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Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess - Fakturierung & Rechnungsstellung

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Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess - Fakturierung & Rechnungsstellung
Herausforderungen (8) Ziele (8) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (6)

Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess - Fakturierung & Rechnungsstellung

Unsere Plattform hilft Ihnen, versteckte Ineffizienzen und Bottlenecks innerhalb Ihres Order-to-Cash-Prozesses in der Fakturierung & Rechnungsstellung aufzudecken. Sie identifiziert Bereiche mit manuellem Aufwand, Nacharbeiten und Verzögerungen, die den Cashflow und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Gewinnen Sie Einblicke in Prozessvariationen und stellen Sie Compliance sicher, unabhängig von Ihrem zugrundeliegenden System.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Der Order to Cash (OtC)-Prozess ist der Lebensnerv jedes Unternehmens und mündet in die kritische Phase der Fakturierung und Rechnungsstellung. Obwohl er unkompliziert erscheint, birgt dieser komplexe Weg, von der initialen Auftragserfüllung bis zur präzisen Abstimmung der endgültigen Zahlungen, oft verborgene Ineffizienzen und Compliance-Risiken, die die finanzielle Gesundheit einer Organisation stark beeinträchtigen können. ProcessMind bietet eine unvergleichliche analytische Linse für Ihren gesamten Order-to-Cash-Prozess in der Fakturierung & Rechnungsstellung. Durch die akribische Analyse jedes Events und jeder Aktivität decken wir den tatsächlichen Ausführungspfad Ihrer Rechnungen, Zahlungen und Anpassungen auf. Dieser tiefe Einblick enthüllt Bottlenecks, die Zahlungen verzögern, identifiziert Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen, hebt Bereiche manueller Nacharbeit hervor und zeigt Automatisierungsmöglichkeiten auf. Sie gewinnen ein umfassendes, datengestütztes Verständnis darüber, wie Ihr Prozess tatsächlich funktioniert, und nicht nur, wie er funktionieren sollte, was Klarheit über Zykluszeiten, Ressourcenallokation und die Einhaltung finanzieller Vorschriften schafft.

Organisationen stehen universell vor Herausforderungen in ihren Abrechnungs- und Rechnungsstellungs-Workflows, unabhängig von der Branche oder den spezifischen Systemen, die sie einsetzen. Häufige Schwachstellen sind verlängerte Days Sales Outstanding (DSO) aufgrund verzögerter Rechnungserstellung oder -genehmigung, häufige Zahlungsdiskrepanzen, die manuelle Untersuchungen erfordern, hohe Raten von Gutschrifts- und Neufakturierungsanfragen sowie mangelnde Transparenz bezüglich der Grundursachen dieser Probleme. Diese Probleme belasten nicht nur die finanziellen Ressourcen, sondern mindern auch die Kundenzufriedenheit und können das Unternehmen Compliance-Schwachstellen aussetzen. ProcessMind begegnet diesen universellen Herausforderungen direkt, indem es eine umfassende Sicht auf Ihre Prozessleistung bietet. Unsere Plattform transformiert rohe Event Data aus Ihren verschiedenen Quellsystemen in interaktive Prozessmodelle, die es Ihnen ermöglichen, jede Variante zu visualisieren, nicht-konforme Rechnungen zu identifizieren und die finanziellen Auswirkungen von Prozessabweichungen zu quantifizieren. Die Vorteile sind erheblich und unmittelbar: Erwarten Sie eine signifikante Beschleunigung des Cashflows, eine Reduzierung Ihres DSO durch Optimierung der Abrechnungszyklen, eine Verbesserung der Compliance durch klare Prozesstransparenz, eine Minimierung der Betriebskosten im Zusammenhang mit manuellen Fehlern und Nacharbeiten und letztendlich eine Verbesserung des Kundenerlebnisses durch eine zeitnahe und genaue Rechnungsstellung.

