Votre modèle de données pour la gestion des postes, de l’embauche au départ
Votre modèle de données pour la gestion des postes, de l’embauche au départ
- Attributs recommandés à recueillir
- Activités clés à suivre
- Guide d’extraction
Attributs de gestion des postes, de l’embauche au départ
| Nom | Description | ||
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Identifiant du poste
PositionId
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Identifiant unique d’un poste au sein de l’organisation. Il sert d’identifiant de cas principal pour le processus de gestion des postes. | ||
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Description
L’identifiant de poste est la clé de voûte de l’analyse du processus de gestion des postes. Chaque identifiant correspond au cycle de vie d’un poste, depuis sa demande et sa création jusqu’à ses éventuelles modifications, reclassifications, puis sa désactivation ou sa clôture. En Process Mining, cet attribut sert à relier toutes les activités associées à un cas précis, notamment les approbations, les modifications de données et les mises à jour de statut. Vous obtenez ainsi une vue complète du parcours de chaque poste, de bout en bout, et pouvez analyser les temps de cycle, repérer les variantes du processus et suivre la conformité de chaque poste.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est indispensable pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’un poste. Il permet d’analyser le processus de bout en bout et de repérer les goulots d’étranglement ou les écarts propres à certains cas.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un identifiant central dans Workday HCM, généralement disponible dans les rapports et les données de processus métier liés au recrutement et à la gestion des postes.
Exemples
POS-0012345POS-0067890POS-0112233
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Heure de l’événement
EventTime
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Horodatage indiquant quand une activité ou un événement précis a eu lieu. | ||
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Description
L’heure de l’événement est un horodatage précis qui enregistre la date et l’heure de chaque activité du processus. Ces données sont indispensables aux analyses temporelles, notamment au calcul des temps de cycle, des temps d’attente et des durées. En Process Mining, cet horodatage sert à classer les événements dans l’ordre chronologique et à reconstituer la séquence d’activités du processus. Il constitue la base du diagnostic de performance : il permet de repérer les goulots d’étranglement, d’analyser le débit et de suivre les SLA.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est indispensable pour ordonner les événements, calculer les métriques temporelles comme le temps de cycle et la durée, et diagnostiquer les goulots d’étranglement du processus.
Où trouver ces données
Cet horodatage est enregistré automatiquement pour chaque transaction de processus métier dans Workday HCM.
Exemples
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
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Nom de l’activité
ActivityName
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Nom de l’étape ou de l’événement du processus métier, par exemple « Poste créé » ou « Budget approuvé ». | ||
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Description
Le nom de l’activité décrit une étape du cycle de vie de la gestion des postes. Ces événements constituent les éléments de base de la cartographie du processus et montrent l’enchaînement des actions pour chaque poste. L’analyse de ces activités permet de visualiser les flux du processus, de repérer les parcours fréquents ou rares et de mesurer le temps écoulé entre les principales étapes. Parmi les exemples figurent « Demande de poste lancée », « Attributs du poste modifiés » et « Poste clôturé », qui donnent ensemble une vue du déroulement opérationnel.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est essentiel pour construire la cartographie du processus, visualiser son déroulement et repérer les événements à l’origine de retards ou de reprises.
Où trouver ces données
Extrait des journaux de transactions des processus métier de Workday. Chaque étape d’une définition de processus métier génère un enregistrement d’événement.
Exemples
Demande de poste lancéeApprobation du responsable soumisePoste crééPoste désactivé
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Centre de coûts
CostCenter
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Centre de coûts associé au poste, utilisé pour la budgétisation et le reporting financier. | ||
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Description
Le centre de coûts est une dimension financière qui rattache un poste à un budget précis. Il est essentiel pour suivre les coûts et vérifier que les effectifs sont conformes aux prévisions financières. En Process Mining, cet attribut est utile pour les analyses liées aux approbations budgétaires et à leur impact financier. Il permet de comprendre comment les délais d’approbation varient selon le centre de coûts et de relier les activités de gestion des postes aux résultats financiers. Il contribue également à harmoniser les attributs des postes entre unités financières comparables.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut apporte une dimension financière à l’analyse. Il permet d’examiner le processus par unité budgétaire et de repérer les goulots d’étranglement liés au budget.
