Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

L'événement de facturation sert d'identifiant principal du dossier et relie toutes les activités, de la saisie des frais à la clôture du compte, pour une prestation facturable donnée. Il représente l'ensemble du cycle de vie d'une demande ou d'une facture patient.

Dans le Process Mining, l'analyse du parcours de chaque événement de facturation offre une vue complète du cycle de revenus. Elle permet d'identifier les chemins de processus fréquents, les écarts et les goulots d'étranglement qui affectent les demandes individuelles. Ce niveau de granularité est essentiel pour comprendre la performance du processus et cibler les domaines à améliorer, notamment les retards dans la soumission des demandes ou la comptabilisation des paiements.

Il s'agit du Case ID essentiel qui relie toutes les activités associées au cycle de revenus et permet de retracer le processus de bout en bout pour chaque élément facturable.

Il s'agit généralement de la clé primaire de la table principale des transactions de facturation ou de demandes dans Waystar. Consultez la documentation Waystar pour connaître le nom précis de la table et du champ.

L'horodatage de l'événement enregistre le moment exact où une activité s'est produite. Cet horodatage est essentiel pour classer les événements dans l'ordre chronologique et calculer les durées entre les différentes étapes du processus.

Dans l'analyse des processus, les horodatages servent à calculer des indicateurs clés tels que les délais de cycle, les temps d'attente et les temps de traitement. Par exemple, l'écart entre l'horodatage de « Claim Submitted » et celui de « Payment Posted » détermine le délai global du cycle de paiement. Des horodatages exacts sont indispensables à l'analyse des goulots d'étranglement et au suivi de la performance.

Les horodatages sont nécessaires pour ordonner les événements, calculer les délais de cycle et analyser la performance du processus. Ils constituent la base temporelle de l'analyse.

Il s'agit d'un champ standard associé à presque tous les enregistrements de transaction ou de changement de statut dans Waystar, souvent nommé « Creation Date », « Transaction Date » ou de manière similaire.

Cet attribut décrit les activités individuelles qui composent le processus du cycle de revenus de bout en bout. Chaque valeur représente une étape, un jalon ou une tâche distincte exécutée pour un événement de facturation, comme créer une demande, recevoir un refus ou comptabiliser un paiement.

L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités constitue le fondement du Process Mining. Elle permet de visualiser la carte du processus, d'identifier les boucles de reprise, par exemple « Claim Denied » suivi de « Claim Corrected », et de mesurer les délais de transition entre les étapes. Cette analyse est essentielle pour comprendre l'efficacité et la conformité du processus.

Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus, ce qui est fondamental pour visualiser et analyser le flux de travail du cycle de revenus.

Généré à partir des journaux d'événements, des enregistrements de changement de statut ou des types de transaction dans les modules de demandes et de facturation de Waystar.

Cet attribut fournit l'horodatage de la dernière extraction des données depuis le système source. Il ne correspond pas au moment où l'événement métier s'est produit, mais à celui où l'enregistrement a été extrait pour analyse.

Cette information est essentielle à la gouvernance des données et à l'évaluation de leur fraîcheur dans l'analyse de Process Mining. Elle permet de savoir si les informations consultées sont à jour et joue un rôle important dans la gestion des chargements incrémentiels.

Garantit la transparence des données en indiquant la fraîcheur du jeu de données, indispensable à la production de rapports et d'analyses exacts et à jour.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté à chaque ligne par le processus ETL (Extract, Transform, Load) lors de l'ingestion des données.

Cet attribut identifie le système source qui a généré les données de l'événement. Dans un environnement informatique complexe, les événements du cycle de revenus peuvent provenir de différents modules de Waystar, voire de systèmes externes intégrés, comme un Electronic Health Record (EHR).

La connaissance du système source est importante pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre les variations du processus pouvant être liées au comportement de différents systèmes. Elle permet d'attribuer les problèmes de processus à l'application ou à l'interface concernée.

Identifie l'origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données, l'assurance qualité et la compréhension des variations du processus entre les différents systèmes.

Il s'agit souvent d'une valeur statique (« Waystar ») ajoutée lors de l'extraction des données, ou dérivée de modules ou de tables spécifiques du système.

Lorsqu'un payeur refuse une demande, il fournit un code de motif expliquant le rejet. Ces codes peuvent signaler des informations manquantes, des prestations non couvertes ou des erreurs de codage. Cet attribut enregistre le code concerné.

