Votre template de données pour la gestion des contrats

Cet attribut décrit une étape ou un jalon précis du processus de gestion des contrats, comme « Contrat rédigé », « Début de la revue juridique » ou « Contrat exécuté ». Ces activités constituent les éléments fondamentaux de la cartographie du processus.

L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est essentielle au Process Mining. Elle permet d’identifier le déroulement réel du processus, de repérer les écarts par rapport à la procédure standard et de déterminer quelles activités prennent le plus de temps ou sont répétées le plus souvent.

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail contractuel, les goulots d’étranglement et les variations.

Cet élément est généralement dérivé des données du journal d’événements ou de la piste d’audit de DocuSign CLM, qui enregistre les actions effectuées sur un document contractuel ou un flux de travail.

Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité a eu lieu. Il constitue la base temporelle du Process Mining et permet d’analyser les performances du processus au fil du temps.

En classant les événements selon leur Heure de début, un journal chronologique est créé pour chaque cas. Il devient alors possible de calculer les temps de cycle entre les activités, la durée de chaque étape et la durée globale du processus de bout en bout. Cet attribut est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement, mesurer les temps d’attente et évaluer l’efficacité du processus par rapport aux SLA.

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements dans l’ordre chronologique et calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées.

Cette information fait généralement partie intégrante de tout Event Log ou de toute piste d’audit dans DocuSign CLM et est associée à chaque action enregistrée.

Le Contract ID sert de case identifier définitif et relie de manière unique tous les événements et activités associés à un contrat donné, de sa création à sa clôture. Dans DocuSign CLM, il peut correspondre à l’Envelope ID ou à un champ personnalisé d’identification du contrat.

Cet Attribut est essentiel pour le process mining, car il permet de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque contrat. En regroupant toutes les activités associées sous un même Contract ID, les analystes peuvent visualiser le flux complet du processus, mesurer les délais de traitement et analyser les variations entre les différents contrats.

Il s’agit de la clé primaire qui relie tous les événements associés au processus et permet de suivre et d’analyser l’ensemble du cycle de vie d’un contrat.

Il s’agit généralement de l’identifiant principal d’un objet contrat ou enveloppe dans DocuSign CLM. Il peut être nommé Envelope ID ou correspondre à un champ personnalisé configuré pour identifier les contrats.

Cet attribut indique la date de dernière mise à jour du jeu de données. Il permet de connaître la fraîcheur et l’actualité de l’analyse, et de savoir dans quelle mesure les données sont récentes.

Dans les Dashboards et les rapports, cette information est essentielle à la gouvernance des données et à la confiance des utilisateurs. Elle aide les analystes à déterminer s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané correspondant à un moment précis, ce qui est important pour prendre des décisions éclairées au bon moment.

Il fournit le contexte nécessaire sur la fraîcheur des données et permet aux utilisateurs de comprendre dans quelle mesure l’analyse du processus est à jour.

Il s’agit d’un attribut de métadonnées, généralement généré et stocké par l’outil ETL (Extract, Transform, Load) ou par le pipeline de données lors de l’ingestion des données.

Cet attribut indique l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur serait systématiquement « DocuSign CLM » ou un identifiant similaire.

Même si ce champ peut sembler redondant dans une analyse limitée à un seul système, il est recommandé de l’inclure. Il devient indispensable lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sont fusionnées, par exemple des données contractuelles issues d’un CRM avec des données de flux de travail provenant de DocuSign, afin de garantir une traçabilité claire des données.

Il garantit la traçabilité des données et est essentiel aux analyses combinant des données provenant de plusieurs systèmes de l’entreprise.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données afin d’indiquer l’origine du jeu de données.

Cet attribut identifie l’autre organisation participant à l’accord. Les différentes contreparties peuvent avoir des styles de négociation, des exigences juridiques et des délais de réponse différents, ce qui peut avoir une incidence importante sur le cycle de vie du contrat.

L’analyse de la performance du processus par contrepartie permet d’identifier les partenaires avec lesquels la collaboration est simple et ceux qui provoquent régulièrement des retards. Ces informations peuvent servir à améliorer la gestion des relations et à définir des attentes réalistes pour les négociations futures. Il s’agit d’une dimension essentielle de l’analyse « Taux de reprise et fréquence des révisions des contrats ».

