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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Purchase Order

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les bons de commande P2P dans NetSuite
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Purchase Order
Achats au paiement : commande d’achat
NetSuite

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Optimiser le traitement des commandes d’achat dans NetSuite

Les processus d’approvisionnement complexes dissimulent souvent des goulots d’étranglement, sources de retards coûteux et de risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les inefficacités, de la demande initiale à la réception des marchandises. Vous obtenez des pistes concrètes pour optimiser vos opérations et améliorer les délais comme la conformité.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Comprendre et optimiser le processus de commande d’achat dans NetSuite

Le processus Achats au paiement, ou P2P, est au cœur d’une fonction achats efficace, et la commande d’achat en est un élément central. Dans votre environnement NetSuite, son cycle de vie, de la demande initiale à la réception des marchandises, comprend une série complexe d’activités faisant intervenir plusieurs services et parties prenantes. Une gestion inefficace des commandes d’achat peut entraîner des difficultés importantes : retards de paiement des fournisseurs, hausse des coûts opérationnels, relations fournisseurs tendues et risques de non-conformité. Les erreurs manuelles et les écarts de processus passent souvent inaperçus et créent des goulots d’étranglement qui affectent l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement et votre santé financière. Une gestion et une optimisation efficaces du processus sont essentielles pour préserver une trésorerie saine, assurer la disponibilité des produits dans les délais et améliorer la performance opérationnelle globale.

Comment le Process Mining révèle les goulots d’étranglement des commandes d’achat

Le Process Mining permet d’analyser le déroulement réel du processus de commande d’achat dans NetSuite. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il extrait les données du journal d’événements de votre système NetSuite et reconstitue la séquence réelle de chaque commande d’achat. En définissant « Purchase Order » comme identifiant du cas, vous pouvez suivre chaque commande au fil d’activités telles que « Purchase Requisition Created », « Purchase Order Approved », « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted ». Vous obtenez ainsi une représentation visuelle du processus fondée sur les données, qui montre précisément où les commandes sont bloquées, met en évidence les parcours non standard et mesure le temps consacré à chaque activité.

Cette capacité d’analyse est essentielle pour comprendre le temps de cycle du processus Achats au paiement : commande d’achat. Vous pouvez repérer des goulots d’étranglement précis, comme des approbations particulièrement longues dans certains services ou auprès de certains approbateurs, des retards entre « Purchase Order Confirmed by Vendor » et « Goods Receipt Initiated », ou encore un nombre excessif d’événements « Purchase Order Changed », signe d’une planification initiale insuffisante. Le Process Mining met également en évidence les écarts par rapport au déroulement prévu et explique pourquoi certaines commandes contournent les approbations habituelles ou font l’objet de reprises imprévues. Ces constats fondés sur les données sont indispensables à l’optimisation des processus dans NetSuite : ils vous permettent de dépasser les suppositions et de traiter précisément les causes profondes.

Principaux axes d’amélioration du processus de commande d’achat

L’analyse des données de commandes d’achat NetSuite par Process Mining fait généralement ressortir plusieurs axes d’amélioration :

  • Optimisation du flux de travail d’approbation : repérez les étapes où les commandes d’achat sont régulièrement soumises à de longs délais d’approbation. Cela peut révéler une matrice d’approbation mal configurée, l’absence d’acheminement automatisé ou des retards imputables à certaines personnes. L’optimisation de ces flux de travail peut réduire sensiblement le temps de cycle du processus Achats au paiement : commande d’achat.
  • Efficacité de la réception des marchandises : analysez le délai entre la confirmation ou l’envoi d’une commande d’achat et la réception et l’enregistrement effectifs des marchandises. Ces retards peuvent affecter les stocks, les calendriers de production et, à terme, la satisfaction des clients. Le Process Mining vous aide à comprendre leurs causes : délais fournisseurs, processus de réception internes ou erreurs de saisie.
  • Conformité et écarts : détectez les commandes d’achat qui ne respectent pas les règles établies, par exemple celles passées sans demande ou approbation appropriée. Le repérage de ces écarts vous permet de mieux faire respecter les règles et de limiter les risques financiers ou opérationnels.
  • Analyse des performances fournisseurs : évaluez les délais réels et la fiabilité de vos fournisseurs à partir des événements « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted ». Ces données sont précieuses pour les décisions d’approvisionnement stratégique et l’amélioration des relations fournisseurs.

