Votre modèle de données pour le processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

SAP S/4HANA
Votre modèle de données pour le processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

Votre modèle de données pour le processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse de votre processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables. Il présente les attributs à recueillir, les principales activités à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de votre système source. Utilisez cette ressource pour réunir toutes les données nécessaires à une analyse de Process Mining fiable.
  • Attributs recommandés à recueillir
  • Activités clés à suivre
  • Conseils pratiques pour l’extraction
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs du processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

Voici les champs de données recommandés pour votre journal d’événements afin d’analyser en détail le processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables.
3 Obligatoire 5 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Activité
ActivityName
Nom de l’activité métier réalisée à une étape précise du processus de saisie des écritures.
Description

L’activité correspond à une étape ou à un événement précis du cycle de vie d’une écriture comptable, comme « Écriture comptable créée », « Écriture soumise pour vérification » ou « Écriture comptable comptabilisée ». Ces activités sont généralement déduites des journaux de modification, des mises à jour de statut ou des codes de transaction enregistrés dans le système.

L’analyse des activités permet de visualiser le déroulement du processus, de repérer les parcours courants et de détecter les écarts par rapport à la procédure standard. Elle est indispensable au calcul d’indicateurs tels que la fréquence des activités, les temps d’attente entre les étapes et les taux de conformité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartes de processus et d’analyser les schémas des flux de travail.

Où trouver ces données

Cet attribut est déduit de différentes sources, notamment des champs de statut des tables d’en-tête et de postes (par exemple BKPF-BSTAT), des journaux des documents de modification (CDHDR/CDPOS) et des journaux du flux de travail.

Exemples
Écriture comptable crééeÉcriture comptable mise en attenteÉcriture soumise pour vérificationÉcriture comptable approuvéeÉcriture comptable comptabilisée
Heure de l’événement
EventTime
Horodatage indiquant le moment où une activité précise a eu lieu pour l’écriture comptable.
Description

L’heure de l’événement correspond à la date et à l’heure précises auxquelles une activité métier a été exécutée et enregistrée dans le système. Chaque activité d’un cas possède son propre horodatage, ce qui permet d’établir la chronologie des événements.

Cet attribut est essentiel à toute analyse temporelle du processus. Il sert à calculer les temps de cycle, les durées entre les activités et les temps d’attente, ainsi qu’à comprendre la répartition du travail dans le temps. Des horodatages exacts sont indispensables pour établir un modèle de processus fiable et calculer des indicateurs clés de performance, comme le temps de cycle d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Il établit l’ordre chronologique des événements, indispensable au calcul des indicateurs de durée et à la compréhension du déroulement du processus dans le temps.

Où trouver ces données

Cet attribut provient des journaux des documents de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), des journaux du flux de travail ou des horodatages de création et de saisie dans des tables comme BKPF (CPUDT, CPUTM).

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Identifiant de l’écriture comptable
JournalEntryId
Identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.
Description

L’identifiant de l’écriture comptable est un numéro unique attribué à chaque pièce comptable lors de sa création dans SAP S/4HANA. Il permet de suivre l’ensemble du cycle de vie d’une écriture, de sa création ou de sa mise en attente aux flux de travail d’approbation, jusqu’à sa comptabilisation finale et à une éventuelle extourne ou un éventuel lettrage.

Dans une analyse de process mining, cet identifiant sert à regrouper toutes les activités associées dans un même cas. En rassemblant les événements sous un identifiant commun, les analystes peuvent reconstituer le déroulement complet du processus, mesurer les temps de cycle et repérer les variations ou les goulots d’étranglement propres à chaque transaction financière. C’est l’attribut de base qui permet de représenter l’ensemble du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant relie toutes les étapes associées du processus et permet d’analyser le parcours complet de chaque écriture comptable.

Où trouver ces données

Il s’agit d’une clé composite, généralement formée par la concaténation du code société (BKPF-BUKRS), du numéro de pièce (BKPF-BELNR) et de l’exercice comptable (BKPF-GJAHR).

Exemples
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Code société
CompanyCode
Identifiant unique de la société ou de l’entité juridique à laquelle l’écriture comptable est imputée.
Description

Le code société est une unité organisationnelle fondamentale de SAP Financials. Il représente une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont établis. Chaque écriture comptable est associée à un code société précis.

