Votre modèle de données Purchase to Pay - Purchase Order
Votre modèle de données Purchase to Pay - Purchase Order
Voici notre modèle générique de données pour le Process Mining appliqué à Purchase to Pay - Commandes d’achat. Utilisez nos modèles propres à chaque système pour obtenir des recommandations plus précises.
Sélectionner un système précis- Liste complète des champs de données recommandés pour une analyse détaillée.
- Activités et jalons essentiels à suivre tout au long du cycle de vie du bon de commande.
- Applicable à tout système sous-jacent qui gère votre processus Purchase to Pay.
Purchase to Pay - Attributs des commandes d’achat
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
| Heure de l’événement EventTime | Horodatage exact indiquant le moment où une activité ou un événement s’est produit. | ||
| Description L’heure de l’événement enregistre la date et l’heure auxquelles une activité donnée a été exécutée ou un changement de statut enregistré. Cet horodatage fournit le contexte temporel de chaque événement du cycle de vie du bon de commande. Dans le Process Mining, les horodatages sont fondamentaux pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d’attente entre les activités. En classant les événements par ordre chronologique pour chaque cas, il devient possible d’analyser la performance du processus, d’identifier les goulots d’étranglement où du temps est perdu et de contrôler le respect des accords de niveau de service (SLA). Pourquoi c’est important Il permet toutes les analyses fondées sur le temps, notamment le calcul du temps de cycle, l’identification des goulots d’étranglement et le suivi de la performance par rapport aux références. Où les obtenir Cette information se trouve généralement dans les journaux d’événements, les tables d’historique des modifications ou dans un champ de date de création ou de comptabilisation des documents transactionnels. Exemples 2023-04-15T10:30:00Z2023-05-20T14:00:00Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| Identifiant du bon de commande PurchaseOrderId | Identifiant unique d’un document de bon de commande. Il sert d’identifiant principal du cas pour le processus. | ||
| Description L’identifiant du bon de commande est un code alphanumérique unique attribué à chaque bon de commande, qui le distingue de tous les autres. Il constitue la référence centrale de toutes les activités, de tous les documents et de toutes les communications liés à une transaction d’achat donnée. Dans le Process Mining, cet identifiant est essentiel pour regrouper tous les événements associés, tels que la création, l’approbation, la réception des marchandises et la facturation, au sein d’une seule instance de processus de bout en bout, ou « cas ». L’analyse des processus à partir de cet identifiant permet de reconstituer et de visualiser l’ensemble du cycle de vie de chaque bon de commande, de sa création à sa clôture finale. Pourquoi c’est important Il s’agit de l’attribut fondamental qui relie tous les événements associés au sein d’un même cas de processus et rend possible l’analyse de bout en bout du cycle de vie du bon de commande. Où les obtenir Il s’agit généralement d’un champ de clé primaire présent dans la table d’en-tête ou le document du bon de commande. Exemples PO-0012454500017563732000451 | |||
| Nom de l’activité ActivityName | Nom de l’événement métier ou de la tâche spécifique survenu à un moment donné du cycle de vie du bon de commande. | ||
| Description Le nom de l’activité décrit une étape ou un changement de statut dans le processus de bon de commande. Exemples : « Bon de commande créé », « Bon de commande approuvé », « Réception de marchandises enregistrée » et « Facture reçue ». Chaque activité représente un point distinct du déroulement du processus. Cet attribut est essentiel pour créer la cartographie du processus, qui représente visuellement le flux des activités. L’analyse de la séquence et de la fréquence des différentes activités aide à identifier les parcours courants, les écarts, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise, comme les approbations ou les modifications répétées. Pourquoi c’est important Il constitue la structure de base de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variations et les inefficacités du processus. Où les obtenir Ces informations sont généralement dérivées des codes de transaction, des journaux de changement de statut, des tables d’événements ou des tables de documents de modification associées au bon de commande. Exemples Bon de commande crééBon de commande approuvéRéception de marchandises enregistréeFacture reçue | |||
| Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données de ce processus. | ||
