> Cải tiến quy trình liên tục > Phải thu > SAP S/4HANA

Cải thiện quy trình khoản phải thu

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hóa SAP S/4HANA

Tải mẫu dữ liệu

Phải thu

SAP S/4HANA

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(10)Mục tiêu(10)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu quy trình phải thu trên SAP S/4HANA để cải thiện dòng tiền

Công cụ process mining giúp bạn tìm ra các điểm nghẽn tiềm ẩn làm chậm chu kỳ thu hồi công nợ. Khi sơ đồ hóa từng bước trong quy trình làm việc, bạn có thể xác định khâu phải xử lý lại thủ công và các khoản thanh toán chậm đang ảnh hưởng đến vốn lưu động. Từ đó, nhóm của bạn có thể tập trung xử lý những điểm kém hiệu quả cụ thể, cải thiện vận hành và thu tiền đúng hạn.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Hiểu giá trị chiến lược của khoản phải thu

Khoản phải thu không chỉ là một nghiệp vụ kế toán thông thường, vì đây là nguồn tạo dòng tiền chính của hầu hết tổ chức. Trong môi trường SAP S/4HANA hiện đại, việc quản lý hàng nghìn hóa đơn khách hàng có thể khiến bạn khó đánh giá chính xác hiệu quả vận hành tài chính. Khi vốn bị giữ trong các hóa đơn chưa thanh toán, doanh nghiệp sẽ khó tái đầu tư để phát triển, trả tiền cho nhà cung cấp hoặc tài trợ nghiên cứu và phát triển. Tối ưu quy trình này không chỉ giúp thu tiền nhanh hơn, mà còn tạo chu kỳ tiền mặt ổn định, hỗ trợ sức khỏe tài chính chung của doanh nghiệp.

Ở nhiều tổ chức, quy trình phải thu bị chia nhỏ giữa các phòng ban và khu vực. Điều này khiến cách xử lý thiếu nhất quán: một đơn vị có thể giải quyết tranh chấp nhanh chóng, trong khi đơn vị khác để hồ sơ tồn đọng nhiều tuần. Bằng cách tối ưu quy trình trong SAP S/4HANA, đặc biệt là các bảng như ACDOCA và BKPF, bạn có thể phát hiện những khác biệt này. Mục tiêu là vượt ra ngoài việc lập báo cáo đơn thuần để hiểu rõ cách giá trị luân chuyển trong tổ chức.

Process mining giúp minh bạch tài chính

Process mining cho phép bạn xem dữ liệu tài chính theo cách khác: mỗi hóa đơn là một hành trình riêng. Báo cáo truyền thống trong SAP S/4HANA thường chỉ cho thấy tình hình tại một thời điểm, chẳng hạn tổng số dư các khoản mục chưa đối trừ hoặc báo cáo tuổi nợ tĩnh. Những báo cáo này hữu ích, nhưng không giải thích vì sao hóa đơn bị trễ hoặc mất nhiều thời gian nhất ở khâu nào. Process mining khắc phục hạn chế đó bằng cách kết nối từng sự kiện, từ lúc tạo hóa đơn đến khi tất toán trên sổ cái.

Dùng Số hóa đơn làm mã định danh trường hợp, bạn có thể xem mọi điểm chạm trong quy trình. Bạn có thể phát hiện thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến lúc gửi hóa đơn dài hơn dự kiến, hoặc một số phân khúc khách hàng thường xuyên phát sinh hoạt động mở hồ sơ tranh chấp, khiến quy trình thanh toán bị đình trệ. Mức độ minh bạch này giúp người phụ trách tài chính thấy được đường đi thực tế của hóa đơn, bao gồm các vòng lặp, điểm nghẽn và thao tác thủ công diễn ra phía sau. Dữ liệu tĩnh trở thành sơ đồ sống động về hoạt động tài chính.

Tập trung vào các cơ hội cải tiến có tác động lớn

Khi bắt đầu phân tích quy trình phải thu dựa trên dữ liệu, bạn thường sẽ thấy một số lĩnh vực cần cải thiện. Một trong những lĩnh vực phổ biến nhất là quản lý tranh chấp và khoản khấu trừ. Nhiều khi hóa đơn chưa được thanh toán không phải vì khách hàng không có khả năng trả, mà do chênh lệch về giá hoặc số lượng. Phát hiện sớm các xu hướng này giúp bạn tinh gọn quy trình xem xét tranh chấp và giải quyết vấn đề trước khi ảnh hưởng đến khả năng thanh toán.

