Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

SAP S/4HANA
Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Votre modèle de données Record to Report - Journal Entry

Ce modèle fournit un guide complet pour réunir les données nécessaires à l’analyse de votre processus Record to Report - Journal Entry. Il présente les attributs essentiels à recueillir, les principales activités à suivre et des recommandations pratiques pour extraire ces informations de votre système source. Utilisez cette ressource pour vous assurer de disposer de tous les éléments nécessaires à une analyse de Process Mining fiable.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Recommandations pratiques pour l’extraction
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Record to Report - Attributs des écritures comptables

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète le processus Record to Report - Journal Entry.
3 Obligatoire 5 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Activité
ActivityName
Nom de l’activité métier exécutée à un moment précis du processus d’écriture comptable.
Description

L’activité représente une étape ou un événement précis du cycle de vie d’une écriture comptable, comme « Journal Entry Created », « Journal Submitted For Review » ou « Journal Entry Posted ». Ces activités sont généralement dérivées des journaux de modification, des mises à jour de statut ou des codes de transaction enregistrés dans le système.

L’analyse des activités permet de visualiser le parcours du processus, d’identifier les chemins fréquents et de repérer les écarts par rapport à la procédure standard. Elle est indispensable au calcul d’indicateurs tels que la fréquence des activités, les temps d’attente entre les étapes et les taux de conformité.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser les cartes de processus et d’analyser les schémas du flux de travail.

Où les obtenir

Dérivé de plusieurs sources, notamment des champs de statut des tables d’en-tête et de postes, par exemple BKPF-BSTAT, des journaux des documents de modification (CDHDR/CDPOS) et des journaux de flux de travail.

Exemples
Écriture comptable crééeÉcriture comptable mise en attenteÉcriture comptable soumise pour vérificationÉcriture comptable approuvéeÉcriture comptable comptabilisée
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage indiquant le moment où une activité précise a eu lieu pour l’écriture comptable.
Description

L’heure de l’événement correspond à la date et à l’heure précises auxquelles une activité métier a été exécutée et enregistrée dans le système. Chaque activité d’un dossier possède son propre horodatage, ce qui crée une séquence chronologique d’événements.

Cet attribut est essentiel pour toutes les analyses de processus fondées sur le temps. Il sert à calculer les temps de cycle, les durées entre les activités et les temps d’attente, ainsi qu’à comprendre la répartition temporelle du travail. Des horodatages exacts sont indispensables pour construire un modèle de processus fiable et calculer des indicateurs clés tels que le temps de cycle d’approbation.

Pourquoi c’est important

Il fournit l’ordre chronologique des événements, indispensable au calcul de tous les indicateurs fondés sur la durée et à la compréhension de la chronologie du processus.

Où les obtenir

Provient des journaux des documents de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), des journaux de flux de travail ou des horodatages de création ou de saisie de tables telles que BKPF (CPUDT, CPUTM).

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Identifiant de l’écriture comptable
JournalEntryId
Identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du dossier dans le processus.
Description

L’identifiant de l’écriture comptable est un numéro unique attribué à chaque document comptable lors de sa création dans SAP S/4HANA. Cet identifiant est indispensable pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’une écriture comptable, depuis sa création initiale ou sa mise en attente, en passant par les flux de travail d’approbation, jusqu’à sa comptabilisation finale et à son éventuelle extourne ou compensation.

Dans une analyse de Process Mining, cet identifiant sert à relier toutes les activités associées au sein d’un même cas. En regroupant les événements sous un identifiant d’écriture comptable commun, les analystes peuvent reconstituer le flux de bout en bout, mesurer les temps de cycle et repérer les variations ou les goulots d’étranglement propres à chaque transaction financière. Il s’agit de l’attribut fondamental pour construire l’ensemble de la vue du processus.

Pourquoi c’est important

Cet identifiant relie toutes les étapes associées du processus et permet d’analyser le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable.

Où les obtenir

Il s’agit d’une clé composite, généralement constituée par la concaténation du code société (BKPF-BUKRS), du numéro de document (BKPF-BELNR) et de l’exercice fiscal (BKPF-GJAHR).

Exemples
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Code société
CompanyCode
Identifiant unique de la société ou de l’entité juridique pour laquelle l’écriture comptable est enregistrée.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont établis. Chaque écriture comptable est affectée à un code société donné.

