Votre modèle de données pour la gestion du cycle de revenus

L’horodatage de l’événement indique à quel moment une activité a eu lieu ou a été enregistrée. Il situe chronologiquement tous les événements d’un cas et permet d’en retracer le déroulement, du début à la fin du cycle de revenus.

Les horodatages sont indispensables à l’analyse des performances en Process Mining. Ils servent à calculer des KPI essentiels, comme le temps de cycle total, la durée entre certaines activités et les temps d’attente. Leur analyse permet aux organisations de repérer les goulots d’étranglement où les cas prennent le plus de temps, de mesurer le respect des accords de niveau de service et de comprendre la dynamique temporelle du processus.

Ces données chronologiques permettent de calculer les temps de cycle, de repérer les goulots d’étranglement et d’analyser les performances et l’efficacité du processus.

Ces informations figurent généralement dans les journaux de transactions ou les pistes d’audit, ou dans un champ « date de création » ou « date de changement de statut » des tables d’événements.

L’identifiant de l’événement de facturation est une clé unique attribuée à chaque prestation facturable, depuis la saisie initiale des frais jusqu’au paiement final ou à l’abandon de la créance. Il relie toutes les activités associées à une consultation donnée, comme la création et l’envoi de la demande de remboursement, son refus et l’imputation du paiement.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour reconstituer le parcours complet de chaque événement de facturation. En regroupant les activités associées sous un même identifiant, les analystes peuvent visualiser les flux du processus, repérer les goulots d’étranglement, mesurer les temps de cycle et comprendre les différences de traitement entre les dossiers. Cet identifiant constitue la base de toutes les analyses centrées sur les cas dans le cycle de revenus.

Cet identifiant de cas essentiel relie toutes les activités associées et permet de reconstituer et d’analyser l’ensemble du cycle de revenus pour chaque prestation facturable.

Il s’agit généralement d’une clé primaire dans les tables de transactions de facturation ou d’événements financiers.

Le nom de l’activité décrit une action ou une étape distincte du cycle de revenus. Il peut s’agir, par exemple, de « Service rendu », « Demande de remboursement soumise », « Avis de paiement reçu », « Paiement comptabilisé » ou « Compte passé en perte ». Chaque activité correspond à une étape du processus qui mobilise du temps et des ressources.

Cet attribut est fondamental pour le Process Mining, car il définit les nœuds de la cartographie du processus. L’analyse de l’ordre, de la fréquence et de la durée des activités permet de visualiser le déroulement réel du processus, de le comparer au modèle prévu et de repérer les écarts, les boucles de reprise, comme les demandes de remboursement rejetées, ainsi que les inefficacités.

Cet attribut définit les étapes du processus. Il est indispensable pour découvrir et visualiser la cartographie du processus, repérer les reprises et analyser la conformité du processus.

On le trouve souvent dans les journaux d’événements et les tables de transactions, ou il peut être déduit des enregistrements de changement de statut du module de facturation ou de gestion des demandes de remboursement.

Cet attribut indique la dernière extraction des données depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel pour évaluer leur fraîcheur et leur actualité. Il reflète la latence du pipeline de données et indique dans quelle mesure l’analyse de Process Mining repose sur des données récentes.

Dans les Dashboards et les analyses de Process Mining, l’horodatage de la dernière mise à jour des données précise à l’utilisateur de quand datent les données affichées. Pour le suivi opérationnel, il est essentiel de savoir si la vue reflète l’état du processus d’il y a cinq minutes ou de la nuit précédente. Cela permet de définir les attentes des utilisateurs et de prendre des décisions en connaissant l’ancienneté des données.

Cet attribut précise l’actualité des données et leur fraîcheur, afin que les analyses et les décisions reposent sur une période de référence connue.

Cet attribut est généralement ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL), puis stocké dans une colonne de métadonnées du journal d’événements.

L’attribut Système source indique l’origine des données d’un événement donné. Dans un environnement informatique complexe, le processus de cycle de revenus s’étend souvent sur plusieurs systèmes : un dossier médical informatisé (DMI) pour la prestation des services, un système de facturation dédié pour la soumission des demandes de remboursement et une plateforme distincte pour le recouvrement.

Connaître le système source est utile pour valider les données, résoudre les problèmes et comprendre la fragmentation du processus. Cela peut aider à repérer des incohérences entre les systèmes ou à mettre en évidence des étapes gérées dans différentes applications, susceptibles d’entraîner des retards ou des erreurs lors des transferts de données. Cette analyse permet d’évaluer l’intégration et l’efficacité de l’architecture informatique qui soutient le processus.

