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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Purchase Order

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les Purchase Orders P2P dans NetSuite
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Purchase to Pay - Commandes d’achat
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Optimisez le traitement des commandes d’achat dans NetSuite

Les processus d’approvisionnement complexes dissimulent souvent des goulots d’étranglement qui entraînent des retards coûteux et des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les inefficacités, depuis la demande initiale jusqu’à la réception des marchandises. Vous bénéficiez d’étapes concrètes pour optimiser vos opérations et obtenir des gains significatifs en matière de rapidité et de conformité.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Comprendre et optimiser votre processus de commande d’achat dans NetSuite

Le processus Purchase to Pay, ou P2P, constitue le socle d’une fonction approvisionnement efficace. En son centre se trouve la commande d’achat. Dans votre environnement NetSuite, le cycle de vie d’une commande d’achat, de la demande initiale à la réception des marchandises, repose sur une série complexe d’activités impliquant plusieurs services et parties prenantes. Une gestion inefficace des commandes d’achat peut entraîner des difficultés importantes, notamment des retards de paiement des fournisseurs, une hausse des coûts opérationnels, une dégradation des relations fournisseurs et des risques de conformité. Les erreurs manuelles et les écarts de processus passent souvent inaperçus, créant des goulots d’étranglement cachés qui affectent l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement et votre santé financière. La gestion et l’optimisation efficaces du processus des commandes d’achat sont essentielles pour préserver une trésorerie saine, garantir la disponibilité des produits dans les délais et atteindre l’excellence opérationnelle.

Comment le Process Mining met en évidence les goulots d’étranglement des commandes d’achat

Le Process Mining offre un moyen pertinent d’analyser l’exécution réelle de votre processus de commande d’achat dans NetSuite. Plutôt que de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, vous extrayez les données du journal d’événements de votre système NetSuite afin de reconstituer la séquence réelle de chaque commande d’achat. En définissant l’identifiant du cas sur « Purchase Order », vous pouvez suivre chaque commande au fil d’activités telles que « Purchase Requisition Created », « Purchase Order Approved », « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted ». Vous obtenez ainsi une représentation visuelle du processus fondée sur les données, qui montre précisément où les commandes d’achat restent bloquées, met en évidence les chemins non standard et quantifie le temps passé dans chaque activité.

Cette capacité d’analyse est essentielle pour comprendre le véritable temps de cycle Purchase to Pay - Purchase Order. Vous pouvez localiser des goulots d’étranglement précis, par exemple des délais d’approbation prolongés pour certains services ou approbateurs, des retards entre « Purchase Order Confirmed by Vendor » et « Goods Receipt Initiated », ou un nombre excessif d’événements « Purchase Order Changed » révélant une planification initiale insuffisante. Le Process Mining met également en évidence les écarts par rapport au flux de processus prévu et explique pourquoi certaines commandes d’achat contournent les approbations standard ou suivent des boucles de reprises inattendues. Cette analyse fondée sur les faits est indispensable à l’optimisation efficace des processus dans NetSuite. Elle vous permet de dépasser les suppositions et de traiter les causes profondes avec précision.

Principaux leviers d’amélioration du processus des commandes d’achat

L’application du Process Mining à vos données de commandes d’achat NetSuite révèle généralement plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Optimisation du flux de travail d’approbation : Identifiez les étapes où les commandes d’achat connaissent systématiquement des délais d’approbation prolongés. Cela peut révéler une configuration inefficace de la matrice d’approbation, l’absence de routage automatisé ou l’intervention de certaines personnes qui deviennent des goulots d’étranglement. L’optimisation de ces flux de travail peut réduire considérablement le temps de cycle Purchase to Pay - Purchase Order.
  • Efficacité de la réception des marchandises : Analysez le délai entre la confirmation ou l’envoi d’une commande d’achat et la réception puis l’enregistrement effectifs des marchandises. Ces retards peuvent affecter les niveaux de stock, les calendriers de production et, au final, la satisfaction client. Le Process Mining vous aide à comprendre les facteurs à l’origine de ces délais, qu’il s’agisse des délais fournisseurs, des processus internes de réception ou d’erreurs de saisie.
  • Conformité et écarts : Détectez les cas où les commandes d’achat ne respectent pas les politiques d’approvisionnement établies, par exemple lorsqu’elles sont passées sans demande ou approbation appropriée. L’identification de ces écarts permet de renforcer la conformité et de réduire les risques financiers ou opérationnels.
  • Analyse des performances fournisseurs : Analysez les délais réels et la fiabilité de vos fournisseurs à partir des événements « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted ». Ces données sont précieuses pour les décisions d’approvisionnement stratégique et l’amélioration des relations fournisseurs.

