Verbessern Sie Ihr Ausgabenmanagement

Ziel ist es, die Zeit von der Einreichung einer Spesenabrechnung bis zur abschließenden Freigabe durch Führungskraft und Finanzabteilung deutlich zu verkürzen. Kürzere Freigabezyklen in Coupa Expenses beschleunigen die Erstattung. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verringert Rückfragen an die Finanzabteilung. Außerdem lässt sich so der Cashflow der Organisation besser steuern.
ProcessMind analysiert den tatsächlichen Ablauf jeder Spesenabrechnung und zeigt, welche Aktivitäten oder Rollen Engpässe verursachen. Die Visualisierung aller Freigabepfade macht Verzögerungen und deren Auswirkungen sichtbar. Sie können Führungskräfte mit langen Freigabezeiten ermitteln, unnötige Freigabeschritte aufdecken und Was-wäre-wenn-Szenarien simulieren, um den Workflow zu optimieren. Eine Verkürzung der durchschnittlichen Freigabezeit um 30 bis 50 % ist ein häufiges Ergebnis.

Ziel ist es, die Zahl der Spesenabrechnungen zu verringern, die in Coupa Expenses zur Überarbeitung zurückgesendet oder endgültig abgelehnt werden. Eine niedrigere Ablehnungsquote steht für vollständigere und qualitativ bessere Einreichungen, weniger Nacharbeit für Mitarbeitende und Freigebende sowie einen reibungsloseren Gesamtprozess. Das steigert die betriebliche Effizienz und senkt die Bearbeitungskosten pro Abrechnung.
ProcessMind analysiert historische Daten und ermittelt häufige Ablehnungsgründe wie fehlende Belege, Verstöße gegen Richtlinien oder falsche Kontierungen. Die Lösung zeigt Muster auf, die zu Ablehnungen führen, und macht Mitarbeitende oder Abteilungen mit hohen Ablehnungsquoten sichtbar. Auf dieser Grundlage lassen sich vorbeugende Maßnahmen ergreifen, etwa bessere Prüfungen vor der Einreichung oder klarere Informationen zu Richtlinien, um die Freigabe beim ersten Durchlauf zu verbessern.

Dieses Ziel ist erreicht, wenn alle Spesenabrechnungen die Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen konsequent erfüllen. Unentdeckte Richtlinienverstöße können finanzielle Risiken und Probleme bei Audits verursachen sowie zu uneinheitlichem Ausgabeverhalten führen. Eine bessere Compliance in Coupa Expenses verbessert die Kostenkontrolle und schützt die Integrität der Finanzdaten.
ProcessMind vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit den vorgesehenen regelkonformen Abläufen und erkennt automatisch Abweichungen von festgelegten Richtlinien. Die Lösung zeigt konkrete Verstöße und deren Auswirkungen auf und macht systemische Ursachen für nicht regelkonformes Verhalten sichtbar. So können Organisationen gezielte Schulungen anbieten, Richtlinien anpassen und Prüfungen vor der Freigabe verbessern, um künftige Verstöße zu verhindern.

Ziel ist es, die Zeit zwischen der Freigabe einer Spesenabrechnung und dem Eingang der Erstattung bei den Mitarbeitenden deutlich zu verkürzen. Langsame und uneinheitliche Erstattungen können die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigen und zu mehr Rückfragen an die Verwaltung führen. Verbesserungen in Coupa Expenses stärken die Customer Experience und verringern die finanzielle Belastung der Mitarbeitenden.
ProcessMind bildet den gesamten Erstattungs-Teilprozess ab, von der abschließenden Freigabe bis zur Ausführung der Zahlung. Die Lösung zeigt Verzögerungen nach der Freigabe auf, etwa durch manuelle Bearbeitung, feste Zeitfenster für Sammelzahlungen oder Probleme bei der Integration mit Zahlungssystemen. Anhand dieser Engpässe können Organisationen die Zahlungsplanung verbessern, Übergaben automatisieren und für eine einheitlichere und schnellere Erstattung sorgen.

Ziel ist es, den Aufwand für Mitarbeitende und Freigebende zu verringern, die Spesenabrechnungen wegen Fehlern oder fehlender Angaben manuell erneut bearbeiten oder korrigieren müssen. Viel manuelle Nacharbeit in Coupa Expenses kostet Zeit, erhöht die Betriebskosten und verzögert den gesamten Spesenmanagementprozess.
ProcessMind ermittelt den Umfang der Nacharbeit in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus einer Spesenabrechnung. Die Lösung zeigt Ursachen wie häufige Rücksendungen wegen fehlender Angaben oder falscher Kontierungen auf und macht Aktivitäten und Rollen sichtbar, die besonders viel Nacharbeit verursachen. Mit diesem Wissen können Organisationen den Prozess verbessern, etwa durch klarere Einreichungsrichtlinien oder automatische Validierungsregeln, und so den manuellen Aufwand deutlich senken.

Dieses Ziel bedeutet, jeden Schritt einer Spesenabrechnung von der Erstellung bis zur abschließenden Buchung umfassend und in Echtzeit nachvollziehen zu können. Fehlende Transparenz in Coupa Expenses führt zu verborgenen Engpässen, verzögerter Problemlösung und erschwert datengetriebene Entscheidungen zur Prozessoptimierung.
ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch den vollständigen Ablauf aller Spesenabrechnungen. Dabei werden alle tatsächlichen Varianten und Abweichungen vom vorgesehenen Prozess sichtbar. Eine klare Übersicht über Aktivitäten, Übergaben und Durchlaufzeiten hilft den Beteiligten, Ineffizienzen zu erkennen, den tatsächlichen Prozessablauf zu verstehen und die Leistung kontinuierlich zu verfolgen. Diese umfassende Sicht ist eine wichtige Grundlage, um Probleme frühzeitig zu lösen.