Ces informations aident à comprendre la fragmentation du processus entre les différents systèmes informatiques. Elles sont essentielles pour valider les données et repérer les goulots d’étranglement propres à chaque système.

Ces informations figurent souvent dans un champ standard des extractions de données. Elles peuvent aussi être déduites de la table ou du fichier source.

La catégorie de service classe le type de soins ou de service fourni au patient. Il peut s’agir d’une catégorie générale, comme « Hospitalisation » ou « Soins ambulatoires », ou d’une catégorie plus précise liée à un service, comme « Chirurgie », « Urgences » ou « Laboratoire ». Les règles de facturation, les exigences des organismes payeurs et les parcours du processus varient souvent selon la catégorie de service.

La segmentation du cycle de revenus par catégorie de service est essentielle à une analyse pertinente. Elle permet aux organisations de comparer les performances des différentes activités de soins, par exemple pour déterminer si le taux de rejet des interventions chirurgicales est supérieur à celui des consultations. Ce niveau de détail aide à isoler les problèmes et à adapter les initiatives d’amélioration au contexte opérationnel de chaque service.

Il permet de comparer les performances des différentes activités de soins et de repérer les écarts d’efficacité, les taux de rejet et les délais de paiement propres à certains types de soins.

Ces informations figurent généralement dans les enregistrements détaillés des frais. Elles peuvent aussi être déduites de la catégorie du patient, du service ou des codes d’intervention.

Lorsqu’un organisme payeur rejette une demande de remboursement, il fournit un code de motif de rejet pour expliquer sa décision. Ces codes suivent souvent des normes du secteur, comme les codes CARC (Claim Adjustment Reason Codes), et désignent des problèmes précis, par exemple « Service non couvert », « Demande en double » ou « Informations complémentaires requises ».

Cet attribut est particulièrement utile pour rechercher les causes profondes des rejets au cours du cycle de revenus. L’analyse de la fréquence et des conséquences financières des différents motifs permet aux organisations de repérer les défaillances en amont qui entraînent des rejets. Par exemple, un nombre élevé de rejets pour « Informations incorrectes sur le patient » peut révéler des problèmes lors de son inscription. Les organisations peuvent ainsi améliorer leurs processus à partir des données, prévenir de futurs rejets et augmenter le taux de paiement dès la première soumission.

Il est essentiel pour rechercher les causes profondes des rejets de demandes de remboursement et cibler les améliorations des processus en amont et à mi-parcours afin d’éviter de nouvelles pertes de revenus.

Ces informations proviennent des fichiers d’avis de virement électronique (ERA) ou d’explication des prestations (EOB) transmis par les organismes payeurs.

Le montant de l’ajustement correspond à la part du montant facturé qui ne devrait pas être recouvrée auprès de l’organisme payeur ou du patient, par exemple en raison d’accords contractuels, de remises ou d’un passage en perte. Ces ajustements réduisent le total des créances clients et font partie du cycle de revenus.

L’analyse des montants et des motifs d’ajustement est essentielle pour comprendre l’intégrité des revenus. Des ajustements élevés ou inattendus peuvent signaler des problèmes de saisie des frais, de codage ou de gestion des contrats. Le Process Mining peut aider à repérer les variantes du processus ou les activités associées à des taux d’ajustement plus élevés, afin de rechercher les causes profondes et d’améliorer le recouvrement des revenus.

Il aide à analyser les pertes de revenus en suivant les passages en perte et les réductions contractuelles, et peut révéler des problèmes de contractualisation ou de facturation.

Cette valeur est généralement enregistrée dans les tables d’ajustements financiers ou les modules de comptabilisation des paiements.

Le montant facturé correspond au total des frais liés aux services rendus, tel qu’il figure sur une demande de remboursement ou une facture. Il constitue la valeur financière initiale de l’événement de facturation et sert de référence pour mesurer les transactions ultérieures, comme les paiements et les ajustements.

En Process Mining, l’analyse du montant facturé est essentielle pour comprendre les conséquences financières des inefficacités du processus. Elle permet de répartir les cas selon leur valeur et de déterminer si certains problèmes touchent davantage les demandes de remboursement à forte valeur. Le rapprochement de ce montant avec des indicateurs comme le temps de cycle ou le taux de rejet aide à prioriser les améliorations en fonction de leurs conséquences financières.

Il établit la valeur financière initiale d’un cas et permet d’évaluer les conséquences financières des inefficacités du processus, comme les retards et les rejets.