Il aide à analyser l’incidence des interactions avec différentes parties externes sur la durée des négociations, le nombre de révisions et les temps de cycle globaux.

Cette information constitue un élément fondamental de la fiche du contrat et est souvent stockée dans un champ dédié « Nom de la contrepartie » ou « Société ».

Cet attribut stocke la date d’expiration contractuelle. Il s’agit d’une métadonnée essentielle pour gérer proactivement le portefeuille de contrats, en particulier les contrats générant des revenus récurrents ou les accords de services à long terme.

Cette date constitue le principal élément du Dashboard « Prévisions des renouvellements et expirations de contrats ». En surveillant les contrats qui approchent de leur date d’expiration, les organisations peuvent lancer les flux de travail de renouvellement dans les délais. Elle sert également au calcul du KPI « Taux de renouvellement des contrats dans les délais », ce qui aide à éviter les pertes de revenus et les interruptions de service.

Il est essentiel à la gestion proactive des contrats, car il permet de renouveler les contrats dans les délais et d’éviter les expirations involontaires.

Il s’agit d’un champ de métadonnées standard qui doit être renseigné pour tout contrat à durée définie dans DocuSign CLM.

Cet attribut enregistre la date et l’heure précises auxquelles une activité s’est terminée. Alors que l’heure de début marque le commencement, l’heure de fin marque l’achèvement et permet de calculer précisément la durée de chaque activité.

L’analyse de l’heure de fin est essentielle pour calculer le temps de traitement des activités, c’est-à-dire le temps de travail effectivement consacré à une tâche. Elle permet de distinguer le travail actif du temps d’attente, d’obtenir une analyse plus précise de l’efficacité des Ressources et de mesurer le coût réel des retards. Elle peut par exemple servir à calculer la durée exacte de l’activité « Revue juridique ».

Il permet de calculer précisément la durée de chaque activité et de distinguer le temps de traitement actif du temps d’attente.

Dans des systèmes tels que DocuSign CLM, cette information peut être enregistrée explicitement dans la piste d’audit ou devoir être déduite de l’heure de début de l’événement suivant.

Le responsable du contrat est le principal interlocuteur et la personne responsable de l’avancement du contrat. Il s’agit généralement de la personne qui a lancé la demande de contrat ou qui est responsable de la relation commerciale.

L’analyse de la performance par responsable du contrat peut révéler des tendances en matière d’efficacité, de taux de reprise et de temps de cycle. Elle permet d’identifier les personnes ou les équipes les plus performantes, ainsi que celles qui pourraient avoir besoin d’une formation ou d’un accompagnement supplémentaire. Il s’agit d’une dimension essentielle pour segmenter les données dans des Dashboards tels que « Analyse du temps de cycle des contrats ».

Il permet d’analyser la performance par personne ou par équipe, afin d’identifier les bonnes pratiques et les domaines d’amélioration dans les activités réalisées par les utilisateurs.

Il s’agit généralement d’un champ utilisateur associé à l’objet contrat, souvent renseigné avec le nom de l’utilisateur qui a créé le flux de travail ou qui en est responsable.

Cet attribut indique le statut global du contrat à un moment donné, par exemple « Brouillon », « En cours de revue », « En attente de signature » ou « Exécuté ». Il fournit une vue synthétique de la position du contrat dans le processus.

Dans le Process Mining, l’analyse du statut est utile pour filtrer les cas et créer des Dashboards qui suivent le volume de contrats à différentes étapes. Le Dashboard « Suivi du statut des contrats en temps réel » s’appuie directement sur cet attribut pour donner de la visibilité sur le portefeuille de contrats actifs et identifier les étapes où le travail s’accumule.

Cet attribut fournit un état d’avancement du contrat, indispensable au suivi du statut, à la gestion de la charge de travail et à l’identification des goulots d’étranglement.

Ces informations sont généralement disponibles comme attribut principal du contrat ou de l’objet de flux de travail dans DocuSign CLM.

