Votre modèle de données Purchase to Pay - bon de commande

L’heure de l’événement correspond à la date et à l’heure auxquelles une activité précise a été exécutée ou un changement de statut enregistré. Cet horodatage situe chaque événement dans le temps au cours du cycle de vie de la commande d’achat.

Dans le Process Mining, les horodatages sont indispensables au calcul des temps de cycle, des durées et des temps d’attente entre les activités. En classant les événements par ordre chronologique pour chaque cas, vous pouvez analyser la performance du processus, repérer les goulots d’étranglement qui entraînent des pertes de temps et suivre le respect des accords de niveau de service (SLA).

Il permet toutes les analyses fondées sur le temps, notamment le calcul du temps de cycle, le repérage des goulots d’étranglement et le suivi de la performance par rapport aux références.

Cette information figure généralement dans les journaux d’événements, les tables d’historique des modifications ou les champs de date de création ou de comptabilisation des documents de transaction.

L’identifiant de la commande d’achat est un code alphanumérique unique attribué à chaque commande, qui la distingue de toutes les autres. Il constitue la référence centrale pour l’ensemble des activités, documents et communications liés à une transaction d’approvisionnement donnée.

Dans le Process Mining, cet identifiant est essentiel pour regrouper tous les événements associés, tels que la création, l’approbation, la réception des marchandises et la facturation, au sein d’une seule instance de processus de bout en bout, ou « cas ». L’analyse des processus à partir de cet identifiant permet de reconstituer et de visualiser le cycle de vie complet de chaque commande d’achat, de sa création à sa clôture définitive.

Cet attribut relie tous les événements associés au sein d’un même cas de processus et rend possible l’analyse de bout en bout du cycle de vie de la commande d’achat.

Il s’agit généralement d’un champ de clé primaire dans la table d’en-tête ou le document de la commande d’achat.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement de statut dans le processus de commande d’achat. Exemples : « Commande d’achat créée », « Commande d’achat approuvée », « Réception des marchandises enregistrée » et « Facture reçue ». Chaque activité correspond à une étape distincte du processus.

Cet attribut est indispensable à la création de la carte du processus, qui représente visuellement le flux des activités. L’analyse de leur séquence et de leur fréquence permet de repérer les parcours courants, les écarts, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise, par exemple lorsque des approbations ou des modifications sont répétées.

Il constitue la base de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variations et les inefficacités du processus.

Cette information provient généralement des codes de transaction, des journaux de changement de statut, des tables d’événements ou des tables de documents de modification associés à la commande d’achat.

Cet attribut enregistre la date et l’heure du dernier chargement ou de la dernière actualisation des données depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui concerne l’ensemble du jeu de données, et non un événement particulier.

Cette information permet aux utilisateurs de connaître l’actualité des données analysées. Ils peuvent ainsi évaluer la pertinence des résultats et s’assurer que leurs décisions reposent sur des données suffisamment récentes pour leur analyse.

Il renseigne les utilisateurs sur l’actualité des données, afin qu’ils connaissent la période couverte par l’analyse et puissent évaluer la pertinence des résultats.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l’outil ou le processus d’extraction et de transformation des données (ETL).

L’attribut Système source identifie le système d’information d’origine des données d’événement, par exemple un ERP, une plateforme d’approvisionnement ou un système ancien. Il est particulièrement important lorsque le processus d’approvisionnement s’étend sur plusieurs applications intégrées.

La connaissance du système source facilite la validation des données, le diagnostic des problèmes et l’analyse des variations du processus liées au système utilisé. Par exemple, les commandes d’achat provenant d’un système d’approvisionnement électronique peuvent suivre un parcours différent, plus automatisé, de celles qui sont créées manuellement dans l’ERP central.

Il précise l’origine des données, ce qui est essentiel pour leur gouvernance et leur validation, ainsi que pour analyser les variations du processus entre différents systèmes.

Il peut s’agir d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou d’un champ des tables sources indiquant le système de saisie.

La catégorie d’article, également appelée groupe de marchandises ou catégorie d’achat, désigne le type de produit ou de service acheté. Cette classification structurée facilite l’organisation et l’analyse des dépenses d’approvisionnement et du déroulement du processus.

L’analyse du processus par catégorie d’article peut révéler des écarts importants. Par exemple, l’achat de services complexes peut nécessiter des cycles d’approbation plus longs et entraîner davantage de modifications que l’achat de fournitures de bureau courantes. Cette segmentation permet d’adapter l’optimisation des processus et la stratégie à chaque catégorie.

