Votre modèle de données de gestion du cycle de revenus

L’Event Timestamp indique le moment où une activité s’est produite ou a été enregistrée. Il fournit le contexte chronologique de tous les événements d’un cas et forme une chronologie allant du début à la fin du cycle de revenus.

Les horodatages constituent la base de l’analyse de la performance dans le Process Mining. Ils servent à calculer des KPI essentiels, tels que la durée totale du cycle, le délai entre certaines activités et les temps d’attente. Leur analyse permet aux organisations d’identifier les goulots d’étranglement, de mesurer le respect des accords de niveau de service et de comprendre la dynamique temporelle du processus.

Il fournit les données chronologiques nécessaires pour calculer les durées de cycle, identifier les goulots d’étranglement et analyser la performance et l’efficacité du processus.

Ces informations sont généralement disponibles dans les journaux de transactions, les pistes d’audit ou dans un champ de type « date de création » ou « date de changement de statut » des tables d’événements.

Le Billing Event ID est une clé unique attribuée à chaque prestation facturable, de la capture initiale de la facturation jusqu’au paiement final ou à l’abandon de créance. Il constitue le fil conducteur reliant toutes les activités associées, telles que la création, la soumission et le refus d’une demande de remboursement, ainsi que l’enregistrement du paiement, pour une prestation donnée.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque événement de facturation. En regroupant toutes les activités associées sous un même Billing Event ID, les analystes peuvent visualiser les flux de processus, identifier les goulots d’étranglement, mesurer les durées de cycle et comprendre les différences de traitement entre les cas. Il constitue la base de toute analyse centrée sur les cas dans le cycle de revenus.

Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas, qui relie toutes les activités associées et permet de reconstituer et d’analyser l’ensemble du cycle de revenus pour chaque prestation facturable.

Il s’agit généralement d’une clé primaire dans les tables de transactions de facturation ou d’événements financiers.

L’Activity Name décrit une action ou une étape distincte du cycle de revenus. Parmi les exemples figurent « Service Rendered », « Claim Submitted », « Remittance Received », « Payment Posted » et « Account Written Off ». Chaque activité représente une étape du processus qui mobilise du temps et des ressources.

Cet attribut est fondamental dans le Process Mining, car il définit les nœuds de la cartographie du processus. L’analyse de la séquence, de la fréquence et de la durée de ces activités permet de visualiser le flux réel du processus, de le comparer à un modèle conçu et d’identifier les écarts, les boucles de reprise telles que les refus de demandes de remboursement et les inefficacités.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il est essentiel pour découvrir et visualiser la cartographie du processus, identifier les reprises et analyser la conformité du processus.

On le trouve souvent dans les journaux d’événements et les tables de transactions, ou on le déduit des enregistrements de changement de statut du module de facturation ou de demandes de remboursement.

Cet attribut indique la dernière extraction des données depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel pour comprendre leur fraîcheur et leur actualité. Il reflète la latence du pipeline de données et indique dans quelle mesure l’analyse de Process Mining est à jour.

Dans les Dashboards et les analyses de Process Mining, l’horodatage Last Data Update fournit à l’utilisateur le contexte nécessaire sur l’actualité des données. Il est essentiel, pour le suivi opérationnel, de savoir si la vue représente l’état du processus d’il y a cinq minutes ou de la nuit précédente. Cela permet de gérer les attentes des utilisateurs et de garantir que les décisions reposent sur des données dont l’ancienneté est connue.

Il fournit un contexte important sur l’actualité et la fraîcheur des données, afin que les analyses et les décisions reposent sur une période de référence clairement comprise.

Cet attribut est généralement ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL), puis stocké comme colonne de métadonnées dans le journal d’événements.

L’attribut Source System identifie l’origine des données d’un événement donné. Dans un environnement informatique complexe, le cycle de revenus s’étend souvent sur plusieurs systèmes, par exemple un système de dossier médical électronique (EHR) pour la prestation de services, un système de facturation dédié pour la soumission des demandes de remboursement et une plateforme distincte pour le recouvrement.

La connaissance du système source est utile pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre la fragmentation du processus. Elle peut mettre en évidence des incohérences entre les systèmes ou révéler que certaines étapes sont gérées dans des applications différentes, ce qui peut entraîner des retards ou des erreurs de transfert de données. Cette analyse aide à évaluer l’intégration et l’efficacité de l’architecture informatique globale qui prend en charge le processus.

Il aide à comprendre la fragmentation du processus entre les différents systèmes informatiques et est essentiel pour valider les données et identifier les goulots d’étranglement propres à chaque système.