Obtenir des résultats mesurables grâce à l’optimisation

L’utilisation proactive du Process Mining pour analyser et améliorer votre processus Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite produit des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Attendez-vous à une réduction significative du temps de cycle de bout en bout des commandes d’achat, de la création de la demande à la réception des marchandises. Vous libérez ainsi du fonds de roulement et accélérez la disponibilité des produits.
  • Réduction des coûts : En éliminant les reprises, en réduisant les efforts manuels et en évitant les retards, votre organisation peut diminuer sensiblement ses coûts opérationnels. Une meilleure conformité réduit également les risques financiers liés aux achats non autorisés.
  • Efficacité accrue : Des flux de travail simplifiés et des décisions automatisées, éclairés par les analyses du Process Mining, améliorent l’efficacité globale de votre service approvisionnement et des fonctions associées.
  • Amélioration de la conformité et de la gouvernance : Une compréhension claire de l’exécution réelle du processus permet de mieux faire respecter les politiques internes et les réglementations externes, tout en réduisant les risques d’audit.
  • Relations fournisseurs améliorées : Un traitement plus rapide et une communication plus claire, soutenus par des flux de travail optimisés, contribuent à améliorer les relations avec vos fournisseurs.

Commencer à optimiser le processus des commandes d’achat

L’optimisation de votre processus Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite commence par une compréhension de votre situation actuelle à partir des données. Le Process Mining fournit cette base et met clairement en évidence les améliorations possibles de vos opérations d’approvisionnement. Grâce à cette approche, vous pouvez transformer les inefficacités en avantages stratégiques et faire progresser vos commandes d’achat de manière régulière et efficace dans votre environnement NetSuite.

Purchase to Pay - Commandes d’achat Processus d’achat Cycle de vie de la commande d’achat Flux de travail des achats Flux de travail d’approbation Gestion des fournisseurs Réduction des délais Gestion des stocks Équipe achats Procure to Pay Gestion des fournisseurs Gestion des achats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans l’approbation des commandes d’achat affectent directement l’efficacité opérationnelle et entraînent des dates de livraison manquées, ce qui peut fragiliser les relations fournisseurs. Cette lenteur peut immobiliser du fonds de roulement et retarder des achats importants.
ProcessMind analyse le cycle de vie Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite afin de cartographier chaque étape d’approbation. Il identifie les points où les commandes d’achat restent bloquées, les approbateurs qui provoquent le plus souvent des retards et les chemins d’approbation les moins efficaces, afin de cibuer précisément les améliorations du flux de travail.

Les commandes d’achat créées en dehors des politiques établies, ou sans demande ni approbation appropriée, présentent des risques importants pour la conformité et les finances. Ce manque de contrôle entraîne des dépenses non maîtrisées et empêche de tirer parti des remises négociées.
ProcessMind utilise les données d’événements de NetSuite pour retracer le parcours exact de chaque Purchase to Pay - Purchase Order. La plateforme révèle les cas où les commandes d’achat contournent des étapes d’approbation essentielles, sont créées sans demande ou s’écartent des procédures standard, et met en évidence les comportements non conformes.

La variabilité des délais fournisseurs rend la planification des stocks et des calendriers de production particulièrement difficile. Elle entraîne des ruptures de stock, des commandes urgentes ou des coûts excessifs de détention des stocks. Cette imprévisibilité limite la réactivité opérationnelle.
En analysant, dans NetSuite, le temps écoulé entre « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted » pour chaque Purchase to Pay - Purchase Order, ProcessMind mesure précisément les délais par fournisseur et les compare. Vous identifiez ainsi les fournisseurs qui provoquent régulièrement des retards et pouvez améliorer votre sélection de fournisseurs.

