Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Cet attribut décrit une étape ou un jalon du processus de gestion des contrats, par exemple « Contrat rédigé », « Début de l’examen juridique » ou « Contrat signé ». Ces activités constituent les éléments de base de la cartographie du processus.

L’analyse de leur séquence et de leur fréquence est essentielle au Process Mining. Elle permet de repérer le déroulement réel du processus, de détecter les écarts par rapport à la procédure standard et d’identifier les activités qui prennent le plus de temps ou sont répétées le plus souvent.

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail lié aux contrats, les goulots d’étranglement et les variations.

Cette information provient généralement du journal d’événements ou des données de la piste d’audit de DocuSign CLM, qui consigne les actions effectuées sur un document contractuel ou un flux de travail.

Cet attribut consigne la date et l’heure précises auxquelles une activité a eu lieu. Il constitue la base temporelle du Process Mining et permet d’analyser les performances du processus au fil du temps.

En classant les événements selon leur heure de début, vous obtenez un journal chronologique pour chaque dossier. Vous pouvez ainsi calculer les temps de cycle entre les activités, la durée de chaque étape et la durée totale du processus, de bout en bout. Ces informations sont essentielles pour repérer les goulots d’étranglement, mesurer les temps d’attente et évaluer l’efficacité du processus au regard des SLA.

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées.

Cette information figure généralement dans le journal d’événements ou la piste d’audit de DocuSign CLM, où elle est associée à chaque action enregistrée.

L’identifiant du contrat est l’identifiant de cas de référence. Il relie de façon unique tous les événements et activités associés à un contrat donné, de sa création à sa clôture. Dans DocuSign CLM, il peut correspondre à l’identifiant de l’enveloppe ou à un champ personnalisé d’identification du contrat.

Cet attribut est essentiel au process mining, car il permet de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque contrat. En regroupant toutes les activités associées sous un même identifiant de contrat, les analystes peuvent visualiser le processus complet, mesurer les temps de cycle et comparer les variations entre les contrats.

Il s’agit de la clé principale qui relie tous les événements associés au processus et permet de retracer et d’analyser l’ensemble du cycle de vie d’un contrat.

Il s’agit généralement de l’identifiant principal d’un contrat ou d’une enveloppe dans DocuSign CLM. Il peut être nommé « Identifiant de l’enveloppe » ou correspondre à un champ personnalisé configuré pour identifier les contrats.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données. Il permet de savoir à quel point les données utilisées pour l’analyse sont récentes.

Dans les Dashboards et les rapports, cette information est essentielle à la gouvernance des données et à la confiance des utilisateurs. Elle aide les analystes à déterminer s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané pris à une date précise, un élément important pour prendre des décisions éclairées au bon moment.

Il indique la fraîcheur des données et permet aux utilisateurs de savoir si l’analyse du processus repose sur des informations récentes.

Il s’agit d’un attribut de métadonnées, généralement généré et enregistré par l’outil ETL (Extract, Transform, Load) ou le pipeline de données lors de l’ingestion des données.

Cet attribut précise l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur serait toujours « DocuSign CLM » ou un identifiant similaire.

Même si ce champ peut sembler redondant pour une analyse portant sur un seul système, il est recommandé de l’inclure. Il devient essentiel lorsque vous regroupez des données issues de plusieurs systèmes, par exemple des données contractuelles provenant d’un CRM et des données de flux de travail provenant de DocuSign. Vous pouvez ainsi assurer la traçabilité et connaître clairement la provenance des données.

Il assure la traçabilité des données et est indispensable aux analyses qui regroupent des données provenant de plusieurs systèmes d’entreprise.

Il s’agit généralement d’une valeur statique ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données pour indiquer l’origine du jeu de données.

Cet attribut identifie l’autre organisation partie à l’accord. Les contreparties peuvent avoir des pratiques de négociation, des exigences juridiques et des délais de réponse différents, ce qui peut avoir une incidence importante sur le cycle de vie du contrat.