| Description Cet attribut enregistre la date et l’heure du chargement ou de l’actualisation des données le plus récent depuis le système source. Il s’agit d’un champ de métadonnées qui s’applique à l’ensemble du jeu de données, et non à un événement particulier. Ces informations sont essentielles pour permettre aux utilisateurs d’évaluer l’actualité des données analysées. Elles les aident à apprécier la pertinence des analyses et à s’assurer que les décisions reposent sur des données suffisamment récentes pour leurs besoins. Pourquoi c’est important Il informe les utilisateurs de l’actualité des données, afin qu’ils comprennent la période couverte par l’analyse et la pertinence des résultats. Où les obtenir Cet horodatage est généralement généré et stocké par l’outil ou le processus d’extraction et de transformation des données (ETL). Exemples 2024-07-20T04:00:00Z2024-07-19T04:00:00Z2024-07-18T04:00:00Z | |||
| Système source SourceSystem | Système de référence ou application à partir duquel les données du processus ont été extraites. | ||
| Description L’attribut « Système source » identifie le système d’information à l’origine des données d’événements, par exemple un ERP, une plateforme d’approvisionnement ou un système existant. Il est particulièrement important dans les environnements où le processus achats-paiements s’étend sur plusieurs applications intégrées. La connaissance du système source facilite la validation des données, le dépannage et la compréhension des variations du processus qui peuvent dépendre du système. Par exemple, les BC provenant d’un système d’e-procurement peuvent suivre un parcours différent, plus automatisé, de ceux créés manuellement dans l’ERP central. Pourquoi c’est important Il fournit le contexte sur l’origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance et la validation des données, ainsi que pour l’analyse des variations du processus entre les différents systèmes. Où les obtenir Il peut s’agir d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction des données ou d’un champ des tables sources indiquant le système dans lequel la saisie a été effectuée. Exemples SAP S/4HANAOracle FusionCoupa | |||
| Catégorie d’article ItemCategory | La classification des biens ou services achetés, par exemple matériel informatique, services professionnels ou fournitures de bureau. | ||
| Description La catégorie d’article, également appelée groupe de marchandises ou catégorie d’achat, classe le type de produit ou de service acheté. Cette classification structurée facilite l’organisation et la compréhension des dépenses d’approvisionnement ainsi que du comportement du processus. L’analyse du processus par catégorie d’article peut révéler des écarts importants. Par exemple, l’achat de services complexes peut nécessiter des cycles d’approbation plus longs et davantage de modifications que l’achat de fournitures de bureau standard. Cette segmentation permet d’optimiser le processus et de définir une stratégie adaptée à chaque catégorie. Pourquoi c’est important Elle permet d’analyser la performance du processus et les dépenses par catégorie, afin de comprendre comment les différents types d’achat influencent l’efficacité du processus. Où les obtenir Ces informations sont généralement enregistrées au niveau de la ligne du bon de commande. Exemples Matériel informatiqueServices professionnelsFournitures de bureauMRO - maintenance, réparation et opérations | |||
| Date de livraison demandée RequestedDeliveryDate | La date à laquelle l’entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services. | ||
| Description La date de livraison demandée est la date indiquée sur le bon de commande à laquelle l’organisation prévoit de recevoir les articles ou services du fournisseur. Elle sert de référence pour mesurer la performance de livraison du fournisseur. Cet attribut est indispensable au calcul du KPI « taux de livraison à temps ». En comparant la date de livraison demandée à la date réelle de réception des marchandises, les entreprises peuvent évaluer la fiabilité des fournisseurs. L’analyse des écarts peut aider à identifier les problèmes récurrents liés à certains fournisseurs, articles ou sites de livraison, et fournir une base objective pour les échanges sur la performance. Pourquoi c’est important Elle sert de référence pour mesurer la performance de livraison des fournisseurs et constitue un élément essentiel du calcul du KPI de taux de livraison à temps. Où les obtenir Cette date est généralement un champ standard de l’en-tête du bon de commande ou du détail des lignes. Exemples 2024-08-152024-09-012024-07-30 | |||
| Département Department | Le département, centre de coûts ou domaine fonctionnel auquel le bon de commande est imputé ou associé. | ||