Un volume élevé de modifications des commandes d’achat après leur création ou leur approbation initiale révèle des problèmes en amont. Il entraîne des reprises importantes, des erreurs potentielles et des retards dans l’ensemble du cycle achats. Ces tâches mobilisent des ressources précieuses et augmentent les coûts de traitement.
ProcessMind suit chaque activité « Purchase Order Changed » dans le processus Purchase to Pay - Purchase Order de NetSuite. La plateforme mesure la fréquence des modifications, identifie les points de modification récurrents et localise les causes profondes, afin de repenser le processus et de limiter les changements inutiles.

Les retards ou les erreurs d’enregistrement de la réception des marchandises affectent directement la fiabilité des stocks, peuvent retarder les paiements fournisseurs et créer des goulots d’étranglement plus loin dans le processus Purchase to Pay. Ils nuisent à l’efficacité opérationnelle et créent des écarts.
ProcessMind cartographie le parcours complet entre « Goods Receipt Initiated » et « Goods Receipt Posted » pour chaque Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite. La plateforme met en évidence les étapes ou les sites où les retards se produisent, révélant les inefficacités et les possibilités d’accélérer et de fiabiliser la réception.

Lorsque les collaborateurs contournent les étapes établies du processus Purchase to Pay, cela crée des inefficacités, augmente le risque d’erreur et produit une piste d’audit incohérente. Ces parcours officieux affaiblissent la standardisation et le contrôle des processus.
ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis pour Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite. La plateforme met visuellement en évidence les écarts par rapport au « happy path » prévu, en montrant où et pourquoi des contournements manuels sont utilisés ainsi que leur impact sur l’efficacité et la conformité.

Certains services ou centres de coûts provoquent systématiquement des retards dans le processus Purchase to Pay - Purchase Order, créant des points de blocage qui affectent la vitesse globale des achats. Il en résulte une charge de travail inégale et une frustration accrue parmi les parties prenantes.
En analysant les Attributs « Department » et « Cost Center » au regard de la durée des activités dans NetSuite, ProcessMind identifie les unités organisationnelles qui contribuent de manière disproportionnée aux retards. La plateforme révèle les goulots d’étranglement propres à certains services qui entravent la circulation des commandes d’achat.

Les rejets fréquents de commandes d’achat entraînent des reprises importantes pour les demandeurs et les approbateurs, ce qui allonge le délai global de traitement. Ils peuvent révéler des problèmes de qualité de la demande initiale, des consignes peu claires ou des critères d’approbation trop stricts.
ProcessMind analyse les Attributs « Approval Status » et « Approver » dans le processus Purchase to Pay - Purchase Order de NetSuite. La plateforme mesure le taux de rejet, identifie les motifs de rejet récurrents et localise les étapes où les rejets se produisent, afin d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Les indicateurs de performance, tels que le délai, le nombre de cycles d’approbation ou la conformité, peuvent varier fortement selon les catégories d’achat. Ne pas tenir compte de ces différences revient à passer à côté d’occasions d’optimisation ciblées et de réduction des coûts.
À l’aide de l’Attribut « Purchase Category », ProcessMind segmente et analyse le processus Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite par catégorie. La plateforme met en évidence les catégories caractérisées par des délais plus longs, davantage de reprises ou des problèmes de conformité, afin d’orienter des améliorations stratégiques ciblées.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’état et l’avancement des commandes d’achat, il est difficile d’identifier les problèmes en amont, de gérer les attentes ou de prendre des décisions éclairées. Les équipes doivent alors résoudre les problèmes dans l’urgence et travaillent avec des angles morts opérationnels.
ProcessMind fournit une représentation visuelle de bout en bout du flux Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite. La plateforme propose des Dashboards et des analyses en temps réel, donnant aux parties prenantes une visibilité complète sur l’état actuel, les goulots d’étranglement et les tendances de performance de toutes les commandes d’achat en cours.

Un stock d’inspections qualité ou un traitement trop lent après la réception des marchandises peut retarder la clôture d’une commande d’achat et la mise à disposition des marchandises pour leur utilisation ou leur vente. Cela affecte les processus en aval et la rotation des stocks.
ProcessMind suit, pour chaque Purchase to Pay - Purchase Order dans NetSuite, le temps consacré à « Quality Inspection Performed » par rapport à « Goods Receipt Posted ». La plateforme révèle les goulots d’étranglement de la phase d’inspection, afin d’optimiser les ressources et d’accélérer le traitement.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Des délais d’approbation longs retardent les achats et affectent les calendriers des projets ainsi que les stocks. Cet objectif vise à réduire le délai entre la rédaction de la commande d’achat et son approbation finale, afin d’accélérer les approvisionnements. Vous bénéficiez ainsi plus rapidement des biens et services nécessaires, ce qui améliore le déroulement des opérations et réduit les risques de perturbation de la chaîne d’approvisionnement. ProcessMind identifie précisément les goulots d’étranglement et les retards du flux de travail d’approbation des commandes d’achat dans NetSuite. En cartographiant les chemins réellement suivis, il met en évidence les points de blocage, les personnes à l’origine des goulots d’étranglement et les possibilités d’automatisation ou d’approbations parallèles, pour des gains de temps mesurables.

