan dan pembuatan faktur. ProcessMind menemukan penyebab keterlambatan, baik karena masalah sistem, hambatan manual, maupun keterbatasan sumber daya. Dengan begitu, Anda dapat menyederhanakan tahap awal proses penagihan.

Alur kerja persetujuan faktur yang rumit atau masih manual sering menimbulkan keterlambatan. Faktur tertahan sebelum sempat dikirim kepada pelanggan. Hambatan internal ini menunda pengiriman faktur, memperlambat penagihan, dan memperpanjang siklus Order to Cash.

ProcessMind memetakan perjalanan setiap faktur dalam proses persetujuan Anda. Anda dapat menemukan tahapan, pengguna, atau departemen yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. ProcessMind mengukur waktu tunggu di setiap tahap sehingga Anda memiliki data untuk merancang ulang dan menyederhanakan alur kerja agar faktur lebih cepat dikirim.

Faktur yang tidak akurat akibat harga, jumlah, atau data induk pelanggan yang keliru dapat memicu sengketa, menunda pembayaran, dan menambah pekerjaan administratif. Setiap koreksi menyita sumber daya, meningkatkan biaya operasional, dan dapat merenggangkan hubungan dengan pelanggan.

ProcessMind menemukan faktur yang mengalami pekerjaan ulang atau koreksi manual setelah dibuat atau disetujui. Dengan menganalisis data proses, ProcessMind menunjukkan seberapa sering kesalahan terjadi dan apa penyebabnya. Anda dapat menerapkan langkah pencegahan untuk meningkatkan akurasi faktur sejak awal dan mempercepat penyelesaian sengketa.

Pencatatan pembayaran pelanggan ke faktur yang belum lunas dan rekonsiliasinya di buku besar sering menjadi hambatan. Keterlambatan dan kesalahan pada tahap akhir ini menumpuk pekerjaan rekonsiliasi, mengaburkan saldo piutang yang sebenarnya, dan dapat menyebabkan laporan keuangan tidak akurat.

ProcessMind memetakan perjalanan dari penerimaan pembayaran pelanggan hingga pencatatan kas dan rekonsiliasi. Anda dapat melihat bagian yang terhambat oleh pekerjaan manual, keterlambatan sistem, atau celah proses. ProcessMind juga menunjukkan peluang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan kegiatan penting setelah pembayaran agar proses penutupan keuangan lebih cepat.

Perbedaan cara mengelola faktur antarwilayah, tim, bahkan pengguna, membuat hasil sulit diprediksi dan proses menjadi tidak efisien. Cara kerja di luar standar ini menyulitkan pengukuran kinerja, menimbulkan risiko kepatuhan, dan menghambat penerapan praktik terbaik di seluruh organisasi.

ProcessMind menemukan dan menampilkan semua jalur yang dapat dilalui faktur, lalu membandingkannya dengan standar yang Anda tetapkan. ProcessMind menyoroti penyimpangan yang umum, mengukur frekuensi dan dampaknya, serta membantu Anda menerapkan praktik terbaik, mengurangi risiko, dan menstandarkan operasional penagihan agar kinerjanya konsisten.

Proses pengingat pembayaran dan penagihan yang kurang efektif atau waktunya tidak tepat dapat meningkatkan jumlah faktur yang lewat jatuh tempo dan memperpanjang siklus pembayaran. Pengingat yang terlambat, terlalu sering, atau tidak dikirim sama sekali tidak membantu mempercepat pembayaran dan dapat meningkatkan risiko piutang tak tertagih.

ProcessMind menganalisis waktu, urutan, dan efektivitas aktivitas pengingat dibandingkan dengan tanggal jatuh tempo dan waktu pembayaran. Anda dapat melihat strategi yang berhasil dan yang tidak, lalu menyempurnakan proses penagihan agar tingkat penagihan meningkat tanpa mengorbankan pengalaman pelanggan.

Tanpa visibilitas yang jelas dan terkini terhadap seluruh proses penagihan, organisasi kesulitan menemukan penyebab keterlambatan atau inefisiensi. Kurangnya transparansi menghambat penyelesaian masalah secara proaktif, menyulitkan perkiraan arus kas, dan memperlambat respons terhadap pertanyaan pelanggan tentang status faktur.

