Votre template de données pour l'intégration des salariés

L'heure de l'événement est l'horodatage qui enregistre le moment exact où une activité s'est produite. Cet horodatage est essentiel pour classer les événements dans l'ordre chronologique et calculer les durées entre les différentes étapes du processus. Il doit correspondre à l'heure d'achèvement d'une activité ou à l'heure de survenue d'un événement instantané.

Cet attribut constitue le fondement de toutes les analyses temporelles en Process Mining. Il sert à calculer des indicateurs clés tels que les temps de cycle, les temps d'attente et les temps de traitement. L'analyse des horodatages permet d'identifier les goulots d'étranglement, de mesurer la performance du processus par rapport aux accords de niveau de service et de comprendre la répartition temporelle des activités.

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements, calculer toutes les mesures liées au temps, comme le temps de cycle et le temps d'attente, et repérer les goulots d'étranglement du processus.

Présent dans les journaux système ou les enregistrements de transactions associés à chaque tâche ou jalon d'intégration, souvent sous la forme d'une date d'achèvement ou de création.

L'identifiant du dossier d'intégration sert de clé primaire pour suivre l'ensemble du parcours d'intégration d'un nouvel employé, du début à la fin. Chaque processus d'intégration distinct, depuis l'acceptation initiale de l'offre jusqu'à l'achèvement de toutes les tâches requises, reçoit un identifiant unique. Cet identifiant relie tous les événements, tâches et jalons associés.

Dans le Process Mining, cet attribut est fondamental pour la corrélation des cas. Il permet au logiciel de reconstituer le flux de processus de bout en bout pour chaque nouvel employé, en reliant des événements distincts tels que « Vérification des antécédents lancée » et « Équipement livré » au sein d'une même chronologie cohérente. Il est impossible d'analyser les processus au niveau du cas sans identifiant de cas fiable.

Il s'agit de la clé essentielle pour relier tous les événements associés au parcours d'intégration d'un même nouvel employé et rendre possible l'analyse de bout en bout du processus.

Il est généralement généré par le système RH principal ou le système de gestion de l'intégration lorsqu'un nouveau processus d'embauche est lancé pour un employé.

Cet attribut décrit une étape ou un événement précis du processus d'intégration global. Il peut s'agir, par exemple, de « Offre acceptée », « Vérification des antécédents terminée » ou « Demande de provisionnement informatique ». Une convention de nommage claire et cohérente est essentielle pour créer une cartographie des processus exacte et compréhensible.

Dans l'analyse, le nom de l'activité sert à visualiser le flux du processus, à repérer les goulots d'étranglement entre certaines étapes et à mesurer la fréquence de chaque activité. Il constitue la base de la cartographie des processus et permet aux analystes de comprendre ce qui se passe à chaque étape du parcours d'intégration. L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités permet de mettre au jour les écarts et les inefficacités du processus.

Il définit les différentes étapes du processus et permet ainsi de créer une cartographie du processus et d’analyser le flux de travail, les goulots d’étranglement et les écarts.

Issu des journaux d'événements, des modules de gestion des tâches ou des pistes d'audit des systèmes RH, informatiques et d'intégration.

Cet attribut fournit un horodatage indiquant la dernière synchronisation des données avec le système source. Il s'agit d'un champ de métadonnées essentiel pour comprendre l'actualité et la fraîcheur des données analysées. Il se distingue de l'heure de l'événement, qui indique le moment où l'activité métier s'est réellement produite.

L'horodatage de la dernière mise à jour des données est important pour la gouvernance des données et pour garantir que les analyses reposent sur des informations à jour. Il aide les utilisateurs des Dashboards à déterminer s'ils consultent des données en temps réel ou un instantané pris à un moment précis. Il est également essentiel pour diagnostiquer les pipelines de données et vérifier que les processus d'extraction s'exécutent comme prévu.

Il indique la fraîcheur des données, essentielle à la gouvernance des données et à la fiabilité de l'analyse de l'état actuel des opérations.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l'outil d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) ou par le pipeline de données lors de l'ingestion des données.

