Votre modèle de données pour l’intégration des employés

L’heure de l’événement est l’horodatage qui indique le moment exact où une activité a eu lieu. Elle est essentielle pour ordonner les événements chronologiquement et calculer les durées entre les différentes étapes du processus. Elle doit correspondre à l’heure de fin d’une activité ou à celle d’un événement instantané.

Cet attribut constitue la base de toutes les analyses temporelles en Process Mining. Il sert à calculer des indicateurs clés de performance, comme les temps de cycle, les temps d’attente et les durées de traitement. L’analyse des horodatages permet de repérer les goulots d’étranglement, de comparer les performances du processus aux accords de niveau de service et de comprendre la répartition temporelle des activités.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les indicateurs temporels comme le temps de cycle et le temps d’attente, et repérer les goulots d’étranglement du processus.

Figure dans les journaux système ou les enregistrements de transaction associés à chaque tâche ou étape d’intégration. Il est souvent désigné comme date de fin ou date de création.

L’ID de dossier d’intégration sert de clé principale pour suivre le parcours complet d’une nouvelle recrue, du début à la fin. Chaque processus d’intégration distinct, de l’acceptation initiale de l’offre à la réalisation de toutes les tâches requises, reçoit un identifiant unique. Cet ID relie les événements, les tâches et les étapes associés.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour relier les événements à un même cas. Le logiciel peut ainsi reconstituer le flux de processus de bout en bout pour chaque nouvelle recrue et réunir dans une chronologie cohérente des événements distincts, comme « Vérification des antécédents lancée » et « Matériel livré ». Sans identifiant de cas fiable, l’analyse des processus à ce niveau est impossible.

Cette clé essentielle relie tous les événements associés au parcours d’intégration d’une même nouvelle recrue et rend possible l’analyse du processus de bout en bout.

Cet identifiant est généralement généré par le système RH principal ou le système de gestion de l’intégration lorsqu’un processus d’embauche est lancé pour un employé.

Cet attribut décrit une étape ou un événement précis du processus d’intégration. Il peut s’agir, par exemple, de « Offre acceptée », « Vérification des antécédents terminée » ou « Demande de mise à disposition informatique envoyée ». Une convention de nommage claire et cohérente est essentielle pour créer une carte de processus exacte et facile à comprendre.

Dans les analyses, le nom de l’activité sert à visualiser le flux du processus, à repérer les goulots d’étranglement entre des étapes précises et à mesurer la fréquence de chaque activité. Il constitue la base de la carte de processus et permet aux analystes de comprendre ce qui se passe à chaque étape du parcours d’intégration. L’analyse de la séquence et de la fréquence des activités aide à repérer les écarts et les inefficacités.

Il définit les différentes étapes du processus et permet de créer une carte de processus, puis d’analyser le flux de travail, les goulots d’étranglement et les écarts.

Provient des journaux d’événements, des modules de gestion des tâches ou des pistes d’audit des systèmes RH, informatiques et d’intégration.

Cet attribut indique, sous forme d’horodatage, la dernière synchronisation des données depuis le système source. Il s’agit d’une métadonnée essentielle pour évaluer l’actualité des données analysées. À la différence de l’heure de l’événement, cet horodatage ne correspond pas au moment où l’activité a réellement eu lieu.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données est important pour leur gouvernance et permet de vérifier que les analyses reposent sur des informations à jour. Il aide les utilisateurs des Dashboards à savoir s’ils consultent des données en temps réel ou un instantané pris à un moment donné. Il est également essentiel pour diagnostiquer les problèmes des pipelines de données et vérifier que les extractions sont exécutées comme prévu.

Cet attribut indique si les données sont à jour, un élément essentiel de leur gouvernance et de la fiabilité de l’analyse des processus au regard de la situation opérationnelle la plus récente.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l’outil d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL), ou par le pipeline de données lors de leur ingestion.

Cet attribut identifie le système d’information d’origine de chaque événement du jeu de données, par exemple un système d’information des ressources humaines (SIRH), un système de suivi des candidatures (ATS) ou un outil de gestion des services informatiques (ITSM). Comme les processus d’intégration font souvent intervenir plusieurs systèmes, connaître la source est essentiel pour valider les données et comprendre les interactions entre ces systèmes.