ProcessMind menampilkan seluruh jalur pemrosesan faktur sehingga pemangku kepentingan dapat melihat perjalanan lengkap dari pembuatan hingga penutupan. Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya, waktu siklus, dan serah terima, menemukan penyimpangan dari jalur ideal, serta menggunakan satu sumber informasi tepercaya untuk memahami kinerja proses.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Days Sales Outstanding (DSO) yang tinggi menunjukkan bahwa penagihan piutang memerlukan waktu lebih lama, sehingga berdampak buruk pada arus kas dan modal kerja. Sasaran ini berfokus pada pengurangan rata-rata waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar setelah faktur diterbitkan. Dengan begitu, likuiditas dan stabilitas keuangan dapat meningkat.

ProcessMind menampilkan seluruh perjalanan penagihan, dari pembuatan faktur hingga rekonsiliasi pembayaran akhir. Dengan menganalisis perilaku pembayaran yang sebenarnya, menemukan titik keterlambatan yang umum, dan memahami dampak berbagai ketentuan pembayaran, Anda dapat menerapkan strategi yang tepat untuk mengurangi DSO secara signifikan.

Mempercepat pembuatan faktur setelah pesanan penjualan dipenuhi dapat langsung meningkatkan arus kas dan kepuasan pelanggan. Dengan mengurangi keterlambatan, pelanggan menerima faktur lebih cepat, sengketa berkurang, dan pembayaran dapat diproses lebih awal. Sasaran ini berfokus pada pengurangan waktu pembuatan faktur setelah semua persyaratan pemenuhan terpenuhi.

ProcessMind menampilkan seluruh proses penagihan dan pembuatan faktur, termasuk waktu yang dibutuhkan sejak pesanan dipenuhi hingga faktur dibuat. Dengan menemukan hambatan dan variasi pada serah terima penting ini, Anda dapat mengetahui penyebab keterlambatan dan melakukan perbaikan yang tepat agar faktur lebih cepat dibuat.

Persetujuan faktur yang tidak konsisten dan lambat dapat menunda seluruh siklus penagihan dan memengaruhi Days Sales Outstanding (DSO). Proses persetujuan yang lebih sederhana membantu faktur melewati pemeriksaan yang diperlukan tanpa tertahan, sehingga dapat lebih cepat dikirim kepada pelanggan.

ProcessMind memetakan semua jalur persetujuan faktur dalam sistem sumber Anda, menunjukkan durasi sebenarnya dan tahapan atau pihak yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menganalisis waktu siklus dan pekerjaan ulang dalam aktivitas persetujuan, organisasi dapat merancang ulang alur kerja, menerapkan otomatisasi, dan mempercepat persetujuan.

Kesalahan faktur yang berulang memicu sengketa pembayaran, menurunkan kepuasan pelanggan, dan menambah pekerjaan administratif. Sasaran ini berfokus pada pencarian dan penghapusan penyebab utama kesalahan agar faktur lebih akurat, pembayaran diproses lebih lancar, dan biaya operasional berkurang.

ProcessMind menampilkan semua variasi proses dan menyoroti perulangan serta aktivitas yang menunjukkan adanya pekerjaan ulang manual, seperti penyesuaian faktur berulang. Dengan menganalisis log peristiwa, Anda dapat menemukan kapan dan mengapa pekerjaan ulang terjadi, mengungkap masalah kualitas data, dan mengotomatisasi tugas berulang untuk mengurangi pekerjaan manual secara signifikan.

Pencatatan pembayaran yang akurat dan tepat waktu penting untuk pelaporan keuangan dan rekonsiliasi akun pelanggan. Rekonsiliasi yang lambat atau rentan kesalahan dapat mengaburkan posisi kas yang sebenarnya, menunda pelepasan kredit, dan memicu tindak lanjut yang tidak perlu kepada pelanggan. Hal ini mengurangi efisiensi operasional.

ProcessMind melacak alur dari penerimaan pembayaran pelanggan hingga pencatatan dan rekonsiliasi kas. Anda dapat melihat pola perbedaan, masalah rekonsiliasi yang umum, dan dampak intervensi manual. Informasi ini membantu Anda menstandarkan proses dan mengotomatisasi aturan pencocokan agar hasilnya lebih akurat.

Variasi proses yang tidak direncanakan atau di luar standar dalam siklus penagihan menimbulkan inefisiensi dan risiko kepatuhan, serta menyulitkan pengembangan operasional. Sasaran ini berfokus pada pencarian penyimpangan dan mengarahkan proses ke jalur yang paling efisien dan sesuai aturan agar pelaksanaannya konsisten di seluruh organisasi.