L'analyse des codes de motif de refus est fondamentale pour améliorer le cycle de revenus. Elle permet d'identifier les causes profondes des refus, comme des erreurs fréquentes dans un service donné ou des problèmes liés aux exigences d'un payeur particulier. Ces données alimentent directement le Dashboard « Taux et motifs de refus des demandes » et sont essentielles pour prévenir les refus futurs et améliorer le taux de règlement au premier passage.

Cet attribut est essentiel à l'analyse des causes profondes des refus de demandes. Il permet de cibler les mesures visant à réduire les pertes de revenus et les reprises.

Renseigné dans l'enregistrement de la demande lorsqu'un événement de refus survient. Ces informations sont reçues du payeur dans l'avis de règlement.

Le montant facturé représente le montant brut des prestations fournies au patient, avant l'application des ajustements, remises contractuelles ou paiements. Il s'agit de la valeur initiale de la demande soumise au payeur.

Cet attribut est essentiel à l'analyse financière et à la compréhension des montants qui circulent dans le processus. Il permet de segmenter l'analyse par valeur de demande, d'identifier les tendances de facturation selon les prestations et de calculer l'impact financier global des inefficacités, comme les refus ou les retards de paiement. Il constitue un indicateur de base pour la plupart des Dashboards financiers.

Représente la valeur totale d'une demande et permet d'analyser l'impact financier des retards de processus, des refus et des ajustements.

Champ financier standard de l'écran de demande ou de saisie des frais dans Waystar.

Cet attribut identifie le payeur concerné, par exemple une compagnie d'assurance, un programme public comme Medicare ou une autre entité responsable de l'adjudication et du règlement de la demande. Chaque payeur peut appliquer des exigences de soumission, des calendriers de paiement et des profils de refus différents.

L'analyse du processus par nom du payeur est essentielle pour identifier ceux dont les cycles de paiement sont les plus longs, les taux de refus les plus élevés ou les processus les plus complexes. L'organisation peut ainsi adapter ses stratégies, prioriser les relances auprès des payeurs problématiques et négocier de meilleurs contrats.

La segmentation du processus par payeur est essentielle pour identifier les goulots d'étranglement, les motifs de refus et les retards de paiement propres à chaque payeur.

Présent dans les informations de la demande ou de la facturation, et associé aux données d'assurance du patient dans Waystar.

Le solde restant dû représente le montant actuel des comptes clients pour un événement de facturation donné. Il est calculé en soustrayant du montant facturé les paiements et ajustements appliqués à ce jour.

Il s'agit d'un indicateur financier important pour gérer la trésorerie et les comptes clients. Il constitue l'attribut principal du Dashboard « Soldes restants et ancienneté », qui permet de suivre le total des créances, d'identifier les comptes présentant les soldes les plus élevés et de prioriser les démarches de recouvrement. Le suivi de cette valeur dans le temps montre l'efficacité du processus de recouvrement.

Mesure directement les comptes clients, ce qui est essentiel pour gérer la trésorerie, prioriser le recouvrement et évaluer la santé financière.

Il s'agit généralement d'un champ calculé dans les modules de reporting de Waystar (montant facturé - montant réglé - ajustements). Il peut être nécessaire de le calculer lors de l'extraction des données si aucun champ direct n'est disponible.

Le statut de la demande fournit une vue instantanée de la position d'un événement de facturation donné dans le cycle de revenus. Il indique le dernier jalon atteint, par exemple si la demande a été envoyée, si elle est examinée par le payeur, si elle a été réglée ou si elle a été rejetée.

Cet attribut est essentiel au reporting financier et à la gestion opérationnelle. Dans le Process Mining, il permet de comprendre l'état actuel de tous les dossiers ouverts et d'analyser le temps passé dans certains statuts, comme « Pending Payer Adjudication ». Il alimente directement le Dashboard « Soldes restants et ancienneté ».

Fournit une vue de l'état actuel de toutes les demandes en cours, ce qui permet d'analyser les goulots d'étranglement et de prioriser le travail.

Champ standard de l'enregistrement de la demande ou de la facturation dans Waystar, mis à jour au fur et à mesure de l'avancement de la demande.

Le type de prestation classe la nature du service facturable fourni au patient. Les différents types de prestations sont souvent associés à des codes de facturation, des taux de remboursement et des niveaux de complexité distincts.

Cet attribut permet d'analyser finement le cycle de revenus en fonction du service clinique ou de la ligne de services. Il aide à répondre à des questions telles que : « Quelles lignes de services connaissent les retards de facturation les plus importants ? » ou « Les taux de refus sont-ils plus élevés pour les interventions chirurgicales que pour les consultations ? » Cette analyse est essentielle pour évaluer la performance des services et cibler les améliorations.