Obtenir des résultats mesurables grâce à l’optimisation

L’analyse et l’amélioration proactives de votre processus Achats au paiement : commande d’achat dans NetSuite à l’aide du Process Mining peuvent produire des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : réduisez sensiblement le délai de bout en bout entre la création de la demande et la réception des marchandises, libérez des fonds de roulement et accélérez la disponibilité des produits.
  • Réduction des coûts : en limitant les reprises et les tâches manuelles et en évitant les retards, votre organisation peut réduire considérablement ses coûts opérationnels. Une meilleure conformité limite également les risques financiers liés aux achats non autorisés.
  • Gain d’efficacité : des flux de travail optimisés et des décisions automatisées, éclairés par les analyses du Process Mining, améliorent l’efficacité globale du service achats et des fonctions associées.
  • Amélioration de la conformité et de la gouvernance : une vision claire du déroulement réel des processus permet de mieux faire respecter les règles internes et les réglementations externes, et de réduire les risques liés aux audits.
  • Meilleures relations fournisseurs : un traitement plus rapide et une communication plus claire, rendus possibles par l’optimisation des flux de travail, contribuent à améliorer les relations avec vos fournisseurs.

Commencer à optimiser le processus de commande d’achat

Pour optimiser votre processus Achats au paiement : commande d’achat dans NetSuite, commencez par comprendre la situation actuelle à partir des données. Le Process Mining vous apporte cette base en montrant clairement comment améliorer vos opérations d’achat. Vous pouvez ainsi transformer les inefficacités en avantages stratégiques et assurer un traitement régulier et efficace des commandes d’achat dans votre environnement NetSuite.

Achats au paiement : commande d’achat Processus d’achat Cycle de vie d’une commande d’achat Flux de travail des achats Flux de travail d’approbation Gestion des fournisseurs Réduction des délais Gestion des stocks Équipe achats Achats au paiement Gestion des fournisseurs Gestion des achats

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards d’approbation des commandes d’achat nuisent directement à l’efficacité opérationnelle et entraînent des livraisons tardives, ce qui peut fragiliser les relations avec les fournisseurs. Ils immobilisent également des fonds de roulement et retardent des achats importants.
ProcessMind analyse le cycle de vie Achats au paiement : commande d’achat dans NetSuite et cartographie chaque étape d’approbation. La plateforme repère les points de blocage, les approbateurs qui sont souvent à l’origine des retards et les parcours d’approbation les moins efficaces, afin de vous aider à cibler les améliorations des flux de travail.

Les commandes d’achat créées en dehors des règles établies, ou sans demande ni approbation appropriée, présentent des risques importants de non-conformité et d’exposition financière. Ce manque de contrôle entraîne des dépenses non maîtrisées et empêche de profiter des remises négociées.
ProcessMind utilise les données d’événements NetSuite pour retracer le parcours exact de chaque commande d’achat du processus Achats au paiement. La plateforme repère les commandes qui contournent des étapes d’approbation essentielles, sont créées sans demande ou s’écartent des procédures habituelles, et met ainsi en évidence les comportements non conformes.

La variabilité des délais fournisseurs complique considérablement la planification des stocks et de la production. Elle peut entraîner des ruptures de stock, des commandes urgentes ou des coûts de stockage excessifs, et réduire la capacité de réaction de l’organisation.
En analysant, pour chaque commande d’achat du processus Achats au paiement dans NetSuite, le temps écoulé entre « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted », ProcessMind mesure et compare précisément les délais par fournisseur. Vous pouvez ainsi repérer ceux qui provoquent régulièrement des retards et mieux orienter le choix de vos fournisseurs.

De nombreuses modifications apportées aux commandes d’achat après leur création ou leur approbation signalent des problèmes en amont. Elles entraînent des reprises importantes, des erreurs potentielles et des retards dans le cycle d’achat. Elles mobilisent des ressources précieuses et augmentent les coûts de traitement.
ProcessMind suit chaque activité « Purchase Order Changed » dans le processus de commande d’achat NetSuite. La plateforme mesure la fréquence des modifications, repère les étapes où elles sont le plus souvent apportées et en identifie les causes profondes. Vous pouvez ainsi revoir le processus pour limiter les changements inutiles.