Cet attribut identifie le système d'information d'origine de chaque événement du jeu de données, par exemple un HRIS, un Applicant Tracking System (ATS) ou un outil d'IT Service Management (ITSM). Comme les processus d'intégration s'étendent souvent sur plusieurs systèmes, le suivi de la source est essentiel pour valider les données et comprendre les interactions entre systèmes.

Dans une analyse de Process Mining, la connaissance du système source aide à diagnostiquer les problèmes de qualité des données et à comprendre les transferts entre différentes plateformes. Par exemple, l'analyse du délai entre une activité du système RH et l'activité correspondante dans le système informatique peut révéler des problèmes d'intégration ou des retards liés à un transfert manuel des données. Elle fournit le contexte nécessaire pour comprendre le comportement de certaines étapes du processus.

Il identifie l'origine de chaque événement, ce qui est essentiel pour résoudre les problèmes de qualité des données et analyser les transferts entre les différents systèmes de l'entreprise.

Cette information est généralement ajoutée lors du processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL), ou peut exister comme champ standard dans un entrepôt de données centralisé.

Cet attribut identifie la personne ou le système qui a exécuté une activité donnée. Il peut s'agir d'un utilisateur précis, comme le responsable du recrutement, d'un rôle, comme le support informatique, ou d'un système automatisé ou d'un robot. Ces informations sont essentielles pour comprendre l'implication des ressources et les transferts dans le processus.

L'analyse de l'auteur de l'événement aide à créer un réseau social ou une cartographie organisationnelle représentant les interactions et les charges de travail. Elle peut identifier les services ou les personnes qui constituent des goulots d'étranglement et mettre en évidence les possibilités d'automatisation en repérant les tâches manuelles répétitives. Comprendre qui fait quoi est fondamental pour optimiser les ressources et améliorer la collaboration entre les fonctions.

Il indique qui exécute chaque tâche et permet d'analyser la répartition de la charge de travail, l'efficacité des transferts et les possibilités d'automatisation.

Présent dans la piste d'audit ou les données du journal d'événements du système source, souvent enregistré sous la forme « Identifiant utilisateur », « Modifié par » ou « Agent système ».

Cet attribut correspond à la date officielle à laquelle le nouvel employé commence son activité. Il s'agit d'un jalon essentiel du processus d'intégration et d'un point de référence important pour de nombreux indicateurs de performance.

La date de début de l'employé sert à distinguer les phases précédant et suivant la prise de poste. Elle est essentielle pour calculer des KPI tels que le « taux de préparation du premier jour » et le « temps de cycle avant l'embauche ». En comparant les horodatages d'activités comme « Équipement livré » avec la date de début, les entreprises peuvent mesurer l'efficacité de la préparation de l'arrivée d'un nouvel employé. Cette date constitue une échéance importante pour toutes les activités préalables à l'intégration.

Il s'agit d'une date essentielle qui sépare les activités précédant et suivant l'intégration et permet de mesurer la « préparation du premier jour » ainsi que d'autres KPI importants.

Il s'agit d'un champ de date fondamental, enregistré dans le contrat ou le profil de l'employé au sein du système d'information des ressources humaines (HRIS).

L'heure de fin de l'événement indique le moment où une activité ayant une durée s'achève. Si de nombreux événements d'intégration sont instantanés, certaines tâches comme la « Vérification des antécédents » ou la « Formation obligatoire » ont un début et une fin distincts. Cet attribut enregistre le point final de ces tâches.

Dans le Process Mining, la présence d'une heure de début et d'une heure de fin permet de calculer précisément le temps de traitement d'une activité. Celui-ci se distingue du temps d'attente, qui correspond à la durée entre deux activités. L'analyse du temps de traitement permet d'identifier les tâches qui prennent le plus de temps, plutôt que de repérer uniquement les longs délais entre les étapes. Elle est essentielle pour créer des modèles précis d'utilisation des ressources et réaliser une analyse détaillée des goulots d'étranglement au sein des tâches.

Il permet de calculer précisément la durée nécessaire à l'achèvement de certaines activités, c'est-à-dire le temps de traitement, ce qui est essentiel pour analyser les ressources et repérer les tâches inefficaces.