Les achats non autorisés et les achats hors processus peuvent entraîner une hausse des coûts, la non-conformité des fournisseurs et des risques financiers. Cet objectif consiste à garantir que toutes les commandes d’achat respectent strictement les politiques d’approvisionnement de l’organisation, afin de maîtriser les dépenses et les relations fournisseurs. Il renforce la gouvernance financière et la gestion des risques. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques standard Purchase to Pay dans NetSuite. La plateforme identifie les achats hors processus, les fournisseurs non approuvés et les étapes d’approbation ignorées, afin de cibler les formations ou les mesures de contrôle nécessaires pour atteindre 100 % de conformité.

Des délais de livraison fournisseurs imprévisibles perturbent la gestion des stocks et les calendriers de production, entraînant des ruptures ou des stocks excédentaires. Atteindre cet objectif permet d’améliorer les prévisions et de réduire la variabilité des dates de livraison, pour optimiser les niveaux de stock et la planification opérationnelle. ProcessMind analyse dans NetSuite les délais réels des commandes d’achat, de « Sent to Vendor » à « Goods Receipt Posted », pour différents fournisseurs et catégories. La plateforme identifie les fournisseurs peu fiables et les schémas de livraison irréguliers, afin d’éclairer la sélection et la négociation fournisseurs et d’améliorer la prévisibilité des livraisons.

Les modifications fréquentes des commandes d’achat entraînent des reprises, des erreurs et des retards dans le processus Purchase to Pay. Cet objectif vise à réduire le nombre de modifications après approbation, signe de demandes initiales plus précises et d’une meilleure planification en amont. Il contribue à des opérations plus régulières et à une diminution des tâches administratives. ProcessMind cartographie le cycle de vie de chaque commande d’achat dans NetSuite et met en évidence où et pourquoi les modifications interviennent. La plateforme identifie les déclencheurs récurrents, tels que les erreurs en début de processus ou le manque de clarté, afin de mettre en place des mesures préventives et de réduire le volume de modifications de 15 à 20 %.

Un processus de réception des marchandises lent ou sujet aux erreurs peut retarder la disponibilité des stocks, compliquer le rapprochement des factures et affecter la trésorerie. Cet objectif consiste à réduire le temps entre l’arrivée physique des marchandises et la mise à jour du système, afin de garantir des enregistrements de stock et un rapprochement financier dans les délais. Il améliore l’efficacité opérationnelle et la fiabilité des données. ProcessMind visualise le sous-processus allant de « Goods Receipt Initiated » à « Goods Receipt Posted » dans NetSuite et identifie les retards et les goulots d’étranglement. La plateforme localise les étapes manuelles, les problèmes système ou les contraintes de ressources à l’origine de la lenteur, afin de repenser le processus et de réduire le délai de réception de 25 %.

Les contournements et les écarts par rapport aux procédures Purchase to Pay standard peuvent créer des risques, réduire le contrôle et entraîner une non-conformité ou des inefficacités. Cet objectif garantit que toutes les commandes d’achat suivent le parcours défini et optimal, en renforçant la cohérence et la responsabilité. Il consolide les contrôles internes et réduit les risques opérationnels. ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réellement suivies pour les commandes d’achat dans NetSuite. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal, montre où et pourquoi les contournements sont utilisés et permet d’analyser les causes profondes et de mettre en place des mesures correctives pour faire respecter le processus standard.

Les retards aux points de transfert entre services, par exemple entre la demande et les achats ou entre les achats et la finance, peuvent ralentir considérablement l’ensemble du processus de commande d’achat. Cet objectif vise à optimiser ces transitions, à garantir une circulation simple des informations et à accélérer la finalisation. Il améliore la vitesse globale du processus et la collaboration entre services. ProcessMind visualise le processus de commande d’achat de bout en bout dans NetSuite et montre clairement le temps d’attente à chaque frontière entre services. La plateforme identifie les points de transfert qui constituent des goulots d’étranglement, afin de cibler les améliorations de communication, d’automatisation ou de définition des rôles et de réduire les retards de 20 %.