Die Stärke von ProcessMind liegt in seinem systemagnostischen Ansatz. Wir integrieren uns reibungslos mit all Ihren Quellsystemen, sei es Ihr primäres ERP, Ihre Buchhaltungssoftware oder spezialisierte Abrechnungsanwendungen, indem wir Ihre historischen Event Logs aufnehmen. Unsere fortschrittlichen Algorithmen rekonstruieren dann den vollständigen Weg jeder Rechnung, wobei die Rechnungsnummer als zentraler Case Identifier dient. Dies ermöglicht uns, umsetzbare Erkenntnisse darüber zu liefern, warum bestimmte Rechnungen verzögert werden, welche Schritte am meisten zur Nacharbeit beitragen und wo Automatisierung den höchsten Return on Investment erzielen kann. Sie gewinnen die Fähigkeit, potenzielle Zahlungsverzögerungen vorherzusagen, wichtige Leistungsindikatoren wie die First-Pass Payment Rates zu überwachen und Ihren Order-to-Cash-Prozess in der Fakturierung & Rechnungsstellung kontinuierlich zu optimieren, um Spitzenleistung aufrechtzuerhalten. Der Einstieg in ProcessMind ist unkompliziert. Um diese transformativen Einblicke freizuschalten, nutzen Sie einfach unser intuitives Data Template, das Sie durch die Extraktion der notwendigen Event Log Data aus Ihrem System führt. Dieses Template stellt sicher, dass Sie alle kritischen Informationen bereitstellen, die unsere Plattform benötigt, um eine genaue, umfassende und umsetzbare Ansicht Ihrer Order-to-Cash-Leistung in der Fakturierung & Rechnungsstellung zu erstellen und Sie auf den Weg zu einem beschleunigten Cashflow und verbesserter operativer Exzellenz zu bringen.

`Order to Cash` Abrechnung Rechnungsstellung Forderungsmanagement Cash Flow Process Mining

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Ein hoher Days Sales Outstanding (DSO) bedeutet, dass Kapital zu lange in Forderungen gebunden ist, was Ihre Investitionsfähigkeit und die Deckung operativer Kosten einschränkt. Diese Kennzahl spiegelt oft zugrundeliegende Ineffizienzen im gesamten Abrechnungszyklus wider – von verzögerter Rechnungsstellung und -zustellung bis hin zu langsamer Zahlungszuordnung oder häufigen Kundenstreitigkeiten.

ProcessMind analysiert den End-to-End-Verlauf jeder Rechnung und identifiziert die Grundursachen eines hohen DSO. Durch die Visualisierung der Zeit zwischen Rechnungserstellung, Zustellung, Fälligkeitsdatum und Zahlung deckt die Software Muster bei verspäteten Zahlungen und internen Verarbeitungsverzögerungen auf. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, um Ihren Kapitalumschlag zu beschleunigen.

Rechnungen werden nicht zeitnah nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistungen erstellt, was zu einer kritischen Verzögerung am Beginn des Geldeinzugszyklus führt. Diese Verzögerung verlängert direkt die Days Sales Outstanding (DSO), beeinflusst die Cashflow-Prognose und kann aufgrund verspäteter oder inkonsistenter Abrechnungen zu Kundenunzufriedenheit führen.

ProcessMind analysiert Event Data aus Ihren Quellsystemen, um die genaue Zeit zwischen Auftragserfüllung und Rechnungserstellung zu messen. Die Software deckt die Grundursachen für diese Verzögerungen auf, seien es Systemprobleme, manuelle Bottlenecks oder Ressourcenengpässe, und ermöglicht es Ihnen, die ersten Schritte Ihres Abrechnungsprozesses zu optimieren.

Komplexe oder manuelle Rechnungsfreigabe-Workflows führen oft zu erheblichen Verzögerungen, die Rechnungen aufhalten, bevor sie überhaupt an den Kunden gesendet werden können. Diese internen Bottlenecks wirken sich direkt auf den zeitnahen Rechnungsversand aus und verzögern somit den Geldeingang und verlängern den gesamten Order-to-Cash-Zyklus.

ProcessMind bildet den tatsächlichen Weg jeder Rechnung durch Ihren Genehmigungsprozess ab und identifiziert spezifische Schritte, Benutzer oder Abteilungen, die konstant Verzögerungen verursachen. Die Software quantifiziert die Wartezeiten in jeder Phase und liefert die Daten, die zur Neugestaltung und Optimierung von Workflows für einen schnelleren Rechnungsversand erforderlich sind.