Généralement présent dans les systèmes de gestion des tâches ou des flux de travail lorsqu’une activité possède plusieurs états distincts, tels que « In Progress » et « Completed ».

L'identifiant de l'employé est le code unique attribué à un nouvel employé lors de son intégration officielle au système d'information des ressources humaines (HRIS) de l'entreprise. Cet identifiant se distingue de l'identifiant du dossier d'intégration et sert de clé primaire pour le dossier permanent de l'employé.

Alors que l'identifiant du dossier d'intégration suit le processus, l'identifiant de l'employé relie les activités d'intégration à une personne précise. Il permet ainsi une analyse à long terme, par exemple en mettant en relation l'expérience d'intégration avec la performance, l'engagement ou la fidélisation ultérieure de l'employé. Il sert également à enrichir les données d'intégration avec d'autres attributs, comme l'ancienneté ou les changements de poste, issus du système RH principal.

Il relie le processus d'intégration au dossier permanent de l'employé, permettant d'analyser à long terme l'incidence de l'intégration sur la fidélisation et la performance des employés.

Issu du système d'information central des ressources humaines (HRIS) ou du fichier maître des employés une fois le profil du nouvel employé créé.

L'attribut « Intitulé du poste » définit le titre officiel du poste occupé par le nouvel employé, par exemple « Ingénieur logiciel », « Responsable de comptes » ou « Généraliste RH ». Cette information apporte un niveau de détail supplémentaire à l'analyse du processus d'intégration.

L'analyse du processus selon l'intitulé ou le niveau du poste peut révéler des tendances importantes. Par exemple, l'intégration de cadres dirigeants peut être très différente et plus longue que celle de collaborateurs débutants. Cet attribut permet de créer des vues adaptées à différents groupes d'employés, de comparer des postes similaires et de concevoir des parcours d'intégration propres à chaque rôle.

Il permet d'analyser les différences du processus d'intégration selon les rôles et d'identifier les besoins d'optimisation et de personnalisation propres à chaque poste.

Issu de la demande de recrutement ou des informations relatives au poste de l'employé dans le système d'information des ressources humaines (HRIS).

Cet attribut précise le lieu géographique ou physique où le nouvel employé sera basé. Il peut s'agir d'une ville, d'un pays, d'un immeuble de bureaux précis ou d'une indication telle que « Télétravail ».

Le lieu est une dimension essentielle de l'analyse, car les processus d'intégration peuvent varier considérablement selon la zone géographique, en raison de différences dans les exigences légales, la logistique des bureaux ou les pratiques de gestion régionales. Le filtrage ou la comparaison des processus par lieu permet d'identifier les incohérences régionales, de garantir la conformité aux réglementations locales et de standardiser l'expérience d'intégration lorsque cela est pertinent. Cette dimension est particulièrement importante pour les entreprises internationales qui cherchent à concilier les besoins locaux et les standards du groupe.

Il permet d'analyser les variations géographiques du processus d'intégration, ce qui est essentiel pour garantir la conformité et standardiser l'expérience dans une organisation internationale.

Cette information est généralement enregistrée dans le profil de l'employé au sein du système RH et est souvent déterminée par la demande de recrutement.

L'attribut « Responsable du recrutement » identifie le supérieur hiérarchique direct du nouvel employé. Cette personne est principalement responsable de son intégration, de sa formation et de ses premières évaluations.

Dans le Process Mining, l'analyse des activités par responsable du recrutement peut mettre en évidence les différences d'implication et d'efficacité managériales pendant l'intégration. Elle peut aider à identifier les responsables qui accomplissent leurs tâches d'intégration avec efficacité et ceux qui ont besoin d'un accompagnement ou d'une formation supplémentaires. Ces informations sont essentielles pour renforcer la responsabilité des managers et améliorer la cohérence de l'expérience des nouveaux employés, fortement influencée par leur responsable direct.

Il aide à évaluer la performance et la régularité des responsables dans l'exécution de leurs responsabilités d'intégration, avec un effet direct sur l'expérience du nouvel employé et le délai avant sa pleine productivité.