Où trouver ces données
Cet attribut fait partie des informations financières, ou « Worktags », associées à un poste dans Workday HCM.
Exemples
CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
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Famille d’emplois
JobFamily
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Regroupement d’emplois aux caractéristiques, aux compétences et aux missions similaires, comme « Ingénierie » ou « Ressources humaines ». | ||
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Description
Une famille d’emplois regroupe des profils d’emploi apparentés. Par exemple, les profils « Ingénieur logiciel » et « Ingénieur logiciel senior » peuvent appartenir à la famille d’emplois « Ingénierie ». Cette classification permet de regrouper et d’analyser les rôles à un niveau plus général. Cet attribut permet notamment de suivre les reclassifications et d’harmoniser les attributs des postes. L’analyse des changements au sein d’une famille d’emplois ou entre plusieurs familles peut éclairer les parcours professionnels, la cohérence des définitions de rôles et les tendances en matière d’effectifs.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet d’analyser les rôles à un niveau plus général, de soutenir les efforts d’harmonisation et d’étudier les reclassifications entre catégories d’emplois apparentées.
Où trouver ces données
Cet attribut fait partie de la structure du catalogue d’emplois de Workday HCM et est associé au profil d’emploi du poste.
Exemples
Technologies de l’informationFinance et comptabilitéProfessionnels de la vente
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Heure de fin
EndTime
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Horodatage indiquant quand une activité a été achevée. Sert à calculer la durée de chaque activité. | ||
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Description
L’heure de fin marque l’achèvement d’une activité précise. L’heure de début indique quand l’événement a eu lieu ; en combinant les deux, vous pouvez calculer la durée de traitement de cet événement. Cette information est particulièrement utile pour les activités qui ne sont pas instantanées, comme une étape de contrôle de conformité. En comparant l’heure de fin d’une activité à l’heure de début de la suivante, vous pouvez mesurer précisément la durée de traitement et le temps d’attente, et ainsi mieux comprendre l’efficacité du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut est nécessaire pour calculer la durée exacte des activités et distinguer le temps de traitement effectif du temps d’attente.
Où trouver ces données
Certaines étapes de processus métier dans Workday comportent des heures de début et de fin explicites. À défaut, l’heure de fin peut être déduite de l’heure de début de l’événement suivant dans le même cas.
Exemples
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
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Motif du changement
ReasonForChange
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Motif indiqué pour un changement, par exemple la reclassification, la modification ou la clôture d’un poste. | ||
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Description
Cet attribut indique la justification métier d’un changement apporté à un poste. Dans Workday, les motifs sont souvent sélectionnés dans une liste prédéfinie afin d’assurer leur cohérence, par exemple « Réorganisation », « Nouveau projet » ou « Ajustement budgétaire ». L’analyse de cet attribut apporte un contexte précieux sur le déroulement du processus. Elle permet de comprendre les raisons des changements observés, par exemple en reliant les reclassifications à des motifs précis pour repérer les tendances en matière de restructuration organisationnelle ou d’évolution des rôles.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut précise le contexte métier des activités du processus, comme les modifications et les reclassifications, et aide à analyser les causes des variations du processus.
Où trouver ces données
Ce champ est obligatoire pour de nombreuses transactions de processus métier dans Workday, notamment « Modifier les restrictions du poste » ou « Clôturer le poste ».