Les retards ou les erreurs d’enregistrement des marchandises reçues affectent directement la fiabilité des stocks, peuvent retarder le paiement des fournisseurs et créer des goulots d’étranglement en aval du processus Achats au paiement. Ils nuisent à l’efficacité opérationnelle et entraînent des écarts.
Pour chaque commande d’achat du processus Achats au paiement dans NetSuite, ProcessMind cartographie le parcours complet entre « Goods Receipt Initiated » et « Goods Receipt Posted ». La plateforme met en évidence les étapes ou les sites où surviennent les retards, révélant les inefficacités et les possibilités d’accélérer et de fiabiliser la réception.

Lorsque des employés contournent les étapes établies du processus Achats au paiement, cela crée des inefficacités, accroît le risque d’erreur et rend la piste d’audit incohérente. Ces parcours non officiels nuisent à la standardisation et au contrôle du processus.
ProcessMind découvre automatiquement tous les parcours réellement suivis pour les commandes d’achat du processus Achats au paiement dans NetSuite. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au « parcours nominal » prévu et montre où et pourquoi des contournements manuels sont utilisés, ainsi que leurs effets sur l’efficacité et la conformité.

Certains services ou centres de coûts retardent régulièrement le processus de commande d’achat Achats au paiement, créant des points de blocage qui ralentissent l’ensemble des achats. Il en résulte une charge de travail inégalement répartie et de la frustration parmi les parties prenantes.
En comparant les attributs « Department » et « Cost Center » à la durée des activités dans NetSuite, ProcessMind repère les unités organisationnelles qui contribuent de façon disproportionnée aux retards. La plateforme révèle les goulots d’étranglement propres à certains services qui freinent le traitement des commandes d’achat.

Les rejets fréquents de commandes d’achat entraînent de nombreuses reprises pour les demandeurs et les approbateurs, et prolongent le délai de traitement global. Ils peuvent signaler des demandes initiales de qualité insuffisante, des consignes peu claires ou des critères d’approbation trop stricts.
ProcessMind analyse les attributs « Approval Status » et « Approver » du processus de commande d’achat Achats au paiement dans NetSuite. La plateforme mesure le taux de rejet, repère les motifs les plus fréquents et indique à quelles étapes les rejets surviennent, afin d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Les indicateurs de performance, comme les délais, les cycles d’approbation ou la conformité, peuvent varier considérablement d’une catégorie d’achat à l’autre. Ne pas tenir compte de ces écarts revient à passer à côté de possibilités d’optimisation ciblée et de réduction des coûts.
À l’aide de l’attribut « Purchase Category », ProcessMind segmente et analyse par catégorie le processus de commande d’achat Achats au paiement dans NetSuite. La plateforme met en évidence les catégories associées à des délais plus longs, à davantage de reprises ou à des problèmes de conformité, et vous aide à définir des améliorations ciblées.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’état et l’avancement des bons de commande, il est difficile d’anticiper les problèmes, de gérer les attentes et de prendre des décisions éclairées. Les équipes finissent par résoudre les problèmes au coup par coup, tandis que des difficultés opérationnelles restent invisibles.
ProcessMind représente visuellement, de bout en bout, le processus Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite. Ses Dashboards et ses analyses en temps réel donnent aux parties prenantes une vue complète de l’état actuel, des goulots d’étranglement et des tendances de performance de tous les bons de commande en cours.