ProcessMind menemukan semua jalur yang benar-benar dilalui faktur dan membandingkannya dengan alur standar yang ideal. Dengan mengetahui kapan dan mengapa penyimpangan terjadi, seperti penyesuaian manual atau perulangan yang tidak terduga, Anda dapat menerapkan praktik terbaik, menyederhanakan alur kerja, dan memastikan setiap faktur mengikuti jalur yang paling efisien.

Proses penagihan dan pengingat yang kurang efektif dapat memperpanjang keterlambatan pembayaran dan meningkatkan biaya penagihan. Sasaran ini berfokus pada penyempurnaan waktu, frekuensi, dan isi pengingat agar pembayaran dilakukan tepat waktu tanpa membuat pelanggan merasa terganggu.

ProcessMind memetakan urutan peristiwa terkait tanggal jatuh tempo dan aktivitas pengingat. Dengan menganalisis dampak berbagai strategi pengingat terhadap kecepatan pembayaran, Anda dapat menemukan urutan penagihan yang paling efektif dan mengirim pengingat tepat waktu secara otomatis berdasarkan perilaku pembayaran yang sebenarnya.

Kurangnya visibilitas terhadap seluruh siklus penagihan membuat penyelesaian masalah hanya dilakukan setelah terjadi, peluang untuk bertindak terlewat, dan perkiraan arus kas menjadi kurang akurat. Sasaran ini berfokus pada penyediaan informasi yang jelas dan terkini tentang status setiap faktur, dari pembuatan hingga pembayaran akhir.

ProcessMind membuat representasi digital proses penagihan berdasarkan data sistem Anda, sehingga Anda dapat langsung melihat perjalanan setiap faktur. ProcessMind menyoroti faktur yang tertahan pada tahap tertentu. Tim dapat segera menangani masalah, memantau kinerja berdasarkan KPI, dan memastikan proses berjalan tepat waktu hingga pembayaran.

Panduan 6 langkah untuk menyempurnakan proses penagihan dan pembuatan faktur

1
Hubungkan dan temukan data
2
Petakan alur proses
3
Temukan hambatan
4
Analisis penyebab utama
5
Rancang perbaikan
6
Pantau dan lakukan perbaikan berkelanjutan
1

Hubungkan dan temukan data

Yang perlu dilakukan

Integrasikan data penagihan dan pembuatan faktur dari ERP atau sumber data lainnya. Sertakan semua aktivitas yang relevan, seperti Faktur Dibuat, Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Tiba, dan Pembayaran Pelanggan Diterima.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Koneksi data yang lengkap menjadi dasar visualisasi proses yang akurat dan memastikan tidak ada tahap penting dalam siklus Order to Cash yang terlewat.

Hasil yang diharapkan

Semua data penagihan dan pembuatan faktur yang relevan berhasil diekstrak dan dimuat untuk dianalisis, sehingga memberikan gambaran yang lengkap.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan kondisi sebenarnya dalam proses penagihan dan faktur

ProcessMind menunjukkan bagaimana proses penagihan dan faktur Anda benar-benar berjalan. Temukan kesenjangan kinerja, masalah kepatuhan, dan peluang otomasi. Lihat dengan jelas setiap langkah, mulai dari pemenuhan pesanan hingga pembayaran.
  • Visualisasikan alur proses yang sebenarnya
  • Temukan hambatan dan keterlambatan
  • Persingkat siklus pembayaran
  • Tingkatkan kepatuhan dan kurangi kesalahan
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Tingkatkan kinerja penagihan dan pembuatan faktur

Hasil ini menunjukkan peningkatan terukur yang biasanya dicapai organisasi dengan menyempurnakan proses Order to Cash, khususnya penagihan dan pembuatan faktur, menggunakan process mining. Dengan menemukan hambatan dan peluang otomatisasi, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan kinerja keuangan secara signifikan.

0 days
Kurangi Days Sales Outstanding

Rata-rata pengurangan waktu penagihan pembayaran

Kurangi rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Dengan begitu, arus kas dan pengelolaan modal kerja dapat meningkat secara signifikan.
0 % faster
Percepat pemrosesan faktur

Pengurangan waktu siklus faktur dari awal hingga akhir

Percepat seluruh proses faktur, dari pembuatan hingga persetujuan, agar faktur lebih cepat diterima pelanggan dan pembayaran dapat segera diproses.
0 %
Kurangi kesalahan penagihan

Pengurangan pekerjaan ulang dan koreksi faktur

Kurangi persentase faktur yang perlu diubah atau dikirim ulang karena kesalahan. Dengan begitu, tingkat keberhasilan pada pemrosesan pertama meningkat dan biaya operasional berkurang.
0 % faster
Percepat pencatatan pembayaran