Ungenauigkeiten in Rechnungen, die auf fehlerhafte Preise, Mengen oder Kundenstammdaten zurückzuführen sind, führen zu Kundenstreitigkeiten, Zahlungsverzögerungen und erheblichem administrativem Mehraufwand. Jede Korrektur verbraucht wertvolle Ressourcen, erhöht die Betriebskosten und kann die Kundenbeziehungen belasten.

ProcessMind identifiziert Rechnungen, die nach ihrer Erstellung oder Genehmigung Nacharbeitsschleifen oder manuelle Korrekturen durchlaufen. Die Software deckt die Häufigkeit und die Grundursachen dieser Fehler auf, indem sie Prozessdaten analysiert. Dies hilft Ihnen, vorbeugende Maßnahmen zu implementieren, um die erstmalige Abrechnungsgenauigkeit zu verbessern und die Bearbeitungszeiten für Streitigkeiten zu reduzieren.

Der Prozess der Verbuchung von Kundenzahlungen auf die korrekten offenen Rechnungen und deren Abstimmung im Hauptbuch stellt oft einen erheblichen Bottleneck dar. Verzögerungen und Fehler in dieser letzten Phase führen zu Abstimmungsrückständen, verschleiern den wahren Debitorensaldo und können zu ungenauen Finanzberichten führen.

ProcessMind bildet den gesamten Weg vom Zahlungseingang des Kunden bis zur Kassenbuchung und Abstimmung ab. Es zeigt auf, wo manueller Aufwand, Systemverzögerungen oder Prozesslücken die Effizienz beeinträchtigen. Dadurch werden Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung dieser kritischen nachgelagerten Zahlungsaktivitäten für einen schnelleren Finanzabschluss identifiziert.

Variationen in der Rechnungsverwaltung über verschiedene Regionen, Teams oder sogar einzelne Benutzer hinweg führen zu Unvorhersehbarkeit und Ineffizienzen. Diese nicht-standardisierten Workarounds erschweren die Leistungsmessung, führen zu Compliance-Risiken und machen es schwierig, Best Practices im gesamten Unternehmen zu skalieren.

ProcessMind entdeckt und visualisiert automatisch alle Prozesspfade, die eine Rechnung nehmen kann, und vergleicht sie mit Ihrem beabsichtigten Standard. Es hebt häufige Abweichungen hervor, quantifiziert deren Häufigkeit und Auswirkungen und ermöglicht es Ihnen, Best Practices durchzusetzen, Risiken zu reduzieren und Ihre Abrechnungsvorgänge für konsistente Leistung zu standardisieren.

Ein ineffektiver oder schlecht getimter Zahlungserinnerungs- und Mahnprozess führt zu einer Zunahme überfälliger Rechnungen und verlängerten Zahlungszyklen. Erinnerungen zu spät, zu häufig oder gar nicht zu versenden, beschleunigt die Zahlung nicht und kann das Risiko von Forderungsausfällen erhöhen.

ProcessMind untersucht das Timing, die Abfolge und die Wirksamkeit von Erinnerungsaktivitäten im Verhältnis zu Zahlungsfälligkeiten und tatsächlichen Zahlungsereignissen. Es zeigt auf, welche Strategien funktionieren und welche nicht, und hilft Ihnen, Ihren Mahnprozess zu optimieren, um die Inkassoraten zu verbessern und gleichzeitig das Kundenerlebnis zu erhalten.

Ohne klare, Echtzeit-Transparenz in den End-to-End-Fakturierungsprozess fällt es Unternehmen schwer, die Grundursachen von Verzögerungen oder Ineffizienzen zu identifizieren. Dieser Mangel an Transparenz verhindert proaktive Problemlösung, erschwert die Cashflow-Prognose und kompliziert die Beantwortung von Kundenanfragen zum Rechnungsstatus.