Exemples
Création d’un nouveau serviceRéorganisationCorrection des donnéesFin du projet
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Service
Department
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Service ou organisation hiérarchique auquel le poste est rattaché. | ||
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Description
L’attribut Service, souvent appelé « Supervisory Organization » dans Workday, précise le contexte organisationnel principal du poste. Il indique l’équipe ou le domaine d’activité auquel celui-ci appartient. Cette dimension est importante pour comparer les performances entre différentes parties de l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, comparer les temps de cycle d’approbation des nouveaux postes entre les services d’ingénierie et de marketing afin de repérer les bonnes pratiques ou les goulots d’étranglement propres à un service.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet de filtrer et de comparer les performances du processus entre différentes unités organisationnelles, afin de repérer les goulots d’étranglement ou les gains d’efficacité propres à chaque service.
Où trouver ces données
Rattaché au poste par son affectation à une organisation hiérarchique dans Workday HCM.
Exemples
Ventes - Amérique du NordIngénierie - Développement de plateformeFinance - Planification et analyse financières
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Statut du poste
PositionStatus
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Statut actuel ou historique du poste, par exemple « Ouvert », « Pourvu », « Gelé » ou « Clôturé ». | ||
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Description
Le statut du poste indique son état à un moment donné. Cet attribut permet de comprendre si le poste est disponible et à quelle étape de son cycle de vie il se trouve. Le filtrage par statut permet de cibler certaines parties du processus. Par exemple, l’analyse des postes au statut « Gelé » permet de créer des rapports d’ancienneté et de voir combien de temps les ressources restent immobilisées. Le suivi des changements de statut est essentiel pour comprendre le déroulement du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut précise l’état du poste et permet d’analyser l’ancienneté des postes gelés ainsi que leur progression au fil du cycle de vie.
Où trouver ces données
Disponible en tant que champ standard de l’objet poste dans Workday HCM.
Exemples
Ouvert - ApprouvéPourvuGeléClôturé
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Utilisateur
User
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Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’employé ou l’utilisateur système chargé d’effectuer une tâche précise du processus, par exemple soumettre une approbation ou modifier les attributs d’un poste. Il peut s’agir d’un responsable, d’un partenaire RH ou d’un analyste financier. L’analyse des données par utilisateur permet de repérer les besoins de formation, les déséquilibres dans la répartition de la charge de travail et les différences de performance individuelle. Elle peut, par exemple, montrer quels utilisateurs interviennent le plus souvent dans des activités de reprise, ce qui peut indiquer qu’il faut clarifier les consignes ou améliorer le système.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet d’analyser la répartition de la charge de travail et les comportements propres à chaque utilisateur, ainsi que de repérer les besoins de formation et les personnes les plus performantes.
Où trouver ces données
Disponible dans les journaux de transactions des processus métier de Workday, qui enregistrent la personne à l’origine de chaque étape ou celle qui l’a exécutée.
Exemples
jsmithdavis_janehr_admin_svc
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Contrôle de conformité effectué
IsComplianceReviewed
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Indicateur booléen qui vaut vrai si l’activité « Contrôle de conformité du poste » a eu lieu pour un cas. | ||
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Description
Cet indicateur précise si un poste a fait l’objet d’un contrôle formel de conformité à un moment de son cycle de vie. Il est calculé en vérifiant la présence de l’activité « Contrôle de conformité du poste » pour un identifiant de poste donné. Cet attribut simplifie le suivi de la conformité et le calcul des KPI. Il permet de filtrer facilement les cas contrôlés ou non et contribue directement au calcul du KPI « Taux de conformité des actions sur les postes », en facilitant le décompte des postes conformes.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut simplifie le calcul des taux de conformité et permet de filtrer facilement les postes qui n’ont pas fait l’objet des contrôles requis, afin de les examiner.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un indicateur dérivé, calculé au niveau du cas. Il vaut vrai si l’activité « Contrôle de conformité du poste » figure dans le journal du cas.