Cet attribut financier essentiel figure dans les tables de saisie des frais, de facturation ou de transactions liées aux demandes de remboursement.

Le nom de l’organisme payeur désigne l’entité principale à laquelle une demande de remboursement est soumise. Il peut s’agir d’un assureur privé comme Aetna ou UnitedHealthcare, d’un programme public comme Medicare ou Medicaid, ou d’un autre organisme. Chaque organisme payeur applique ses propres règles, exigences de soumission et modalités de paiement.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des performances du cycle de revenus. En segmentant le processus par organisme payeur, les organisations peuvent repérer ceux qui affichent les taux de rejet les plus élevés, les délais de paiement les plus longs ou les demandes les plus fréquentes d’informations complémentaires. Elles peuvent alors prendre des mesures ciblées, par exemple renégocier des contrats, adapter les procédures de soumission à certains organismes payeurs ou concentrer les efforts de gestion des rejets là où ils sont le plus nécessaires.

Il permet de ventiler des indicateurs de performance, comme les taux de rejet et les délais de paiement, par organisme payeur, afin de cibler les améliorations et les négociations contractuelles.

Ces informations figurent généralement dans les données d’inscription du patient, d’assurance ou de demande de remboursement associées à l’événement de facturation.

Cet attribut identifie l’unité organisationnelle associée à une étape du processus, par exemple « Accueil des patients », « Codage », « Facturation » ou « Recouvrement ». Il aide à comprendre la répartition du travail et les transferts entre les équipes.

L’analyse du processus par service est essentielle pour comprendre la collaboration entre les fonctions et repérer les goulots d’étranglement aux points de transfert entre les équipes. Elle permet aux responsables de voir quels services interviennent dans certaines variantes du processus, de mesurer leur efficacité et de mieux répartir les ressources. Cette analyse peut mettre en évidence des problèmes systémiques au sein d’un service qui ont des répercussions sur l’ensemble du cycle de revenus.

Il aide à repérer les goulots d’étranglement entre les services et à analyser les performances par domaine fonctionnel, révélant ainsi des possibilités d’améliorer la collaboration entre les équipes.

Ces informations peuvent figurer dans les données de transaction ou être déduites des données de référence associées à l’utilisateur responsable.

L’attribut Utilisateur responsable relie une étape du processus à la personne ou au système qui l’a exécutée. Il peut s’agir d’un spécialiste du codage médical, d’un agent de facturation qui soumet une demande de remboursement ou d’un robot qui comptabilise un paiement. Le suivi de l’utilisateur apporte une dimension humaine ou système à l’analyse du processus.

L’analyse des performances par utilisateur ou par équipe peut révéler des besoins de formation, mettre en évidence les personnes les plus performantes et aider à mieux répartir la charge de travail. Elle est également essentielle pour la conformité et les audits, car elle permet d’établir clairement qui a effectué chaque action. Cet attribut permet d’analyser en détail les performances et l’utilisation des ressources.

Il permet d’analyser les performances des équipes et des personnes, la répartition de la charge de travail et le taux d’automatisation, afin d’évaluer l’efficacité des ressources et de repérer les besoins de formation.

On le trouve généralement dans les journaux de transactions ou les pistes d’audit, dans des champs tels que « User ID », « Employee ID » ou « Processor ».

L’identifiant de la demande de remboursement désigne la facture envoyée à une compagnie d’assurance. Un même événement de facturation peut donner lieu à plusieurs demandes si la facturation est adressée à des organismes payeurs principal, secondaire et tertiaire, ou si une demande est corrigée puis soumise à nouveau.

Le suivi de cet identifiant est important pour comprendre les échanges avec l’organisme payeur. Il permet d’analyser les boucles de reprise liées aux nouvelles soumissions et de suivre le statut d’une facture précise. L’analyse par identifiant de demande de remboursement offre une vue plus détaillée du cycle de soumission et de résolution que l’analyse de l’événement de facturation seul.

Il permet de suivre en détail les soumissions et les nouvelles soumissions de demandes de remboursement, et d’analyser précisément les échanges avec les organismes payeurs et les boucles de reprise.

Cet identifiant est généré par le système de facturation lors de la création de la demande et stocké dans les tables de gestion des demandes de remboursement.

L’identifiant du patient est une clé unique attribuée à chaque patient dans l’index central des patients du système de santé. Il relie l’ensemble de ses épisodes de soins et de ses transactions financières au fil du temps.