Cet attribut est essentiel pour segmenter et comparer les performances du processus entre les différentes composantes de l’organisation. Les analystes peuvent l’utiliser pour filtrer la vue du processus sur une entité juridique précise, comparer les taux de rejet entre plusieurs codes société ou identifier des variations propres à certaines régions.

Pourquoi c’est important

Permet de filtrer et de comparer le processus d’écriture comptable entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BUKRS (code société).

Exemples
10001710US01
Date de comptabilisation
PostingDate
Date à laquelle l’écriture comptable est enregistrée dans le grand livre, ce qui détermine la période financière concernée.
Description

La date de comptabilisation détermine la période fiscale dans laquelle la transaction apparaît dans les états financiers. Il s’agit d’une date essentielle en comptabilité, qui peut différer de la date de création ou de saisie du document dans le système.

Dans le Process Mining, la date de comptabilisation sert à réaliser des analyses par cohortes temporelles, par exemple pour comparer les processus de clôture mensuelle ou analyser les tendances de performance sur différentes périodes financières. Elle permet également de mesurer les délais entre la création de l’écriture et sa comptabilisation effective.

Pourquoi c’est important

Essentielle pour replacer les données dans leur contexte financier, elle permet d’analyser les performances du processus sur des périodes comptables précises, comme les clôtures mensuelles ou annuelles.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BUDAT (date de comptabilisation du document).

Exemples
2023-10-312023-11-012024-02-29
Montant en devise locale
AmountInLocalCurrency
Valeur totale de l’écriture comptable exprimée dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut représente le montant financier de l’écriture comptable. Il correspond généralement à la somme des valeurs absolues de tous les postes au débit ou au crédit du document, convertie dans la devise locale du code société.

L’analyse par montant permet de segmenter le processus selon son impact financier. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent suivre un processus d’approbation plus strict que les écritures de faible montant. Elle aide à prioriser les initiatives d’amélioration sur les transactions qui présentent le risque financier le plus élevé.

Pourquoi c’est important

Fournit la valeur financière de l’écriture et permet d’analyser l’évolution du comportement du processus en fonction du montant concerné.

Où les obtenir

Calculé en additionnant les montants de la table des postes BSEG, champ DMBTR, pour une écriture donnée, BELNR, puis en convertissant le résultat en valeur positive.

Exemples
1500.75125000.0050.20
Type d’écriture comptable
JournalEntryType
Classe l’écriture comptable selon son objectif métier, par exemple une comptabilisation d’immobilisation, une facture fournisseur ou une écriture de grand livre.
Description

Le type d’écriture comptable, appelé type de document dans la terminologie SAP, est une clé qui catégorise les documents comptables. Il détermine notamment la plage de numéros attribuée au document et les types de comptes autorisés pour la comptabilisation.

L’analyse du processus par type d’écriture est essentielle pour comprendre les comportements propres à chaque contexte. Par exemple, le processus d’approbation d’une simple charge à payer de type SA peut être beaucoup plus simple que celui d’une acquisition d’immobilisation complexe de type AA. Cette dimension est essentielle pour le Dashboard « Conformité par type d’écriture ».

Pourquoi c’est important

Catégorise les écritures selon leur contexte métier et permet d’analyser les variations du processus ainsi que les performances associées aux différents types de transactions financières.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BLART (type de document).

Exemples
SAKRAA
Utilisateur ayant créé l’écriture
CreatedByUser
Identifiant de l’utilisateur qui a créé l’écriture comptable.
Description

Cet attribut contient l’identifiant unique de l’utilisateur qui a lancé le processus d’écriture comptable en créant le document initial. Il peut s’agir d’un comptable, d’un utilisateur métier ou d’un identifiant système pour les écritures automatisées.

L’analyse du processus par créateur permet d’identifier les tendances associées à certains utilisateurs ou équipes. Elle peut révéler des besoins de formation lorsque certains utilisateurs présentent des taux de rejet plus élevés, ou mettre en évidence les personnes les plus performantes. Cet attribut est essentiel pour le Dashboard « Activité et productivité des utilisateurs ».

Pourquoi c’est important

Associe les activités du processus à des utilisateurs précis, ce qui permet d’analyser les performances, de répartir la charge de travail et d’identifier les besoins de formation.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ USNAM (nom d’utilisateur).