Dans une analyse de Process Mining, connaître le système source aide à diagnostiquer les problèmes de qualité des données et à comprendre les transferts entre plateformes. Par exemple, l’analyse du délai entre une activité dans le système RH et l’activité correspondante dans le système informatique peut révéler des problèmes d’intégration ou des retards liés à un transfert manuel de données. Cette information permet de comprendre pourquoi certaines étapes du processus se déroulent comme elles le font.

Cet attribut indique l’origine de chaque événement. Il est essentiel pour diagnostiquer les problèmes de qualité des données et analyser les transferts entre les différents systèmes de l’entreprise.

Cette information est généralement ajoutée lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL). Elle peut aussi figurer dans un champ standard d’un entrepôt de données centralisé.

Cet attribut indique qui ou quoi a exécuté une activité donnée. Il peut s’agir d’un utilisateur précis, comme le responsable du recrutement, d’un rôle, comme l’assistance informatique, ou d’un système automatisé ou d’un robot. Cette information est essentielle pour comprendre la participation des ressources et les transferts au sein du processus.

L’analyse de l’auteur de l’événement permet de créer un réseau de relations ou une cartographie organisationnelle des interactions et des charges de travail. Elle peut révéler les départements ou les personnes qui constituent des goulots d’étranglement et mettre en évidence les possibilités d’automatisation en repérant les tâches manuelles répétitives. Comprendre qui fait quoi est fondamental pour optimiser les ressources et améliorer la collaboration entre les équipes.

Cet attribut indique qui exécute chaque tâche et permet d’analyser la répartition de la charge de travail, l’efficacité des transferts et les possibilités d’automatisation.

Cet attribut figure dans la piste d’audit ou le journal d’événements du système source. Il est souvent enregistré sous les noms « Identifiant utilisateur », « Modifié par » ou « Agent système ».

Cet attribut correspond à la date officielle à laquelle la nouvelle recrue commence à travailler. Il s’agit d’une étape importante du processus d’intégration et d’un repère essentiel pour de nombreux indicateurs de performance.

La date d’entrée en fonction permet de distinguer les étapes précédant l’arrivée de l’employé de celles qui la suivent. Elle est indispensable au calcul d’indicateurs clés de performance (KPI), comme le « taux de préparation pour le premier jour » et le « temps de cycle avant l’entrée en fonction ». En comparant cette date aux horodatages d’activités telles que la livraison du matériel, les entreprises peuvent évaluer leur préparation à l’arrivée d’une nouvelle recrue. Cette date constitue une échéance importante pour toutes les activités préalables à l’intégration.

Cette date marque la transition entre les activités préalables à l’intégration et celles qui la suivent. Elle est essentielle pour mesurer la préparation du premier jour et d’autres indicateurs clés de performance.

Il s’agit d’un champ de date fondamental, enregistré dans le contrat ou le profil de l’employé dans le système d’information des ressources humaines (SIRH).

Cet attribut indique l’unité organisationnelle à laquelle appartient la nouvelle recrue, par exemple les ventes, l’ingénierie ou la finance. Il apporte un contexte métier important à chaque cas d’intégration.

Dans une analyse de Process Mining, le département est une dimension essentielle pour filtrer et comparer les processus. Les analystes peuvent segmenter les processus d’intégration afin de comprendre les différences de performance au sein de l’organisation. Par exemple, ils peuvent comparer le temps de cycle moyen de l’intégration dans le département d’ingénierie à celui du département marketing pour repérer les bonnes pratiques ou les besoins d’assistance. Cet attribut aide également à comprendre la répartition des ressources et à repérer les goulots d’étranglement propres à certains départements.

Cet attribut permet de comparer l’efficacité de l’intégration, les variations du processus et l’expérience des nouvelles recrues entre différentes unités opérationnelles, et de repérer les possibilités de standardisation.

Cet attribut provient généralement du profil de la nouvelle recrue ou des données de la demande de poste dans le système RH.