Một lĩnh vực quan trọng khác là hiệu quả của hoạt động thu hồi công nợ. Nhiều tổ chức chỉ liên hệ nhắc thanh toán sau khi hóa đơn đã quá hạn. Process mining giúp bạn đánh giá hiệu quả của các hoạt động như gửi nhắc thanh toán hoặc nhận cam kết thanh toán. Bạn có thể xác định khách hàng nào phản hồi tốt với từng loại nhắc nhở và điều chỉnh cách thu hồi công nợ cho phù hợp. Ngoài ra, phân tích tần suất ghi nhận thanh toán một phần có thể giúp phát hiện khách hàng đang gặp khó khăn tài chính, để bộ phận tín dụng chủ động giảm thiểu rủi ro.

Đo lường kết quả và hiện thực hóa lợi ích

Chỉ số thành công chính của quy trình phải thu là giảm số ngày phải thu, thường gọi là DSO. Tinh gọn luồng từ lập hóa đơn đến đối chiếu sao kê ngân hàng giúp rút ngắn trực tiếp thời gian chuyển doanh thu thành tiền mặt. Thanh khoản được cải thiện sẽ tạo tác động tích cực trên toàn tổ chức, giảm nhu cầu vay vốn bên ngoài và cải thiện bảng cân đối kế toán.

Ngoài DSO, tối ưu quy trình còn giúp giảm đáng kể chi phí vận hành. Các thao tác thủ công như sửa lỗi ở bước đối chiếu sao kê ngân hàng hoặc tự lập bản ghi có đều tốn kém và dễ phát sinh thêm sai sót. Khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của những thao tác này trong SAP S/4HANA, bạn có thể triển khai tự động hóa hoặc thay đổi quy trình để loại bỏ chúng. Nhờ vậy, đội ngũ tài chính tiết kiệm thời gian và có thể tập trung vào phân tích giá trị cao thay vì nhập liệu lặp đi lặp lại. Quy trình phải thu trôi chảy hơn cũng cải thiện trải nghiệm khách hàng. Hóa đơn chính xác và tranh chấp được xử lý nhanh sẽ tạo dựng niềm tin, củng cố quan hệ kinh doanh lâu dài.

Chủ động xây dựng tương lai tài chính

Để bắt đầu cải thiện quy trình phải thu, hãy xem kỹ dữ liệu hiện có trong môi trường SAP S/4HANA. Thông tin trong Universal Journal và các bảng liên quan đã có đủ dữ liệu để bạn bắt đầu. Áp dụng góc nhìn process mining giúp bạn không còn xem hóa đơn như những dòng dữ liệu riêng lẻ, mà thấy chúng là một phần của luồng liên tục. Đây là bước đầu tiên để bộ phận tài chính linh hoạt và phản ứng nhanh hơn. Khi loại bỏ điểm nghẽn và chuẩn hóa quy trình làm việc, bộ phận tài chính sẽ không chỉ làm công việc hậu cần mà còn trở thành đối tác chiến lược, đóng góp trực tiếp vào thành công của doanh nghiệp.

Phải thu quy trình từ đơn hàng đến thu tiền quản lý tín dụng tất toán hóa đơn vốn lưu động số ngày phải thu thu hồi công nợ khách hàng xử lý tranh chấp Quản lý khoản phải thu Thu hồi doanh thu

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Chu kỳ thu hồi công nợ kéo dài khiến tiền mặt bị giữ lại và làm tăng nguy cơ nợ xấu trên toàn tổ chức. Hóa đơn chưa thanh toán trong thời gian dài sẽ hạn chế nguồn tiền cần cho tăng trưởng và hoạt động hằng ngày trong môi trường SAP S/4HANA. Tình trạng này thường bắt nguồn từ những điểm nghẽn khó thấy trong quy trình theo dõi công nợ hoặc thói quen thanh toán kém của khách hàng.

ProcessMind phân tích thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi tất toán để xác định chính xác các khâu gây chậm trễ. Bằng cách xem mối liên hệ giữa phân khúc khách hàng và hành vi thanh toán, bạn có thể ưu tiên thu hồi công nợ hợp lý và áp dụng cách xử lý phù hợp để giảm số ngày phải thu.

Thông tin chuyển tiền không nhất quán thường khiến tiền chưa được phân bổ và cần xử lý thủ công khi đối chiếu sao kê ngân hàng. Điều này tạo ra lượng hồ sơ tồn đọng lớn trong SAP S/4HANA và khiến bạn khó nắm chính xác số dư khách hàng theo thời gian thực. Thời gian nhân viên bỏ ra để xác minh các khoản thanh toán này làm tăng chi phí vận hành và kéo dài việc đối trừ các khoản mục chưa tất toán.