Cet attribut classe les contrats selon leur finalité juridique ou métier. Les différents types de contrats suivent souvent des flux de travail distincts, sont soumis à des exigences d’approbation différentes et présentent des niveaux de complexité variables.

Segmenter l’analyse du processus par type de contrat est essentiel pour comprendre les écarts de performance. Cela permet de comparer les temps de cycle, les taux de conformité et les schémas de négociation selon les différents types d’accords. Par exemple, un NDA devrait avoir un temps de cycle bien plus court qu’un Master Services Agreement complexe. Cet attribut rend cette comparaison possible.

Cet attribut permet de comparer les performances du processus entre différentes catégories de contrats, qui présentent souvent des flux de travail et des niveaux de complexité propres.

Il s’agit d’un champ de métadonnées essentiel, généralement sélectionné dans une liste déroulante lors de la création d’un contrat dans DocuSign CLM.

Cet attribut représente la valeur financière de l’accord, qui peut correspondre à un montant ponctuel ou récurrent. La valeur d’un contrat détermine souvent le niveau de contrôle requis et la complexité du circuit d’approbation.

L’analyse du processus en fonction de la valeur du contrat est essentielle pour prioriser les contrats à forte valeur et déterminer s’ils subissent des retards injustifiés. Elle peut également servir à vérifier la conformité, par exemple en confirmant que les contrats dépassant un certain seuil ont reçu l’approbation du directeur financier. Cet attribut permet de concentrer les efforts d’optimisation sur les contrats ayant le plus fort impact financier.

Il permet de définir les priorités et d’évaluer les risques, car les contrats de valeur élevée nécessitent souvent un examen plus strict et ont un impact plus important sur l’entreprise.

Il s’agit généralement d’un champ numérique ou monétaire dans les métadonnées du contrat de DocuSign CLM.

Cet attribut identifie précisément la personne du service juridique chargée d’examiner et d’approuver le contrat. Elle se distingue du responsable du contrat, qui appartient généralement aux équipes opérationnelles.

L’attribution des revues à un conseiller juridique précis permet d’analyser en détail la performance de l’étape de revue juridique. Elle contribue à créer le Dashboard « Performance de la revue juridique », qui mesure et compare le débit et les temps de cycle des différents membres de l’équipe juridique. Ces informations peuvent guider la répartition de la charge de travail et faire apparaître des possibilités d’amélioration de l’efficacité au sein du service juridique.

Il permet d’analyser en détail l’étape de revue juridique, de mieux répartir la charge de travail et de mesurer la performance de l’équipe juridique.

Ces informations proviendraient des données d’attribution des tâches dans un flux de travail DocuSign CLM et indiqueraient à qui la tâche « Revue juridique » a été attribuée.

Cette métrique calcule la durée totale pendant laquelle un contrat se trouve dans la phase d’approbation, depuis son envoi pour la première approbation interne jusqu’à l’obtention de la dernière approbation requise. Elle peut être calculée en additionnant les durées de toutes les activités liées à l’approbation ou en mesurant le temps écoulé entre le début de la première activité d’approbation et la fin de la dernière.

Cet attribut constitue la mesure principale de l’indicateur « Durée moyenne de la phase d’approbation ». Il permet d’isoler les retards spécifiquement liés au processus d’approbation, plutôt qu’à la rédaction ou à la négociation. En suivant cette durée, les organisations peuvent mieux comprendre l’incidence de leur matrice d’approbation et repérer les possibilités de simplification.

Cet attribut isole le temps consacré aux approbations et facilite ainsi l’identification et le traitement des goulots d’étranglement propres à la chaîne d’approbation.

Il est calculé dans l’outil de Process Mining en identifiant tous les événements liés aux approbations, par exemple « Approbation interne envoyée » et « Approbation interne reçue », puis en mesurant le temps écoulé entre le premier et le dernier de ces événements pour chaque cas.

Cet attribut calculé identifie les contrats ayant fait l’objet d’une reprise, par exemple lorsqu’ils sont renvoyés pour modification après l’obtention d’une approbation interne. Il est généralement dérivé de l’identification de séquences d’activités précises et indésirables.

