Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement

Dieses Ziel besteht darin, die Gesamtzeit bis zur Genehmigung einer Spesenabrechnung deutlich zu verkürzen, von der Einreichung bis zur abschließenden Freigabe durch Management und Finanzabteilung. Schnellere Genehmigungszyklen in Coupa Expenses führen zu zügigeren Erstattungen, steigern unmittelbar die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verringern die Zahl der Anfragen an die Finanzteams. Zudem verbessern sie das Cashflow-Management der Organisation.
ProcessMind analysiert den tatsächlichen Prozessablauf jeder Spesenabrechnung und identifiziert Aktivitäten oder Rollen, die als Engpässe wirken. Die Lösung visualisiert alle Genehmigungspfade, zeigt Verzögerungen und quantifiziert deren Auswirkungen. Sie können Führungskräfte mit langen Genehmigungszeiten erkennen, unnötige Genehmigungsschritte aufdecken und Was-wäre-wenn-Szenarien simulieren, um den Workflow zu optimieren. Eine Verringerung der durchschnittlichen Genehmigungszeit um 30 bis 50 % ist ein häufiges Ergebnis.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, wie häufig Spesenabrechnungen in Coupa Expenses zur Überarbeitung zurückgesendet oder endgültig abgelehnt werden. Eine niedrigere Ablehnungsquote steht für qualitativ bessere Einreichungen, weniger Nacharbeit für Mitarbeitende und Genehmigende sowie einen reibungsloseren Gesamtprozess. Das steigert die operative Effizienz unmittelbar und senkt die Bearbeitungskosten pro Abrechnung.
ProcessMind identifiziert durch die Analyse historischer Daten häufige Ablehnungsgründe, etwa fehlende Belege, Richtlinienverstöße oder falsche Kontierung. Die Lösung erkennt Muster, die zu Ablehnungen führen, hebt Mitarbeitende oder Abteilungen mit hohen Ablehnungsquoten hervor und schlägt vorbeugende Maßnahmen vor, beispielsweise bessere Prüfungen vor der Einreichung oder eine klarere Kommunikation der Richtlinien, um die Genehmigungsquote im ersten Durchlauf zu erhöhen.

Dieses Ziel bedeutet, dass alle Spesenabrechnungen die Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen strikt einhalten. Unentdeckte Richtlinienverstöße können finanzielle Risiken und Probleme bei Prüfungen verursachen sowie zu uneinheitlichem Ausgabeverhalten führen. Eine stärkere Compliance in Coupa Expenses verbessert die Kostenkontrolle und wahrt die Integrität der Finanzdaten.
ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von definierten Richtlinien, indem die tatsächliche Prozessausführung mit idealen, Compliance-konformen Pfaden verglichen wird. Die Lösung hebt konkrete Verstöße hervor, quantifiziert deren Auswirkungen und identifiziert systemische Ursachen, die nicht konformes Verhalten ermöglichen. So können Organisationen gezielte Schulungen umsetzen, Richtlinien anpassen und Prüfungen vor der Genehmigung verbessern, um künftige Verstöße frühzeitig zu verhindern.

Dieses Ziel besteht darin, die Zeit bis zur Erstattung an Mitarbeitende nach der Genehmigung einer Spesenabrechnung deutlich zu verkürzen. Langsame und uneinheitliche Erstattungen können die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigen und zu mehr administrativen Anfragen führen. Eine Verbesserung dieses Prozesses in Coupa Expenses steigert die Customer Experience und verringert die finanzielle Belastung einzelner Mitarbeitender.
ProcessMind bildet den gesamten Erstattungs-Subprozess ab, von der abschließenden Genehmigung bis zur Zahlungsabwicklung. Die Lösung identifiziert Verzögerungen nach der Genehmigung, etwa durch manuelle Bearbeitung, Zeitfenster für Sammelverarbeitungen oder Integrationsprobleme mit Zahlungssystemen. Auf Basis dieser Engpässe können Organisationen Zahlungspläne vereinfachen, Übergaben automatisieren und eine einheitliche, schnellere Erstattung sicherstellen.

Dieses Ziel besteht darin, den manuellen Aufwand für Mitarbeitende und Genehmigende zu verringern, die Spesenabrechnungen aufgrund von Fehlern oder fehlenden Angaben erneut bearbeiten, korrigieren oder überarbeiten müssen. Ein hohes Maß an manueller Nacharbeit in Coupa Expenses führt zu Zeitverlusten, höheren Betriebskosten und Verzögerungen im gesamten Spesenmanagementprozess.
ProcessMind quantifiziert die Nacharbeit in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus einer Spesenabrechnung. Die Lösung identifiziert Ursachen wie häufige Rücksendungen wegen fehlender Informationen oder falscher Kontierung und zeigt Aktivitäten oder Rollen mit dem größten Anteil an dieser Nacharbeit. Auf dieser Grundlage können Organisationen Prozessverbesserungen wie ausführlichere Einreichungsrichtlinien oder automatisierte Validierungsregeln umsetzen und den manuellen Aufwand deutlich reduzieren.

Dieses Ziel bedeutet, jeden Schritt einer Spesenabrechnung von der Erstellung bis zur endgültigen Buchung umfassend und in Echtzeit zu verstehen. Geringe Transparenz in Coupa Expenses führt zu verborgenen Engpässen, verzögerter Problemlösung und fehlenden Grundlagen für datengetriebene Entscheidungen zur Prozessoptimierung.
ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch den vollständigen End-to-End-Prozessablauf aller Spesenabrechnungen. Dabei werden sämtliche tatsächlichen Varianten und Abweichungen vom vorgesehenen Pfad sichtbar. Die Lösung bietet einen klaren Überblick über Aktivitäten, Übergaben und Durchlaufzeiten. So können Beteiligte Ineffizienzen erkennen, das tatsächliche Prozessverhalten verstehen und die Leistung kontinuierlich überwachen. Diese umfassende Sicht ist entscheidend für eine proaktive Problemlösung.