Permet d'analyser la performance du processus par service clinique ou ligne de services, et de mettre en évidence les écarts d'efficacité et de rentabilité.

Généralement dérivé des codes d'actes (CPT/HCPCS) ou associé au service qui a fourni la prestation dans Waystar.

La catégorie du patient définit le type d'épisode de soins, qui détermine souvent les règles de facturation et les taux de remboursement. Les catégories courantes comprennent Inpatient, Outpatient et Emergency.

L'analyse du cycle de revenus par catégorie de patient peut révéler des différences importantes dans le processus. Par exemple, les demandes liées aux patients hospitalisés sont souvent plus complexes et présentent des cycles de paiement plus longs que celles des patients ambulatoires. Cette segmentation est importante pour fixer des objectifs de performance réalistes et adapter les initiatives d'amélioration aux besoins de chaque catégorie.

Permet de segmenter le processus selon la complexité de l'épisode de soins, par exemple hospitalisation ou soins ambulatoires, souvent corrélée à des règles de facturation et des délais de cycle différents.

Champ standard des données d'inscription du patient ou de l'épisode de soins dans Waystar ou dans l'EHR source.

Lorsqu'un solde de compte est modifié pour une raison autre qu'un paiement, par exemple une remise contractuelle ou un passage en perte, un code du motif d'ajustement sert à documenter la raison. Cet attribut enregistre ce code.

L'analyse de ces codes est essentielle au Dashboard « Taux et impact des ajustements de compte ». Elle permet d'identifier les causes profondes des pertes de revenus, comme des ajustements contractuels fréquents avec certains payeurs ou des passages en perte dus à des erreurs de facturation. Comprendre ces motifs est la première étape pour réduire les pertes de revenus évitables.

Explique pourquoi les revenus ont été ajustés ou passés en perte, et fournit des analyses importantes sur les pertes de revenus et la performance des contrats avec les payeurs.

Associé aux transactions d'ajustement dans le module de comptabilisation des paiements ou des comptes clients de Waystar.

La date d'échéance du paiement est fixée par le prestataire ou définie par les contrats avec les payeurs. Elle sert de référence pour mesurer la ponctualité des paiements.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Soldes restants et ancienneté ». Il sert à calculer l'ancienneté des créances et à les répartir dans des tranches telles que « 0 à 30 jours », « 31 à 60 jours », etc. Cette analyse de l'ancienneté est une pratique financière courante pour gérer les comptes clients et prioriser le recouvrement des comptes en retard.

Fournit la base de calcul de l'ancienneté des comptes clients, essentielle à la gestion du recouvrement et à l'évaluation de la ponctualité des flux de trésorerie.

Peut être trouvé dans l'enregistrement de la facture ou de la demande. Il peut être calculé à partir de la date de facture et des conditions de paiement.

Cette métrique, également appelée « charge lag », mesure l’efficacité du processus de facturation en amont. Elle correspond à la différence de temps entre l’événement « Service Provided/Completed » et l’événement « Charges Captured » ou « Claim Created ».

Cet attribut alimente directement le Dashboard « Service To Invoice Cycle Time ». Les retards à cette étape du processus, appelés « charge lag », repoussent le début du cycle de paiement et retardent les encaissements. Leur suivi permet de s’assurer que tous les services sont facturés rapidement et avec exactitude, afin d’éviter les pertes de revenus et d’accélérer l’ensemble du cycle de revenus.

Mesure l’efficacité de la facturation en amont. La réduction de ce « charge lag » est essentielle pour accélérer l’ensemble du cycle de revenus et éviter les frais non facturés.

Calculé lors de la transformation des données, en soustrayant l’horodatage de l’événement de service de celui de la saisie des frais ou de la création de la demande de remboursement.

Cet attribut est l'identifiant unique du patient associé à l'événement de facturation. Il relie la transaction financière à la personne ayant reçu les soins.

Alors que l'événement de facturation constitue le dossier, l'identifiant du patient permet une analyse centrée sur le patient. Il peut servir à identifier les patients récurrents, à comprendre leur parcours financier de bout en bout sur plusieurs visites et à déterminer si certaines caractéristiques démographiques sont associées à des problèmes de paiement ou à des taux de refus plus élevés. Il permet d'agréger toutes les activités de facturation d'une même personne.

Permet une analyse centrée sur le patient et offre une vue de l'ensemble du parcours financier d'une personne à travers plusieurs événements de facturation.