Cet attribut est essentiel pour segmenter et comparer les performances du processus entre les différentes entités de l’organisation. Vous pouvez filtrer la vue du processus sur une entité juridique, comparer les taux de rejet entre les codes société ou repérer des différences propres à certaines régions.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer et de comparer le processus de comptabilisation des écritures entre les différentes entités juridiques ou unités opérationnelles de l’organisation.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BUKRS (code société).

Exemples
10001710US01
Date de comptabilisation
PostingDate
Date à laquelle l’écriture comptable est enregistrée dans le grand livre et qui détermine la période financière concernée.
Description

La date de comptabilisation détermine la période fiscale dans laquelle la transaction apparaît dans les états financiers. Elle est essentielle en comptabilité et peut différer de la date de création du document ou de sa saisie dans le système.

En Process Mining, elle sert à analyser des cohortes dans le temps, par exemple pour comparer les processus de clôture mensuelle ou étudier les tendances de performance sur différentes périodes financières. Elle permet aussi de mesurer le délai entre la création de l’écriture et sa comptabilisation effective.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable pour situer les données dans leur contexte financier, cet attribut permet d’analyser les performances du processus sur une période comptable précise, par exemple à la clôture mensuelle ou annuelle.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BUDAT (date de comptabilisation du document).

Exemples
2023-10-312023-11-012024-02-29
Montant en devise locale
AmountInLocalCurrency
Montant total de l’écriture comptable, exprimé dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut indique le montant de l’écriture comptable. Il correspond généralement à la somme des valeurs absolues de toutes les lignes de débit ou de crédit du document, converties dans la devise locale du code société.

L’analyse par montant permet de segmenter le processus selon l’incidence financière des écritures. Par exemple, les écritures de montant élevé peuvent suivre un processus d’approbation plus strict que celles de faible montant. Vous pouvez ainsi concentrer les efforts d’amélioration sur les transactions qui présentent le risque financier le plus élevé.

Pourquoi est-ce important ?

Indique le montant de l’écriture et permet d’analyser les variations du processus selon les sommes en jeu.

Où trouver ces données

Calculé en additionnant les montants de la table des postes BSEG (champ DMBTR) pour une écriture comptable donnée (BELNR), puis en convertissant le résultat en valeur positive.

Exemples
1500.75125000.0050.20
Type d’écriture comptable
JournalEntryType
Classe l’écriture comptable selon son objet métier, par exemple une immobilisation, une facture fournisseur ou une écriture au grand livre.
Description

Le type d’écriture comptable, appelé type de document dans la terminologie SAP, est une clé qui catégorise les documents comptables. Il détermine notamment la plage de numéros attribuée au document et les types de comptes autorisés pour la comptabilisation.

L’analyse du processus par type d’écriture comptable aide à comprendre les différences de traitement selon le contexte. Par exemple, le processus d’approbation d’une simple provision (type SA) peut être bien plus simple que celui d’une acquisition complexe d’immobilisation (type AA). Cette dimension est essentielle au Dashboard « Conformité par type d’écriture ».

Pourquoi est-ce important ?

Classe les écritures selon leur contexte métier afin d’analyser les différences de processus et les performances pour chaque type de transaction financière.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BLART (type de document).

Exemples
SAKRAA
Utilisateur ayant créé l’écriture
CreatedByUser
Identifiant de l’utilisateur qui a créé l’écriture comptable.
Description

Cet attribut contient l’identifiant unique de l’utilisateur qui a lancé le processus d’écriture comptable en créant le document initial. Il peut s’agir d’un comptable, d’un utilisateur métier ou d’un identifiant système pour les écritures automatisées.

L’analyse du processus selon son créateur permet de repérer des tendances liées à certains utilisateurs ou équipes. Elle peut révéler des besoins de formation si certains utilisateurs enregistrent davantage de rejets, ou mettre en évidence les personnes les plus performantes. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Activité et débit des utilisateurs ».

Pourquoi est-ce important ?

Associe les activités du processus à des utilisateurs précis afin d’analyser les performances, d’équilibrer la charge de travail et de repérer les besoins de formation.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ USNAM (nom d’utilisateur).