Exemples
truefalse
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Correspond à une reprise
IsRework
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Indicateur booléen qui vaut vrai lorsqu’une activité est considérée comme une reprise, par exemple lorsque les attributs d’un poste sont modifiés plusieurs fois. | ||
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Description
L’indicateur de reprise repère les activités correspondant à des corrections ou à la répétition d’un travail, souvent révélatrices d’inefficacités dans le processus ou de problèmes de qualité. Il est généralement défini comme vrai pour des événements tels que « Attributs du poste modifiés » lorsqu’ils surviennent peu après la création du poste ou se répètent plusieurs fois de suite. Cet attribut calculé est essentiel au Dashboard « Analyse des reprises de données de poste ». Il permet de quantifier facilement les taux de reprise, d’en rechercher les causes en examinant le contexte des événements signalés et de suivre des KPI comme le « Taux de reprise des données de poste ».
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut signale directement les activités de reprise inefficaces. Vous pouvez ainsi les quantifier, les analyser et cibler les améliorations du processus pour réduire le travail inutile.
Où trouver ces données
Il s’agit d’un indicateur dérivé, calculé à partir de la séquence et de la fréquence des activités. Par exemple, il vaut vrai si l’activité « Attributs du poste modifiés » se produit plusieurs fois pour un même cas.
Exemples
truefalse
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Délai d’approbation d’un nouveau poste
NewPositionApprovalCycleTime
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Temps écoulé entre le lancement d’une demande de poste et la création du poste dans le système. | ||
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Description
Cet attribut mesure le temps de cycle de bout en bout du processus d’approbation d’un nouveau poste. Il correspond à la durée entre l’événement « Demande de poste lancée » et l’événement « Poste créé » pour un identifiant de poste donné. Il alimente directement le KPI « Temps de cycle moyen d’approbation d’un nouveau poste » et les Dashboards associés. Calculé au niveau du cas, il permet d’analyser la répartition des temps de cycle, de repérer les valeurs atypiques et d’étudier les facteurs associés à des délais d’approbation plus ou moins longs, comme le service ou le type de poste.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut mesure directement un indicateur de performance important. Il permet d’analyser l’efficacité des approbations et de repérer les facteurs à l’origine des retards.
Où trouver ces données
Calculé au niveau du cas dans l’outil de Process Mining, en mesurant l’écart entre des activités de début et de fin précises.
Exemples
P5DT6HP12DP2DT12H30M
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage indiquant quand les données ont été extraites pour la dernière fois du système source et actualisées dans l’outil de Process Mining. | ||
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Description
Cet attribut indique l’horodatage de la dernière actualisation des données. Il ne fait pas partie des données du processus à proprement parler, mais constitue une métadonnée sur leur fraîcheur. Cette information est utile à toutes les personnes qui consultent l’analyse, car elle leur indique si les données sont récentes. Elle permet de savoir si les analyses reflètent la situation opérationnelle la plus récente ou reposent sur un instantané plus ancien, et de mieux évaluer l’actualité des résultats.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut renseigne sur la fraîcheur des données et permet de savoir si l’analyse du processus et ses résultats sont à jour.
Où trouver ces données
Cet horodatage est généré par le pipeline de données ou l’outil ETL à la fin du chargement des données.
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
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Intitulé du poste
PositionTitle
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Intitulé précis du poste, par exemple « Analyste financier senior » ou « Responsable de l’ingénierie logicielle ». | ||
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Description
L’intitulé du poste est le nom officiel du rôle, visible par les utilisateurs. Plus précis que la famille ou le profil d’emploi, il apparaît généralement dans les offres d’emploi et les organigrammes. L’analyse de cet attribut permet de mieux comprendre les changements apportés aux postes. Lors d’une analyse des reclassifications, vous pouvez par exemple vérifier si l’intitulé a changé de manière importante. Les Dashboards d’harmonisation s’en servent également pour vérifier la cohérence des intitulés de rôles similaires dans différents services.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut décrit le rôle avec précision, ce qui est essentiel pour analyser les reclassifications et harmoniser les intitulés.