Exemples
ABROWNCJONESBATCH_USER
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP utilisé pour créer ou modifier l’écriture comptable.
Description

Le code de transaction, ou T-Code, est un raccourci qui identifie une fonction ou un programme précis dans SAP. Pour les écritures comptables, différents T-Codes peuvent indiquer la manière dont l’écriture a été créée, par exemple FB01 pour une comptabilisation manuelle dans le grand livre, FV50 pour une mise en attente ou un code automatisé pour les écritures générées par le système.

Cet attribut indique clairement si une activité a été réalisée manuellement par un utilisateur ou automatiquement par le système. Il est essentiel pour calculer le KPI du taux de comptabilisation manuelle et identifier les possibilités d’automatisation.

Pourquoi c’est important

Indique comment l’écriture a été traitée, par exemple manuellement ou automatiquement, ce qui est essentiel pour analyser l’automatisation et comprendre les variations du processus.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ TCODE (code de transaction).

Exemples
FB01FV50F-02
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis le système source. Il indique clairement le degré d’actualité des données analysées.

Connaître l’heure de la dernière mise à jour est important pour évaluer l’actualité de l’analyse du processus. Cela aide les utilisateurs à interpréter correctement les Dashboards et les KPI, en sachant s’ils consultent des données quasi en temps réel ou un instantané d’une période antérieure.

Pourquoi c’est important

Indique l’actualité des données et permet aux utilisateurs de savoir dans quelle mesure l’analyse du processus reflète la situation actuelle.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut de métadonnées, généralement généré et horodaté pour chaque enregistrement lors du pipeline d’ingestion des données.

Exemples
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Durée du cycle d’approbation
ApprovalCycleTime
Temps écoulé entre la soumission d’une écriture comptable pour approbation et son approbation ou son rejet.
Description

Cette métrique calculée porte spécifiquement sur la durée de l’étape d’approbation. Elle mesure le temps écoulé entre l’activité « Journal Submitted For Review » et l’activité suivante « Journal Entry Approved » ou « Journal Entry Rejected ».

Ce KPI est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement au sein du flux de travail d’approbation. Des temps de cycle d’approbation élevés peuvent retarder considérablement l’ensemble du processus. L’analyse de cette métrique par approbateur, code société ou type d’écriture comptable peut révéler des axes d’amélioration précis.

Pourquoi c’est important

Isole la durée de l’étape d’approbation afin de localiser et de traiter les goulots d’étranglement lors de l’examen et de l’approbation.

Où les obtenir

Calculé en mesurant la différence entre l’événement « Écriture comptable soumise pour examen » et l’événement « Écriture comptable approuvée » ou « Écriture comptable rejetée ».

Exemples
1 jour et 2 heures4 heures et 25 minutes5 jours et 0 heure
Exercice fiscal
FiscalYear
Exercice fiscal auquel l’écriture comptable est rattachée.
Description

L’exercice fiscal fait partie de la clé unique d’une écriture comptable, avec le code société et le numéro de document. Il représente l’année financière au cours de laquelle le document est pertinent.

Dans le cadre de l’analyse, l’exercice fiscal sert à étudier les tendances à long terme et à garantir l’unicité de l’identifiant du cas. La comparaison des indicateurs du processus entre différents exercices fiscaux peut révéler des améliorations ou des dégradations des performances au fil du temps.

Pourquoi c’est important

Constitue un élément essentiel pour identifier les documents de manière unique et permet d’analyser les performances du processus d’une année sur l’autre.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ GJAHR (exercice fiscal).

Exemples
202320242022
Heure de fin
EndTime
Horodatage indiquant le moment où l’activité a été terminée.
Description

L’heure de fin marque l’achèvement d’une activité. Dans de nombreux journaux d’événements, l’heure de début et l’heure de fin d’une activité sont identiques, ce qui correspond à un événement instantané. En revanche, pour les activités dont la durée est mesurable, comme l’examen actif d’un document par un utilisateur, cet attribut permet d’enregistrer cette durée.

Une heure de fin distincte permet de calculer plus précisément le temps de traitement de l’activité et le temps d’attente. Elle aide à distinguer le temps consacré activement à une tâche du temps pendant lequel celle-ci est restée en attente dans une file.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément le temps de traitement des activités et de distinguer le temps de travail actif du temps d’attente.