Percepat rekonsiliasi pembayaran

Persingkat waktu dari penerimaan pembayaran pelanggan hingga pencatatan dan rekonsiliasinya. Dengan begitu, akurasi pelaporan keuangan dan visibilitas likuiditas meningkat.
0 %
Tingkatkan kepatuhan proses

Tingkatkan kepatuhan terhadap proses yang ditetapkan

Tingkatkan persentase aktivitas penagihan yang mengikuti alur proses dan kebijakan internal yang telah ditetapkan. Dengan begitu, penyimpangan berkurang, kesiapan audit meningkat, dan kepatuhan terjaga.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan perbaikan yang diterapkan. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan Order to Cash.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap faktur pelanggan. Atribut ini berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses penagihan dan pembuatan faktur.

Mengapa ini penting

Kunci unik ini melacak seluruh siklus faktur dan menjadi dasar penting untuk menganalisis proses penagihan.

Nama aktivitas bisnis atau peristiwa yang terjadi pada titik tertentu dalam siklus faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses sehingga perjalanan faktur dari pembuatan hingga penutupan dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Waktu yang tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi, yang membantu menemukan hambatan.

Nilai total faktur, termasuk semua item baris, pajak, dan biaya.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis dampak keuangan. Anda dapat memprioritaskan masalah berdasarkan nilai uang dan memahami pengaruh nilai faktur yang berbeda terhadap proses.

Kode mata uang untuk jumlah pada faktur, seperti USD atau EUR.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks penting untuk semua nilai keuangan sehingga analisis dan pelaporan moneter akurat, terutama dalam operasional lintas negara.

Nama pelanggan atau entitas yang menerima faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung analisis yang berfokus pada pelanggan dan membantu menemukan pola, keterlambatan, atau masalah yang khusus terjadi pada pelanggan atau kelompok tertentu.

Pengguna, karyawan, atau ID sistem yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas tertentu.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi gambaran tentang kinerja dan beban kerja sumber daya, sehingga efisiensi tim dan kebutuhan pelatihan dapat dianalisis.

Tanggal batas pembayaran faktur oleh pelanggan.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pembayaran, menghitung DSO, dan menemukan faktur yang terlambat, yang berdampak langsung pada arus kas.

Status faktur saat ini dalam siklusnya, seperti Terbuka, Lunas, atau Disengketakan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan posisi faktur dalam proses secara cepat, sehingga berguna untuk dasbor operasional dan pemantauan status secara umum.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai pembuatan catatan faktur di sistem. Inilah awal resmi proses penagihan, yang biasanya dipicu secara otomatis setelah pesanan penjualan dipenuhi atau dimasukkan secara manual.

Mengapa ini penting

Sebagai titik awal, peristiwa ini penting untuk menghitung waktu siklus faktur dari awal hingga akhir dan menemukan keterlambatan di awal proses.

Faktur yang telah disetujui resmi dikirim kepada pelanggan melalui metode yang ditentukan, seperti email, cetak, atau portal online. Pengiriman ini memulai hitungan jangka waktu pembayaran pelanggan.

Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai dimulainya siklus penagihan dan penting untuk menghitung Days Sales Outstanding (DSO) serta tingkat pembayaran tepat waktu.

Peristiwa ini dihitung saat tanggal jatuh tempo pembayaran faktur terlewati. Ini bukan aktivitas transaksi, melainkan tonggak waktu yang didasarkan pada tanggal penerbitan faktur dan ketentuan pembayaran.

Mengapa ini penting

Tonggak ini penting untuk mengelompokkan faktur yang terlambat dibayar dan menganalisis kinerja pembayaran tepat waktu. Tonggak ini juga menjadi pemicu kegiatan penagihan.

Pembayaran dari pelanggan telah diterima dan dicatat dalam sistem keuangan. Pada tahap ini, dana sudah tercatat, tetapi mungkin belum dialokasikan ke faktur tertentu.

Mengapa ini penting

Ini merupakan peristiwa penting dalam arus kas. Jeda antara penerimaan pembayaran dan pengalokasiannya menjadi ukuran utama efisiensi alokasi kas.

Pembayaran yang diterima dari pelanggan berhasil dicocokkan dan dialokasikan ke faktur tertentu. Rekonsiliasi ini mengurangi atau melunasi saldo faktur yang belum dibayar.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk memahami waktu siklus alokasi kas. Keterlambatan dapat membuat umur piutang tampak tidak akurat dan berdampak pada pengelolaan kredit.