Ces informations sont souvent disponibles dans un champ standard des extractions de données ou peuvent être déduites de la table ou du fichier source à partir duquel les données ont été obtenues.

La catégorie de service définit le type de soins ou de service fourni au patient. Il peut s’agir d’une classification générale, comme « hospitalisation » ou « soins ambulatoires », ou d’une catégorie départementale plus précise, comme « chirurgie », « urgences » ou « laboratoire ». Les différentes catégories de services sont souvent soumises à des règles de facturation, à des exigences des payeurs et à des flux de processus distincts.

La segmentation du processus de gestion du cycle de revenus par catégorie de service est essentielle pour obtenir une analyse pertinente. Elle permet aux organisations de comparer les performances des différentes lignes de services, par exemple afin de déterminer si le taux de refus des actes chirurgicaux est supérieur à celui des consultations. Ce niveau de détail aide à isoler les problèmes et à adapter les initiatives d’amélioration au contexte opérationnel propre à chaque service.

Elle permet de comparer les performances des différentes lignes de services et de mettre en évidence les écarts d’efficacité, les taux de refus et les cycles de paiement propres à certains types de soins.

Ces informations sont généralement disponibles dans les enregistrements détaillés des prestations facturées ou peuvent être déduites de la classe du patient, du service ou des codes d’actes.

Lorsqu’un payeur rejette une demande de remboursement soumise, il fournit un Denial Reason Code pour expliquer pourquoi elle n’a pas été payée. Ces codes suivent souvent des normes du secteur, telles que les Claim Adjustment Reason Codes (CARC), et renvoient à des problèmes précis comme « Service Not Covered », « Duplicate Claim » ou « Additional Information Required ».

Cet attribut est l’un des plus puissants pour l’analyse des causes profondes dans le cycle de revenus. En analysant la fréquence et l’impact financier des différents motifs de refus, les organisations peuvent repérer les défaillances en amont qui entraînent ces refus. Par exemple, un nombre élevé de refus pour « Incorrect Patient Information » peut révéler des problèmes dans le processus d’inscription du patient. Cette analyse permet d’améliorer les processus sur la base des données, de prévenir les refus futurs et d’augmenter le taux de paiement dès la première soumission.

Il est essentiel pour analyser les causes profondes des refus de demandes de remboursement et permet de cibler les améliorations des processus en amont et intermédiaires afin de prévenir de futures pertes de revenus.

Ces informations proviennent des fichiers d’Electronic Remittance Advice (ERA) ou d’Explanation of Benefits (EOB) reçus des payeurs.

L’Adjustment Amount représente la part du montant facturé qui ne devrait pas être recouvrée auprès du payeur ou du patient, en raison notamment d’accords contractuels, de remises ou d’abandons de créances. Ces ajustements réduisent le total des créances clients et font normalement partie du cycle de revenus.

L’analyse des montants d’ajustement et de leurs motifs associés est essentielle pour comprendre l’intégrité des revenus. Des niveaux d’ajustement élevés ou inattendus peuvent signaler des problèmes de capture des frais, de codage ou de gestion des contrats. Le Process Mining peut aider à identifier les variantes du processus ou les activités précises qui entraînent des taux d’ajustement plus élevés, afin de mener une analyse ciblée des causes profondes et d’augmenter les revenus effectivement réalisés.

Il aide à analyser les pertes de revenus en suivant les abandons de créances et les déductions contractuelles, et met en évidence d’éventuels problèmes liés aux contrats ou aux processus de facturation.

Cette valeur est généralement enregistrée dans les tables d’ajustements financiers ou les modules d’enregistrement des paiements.

L’attribut Billed Amount représente le montant total facturé pour les services fournis, tel qu’il figure dans une demande de remboursement ou une facture. Il constitue la valeur financière initiale de l’événement de facturation et sert de référence pour mesurer toutes les transactions financières ultérieures, notamment les paiements et les ajustements.

Dans le Process Mining, l’analyse du Billed Amount est fondamentale pour comprendre l’impact financier des inefficacités du processus. Il peut servir à répartir les cas entre catégories de valeur élevée et faible, afin de déterminer si certains problèmes affectent de manière disproportionnée les demandes de remboursement à fort revenu. La mise en relation de ce montant avec des indicateurs tels que la durée du cycle ou le taux de refus aide à prioriser les améliorations ayant les conséquences financières les plus importantes.

Il établit la valeur financière initiale d’un cas et permet d’analyser l’impact financier des inefficacités du processus, telles que les retards et les refus.

Il s’agit d’un attribut financier central, présent dans les tables de capture des frais, de facturation ou de transactions de demandes de remboursement.