Champ standard de l'enregistrement de la demande ou de l'inscription du patient dans Waystar, ou champ associé depuis un EHR.

Le montant ajusté représente la somme de tous les ajustements financiers apportés au solde d'un événement de facturation. Il comprend les remises contractuelles prévues par les accords avec les payeurs, ainsi que les autres passages en perte ou corrections.

Il s'agit d'un indicateur clé du Dashboard « Taux et impact des ajustements de compte ». La somme de ce montant par code de motif ou par payeur révèle l'impact financier des pertes de revenus. Elle permet de quantifier les pertes et d'étayer les mesures visant à traiter les causes profondes des ajustements.

Quantifie les revenus perdus en raison des passages en perte et des ajustements, et met en évidence l'impact financier des problèmes de facturation et des conditions contractuelles.

Issu des transactions d'ajustement financier dans Waystar. Il peut être nécessaire d'additionner plusieurs écritures d'ajustement pour un même événement de facturation.

Cet attribut enregistre le montant cumulé effectivement encaissé pour un événement de facturation. Il comprend les paiements des assureurs principal et secondaire, ainsi que ceux du patient.

Le montant réglé est un indicateur clé du résultat du cycle de revenus. Il sert à calculer le rendement final des montants facturés et à mesurer l'efficacité globale du processus. La comparaison entre le montant facturé et le montant réglé révèle la performance financière et met en évidence les pertes de revenus. Cet indicateur est essentiel aux Dashboards consacrés à l'efficacité du recouvrement et à la santé financière globale.

Mesure les encaissements réels, un indicateur de résultat essentiel pour évaluer la réussite globale du processus du cycle de revenus.

Dérivé des transactions de comptabilisation des paiements associées à la demande dans Waystar. Il peut être nécessaire d'additionner plusieurs enregistrements de paiement.

Cet attribut booléen calculé indique si une demande a été réglée sans événement négatif intermédiaire, tel qu'un refus, un rejet ou une demande d'informations complémentaires. La valeur « true » signale un processus efficace et sans anomalie pour cette demande.

Cet attribut alimente directement le KPI « Taux de règlement au premier passage », un indicateur important de l'efficacité globale du cycle de revenus. L'analyse des caractéristiques des demandes qui ne sont pas réglées au premier passage, par exemple selon le payeur ou le type de prestation, permet d'identifier les principaux facteurs de reprise et de retard de paiement. L'amélioration de ce taux accélère les flux de trésorerie et réduit les coûts opérationnels.

Mesure directement la qualité de la facturation et du traitement des demandes. Un taux élevé de règlement au premier passage indique un processus efficace, avec peu de reprises.

Il s’agit d’un attribut dérivé calculé lors de la transformation des données. La logique vérifie si un événement « Payment Posted » se produit sans être précédé d’événements tels que « Claim Denied » ou « Account Adjusted ».

Le type de payeur regroupe les payeurs individuels en catégories plus larges selon leur nature. Il offre une vue de niveau supérieur à celle du nom précis du payeur.

Cet attribut est utile à l'analyse stratégique et au reporting. Il permet à la direction de comprendre les tendances de performance des grandes catégories de payeurs, par exemple en comparant la performance globale des payeurs publics à celle des assureurs commerciaux. Ces informations peuvent guider les décisions relatives aux contrats avec les payeurs et à l'allocation des ressources.

Permet une analyse de haut niveau en regroupant les payeurs dans des catégories telles que Commercial ou Public, qui présentent souvent des comportements et des règles de paiement distincts.

Généralement dérivé par rapprochement du nom du payeur avec une liste de catégories prédéfinies. Cette logique peut exister dans Waystar ou devoir être créée lors de la transformation des données.

Cet attribut identifie le salarié ou l'utilisateur système qui a exécuté une activité donnée dans le processus. Il peut par exemple indiquer quel agent a soumis une demande ou quel agent de recouvrement a lancé un appel de relance.

L'analyse du processus par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et les besoins de formation. Elle peut révéler que certains utilisateurs présentent des taux d'erreur plus élevés ou sont plus efficaces pour résoudre les refus. Ces informations sont utiles à la gestion de l'équipe et au contrôle qualité du service chargé du cycle de revenus.

Attribue la responsabilité des étapes du processus, permet d'analyser la performance individuelle ou collective et d'identifier les besoins de formation.

Présent dans la piste d'audit ou les journaux de transactions des événements dans Waystar, souvent sous la forme « UserID », « ProcessedBy » ou d'un nom similaire.