ProcessMind bietet eine Röntgenansicht aller Rechnungsverarbeitungspfade, die es Stakeholdern ermöglicht, den gesamten Weg von der Erstellung bis zum Abschluss zu visualisieren. Es zeigt tatsächliche Prozessflüsse, Zykluszeiten und Übergaben auf, identifiziert Abweichungen vom idealen Pfad und bietet eine einzige Quelle der Wahrheit für die Prozessleistung.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Hohe Days Sales Outstanding (DSO) bedeuten eine längere Zeitspanne für den Forderungseinzug, was den Cashflow und das Working Capital negativ beeinflusst. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die durchschnittliche Anzahl der Tage zu reduzieren, die Kunden nach Ausstellung einer Rechnung für die Zahlung benötigen, wodurch die Finanzliquidität und -stabilität verbessert werden.

ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des Zahlungseinzugsprozesses, von der Rechnungserstellung bis zur endgültigen Zahlungsabstimmung. Durch die Analyse des tatsächlichen Zahlungsverhaltens, die Identifizierung häufiger Verzögerungspunkte und das Verständnis der Auswirkungen verschiedener Zahlungsbedingungen können Sie gezielte Strategien implementieren, um den DSO signifikant zu reduzieren.

Die Beschleunigung der Zeit von der Auftragserfüllung bis zur Rechnungsstellung wirkt sich direkt auf den Cashflow und die Kundenzufriedenheit aus. Eine Reduzierung von Verzögerungen stellt sicher, dass Kunden Rechnungen zeitnah erhalten, minimiert Streitigkeiten und beschleunigt die Zahlungszyklen. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Dauer der Rechnungserstellung nach Erfüllung aller Lieferbedingungen zu verkürzen.

ProcessMind visualisiert den gesamten Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozess und hebt die genaue Zeitspanne zwischen Auftragserfüllung und Rechnungsstellung hervor. Durch die Identifizierung von Bottlenecks und Abweichungen in dieser kritischen Übergabe können Sie die Grundursachen für Verzögerungen ermitteln und gezielte Verbesserungen implementieren, um eine schnellere Rechnungserstellung zu erreichen.

Inkonsistente und langsame Rechnungsfreigaben können den gesamten Abrechnungszyklus erheblich verzögern und die Days Sales Outstanding (DSO) beeinträchtigen. Ein optimierter Genehmigungsprozess stellt sicher, dass Rechnungen effizient und ohne unnötige Verzögerungen die erforderlichen Prüfungen durchlaufen und eine schnellere Lieferung an die Kunden gefördert wird.

ProcessMind bildet alle Rechnungsfreigabewege innerhalb Ihres Quellsystems ab, zeigt tatsächliche Dauern auf und identifiziert spezifische Genehmigungsschritte oder Einzelpersonen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Zykluszeiten und Nacharbeitsschleifen bei Genehmigungsaktivitäten können Unternehmen Genehmigungs-Workflows neu gestalten, Automatisierung implementieren und Genehmigungszeiten reduzieren.

Häufige Fehler auf Rechnungen führen zu Zahlungsstreitigkeiten, Kundenunzufriedenheit und erheblichem administrativem Mehraufwand. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Grundursachen dieser Fehler zu identifizieren und zu beseitigen, was zu präziseren Rechnungen und einer schnelleren, reibungsloseren Zahlungsabwicklung führt und somit die Betriebskosten senkt.

ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten und hebt Schleifen und Aktivitäten hervor, die auf manuelle Nacharbeiten hinweisen, wie z. B. wiederholte Rechnungsanpassungen. Durch die Analyse von Event Logs können Sie genau feststellen, wo und warum Nacharbeiten auftreten, zugrundeliegende Datenqualitätsprobleme aufdecken und repetitive Aufgaben automatisieren, um eine signifikante Reduzierung des manuellen Aufwands zu erreichen.

Eine präzise und zeitnahe Zahlungszuordnung ist entscheidend für eine korrekte Finanzberichterstattung und die Abstimmung von Kundenkonten. Eine langsame oder fehleranfällige Abstimmung kann Ihre tatsächliche Liquiditätsposition verschleiern, Kreditfreigaben verzögern und zu unnötigen Kunden-Follow-ups führen, was die operative Effizienz beeinträchtigt.