L’heure de fin de l’événement correspond au moment où une activité ayant une durée prend fin. De nombreux événements d’intégration sont instantanés, mais certaines tâches, comme la « vérification des antécédents » ou la « formation obligatoire », ont une heure de début et une heure de fin distinctes. Cet attribut enregistre la fin de ces tâches.

En Process Mining, disposer des heures de début et de fin permet de calculer précisément la durée de traitement d’une activité. Celle-ci se distingue du temps d’attente, qui correspond à la durée entre deux activités. L’analyse de la durée de traitement permet de repérer les tâches qui prennent le plus de temps, plutôt que de relever uniquement les longs délais entre les étapes. Elle est essentielle pour établir des modèles précis d’utilisation des ressources et analyser en détail les goulots d’étranglement au sein de certaines tâches.

Cet attribut permet de calculer précisément le temps nécessaire à l’exécution de certaines activités, ce qui est essentiel pour analyser les ressources et repérer les tâches inefficaces.

On trouve généralement cet attribut dans les systèmes de gestion des tâches ou des flux de travail où une activité comporte des états distincts, comme « En cours » et « Terminée ».

L’identifiant de l’employé est le code unique attribué à une nouvelle recrue lors de son enregistrement officiel dans le système d’information des ressources humaines (SIRH) de l’entreprise. Il est distinct de l’identifiant du cas d’intégration et sert de clé principale pour le dossier permanent de l’employé.

L’identifiant du cas d’intégration suit le processus, tandis que l’identifiant de l’employé relie les activités d’intégration à une personne précise. Il permet ainsi des analyses à long terme, par exemple pour établir un lien entre l’expérience d’intégration et les performances, l’engagement ou la fidélisation ultérieurs de l’employé. Il permet également d’enrichir les données d’intégration avec d’autres attributs, comme l’ancienneté ou les changements de poste, issus du système RH principal.

Cet attribut relie le processus d’intégration au dossier permanent de l’employé. Il permet d’analyser à long terme l’incidence de l’intégration sur la fidélisation et les performances des employés.

Cet attribut provient du système d’information des ressources humaines (SIRH) principal ou du fichier de référence des employés, une fois le profil de la nouvelle recrue créé.

L’attribut « Intitulé du poste » indique le titre officiel du poste occupé par la nouvelle recrue, par exemple « ingénieur logiciel », « responsable de compte » ou « généraliste RH ». Il permet d’analyser le processus d’intégration avec davantage de précision.

L’analyse du processus par intitulé de poste ou par niveau hiérarchique peut faire ressortir des tendances importantes. Par exemple, l’intégration des cadres dirigeants peut être sensiblement différente et plus longue que celle des employés débutants. Cet attribut permet de créer des vues adaptées à différents groupes d’employés, afin de comparer des postes similaires et de concevoir des parcours d’intégration propres à chaque fonction.

Cet attribut permet d’analyser les différences entre les processus d’intégration selon les fonctions et de repérer les besoins d’optimisation et d’adaptation propres à chaque poste.

Cet attribut provient de la demande de poste ou des informations sur le poste de l’employé dans le système d’information des ressources humaines (SIRH).

Cet attribut indique le lieu géographique ou physique où la nouvelle recrue travaillera. Il peut s’agir d’une ville, d’un pays, d’un bureau précis ou d’une mention comme « à distance ».

Le lieu est une dimension importante de l’analyse, car les processus d’intégration peuvent varier considérablement selon la région, en raison des exigences légales, de l’organisation des bureaux ou des pratiques de gestion locales. En filtrant ou en comparant les processus par lieu, les organisations peuvent repérer les différences régionales, vérifier le respect des réglementations locales et standardiser l’expérience d’intégration lorsque cela est pertinent. Cet attribut est particulièrement important pour les entreprises internationales qui doivent concilier les besoins locaux et les normes de l’entreprise.

Cet attribut permet d’analyser les variations géographiques du processus d’intégration, ce qui est essentiel pour vérifier la conformité et harmoniser l’expérience au sein d’une organisation internationale.