Où trouver ces données
Champ standard de l’objet poste dans Workday HCM.
Exemples
Chef de produit seniorPartenaire RH IIComptable adjoint
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Lieu
Location
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Lieu de travail physique ou logique associé au poste. | ||
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Description
L’attribut Lieu précise le site géographique ou le bureau auquel le poste est rattaché. Il peut s’agir d’une adresse précise, d’un pays ou d’une région, et la valeur « À distance » est également possible. L’analyse par lieu peut révéler des différences régionales dans les performances du processus, comme des écarts dans les délais d’approbation ou les taux de conformité. Elle permet de déterminer si les processus sont harmonisés à l’échelle mondiale ou si des pratiques locales entraînent des écarts.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet d’analyser les différences régionales, les écarts de conformité et les goulots d’étranglement propres à certains lieux.
Où trouver ces données
Attribut standard pouvant être associé à un poste dans Workday HCM.
Exemples
New York, États-UnisLondres, Royaume-UniÀ distance (Allemagne)
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Profil d’emploi
JobProfile
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Modèle standard d’un emploi, qui en définit les caractéristiques principales, comme les responsabilités et les qualifications. | ||
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Description
Le profil d’emploi est un élément fondamental de l’architecture des emplois dans Workday. Il sert de modèle pour définir un emploi, notamment son intitulé par défaut, ses qualifications et sa classe de rémunération. Un poste correspond à une instance d’un profil d’emploi au sein d’un service donné. Cet attribut est essentiel pour comprendre le degré d’harmonisation du processus. L’analyse par profil d’emploi peut révéler si certains types de rôles nécessitent des cycles d’approbation plus longs ou donnent lieu à davantage de reprises. Elle est également importante pour suivre les reclassifications, lorsqu’un poste passe d’un profil d’emploi à un autre.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut relie un poste à un modèle d’emploi standard et permet d’analyser les variations du processus selon les caractéristiques normalisées des rôles.
Où trouver ces données
Champ obligatoire pour chaque poste dans Workday HCM. Il fait partie intégrante du modèle de données de recrutement.
Exemples
JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
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Statut de conformité
ComplianceStatus
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Indique le résultat d’une étape de contrôle de conformité, par exemple « Conforme » ou « Non conforme ». | ||
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Description
Cet attribut enregistre le résultat de l’activité formelle « Contrôle de conformité du poste ». Il indique si les attributs du poste, l’historique des approbations ou la justification respectent les politiques internes et les réglementations externes. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Vue d’ensemble de la conformité des actions sur les postes ». Il permet de suivre directement les taux de conformité et aide les auditeurs ou les équipes RH à repérer et à examiner rapidement les postes signalés comme non conformes, afin de prendre des mesures correctives et de réduire les risques.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut mesure directement le résultat des contrôles de conformité. Il permet de suivre le respect des politiques et de signaler les cas à risque élevé qui nécessitent un examen.
Où trouver ces données
Il s’agit probablement du résultat d’une étape précise configurée dans un processus métier Workday. Il peut être enregistré dans un commentaire ou un champ personnalisé.
Exemples
ConformeNon conformeSuivi requis
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Système source
SourceSystem
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Système d’origine des données, ici Workday HCM. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’application source dans laquelle les données du processus de gestion des postes ont été générées. Dans cette analyse, la source est toujours Workday HCM, mais ce champ est important dans les grandes entreprises où les données peuvent provenir de plusieurs systèmes. Cet attribut permet de retracer l’origine des données et de distinguer les processus susceptibles de s’étendre sur plusieurs plateformes. Il apporte un contexte utile et relève des bonnes pratiques de gouvernance des données.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut précise l’origine des données, ce qui facilite leur interprétation dans un environnement composé de plusieurs systèmes et contribue au respect des règles de gouvernance des données.