| Description L’attribut Département précise l’unité organisationnelle responsable de l’achat. Il s’agit souvent du département à l’origine de la demande ou de celui dont le budget couvrira la dépense, par exemple « IT », « Marketing » ou « Operations ». Cet attribut est essentiel pour segmenter et comparer la performance du processus entre les différentes entités de l’entreprise. Une analyse par département peut révéler quelles équipes présentent les délais de cycle les plus longs, les taux de modification les plus élevés ou le recours le plus important aux achats hors processus. Ces analyses permettent d’adapter les initiatives d’amélioration aux besoins et aux pratiques propres à chaque département. Pourquoi c’est important Il permet de segmenter l’analyse du processus par unité opérationnelle, afin de comparer les performances et d’identifier les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque département. Où les obtenir Ces informations sont généralement disponibles dans l’en-tête du bon de commande ou dans le détail des lignes, souvent sous la forme d’un champ « Cost Center » ou « Department ». Exemples FinanceTechnologies de l'informationMarketing - biens de grande consommation | |||
| Montant du bon de commande PurchaseOrderAmount | La valeur monétaire totale du bon de commande. | ||
| Description Le montant du bon de commande représente l’engagement financier total associé à la commande. Il peut être analysé au niveau du document dans son ensemble ou de chaque ligne. Cet attribut est fondamental pour l’analyse financière et la priorisation. Il permet de filtrer les processus selon leur valeur, par exemple pour se concentrer sur les bons de commande importants, susceptibles de nécessiter des circuits d’approbation plus complexes ou d’avoir un impact plus marqué sur l’activité. La mise en relation du montant du bon de commande avec les délais de cycle ou les taux de reprise peut révéler si les commandes de forte valeur sont traitées moins efficacement que celles de faible valeur. Pourquoi c’est important Il apporte une dimension financière au processus, permettant une analyse fondée sur la valeur afin de prioriser les améliorations et de comprendre les facteurs de coût. Où les obtenir Cette valeur se trouve dans les données d’en-tête du bon de commande. Elle est souvent calculée comme la somme des montants de toutes les lignes. Exemples 15000.00250.75125000.50 | |||
| Nom d’utilisateur UserName | Le nom ou l’identifiant de l’utilisateur qui a exécuté une activité donnée, par exemple la création, l’approbation ou la modification du bon de commande. | ||
| Description Le nom d’utilisateur identifie la personne responsable de l’exécution d’un événement dans le processus. Il peut s’agir de la personne qui a créé la demande d’achat, approuvé le bon de commande ou enregistré la réception des marchandises. Cet attribut permet d’établir les responsabilités et d’apporter une dimension humaine au flux du processus. L’analyse des activités par utilisateur aide à comprendre la répartition de la charge de travail, à identifier les besoins de formation et à détecter d’éventuels problèmes de conformité. Elle permet notamment de vérifier si certains utilisateurs sont associés à des taux élevés de reprises ou de retards, ou d’identifier d’éventuelles violations du principe de séparation des tâches. Pourquoi c’est important Il relie les activités du processus à des personnes précises, ce qui permet d’analyser la charge de travail, la performance et la conformité au niveau utilisateur. Où les obtenir On le trouve généralement dans les champs « Created By », « Changed By » ou « User ID » des journaux de transactions et des en-têtes de documents. Exemples j.doesmith_auser123 | |||
| Nom du fournisseur VendorName | Le nom du fournisseur auprès duquel les biens ou services sont achetés. | ||
| Description Le nom du fournisseur identifie la partie externe engagée pour fournir les biens ou services indiqués dans le bon de commande. Il s’agit d’une donnée de référence essentielle, liée aux données transactionnelles du bon de commande. L’analyse du processus par fournisseur est essentielle au pilotage de la performance fournisseurs. Elle permet de comparer les fournisseurs selon des indicateurs tels que le taux de livraison à temps, le taux de retour des marchandises et la fréquence des modifications des bons de commande. Ces analyses peuvent orienter les stratégies d’approvisionnement, les négociations avec les fournisseurs et la gestion de la relation fournisseur. Pourquoi c’est important Il permet d’analyser la performance des fournisseurs et de comparer les délais de livraison, la qualité et les difficultés rencontrées dans le processus entre différents fournisseurs. Où les obtenir Cette information provient des données de référence fournisseurs et est liée au bon de commande, généralement dans l’en-tête du document. Exemples Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency | |||