L’attribut Payer Name identifie l’entité principale à laquelle une demande de remboursement est soumise pour obtenir un remboursement. Les payeurs peuvent être des assureurs commerciaux tels qu’Aetna ou UnitedHealthcare, des programmes publics tels que Medicare ou Medicaid, ou d’autres entités. Chaque payeur applique ses propres règles, exigences de soumission et pratiques de paiement.

Cet attribut est essentiel pour analyser la performance du cycle de revenus. En segmentant le processus par payeur, les organisations peuvent identifier ceux qui présentent les taux de refus les plus élevés, les cycles de paiement les plus longs ou les demandes d’informations complémentaires les plus fréquentes. Cette analyse permet de cibler les mesures à prendre, par exemple renégocier les contrats, adapter les processus de soumission à certains payeurs et concentrer les efforts de Gestion des refus là où ils sont les plus nécessaires.

Il permet de segmenter les indicateurs de performance, tels que les taux de refus et les délais de paiement, par payeur, ce qui est essentiel pour cibler les améliorations et les négociations contractuelles.

Ces informations se trouvent généralement dans les données d’inscription du patient, d’assurance ou de demandes de remboursement associées à l’événement de facturation.

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle associée à une étape donnée du processus, par exemple « Patient Access », « Coding », « Billing » ou « Collections ». Il aide à comprendre la répartition du travail et les transferts entre les différentes équipes.

L’analyse du processus sous l’angle des services est essentielle pour comprendre la collaboration interfonctionnelle et identifier les goulots d’étranglement qui apparaissent lors des transferts entre équipes. Elle permet aux responsables de voir quels services interviennent dans certaines variantes du processus, de mesurer leur efficacité et d’allouer les ressources plus efficacement. Cette analyse peut mettre en évidence des problèmes systémiques au sein d’un service qui affectent l’ensemble du cycle de revenus.

Il aide à identifier les goulots d’étranglement entre les services et à analyser la performance par domaine fonctionnel, en révélant des possibilités d’améliorer la collaboration entre les équipes.

Ces informations peuvent faire partie des données de transaction ou être déduites des données de référence associées à l’utilisateur responsable.

L’attribut Responsible User relie une étape du processus à la personne ou au système qui l’a exécutée. Il peut s’agir d’un codeur finalisant le codage médical, d’un spécialiste de la facturation soumettant une demande de remboursement ou d’un robot automatisé enregistrant un paiement. Le suivi de l’utilisateur ajoute une dimension humaine ou système à l’analyse du processus.

L’analyse de la performance par utilisateur ou par équipe peut révéler des besoins de formation, identifier les collaborateurs les plus performants et garantir une répartition appropriée de la charge de travail. Elle est également essentielle pour la conformité et l’audit, car elle permet d’attribuer clairement chaque action. Cet attribut permet une analyse détaillée de la performance et de l’utilisation des ressources.

Il permet d’analyser la performance des équipes et des individus, la répartition de la charge de travail et les taux d’automatisation, tout en fournissant des informations sur l’efficacité des ressources et les besoins de formation.

On le trouve généralement dans les journaux de transactions ou les pistes d’audit, sous des champs tels que « User ID », « Employee ID » ou « Processor ».

L’identifiant de demande de remboursement correspond à l’identifiant spécifique de la facture envoyée à une compagnie d’assurance. Un même événement de facturation peut donner lieu à plusieurs demandes si la facture doit être adressée à un payeur principal, secondaire et tertiaire, ou si une demande est corrigée puis soumise à nouveau.

Le suivi de cet identifiant est important pour comprendre les interactions avec le payeur. Il permet d’analyser les boucles de reprise liées aux nouvelles soumissions et de suivre l’état d’une facture précise envoyée à un payeur. L’analyse du processus par identifiant de demande de remboursement offre une vision plus détaillée du cycle de soumission et de résolution qu’une analyse fondée uniquement sur l’événement de facturation.

Il permet de suivre précisément les soumissions et nouvelles soumissions, et d’analyser en détail les interactions avec les payeurs ainsi que les boucles de reprise.

Cet identifiant est généré par le système de facturation lors de la création de la demande et est enregistré dans les tables de gestion des demandes de remboursement.

Le Patient ID est une clé unique attribuée à chaque patient dans l’index principal des patients du système de santé. Cet identifiant relie l’ensemble des épisodes cliniques et financiers du patient au fil du temps.