Où trouver ces données
Il s’agit généralement d’une valeur statique (« Workday HCM »), ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données.
Exemples
Workday HCMWorkdayHCM_Prod
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Type de poste
PositionType
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Catégorise le poste selon les conditions d’emploi, par exemple à temps plein, à temps partiel ou sous contrat. | ||
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Description
Dans Workday, le type de poste, souvent appelé « Worker Type » ou « Time Type », indique la nature de l’emploi associé au poste. Il s’agit d’un attribut fondamental pour la planification et la gestion des effectifs. En Process Mining, cette dimension permet de comparer le processus de gestion des postes selon les catégories de travailleurs. Vous pouvez, par exemple, vérifier si l’approbation des postes de prestataires est plus rapide ou moins complexe que celle des postes à temps plein, afin de repérer d’éventuelles pistes d’optimisation.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet de comparer le processus de gestion des postes entre différentes catégories de travailleurs, par exemple les postes à temps plein et ceux de prestataires, afin de repérer des pistes d’optimisation.
Où trouver ces données
Disponible dans la définition du poste, souvent sous les noms « Worker Type » ou « Time Type ».
Exemples
Temps plein régulierTemps partiel régulierPrestataire à durée déterminée
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Unité opérationnelle
BusinessUnit
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Division ou unité de l’entreprise à laquelle le poste est rattaché, par exemple « Produits grand public » ou « Solutions pour les entreprises ». | ||
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Description
L’unité opérationnelle représente un grand segment de l’entreprise, situé plus haut dans la hiérarchie organisationnelle qu’un service. Elle sert aux rapports stratégiques et financiers de haut niveau. L’analyse du processus de gestion des postes par unité opérationnelle donne une vue stratégique de l’évolution des effectifs. Elle peut mettre en évidence des différences entre les grandes divisions de l’entreprise en matière de rapidité de recrutement, de taux de reclassification ou d’efficacité des processus, et aider la direction à comprendre les écarts opérationnels à grande échelle.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut permet d’analyser les performances du processus à l’échelle des grandes divisions de l’entreprise et d’éclairer les décisions de la direction.
Où trouver ces données
Dans Workday, cet attribut est généralement mis en œuvre sous forme de « Worktag », qui peut être associé à un poste ou à son centre de coûts.
Exemples
Produits grand publicSolutions pour les entreprisesServices généraux
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Activités de gestion des postes, de l’embauche au départ
| Activité | Description | ||
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Attributs du poste modifiés
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Cette activité indique qu’un ou plusieurs attributs d’un poste existant, comme son intitulé ou son service, ont été modifiés. Workday l’enregistre explicitement lorsqu’un utilisateur termine avec succès le processus métier « Edit Position Restrictions ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Des modifications fréquentes peuvent signaler des erreurs de saisie, une évolution des rôles ou des inefficacités du processus. L’analyse de cette activité est essentielle au Dashboard « Position Data Rework Analysis » et à l’amélioration de la qualité des données.
Où trouver ces données
Cette activité est extraite du journal de fin du processus métier « Edit Position Restrictions » ou d’un processus similaire dans Workday. La piste d’audit indique les champs modifiés.
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin réussie du processus métier « Edit Position Restrictions ».
Type d’événement
explicit
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Budget approuvé
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Cette étape importante correspond à la confirmation, par le service financier ou un responsable budgétaire, que le financement du nouveau poste est disponible. Workday l’enregistre lorsque l’approbateur désigné termine l’étape d’approbation budgétaire du processus métier. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
L’approbation budgétaire constitue souvent un goulot d’étranglement important. Mesurer le temps de cycle de cette activité permet aux organisations de simplifier les examens financiers et d’accélérer le recrutement.
Où trouver ces données
Cet événement figure dans l’historique d’audit du processus métier « Create Position » dans Workday. Il correspond à la fin de l’étape d’approbation budgétaire.