| Statut du bon de commande PurchaseOrderStatus | Le statut actuel ou final du bon de commande dans son cycle de vie, par exemple « Ouvert », « Clôturé » ou « Annulé ». | ||
| Description Le statut du bon de commande indique l’étape du cycle de vie du bon de commande à un moment donné ou son état final. Les statuts courants comprennent « En cours d’approbation », « Approuvé », « Envoyé au fournisseur », « Partiellement réceptionné », « Clôturé » ou « Annulé ». Cet attribut est utile pour filtrer et analyser des sous-ensembles de bons de commande. Par exemple, l’analyse peut porter exclusivement sur les commandes ouvertes afin d’identifier les goulots d’étranglement actuels, ou sur les commandes annulées afin de comprendre les raisons de leur annulation. Le suivi de la séquence des changements de statut peut également servir de base à la définition des activités du modèle de processus. Pourquoi c’est important Il permet de filtrer les cas selon leur étape dans le cycle de vie et de concentrer l’analyse sur les commandes ouvertes, clôturées ou problématiques. Où les obtenir Il s’agit d’un champ de statut standard présent dans les données d’en-tête du bon de commande. Exemples OuvertClôturé pour facturationAnnuléEn cours d'approbation | |||
| Demandeur Requester | Le nom de la personne qui a initialement demandé les biens ou services. | ||
| Description Le demandeur est la personne de l’organisation à l’origine du besoin d’achat, souvent en créant la demande d’achat correspondante. Il se distingue de l’utilisateur qui a éventuellement créé le bon de commande dans le système, généralement au sein du service achats. L’analyse par demandeur peut mettre en évidence des habitudes d’achat. Certains demandeurs peuvent, par exemple, être régulièrement à l’origine de commandes urgentes ou de commandes nécessitant de nombreuses modifications. Ces informations peuvent servir à proposer une formation ciblée sur les politiques d’approvisionnement ou à améliorer la définition des besoins dès leur expression. Pourquoi c’est important Il identifie l’utilisateur métier à l’origine de l’achat, ce qui aide à analyser les comportements d’achat et à améliorer la définition des besoins. Où les obtenir Cette information provient généralement de la demande d’achat associée ou est enregistrée dans un champ « Requester » du bon de commande. Exemples Alice JohnsonRobert WilliamsChen, Wei | |||
| Devise Currency | Le code devise, par exemple USD ou EUR, utilisé pour les montants du bon de commande. | ||
| Description L’attribut Devise précise l’unité monétaire utilisée pour le montant du bon de commande et les autres champs financiers. Il est indispensable pour interpréter et agréger correctement les données financières, notamment dans les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises. Dans les analyses, cet attribut garantit que les indicateurs financiers sont comparés sur une base homogène. Il est nécessaire pour tout Dashboard ou KPI portant sur des valeurs monétaires, car il permet d’effectuer les conversions et les rapports dans la devise appropriée afin d’obtenir une vision financière exacte du processus d’approvisionnement. Pourquoi c’est important Il fournit le contexte nécessaire à l’interprétation de toutes les valeurs monétaires et garantit l’exactitude des rapports et des comparaisons financières, notamment dans les activités internationales. Où les obtenir Ce code est généralement enregistré dans l’en-tête du bon de commande, à côté du montant total. Exemples USDEURGBP | |||
| Heure de fin EndTime | Horodatage exact indiquant le moment où une activité s’est terminée. Pour les événements atomiques, il est souvent identique à l’heure de l’événement. | ||
| Description L’attribut « Heure de fin » enregistre le moment où une activité s’achève. De nombreux événements de processus sont atomiques et présentent la même heure de début et de fin, mais certaines activités, notamment les activités manuelles ou celles dont la durée est mesurable, peuvent avoir des horodatages de début et de fin distincts. La présence d’une heure de fin permet de calculer précisément le temps de traitement de chaque activité. Elle est particulièrement utile pour identifier les étapes qui prennent le plus de temps et distinguer le temps de traitement, pendant lequel le travail est effectivement réalisé, du temps d’attente, qui correspond à la période d’inactivité entre deux activités. Pourquoi c’est important Il permet de calculer précisément le temps de traitement des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente dans le processus. Où les obtenir Cette information se trouve dans les journaux d’événements ou les données transactionnelles, parfois dans un champ distinct « Heure de fin » ou « Date d’achèvement ». Si elle n’est pas disponible, elle peut être définie sur la même valeur que l’heure de l’événement. Exemples 2023-04-15T10:45:00Z2023-05-20T14:05:10Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| Identifiant de la demande d’achat PurchaseRequisitionId | L’identifiant unique de la demande d’achat qui a précédé et autorisé le bon de commande. | ||