Exemples
ABROWNCJONESBATCH_USER
A nécessité une reprise
IsRework
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a nécessité une reprise, par exemple une correction après un rejet.
Description

Cet attribut calculé signale les écritures comptables qui s’écartent du parcours nominal. Il prend généralement la valeur true lorsqu’une activité telle que « Écriture comptable rejetée » ou « Écriture comptable corrigée » apparaît dans le cas.

Cet indicateur simplifie l’analyse de l’efficacité du processus. Il permet de calculer rapidement le KPI de taux de reprise et de comparer directement les temps de cycle et les coûts des cas avec et sans reprise. Repérer les causes des reprises est un objectif majeur de nombreuses initiatives d’amélioration des processus.

Pourquoi est-ce important ?

Signale les cas qui ont nécessité une correction ou des boucles supplémentaires, pour quantifier facilement les inefficacités du processus et en analyser les causes profondes.

Où trouver ces données

Cet attribut calculé est déduit de la séquence des activités d’un cas. Il prend la valeur « true » si une activité telle que « Écriture comptable rejetée » est présente.

Exemples
truefalse
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP utilisé pour créer ou modifier l’écriture comptable.
Description

Le code de transaction (T-Code) est un raccourci qui désigne une fonction ou un programme précis dans SAP. Pour les écritures comptables, les différents T-Codes indiquent comment l’écriture a été créée : FB01 pour une comptabilisation manuelle au grand livre, FV50 pour une mise en attente ou un code automatisé pour les écritures générées par le système.

Cet attribut permet de déterminer si une activité a été effectuée manuellement par un utilisateur ou automatiquement par le système. Il est essentiel au calcul du KPI de taux de comptabilisation manuelle et à l’identification des possibilités d’automatisation.

Pourquoi est-ce important ?

Indique le mode de traitement d’une écriture, manuel ou automatique, et aide à analyser les possibilités d’automatisation ainsi que les différences entre les processus.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ TCODE (code de transaction).

Exemples
FB01FV50F-02
Comptabilisation manuelle
IsManualPosting
Indicateur booléen précisant si l’écriture comptable a été comptabilisée manuellement par un utilisateur.
Description

Cet attribut identifie les écritures comptabilisées à la suite d’une intervention manuelle, plutôt que automatiquement par une tâche système ou une interface. Il est généralement déduit du code de transaction utilisé pour comptabiliser le document.

Cet indicateur sert à calculer le KPI de taux de comptabilisation manuelle et à suivre les progrès de l’organisation en matière d’automatisation du processus Record to Report. En filtrant les écritures comptabilisées manuellement, vous pouvez repérer les situations qui nécessitent encore une intervention humaine et évaluer leur potentiel d’automatisation.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les comptabilisations effectuées par une personne de celles réalisées par le système. Cette distinction permet de mesurer le degré d’automatisation et de repérer de nouvelles possibilités.

Où trouver ces données

Cet attribut calculé est déduit du code de transaction. Une liste prédéfinie de codes de transaction manuels, par exemple « FB01 » et « F-02 », permet de définir l’indicateur sur « true ».

Exemples
truefalse
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description

Cet attribut indique la date et l’heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis le système source. Il permet de savoir si les données analysées sont récentes.

Connaître la date de la dernière mise à jour aide à évaluer l’actualité de l’analyse du processus. Vous pouvez ainsi interpréter correctement les Dashboards et les KPI, en sachant si les données sont presque en temps réel ou correspondent à un instantané d’une période antérieure.

Pourquoi est-ce important ?

Indique l’actualité des données et permet de savoir à quel point l’analyse du processus est récente.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un attribut de métadonnées, généralement généré et ajouté à chaque enregistrement lors de l’ingestion des données.

Exemples
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Exercice fiscal
FiscalYear
Exercice fiscal auquel appartient l’écriture comptable.
Description

L’exercice fiscal fait partie de la clé unique d’une écriture comptable, avec le code société et le numéro de document. Il correspond à l’année financière à laquelle le document se rapporte.

Lors de l’analyse, l’exercice fiscal sert à étudier les tendances à long terme et à garantir l’unicité de l’identifiant du cas. La comparaison des indicateurs du processus entre plusieurs exercices fiscaux peut révéler une amélioration ou une dégradation des performances au fil du temps.