Un arriéré ou des délais importants lors du contrôle qualité après la réception des marchandises peuvent retarder la clôture d’un bon de commande et rendre les articles indisponibles pour leur utilisation ou leur vente. Cela a des répercussions sur les processus en aval et la rotation des stocks.
Dans NetSuite, ProcessMind mesure le temps écoulé entre « Quality Inspection Performed » et « Goods Receipt Posted » pour chaque bon de commande du processus Purchase to Pay - Purchase Order. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement à l’étape du contrôle et aide à repérer les possibilités de mieux répartir les ressources et d’accélérer le traitement.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Des approbations longues retardent les achats, ce qui peut compromettre les échéances des projets et la disponibilité des stocks. L’objectif est de réduire le délai entre la création du bon de commande et son approbation finale afin d’accélérer les achats. Les biens et services nécessaires sont ainsi disponibles plus rapidement, les opérations gagnent en efficacité et les risques de perturbation de la chaîne d’approvisionnement diminuent. ProcessMind repère les goulots d’étranglement et les retards dans le flux d’approbation des bons de commande de NetSuite. En reconstituant les parcours réellement suivis, la plateforme montre où les commandes sont bloquées, à quelles étapes et quelles possibilités existent pour automatiser certaines tâches ou mener des approbations en parallèle, afin de réduire les délais de façon mesurable.

Les achats non autorisés et les achats hors procédure peuvent augmenter les coûts, entraîner le non-respect des exigences fournisseurs et créer des risques financiers. L’objectif est de veiller à ce que tous les bons de commande respectent les politiques d’achat de l’organisation, afin de maîtriser les dépenses et les relations avec les fournisseurs. Cela renforce la gouvernance financière et la gestion des risques. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques Purchase to Pay définies dans NetSuite. La plateforme repère les achats hors procédure, les fournisseurs non approuvés et les étapes d’approbation omises, ce qui permet de cibler les formations ou les mesures de contrôle nécessaires pour atteindre une conformité totale.

Des délais de livraison imprévisibles compliquent la gestion des stocks et la planification de la production, avec un risque de rupture ou de surstock. L’objectif est d’améliorer les prévisions et de réduire les variations de délais pour mieux ajuster les stocks et planifier les opérations. Dans NetSuite, ProcessMind analyse les délais réels entre « Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted », par fournisseur et par catégorie. La plateforme met en évidence les fournisseurs peu fiables et les variations de livraison, afin d’éclairer le choix des fournisseurs et les négociations, et d’améliorer la prévisibilité des livraisons.

Les modifications fréquentes des bons de commande entraînent des reprises, des erreurs et des retards dans le processus Purchase to Pay. L’objectif est de réduire le nombre de modifications après approbation, signe que les demandes initiales sont plus précises et la planification en amont mieux maîtrisée. Les opérations s’en trouvent simplifiées et la charge administrative réduite. ProcessMind retrace le cycle de vie de chaque bon de commande dans NetSuite et indique où et pourquoi les modifications surviennent. La plateforme repère les causes récurrentes, comme les erreurs en début de processus ou le manque de clarté, afin d’aider les équipes à prendre des mesures préventives et à réduire de 15 à 20 % le nombre de modifications.

Un traitement lent ou sujet aux erreurs peut retarder la mise à disposition des stocks, compliquer le rapprochement des factures et peser sur la trésorerie. L’objectif est de réduire le délai entre l’arrivée physique des marchandises et leur enregistrement dans le système, pour tenir à jour les stocks et faciliter le rapprochement financier. Cela améliore l’efficacité opérationnelle et la qualité des données. Dans NetSuite, ProcessMind visualise le sous-processus entre « Goods Receipt Initiated » et « Goods Receipt Posted » et repère les retards et les goulots d’étranglement. La plateforme met en évidence les étapes manuelles, les problèmes système et les contraintes de ressources qui ralentissent le traitement, afin d’orienter la refonte du processus et de réduire de 25 % le délai de réception.

Les contournements et les écarts par rapport aux procédures Purchase to Pay peuvent créer des risques, affaiblir les contrôles et entraîner des manquements à la conformité ou des inefficacités. L’objectif est de veiller à ce que tous les bons de commande suivent le parcours défini, afin d’assurer la cohérence et la répartition des responsabilités. Cela renforce les contrôles internes et réduit les risques opérationnels. ProcessMind reconstitue automatiquement toutes les variantes réellement suivies pour les bons de commande dans NetSuite. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu et montre où et pourquoi des contournements sont utilisés, ce qui permet d’en rechercher les causes et de prendre des mesures correctives.