ProcessMind theo dõi hành trình từ lúc nhận sao kê ngân hàng đến khi tất toán trong bảng ACDOCA, giúp xác định chính xác khâu đối chiếu tự động bị lỗi. Công cụ cho thấy các xu hướng dẫn đến điều chỉnh thủ công, để bạn tinh chỉnh quy tắc đối trừ và giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính nhờ tự động hóa tốt hơn.

Tranh chấp chưa giải quyết thường làm đình trệ toàn bộ quy trình thanh toán, gây căng thẳng giữa bộ phận kinh doanh và tài chính. Khi hồ sơ tranh chấp bị xem xét nhiều tuần mà chưa có hướng giải quyết rõ ràng, tuổi nợ phải thu và mức độ hài lòng của khách hàng đều bị ảnh hưởng. Nếu không có thông tin minh bạch, tranh chấp sẽ trở thành nguyên nhân chính gây chậm thanh toán.

Bằng cách sơ đồ hóa vòng đời hồ sơ tranh chấp cùng các hoạt động liên quan đến hóa đơn, ProcessMind giúp xác định điểm nghẽn nội bộ trong quy trình phê duyệt. Bạn có thể tìm ra phòng ban hoặc vai trò nào gây chậm trễ lâu nhất, rồi tinh gọn quy trình làm việc để giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh hơn và giúp hóa đơn tiến tới tất toán thuận lợi.

Không gửi nhắc thanh toán đúng lúc có thể khiến khách hàng ưu tiên trả tiền cho nhà cung cấp khác. Trong SAP S/4HANA, bỏ lỡ các đợt nhắc nợ hoặc gửi nhắc không đều có thể khiến số dư quá hạn tăng dần và ngày càng khó thu hồi. Sự thiếu nhất quán này cũng khiến khách hàng nghĩ rằng hạn thanh toán có thể linh động.

ProcessMind cho bạn thấy rõ thời điểm và tần suất của mọi hoạt động thu hồi công nợ. Bạn có thể biết chính xác mất bao lâu để gửi lời nhắc đầu tiên sau ngày đến hạn và đánh giá hiệu quả của từng cấp độ nhắc nợ, từ đó xây dựng quy trình thu hồi công nợ kỷ luật và hiệu quả hơn.

Khác biệt giữa thiết lập dữ liệu chủ và điều khoản thực tế trên hóa đơn có thể dẫn đến khoản khấu trừ không được phép hoặc thanh toán trễ. Những điểm không nhất quán này thường bắt nguồn từ việc sửa thủ công khi tạo hóa đơn trong SAP S/4HANA, gây nhầm lẫn cho khách hàng và khiến việc dự báo tài chính khó khăn hơn. Nếu không kiểm tra từng mục, bạn sẽ khó phát hiện sai lệch.

ProcessMind so sánh điều khoản thanh toán trên từng hóa đơn với dữ liệu chủ tiêu chuẩn của khách hàng. Công cụ tự động đánh dấu các sai lệch, giúp bạn duy trì tuân thủ chính sách và đảm bảo dự báo dòng tiền chính xác bằng cách đối chiếu hành vi thanh toán thực tế với điều khoản hợp đồng dự kiến.

Thường xuyên lập bản ghi có để sửa lỗi lập hóa đơn cho thấy có thể tồn tại vấn đề ở quy trình bán hàng hoặc định giá trước đó. Việc làm lại này làm tăng chi phí xử lý mỗi hóa đơn và khiến việc đối chiếu sổ sách trong bảng BSEG phức tạp hơn. Mỗi bản ghi có đều cho thấy quy trình lập hóa đơn ban đầu có sai sót, làm chậm việc thu tiền.

ProcessMind xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến việc tạo bản ghi có bằng cách liên kết chúng với các hoạt động của hóa đơn ban đầu. Khi hiểu vì sao cần điều chỉnh, bạn có thể xử lý tận gốc lỗi lập hóa đơn và giảm số lần điều chỉnh thủ công, giúp sổ sách rõ ràng hơn và quản lý khoản phải thu hiệu quả hơn.

