Votre modèle de données de gestion des contrats

L’heure de début de l’événement marque le commencement d’une activité dans le cycle de vie du contrat. Cet horodatage est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer la durée des activités ainsi que le délai global du processus. Il fournit le contexte temporel nécessaire à la compréhension de l’évolution du flux de processus.

Dans l’analyse, cet horodatage sert à construire la carte du processus et à calculer des indicateurs clés de performance tels que « Délai moyen du cycle contractuel » et « Durée moyenne d’approbation ». Il permet d’analyser les goulots d’étranglement en révélant les étapes qui prennent le plus de temps. La comparaison des heures de début entre les activités permet d’examiner précisément les délais de transition et de mettre en évidence les retards entre les étapes du processus.

Cet horodatage est fondamental pour classer les événements, calculer les délais du cycle de processus et identifier les goulots d’étranglement liés au temps.

Disponible dans les journaux d’audit du système, les enregistrements de transactions ou les tables d’historique des événements qui enregistrent les horodatages des étapes du processus.

Le Contract ID est une clé unique attribuée à un cycle de vie contractuel donné. Il constitue le fil conducteur reliant chaque événement, de la demande initiale à l’expiration ou à la résiliation finale. Toutes les activités, notamment la rédaction, les examens, les approbations et l’exécution, sont associées à cet identifiant.

Dans une analyse de Process Mining, le Contract ID est indispensable pour reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Il permet à l’outil de regrouper les événements associés au sein d’un même cas, afin de visualiser et d’analyser l’ensemble du flux de processus. Sans Contract ID cohérent, il serait impossible de mesurer précisément les délais de traitement, d’identifier les goulots d’étranglement ou d’analyser les variantes du processus.

Cet identifiant est essentiel pour suivre un contrat pendant tout son cycle de vie, permettre une découverte précise du processus et mesurer ses performances.

Il se trouve généralement dans l’en-tête ou l’enregistrement principal d’un objet contrat au sein d’un système de Contract Lifecycle Management (CLM).

Le nom de l’activité décrit une étape du processus de gestion des contrats. Ces activités correspondent aux tâches distinctes réalisées, telles que « Contrat rédigé », « Examen juridique terminé » ou « Contrat exécuté ». La séquence chronologique de ces activités pour un Contract ID donné forme le flux du processus.

Cet attribut est essentiel à la création de la carte du processus, qui constitue la visualisation centrale du Process Mining. En analysant la séquence et la fréquence des différentes activités, les analystes peuvent comprendre le flux réel du processus, repérer les écarts par rapport à la procédure standard et localiser les reprises ou les inefficacités, comme les cycles de révision répétés.

Il définit les étapes du processus, permettant de visualiser le cycle de vie du contrat et d’identifier les écarts ainsi que les goulots d’étranglement.

Il se trouve généralement dans les journaux d’événements, les pistes d’audit ou les tables d’historique des statuts associées à l’enregistrement principal du contrat.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique leur degré d’actualité au moment de l’analyse. Il précise la dernière exécution du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL), et permet ainsi de savoir dans quelle mesure l’analyse est à jour. Il se distingue de l’horodatage de l’événement, qui indique le moment où l’activité métier s’est produite.

À des fins d’analyse, cet attribut est essentiel à la gouvernance des données et à la communication de leur fraîcheur auprès des parties prenantes. Il aide les utilisateurs à déterminer s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané datant du jour ou de la semaine précédente. Ce contexte est indispensable pour prendre des décisions rapides et éclairées à partir des Dashboards de Process Mining.

Fournit un contexte important sur l’actualité des données et permet aux parties prenantes de comprendre à quel point les analyses du processus sont récentes.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l’outil d’intégration des données ou l’outil ETL lors du chargement des données.

L’attribut Système source identifie l’origine des données d’événements. Dans de nombreuses organisations, le cycle de vie d’un contrat peut s’étendre sur plusieurs systèmes, par exemple une plateforme CLM, un CRM pour l’initiation et un ERP pour les données financières. Indiquer le système source de chaque événement est essentiel pour valider les données et comprendre l’environnement technologique du processus.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut aide à repérer la fragmentation du processus entre différents systèmes. Il peut révéler si des retards ou des problèmes sont liés aux transferts de données entre certaines applications. Il est également important pour la gouvernance des données et pour remonter les problèmes de qualité des données jusqu’à leur origine.

Identifie l’origine des données, ce qui est essentiel pour leur validation, la compréhension de la fragmentation du processus et le diagnostic des problèmes de qualité.