Il permet d’analyser les performances du processus et les dépenses par catégorie, et de voir comment les différents types d’achats influent sur l’efficacité du processus.

Cette information est généralement enregistrée au niveau des lignes du bon de commande.

La date de livraison demandée est la date indiquée sur le bon de commande à laquelle l’organisation prévoit de recevoir les articles ou les services du fournisseur. Elle sert de référence pour mesurer les performances de livraison des fournisseurs.

Cet attribut est indispensable au calcul du KPI « Taux de livraison à temps ». En comparant la date de livraison demandée à la date réelle de réception des marchandises, l’entreprise peut évaluer la fiabilité du fournisseur. L’analyse des écarts aide à repérer les problèmes récurrents liés à certains fournisseurs, articles ou lieux d’expédition et fournit des éléments pour les échanges sur les performances.

Elle sert de référence pour mesurer les performances de livraison des fournisseurs et est indispensable au calcul du KPI « Taux de livraison à temps ».

Cette date figure généralement dans un champ standard de l’en-tête du bon de commande ou dans les détails de ses lignes.

Le montant du bon de commande correspond à l’engagement financier total associé à la commande. Il peut être analysé à l’échelle du document ou de chaque ligne.

Cet attribut est essentiel à l’analyse financière et à la définition des priorités. Il permet de filtrer les processus selon leur valeur, par exemple pour se concentrer sur les bons de commande de montant élevé, qui peuvent nécessiter des approbations plus complexes ou avoir une incidence plus importante sur l’activité. La comparaison du montant des bons de commande avec les temps de cycle ou les taux de reprises peut révéler si les commandes de montant élevé sont traitées moins efficacement que celles de faible montant.

Il apporte une dimension financière à l’analyse du processus, ce qui permet de hiérarchiser les améliorations selon leur valeur et de comprendre les facteurs de coûts.

Cette valeur figure dans les données d’en-tête du bon de commande. Elle correspond souvent à la somme des montants de toutes les lignes.

Le nom d’utilisateur désigne la personne responsable de la réalisation d’un événement dans le processus. Il peut s’agir de la personne qui a créé la demande d’achat, approuvé le bon de commande ou enregistré la réception des marchandises. Cet attribut permet d’associer les étapes du processus aux personnes qui les ont réalisées.

L’analyse des activités par utilisateur permet de comprendre la répartition de la charge de travail, de repérer les besoins de formation et de détecter d’éventuels problèmes de conformité. Vous pouvez, par exemple, vérifier si certains utilisateurs sont associés à davantage de reprises ou de retards, ou repérer des manquements à la séparation des tâches.

Il relie les activités du processus aux personnes qui les réalisent et permet d’analyser la charge de travail, les performances et la conformité à l’échelle des utilisateurs.

Cette information figure généralement dans les champs « Créé par », « Modifié par » ou « Identifiant utilisateur » des journaux de transaction et des en-têtes de document.

Le nom du fournisseur désigne le tiers chargé de fournir les biens ou les services indiqués dans le bon de commande. Il s’agit d’une donnée de référence essentielle, associée aux données transactionnelles du bon de commande.

L’analyse du processus par fournisseur est importante pour suivre les performances des fournisseurs. Elle permet de les comparer selon des indicateurs tels que le taux de livraison à temps, le taux de retour des marchandises et la fréquence des modifications des bons de commande. Ces résultats peuvent éclairer les stratégies d’approvisionnement, les négociations avec les fournisseurs et la gestion des relations.

Il permet d’analyser les performances des fournisseurs et de comparer les délais de livraison, la qualité et les difficultés rencontrées dans le processus.

Cette information provient des données de référence des fournisseurs et est associée au bon de commande, généralement dans l’en-tête du document.

L’attribut Service indique l’unité organisationnelle responsable de l’achat. Il s’agit souvent du service à l’origine de la demande ou de celui dont le budget couvrira la dépense, par exemple « Informatique », « Marketing » ou « Opérations ».

Cet attribut est essentiel pour segmenter et comparer les performances du processus entre les différentes entités de l’entreprise. Une analyse par service peut révéler quelles équipes ont les temps de cycle les plus longs, les taux de modification les plus élevés ou le plus grand nombre d’achats hors procédure. Ces résultats permettent d’adapter les initiatives d’amélioration aux besoins et aux pratiques de chaque service.