Khách hàng thường xuyên thanh toán từng phần khiến đội ngũ tài chính tốn nhiều công sức đối chiếu các khoản nhỏ với hóa đơn giá trị lớn. Hành vi này gây khó khăn khi theo dõi chính xác tình trạng nợ trong SAP S/4HANA và làm tăng nguy cơ sai sót khi đối trừ. Báo cáo tuổi nợ cũng kém chính xác hơn.

ProcessMind ghi nhận từng lần thanh toán một phần, giúp bạn thấy rõ tổng công sức cần thiết để tất toán một hóa đơn. Công cụ giúp xác định khách hàng thường chia nhỏ khoản thanh toán, để đội ngũ của bạn có thể đàm phán lại điều khoản hoặc cải thiện cách thu hồi công nợ, hướng tới thanh toán đủ số dư.

Không khuyến khích khách hàng bằng chiết khấu tiền mặt hoặc không xử lý thanh toán trong thời hạn được chiết khấu có thể làm chậm tốc độ luân chuyển tiền. Khi khách hàng không tận dụng ưu đãi, tổ chức sẽ mất lợi ích từ việc thu tiền sớm. Báo cáo thông thường khó cho biết vì sao các ưu đãi này chưa được sử dụng.

ProcessMind theo dõi thời điểm thanh toán so với hạn chiết khấu. Bằng cách phân tích lý do một số khách hàng bỏ lỡ thời hạn này, bạn có thể điều chỉnh chính sách chiết khấu và truyền đạt ưu đãi rõ hơn, thúc đẩy tất toán sớm và cải thiện dòng tiền.

Nếu sao kê ngân hàng không được đối chiếu và tất toán kịp thời, sổ công nợ phải thu sẽ không được cập nhật. Điều này có thể khiến việc kiểm tra hạn mức tín dụng thiếu chính xác. Khách hàng đã thanh toán đủ vẫn có thể bị chặn đơn hàng mới không cần thiết. Trở ngại này có thể ảnh hưởng đến quan hệ khách hàng và kìm hãm tăng trưởng doanh số.

Chúng tôi lập bản đồ khoảng thời gian từ lúc tiền vào tài khoản ngân hàng đến khi hóa đơn được tất toán trên SAP S/4HANA. ProcessMind chỉ ra tài khoản ngân hàng hoặc khu vực có độ trễ đối chiếu, giúp bạn tập trung cải tiến quy trình để hạn mức tín dụng của khách hàng phản ánh đúng tình trạng thanh toán mới nhất.

Khách hàng thường tự ý khấu trừ các khoản liên quan đến vận chuyển, chất lượng hoặc giá cả mà không gửi khiếu nại chính thức. Những khoản thanh toán thiếu này để lại các khoản mục nhỏ chưa tất toán trên sổ, vừa tốn thời gian xử lý vừa làm sai lệch báo cáo tài chính. Theo thời gian, các khoản nhỏ cộng dồn thành chênh lệch tài chính đáng kể, khó đối chiếu.

ProcessMind theo dõi chênh lệch giữa số tiền trên hóa đơn và số tiền nhận được, đồng thời đánh dấu từng khoản thanh toán thiếu ngay khi phát sinh. Bạn có thể xem tần suất khấu trừ ở các nhóm khách hàng khác nhau để xây dựng cách xử lý nhất quán và ngăn thất thoát doanh thu tái diễn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Dòng tiền phụ thuộc vào tốc độ thu tiền từ hóa đơn. Giảm số ngày thu tiền bán hàng giúp hạ chi phí vốn và tăng thanh khoản để đầu tư vào các ưu tiên chiến lược, đồng thời giúp toàn tổ chức linh hoạt hơn về tài chính. Thu hồi công nợ nhanh hơn cũng cải thiện đáng kể tình hình tài chính trên bảng cân đối kế toán.

ProcessMind theo dõi tuổi nợ của hóa đơn qua các bảng SAP S/4HANA để xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ. Khi xem được luồng từ lúc lập hóa đơn đến khi tất toán, bạn có thể nhận diện nhóm khách hàng thanh toán chậm và ưu tiên thu hồi công nợ ở những nơi tác động nhanh nhất đến dòng tiền.

Đối chiếu thủ công sao kê ngân hàng với các khoản mục chưa tất toán tốn nhiều công sức và dễ sai sót. Tăng tỷ lệ tự động hóa giúp đội ngũ tài chính tập trung xử lý các trường hợp ngoại lệ phức tạp thay vì nhập liệu thường xuyên, qua đó giảm chi phí xử lý mỗi hóa đơn.