Des taux élevés de rejet ou de renvoi des commandes d’achat révèlent des problèmes en amont et provoquent des reprises, de la frustration et des retards. Cet objectif vise à améliorer la qualité des premières soumissions, afin qu’elles répondent à toutes les exigences dès la première fois. Il accroît l’efficacité et réduit la charge administrative. ProcessMind analyse les journaux d’événements de NetSuite pour identifier les motifs et les étapes où les commandes d’achat sont le plus souvent rejetées. La plateforme révèle les schémas récurrents, comme les informations manquantes ou les catégorisations incorrectes, afin de cibler les formations ou les améliorations système et de réduire les rejets de 15 %.

Les différentes catégories d’achat, comme le matériel informatique ou les fournitures de bureau, suivent souvent des flux de processus ou présentent des goulots d’étranglement qui leur sont propres. Cet objectif consiste à identifier et à optimiser les inefficacités spécifiques à certaines catégories, en adaptant les améliorations pour maximiser leur impact. Il permet d’utiliser les ressources plus efficacement et d’améliorer la gestion des catégories. ProcessMind permet de filtrer et d’analyser les processus de commande d’achat par « Purchase Category » dans NetSuite. La plateforme révèle les goulots d’étranglement ou les écarts propres à certaines catégories, afin de personnaliser l’optimisation des processus et d’obtenir des gains d’efficacité pouvant atteindre 25 % dans les catégories à fort volume.

Une visibilité limitée sur l’état en direct des commandes d’achat complique la gestion proactive et la prise de décision, ce qui entraîne des retards et des occasions manquées. Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes une vision claire et actualisée de l’ensemble du processus Purchase to Pay. Il permet de résoudre plus rapidement les problèmes et d’améliorer la planification stratégique. ProcessMind fournit dans NetSuite une représentation visuelle et dynamique de toutes les commandes d’achat en cours et de leur état actuel. Les utilisateurs peuvent suivre chaque commande, repérer les retards potentiels avant qu’ils ne surviennent et obtenir une vision en temps réel de la performance du processus, pour une gestion proactive.

Les retards des inspections qualité après la réception des marchandises peuvent immobiliser les stocks, affecter la production ou retarder le paiement des fournisseurs. Cet objectif vise à réduire le temps entre la réception des marchandises et la fin des contrôles qualité nécessaires, afin de rendre plus rapidement disponibles les articles conformes. Il améliore la rotation des stocks et le fonctionnement global de la chaîne d’approvisionnement. ProcessMind mesure précisément la durée de l’activité « Quality Inspection Performed » dans le processus de commande d’achat de NetSuite. La plateforme identifie les facteurs à l’origine des retards d’inspection, tels que l’affectation des ressources ou certaines étapes du processus, afin de cibler les améliorations et de réduire le temps d’inspection de 10 %.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour le processus Purchase to Pay - Purchase Order

1

Téléchargez le modèle de données
2

Exportez vos données NetSuite
3

Importez votre jeu de données en toute sécurité
4

Analysez votre processus PO
5

Mettez en œuvre des changements concrets
6

Suivez et optimisez en continu
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préstructuré conçu pour les données Purchase to Pay. Ce modèle vous indique les champs de données nécessaires à l’analyse.

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Pourquoi c’est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ garantit un traitement ultérieur précis et efficace. Vous simplifiez ainsi la préparation des données et évitez les reprises.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour les données de votre processus Purchase Order.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez les gains d'efficacité cachés du traitement des PO dans NetSuite

ProcessMind transforme vos données brutes de bons de commande NetSuite en analyses visuelles claires. Vous localisez précisément les goulots d’étranglement et les écarts de conformité, et identifiez les moyens d’optimiser vos approvisionnements.
  • Visualisez le flux réel du processus des PO NetSuite
  • Identifiez les goulots d’étranglement et les risques de conformité liés aux bons de commande
  • Détectez les activités non conformes des Purchase Orders
  • Optimisez les délais de traitement des PO et l'utilisation des ressources
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Résultats concrets de l’optimisation des bons de commande

En appliquant le Process Mining à leurs données de commandes d’achat NetSuite, les organisations obtiennent une vision claire des inefficacités et des goulots d’étranglement. Ces résultats correspondent aux améliorations concrètes généralement obtenues grâce à l’optimisation des processus fondée sur les données.