Cette information figure généralement dans le profil de l’employé dans le système RH et est souvent déterminée par la demande de poste.

L’attribut « Responsable du recrutement » identifie le supérieur hiérarchique direct de la nouvelle recrue. Cette personne est principalement chargée de son intégration, de sa formation et du suivi de ses premières performances.

Dans une analyse de Process Mining, l’étude des activités par responsable du recrutement peut mettre en évidence les différences d’implication et d’efficacité managériales pendant l’intégration. Elle peut aider à repérer les responsables qui accomplissent efficacement les tâches d’intégration et ceux qui pourraient avoir besoin d’assistance ou de formation. Ces informations sont essentielles pour améliorer la répartition des responsabilités des responsables et harmoniser l’expérience des nouvelles recrues, qui dépend largement de leur supérieur direct.

Cet attribut aide à évaluer la performance et la régularité des responsables dans l’exécution de leurs tâches d’intégration, qui influent directement sur l’expérience des nouvelles recrues et leur délai avant d’atteindre leur pleine productivité.

Cet attribut provient des données de la demande de poste ou de la structure hiérarchique de l’employé définie dans le système RH.

Cet attribut contient le nom complet de la nouvelle recrue. Il fournit un identifiant lisible pour chaque cas d’intégration et permet aux utilisateurs d’examiner une situation précise sans avoir à rechercher les numéros d’identification correspondants.

Le nom de la nouvelle recrue sert rarement aux analyses agrégées des processus, mais il est très utile pour le suivi opérationnel et l’examen de cas individuels. Par exemple, un Dashboard de suivi en temps réel de l’intégration peut afficher les noms des nouvelles recrues bloquées à une étape donnée, afin que les équipes RH ou les responsables puissent intervenir directement. Cet attribut facilite l’utilisation des Dashboards de Process Mining.

Cet attribut fournit un identifiant lisible pour chaque cas et permet aux responsables et aux équipes RH de suivre et d’examiner plus facilement les parcours d’intégration.

Cet attribut provient du profil de la nouvelle recrue dans le système de suivi des candidatures (ATS) ou le système d’information des ressources humaines (SIRH).

Cet attribut donne une vue d’ensemble de l’avancement du cas d’intégration. Les statuts courants sont « En cours », « Terminé », « Annulé » ou « En attente ». Il s’agit souvent d’un attribut au niveau du cas, qui évolue au fil du processus.

Le statut de l’intégration est particulièrement utile pour le suivi opérationnel et la création de Dashboards de synthèse. Il permet aux parties prenantes de voir rapidement combien d’intégrations sont en cours, terminées ou rencontrent des difficultés. En Process Mining, il peut servir à filtrer les cas incomplets ou annulés afin d’en rechercher les causes et de comprendre pourquoi certains processus d’intégration n’aboutissent pas.

Cet attribut donne une vue d’ensemble de l’avancement des cas. Il facilite le suivi opérationnel et la recherche des causes des processus d’intégration incomplets ou annulés.

Ce statut est généralement géré et mis à jour dans le système principal de gestion des flux de travail d’intégration ou des RH.

Cet attribut décrit la forme d’emploi de la nouvelle recrue dans l’entreprise. Les valeurs courantes sont « à temps plein », « à temps partiel », « prestataire » ou « stagiaire ». Le type d’emploi détermine souvent la complexité et les exigences du processus d’intégration.

L’analyse du processus par type d’emploi est essentielle pour comprendre ses variations. Par exemple, l’intégration d’un prestataire peut être beaucoup plus courte et comporter des étapes juridiques et informatiques différentes de celles d’un employé à temps plein. La segmentation de l’analyse selon cet attribut permet d’évaluer équitablement les indicateurs de performance et d’optimiser les parcours d’intégration propres aux différentes catégories de travailleurs.

Cet attribut permet de segmenter le processus d’intégration selon les catégories de travailleurs, de comparer équitablement les performances et d’optimiser les différents parcours.

Cet attribut figure généralement dans les données d’emploi ou de poste de l’employé dans le système RH principal.