Nền tảng của chúng tôi phân tích các mẫu đối chiếu trong bảng ACDOCA để tìm hiểu vì sao một số khoản thanh toán không được tất toán tự động. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh quy tắc tất toán trong SAP S/4HANA và tăng tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối bằng cách giải quyết nguyên nhân khiến nhân viên phải can thiệp.

Khiếu nại kéo dài làm vốn bị ứ đọng và có thể ảnh hưởng đến quan hệ khách hàng. Xử lý nhanh giúp sớm nhận được các khoản thanh toán hợp lệ và sửa lỗi nội bộ trước khi chúng ảnh hưởng đến đơn hàng sau này. Nhờ đó, mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên và doanh thu dễ dự đoán hơn.

ProcessMind lập bản đồ mọi điểm tương tác trong một vụ việc, từ lúc mở đến khi xử lý xong. Khi xác định được nguyên nhân chậm trễ như thiếu hồ sơ hoặc bàn giao nội bộ bị gián đoạn, bạn có thể tinh gọn quy trình điều tra và đặt mục tiêu rõ ràng về thời gian xử lý.

Việc nhắc khách thanh toán quá hạn không nhất quán khiến dòng tiền khó dự đoán và tạo ấn tượng không tốt với khách hàng. Chuẩn hóa chu kỳ nhắc nợ giúp mọi khách hàng nhận được lời nhắc đúng lúc, chuyên nghiệp, qua đó củng cố kỷ luật thanh toán và giảm nguy cơ nợ khó đòi.

Chúng tôi theo dõi các đợt nhắc nợ trên SAP S/4HANA để phát hiện bước bị bỏ qua hoặc thông báo gửi trễ. Nhờ đó, ban quản lý có thể đảm bảo chính sách được thực hiện và không bỏ sót hóa đơn quá hạn nào, tạo nên quy trình thu hồi công nợ kỷ luật và đáng tin cậy hơn.

Lập chứng từ ghi có để sửa lỗi hóa đơn làm tăng gánh nặng hành chính, gây nhầm lẫn cho khách hàng và chậm thanh toán. Giảm các trường hợp này giúp hóa đơn chính xác hơn, đồng thời hạn chế hao hụt lợi nhuận do phải sửa thủ công và xử lý lại hóa đơn.

Bằng cách phân tích các sự kiện trước khi lập chứng từ ghi có, ProcessMind xác định những sai sót hóa đơn mang tính hệ thống. Bạn có thể truy nguyên chúng về lỗi dữ liệu gốc hoặc lỗi định giá trong quy trình bán hàng đầu vào, từ đó xử lý tận gốc thay vì chỉ khắc phục biểu hiện.

Bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm đồng nghĩa với mất doanh thu và sử dụng vốn kém hiệu quả. Đảm bảo chiết khấu luôn được áp dụng và tận dụng giúp tình hình tài chính của tổ chức tốt hơn, đồng thời giảm chi phí ròng một cách rõ rệt.

Phân tích của chúng tôi chỉ ra những cơ hội bị bỏ lỡ do quy trình nội bộ xử lý chậm khiến khoản thanh toán không còn đủ điều kiện hưởng chiết khấu. ProcessMind giúp bạn tìm điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt của bộ phận công nợ phải thu, để khoản thanh toán được tất toán trong thời hạn chiết khấu và bộ phận tài chính đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận.

Điều khoản đã thỏa thuận khác với thiết lập thực tế trên hệ thống sẽ gây nhầm lẫn và thất thoát tài chính. Chuẩn hóa điều khoản thanh toán giúp khách hàng ở các đơn vị kinh doanh khác nhau được đối xử công bằng, đồng thời giúp bộ phận ngân quỹ dự báo dòng tiền chính xác hơn.

ProcessMind so sánh điều khoản thanh toán trong dữ liệu gốc với ngày tất toán thực tế được ghi nhận trong BSEG. Qua đó, bạn có thể phát hiện sai lệch chưa được phê duyệt hoặc thay đổi thủ công, rồi thống nhất điều khoản trên toàn hệ thống SAP S/4HANA và tăng cường kiểm soát tài chính.

Các khoản thanh toán một phần thường xuyên khiến việc đối chiếu phức tạp hơn và làm tăng đáng kể khối lượng công việc của nhân viên. Giảm can thiệp thủ công trong những trường hợp này giúp tất toán các khoản mục chưa xử lý nhanh hơn và giảm công việc hành chính khi quản lý khoản thanh toán chia nhỏ.