Issu des données de la demande de recrutement ou de la structure hiérarchique de l'employé définie dans le système RH.

Cet attribut précise l'unité organisationnelle, par exemple les ventes, l'ingénierie ou la finance, à laquelle appartient le nouvel employé. Il fournit un contexte métier important pour chaque dossier d'intégration.

Dans l'analyse de Process Mining, le service est une dimension essentielle pour filtrer et comparer les cas. Les analystes peuvent segmenter les processus d'intégration afin de comprendre les écarts de performance au sein de l'organisation. Ils peuvent, par exemple, comparer le temps de cycle moyen de l'intégration dans le service d'ingénierie et dans le service marketing pour repérer les bonnes pratiques ou les domaines nécessitant un soutien. Cet attribut aide également à comprendre l'affectation des ressources et à identifier les goulots d'étranglement propres à chaque service.

Il permet de comparer l'efficacité de l'intégration, les variations du processus et l'expérience des nouveaux employés entre différentes unités opérationnelles, en mettant en évidence les possibilités de standardisation.

Généralement issu du profil du nouvel employé ou des données de la demande de recrutement dans le système RH.

Cet attribut contient le nom complet du nouvel employé. Il fournit un identifiant lisible pour chaque dossier d'intégration et permet aux utilisateurs d'examiner des cas précis sans devoir consulter des numéros d'identification.

Bien qu'il ne soit généralement pas utilisé pour les analyses agrégées des processus, le nom du nouvel employé est très utile pour le suivi opérationnel et l'examen détaillé de cas individuels. Par exemple, un Dashboard de suivi de l'intégration peut afficher les noms des nouveaux employés bloqués à une étape donnée, afin que les équipes RH ou les responsables puissent intervenir directement. Il améliore considérablement l'utilisation des Dashboards de Process Mining.

Il fournit un identifiant lisible pour les cas individuels et permet aux responsables et aux équipes RH de suivre et d'examiner plus facilement certains parcours d'intégration.

Issu du profil du nouvel employé dans l'Applicant Tracking System (ATS) ou le système d'information des ressources humaines (HRIS).

Cet attribut fournit une synthèse du stade auquel se trouve le dossier d'intégration dans son cycle de vie. Les statuts courants comprennent « En cours », « Terminé », « Annulé » ou « En attente ». Il s'agit généralement d'un attribut au niveau du cas, qui évolue au fil du processus.

Le statut de l'intégration est particulièrement utile pour le suivi opérationnel et la création de Dashboards de synthèse. Il permet aux parties prenantes de voir rapidement le nombre d'intégrations en cours, terminées ou confrontées à des problèmes. Dans le Process Mining, il peut servir à filtrer les cas incomplets ou annulés afin d'effectuer une analyse des causes profondes et de comprendre pourquoi certains processus d'intégration n'aboutissent pas.

Il fournit une vue d'ensemble de l'avancement des cas, permettant le suivi opérationnel et l'analyse des causes profondes des processus d'intégration incomplets ou annulés.

Ce statut est généralement géré et mis à jour dans le système principal de gestion du flux de travail d’intégration ou des processus RH.

Cet attribut catégorise la relation de travail du nouvel employé avec l'entreprise. Les valeurs courantes comprennent « Temps plein », « Temps partiel », « Prestataire » ou « Stagiaire ». Le type de contrat détermine souvent la complexité et les exigences du processus d'intégration.

L'analyse du processus par type de contrat est essentielle pour comprendre ses variations. Par exemple, l'intégration d'un prestataire peut être nettement plus courte et comporter des étapes juridiques et informatiques différentes de celles d'un salarié à temps plein. La segmentation de l'analyse selon cet attribut garantit une évaluation équitable des indicateurs de performance et aide les organisations à optimiser des parcours d'intégration distincts pour chaque catégorie de travailleur.

Il permet de segmenter le processus d'intégration selon les catégories de travailleurs, de comparer équitablement les performances et d'optimiser des parcours distincts.

Il s'agit d'un attribut de base présent dans les données relatives à l'emploi ou au poste de l'employé dans le système RH principal.