Il permet de segmenter l’analyse du processus par unité opérationnelle, afin de comparer les performances et de repérer les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Cette information figure généralement dans l’en-tête du bon de commande ou dans les détails de ses lignes, souvent sous le champ « Centre de coûts » ou « Service ».

Le statut du bon de commande indique l’étape à laquelle se trouve le bon à un moment donné de son cycle de vie, ou son état final. Les statuts courants comprennent « En cours d’approbation », « Approuvé », « Envoyé au fournisseur », « Partiellement réceptionné », « Clôturé » et « Annulé ».

Cet attribut permet de filtrer et d’analyser des groupes de bons de commande. Vous pouvez, par exemple, vous concentrer sur les commandes ouvertes pour repérer les goulots d’étranglement actuels, ou sur les commandes annulées pour en comprendre les raisons. Le suivi de la succession des changements de statut peut également servir à définir les activités du modèle de processus.

Il permet de filtrer les dossiers selon leur étape dans le cycle de vie et de cibler l’analyse sur les commandes ouvertes, clôturées ou problématiques.

Il s’agit d’un champ de statut standard dans les données d’en-tête du bon de commande.

Le demandeur est la personne de l’organisation à l’origine du besoin d’achat, souvent parce qu’elle a créé la demande d’achat correspondante. Il ne s’agit pas nécessairement de la personne qui a créé le bon de commande dans le système, laquelle appartient généralement au service des achats.

L’analyse par demandeur peut mettre en évidence des habitudes d’achat. Par exemple, certains demandeurs peuvent passer régulièrement des commandes urgentes ou nécessitant de fréquentes modifications. Ces informations peuvent servir à proposer une formation ciblée sur les règles d’approvisionnement ou à améliorer la définition des besoins dès leur expression.

Il identifie la personne à l’origine de l’achat et permet d’analyser les habitudes d’achat et d’améliorer la définition des besoins.

Cette information provient généralement de la demande d’achat associée ou figure dans un champ « Demandeur » du bon de commande.

L’attribut Devise indique l’unité monétaire utilisée pour le montant du bon de commande et les autres champs financiers. Il est indispensable pour interpréter et agréger correctement les données financières, en particulier dans les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises.

En analyse, cet attribut garantit que les indicateurs financiers sont comparés sur une base cohérente. Il est nécessaire pour tout Dashboard ou KPI portant sur des montants : la conversion des devises et la production des rapports peuvent ainsi fournir une vue financière exacte du processus d’approvisionnement.

Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des montants et garantit l’exactitude des rapports et des comparaisons financières, en particulier dans les activités internationales.

Ce code est généralement enregistré dans l’en-tête du bon de commande, à côté du montant total.

L’attribut Heure de fin indique à quel moment une activité s’est achevée. De nombreux événements de processus sont atomiques et ont la même heure de début et de fin. D’autres activités, notamment les tâches manuelles ou celles dont la durée peut être mesurée, peuvent avoir des horodatages de début et de fin distincts.

L’heure de fin permet de calculer précisément la durée de traitement de chaque activité. Elle aide à repérer les étapes qui prennent le plus de temps et à distinguer la durée de traitement, pendant laquelle le travail est effectivement réalisé, du temps d’attente entre les activités.

Elle permet de calculer précisément la durée de traitement des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente dans le processus.

Cette information figure dans les journaux d’événements ou les données de transaction, parfois dans un champ distinct intitulé « Heure de fin » ou « Date d’achèvement ». Si elle n’est pas disponible, vous pouvez lui attribuer la même valeur qu’à l’heure de l’événement.

L’identifiant de la demande d’achat désigne le document interne à l’origine du processus d’approvisionnement. Il s’agit de la demande officielle qu’un service adresse au service des achats pour obtenir des biens ou des services.

Cet identifiant permet de relier le processus du bon de commande à celui de la demande d’achat qui l’a précédé. Vous pouvez ainsi analyser l’ensemble du cycle, de la demande à la commande, et mesurer le délai entre la demande et la création du bon de commande. Cela aide à repérer les retards lors du transfert entre les demandeurs et l’équipe des achats.

Il relie le bon de commande à la demande dont il découle et permet d’analyser le temps de cycle entre la demande d’achat et la commande.

Cette information est généralement enregistrée comme champ de référence dans l’en-tête du bon de commande ou dans les données de ses lignes.