ProcessMind verfolgt den Fluss vom Zahlungseingang des Kunden bis zur Verbuchung und Abstimmung des Geldes. Es deckt Muster von Unstimmigkeiten, gängige Abstimmungsprobleme und die Auswirkungen manueller Eingriffe auf. Dies ermöglicht die Prozessstandardisierung und die Automatisierung von Abgleichsregeln, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen.

Ungeplante oder nicht-standardisierte Prozessvarianten innerhalb des Rechnungszyklus führen zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und erschweren die Skalierung des Betriebs. Dieses Ziel zielt darauf ab, diese Abweichungen zu identifizieren und den Prozess auf seinen effizientesten und regelkonformsten Pfad zurückzuführen, um Konsistenz im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlich durchlaufenen Prozesspfade von Rechnungen und vergleicht sie mit dem idealen, standardisierten Flow. Indem präzise festgestellt wird, wo und warum Abweichungen wie manuelle Anpassungen oder unerwartete Schleifen auftreten, können Sie Best Practices durchsetzen, Workflows optimieren und sicherstellen, dass alle Rechnungen den effizientesten Weg nehmen.

Ein ineffektiver Mahn- und Erinnerungsprozess kann zu längeren Zahlungsverzögerungen und erhöhten Inkassokosten führen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Verfeinerung des Timings, der Häufigkeit und des Inhalts von Zahlungserinnerungen, um deren Wirksamkeit bei der Förderung pünktlicher Zahlungen zu maximieren, ohne Kunden zu verärgern.

ProcessMind bildet die Abfolge der Ereignisse im Zusammenhang mit Zahlungsfälligkeiten und Mahnaktivitäten ab. Durch die Analyse der Auswirkungen verschiedener Erinnerungsstrategien auf die Zahlungsgeschwindigkeit können Sie optimale Mahnstrategien identifizieren und zeitnahe Erinnerungen basierend auf dem tatsächlichen Zahlungsverhalten automatisieren, was zu schnelleren Zahlungen führt.

Mangelnde Transparenz im gesamten Abrechnungslebenszyklus führt zu reaktiver Problemlösung, verpassten Interventionsmöglichkeiten und einer unzureichenden Cashflow-Prognose. Dieses Ziel zielt darauf ab, ein klares Echtzeit-Verständnis darüber zu schaffen, wo jede Rechnung steht – von der Erstellung bis zur finalen Bezahlung.

ProcessMind erstellt einen digitalen Zwilling Ihres Abrechnungsprozesses aus Ihren Systemdaten. So erhalten Sie eine sofortige, umfassende Ansicht des gesamten Rechnungswegs. Die Software zeigt Rechnungen an, die in bestimmten Phasen feststecken, und ermöglicht es Teams, Probleme proaktiv anzugehen, die Leistung anhand von KPIs zu überwachen und einen termingerechten Fortschritt in Richtung Zahlung sicherzustellen.

Die 6-Schritte-Anleitung zur Optimierung von Abrechnungs- & Rechnungsstellungsprozessen

1

Daten verbinden & entdecken
2

Visualisieren Sie Ihren `Prozessfluss`
3

Engpässe identifizieren
4

Grundursachen analysieren
5

Verbesserungen gestalten
6

Überwachen & Iterieren
1

Daten verbinden & entdecken

Was ist zu tun

Integrieren Sie Ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsdaten aus Ihrem ERP oder anderen Datenquellen. Fügen Sie alle relevanten Aktivitäten wie Rechnung erstellt, Zahlungsfälligkeitsdatum erreicht und Kundenzahlung erhalten ein.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine umfassende Datenanbindung schafft die Grundlage für eine präzise Prozessvisualisierung und stellt sicher, dass kein kritischer Schritt in Ihrem Order-to-Cash-Zyklus übersehen wird.

