Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

L’événement de facturation sert d’identifiant principal du cas. Il relie toutes les activités, de la saisie des frais à la clôture du compte, pour une prestation facturable donnée. Il représente l’ensemble du cycle de vie d’une demande ou d’une facture patient.

Dans le Process Mining, l’analyse du parcours de chaque événement de facturation donne une vue complète du cycle de recettes. Elle permet de repérer les parcours courants, les écarts et les goulots d’étranglement qui touchent les demandes individuelles. Ce niveau de détail est essentiel pour comprendre la performance du processus et cibler les améliorations, par exemple en cas de retard dans la soumission des demandes ou la comptabilisation des paiements.

Il s’agit de l’ID de cas essentiel qui relie toutes les activités associées au cycle de recettes et permet de suivre le processus de bout en bout pour chaque élément facturable.

Il s’agit généralement de la clé primaire de la table principale des transactions de facturation ou des demandes dans Waystar. Consultez la documentation Waystar pour connaître le nom exact de la table et du champ.

L’horodatage de l’événement indique le moment exact où une activité a eu lieu. Il permet de classer les événements par ordre chronologique et de calculer les durées entre les différentes étapes du processus.

Dans l’analyse des processus, les horodatages servent à calculer des indicateurs clés, comme les temps de cycle, les temps d’attente et les durées de traitement. Par exemple, l’écart entre l’horodatage de « Demande soumise » et celui de « Paiement comptabilisé » détermine le temps de cycle global du paiement. Des horodatages exacts sont indispensables à l’analyse des goulots d’étranglement et au suivi de la performance.

Les horodatages sont nécessaires pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance du processus. Ils constituent la base temporelle de l’analyse.

Il s’agit d’un champ standard associé à presque chaque transaction ou enregistrement de changement de statut dans Waystar. Il porte souvent un nom comme « Date de création » ou « Date de transaction ».

Cet attribut décrit les activités qui composent le processus de cycle de recettes de bout en bout. Chaque valeur correspond à une étape, un jalon ou une tâche distincte réalisée pour un événement de facturation, comme créer une demande, recevoir un refus ou comptabiliser un paiement.

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est au fondement du Process Mining. Elle permet de visualiser la cartographie du processus, de repérer les boucles de reprise (par exemple, « Demande refusée » suivie de « Demande corrigée ») et de mesurer les délais entre les étapes. Ces éléments sont essentiels pour comprendre l’efficacité du processus et vérifier sa conformité.

Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus, indispensable pour visualiser et analyser le flux de travail du cycle de recettes.

Généré à partir des journaux d’événements, des enregistrements de changement de statut ou des types de transaction des modules de demandes et de facturation de Waystar.

Cet attribut indique quand les données ont été extraites pour la dernière fois du système source. Il ne correspond pas à l’heure de l’événement métier, mais au moment où l’enregistrement a été récupéré pour l’analyse.

Cette information est essentielle à la gouvernance des données et permet de connaître leur fraîcheur dans l’analyse du Process Mining. Les utilisateurs peuvent ainsi vérifier qu’ils consultent des informations à jour. Elle est également indispensable à la gestion des chargements incrémentiels.

Indique la fraîcheur du jeu de données et garantit ainsi la transparence des données, essentielle à la production de rapports et d’analyses exacts et à jour.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté à chaque ligne par le processus ETL (extraction, transformation, chargement) lors de l’ingestion des données.

Cet attribut identifie le système source qui a généré les données de l’événement. Dans un environnement informatique complexe, les événements du cycle de recettes peuvent provenir de différents modules de Waystar, voire de systèmes externes intégrés, comme un dossier médical électronique (EHR).

Connaître le système source est important pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre les variations du processus qui peuvent découler du fonctionnement de différents systèmes. Cela permet d’attribuer les problèmes de processus à la bonne application ou interface.

Indique l’origine des données, un élément essentiel pour leur gouvernance, l’assurance qualité et la compréhension des variations du processus entre les systèmes.

Il s’agit souvent d’une valeur fixe (« Waystar ») ajoutée lors de l’extraction des données, ou d’une valeur déduite de modules ou de tables spécifiques du système.

Lorsqu’un payeur refuse une demande, il fournit un code de motif qui explique le rejet. Ces codes peuvent signaler des informations manquantes, des prestations non couvertes ou des erreurs de codage. Cet attribut contient le code correspondant.