Alors que le Billing Event ID correspond au cas d’une prestation unique, le Patient ID permet une analyse plus large de plusieurs épisodes concernant le même patient. Il peut révéler des problèmes récurrents, tels que des erreurs d’inscription répétées ou des habitudes d’utilisation des services. Il peut également servir à analyser le parcours financier complet d’un patient, ce qui est utile pour comprendre sa part à payer et sa fidélité.

Il permet d’analyser plusieurs événements de facturation pour un même patient, d’identifier les problèmes récurrents et de comprendre son parcours financier global.

Il s’agit d’un identifiant principal présent dans la quasi-totalité des systèmes cliniques et financiers, provenant du système d’enregistrement des patients ou du système de dossier médical électronique.

L’attribut Paid Amount correspond à la somme cumulée de tous les paiements enregistrés pour un événement de facturation donné. Il comprend les paiements des assureurs principaux et secondaires ainsi que ceux effectués par le patient. Il représente les encaissements réellement perçus pour les services fournis.

L’analyse du Paid Amount est essentielle pour mesurer la réussite financière et l’efficacité du cycle de revenus. La comparaison entre le Paid Amount et le Billed Amount fournit des informations sur les revenus nets et les taux de recouvrement. Dans le Process Mining, cet attribut aide à quantifier le résultat financier des différents parcours du processus et à identifier les caractéristiques des demandes de remboursement payées intégralement et dans les délais, par opposition aux autres.

Il mesure les encaissements réellement perçus pour un cas, ce qui est essentiel pour évaluer l’efficacité du recouvrement et la performance financière globale du processus.

Ces informations se trouvent dans les tables de transactions d’enregistrement des paiements ou d’affectation des encaissements.

À l’instar du motif de refus, l’Adjustment Reason explique pourquoi une partie du montant facturé a été abandonnée ou ajustée. Ces motifs précisent si l’ajustement résulte d’une obligation contractuelle envers un payeur, d’une politique de soins caritatifs, d’une annulation de petit solde ou de la correction d’une erreur de facturation.

L’analyse des Adjustment Reasons fournit des informations sur l’intégrité des revenus et la performance financière. Elle aide à distinguer les ajustements contractuels attendus des abandons de créances évitables dus à des erreurs internes. En filtrant la cartographie du processus selon certains motifs d’ajustement, les analystes peuvent identifier les faiblesses qui entraînent des pertes de revenus évitables et cibler les efforts d’amélioration en conséquence.

Il fournit le contexte des ajustements financiers et aide à distinguer les obligations contractuelles des pertes de revenus évitables dues à des erreurs de processus.

On le trouve dans les tables de transactions financières du système de facturation ou de comptabilité des patients, souvent associé aux transactions d’ajustement ou d’abandon de créance.

L’Outstanding Balance représente le montant restant à recouvrer pour un événement de facturation. Il est généralement calculé en soustrayant du Billed Amount les Paid Amounts et les Adjustment Amounts. Cette valeur évolue au cours du cycle de vie du cas, au fur et à mesure de l’enregistrement des paiements et des ajustements.

Cet attribut est un indicateur clé de la santé des créances clients. Dans le Process Mining, l’analyse du solde restant dû à différentes étapes du processus aide à gérer l’ancienneté des créances et à prioriser les efforts de recouvrement. Elle permet d’identifier les types de cas ou les parcours qui présentent des soldes résiduels élevés, signe de problèmes de paiement ou de résolution des refus.

Il s’agit d’un indicateur clé des créances clients et de l’efficacité du recouvrement, qui aide à prioriser les activités de suivi et à analyser l’ancienneté des créances.

Il est souvent calculé à partir des montants facturés, payés et ajustés. Il peut également être stocké dans un champ d’un système de gestion des créances clients ou de comptabilité des patients.

Le statut du compte indique où se situe un événement de facturation dans son cycle de vie à un moment donné. Il reflète le résultat de l’activité la plus récente et précise si le compte est ouvert et en attente de paiement, clôturé, transmis au recouvrement ou dans un autre état.

Le Process Mining reconstitue le déroulement des activités, tandis que l’attribut de statut du compte permet de filtrer et de segmenter les cas selon leur état actuel. Il est particulièrement utile pour les Dashboards de suivi opérationnel qui doivent présenter le volume et la valeur des comptes à différentes étapes, comme le total des créances en attente de réponse du payeur ou le nombre de comptes récemment transmis à une agence de recouvrement.

Il fournit une vue instantanée de l’état actuel des cas, utile pour les Dashboards opérationnels et pour segmenter l’analyse selon la position des comptes dans leur cycle de vie.

Il s’agit généralement d’un champ de statut présent dans l’enregistrement principal du compte patient ou de l’événement de facturation du système de comptabilité patients.