L’analyse des performances du processus par contrepartie permet de repérer les partenaires avec lesquels la collaboration est simple et ceux qui entraînent régulièrement des retards. Ces informations peuvent servir à améliorer la gestion des relations et à définir des attentes réalistes pour les négociations à venir. Il s’agit d’une dimension importante pour l’analyse « Reprises et fréquence des révisions des contrats ».

Il permet d’analyser l’incidence des échanges avec les différentes parties externes sur la durée des négociations, le nombre de révisions et les temps de cycle globaux.

Cette information fait partie des données de base du contrat. Elle est souvent enregistrée dans un champ dédié, comme « Nom de la contrepartie » ou « Société ».

Cet attribut indique la date d’expiration prévue du contrat. Il s’agit d’une métadonnée importante pour gérer le portefeuille de contrats de manière proactive, en particulier pour les contrats générant des revenus récurrents ou les accords de services à long terme.

Cette date est au cœur du Dashboard « Prévisions de renouvellement et d’expiration des contrats ». En surveillant les contrats proches de leur date d’expiration, les organisations peuvent lancer les flux de travail de renouvellement à temps. Cette information sert également à calculer l’indicateur clé de performance « Taux de renouvellement des contrats dans les délais », afin d’éviter les pertes de revenus et les interruptions de service.

Il est essentiel à la gestion proactive des contrats : il permet de renouveler les contrats à temps et d’éviter leur expiration involontaire.

Il s’agit d’un champ de métadonnées standard à renseigner pour tout contrat DocuSign CLM ayant une durée définie.

Cet attribut consigne la date et l’heure précises auxquelles une activité s’est terminée. L’heure de début marque le commencement de l’activité, tandis que l’heure de fin en indique l’achèvement. Vous pouvez ainsi calculer précisément la durée de chaque activité.

L’analyse de l’heure de fin permet de calculer la durée de traitement des activités, c’est-à-dire le temps de travail effectif consacré à une tâche. Vous pouvez ainsi distinguer le travail actif du temps d’attente et mieux comprendre l’efficacité des ressources ainsi que le coût réel des retards. Par exemple, cet attribut permet de calculer la durée exacte de l’activité « Examen juridique ».

Il permet de calculer précisément la durée de chaque activité et de distinguer le temps de traitement effectif du temps d’attente.

Dans des systèmes comme DocuSign CLM, cette information peut être consignée explicitement dans la piste d’audit ou déduite de l’heure de début de l’événement suivant.

Le responsable du contrat est le principal interlocuteur et la personne chargée de faire avancer le contrat. Il s’agit généralement de la personne qui a lancé la demande de contrat ou qui est responsable de la relation commerciale.

L’analyse des performances par responsable du contrat peut révéler des tendances en matière d’efficacité, de reprises et de temps de cycle. Elle permet de repérer les personnes ou les équipes les plus performantes, ainsi que celles qui pourraient avoir besoin d’une formation ou d’une assistance supplémentaire. C’est une dimension importante pour segmenter les données dans des Dashboards comme « Analyse du temps de cycle des contrats ».

Il permet d’analyser les performances par personne ou par équipe, de repérer les bonnes pratiques et de déterminer les activités réalisées par les utilisateurs qui pourraient être améliorées.

Il s’agit généralement d’un champ utilisateur associé à l’objet contrat, souvent renseigné avec le nom de la personne qui a créé le flux de travail ou qui en est responsable.

Cet attribut indique le statut général du contrat à un moment donné, par exemple « Brouillon », « En cours d’examen », « En attente de signature » ou « Signé ». Il donne une vue d’ensemble de l’avancement du contrat dans le processus.

Dans le cadre du Process Mining, l’analyse du statut permet de filtrer les dossiers et de créer des Dashboards qui suivent le nombre de contrats à chaque étape. Le Dashboard « Suivi des contrats en temps réel » s’appuie directement sur cet attribut pour donner une vue du portefeuille de contrats en cours et repérer les étapes où le travail s’accumule.

Il donne un aperçu de l’avancement du contrat, essentiel au suivi des statuts, à la gestion de la charge de travail et à la détection des goulots d’étranglement.

Cette information est généralement disponible comme attribut principal de l’objet contrat ou flux de travail dans DocuSign CLM.