L’analyse des codes de motif de refus est fondamentale pour améliorer le cycle de recettes. Elle permet à l’organisation de repérer les causes premières des refus, comme des erreurs fréquentes dans un service donné ou des problèmes liés aux exigences d’un payeur particulier. Ces données alimentent directement le Dashboard « Taux et motifs de refus des demandes » et sont essentielles pour prévenir les refus futurs et améliorer le taux de paiement dès la première soumission.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des causes premières des refus de demandes. Il permet de prendre des mesures ciblées pour réduire les pertes de recettes et les reprises.

Renseigné dans l’enregistrement de la demande lorsqu’un refus survient. Cette information est transmise par le payeur dans l’avis de paiement.

Le montant facturé correspond au montant brut des prestations fournies au patient, avant l’application des ajustements, des remises contractuelles ou des paiements. Il s’agit de la valeur initiale de la demande soumise au payeur.

Cet attribut est essentiel à l’analyse financière et à la compréhension des montants qui circulent dans le processus. Il permet de segmenter l’analyse selon la valeur des demandes, de repérer les tendances de facturation pour différentes prestations et de calculer l’incidence financière globale des inefficacités, comme les refus ou les retards de paiement. Il constitue un indicateur de base pour la plupart des Dashboards financiers.

Représente la valeur totale d’une demande et permet d’analyser l’incidence financière des retards, des refus et des ajustements.

Champ financier standard de l’écran de demande ou de saisie des frais dans Waystar.

Cet attribut identifie le payeur concerné, par exemple une compagnie d’assurance, un programme public comme Medicare ou une autre entité chargée de traiter et de payer la demande. Les exigences de soumission, les calendriers de paiement et les motifs de refus peuvent varier d’un payeur à l’autre.

L’analyse du processus par nom de payeur est essentielle pour repérer ceux qui ont les cycles de paiement les plus longs, les taux de refus les plus élevés ou les processus les plus complexes. Les organisations peuvent ainsi adapter leurs stratégies, donner la priorité aux relances auprès des payeurs qui posent problème et négocier de meilleurs contrats.

La segmentation du processus par payeur est essentielle pour repérer les goulots d’étranglement, les motifs de refus et les retards de paiement propres à chacun.

Figure dans les informations de facturation ou de la demande, associées aux données d’assurance du patient dans Waystar.

Le solde restant dû correspond au montant actuel des créances clients pour un événement de facturation donné. Il est calculé en soustrayant du montant facturé les paiements et les ajustements déjà appliqués.

Cet indicateur financier est essentiel à la gestion de la trésorerie et des créances clients. Il constitue l’attribut principal du Dashboard « Soldes impayés et ancienneté des créances » : l’organisation peut suivre le total des créances, repérer les comptes présentant un solde élevé et hiérarchiser les démarches de recouvrement. Son évolution dans le temps permet d’évaluer l’efficacité du processus de recouvrement.

Mesure directement les créances clients, un élément essentiel à la gestion de la trésorerie, à la hiérarchisation des recouvrements et à l’évaluation de la santé financière.

Il s’agit généralement d’un champ calculé dans les modules de rapports de Waystar (montant facturé - montant payé - ajustements). Si aucun champ direct n’est disponible, il peut être nécessaire de le calculer lors de l’extraction des données.

Le statut de la demande indique où en est un événement de facturation donné dans le cycle de recettes. Il précise le dernier jalon atteint : la demande a-t-elle été envoyée, est-elle en cours d’examen par le payeur, a-t-elle été payée ou rejetée ?

Cet attribut est essentiel au suivi financier et à la gestion des opérations. Dans le Process Mining, il permet de connaître l’état actuel de tous les cas ouverts et d’analyser le temps passé dans certains statuts, comme « En attente de décision du payeur ». Il alimente directement le Dashboard « Soldes impayés et ancienneté des créances ».

Donne une vue de l’état actuel de toutes les demandes en cours, ce qui permet d’analyser les goulots d’étranglement et de hiérarchiser le travail.

Champ standard de l’enregistrement de la demande ou de facturation dans Waystar, mis à jour au fil du cycle de traitement.

Le type de prestation décrit la nature du service facturable fourni au patient. Les différentes prestations ont souvent des codes de facturation, des taux de remboursement et des niveaux de complexité distincts.

Cet attribut permet d’analyser le cycle de recettes en détail, par service clinique ou ligne de services. Il aide à répondre à des questions comme « Quels services connaissent les retards de facturation les plus importants ? » ou « Les taux de refus sont-ils plus élevés pour les interventions chirurgicales que pour les consultations ? ». Il est essentiel à l’analyse de la performance des services et à l’amélioration ciblée des processus.