Chúng tôi phân tích vòng đời của hóa đơn được thanh toán một phần để tìm các mẫu lặp lại và hành vi cụ thể của khách hàng. ProcessMind xác định trường hợp nào có thể xử lý bằng quy tắc tự động, giảm nhu cầu điều chỉnh thủ công để nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.

Khóa sổ cuối tháng chậm khiến báo cáo tài chính bị trì hoãn và ban lãnh đạo không thể đưa ra quyết định chiến lược đúng lúc. Tinh gọn quy trình từ lúc nhận sao kê ngân hàng đến khi đối chiếu xong giúp khóa sổ nhanh hơn và đảm bảo dữ liệu chính xác hơn.

ProcessMind xác định những hoạt động cụ thể kéo dài quy trình khóa sổ trên SAP S/4HANA. Khi tìm ra điểm nghẽn trong khâu đối chiếu và dữ liệu đến muộn trong bảng ACDOCA, bạn có thể tối ưu quy trình làm việc để kịp thời hạn báo cáo gấp và giảm áp lực cho đội ngũ tài chính.

Các khoản khấu trừ và thanh toán thiếu chưa được xử lý làm bảng cân đối kế toán thêm phức tạp, đồng thời có thể che khuất vấn đề về giá cả hoặc giao hàng. Xử lý sớm giúp giải quyết nguyên nhân ngay lập tức và thu hồi các khoản tiền có thể thu trước khi khoản nợ trở nên quá cũ, khó truy tìm.

Nền tảng của chúng tôi theo dõi thời gian từ lúc nhận thông báo thanh toán thiếu đến khi xử lý xong trên hệ thống. Bằng cách trực quan hóa quy trình điều tra, ProcessMind giúp bạn giảm trở ngại giữa các phòng ban và đảm bảo khoản khấu trừ được thu hồi hoặc xóa sổ hợp lệ theo chính sách công ty.

Cải thiện công nợ phải thu trên SAP S/4HANA

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Dùng mẫu Excel tiêu chuẩn đã được cấu hình sẵn cho các bảng SAP S/4HANA như ACDOCA và BSEG để đảm bảo dữ liệu tương thích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Bắt đầu với định dạng có cấu trúc giúp thu thập đầy đủ các trường tài chính cần thiết và giảm lỗi trong giai đoạn ánh xạ dữ liệu.

Kết quả dự kiến

Mẫu dữ liệu có thể dùng ngay, được thiết kế cho phân tích công nợ phải thu.

THÔNG TIN QUY TRÌNH CỦA BẠN

Tìm mọi điểm vướng trong vòng đời khoản phải thu

Theo dõi rõ từng chu kỳ hóa đơn trong SAP S/4HANA để biết chính xác khoản thanh toán bị chậm ở đâu. Bạn có thể phát hiện các khoản chậm trễ tiềm ẩn trong dữ liệu ACDOCA đang ảnh hưởng đến thanh khoản và DSO.

Tự động sơ đồ hóa toàn bộ chu kỳ thu hồi công nợ
Xác định các thao tác thủ công gây chậm trễ
So sánh hiệu quả hóa đơn giữa các khu vực
Theo dõi tác động theo thời gian thực đến số ngày thu tiền bình quân

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện hiệu quả công nợ phải thu

Các tổ chức ứng dụng process mining trên SAP S/4HANA thường cải thiện đáng kể dòng tiền và hiệu quả vận hành nhờ xác định điểm nghẽn ở cấp hóa đơn.

0 %

Giảm số ngày thu tiền bán hàng

Cải thiện vốn lưu động

Rút ngắn thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi tất toán để giải phóng dòng tiền cho các khoản tái đầu tư chiến lược.

0 %

Tự động ghi nhận khoản thu

Tăng tỷ lệ đối chiếu thành công

Nâng cao hiệu quả bằng cách tự động hóa quy trình đối chiếu sao kê ngân hàng với hóa đơn chưa tất toán trong SAP.

0 %

Xử lý khiếu nại nhanh hơn

Rút ngắn chu kỳ xử lý

Rút ngắn thời gian từ lúc mở vụ việc khiếu nại đến khi xử lý xong bằng cách tinh gọn quy trình phê duyệt nội bộ.

0 %

Tuân thủ đầy đủ quy trình nhắc nợ

Tuân thủ chính sách thu hồi công nợ

Chuẩn hóa quy trình nhắc thanh toán để mọi hóa đơn quá hạn đều được nhắc đúng thời điểm.