Erwartetes Ergebnis

Alle relevanten Fakturierungs- und Rechnungsstellungsdaten wurden erfolgreich extrahiert und zur Analyse geladen, um ein vollständiges Bild zu liefern.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Wahrheiten in Ihrem Rechnungsstellungs- und Fakturierungsprozess aufdecken

ProcessMind enthüllt die tatsächliche Ausführung Ihrer Abrechnung und Rechnungsstellung und zeigt Leistungsdefizite, Compliance-Probleme und Automatisierungspotenzial auf. Gewinnen Sie eine transparente Ansicht jedes Schritts von der Auftragserfüllung bis zur Zahlung.
  • Visualisieren Sie Ihren tatsächlichen Prozessablauf
  • Engpässe und Verzögerungen identifizieren
  • Zahlungszykluszeiten optimieren
  • `Compliance` verbessern und Fehler reduzieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz in der Fakturierung & Rechnungsstellung erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihres Order-to-Cash-Prozesses, insbesondere der Rechnungsstellung und Fakturierung, mittels Process Mining erzielen. Durch die Identifizierung von Bottlenecks und Automatisierungsmöglichkeiten steigern Unternehmen ihre Effizienz und finanzielle Leistung erheblich.

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Days Sales Outstanding senken

Durchschnittliche Reduzierung der Zahlungseinzugszeit

Verringern Sie die durchschnittliche Anzahl der Tage, die zum Einzug von Kundenzahlungen benötigt werden, und verbessern Sie so erheblich den Cashflow und das Working Capital Management.
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Schnellere Rechnungsbearbeitung

Reduzierung der End-to-End-Rechnungszykluszeit

Beschleunigen Sie den gesamten Rechnungsprozess, von der Erstellung bis zur Genehmigung, um sicherzustellen, dass Rechnungen Kunden schneller erreichen und Zahlungen früher eingeleitet werden.
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Minimierte Abrechnungsfehler

Reduzierung von Rechnungsnacharbeit und Korrekturen

Reduzieren Sie den Prozentsatz der Rechnungen, die aufgrund von Fehlern Änderungen oder erneute Einreichungen erfordern, was zu einer höheren First-Pass-Rate und reduzierten Betriebskosten führt.
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Schnellere Zahlungszuordnung

Beschleunigung der Zahlungsabstimmung

Beschleunigen Sie die Zeit vom Erhalt einer Kundenzahlung bis zu deren Zuordnung und Abstimmung, um die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Liquiditätstransparenz zu verbessern.
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Verbesserte `Prozess-Compliance`

Erhöhte Einhaltung definierter Prozesse

Erhöhen Sie den Prozentsatz der Abrechnungsaktivitäten, die streng definierten Prozessabläufen und internen Richtlinien folgen, reduzieren Sie Abweichungen und verbessern Sie die Audit-Bereitschaft und Compliance.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und den spezifisch implementierten Verbesserungen. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Order-to-Cash-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für jede Kundenrechnung. Dieses Attribut dient als primäre Case-ID für den Rechnungsstellungs- und Fakturierungsprozess.

Bedeutung

Dies ist der eindeutige Schlüssel zur Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung und damit die wesentliche Grundlage für jede Analyse des Fakturierungsprozesses.

Der Name der Geschäftsaktivität oder des Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rechnungslebenszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Rechnungswegs von der Erstellung bis zum Abschluss.

Der genaue Zeitstempel, der angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Ereignis stattfand.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern, die unerlässlich zur Identifizierung von Bottlenecks sind.

Der gesamte monetäre Wert der Rechnung, einschließlich aller Positionen, Steuern und Gebühren.

Bedeutung

Es ermöglicht eine Finanzwirkungsanalyse, wodurch Sie Probleme basierend auf dem monetären Wert priorisieren und verstehen können, wie unterschiedliche Rechnungswerte den Prozess beeinflussen.

Der Währungscode für die monetären Beträge auf der Rechnung, wie z. B. USD oder EUR.

Bedeutung

Es bietet wesentlichen Kontext für alle Finanzwerte und gewährleistet eine genaue monetäre Analyse und Berichterstattung, insbesondere in multinationalen Operationen.

Der Name des Kunden oder der Entität, an die die Rechnung ausgestellt wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht eine kundenorientierte Analyse, die hilft, Muster, Verzögerungen oder Probleme zu identifizieren, die spezifisch für bestimmte Kunden oder Kundengruppen sind.

Die Benutzer-, Mitarbeiter- oder System-ID, die für die Ausführung einer spezifischen Aktivität verantwortlich ist.