0 %
Approbation plus rapide des bons de commande

Réduction du délai du cycle d’approbation

Identifiez et éliminez les goulots d’étranglement de vos flux de travail d’approbation des commandes d’achat afin d’accélérer considérablement leur traitement.
0 %
Conformité renforcée

Meilleure conformité des processus

Veillez à ce que votre processus purchase-to-pay respecte strictement les politiques achats, en limitant les écarts non autorisés et les risques liés à la conformité.
0 %
Réduction des reprises sur les bons de commande

Réduction du taux de modification des commandes

Identifiez les causes profondes des modifications fréquentes des bons de commande afin de réduire les reprises manuelles, d’améliorer l’efficacité et de diminuer les coûts opérationnels.
0 %
Fiabilité accrue des fournisseurs

Taux de livraison à temps plus élevé

Obtenez une analyse claire, fondée sur les données, des performances de vos fournisseurs afin de négocier de meilleures conditions et de garantir la réception rapide des marchandises, pour une chaîne d’approvisionnement plus prévisible.
0 %
Réception des marchandises accélérée

Délai de réception des marchandises réduit

Optimisez et accélérez le processus essentiel de réception des marchandises afin de réduire la durée d’immobilisation des stocks et d’améliorer le fonctionnement global des opérations.
0 %
Réduction des achats hors procédure

Réduction des achats non autorisés

Détectez et limitez automatiquement les achats effectués en dehors des canaux approuvés afin d’améliorer le respect des contrats et de réaliser des économies importantes.

Les résultats réels peuvent varier selon la complexité de votre processus, la qualité des données et le périmètre de la mise en œuvre. Les chiffres indiqués correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes organisations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du Purchase Order, utilisé comme identifiant de cas principal pour suivre le cycle de vie des achats.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas, qui permet de reconstituer et d’analyser l’ensemble du cycle de vie de chaque Purchase Order.

Nom de l’événement métier ou de l’étape précise survenue dans le processus Purchase Order.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variantes et la conformité du processus.

Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour calculer tous les indicateurs temporels, tels que les délais de cycle et les durées, qui permettent d’identifier les retards du processus.

Nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Associe les activités à des utilisateurs précis et permet d’analyser la charge de travail, les performances et le respect des politiques d’autorisation.

Nom du service associé au Purchase Order.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser le processus par service et d’identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les habitudes de dépenses propres à chaque service.

Nom du fournisseur auprès duquel les biens ou services sont achetés.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les performances propres à chaque fournisseur, notamment les délais de livraison et la fiabilité, éléments essentiels à l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement.

Statut actuel ou final du Purchase Order.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue instantanée de l’état du PO, permettant d’analyser les résultats tels que les rejets ou les clôtures et d’alimenter les KPI liés aux échecs d’approbation.

Valeur monétaire totale du Purchase Order.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les aspects financiers du processus achats et d’identifier l’influence de la valeur du PO sur les délais de cycle, les circuits d’approbation et la conformité.

Classification des biens ou services achetés, par exemple matériel informatique, services marketing ou fournitures de bureau.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser l’efficacité du processus par catégorie de dépenses et d’identifier les types d’achats les moins efficaces ou les moins conformes.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité formalise la demande de biens ou de services et lance le processus achats. Dans NetSuite, elle est enregistrée lorsqu’un nouvel enregistrement de transaction Purchase Requisition est créé et sauvegardé.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ habituel du processus, cette activité est essentielle pour analyser le délai complet de bout en bout et détecter les achats hors procédure lorsqu’elle est ignorée.

Cette activité correspond à la création du document Purchase Order officiel, qui constitue le cas central de cette analyse. Dans NetSuite, elle est enregistrée à partir de la création de la transaction Purchase Order, manuellement ou depuis une demande d’achat approuvée.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le moment où une demande devient un engagement de commande officiel. Elle constitue un jalon important et peut également marquer le début du processus pour les PO directs, ce qui est important pour le suivi de la conformité.