Où les obtenir

Généralement identique à StartTime pour les événements atomiques. Pour les activités qui s’étendent dans le temps, il peut provenir des journaux de flux de travail ou être calculé à partir des événements suivants.

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Indicateur de comptabilisation manuelle
IsManualPosting
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a été comptabilisée manuellement par un utilisateur.
Description

Cet attribut identifie les écritures comptables enregistrées à la suite d’une intervention manuelle, par opposition à celles comptabilisées automatiquement par une tâche système ou une interface. Il est généralement dérivé du code de transaction utilisé pour comptabiliser le document.

Cet indicateur sert à calculer le KPI du taux de comptabilisation manuelle et aide les organisations à suivre leurs progrès dans l’automatisation du processus Record to Report. En filtrant les écritures comptabilisées manuellement, les analystes peuvent identifier les situations qui nécessitent encore une intervention humaine et évaluer leur potentiel d’automatisation.

Pourquoi c’est important

Distingue les comptabilisations effectuées par un utilisateur de celles pilotées par le système, ce qui est essentiel pour mesurer le niveau d’automatisation et identifier de nouvelles possibilités.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé à partir de TransactionCode. Une liste prédéfinie de codes de transaction manuels, par exemple « FB01 » et « F-02 », permet de définir l’indicateur sur « true ».

Exemples
truefalse
Indicateur de reprise
IsRework
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a fait l’objet d’une reprise, par exemple après un rejet.
Description

Cet attribut calculé signale les écritures comptables qui s’écartent du parcours nominal du processus. Il prend généralement la valeur true lorsqu’une activité telle que « Écriture comptable rejetée » ou « Écriture comptable corrigée » intervient dans le cas.

Cet indicateur simplifie l’analyse de l’efficacité du processus. Il permet de calculer rapidement le KPI du taux de reprise et de comparer directement les délais de traitement et les coûts des cas avec ou sans reprise. Identifier les facteurs à l’origine des reprises constitue un objectif majeur de nombreuses initiatives d’amélioration des processus.

Pourquoi c’est important

Signale les cas qui ont nécessité une correction ou des boucles supplémentaires, afin de quantifier facilement les inefficacités du processus et d’en analyser les causes profondes.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut calculé à partir de la séquence des activités d’un cas. Il prend la valeur « true » lorsqu’une activité telle que « Écriture comptable rejetée » est présente.

Exemples
truefalse
Motif d’annulation
ReversalReason
Code indiquant la raison pour laquelle une écriture comptable comptabilisée a été annulée.
Description

Lorsqu’une écriture comptable comptabilisée est incorrecte, elle ne peut pas être supprimée et doit être annulée au moyen d’un nouveau document. Le code du motif d’annulation explique la raison de cette opération, par exemple une date de comptabilisation ou un montant incorrect.

L’analyse des motifs d’annulation aide à identifier les causes profondes des erreurs dans le processus Record to Report. La fréquence élevée d’un motif particulier peut révéler des problèmes systémiques, comme une formation insuffisante ou des défaillances des contrôles, auxquels il faut remédier pour améliorer la qualité dès la première exécution.

Pourquoi c’est important

Aide à diagnostiquer la cause profonde des erreurs à l’origine des annulations et fournit les analyses nécessaires pour réduire les reprises et améliorer la qualité du processus.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ STGRD (motif d’annulation).

Exemples
010205
Statut du document
DocumentStatus
Statut actuel de traitement de l’écriture comptable, par exemple mise en attente, comptabilisée ou lettrée.
Description

Le statut du document indique l’état de l’écriture comptable au cours de son cycle de vie. Par exemple, un document mis en attente est enregistré, mais pas encore comptabilisé dans le grand livre, tandis qu’un document comptabilisé est finalisé.

L’analyse du statut aide à comprendre le déroulement du travail et à identifier les goulots d’étranglement. Un volume important de documents restant longtemps à l’état « mis en attente » ou « en attente d’approbation » peut révéler des inefficacités dans le processus. Le statut constitue également une source importante pour dériver les activités du processus.

Pourquoi c’est important

Donne une vue instantanée de la position de l’écriture comptable dans son cycle de vie et aide à identifier les files d’attente ainsi que les goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BSTAT (statut du document).