Données à recueillir
Horodatage de fin de l’étape d’approbation financière ou budgétaire dans le journal du processus métier.
Type d’événement
explicit
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Demande de poste lancée
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Cette activité marque le début du cycle de vie de la gestion des postes : une demande de création de poste est officiellement soumise. Workday enregistre un événement explicite lorsqu’un utilisateur lance le processus métier « Create Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre cet événement et les approbations suivantes est essentielle pour mesurer l’efficacité de l’ensemble du cycle de création du poste.
Où trouver ces données
Cet événement figure dans les journaux d’événements des processus métier Workday. Recherchez l’horodatage de lancement de la transaction du processus métier « Create Position » pour l’identifiant de poste concerné.
Données à recueillir
Événement enregistré au lancement du processus métier « Create Position ».
Type d’événement
explicit
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Poste clôturé
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Cette activité marque la fin du cycle de vie du poste et sa suppression définitive de l’organisation. Workday enregistre cet événement à la fin réussie du processus métier « Close Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Dernier événement de la plupart des cas, cette activité marque la fin du cycle de vie du poste. Elle est essentielle pour comprendre la durée totale du processus et tenir à jour les données sur les effectifs.
Où trouver ces données
Cette activité est extraite de l’horodatage de fin du processus métier « Close Position » dans la piste d’audit ou les journaux des processus métier Workday.
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin du processus métier « Close Position ».
Type d’événement
explicit
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Poste créé
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Cette activité marque la création effective du poste et son existence officielle dans Workday. Elle est enregistrée lorsque le processus métier « Create Position » est mené à bien. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape importante marque la fin de la phase d’approbation et indique que le poste peut être pourvu. Elle est indispensable pour mesurer le KPI du temps de cycle global d’approbation.
Où trouver ces données
Cet événement est extrait de l’horodatage de fin du processus métier « Create Position » dans les journaux d’événements ou la piste d’audit Workday.
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin réussie du processus métier « Create Position ».
Type d’événement
explicit
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Poste désactivé
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Cette activité indique que le poste n’est plus actif et ne peut plus être pourvu. Elle précède souvent sa clôture officielle. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré à la fin du processus métier « Inactivate Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
La désactivation est une étape importante du cycle de vie du poste, distincte de sa clôture définitive. Le délai entre la désactivation et la clôture mesure l’efficacité administrative du nettoyage de la structure organisationnelle.
Où trouver ces données
Cet événement est enregistré dans les journaux d’audit de Workday à la fin réussie du processus métier « Inactivate Position ».
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin réussie du processus métier « Inactivate Position ».
Type d’événement
explicit
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Approbation du responsable soumise
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Cette activité correspond à la fin de l’examen et de l’approbation par le responsable du recrutement ou le responsable de l’organisation hiérarchique. Workday enregistre un événement distinct à la fin de l’étape d’approbation du processus métier « Create Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit d’une étape précoce fréquente, qui peut constituer un goulot d’étranglement. Le suivi du délai d’approbation permet de repérer les retards au début du flux de travail de création du poste.
Où trouver ces données
Cette activité est extraite de la piste d’audit du processus métier « Create Position ». Elle correspond à la fin de l’étape « Manager Approval ».
Données à recueillir
Horodatage de fin de l’étape d’approbation du responsable dans le journal du processus métier.
Type d’événement
explicit
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Approbation RH soumise
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Cette activité indique qu’un partenaire ou un représentant RH a examiné et approuvé la demande de poste. Workday l’enregistre explicitement lorsque l’approbateur RH termine l’étape qui lui est attribuée dans le processus métier. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette approbation constitue un point de contrôle essentiel pour vérifier que le poste respecte les règles de l’entreprise et l’architecture des emplois. Tout retard à cette étape peut allonger considérablement le temps de cycle global.
Où trouver ces données
Cette activité provient de la piste d’audit Workday du processus métier concerné. L’événement correspond à la fin de l’étape « HR Approval ».