Bedeutung

Es bietet Transparenz über Ressourcenleistung und Arbeitslast, was die Analyse der Teameffizienz und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten ermöglicht.

Das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung voraussichtlich bezahlen soll.

Bedeutung

Dieses Datum ist die Grundlage für die Messung der Zahlungsleistung, die Berechnung des DSO und die Identifizierung überfälliger Rechnungen, was sich direkt auf den Cashflow auswirkt.

Der aktuelle Status der Rechnung in ihrem Lebenszyklus, wie z. B. Offen, Bezahlt oder Umstritten.

Bedeutung

Es bietet eine schnelle Momentaufnahme der Position einer Rechnung im Prozess, was für operative Dashboards und eine übergeordnete Statusverfolgung nützlich ist.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Erstellung des Rechnungsdatensatzes im System. Sie ist der offizielle Beginn des Fakturierungsprozesses, oft automatisch durch einen erfüllten Kundenauftrag ausgelöst oder manuell erfasst.

Bedeutung

Als Startpunkt ist dieses Event entscheidend für die Berechnung der End-to-End-Rechnungszykluszeit und die Identifizierung von Verzögerungen zu Beginn des Prozesses.

Die genehmigte Rechnung wurde dem Kunden offiziell über die von ihm festgelegte Methode, z. B. E-Mail, Ausdruck oder ein Online-Portal, zugestellt. Diese Aktion setzt die Zahlungsfrist des Kunden in Gang.

Bedeutung

Dieses Event ist der offizielle Beginn des Inkassozyklus und entscheidend für die Berechnung von Days Sales Outstanding (DSO) und pünktlichen Zahlungsquoten.

Dies ist ein berechnetes Event, das eintritt, wenn das Zahlungsfälligkeitsdatum der Rechnung überschritten wurde. Es ist keine transaktionale Aktivität, sondern ein zeitlicher Meilenstein, basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen der Rechnung.

Bedeutung

Dieser Meilenstein ist wesentlich für die Kategorisierung von Rechnungen als überfällig und die Analyse der pünktlichen Zahlungsleistung. Er dient als Auslösepunkt für Inkassoaktivitäten.

Ein Zahlungseingang des Kunden wurde im Finanzsystem erfasst. In dieser Phase ist der Betrag zwar registriert, aber möglicherweise noch nicht spezifisch der jeweiligen Rechnung zugeordnet.

Bedeutung

Dies ist ein kritisches Cashflow-Event. Die Zeit zwischen Zahlungseingang und Verbuchung ist ein Schlüsselmaßstab für die Effizienz der Kassenbuchung.

Die eingegangene Kundenzahlung wurde erfolgreich mit der entsprechenden Rechnung abgeglichen und verbucht. Dieser Abstimmungsschritt reduziert oder eliminiert den offenen Saldo der Rechnung.

Bedeutung

Diese Aktivität ist entscheidend für das Verständnis der Durchlaufzeiten der Kassenbuchung. Verzögerungen hier können die tatsächliche Alterung der Forderungen falsch darstellen und das Kreditmanagement beeinflussen.

Die Rechnung ist offiziell geschlossen, was bedeutet, dass ihr Lebenszyklus abgeschlossen ist. Dieser Zustand wird erreicht, wenn der ausstehende Betrag durch Zahlungen, Gutschriften oder andere Anpassungen auf null sinkt.

Bedeutung

Als primärer erfolgreicher Endpunkt des Prozesses ist diese Aktivität unerlässlich für die Berechnung der Gesamtzykluszeit und die Messung der Prozessabschlussquoten.

Für maßgeschneiderte Datenempfehlungen, Wählen Sie Ihren spezifischen Prozess.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bietet einen Röntgenblick auf Ihre tatsächlichen Abrechnungs- und Rechnungsstellungs-Workflows und enthüllt, wie Prozesse wirklich ablaufen, nicht nur, wie sie ablaufen sollten. Es identifiziert Bottlenecks, versteckte Ineffizienzen und häufige Abweichungen, wie z. B. langsame Rechnungsstellung oder Genehmigungsverzögerungen. Dieser tiefe Einblick hilft, die Grundursachen von Problemen zu ermitteln, die den Cashflow und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Um Ihren Rechnungsstellungs- und Fakturierungsprozess zu analysieren, benötigen Sie Event Logs aus Ihrem Quellsystem. Diese Logs sollten die Rechnungsnummer als Case-ID, Aktivitätsnamen und präzise Timestamps für jeden Schritt enthalten. Zusätzliche Attribute wie Benutzer-IDs, Rechnungsbeträge und Kundendetails können die Analyse weiter bereichern.