Exemples
VAB
Système source
SourceSystem
Identifie le système source depuis lequel les données des écritures comptables ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système de référence dans lequel les données de l’écriture comptable ont été créées. Pour les entreprises qui utilisent plusieurs instances ERP ou un ensemble de systèmes historiques et modernes, il permet de distinguer les sources de données.

Dans le cadre de l’analyse, il peut servir à comparer les performances du processus entre différents systèmes ou à filtrer les données provenant d’une source donnée. Il joue un rôle important dans la gouvernance des données et permet de préserver le contexte nécessaire à leur bonne compréhension.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte sur l’origine des données, un élément essentiel dans les environnements multi-systèmes pour analyser et comparer correctement les processus.

Où les obtenir

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données, qui identifie l’instance SAP S/4HANA concernée, par exemple le SID ou le nom du système logique.

Exemples
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Utilisateur approbateur
ApproverUser
Identifiant de l’utilisateur qui a approuvé ou rejeté l’écriture comptable.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur chargé d’examiner une écriture comptable soumise et de prendre une décision. Dans un flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux, plusieurs approbateurs peuvent intervenir pour une même écriture comptable.

Ces informations sont indispensables pour analyser précisément le processus d’approbation. Elles permettent de mesurer la charge de travail des différents approbateurs, de calculer leurs temps d’approbation individuels et d’identifier les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation. Elles alimentent directement le Dashboard « User Activity and Throughput ».

Pourquoi c’est important

Identifie la personne responsable de l’approbation et permet d’analyser la charge de travail, les performances et les goulots d’étranglement liés aux approbations.

Où les obtenir

Provient des journaux de flux de travail, par exemple SWW_WI2OBJ et SWWLOG, ou des tables de documents de modification (CDHDR/CDPOS), en identifiant l’utilisateur qui a exécuté l’étape d’approbation.

Exemples
DMILLERFWHITEKCHEN
Obligatoire Recommandé Facultatif

Record to Report - Activités liées aux écritures comptables

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser précisément le processus.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Écriture comptable approuvée
L’écriture comptable reçoit l’approbation finale d’un responsable habilité, qui en confirme la validité et l’exactitude. Cette activité constitue le dernier contrôle avant la comptabilisation du document dans le grand livre.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt le cycle d’approbation. Le délai nécessaire pour l’atteindre représente une part majeure de la durée globale du processus et constitue un indicateur clé de l’efficacité des approbateurs.

Où les obtenir

Cet événement est déduit d’un journal de flux de travail indiquant l’étape d’approbation finale ou d’un changement de statut du document. L’identifiant utilisateur de l’approbateur et l’horodatage peuvent provenir des données du flux de travail ou des journaux de modification.

Collecte

Identifiez l’horodatage de l’étape d’approbation finale dans les journaux de flux de travail ou le passage du statut à « Approved » dans les documents de modification.

Type d’événement inferred
Écriture comptable comptabilisée
L’écriture comptable est officiellement enregistrée dans le grand livre et a un impact sur les états financiers de l’entreprise. C’est à ce moment que le document devient une pièce financière permanente.
Pourquoi c’est important

Il s’agit du principal jalon de réussite, qui marque la fin du cycle de traitement central. L’analyse du débit des écritures comptabilisées et du délai nécessaire pour atteindre cette étape constitue un indicateur fondamental du process mining.

Où les obtenir

Il s’agit d’un événement explicite, marqué par la date de comptabilisation (BUDAT) dans la table BKPF. Un document comptabilisé possède un statut de document vide (BSTAT), ce qui le distingue des documents mis en attente (« V ») ou bloqués (« D »).

Collecte

Utilisez la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) et la date de saisie (BKPF-CPUDT) pour horodater l’événement. Une valeur BKPF-BSTAT vide indique un document comptabilisé.

Type d’événement explicit
Écriture comptable créée
Cette activité correspond à la création initiale d’un document d’écriture comptable dans le système. L’enregistrement est créé dans la table d’en-tête BKPF, mais n’est pas encore comptabilisé dans le grand livre. Il s’agit du point de départ du cycle de vie de l’écriture comptable.
Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre cet événement et la comptabilisation est essentielle pour mesurer le temps de cycle global et identifier les retards initiaux de saisie des données.

Où les obtenir

Cet événement peut être capturé explicitement dans la table SAP BKPF à partir des champs de date de création (CPUDT) et d’heure de création (CPUTM), pour un numéro de document donné (BELNR).