0 %

Giảm lỗi lập hóa đơn

Giảm chứng từ ghi có điều chỉnh

Giảm tỷ lệ sửa lỗi thủ công bằng cách xác định và xử lý nguyên nhân gốc ngay từ khâu lập hóa đơn ban đầu.

0 days

Rút ngắn thời gian khóa sổ tài chính

Giảm thời gian đối chiếu

Rút ngắn thời gian đối chiếu sao kê ngân hàng để hoàn tất báo cáo tài chính cuối tháng nhanh hơn.

Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua các đợt triển khai. Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu.

Dữ liệu nên dùng

Trước tiên, hãy chọn các hoạt động và thuộc tính chính ảnh hưởng đến hiệu quả quy trình.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của hóa đơn hoặc chứng từ kế toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa chính để dựng lại luồng quy trình đầu cuối cho từng giao dịch.

Sự kiện hoặc thao tác cụ thể diễn ra trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để lập sơ đồ luồng quy trình và xác định thứ tự các sự kiện.

Dấu thời gian ghi nhận lúc hoạt động diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian chính xác rất quan trọng để tính DSO và xác định điểm nghẽn.

Pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh sở hữu hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để lọc và so sánh hiệu quả giữa các pháp nhân.

Mã định danh duy nhất của tài khoản khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép đi sâu xuống một cấp để xem hiệu quả của từng tài khoản khách hàng.

Giá trị hóa đơn hoặc khoản thanh toán theo đơn vị tiền tệ của mã công ty.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích tác động tài chính và ưu tiên thu hồi các khoản giá trị lớn.

ID của người dùng thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để xác định mức độ tự động hóa và năng suất của người dùng.

Phân loại chứng từ kế toán, chẳng hạn như hóa đơn, khoản thanh toán hoặc giấy báo có.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại dữ liệu thành hóa đơn, khoản thanh toán và khoản điều chỉnh.

Mã thể hiện các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận.

Vì sao điều này quan trọng

Cơ sở để tính ngày đến hạn và xác định khoản thanh toán có đủ điều kiện hưởng chiết khấu hay không.

Ngày hóa đơn phải được thanh toán, tính theo điều khoản đã thỏa thuận.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc tham chiếu để xác định khoản thanh toán có trễ hạn hay không.

Ngày hóa đơn được tất toán hoặc thanh toán xong.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định thời điểm hoàn tất chu kỳ thu hồi công nợ.

Cờ cho biết hoạt động có do người dùng hệ thống thực hiện hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số để đo lường mức độ chuyển đổi số và hiệu quả tự động hóa.

Khoảng thời gian từ lúc ghi sổ hóa đơn đến khi tất toán.

Vì sao điều này quan trọng

KPI chính của quy trình phải thu dành cho lãnh đạo.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Tạo chứng từ hóa đơn khách hàng ban đầu trong hệ thống tài chính. Thời điểm được ghi nhận từ dấu thời gian tạo phần đầu chứng từ.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình công nợ phải thu và tính tuổi nợ. Đây là dữ liệu cần thiết để tính số ngày thu tiền bán hàng (DSO).

Thao tác tạo thông điệp đầu ra (email, bản in, EDI) để gửi hóa đơn cho khách hàng. Qua đó xác nhận khách hàng đã chính thức nhận được yêu cầu thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Khoảng trễ giữa lúc tạo và gửi hóa đơn ảnh hưởng đến thời hạn thanh toán thực tế của khách hàng. Theo dõi bước này giúp đảm bảo hóa đơn không bị mắc lại trong khâu xử lý nội bộ.

Tạo thông báo nhắc nợ hoặc thư nhắc thanh toán cho hóa đơn quá hạn. Bước này theo dõi nỗ lực thu hồi công nợ của tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số KPI quan trọng để đo tỷ lệ tuân thủ quy trình nhắc nợ. Chỉ số này xác minh chiến lược thu hồi công nợ có được thực hiện theo chính sách hay không.

Nhận được khoản thanh toán chưa đủ số tiền trên hóa đơn, khiến tài khoản còn lại một khoản mục chưa tất toán.

Vì sao điều này quan trọng

Ảnh hưởng đến chu kỳ xử lý thanh toán thiếu. Thanh toán một phần thường xuyên làm tăng độ phức tạp và công sức đối chiếu thủ công.

Nhận được khoản tiền đủ để thanh toán toàn bộ số dư hóa đơn. Đây thường là thời điểm khách hàng hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định ngày thanh toán thực tế so với ngày đến hạn. Đây là dữ liệu quan trọng để phân tích sai lệch điều khoản thanh toán và hành vi khách hàng.