Die Datenextraktion erfolgt typischerweise mithilfe von Standard-Reporting-Tools, direkten Datenbankabfragen oder der Nutzung von APIs aus Ihrem Quellsystem. Ziel ist es, umfassende Event Logs in einem strukturierten Format, wie CSV oder Datenbanktabellen, zu sammeln. Dieser Prozess ist in der Regel schreibgeschützt und nicht-invasiv für den Live-Betrieb, wodurch die Datenintegrität gewährleistet wird.

Erste Erkenntnisse können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenextraktion und -aufnahme in das Process Mining Tool generiert werden. Die Zeit variiert je nach Datenqualität, Komplexität und der Verfügbarkeit von Ressourcen für die Analyse. Signifikante, umsetzbare Entdeckungen ergeben sich typischerweise innerhalb der ersten ein bis zwei Monate.

Zu den üblichen Verbesserungen gehören eine signifikante Reduzierung der Days Sales Outstanding (DSO), eine schnellere Rechnungsstellung und optimierte Genehmigungszykluszeiten. Sie können auch mit weniger manuellen Anpassungen, minimierten Rechnungsfehlern und beschleunigten Prozessen für die Zahlungszuordnung und -abstimmung rechnen. Dies führt zu einer verbesserten operativen Effizienz und einem besseren Cashflow.

Nein, Process Mining ist im Allgemeinen nicht-invasiv. Es analysiert historische Daten, die aus Ihrem System extrahiert wurden, und interagiert nicht mit Live-Transaktionen oder -Prozessen. Datenextraktionsmethoden sind typischerweise so konzipiert, dass sie die Auswirkungen auf die Systemleistung minimieren und die Geschäftsfortführung während der Analyse gewährleisten.

Absolut. Process Mining visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten in Ihrem Unternehmen und zeigt Abweichungen vom beabsichtigten Standard oder von Best Practices auf. Durch das Erkennen dieser Inkonsistenzen und deren Auswirkungen können Sie genau feststellen, wo Standardisierungsbemühungen am dringendsten erforderlich sind. Dies liefert datengestützte Erkenntnisse, um optimale Prozesse zu verfeinern und durchzusetzen.

Ja, Process Mining identifiziert direkt spezifische Verzögerungen in der Rechnungsgenerierung, in Genehmigungs-Workflows oder in den Schritten der Kassenbuchung, die Ihren DSO negativ beeinflussen. Durch die Visualisierung dieser Bottlenecks und ihrer Grundursachen können Sie gezielte Maßnahmen implementieren, um den Geldeinzug zu beschleunigen. Dies führt zu einem effizienteren Working Capital Management.

Ja, Process Mining ist hochwirksam bei der Identifizierung der Grundursachen von Rechnungsfehlern und Nacharbeit. Durch die Nachverfolgung der genauen Abfolge von Aktivitäten deckt es gängige Prozesspfade, spezifische Benutzeraktionen oder Datenqualitätsprobleme auf, die häufig zu Fehlern führen. Dies ermöglicht Ihnen, gezielte Verbesserungen zu implementieren, um Genauigkeit und Effizienz zu steigern.

Herkömmliches Reporting zeigt typischerweise aggregierte Metriken wie den durchschnittlichen DSO oder die Gesamtzahl der Rechnungen und gibt an, „was passiert ist“. Process Mining hingegen enthüllt, „wie es passiert ist“, indem es den vollständigen End-to-End-Flow jeder Rechnung visualisiert. Es deckt jeden Schritt, jede Variante und jede Abweichung auf und bietet ein viel tieferes, diagnostisches Verständnis der tatsächlichen Prozessausführung.

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