Les délais lors des transmissions entre services, par exemple entre la demande d’achat et les achats, ou entre les achats et la finance, peuvent ralentir considérablement le traitement des bons de commande. L’objectif est de simplifier ces transitions pour que les informations circulent mieux et que le processus aboutisse plus rapidement. Cela améliore la rapidité globale du processus et la collaboration entre les services. ProcessMind visualise de bout en bout le processus des bons de commande dans NetSuite et indique clairement le temps d’attente à chaque passage d’un service à l’autre. La plateforme repère les transmissions qui constituent des goulots d’étranglement et aide à cibler les améliorations en matière de communication, d’automatisation ou de définition des rôles, afin de réduire les retards de 20 %.

Un nombre élevé de rejets ou de nouvelles soumissions de bons de commande révèle souvent des problèmes en amont et entraîne des reprises, des frustrations et des retards. L’objectif est d’améliorer la qualité des demandes initiales afin qu’elles répondent aux exigences dès la première soumission. Le processus gagne ainsi en efficacité et la charge administrative diminue. Dans NetSuite, ProcessMind analyse les journaux d’événements pour repérer les causes et les étapes où les bons de commande sont le plus souvent rejetés. La plateforme met en évidence les tendances, comme les informations manquantes ou les catégories incorrectes, afin de cibler les formations ou les améliorations du système et de réduire les rejets de 15 %.

Les achats de catégories différentes, comme le matériel informatique ou les fournitures de bureau, suivent souvent des parcours distincts et présentent des goulots d’étranglement qui échappent à une analyse globale. L’objectif est de repérer et de corriger les inefficacités propres à chaque catégorie pour adapter les améliorations et en maximiser les effets. Cela permet de mieux utiliser les ressources et de mieux gérer les catégories d’achat. Dans NetSuite, ProcessMind permet de filtrer et d’analyser les processus de commande par « Purchase Category ». La plateforme révèle les goulots d’étranglement et les écarts propres à certaines catégories, afin d’adapter les améliorations et de gagner jusqu’à 25 % en efficacité dans les catégories à fort volume.

Sans visibilité sur l’état actuel des bons de commande, il est difficile d’anticiper les problèmes et de prendre des décisions. Des retards et des occasions manquées peuvent en résulter. L’objectif est de donner aux parties prenantes une vue claire et à jour de l’ensemble du processus Purchase to Pay, pour résoudre les problèmes plus rapidement et mieux planifier les actions. Dans NetSuite, ProcessMind présente de façon visuelle et dynamique tous les bons de commande en cours et leur état actuel. Les équipes peuvent suivre chaque commande, repérer les retards potentiels avant qu’ils ne surviennent et consulter en temps réel les indicateurs de performance du processus, afin d’intervenir de manière préventive.

Les retards de contrôle qualité après réception peuvent immobiliser les stocks, perturber la production ou retarder le paiement des fournisseurs. L’objectif est de réduire le délai entre la réception des marchandises et la fin des contrôles nécessaires, afin de rendre plus rapidement disponibles les articles conformes. Cela améliore la rotation des stocks et le fonctionnement global de la chaîne d’approvisionnement. Dans NetSuite, ProcessMind mesure précisément la durée de l’activité « Quality Inspection Performed » dans le processus des bons de commande. La plateforme repère les facteurs à l’origine des retards, comme la répartition des ressources ou certaines étapes du processus, afin de cibler les améliorations et de réduire de 10 % le temps de contrôle.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Purchase Order

1

Téléchargez le modèle de données
2

Exportez vos données NetSuite
3

Importez votre jeu de données en toute sécurité
4

Analysez votre processus de bons de commande
5

Mettez en œuvre des améliorations concrètes
6

Suivez les résultats et optimisez en continu
1

Téléchargez le modèle de données

Que faire

Récupérez le modèle Excel préstructuré pour les données Purchase to Pay. Il indique les champs nécessaires à l’analyse.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée dès le départ facilite et fiabilise le traitement. Elle simplifie la préparation des données et évite les reprises.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir avec les données de votre processus de bons de commande.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les gains d’efficacité cachés dans le traitement des bons de commande NetSuite

ProcessMind transforme les données brutes de vos bons de commande NetSuite en représentations visuelles faciles à comprendre. Vous repérez précisément les goulots d’étranglement et les écarts de conformité, et identifiez les pistes pour optimiser vos achats.
  • Visualisez le flux réel des bons de commande dans NetSuite
  • Repérez les goulots d’étranglement et les risques de non-conformité liés aux bons de commande
  • Détectez les activités non conformes liées aux bons de commande
  • Optimisez les temps de cycle des bons de commande et l’utilisation des ressources
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Résultats concrets de l’optimisation des bons de commande

En appliquant le Process Mining aux données de bons de commande de NetSuite, les organisations repèrent clairement les inefficacités et les goulots d’étranglement. Ces résultats illustrent les améliorations concrètes généralement obtenues grâce à l’optimisation des processus fondée sur les données.