| Description L’identifiant de la demande d’achat correspond au document interne à l’origine du processus d’approvisionnement. La demande d’achat est la requête officielle adressée par un département au service achats pour obtenir des biens ou des services. Cet identifiant permet de relier le processus du bon de commande au processus de demande situé en amont. Vous pouvez ainsi réaliser une analyse plus large du processus « de la demande à la commande » et mesurer le temps écoulé entre la demande et la création du bon de commande. Il aide également à repérer les retards lors du transfert entre les demandeurs et l’équipe achats. Pourquoi c’est important Il relie le bon de commande à la demande à son origine et permet d’analyser le délai du cycle en amont, de la demande à la commande. Où les obtenir Il est généralement enregistré comme champ de référence dans l’en-tête du bon de commande ou dans les données des lignes. Exemples PR-1008761000004321REQ-052023-01 | |||
Purchase to Pay - Activités liées aux commandes d’achat
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
| Bon de commande approuvé | Cette étape clé indique que le bon de commande a terminé son flux de travail d’approbation interne. Il est désormais autorisé à être envoyé au fournisseur et représente un engagement financier officiel. | ||
| Pourquoi c’est important Cette étape est essentielle pour mesurer l’efficacité des approbations internes. Les retards d’approbation allongent directement le délai global et peuvent fragiliser les relations avec les fournisseurs. Où les obtenir Cet événement est généralement déduit d’un changement de statut du bon de commande ou extrait de l’horodatage de l’approbation finale dans l’historique du flux de travail. Collecte Utilisez l’horodatage auquel le statut d’approbation finale du bon de commande est défini ou la dernière action d’approbation requise est enregistrée. Type d’événement inferred | |||
| Bon de commande clôturé | Il s’agit de l’activité finale, qui indique que le bon de commande est considéré comme terminé. Un bon de commande est généralement clôturé lorsque les marchandises ont été entièrement reçues et facturées, et qu’aucune autre transaction n’est attendue. | ||
| Pourquoi c’est important Cette activité marque la fin du cycle de vie du bon de commande. Le délai de clôture est un indicateur important du débit global du processus et aide à repérer les commandes inactives qui restent ouvertes. Où les obtenir Cet événement est souvent déduit d’un statut terminal tel que « Clôturé » ou « Terminé », défini automatiquement ou manuellement. Collecte Utilisez l’horodatage auquel le statut de clôture finale est défini, ou lorsque les indicateurs « livraison terminée » et « facture finale » sont tous deux actifs. Type d’événement inferred | |||
| Bon de commande créé | Cette activité correspond à la création initiale du document de bon de commande dans le système. Elle marque le début officiel de l’engagement d’achat, souvent généré à partir d’une demande approuvée. | ||
| Pourquoi c’est important En tant qu’événement de début principal du cas, cette activité est fondamentale pour mesurer le temps de cycle de bout en bout d’un bon de commande. Elle établit le point de référence de toutes les étapes suivantes. Où les obtenir Ces informations sont extraites de l’horodatage de création de l’enregistrement principal du bon de commande ou de sa table d’en-tête. Collecte Utilisez la date et l’heure de création du document figurant dans l’enregistrement d’en-tête du bon de commande. Type d’événement explicit | |||
| Bon de commande envoyé au fournisseur | Cette activité marque le moment où le bon de commande approuvé est officiellement transmis au fournisseur. L’envoi peut s’effectuer par différents canaux, notamment via EDI, un portail fournisseur ou e-mail. | ||
| Pourquoi c’est important Il s’agit du premier point de contact externe et du début du délai d’exécution du fournisseur. Les retards entre l’approbation interne et l’envoi du bon de commande au fournisseur représentent une perte de temps dans le cycle d’achat. Où les obtenir Cet événement est souvent enregistré dans les journaux de messages sortants, les enregistrements de communication ou à partir d’un changement de statut tel que « Envoyé » ou « Commandé ». Collecte Identifiez l’horodatage auquel le message de communication sortant du bon de commande a été traité ou envoyé avec succès. Type d’événement explicit | |||