Représente l’autorisation officielle finale du Purchase Order, qui peut alors être envoyé au fournisseur. Il s’agit d’un jalon important, enregistré lorsque le champ « Approval Status » du Purchase Order est mis à jour avec la valeur « Approved ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante pour calculer les temps de cycle d’approbation et identifier les goulots d’étranglement de la chaîne d’approbation. Les retards à ce stade affectent directement les délais d’approvisionnement.

Cette activité représente la réception physique des marchandises commandées dans le Purchase Order. Il s’agit d’un événement explicite dans NetSuite, enregistré lorsqu’une transaction « Item Receipt » est créée et reliée à la ligne correspondante du Purchase Order.

Pourquoi c’est important

Ce jalon essentiel marque la fin du cycle de livraison du fournisseur. Il est indispensable pour calculer les taux de livraison à temps des fournisseurs et les délais globaux.

Une facture fournisseur a été reçue et saisie dans NetSuite, puis liée au Purchase Order. Il s’agit d’une transaction explicite qui enregistre officiellement la dette correspondant aux biens ou services reçus.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque le passage des achats au processus de comptabilité fournisseurs. L’analyse du délai entre la réception des marchandises et la facturation met en évidence les retards potentiels du traitement financier.

Le Purchase Order est officiellement clôturé, ce qui signifie qu’aucune réception ni facture supplémentaire n’est attendue. Cet événement est déduit lorsque le statut du Purchase Order passe à « Closed », automatiquement après réception et facturation complètes, ou manuellement.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque la fin opérationnelle du cycle de vie du Purchase Order. Elle confirme que la commande a été entièrement exécutée et traitée, et fournit un point final précis pour l’analyse du délai de cycle.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les données de vos Purchase Orders dans NetSuite afin de visualiser le déroulement réel du processus. Il identifie les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les inefficacités, comme les délais d’approbation trop longs ou les achats non autorisés. Ces analyses vous permettent de prendre des décisions fondées sur les données, d’optimiser les opérations et de réduire les coûts.

Pour analyser efficacement votre processus Purchase Order, nous avons principalement besoin des journaux d’événements de NetSuite. Ceux-ci comprennent la création du Purchase Order, les étapes d’approbation, les changements de statut, la réception des marchandises et le rapprochement avec la facture, ainsi que les horodatages et l’utilisateur responsable de chaque événement. Ces informations figurent généralement dans les journaux de transactions et d’audit de NetSuite.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, vous pouvez généralement obtenir les premières analyses du processus en quelques semaines. Le calendrier exact dépend de la complexité et du volume des données, mais les gains rapides apparaissent souvent dès les premières étapes. Des recommandations complètes et concrètes sont généralement disponibles sous un à deux mois.

Oui. En comparant les chemins d’exécution réels aux modèles de processus définis, le Process Mining peut mettre en évidence les écarts, comme les achats effectués en dehors des canaux approuvés ou les modifications de Purchase Orders sans autorisation adéquate. Vous pouvez ainsi renforcer la conformité et repérer les domaines qui nécessitent des contrôles plus stricts.

Vous pouvez notamment réduire les délais des cycles d’approbation des POs, limiter les taux de rejet et améliorer la prévisibilité des livraisons fournisseurs. Le Process Mining fournit les analyses nécessaires pour optimiser les transferts entre services, éliminer les contournements non autorisés et accroître l’efficacité tout en réduisant les coûts des achats.

L’extraction des données de NetSuite peut s’effectuer de différentes manières, notamment au moyen de recherches enregistrées, de rapports personnalisés ou d’intégrations via API. L’approche dépend de votre configuration NetSuite et du volume de données. Nos experts peuvent vous aider à mettre en place des méthodes d’extraction efficaces et sécurisées afin de garantir l’exhaustivité des données.

La principale exigence technique est de disposer d’un accès à votre système NetSuite pour extraire les données, généralement avec des autorisations en lecture seule. Il faut également prévoir un environnement sécurisé pour le traitement et l’analyse des données. La plateforme de Process Mining est généralement hébergée dans le cloud, ce qui limite les besoins en infrastructure informatique interne.

Une assistance informatique initiale pour l’extraction des données peut être utile, mais les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métier. Leurs interfaces intuitives permettent à vos équipes achats et processus d’analyser les résultats sans formation approfondie en data science. Une formation et une assistance sont généralement proposées pour accompagner la réussite de votre équipe.

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