Pourquoi est-ce important ?

Contribue à identifier les documents de manière unique et permet de comparer les performances du processus d’un exercice à l’autre.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ GJAHR (exercice fiscal).

Exemples
202320242022
Heure de fin
EndTime
Horodatage indiquant la fin de l’activité.
Description

L’heure de fin marque l’achèvement d’une activité. Dans de nombreux journaux d’événements, l’heure de début et l’heure de fin d’une activité sont identiques : l’événement est alors instantané. Pour les activités dont la durée peut être mesurée, comme l’examen d’un document par un utilisateur, cet attribut permet d’enregistrer cette durée.

Une heure de fin distincte permet de calculer plus précisément la durée de traitement des activités et les temps d’attente. Vous pouvez ainsi distinguer le temps consacré activement à une tâche du temps pendant lequel elle reste en attente dans une file.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer précisément la durée de traitement des activités et de distinguer le temps de travail actif du temps d’attente.

Où trouver ces données

Pour les événements ponctuels, cette valeur est généralement identique à StartTime. Pour les activités qui durent, elle peut provenir des journaux de flux de travail ou être calculée à partir des événements suivants.

Exemples
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Motif d’annulation
ReversalReason
Code indiquant pourquoi une écriture comptable comptabilisée a été annulée.
Description

Lorsqu’une écriture comptable comptabilisée est incorrecte, elle ne peut pas être supprimée : elle doit être annulée au moyen d’un nouveau document. Le code du motif d’annulation précise la raison de cette opération, par exemple une date ou un montant de comptabilisation incorrect.

L’analyse des motifs d’annulation aide à repérer les causes profondes des erreurs dans le processus Record to Report. La fréquence élevée d’un motif particulier peut révéler des problèmes systémiques, comme une formation insuffisante ou des contrôles défaillants. Il est alors possible d’y remédier pour améliorer la qualité dès la première exécution.

Pourquoi est-ce important ?

Aide à déterminer les causes profondes des erreurs qui entraînent des annulations, afin de réduire les reprises et d’améliorer la qualité du processus.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ STGRD (motif d’annulation).

Exemples
010205
Statut du document
DocumentStatus
État actuel de l’écriture comptable, par exemple en attente, comptabilisée ou lettrée.
Description

Le statut du document indique où en est l’écriture comptable dans son cycle de vie. Par exemple, un document « en attente » est enregistré, mais pas encore comptabilisé dans le grand livre, tandis qu’un document « comptabilisé » est finalisé.

L’analyse du statut permet de comprendre le déroulement du travail et de repérer les goulots d’étranglement. Un grand nombre de documents qui restent longtemps « en attente » ou « en attente d’approbation » peut signaler des inefficacités dans le processus. Le statut constitue également une source importante pour déduire les activités du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Indique où se trouve l’écriture comptable dans son cycle de vie et aide à repérer les files d’attente et les goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Table SAP S/4HANA BKPF, champ BSTAT (statut du document).

Exemples
VAB
Système source
SourceSystem
Identifie le système source à partir duquel les données des écritures comptables ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système de référence d’où proviennent les données de l’écriture comptable. Dans les entreprises qui utilisent plusieurs instances ERP ou combinent des systèmes anciens et récents, il permet de distinguer les sources de données.

Lors de l’analyse, vous pouvez l’utiliser pour comparer les performances du processus entre différents systèmes ou filtrer les données provenant d’une source précise. Il contribue à la gouvernance des données et permet d’en comprendre le contexte.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise l’origine des données. Il est essentiel pour analyser et comparer correctement les processus dans un environnement composé de plusieurs systèmes.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données, qui identifie l’instance SAP S/4HANA concernée, par exemple au moyen de son SID ou du nom de son système logique.

Exemples
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Temps de cycle d’approbation
ApprovalCycleTime
Temps écoulé entre la soumission d’une écriture comptable pour approbation et son approbation ou son rejet.
Description

Cette métrique calculée mesure précisément la durée de l’étape d’approbation. Elle correspond au temps écoulé entre l’activité « Écriture comptable soumise pour examen » et l’activité suivante, « Écriture comptable approuvée » ou « Écriture comptable rejetée ».