Bước kế toán kỹ thuật ghép khoản mục chưa tất toán với khoản thanh toán hoặc khoản ghi có, rồi đổi trạng thái thành Cleared.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm kết thúc chính thức của một trường hợp quy trình trên hệ thống. Dữ liệu này cần thiết để tính chỉ số DSO cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

process mining mang lại lợi ích cụ thể nào cho công nợ phải thu trên SAP S/4HANA?

Công cụ cung cấp cái nhìn xuyên suốt vòng đời hóa đơn bằng cách kết nối dữ liệu từ các phân hệ lập hóa đơn và kế toán. Nhờ đó, các nhóm có thể xem luồng thực tế của từng giao dịch, xác định chính xác điểm nghẽn và lý do một số khoản thanh toán bị chậm.

Làm thế nào để trích xuất dữ liệu cần thiết từ hệ thống SAP S/4HANA?

Thông thường, việc trích xuất kết nối với các bảng tài chính tiêu chuẩn như BKPF và BSEG qua các bộ kết nối dựng sẵn. Quy trình dùng số hóa đơn làm mã định danh hồ sơ để liên kết mọi hoạt động liên quan, như kiểm tra tín dụng, các đợt nhắc nợ và tất toán cuối cùng, thành một luồng quy trình duy nhất.

process mining có giúp giảm số ngày thu tiền bán hàng không?

Có. Công cụ giúp tìm ra nguyên nhân gốc gây chậm thanh toán, chẳng hạn chu kỳ xử lý khiếu nại kéo dài hoặc áp dụng điều khoản thanh toán không nhất quán. Tổ chức có thể dựa vào thông tin này để tinh gọn quy trình thu hồi công nợ và có thể giảm DSO từ 15% trở lên thông qua cải tiến quy trình có mục tiêu.

Sau khi triển khai, mất bao lâu để thấy kết quả đầu tiên?

Hầu hết tổ chức có thể xem sơ đồ quy trình ban đầu trong vòng bốn đến sáu tuần sau khi thiết lập kết nối dữ liệu. Nhờ vậy, lãnh đạo bộ phận tài chính có thể nhanh chóng xác định lĩnh vực có tác động lớn, như chiết khấu thanh toán sớm ít được tận dụng hoặc việc đối chiếu thanh toán thường xuyên phải can thiệp thủ công.

Công cụ này có yêu cầu thay đổi cấu hình SAP hiện tại không?

Process mining là lớp phân tích không can thiệp, đọc dữ liệu hiện có mà không sửa đổi cấu hình SAP S/4HANA bên dưới. Phân tích có thể đề xuất cải tiến quy trình làm việc hoặc dữ liệu gốc, nhưng bản thân công cụ hoạt động độc lập với quy trình xử lý giao dịch cốt lõi của bạn.

Hệ thống xử lý các tình huống phức tạp như thanh toán một phần hoặc khấu trừ ra sao?

Phần mềm theo dõi mọi chứng từ tài chính liên kết với hóa đơn gốc, nên các khoản thanh toán một phần và thanh toán thiếu hiện rõ thành từng bước trong quy trình. Nhờ đó, các nhóm hiểu được khối lượng công việc thủ công cần thiết để xử lý ngoại lệ và tìm cách tự động hóa việc đối chiếu.

Cần những bảng SAP cụ thể nào để phân tích công nợ phải thu đầy đủ?

Phân tích dựa trên một số bảng chính, gồm VBRK chứa thông tin lập hóa đơn và BSAD hoặc BSID chứa các khoản mục kế toán đã tất toán hoặc còn mở. Để có cái nhìn đầy đủ, chúng tôi cũng lấy dữ liệu khách hàng từ KNA1 và dữ liệu CDHDR để theo dõi các thay đổi đối với chứng từ trong suốt vòng đời.

Chúng tôi có thể theo dõi việc tuân thủ chính sách nhắc nợ và tín dụng không?

Process mining tự động so sánh hoạt động kinh doanh thực tế với các chính sách đã thiết lập của công ty. Công cụ đánh dấu mọi trường hợp bỏ qua cấp độ nhắc nợ hoặc vượt hạn mức tín dụng, giúp đảm bảo tuân thủ 100% và dòng tiền dễ dự đoán hơn.

Cải thiện khoản phải thu trong SAP S/4HANA, tăng dòng tiền

Cùng các doanh nghiệp giảm DSO từ 15 đến 20 ngày bằng công cụ của chúng tôi

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.