Collecte

Utilisez BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM pour l’horodatage de l’événement.

Type d’événement explicit
Écriture comptable lettrée
Un poste ouvert d’une écriture comptable est compensé par une autre comptabilisation, par exemple lorsqu’un paiement solde une facture. Cette activité marque le rapprochement de postes précis et leur clôture effective.
Pourquoi c’est important

Cette activité représente l’étape finale de rapprochement pour de nombreuses écritures comptables, notamment celles qui concernent des comptes d’attente ou des comptes gérés par postes ouverts. L’analyse du délai entre la comptabilisation et le lettrage permet de mesurer l’efficacité du rapprochement.

Où les obtenir

Cet événement est déduit de la table des postes (BSEG ou vue ACDOCA). Lorsqu’un poste est lettré, les champs Date de lettrage (AUGDT) et Document de lettrage (AUGBL) sont renseignés pour ce poste.

Collecte

Utilisez la date de lettrage (BSEG-AUGDT) du poste comme horodatage de l’événement.

Type d’événement inferred
Écriture comptable soumise pour vérification
Le créateur de l’écriture comptable soumet officiellement le document au flux de travail de contrôle et d’approbation. Cette activité marque le passage de la saisie des données au processus de contrôle formel et lance le cycle d’approbation.
Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début du temps de cycle d’approbation. Mesurer la durée entre ce point et l’approbation ou le rejet final permet d’isoler les goulots d’étranglement propres aux étapes de contrôle et d’approbation.

Où les obtenir

Cette activité est souvent capturée dans les journaux des flux de travail, notamment les tables SWW_WIHEAD et SWWLOG, reliées à l’objet métier. Elle peut également être déduite d’un changement de statut dans un champ personnalisé de l’en-tête du document (BKPF).

Collecte

Horodatage de la création d’un élément de flux de travail ou du passage d’un champ de statut à « Submitted » ou « In Review ».

Type d’événement inferred
Processus d’extourne d’écriture comptable traité
Une écriture comptable précédemment comptabilisée est extournée par la création d’un nouveau document contenant les écritures inverses. Cette opération corrige les erreurs des documents comptabilisés et constitue une transaction explicite et auditable.
Pourquoi c’est important

Les extournes indiquent qu’une erreur a été commise dans un document comptabilisé. Un taux élevé d’extournes révèle des problèmes sous-jacents dans le processus d’approbation ou dans la qualité de la saisie. Leur suivi contribue à améliorer l’exactitude dès la première saisie.

Où les obtenir

L’extourne constitue un événement explicite. L’en-tête du nouveau document d’extourne (BKPF) contient une référence au document d’origine dans le champ Numéro du document extourné (STBLG). La date de comptabilisation du nouveau document correspond à l’heure de l’événement.

Collecte

Identifiez les documents pour lesquels BKPF-STBLG est renseigné. L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation du document d’extourne.

Type d’événement explicit
Comptabilisation manuelle identifiée
L’écriture comptable a été comptabilisée à l’aide d’un code de transaction manuel, plutôt que par une interface automatisée ou un traitement par lots. Il ne s’agit pas d’un événement temporel, mais d’une classification de l’activité de comptabilisation.
Pourquoi c’est important

L’identification des comptabilisations manuelles est essentielle pour les initiatives d’automatisation. Un taux élevé de comptabilisations manuelles indique des possibilités d’amélioration, notamment par l’intégration de sous-systèmes ou l’utilisation de programmes de comptabilisation automatisés.

Où les obtenir

Cette classification est calculée en analysant le champ du code de transaction (TCODE) dans la table d’en-tête des documents (BKPF). Une liste de T-Codes manuels connus, comme FB01, F-02 et FB50, est utilisée pour classer l’écriture.

Collecte

Classez l’événement selon BKPF-TCODE, en le comparant à une liste prédéfinie de codes de transaction manuels au moment de la comptabilisation.

Type d’événement calculated
Écriture comptable corrigée
L’utilisateur modifie une écriture comptable après son rejet ou son renvoi pour correction. Cette activité représente le travail de reprise nécessaire pour traiter les problèmes identifiés lors de la vérification avant une nouvelle soumission.
Pourquoi c’est important

Cette activité quantifie les boucles de reprise. L’analyse de la fréquence et de la durée des corrections permet de repérer les sources d’inefficacité et de mettre en évidence les possibilités d’amélioration de la formation et de la clarté du processus.