L’identifiant de l’événement de facturation désigne un cas correspondant à un service donné, tandis que l’identifiant du patient permet d’analyser plusieurs épisodes de soins pour une même personne. Cette analyse peut révéler des problèmes récurrents, comme des erreurs d’inscription répétées ou des tendances dans l’utilisation des services. Elle peut aussi retracer l’ensemble du parcours financier du patient, ce qui aide à comprendre sa responsabilité financière et sa fidélité.

Il permet d’analyser plusieurs événements de facturation pour un même patient, de repérer les problèmes récurrents et de comprendre l’ensemble de son parcours financier.

Cet identifiant principal figure dans presque tous les systèmes cliniques et financiers. Il provient du système d’inscription des patients ou du dossier médical informatisé (DMI).

Le montant payé correspond au total cumulé des paiements comptabilisés pour un événement de facturation donné. Il comprend les paiements des assureurs principaux et secondaires, ainsi que ceux du patient. Il représente les sommes effectivement encaissées pour les services rendus.

L’analyse du montant payé est essentielle pour mesurer les résultats financiers et l’efficacité du cycle de revenus. Le comparer au montant facturé permet d’évaluer les revenus nets et les taux de recouvrement. En Process Mining, cet attribut aide à quantifier les résultats financiers des différents parcours du processus et à repérer les caractéristiques des demandes de remboursement payées intégralement et dans les délais, par opposition aux autres.

Il mesure les sommes effectivement encaissées pour un cas, un indicateur essentiel pour évaluer l’efficacité du recouvrement et les résultats financiers globaux du processus.

Ces informations figurent dans les tables de comptabilisation des paiements ou d’affectation des encaissements.

Comme le motif d’un rejet, le motif de l’ajustement explique pourquoi une partie du montant facturé a été passée en perte ou ajustée. Il précise si l’ajustement découle d’une obligation contractuelle envers un organisme payeur, d’une politique de soins caritatifs, du passage en perte d’un petit solde ou de la correction d’une erreur de facturation.

L’analyse des motifs d’ajustement éclaire l’intégrité des revenus et les résultats financiers. Elle permet de distinguer les ajustements contractuels prévus des passages en perte évitables dus à des erreurs internes. En filtrant la cartographie du processus selon les motifs d’ajustement, les analystes peuvent repérer les faiblesses à l’origine de pertes de revenus évitables et cibler les améliorations en conséquence.

Il précise le contexte des ajustements financiers et aide à distinguer les obligations contractuelles des pertes de revenus évitables dues à des erreurs de processus.

On le trouve dans les tables de transactions financières du système de facturation ou de comptabilité des patients, souvent associé aux transactions d’ajustement ou de passage en perte.

Le solde restant dû correspond au montant qui reste à recouvrer pour un événement de facturation. Il est généralement calculé en soustrayant du montant facturé les montants payés et les ajustements. Il évolue au cours du cycle de vie du cas, au fil de la comptabilisation des paiements et des ajustements.

Cet attribut est un indicateur important de la santé des créances clients. En Process Mining, l’analyse du solde restant dû à différentes étapes du processus aide à suivre l’ancienneté des créances et à prioriser les efforts de recouvrement. Elle permet de repérer les types de cas ou les parcours du processus associés à des soldes résiduels élevés, signe de difficultés de paiement ou de résolution des rejets.

Cet indicateur clé des créances clients et de l’efficacité du recouvrement aide à prioriser les relances et à analyser l’ancienneté des créances.

Il est souvent calculé à partir des montants facturés, payés et ajustés. Il peut aussi être enregistré dans un champ du système de gestion des créances clients ou de comptabilité des patients.

Le statut du compte indique où en est un événement de facturation dans son cycle de vie à un moment donné. Il reflète le résultat de l’activité la plus récente et précise si le compte est ouvert et en attente de paiement, clôturé, transmis au recouvrement ou dans un autre état.

Le Process Mining reconstitue le déroulement des activités, tandis que l’attribut Statut du compte permet de filtrer et de segmenter les cas selon leur état actuel. Il est particulièrement utile dans les Dashboards de suivi opérationnel, qui doivent présenter le volume et la valeur des comptes à différentes étapes, par exemple le total des créances clients en attente d’une réponse de l’organisme payeur ou le nombre de comptes récemment transmis à une agence de recouvrement.

Il donne un aperçu de l’état actuel des cas, utile pour les Dashboards opérationnels et la segmentation des analyses selon l’étape du cycle de vie des comptes.

Il s’agit généralement d’un champ de statut dans l’enregistrement principal du compte patient ou de l’événement de facturation du système de comptabilité des patients.