Cet attribut classe les contrats selon leur objet juridique ou commercial. Les différents types de contrats suivent souvent des flux de travail distincts, sont soumis à des exigences d’approbation différentes et présentent des niveaux de complexité variables.

La segmentation de l’analyse du processus par type de contrat est essentielle pour comprendre les écarts de performance. Elle permet aux analystes de comparer les temps de cycle, les taux de conformité et les pratiques de négociation selon les types d’accords. Par exemple, un NDA devrait avoir un temps de cycle bien plus court qu’un contrat-cadre de services complexe. Cet attribut permet de comparer ces durées.

Il permet de comparer les performances du processus entre différentes catégories de contrats, qui ont souvent des flux de travail et des niveaux de complexité distincts.

Il s’agit d’un champ de métadonnées important, généralement sélectionné dans une liste déroulante lors de la création d’un contrat dans DocuSign CLM.

Cet attribut représente la valeur financière de l’accord, qui peut correspondre à un montant unique ou récurrent. La valeur du contrat détermine souvent le niveau de contrôle requis et la complexité du circuit d’approbation.

L’analyse du processus selon la valeur du contrat est essentielle pour prioriser les accords de grande valeur et repérer les retards injustifiés. Elle permet également de vérifier la conformité, par exemple en contrôlant que les contrats dépassant un certain seuil ont été approuvés par le directeur financier. Cet attribut aide à concentrer les efforts d’optimisation sur les contrats ayant le plus grand poids financier.

Il permet de définir les priorités et d’évaluer les risques, car les contrats de grande valeur nécessitent souvent un examen plus strict et ont davantage d’incidence sur l’activité.

Il s’agit généralement d’un champ numérique ou monétaire dans les métadonnées du contrat dans DocuSign CLM.

Cette métrique calcule le temps total passé par un contrat dans la phase d’approbation, depuis son envoi pour la première approbation interne jusqu’à l’obtention de la dernière approbation requise. Elle peut être calculée en additionnant les durées de toutes les activités liées à l’approbation ou en mesurant le temps écoulé entre le début de la première activité d’approbation et la fin de la dernière.

Cet attribut est la mesure principale de l’indicateur clé de performance « Durée moyenne de la phase d’approbation ». Il permet d’isoler les retards liés au processus d’approbation, plutôt qu’à la rédaction ou à la négociation. Le suivi de cette durée aide les organisations à mieux comprendre l’incidence de leur matrice d’approbation et à repérer les possibilités de la simplifier.

Il isole le temps consacré aux approbations et facilite ainsi la détection et la résolution des goulots d’étranglement dans le circuit d’approbation.

Cette durée est calculée dans l’outil de Process Mining en repérant tous les événements liés aux approbations, par exemple « Approbation interne envoyée » et « Approbation interne reçue », puis en mesurant le temps écoulé entre le premier et le dernier événement de ce type pour chaque dossier.

Cet attribut identifie la personne du service juridique chargée d’examiner et d’approuver le contrat. Il s’agit d’une personne différente du responsable du contrat, qui travaille généralement du côté métier.

L’attribution des examens à un juriste précis permet d’analyser en détail cette étape. Elle aide à créer le Dashboard « Performances de l’examen juridique » pour mesurer et comparer le débit de traitement et les temps de cycle des différents membres de l’équipe juridique. Ces informations peuvent servir à mieux répartir la charge de travail et à repérer les possibilités d’amélioration de l’efficacité au sein du service.

Il permet d’analyser en détail l’étape d’examen juridique, de mieux répartir la charge de travail et de mesurer les performances de l’équipe juridique.

Cette information provient des données d’attribution des tâches dans un flux de travail DocuSign CLM. Elle indique à qui la tâche « Examen juridique » a été attribuée.

Cet attribut calculé repère les contrats ayant fait l’objet de reprises, par exemple lorsqu’un contrat est renvoyé pour modification après avoir déjà reçu une approbation interne. Il est généralement calculé à partir de séquences d’activités précises et indésirables.