| Facture reçue | Cet événement marque la réception et l’enregistrement de la facture d’un fournisseur faisant référence au bon de commande. Il signale le début de la partie facturation-paiement du cycle achats-paiements. | ||
| Pourquoi c’est important Cette activité relie le processus d’achat à la comptabilité fournisseurs. Le délai entre la réception des marchandises et celle de la facture est important pour gérer les charges à payer et les prévisions financières. Où les obtenir Il s’agit d’une transaction explicite enregistrée lors de la création ou de la comptabilisation d’un document de facture fournisseur lié au bon de commande. Collecte Utilisez la date de création, de saisie ou de comptabilisation du document de facture fournisseur. Type d’événement explicit | |||
| Réception de marchandises enregistrée | Cette activité correspond à l’enregistrement officiel des marchandises reçues au titre du bon de commande. Elle confirme qu’une expédition est arrivée et a été enregistrée dans le système, ce qui met souvent à jour les niveaux de stock. | ||
| Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape essentielle qui marque l’exécution de la commande du point de vue logistique. L’analyse des livraisons dans les délais dépend largement de l’exactitude et de la rapidité d’enregistrement de cet événement. Où les obtenir Il s’agit d’une transaction explicite qui crée un document de réception de marchandises ou de produits, lié au bon de commande. Collecte Utilisez la date de comptabilisation ou la date de création du document article ou de la transaction de réception des marchandises. Type d’événement explicit | |||
| Bon de commande annulé | Cette activité correspond à l’annulation d’un bon de commande avant son achèvement. Une annulation peut intervenir à différentes étapes si les marchandises ne sont plus nécessaires ou si la commande a été créée par erreur. | ||
| Pourquoi c’est important Les annulations représentent un travail inutile et peuvent signaler des inefficacités du processus ou une mauvaise planification de la demande. Comprendre pourquoi et quand les bons de commande sont annulés peut conduire à des améliorations du processus. Où les obtenir Cet événement est généralement déduit d’un statut spécifique du document, tel que « Annulé », ou de l’activation d’un indicateur de suppression sur l’enregistrement du bon de commande. Collecte Identifiez l’horodatage auquel l’indicateur de suppression est défini ou le statut du document passe à « Annulé ». Type d’événement inferred | |||
| Bon de commande modifié | Cet événement correspond à toute modification apportée à un bon de commande après sa création ou son approbation initiale. Les changements courants concernent notamment la quantité, le prix ou les dates de livraison. | ||
| Pourquoi c’est important Des modifications fréquentes peuvent révéler une planification initiale insuffisante, des problèmes fournisseurs ou une instabilité du processus. Chaque modification déclenche souvent une nouvelle approbation, ce qui augmente la charge administrative et les délais. Où les obtenir Ces informations sont extraites des journaux de modifications du système, de l’historique des versions du document ou des tables de piste d’audit. Collecte Utilisez l’horodatage des journaux de modification liés au bon de commande. Type d’événement explicit | |||
| Bon de commande rejeté | Cette activité intervient lorsqu’un approbateur rejette le bon de commande pendant le flux de travail d’approbation. Le bon de commande est généralement renvoyé à son créateur pour révision ou annulation. | ||
| Pourquoi c’est important Les rejets entraînent des reprises et des retards. L’analyse de leur fréquence et de leurs motifs permet d’identifier les problèmes liés à la qualité des données, au respect des politiques ou à la formation des approbateurs. Où les obtenir Cet événement est généralement déduit d’un changement de statut vers « Rejeté » ou vers un état similaire du document de bon de commande. Collecte Identifiez l’horodatage auquel le statut du bon de commande est mis à jour pour indiquer son rejet. Type d’événement inferred | |||
| Bon de commande soumis | Cette activité intervient lorsqu’un bon de commande créé en brouillon est officiellement soumis à un flux de travail d’approbation interne. Le document passe alors de l’état de brouillon à l’état d’approbation en attente. | ||