Permet d’analyser la performance du processus par service clinique ou ligne de services et de repérer les écarts d’efficacité et de rentabilité.

Généralement déduit des codes d’intervention (CPT/HCPCS) ou associé au service qui a fourni la prestation dans Waystar.

La classe du patient catégorise le type de prise en charge, qui détermine souvent les règles de facturation et les taux de remboursement. Les catégories courantes comprennent les patients hospitalisés, ambulatoires et pris en charge aux urgences.

L’analyse du cycle de recettes par classe de patient peut révéler d’importantes différences de processus. Par exemple, les demandes liées à une hospitalisation sont souvent plus complexes et ont des cycles de paiement plus longs que celles liées à des soins ambulatoires. Cette segmentation est importante pour définir des objectifs de performance réalistes et adapter les initiatives d’amélioration aux besoins de chaque catégorie.

Permet de segmenter le processus selon la complexité de la prise en charge, par exemple hospitalisation ou soins ambulatoires, souvent associée à des règles de facturation et à des temps de cycle différents.

Champ standard des données d’inscription ou de prise en charge du patient dans Waystar ou dans le dossier médical électronique source.

Lorsqu’un solde est modifié pour une raison autre qu’un paiement, par exemple une remise contractuelle ou une annulation de créance, un code du motif d’ajustement sert à en consigner la raison. Cet attribut contient ce code.

L’analyse de ces codes est essentielle au Dashboard « Taux et incidence des ajustements de compte ». Elle aide à repérer les causes premières des pertes de recettes, comme les ajustements contractuels fréquents pour certains payeurs ou les annulations de créances dues à des erreurs de facturation. Comprendre ces motifs est la première étape pour réduire les pertes de recettes évitables.

Explique pourquoi des recettes ont été ajustées ou annulées et fournit des informations essentielles sur les pertes de recettes et la performance des contrats avec les payeurs.

Associé aux transactions d’ajustement dans le module de comptabilisation des paiements ou de comptes clients de Waystar.

La date d’échéance du paiement est fixée par le prestataire ou définie dans les contrats avec les payeurs. Le paiement doit être reçu au plus tard à cette date. Elle sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement.

Cet attribut est essentiel au Dashboard « Soldes impayés et ancienneté ». Il permet de calculer l’ancienneté des créances et de les répartir par tranches, par exemple « 0 à 30 jours », « 31 à 60 jours », etc. Cette analyse de l’ancienneté est une pratique financière courante pour gérer les comptes clients et prioriser le recouvrement des créances échues.

Sert de référence pour calculer l’ancienneté des comptes clients, un indicateur essentiel pour gérer le recouvrement et comprendre les délais d’encaissement.

Cette information figure dans la facture ou le dossier de remboursement. Elle peut être calculée à partir de la date de facturation et des conditions de paiement.

Cette métrique, également appelée « délai de saisie des frais », mesure l’efficacité du processus de facturation en amont. Elle correspond au temps écoulé entre l’événement « Service fourni/terminé » et l’événement « Frais saisis » ou « Demande de remboursement créée ».

Cet attribut contribue directement au Dashboard « Temps de cycle entre le service et la facturation ». Les retards à cette étape, appelés délai de saisie des frais, repoussent le début du cycle de paiement et retardent les encaissements. Leur suivi permet de facturer rapidement et avec exactitude tous les services, d’éviter les pertes de revenus et d’accélérer l’ensemble du cycle de revenus.

Mesure l’efficacité de la facturation en amont. Réduire le délai de saisie des frais est essentiel pour accélérer l’ensemble du cycle de revenus et éviter les frais non facturés.

Calculé lors de la transformation des données en soustrayant l’horodatage de l’événement de service de celui de la saisie des frais ou de la création de la demande de remboursement.

Cet attribut est l’identifiant unique du patient associé à l’événement de facturation. Il relie la transaction financière à la personne qui a reçu les soins.

L’événement de facturation constitue le cas, tandis que l’ID du patient permet une analyse centrée sur le patient. Il peut aider à repérer les patients qui reviennent, à comprendre leur parcours financier de bout en bout sur plusieurs visites et à déterminer si certaines caractéristiques démographiques sont associées à des problèmes de paiement ou à des taux de refus plus élevés. Il permet de regrouper toutes les activités de facturation d’une même personne.

Permet une analyse centrée sur le patient et donne une vue de son parcours financier complet pour plusieurs événements de facturation.