Cette information est souvent ajoutée lors de l’extraction des données ou disponible comme champ standard dans les journaux du système.

L’heure de fin de l’événement marque l’achèvement d’une activité. Associée à l’heure de début de l’événement, elle permet de calculer précisément le temps de traitement de chaque étape du cycle de vie du contrat. Ce niveau de détail est essentiel à une analyse approfondie des performances.

Cet attribut sert à calculer la durée des activités, indispensable à l’analyse des goulots d’étranglement. Des Dashboards tels que « Analyse des goulots d’étranglement des approbations et des examens » utilisent ces données pour mettre en évidence les étapes qui retardent les contrats. En comprenant la durée de chaque activité, les organisations peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration sur les parties les plus chronophages du processus, comme les examens juridiques ou les négociations.

Permet de calculer la durée de chaque activité, ce qui est essentiel pour localiser précisément les goulots d’étranglement du processus.

Se trouve dans les journaux d’audit du système ou les tables d’historique des événements. Si elle n’est pas enregistrée explicitement, cette valeur peut être déduite de l’heure de début de l’événement suivant.

Le nom de l’utilisateur identifie la personne responsable de l’exécution d’une tâche donnée dans le cycle de vie du contrat. Il peut s’agir du responsable du contrat, d’un réviseur juridique, d’un approbateur ou d’un signataire. Cet attribut relie les activités du processus aux personnes qui les réalisent.

Dans le Process Mining, cet attribut donne une visibilité sur les performances des équipes et des individus. Il est utilisé dans des Dashboards tels que « Charge de travail et productivité des équipes » pour analyser la répartition du travail, repérer les collaborateurs ou les équipes surchargés et évaluer les performances. Il aide également à comprendre comment les comportements des utilisateurs peuvent entraîner des variantes ou des retards dans le processus, afin de cibler la formation ou l’allocation des ressources.

Relie les activités du processus aux personnes qui les réalisent, permettant d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des équipes et l’allocation des ressources.

Généralement disponible dans les enregistrements de transactions, les journaux d’audit ou les champs d’affectation des tâches du système source.

Le nom de la contrepartie identifie l’entité externe avec laquelle l’organisation conclut un accord. Il peut s’agir d’un client, d’un fournisseur ou d’un partenaire. Il fournit un contexte important sur la relation commerciale régie par le contrat.

En tant que dimension d’analyse, la contrepartie est particulièrement utile. Elle permet à l’entreprise d’évaluer les performances du processus par fournisseur ou par client. Une analyse peut, par exemple, montrer que les négociations avec certaines contreparties durent systématiquement plus longtemps que la moyenne. Cette information peut orienter les futures stratégies de négociation, contribuer à la gestion des relations et servir à créer des modèles de contrats adaptés aux partenaires stratégiques afin d’accélérer le processus.

Identifie la partie externe et permet d’analyser les délais de cycle ainsi que les schémas de négociation par client ou par fournisseur.

Champ standard de l’enregistrement du contrat, souvent associé à un enregistrement de données de référence concernant les clients ou les fournisseurs.

L’attribut Service identifie l’équipe interne ou l’unité métier responsable du contrat ou qui lui est associée. Il correspond souvent au service du responsable du contrat ou à l’équipe à l’origine de la demande.

Il s’agit d’une dimension importante pour les comparaisons internes et l’analyse de la charge de travail. Elle aide à comprendre comment le processus de gestion des contrats varie selon les différentes parties de l’organisation. Le Dashboard « Charge de travail et productivité des équipes » peut être filtré par service afin de comparer les performances, d’identifier les besoins en ressources et de repérer les services nécessitant une formation ou un accompagnement supplémentaire. Il permet de répondre à des questions telles que : « Quel service présente les cycles d’approbation les plus longs ? » ou « Comment le processus des ventes se compare-t-il à celui des achats ? »

Permet de comparer les performances du processus entre différentes unités métier, d’identifier les goulots d’étranglement internes et de partager les bonnes pratiques.

Généralement associé au profil de l’utilisateur responsable du contrat ou indiqué dans un champ de l’enregistrement du contrat lui-même.

Le statut du contrat donne une vue instantanée de sa position dans le cycle de vie à un moment donné. Cet attribut est souvent mis à jour lorsque le contrat franchit des jalons importants. Il fournit une synthèse générale de l’avancement du contrat.