Faktur resmi ditutup, menandakan siklusnya telah selesai. Status ini tercapai saat saldo terutang menjadi nol melalui pembayaran, nota kredit, atau penyesuaian lainnya.

Mengapa ini penting

Sebagai titik akhir utama yang menandakan proses berhasil, aktivitas ini penting untuk menghitung waktu siklus keseluruhan dan tingkat penyelesaian proses.

Untuk rekomendasi data yang disesuaikan, pilih proses tertentu.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memberikan gambaran menyeluruh tentang alur kerja penagihan dan pembuatan faktur yang sebenarnya, bukan hanya cara proses seharusnya berjalan. Process mining menemukan hambatan, inefisiensi tersembunyi, dan penyimpangan yang berulang, seperti pembuatan faktur yang lambat atau persetujuan yang tertunda. Wawasan ini membantu Anda menemukan penyebab utama masalah yang berdampak pada arus kas dan kepuasan pelanggan.

Untuk menganalisis proses penagihan dan pembuatan faktur, Anda memerlukan log peristiwa dari sistem sumber. Log tersebut harus mencakup Invoice Number sebagai pengenal kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu yang akurat untuk setiap tahap. Atribut tambahan seperti ID pengguna, jumlah faktur, dan detail pelanggan dapat memperkaya analisis.

Data biasanya diekstrak menggunakan alat pelaporan standar, kueri basis data langsung, atau API dari sistem sumber Anda. Tujuannya adalah mengumpulkan log peristiwa yang lengkap dalam format terstruktur, seperti CSV atau tabel basis data. Proses ini biasanya hanya membaca data dan tidak mengganggu operasional yang sedang berjalan, sehingga integritas data tetap terjaga.

Wawasan awal sering kali dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data berhasil diekstrak dan dimuat ke alat process mining. Waktunya bergantung pada kualitas dan kompleksitas data, serta ketersediaan sumber daya untuk analisis. Temuan penting yang dapat ditindaklanjuti biasanya muncul dalam satu atau dua bulan pertama.

Perbaikan yang umum mencakup pengurangan Days Sales Outstanding (DSO) secara signifikan, pembuatan faktur yang lebih cepat, dan waktu siklus persetujuan yang lebih singkat. Anda juga dapat mengurangi penyesuaian manual dan kesalahan faktur, serta mempercepat pencatatan pembayaran dan rekonsiliasi. Hasilnya, efisiensi operasional dan arus kas meningkat.

Tidak. Process mining umumnya tidak mengganggu operasional. Analisis dilakukan terhadap data historis yang diekstrak dari sistem, bukan dengan mengakses transaksi atau proses yang sedang berjalan. Metode ekstraksi data biasanya dirancang untuk meminimalkan dampak terhadap kinerja sistem, sehingga operasional bisnis tetap berjalan selama analisis.

Ya. Process mining menampilkan semua variasi proses yang benar-benar terjadi di organisasi dan menyoroti penyimpangan dari standar atau praktik terbaik yang ditetapkan. Dengan melihat ketidakkonsistenan dan dampaknya, Anda dapat mengetahui bagian yang paling membutuhkan standardisasi. Bukti berbasis data ini membantu Anda menyempurnakan dan menerapkan proses yang optimal.

Ya. Process mining menunjukkan keterlambatan tertentu dalam pembuatan faktur, alur kerja persetujuan, atau pencatatan pembayaran yang berdampak buruk pada DSO. Dengan melihat hambatan dan penyebab utamanya, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat siklus penagihan. Hasilnya, pengelolaan modal kerja menjadi lebih efisien.

Ya. Process mining efektif untuk menemukan penyebab utama kesalahan faktur dan pekerjaan ulang. Dengan menelusuri urutan aktivitas secara tepat, ProcessMind mengungkap jalur proses yang umum, tindakan pengguna tertentu, atau masalah kualitas data yang sering memicu kesalahan. Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Pelaporan tradisional biasanya menampilkan metrik gabungan, seperti rata-rata DSO atau jumlah total faktur, untuk menunjukkan “apa yang terjadi”. Sebaliknya, process mining menunjukkan “bagaimana hal itu terjadi” dengan memvisualisasikan alur lengkap setiap faktur dari awal hingga akhir. Process mining mengungkap setiap tahap, variasi, dan penyimpangan sehingga Anda dapat memahami pelaksanaan proses yang sebenarnya secara lebih mendalam.

Benahi proses penagihan dan faktur, tingkatkan arus kas

Temukan hambatan, kurangi kesalahan, dan percepat pembayaran.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai dalam hitungan menit.