Cet indicateur simplifie l’analyse des inefficacités du processus. Il permet de calculer directement l’indicateur clé de performance « Taux de reprises des contrats » et de filtrer facilement les contrats qui ont nécessité des efforts supplémentaires. Vous pouvez ainsi repérer les causes profondes des reprises, comme des exigences initiales imprécises ou des points de négociation difficiles.

Il permet de quantifier et d’analyser la fréquence des reprises, un indicateur important des inefficacités du processus et des coûts cachés.

Cet attribut est calculé dans l’outil de Process Mining à l’aide de règles qui repèrent les boucles de reprise, par exemple lorsqu’un événement « Contrat modifié » survient après un événement « Approbation interne reçue ».

Cet attribut indique le service interne, par exemple les ventes, le marketing ou l’informatique, qui a lancé le contrat ou en est responsable. Les processus et les besoins varient d’un service à l’autre, ce qui peut entraîner des pratiques de gestion des contrats différentes.

La segmentation de l’analyse par service est essentielle pour comprendre comment les différentes parties de l’entreprise utilisent le processus de gestion des contrats. Elle permet de créer des rapports ciblés, comme le « Rapport sur les goulots d’étranglement dans l’approbation des contrats », afin de déterminer si les retards se concentrent dans certaines unités opérationnelles et d’adapter les améliorations du processus aux besoins de chaque service.

Il permet de comparer les performances des différentes unités opérationnelles et de mettre en évidence les écarts d’efficacité, de conformité et de charge de travail.

Il peut s’agir d’un champ de métadonnées du contrat ou d’une information déduite du service auquel appartient le responsable du contrat.

Cet attribut indique si le contrat a été signé à l’aide d’un outil de signature électronique intégré, comme DocuSign eSignature, ou selon une méthode hors ligne, par exemple avec une signature manuscrite suivie d’une numérisation.

Cet attribut contribue directement à l’indicateur clé de performance « Taux d’adoption de la signature électronique ». En analysant la proportion de contrats signés électroniquement, une entreprise peut mesurer les résultats de ses initiatives de transformation numérique. Un taux d’adoption plus élevé est généralement associé à des délais de signature plus courts, à des coûts administratifs réduits, ainsi qu’à une meilleure conformité et à un meilleur suivi des documents.

Il mesure l’adoption des processus numériques et permet de quantifier les gains d’efficacité liés à l’utilisation de fonctions de signature électronique intégrées.

Cette information peut être déterminée en vérifiant si l’événement « Contrat signé » provient du service DocuSign eSignature intégré.

Cet attribut indique précisément le statut de la phase d’approbation du cycle de vie du contrat. Le statut du contrat donne une vue d’ensemble du dossier, tandis que le statut de l’approbation suit le résultat de chaque activité d’approbation.

Cet attribut est essentiel au « Rapport sur les goulots d’étranglement dans l’approbation des contrats » et au « Suivi des contrats en temps réel ». Il permet de voir clairement quels contrats sont en attente d’approbation, lesquels ont été rejetés et nécessitent des reprises, et lesquels ont passé l’étape d’approbation. L’analyse des transitions entre ces statuts aide à repérer les points précis de blocage ou de retard dans le circuit d’approbation.

Il donne une vue détaillée de la phase d’approbation et permet de repérer les contrats bloqués et d’en comprendre la raison.

Il s’agit du résultat d’une tâche d’approbation ou d’une étape du flux de travail dans DocuSign CLM.

Cet attribut suit les différentes versions du document contractuel au fil des révisions et des modifications. Chaque importation ou enregistrement d’une nouvelle version doit incrémenter ce numéro.

Le suivi des versions du document permet de mesurer directement les reprises et la complexité des négociations. Un nombre élevé de versions indique de nombreux allers-retours entre les parties. Cet attribut sert notamment à calculer l’indicateur clé de performance « Nombre moyen de révisions du document » et à analyser le Dashboard « Reprises et fréquence des révisions des contrats ».

Il mesure directement le volume de reprises et les efforts de négociation en comptabilisant le nombre de révisions du document.

DocuSign CLM intègre un contrôle des versions des documents. Cet attribut serait extrait de l’historique des versions du document.