Ce KPI aide à repérer les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation. Des temps de cycle d’approbation élevés peuvent retarder considérablement l’ensemble du processus. L’analyse de cette métrique par approbateur, code société ou type d’écriture comptable peut mettre en évidence des points à améliorer.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure la durée de l’étape d’approbation afin de repérer et de réduire les goulots d’étranglement lors de l’examen et de l’approbation.

Où trouver ces données

Calculé en mesurant le temps écoulé entre l’événement « Écriture comptable soumise pour examen » et l’événement « Écriture comptable approuvée » ou « Écriture comptable rejetée ».

Exemples
1 jour et 2 heures4 heures et 25 minutes5 jours et 0 heure
Utilisateur approbateur
ApproverUser
Identifiant de l’utilisateur qui a approuvé ou rejeté l’écriture comptable.
Description

Cet attribut identifie l’utilisateur chargé d’examiner une écriture comptable soumise et de prendre une décision. Un processus d’approbation à plusieurs niveaux peut faire intervenir plusieurs approbateurs pour une même écriture.

Ces informations sont essentielles à l’analyse détaillée du processus d’approbation. Elles permettent de mesurer la charge de travail des différents approbateurs, de calculer leurs délais d’approbation et de repérer les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation. Elles alimentent directement le Dashboard « Activité et débit des utilisateurs ».

Pourquoi est-ce important ?

Identifie la personne chargée de l’approbation et permet d’analyser la charge de travail, les performances et les goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Données issues des journaux de flux de travail, par exemple SWW_WI2OBJ et SWWLOG, ou des tables des documents de modification (CDHDR/CDPOS), en identifiant la personne qui a exécuté l’étape d’approbation.

Exemples
DMILLERFWHITEKCHEN
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités du processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

Voici les principales étapes et les jalons à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser le processus avec précision.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Écriture comptable approuvée
Un responsable habilité accorde l’approbation finale de l’écriture comptable et en confirme la validité et l’exactitude. Cette étape constitue le dernier contrôle avant la comptabilisation de la pièce dans le grand livre.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin du cycle d’approbation. Le délai nécessaire pour l’atteindre représente une part importante de la durée totale du processus et constitue un indicateur clé de l’efficacité des approbateurs.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit d’un journal du flux de travail indiquant l’étape d’approbation finale ou d’un changement de statut de la pièce. L’identifiant de l’approbateur et l’horodatage peuvent être extraits des données du flux de travail ou des journaux de modification.

Données à recueillir

Repérez l’horodatage de l’étape d’approbation finale dans les journaux du flux de travail ou le changement de statut à « Approuvé » dans les documents de modification.

Type d’événement inferred
Écriture comptable comptabilisée
L’écriture comptable est officiellement enregistrée dans le grand livre et a une incidence sur les états financiers de l’entreprise. La pièce devient alors un enregistrement financier permanent.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal jalon de réussite et de la fin du cycle de traitement principal. Le débit des écritures comptabilisées et le délai nécessaire pour atteindre cette étape sont des indicateurs fondamentaux du process mining.

Où trouver ces données

Cet événement explicite est indiqué par la date de comptabilisation (BUDAT) dans la table BKPF. Le champ de statut de la pièce (BSTAT) est vide pour une pièce comptabilisée, ce qui la distingue des pièces mises en attente (« V ») ou conservées (« D »).

Données à recueillir

Utilisez la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT) et la date de saisie (BKPF-CPUDT) pour horodater l’événement. Un champ BKPF-BSTAT vide indique une pièce comptabilisée.

Type d’événement explicit
Écriture comptable créée
Cette activité correspond à la création initiale d’une pièce comptable dans le système. L’enregistrement est créé dans la table d’en-tête (BKPF), mais n’est pas encore comptabilisé dans le grand livre. C’est le point de départ du cycle de vie de l’écriture.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre cet événement et la comptabilisation est essentielle pour mesurer le temps de cycle global et repérer les retards initiaux de saisie.

Où trouver ces données

Cet événement peut être extrait directement de la table SAP BKPF à partir des champs de date de création (CPUDT) et d’heure de création (CPUTM), pour un numéro de pièce donné (BELNR).

Données à recueillir

Utilisez BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM pour horodater l’événement.