0 %
Des approbations de bons de commande plus rapides

Réduction du temps de cycle d’approbation

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans les flux d’approbation de vos bons de commande pour accélérer sensiblement leur traitement.
0 %
Conformité renforcée

Meilleur respect du processus

Veillez à ce que votre processus Purchase to Pay respecte les politiques d’achat, afin de limiter les écarts non autorisés et les risques de non-conformité.
0 %
Moins de reprises sur les bons de commande

Réduction du taux de modification des commandes

Repérez les causes des modifications fréquentes des bons de commande pour réduire les reprises manuelles, améliorer l’efficacité et diminuer les coûts opérationnels.
0 %
Des fournisseurs plus fiables

Hausse du taux de livraison à temps

Analysez les performances des fournisseurs à partir des données pour négocier de meilleures conditions et recevoir les marchandises dans les délais, afin de mieux prévoir les approvisionnements.
0 %
Réception des marchandises accélérée

Réduction du délai de réception des marchandises

Simplifiez et accélérez le processus essentiel de réception des marchandises pour réduire le temps d’immobilisation des stocks et améliorer le déroulement des opérations.
0 %
Moins d’achats hors procédure

Réduction des achats non autorisés

Repérez automatiquement les achats effectués en dehors des circuits approuvés et limitez-les, afin de mieux respecter les contrats et de réduire sensiblement les coûts.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus, la qualité des données et l’étendue de la mise en œuvre. Les chiffres indiqués correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes organisations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du bon de commande, utilisé comme ID de cas principal pour suivre le cycle de vie des achats.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel, qui permet de reconstituer et d’analyser l’ensemble du cycle de vie de chaque bon de commande.

Nom de l’événement métier ou de l’étape qui s’est produite dans le processus de bon de commande.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux du processus, ses variantes et sa conformité.

La date et l’heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable au calcul des métriques temporelles, comme les temps de cycle et les durées, qui permettent de repérer les retards dans le processus.

Nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Associe les activités à des utilisateurs précis pour analyser la charge de travail, les performances et le respect des règles d’autorisation.

Nom du service associé au bon de commande.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser le processus par service et de repérer les goulots d’étranglement, les inefficacités et les habitudes de dépenses propres à chacun.

Nom du fournisseur auprès duquel les biens ou les services sont achetés.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances de chaque fournisseur, notamment les délais et la fiabilité des livraisons, afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement.

Statut actuel ou final du bon de commande.

Pourquoi est-ce important ?

Donne un aperçu de l’état du bon de commande, ce qui permet d’analyser les rejets et les clôtures, ainsi que de suivre les KPI liés aux échecs d’approbation.

Valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les aspects financiers du processus d’achat et de déterminer comment le montant du bon de commande influe sur les temps de cycle, les circuits d’approbation et la conformité.

Catégorie des biens ou des services achetés, par exemple matériel informatique, services marketing ou fournitures de bureau.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser l’efficacité du processus par catégorie de dépenses et de repérer les types d’achats les moins efficaces ou non conformes.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la demande officielle de biens ou de services et marque le début du processus d’achat. Dans NetSuite, elle est enregistrée à la création et à l’enregistrement d’une nouvelle transaction de demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque généralement le début du processus. Elle est essentielle pour analyser le temps de cycle de bout en bout et repérer les achats hors procédure lorsqu’elle est omise.

Cette activité correspond à la création du document officiel de commande, qui constitue le dossier central de cette analyse. Dans NetSuite, elle est enregistrée à la création de la transaction de bon de commande, manuellement ou à partir d’une demande approuvée.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque le passage d’une demande à un engagement de commande officiel. Elle constitue un jalon important et peut également marquer le début du processus pour les commandes directes, ce qui est utile au suivi de la conformité.