Champ standard de l’enregistrement de la demande ou de l’inscription du patient dans Waystar, ou provenant d’un EHR associé.

Le montant ajusté correspond à la somme de tous les ajustements financiers apportés au solde d’un événement de facturation. Il comprend les réductions contractuelles prévues par les accords avec les payeurs, ainsi que les autres radiations et corrections.

Il s’agit d’une métrique clé du Dashboard « Taux et impact des ajustements de compte ». La somme de ces montants par code de motif ou par payeur révèle l’impact financier des pertes de revenus. Elle permet de quantifier les pertes et d’étayer une analyse de rentabilité visant à traiter les causes profondes des ajustements.

Quantifie les pertes de revenus liées aux radiations et aux ajustements, et met en évidence l’impact financier des problèmes de facturation et des conditions contractuelles.

Provient des transactions d’ajustement financier dans Waystar. Il peut être nécessaire de sommer plusieurs écritures d’ajustement pour un même événement de facturation.

Cet attribut indique le montant cumulé effectivement recouvré pour un événement de facturation. Il comprend les paiements des assureurs principaux et secondaires, ainsi que ceux du patient.

Le montant payé est un indicateur clé des résultats du cycle de recettes. Il sert à calculer le rendement final des frais facturés et à mesurer l’efficacité de l’ensemble du processus. La comparaison du montant facturé et du montant payé révèle la performance financière et met en évidence les pertes de recettes. Cet indicateur est essentiel aux Dashboards sur l’efficacité du recouvrement et la santé financière globale.

Mesure les encaissements réels, un indicateur de résultat essentiel pour évaluer la réussite globale du processus de cycle de recettes.

Déduit des transactions de comptabilisation des paiements associées à la demande dans Waystar. Il peut être nécessaire de faire la somme de plusieurs enregistrements de paiement.

Cet attribut booléen calculé indique si une demande de remboursement a été payée sans événement négatif intermédiaire, comme un refus, un rejet ou une demande d’informations complémentaires. La valeur « true » signifie que le traitement de cette demande s’est déroulé sans incident et avec efficacité.

Cet attribut contribue directement au KPI « Taux de paiement dès la première soumission », un indicateur essentiel de l’efficacité globale du cycle de revenus. L’analyse des caractéristiques des demandes qui ne sont pas payées dès la première soumission, par exemple selon le payeur ou le type de service, permet d’identifier les principales causes de reprises et de retards de paiement. L’amélioration de ce taux accélère les encaissements et réduit les coûts opérationnels.

Mesure directement la qualité de la facturation et du traitement des demandes de remboursement. Un taux élevé de paiement dès la première soumission indique un processus efficace qui nécessite peu de reprises.

Cet attribut dérivé est calculé lors de la transformation des données. La logique vérifie si un événement « Paiement comptabilisé » survient sans être précédé d’événements tels que « Demande de remboursement refusée » ou « Compte ajusté ».

Le type de payeur regroupe les payeurs individuels en catégories plus larges selon leur nature. Il donne une vue d’ensemble plus générale que le nom du payeur.

Cet attribut est utile à l’analyse stratégique et à la production de rapports. Il permet aux dirigeants de comprendre les tendances de performance des grandes catégories de payeurs, par exemple en comparant les payeurs publics aux assureurs commerciaux. Ces informations peuvent éclairer les décisions stratégiques concernant les contrats avec les payeurs et l’affectation des ressources.

Permet une analyse globale en regroupant les payeurs dans des catégories comme les assurances commerciales ou les programmes publics, qui ont souvent des règles et des comportements de paiement distincts.

Généralement déduit par association du nom du payeur à une liste de catégories prédéfinies. Cette logique peut être intégrée à Waystar ou devoir être mise en place lors de la transformation des données.

Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système qui a réalisé une activité donnée du processus. Il peut, par exemple, indiquer quel agent de facturation a soumis une demande ou quel agent de recouvrement a lancé une relance.

L’analyse du processus par utilisateur aide à comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et les besoins de formation. Elle peut révéler si certains utilisateurs commettent davantage d’erreurs ou résolvent les refus plus efficacement. Ces informations sont utiles à la gestion des équipes et au contrôle qualité du service chargé du cycle de recettes.

Attribue la responsabilité des étapes du processus, permet d’analyser la performance à l’échelle individuelle ou collective et de repérer les besoins de formation.

Figure dans la piste d’audit ou les journaux de transactions des événements Waystar, souvent sous un nom comme « UserID » ou « ProcessedBy ».