Cet attribut est particulièrement utile pour filtrer les cas et analyser certaines parties du portefeuille contractuel. Les analystes peuvent par exemple se concentrer sur les contrats « Actifs » pour gérer les obligations ou sur les contrats « Bloqués » pour comprendre les causes des retards. Il constitue un élément clé du Dashboard « Performances du cycle de vie des contrats », qui permet de visualiser le volume de contrats à chaque étape et de mesurer le KPI « Taux de contrats bloqués ».

Fournit une vue générale de l’étape actuelle d’un contrat et permet de filtrer et d’analyser le portefeuille contractuel par phase du cycle de vie.

Il s’agit d’un champ de statut principal de l’enregistrement du contrat dans un système CLM.

Le type de contrat est un attribut catégoriel qui classe les contrats selon leur nature juridique et leur finalité. Les types courants comprennent les NDA, les MSA, les SOW ainsi que les accords de vente ou d’approvisionnement. Cette classification fournit un contexte métier essentiel au cycle de vie du contrat.

Cet attribut constitue une dimension importante pour l’analyse comparative. Il permet aux analystes de filtrer la carte du processus et les KPI afin de déterminer si certains types de contrats présentent des flux différents, des délais de cycle plus longs ou davantage de reprises. Une analyse peut par exemple révéler que les MSA nécessitent beaucoup plus de temps pour l’examen juridique que les NDA, ce qui peut conduire à repenser le processus pour les accords plus complexes.

Permet de segmenter et de comparer les processus, en montrant comment les différents types de contrats influencent les délais de cycle, la complexité et les risques.

Il s’agit d’un champ standard de l’enregistrement principal du contrat dans tout système CLM.

La valeur du contrat quantifie son importance financière. Ce montant constitue un élément de contexte métier important pour hiérarchiser les contrats et comprendre leur impact sur l’organisation. Il est généralement exprimé dans une devise donnée.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à analyser l’impact métier des performances du processus. Le Dashboard « Impact métier et débit » utilise ces données pour afficher la valeur des contrats en cours de traitement, bloqués ou exécutés. Il permet de donner la priorité aux contrats de forte valeur et de répondre à des questions telles que : « Nos contrats les plus importants restent-ils bloqués au stade des approbations ? » ou « Quelle est la valeur des contrats dont la date de renouvellement n’a pas été respectée ? »

Quantifie l’impact financier des contrats, permettant de les hiérarchiser et d’analyser les effets des inefficacités du processus sur les accords de forte valeur.

Située dans la section des informations financières de l’enregistrement principal du contrat, dans un système CLM ou ERP.

La date d’expiration est un champ de date essentiel qui marque la fin de la période contractuelle. Elle régit le cycle de vie des contrats actifs et constitue le principal déclencheur des activités de renouvellement ou de résiliation. Une gestion rigoureuse des dates d’expiration est indispensable pour éviter les interruptions involontaires de service ou de revenus.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel au Dashboard « Gestion des obligations et des renouvellements ». Il sert à calculer le KPI « Taux de renouvellement dans les délais » en comparant la date des activités de renouvellement à la date d’expiration. L’analyse des contrats approchant de leur date d’expiration permet aux organisations de gérer leur portefeuille de renouvellements de manière proactive et d’éviter les pertes de revenus ou les perturbations opérationnelles.

Essentielle à la gestion des renouvellements et à la réduction des risques, cette date permet de suivre les jalons contractuels et de garantir la prise de mesures dans les délais.

Il s’agit d’un champ de date clé de l’enregistrement principal du contrat dans un système CLM.

Le nombre de révisions mesure l’ampleur des reprises subies par un contrat avant sa signature. Chaque modification du document suivie de la création d’une nouvelle version doit augmenter ce nombre. Il constitue un indicateur indirect de la complexité et du caractère conflictuel du processus de négociation.

Cet attribut mesure directement l’efficacité et sert à calculer le KPI « Taux de reprise des contrats ». Le Dashboard « Efficacité de la négociation et des reprises » utilise ces données pour identifier les contrats, les contreparties ou les types de contrats qui nécessitent un nombre excessif de révisions. Un nombre élevé de révisions est souvent associé à des temps de cycle plus longs et peut révéler des exigences peu claires, des tactiques de négociation agressives ou la nécessité de modèles standard plus performants.

Mesure le niveau de reprise et la complexité des négociations, afin d’identifier les facteurs d’inefficacité et les délais de cycle élevés.

Peut provenir d’un champ de numéro de version du document contractuel ou être déduit en comptant le nombre d’activités « Contrat révisé » pour chaque cas.