Cette activité correspond à l’autorisation officielle finale du bon de commande, qui permet de l’envoyer au fournisseur. Ce jalon est enregistré lorsque le champ « Approval Status » du bon de commande passe à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon est essentiel pour calculer les temps de cycle d’approbation et repérer les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation. Les retards à cette étape ont un effet direct sur les délais d’achat.

Cette activité correspond à la réception physique des marchandises commandées. Dans NetSuite, il s’agit d’un événement explicite, enregistré à la création d’une transaction « Item Receipt » associée à la ligne correspondante du bon de commande.

Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon marque la fin du cycle de livraison du fournisseur. Il est essentiel pour calculer le taux de livraison à temps des fournisseurs et les délais globaux.

Une facture fournisseur a été reçue et saisie dans NetSuite, puis associée au bon de commande. Cette transaction explicite enregistre officiellement le montant dû pour les biens ou services reçus.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le passage des achats au processus de comptabilité fournisseurs. L’analyse du délai entre la réception des marchandises et la facturation permet de repérer les retards de traitement financier.

Le bon de commande est officiellement clôturé : aucune autre réception ni facture n’est attendue. Cet événement est déduit du passage de son état à « Closed ». La clôture peut être automatique, une fois la commande entièrement facturée et reçue, ou manuelle.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin opérationnelle du cycle de vie du bon de commande. Elle confirme que la commande a été entièrement exécutée et traitée, et fournit un point final précis pour l’analyse du temps de cycle.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données de vos bons de commande dans NetSuite pour visualiser le parcours réellement suivi. Il repère les goulots d’étranglement, les lacunes de conformité et les inefficacités, comme les délais d’approbation trop longs ou les achats non autorisés. Ces analyses vous aident à prendre des décisions fondées sur les données, à optimiser les opérations et à réduire les coûts.

Pour analyser efficacement votre processus de bons de commande, nous avons principalement besoin des journaux d’événements de NetSuite. Ils doivent notamment contenir la création des bons de commande, les étapes d’approbation, les changements d’état, la réception des marchandises et le rapprochement des factures, ainsi que l’horodatage et l’utilisateur responsable de chaque événement. Ces informations figurent généralement dans les journaux de transactions et d’audit de NetSuite.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, vous pouvez généralement obtenir les premières analyses du processus en quelques semaines. Le délai exact dépend de la complexité et du volume des données, mais les gains rapides apparaissent souvent dès les premières étapes. Des recommandations complètes et concrètes suivent généralement dans un délai d’un à deux mois.

Oui. En comparant les parcours réellement suivis aux modèles de processus définis, le Process Mining met en évidence les écarts, comme les achats effectués en dehors des circuits approuvés ou les modifications de bons de commande sans autorisation adéquate. Vous pouvez ainsi renforcer la conformité et repérer les domaines où les contrôles doivent être plus stricts.

Vous pouvez notamment réduire les temps de cycle d’approbation des bons de commande et le taux de rejet, tout en améliorant la prévisibilité des livraisons des fournisseurs. Le Process Mining met en évidence les possibilités de simplifier les transmissions entre services et d’éliminer les contournements non autorisés, pour améliorer l’efficacité des achats et réduire les coûts.

Vous pouvez extraire les données de NetSuite à l’aide de recherches enregistrées, de rapports personnalisés ou d’intégrations API. La méthode dépend de votre configuration NetSuite et du volume de données. Nos spécialistes peuvent vous aider à mettre en place une extraction efficace et sécurisée, afin de garantir l’exhaustivité des données.

La principale exigence technique est de pouvoir accéder à votre système NetSuite pour en extraire les données, généralement avec des droits en lecture seule. Il faut également disposer d’un environnement sécurisé pour le traitement et l’analyse des données. La plateforme de Process Mining est généralement hébergée dans le cloud, ce qui limite les besoins en infrastructure informatique interne.

Un soutien informatique initial pour l’extraction des données peut être utile, mais les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les équipes métier. Leurs interfaces intuitives permettent aux équipes achats et processus d’analyser les résultats sans avoir une solide expérience en science des données. Des formations et une assistance sont généralement proposées pour aider votre équipe à prendre l’outil en main.

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