Type d’événement explicit
Écriture comptable lettrée
Un poste non soldé d’une écriture comptable est compensé par une autre comptabilisation, par exemple lorsqu’un paiement solde une facture. Cette activité marque le rapprochement de postes précis et leur clôture effective.
Pourquoi est-ce important ?

Pour de nombreuses écritures comptables, notamment celles qui concernent des comptes d’attente ou gérés par postes ouverts, cette activité constitue la dernière étape du rapprochement. L’analyse du délai entre la comptabilisation et le lettrage permet de mesurer l’efficacité du rapprochement.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit de la table des postes (BSEG ou la vue ACDOCA). Lorsqu’un poste est lettré, les champs Date de lettrage (AUGDT) et Pièce de lettrage (AUGBL) sont renseignés pour ce poste.

Données à recueillir

Utilisez la date de lettrage du poste (BSEG-AUGDT) comme horodatage de l’événement.

Type d’événement inferred
Écriture soumise pour vérification
Le créateur de l’écriture comptable soumet officiellement la pièce au flux de travail de vérification et d’approbation. Cette activité marque le passage de la saisie des données au processus de contrôle formel et lance le cycle d’approbation.
Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque le début du temps de cycle d’approbation. Mesurer le délai jusqu’à l’approbation ou au rejet final permet d’isoler les goulots d’étranglement propres aux étapes de vérification et d’approbation.

Où trouver ces données

Cet événement est souvent extrait des journaux du flux de travail (tables SWW_WIHEAD, SWWLOG) associés à l’objet métier. Il peut aussi être déduit d’un changement de statut dans un champ personnalisé de l’en-tête de la pièce (BKPF).

Données à recueillir

Horodatage de création de l’élément de flux de travail ou changement du champ de statut à « Soumis » ou « En cours de vérification ».

Type d’événement inferred
Extourne de l’écriture comptable traitée
Une écriture comptable déjà comptabilisée est extournée par la création d’une nouvelle pièce contenant les écritures inverses. Cette opération explicite et vérifiable sert à corriger les erreurs des pièces comptabilisées.
Pourquoi est-ce important ?

Une extourne indique qu’une erreur a été commise dans une pièce comptabilisée. Un taux d’extourne élevé peut révéler des problèmes sous-jacents dans le processus d’approbation ou la qualité de la saisie. Le suivi de cet indicateur aide à améliorer l’exactitude dès la première saisie.

Où trouver ces données

L’extourne est un événement explicite. L’en-tête (BKPF) de la nouvelle pièce d’extourne contient une référence à la pièce d’origine dans le champ Numéro de pièce extournée (STBLG). La date de comptabilisation de la nouvelle pièce correspond à l’heure de l’événement.

Données à recueillir

Repérez les pièces dont le champ BKPF-STBLG est renseigné. L’horodatage de l’événement correspond à la date de comptabilisation de la pièce d’extourne.

Type d’événement explicit
Comptabilisation manuelle détectée
L’écriture comptable a été comptabilisée à l’aide d’un code de transaction manuel, plutôt que par une interface automatisée ou un traitement par lots. Il ne s’agit pas d’un événement temporel, mais d’une classification de l’activité de comptabilisation.
Pourquoi est-ce important ?

Le repérage des comptabilisations manuelles est important pour les initiatives d’automatisation. Une proportion élevée de comptabilisations manuelles peut indiquer qu’il serait utile d’intégrer des sous-systèmes ou d’utiliser des programmes de comptabilisation automatisés.

Où trouver ces données

Cette classification repose sur l’analyse du champ de code de transaction (TCODE) dans la table d’en-tête de la pièce (BKPF). Une liste de codes de transaction manuels connus, par exemple FB01, F-02 et FB50, permet de classer l’écriture.

Données à recueillir

Classez l’événement en comparant BKPF-TCODE à une liste prédéfinie de codes de transaction manuels au moment de la comptabilisation.

Type d’événement calculated
Écriture comptable corrigée
Après le rejet de l’écriture ou son renvoi pour modification, l’utilisateur la corrige. Cette activité correspond aux reprises nécessaires pour traiter les problèmes relevés lors de la vérification avant une nouvelle soumission.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité permet de quantifier les boucles de reprise. L’analyse de la fréquence et de la durée des corrections aide à repérer les sources d’inefficacité et les besoins de formation ou de clarification du processus.