Où les obtenir

Cet événement peut être déduit en suivant la date de dernière modification (« Last Changed On », AEDAT) dans la table BKPF pour un document qui se trouvait précédemment à l’état « Rejected ». Les documents de modification fournissent des informations plus précises sur les changements effectués.

Collecte

Utilisez l’horodatage des en-têtes des documents de modification (CDHDR-UDATE) pour les changements effectués après un événement de rejet.

Type d’événement inferred
Écriture comptable mise en attente
Un utilisateur enregistre une écriture comptable incomplète sans la comptabiliser, afin de la compléter ou de la vérifier ultérieurement. Cette action explicite crée un enregistrement d’en-tête avec le statut « mise en attente », qui conserve le document dans un état non comptabilisé.
Pourquoi c’est important

La mise en attente constitue une étape courante avant la soumission. Le suivi de la durée de cet état permet d’identifier les retards dans la finalisation et la préparation des données avant le début du processus formel de vérification et d’approbation.

Où les obtenir

Dans la table BKPF, un document mis en attente est identifié par la valeur « V » du champ de statut du document (BSTAT). L’horodatage de l’événement correspond à la date de création (CPUDT).

Collecte

Filtrez les documents pour lesquels BKPF-BSTAT = « V » au moment de la création.

Type d’événement explicit
Écriture comptable modifiée après comptabilisation
Un utilisateur modifie un nombre limité de champs d’une écriture comptable après sa comptabilisation dans le grand livre. Même si la plupart des données financières sont immuables après comptabilisation, certains champs, comme le texte ou les affectations, peuvent être modifiés.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un indicateur de conformité important. Les modifications effectuées après la comptabilisation peuvent révéler des tentatives d’altération des registres. Elles doivent donc être surveillées attentivement afin de prévenir la fraude et de garantir l’intégrité des données.

Où les obtenir

Cet événement peut être déduit de manière fiable à partir des tables des documents de modification (CDHDR et CDPOS). Une entrée CDHDR associée au numéro de document et présentant une date de modification postérieure à la date de comptabilisation indique une modification après comptabilisation.

Collecte

Recherchez dans CDHDR les enregistrements dont l’horodatage de modification (UDATE/UTIME) est postérieur à la date de comptabilisation du document (BKPF-BUDAT).

Type d’événement inferred
Écriture comptable rejetée
Un vérificateur ou un approbateur refuse l’écriture comptable, ce qui empêche sa comptabilisation. Le document est généralement renvoyé à son créateur pour correction, ce qui déclenche une boucle de reprise.
Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets est essentiel pour comprendre la qualité du processus et identifier les erreurs fréquentes. Un taux de rejet élevé révèle des problèmes d’exactitude des données, de compréhension des politiques ou de documentation justificative insuffisante.

Où les obtenir

Cet événement est déduit d’un changement de statut dans un journal de flux de travail ou dans un champ de statut personnalisé du document d’écriture comptable. Les journaux des documents de modification (CDHDR/CDPOS) associés au champ de statut concerné peuvent fournir l’horodatage.

Collecte

Identifiez le changement du champ de statut à « Rejected » à l’aide des documents de modification (CDHDR/CDPOS) ou des journaux de flux de travail.

Type d’événement inferred
Pièces justificatives jointes
Un utilisateur joint une ou plusieurs pièces justificatives, comme des factures ou des feuilles de calcul, à l’écriture comptable. Cette étape vise généralement à fournir des éléments de preuve et du contexte pour la transaction financière lors de la vérification et de l’audit.
Pourquoi c’est important

Il est essentiel de joindre les pièces justificatives avant la vérification pour garantir la conformité et l’efficacité des approbations. Cette activité permet de mesurer le respect des politiques documentaires et son impact sur les délais d’approbation.

Où les obtenir

Cet événement est généralement déduit en vérifiant l’horodatage de création des pièces jointes associées via Generic Object Services (GOS). La table SRGBTBREL relie l’objet métier, par exemple le document BKPF, à la pièce jointe.

Collecte

Interrogez les tables des pièces jointes GOS, par exemple SRGBTBREL, pour rechercher les liens vers l’objet BKPF et utilisez l’horodatage de création de la pièce jointe.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

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