Données à recueillir
Horodatage de fin de l’étape d’approbation RH dans le journal du processus métier.
Type d’événement
explicit
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Conformité du poste vérifiée
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Cette activité indique qu’un poste a fait l’objet d’un contrôle formel de conformité, par exemple au regard des règles internes ou de la réglementation externe. Elle est probablement enregistrée comme une étape « To Do » ou « Checklist » dans un processus métier parent. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Le suivi des contrôles de conformité est essentiel pour limiter les risques et garantir le respect des normes de l’organisation. Cette activité contribue directement au KPI « Position Action Compliance Rate ».
Où trouver ces données
Cette activité est probablement enregistrée à la fin d’une étape « To Do » ou d’une étape d’approbation spécifique dans un processus métier comme « Create Position » ou « Edit Position ». Une analyse du système est nécessaire pour confirmer le mécanisme exact.
Données à recueillir
Horodatage de fin d’une approbation liée à la conformité ou d’une étape « To Do » dans le journal du processus métier.
Type d’événement
explicit
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Demande de poste refusée
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Cette activité marque l’échec de la demande de création de poste : un approbateur l’a refusée. Workday enregistre le statut final « Denied » du processus métier « Create Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
L’analyse des demandes refusées permet de repérer les motifs fréquents, comme les contraintes budgétaires ou le non-respect des règles. Vous pouvez ainsi améliorer le processus et mieux guider les demandeurs.
Où trouver ces données
Cet événement est extrait du statut final de l’instance du processus métier « Create Position ». Son horodatage correspond au moment où la demande a été refusée.
Données à recueillir
Événement enregistré lorsqu’un approbateur sélectionne l’action « Deny » à une étape du processus métier.
Type d’événement
explicit
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Poste dégelé
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Cette activité correspond à l’opération inverse du gel : le poste suspendu redevient actif et peut être pourvu. Elle est généralement déduite du changement de statut du poste, de « Frozen » à « Active ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet événement marque la résolution du gel du poste. Le temps écoulé entre « Position Frozen » et cet événement est essentiel au KPI « Frozen Position Resolution Time ».
Où trouver ces données
Cet événement peut être déduit des changements de statut datés dans l’historique ou le journal d’audit du poste. Selon la configuration, il peut aussi correspondre à un événement explicite du processus métier « Unfreeze ».
Données à recueillir
Détecter, à partir de l’historique daté, le changement de statut du poste de « Frozen » à « Active ».
Type d’événement
inferred
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Poste gelé
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Cette activité correspond à la suspension temporaire d’un poste, qui ne peut alors plus être pourvu. Workday l’enregistre lorsqu’un utilisateur termine avec succès le processus métier « Freeze Position ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité est essentielle à la gestion des effectifs et des budgets. L’analyse de la durée pendant laquelle un poste reste gelé permet de repérer les décisions bloquées et d’améliorer la planification des ressources.
Où trouver ces données
Cette activité est extraite de la fin du processus métier « Freeze Position ». Le champ de statut du poste est généralement mis à jour à la suite de cet événement.
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin du processus métier « Freeze Position ».
Type d’événement
explicit
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Poste reclassifié
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Cette activité correspond à une modification officielle du profil d’emploi ou de la classification associée au poste. L’événement est enregistré lorsque le processus métier « Change Job » est mené à bien pour un poste donné. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette activité aide à comprendre les restructurations de l’organisation ou les changements importants dans les responsabilités liées aux postes. Le suivi des reclassifications permet d’analyser l’évolution des effectifs et la stabilité de l’architecture des emplois.
Où trouver ces données
Cette activité provient des journaux de fin du processus métier « Change Job » appliqué à un poste, et non à un salarié.
Données à recueillir
Événement enregistré à la fin réussie du processus métier « Change Job » appliqué à un poste.
Type d’événement
explicit
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