Où trouver ces données

Cet événement peut être déduit du suivi de la date de dernière modification (AEDAT) dans la table BKPF, pour une pièce dont le statut était précédemment « Rejeté ». Les documents de modification fournissent des précisions supplémentaires sur les changements effectués.

Données à recueillir

Utilisez l’horodatage des en-têtes des documents de modification (CDHDR-UDATE) pour les changements effectués après un rejet.

Type d’événement inferred
Écriture comptable mise en attente
Un utilisateur enregistre une écriture comptable incomplète sans la comptabiliser, afin de la compléter ou de la vérifier ultérieurement. Cette action explicite crée un en-tête de pièce dont le statut indique une mise en attente, sans comptabilisation.
Pourquoi est-ce important ?

La mise en attente est une étape courante avant la soumission. Le suivi de sa durée permet de repérer les retards dans la saisie des données et la préparation, avant le début de la vérification et de l’approbation formelles.

Où trouver ces données

Dans la table BKPF, le champ de statut de la pièce (BSTAT) prend la valeur « V » pour identifier une pièce mise en attente. L’horodatage de l’événement correspond à la date de création (CPUDT).

Données à recueillir

Filtrez les pièces pour lesquelles BKPF-BSTAT = 'V' au moment de leur création.

Type d’événement explicit
Écriture comptable modifiée après comptabilisation
Après la comptabilisation d’une écriture dans le grand livre, un utilisateur en modifie un nombre limité de champs. La plupart des données financières ne peuvent plus être modifiées après la comptabilisation, mais certains champs, comme le texte ou les imputations, peuvent l’être.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue un signal important pour la conformité. Les modifications apportées après la comptabilisation peuvent indiquer une tentative d’altération des enregistrements. Elles doivent donc faire l’objet d’un suivi attentif pour prévenir la fraude et préserver l’intégrité des données.

Où trouver ces données

Cet événement peut être déduit de manière fiable des tables des documents de modification (CDHDR et CDPOS). Une entrée CDHDR associée au numéro de pièce et dont la date de modification est postérieure à la date de comptabilisation signale une modification après comptabilisation.

Données à recueillir

Recherchez dans CDHDR les enregistrements dont l’horodatage de modification (UDATE/UTIME) est postérieur à la date de comptabilisation de la pièce (BKPF-BUDAT).

Type d’événement inferred
Écriture comptable rejetée
Un vérificateur ou un approbateur rejette l’écriture comptable, qui ne peut alors pas être comptabilisée. La pièce est généralement renvoyée à son créateur pour correction, ce qui déclenche une boucle de reprise.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des rejets est essentiel pour comprendre la qualité du processus et repérer les erreurs courantes. Un taux de rejet élevé peut révéler des problèmes de précision des données, une mauvaise compréhension des règles ou des pièces justificatives insuffisantes.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit d’un changement de statut dans un journal du flux de travail ou dans un champ de statut personnalisé de la pièce comptable. Les journaux des modifications (CDHDR/CDPOS) du champ de statut concerné peuvent fournir l’horodatage.

Données à recueillir

Repérez le changement du champ de statut à « Rejeté » dans les documents de modification (CDHDR/CDPOS) ou les journaux du flux de travail.

Type d’événement inferred
Pièces justificatives jointes
Un utilisateur joint une ou plusieurs pièces justificatives, comme des factures ou des feuilles de calcul, à l’écriture comptable. Ces documents fournissent généralement des éléments de preuve et du contexte pour la transaction financière lors de sa vérification et de son audit.
Pourquoi est-ce important ?

La présence des pièces justificatives avant la vérification est essentielle à la conformité et à l’efficacité des approbations. Cette activité permet de mesurer le respect des règles documentaires et son effet sur les délais d’approbation.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement déduit de l’horodatage de création des pièces jointes associées via Generic Object Services (GOS). La table SRGBTBREL relie l’objet métier, par exemple une pièce BKPF, à la pièce jointe.

Données à recueillir

Interrogez les tables des pièces jointes GOS, par exemple SRGBTBREL, pour trouver les liens vers l’objet BKPF, puis utilisez l’horodatage de création de la pièce jointe.

Type d’événement inferred
Recommandé Facultatif

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