| Pourquoi c’est important Cet événement distingue le temps de création ou de préparation du bon de commande du temps réel du cycle d’approbation. L’analyse du délai entre la création et la soumission peut révéler des problèmes liés aux pratiques des utilisateurs ou à leur formation. Où les obtenir Cette information est généralement extraite d’une action utilisateur explicite, d’un changement de statut ou d’une entrée dans un journal de flux de travail. Collecte Identifiez l’horodatage associé à l’action « soumettre pour approbation » ou au changement de statut correspondant. Type d’événement explicit | |||
| Commande confirmée par le fournisseur | Cet événement indique que le fournisseur a reçu, examiné et confirmé le bon de commande. Cette confirmation porte souvent sur le prix, la quantité et les dates de livraison. | ||
| Pourquoi c’est important La confirmation du fournisseur permet de s’assurer que la commande sera exécutée conformément à la demande. L’absence de confirmation dans les délais peut constituer un premier indicateur de problèmes ou de retards potentiels dans l’exécution. Où les obtenir Cet événement est enregistré à partir de transactions initiées par le fournisseur dans un portail fournisseur, ou au moyen d’une saisie manuelle fondée sur des confirmations reçues par e-mail ou par fax. Collecte Utilisez l’horodatage du document de confirmation de commande ou de la mise à jour de statut indiquant la confirmation du fournisseur. Type d’événement explicit | |||
| Demande d’achat approuvée | Cet événement indique que la demande d’achat a été examinée et approuvée par toutes les parties prenantes requises. Cette approbation autorise la création d’un bon de commande officiel. | ||
| Pourquoi c’est important Cette étape marque la fin du processus interne d’approbation de la demande. Le suivi de la durée et du taux de réussite des approbations est essentiel pour comprendre l’efficacité en amont des achats. Où les obtenir Cette information est généralement déduite d’un changement de statut du document de demande d’achat ou extraite de l’historique d’un flux de travail. Collecte Identifiez l’horodatage auquel le statut d’approbation finale de la demande est défini ou l’action d’approbation finale est enregistrée. Type d’événement inferred | |||
| Demande d’achat créée | Cette activité correspond à la demande officielle de biens ou de services qui précède un bon de commande. Il s’agit du document initial qui formalise le besoin de l’entreprise et déclenche généralement un flux de travail d’approbation. | ||
| Pourquoi c’est important L’analyse du délai entre la création de la demande d’achat et celle du bon de commande permet d’identifier les goulots d’étranglement dans la phase allant de la demande à la commande. Un volume élevé de demandes qui ne donnent pas lieu à une commande peut révéler une planification inefficace. Où les obtenir Cet événement est enregistré à partir de l’horodatage de création du document ou de l’enregistrement de la demande d’achat dans le module d’approvisionnement. Collecte Utilisez l’horodatage de création figurant dans la table d’en-tête de la demande d’achat ou dans le journal du document. Type d’événement explicit | |||
| Marchandises retournées | Cette activité est enregistrée lorsque des marchandises précédemment reçues sont renvoyées au fournisseur. Les retours sont généralement dus à des problèmes de qualité, à des dommages survenus pendant le transport ou à une expédition incorrecte. | ||
| Pourquoi c’est important Le suivi de la fréquence des retours est un indicateur important de la qualité et de la performance des fournisseurs. Un taux de retour élevé peut révéler des problèmes récurrents liés à certains fournisseurs ou produits. Où les obtenir Cet événement est enregistré au moyen d’une transaction de retour spécifique ou de l’annulation du document de réception des marchandises initial. Collecte Identifiez la date de comptabilisation d’un document article de retour ou d’un mouvement de marchandises associé à un type de retour spécifique. Type d’événement explicit | |||
| Services confirmés | Cette activité est l’équivalent d’une réception de marchandises pour les bons de commande portant sur des services. Elle confirme qu’un service a été fourni conformément aux conditions précisées dans le bon de commande. | ||
| Pourquoi c’est important Pour les achats de services, cet événement est essentiel au suivi de la performance de la prestation et constitue souvent une condition préalable à l’approbation de la facture correspondante pour paiement. Où les obtenir Cet événement est généralement enregistré lors de la création d’une feuille de saisie de service ou d’un document de confirmation de service similaire. Collecte Utilisez la date de création ou de comptabilisation de la feuille de saisie de service ou de l’enregistrement de confirmation. Type d’événement explicit | |||
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