Cet indicateur simplifie l’analyse des inefficacités du processus. Il permet de calculer directement l’indicateur « Taux de reprise des contrats » et de filtrer facilement les contrats ayant nécessité un effort supplémentaire. Il aide ainsi à déterminer les causes profondes des reprises, telles que des exigences initiales imprécises ou des points de négociation complexes.

Il aide à quantifier et à analyser la fréquence des reprises, un indicateur important de l’inefficacité des processus et des coûts cachés.

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining à l’aide de règles qui identifient les boucles de reprise, par exemple lorsqu’un événement « Contrat modifié » survient après un événement « Approbation interne reçue ».

Cet attribut indique le service interne, tel que les ventes, le marketing ou l’informatique, qui a lancé le contrat ou qui en est responsable. Les processus et les besoins peuvent varier selon les services, ce qui entraîne des modes de gestion des contrats différents.

Segmenter l’analyse par service est essentiel pour comprendre comment les différentes composantes de l’entreprise utilisent le processus de gestion des contrats. Cela aide à créer des rapports ciblés, comme le « Rapport sur les goulots d’étranglement des approbations de contrats », afin de déterminer si les retards se concentrent dans certaines unités opérationnelles et d’adapter les améliorations aux besoins de chaque service.

Il permet de comparer la performance entre différentes unités opérationnelles et de mettre en évidence les écarts d’efficacité, de conformité et de charge de travail.

Il peut s’agir d’un champ de métadonnées du contrat ou d’une information déduite du service de l’utilisateur responsable du contrat.

Cet attribut indique si un contrat a été signé à l’aide d’un outil de signature électronique intégré, tel que DocuSign eSignature, ou s’il a été exécuté selon une méthode hors ligne, par exemple avec une signature manuscrite suivie d’une numérisation.

Cet attribut contribue directement à l’indicateur « Taux d’adoption de la signature électronique ». En analysant la proportion de contrats signés électroniquement, une entreprise peut mesurer les résultats de ses initiatives de transformation numérique. Un taux d’adoption plus élevé est généralement associé à des délais d’exécution plus courts, à une réduction des coûts administratifs et à une meilleure conformité ainsi qu’à un meilleur suivi des documents.

Il mesure l’adoption des processus numériques et aide à quantifier les gains d’efficacité liés à l’utilisation de fonctions de signature électronique intégrées.

Cette information peut être déterminée en vérifiant si l’événement « Contrat exécuté » provient du service DocuSign eSignature intégré.

Cet attribut fournit un statut détaillé propre à la phase d’approbation du cycle de vie du contrat. Alors que le statut du contrat correspond à un statut global du cas, le statut d’approbation suit le résultat de chaque activité d’approbation.

Il est essentiel pour le « Rapport sur les goulots d’étranglement des approbations de contrats » et le « Suivi en temps réel du statut des contrats ». Il permet de voir clairement quels contrats sont en attente d’approbation, lesquels ont été rejetés et nécessitent des reprises, et lesquels ont franchi l’étape d’approbation avec succès. L’analyse des transitions entre ces statuts aide à localiser les points précis de défaillance ou de retard dans la chaîne d’approbation.

Il fournit une analyse détaillée de la phase d’approbation et permet d’identifier les contrats bloqués ainsi que les raisons de leur blocage.

Il s’agit du résultat d’une tâche d’approbation ou d’une étape de flux de travail dans DocuSign CLM.

Cet attribut suit les différentes versions du document contractuel au fil des révisions et des modifications suivies. Chaque fois qu’une nouvelle version est importée ou enregistrée, ce numéro doit être incrémenté.

Le suivi de la version du document est un moyen direct de mesurer les reprises et la complexité des négociations. Un nombre élevé de versions indique de nombreux échanges entre les parties. Cet attribut constitue une donnée d’entrée essentielle pour calculer l’indicateur « Nombre moyen de révisions du document » et analyser le Dashboard « Taux de reprise et fréquence des révisions des contrats ».

Il mesure directement l’ampleur des reprises et des efforts de négociation en comptabilisant le nombre de révisions du document.

DocuSign CLM intègre un contrôle des versions des documents. Cet attribut serait extrait de l’historique des versions du document.