Votre modèle de données pour la gestion des contrats

L’heure de début de l’événement marque le commencement d’une activité dans le cycle de vie du contrat. Cet horodatage est essentiel pour classer les événements dans l’ordre chronologique et calculer la durée des activités ainsi que le temps de cycle global du processus. Il fournit le contexte temporel nécessaire pour comprendre l’évolution du processus.

Lors de l’analyse, cet horodatage sert à créer la carte du processus et à calculer des indicateurs clés, comme le « Temps de cycle moyen des contrats » et la « Durée moyenne d’approbation ». Il permet d’analyser les goulots d’étranglement en révélant les étapes les plus longues. La comparaison des heures de début entre les activités permet d’examiner en détail les temps de transition et de repérer les retards entre les étapes du processus.

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle des processus et repérer les goulots d’étranglement liés aux délais.

Disponible dans les journaux d’audit du système, les enregistrements de transactions ou les tables d’historique des événements qui consignent les horodatages des étapes du processus.

L’ID du contrat est une clé unique attribuée à un seul cycle de vie contractuel. Il relie tous les événements, de la demande initiale à l’échéance ou à la résiliation. Toutes les activités, comme la rédaction, les examens, les approbations et la signature, sont associées à cet ID.

Dans une analyse de Process Mining, l’ID du contrat est indispensable pour reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Il permet à l’outil de regrouper les événements associés dans un même cas, afin de visualiser et d’analyser l’ensemble du flux de processus. Sans ID de contrat cohérent, il serait impossible de mesurer précisément les temps de cycle, de repérer les goulots d’étranglement ou d’analyser les variantes du processus.

Cet identifiant est essentiel pour suivre un contrat tout au long de son cycle de vie et permettre une découverte précise des processus ainsi qu’une mesure fiable de leurs performances.

Il se trouve généralement dans l’en-tête ou la fiche principale d’un contrat dans un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Le nom de l’activité décrit une étape du processus de gestion des contrats. Il désigne une tâche distincte, par exemple « Contrat rédigé », « Examen juridique terminé » ou « Contrat signé ». La succession chronologique de ces activités pour un ID de contrat donné constitue le flux du processus.

Cet attribut est essentiel à la création de la carte du processus, principale visualisation du Process Mining. En analysant l’ordre et la fréquence des activités, les analystes peuvent comprendre le déroulement réel du processus, repérer les écarts par rapport à la procédure standard et identifier les reprises ou les pertes d’efficacité, comme les cycles de révision répétés.

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser le cycle de vie du contrat, ainsi que de repérer les écarts et les goulots d’étranglement.

On le trouve généralement dans les journaux d’événements, les pistes d’audit ou les tables d’historique des statuts associées à la fiche principale du contrat.

L’horodatage de la dernière mise à jour des données indique leur ancienneté. Il précise la date de la dernière exécution du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL), et permet ainsi de savoir si l’analyse repose sur des données récentes. Il est distinct de l’horodatage de l’événement, qui indique quand l’activité métier a eu lieu.

Cet attribut est essentiel à la gouvernance des données et permet d’informer les parties prenantes de leur fraîcheur. Il aide les utilisateurs à savoir s’ils consultent des informations en temps réel ou un instantané datant de la veille ou de la semaine précédente. Ce contexte est indispensable pour prendre des décisions éclairées au bon moment à partir des Dashboards de Process Mining.

Il précise l’actualité des données et permet aux parties prenantes de savoir à quel point les analyses de processus sont récentes.

Cet horodatage est généralement généré et enregistré par l’outil d’intégration des données ou l’outil ETL lors du chargement.

L’attribut « Système source » indique l’origine des données d’événement. Dans de nombreuses organisations, le cycle de vie d’un contrat s’étend sur plusieurs systèmes : une plateforme CLM, un CRM pour le lancement et un système ERP pour les données financières, par exemple. Préciser le système source de chaque événement est essentiel pour valider les données et comprendre l’environnement technologique du processus.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut aide à repérer la fragmentation du processus entre différents systèmes. Il peut révéler si des retards ou des problèmes sont liés aux transferts de données entre certaines applications. Il est également important pour la gouvernance des données et pour remonter à l’origine des problèmes de qualité.

Il indique l’origine des données, ce qui est essentiel pour les valider, comprendre la fragmentation du processus et résoudre les problèmes de qualité.

Ces informations sont souvent ajoutées lors de l’extraction des données ou disponibles dans un champ standard des journaux système.

L’heure de fin de l’événement marque la fin d’une activité. Associée à l’heure de début, elle permet de calculer précisément la durée de traitement de chaque étape du cycle de vie du contrat. Cette précision est indispensable à une analyse détaillée des performances.

Cet attribut sert à calculer la durée des activités, un élément essentiel pour repérer les goulots d’étranglement. Des Dashboards comme « Analyse des goulots d’étranglement des approbations et des examens » s’appuient sur ces données pour mettre en évidence les étapes qui retardent les contrats. En connaissant la durée de chaque activité, les organisations peuvent concentrer leurs efforts d’amélioration sur les étapes les plus longues, comme les examens juridiques ou les négociations.

Il permet de calculer la durée de chaque activité et de localiser précisément les goulots d’étranglement du processus.

On le trouve dans les journaux d’audit du système ou les tables d’historique des événements. S’il n’est pas enregistré explicitement, il peut être déduit de l’heure de début de l’événement suivant.

Le nom de l’utilisateur identifie la personne chargée d’une tâche précise dans le cycle de vie du contrat. Il peut s’agir du responsable du contrat, d’un juriste chargé de l’examen, d’un approbateur ou d’un signataire. Cet attribut relie les activités du processus aux personnes qui les réalisent.

Dans le Process Mining, cet attribut permet d’analyser la charge de travail et les performances des équipes et des personnes. Il est utilisé dans des Dashboards comme « Charge de travail et productivité de l’équipe » pour étudier la répartition du travail, repérer les employés ou les équipes surchargés et évaluer les performances. Il aide également à comprendre comment les pratiques des utilisateurs peuvent entraîner des variations ou des retards, afin de mieux cibler la formation ou l’affectation des ressources.

Il relie les activités du processus aux personnes qui les réalisent et permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des équipes et l’affectation des ressources.

Ces informations sont généralement disponibles dans les enregistrements de transactions, les journaux d’audit ou les champs d’affectation des tâches du système source.

Le nom de la contrepartie identifie l’entité externe avec laquelle l’organisation conclut un accord. Il peut s’agir d’un client, d’un fournisseur ou d’un partenaire. Il apporte un contexte essentiel sur la relation commerciale régie par le contrat.

La contrepartie constitue un axe d’analyse précieux. Elle permet à l’entreprise d’étudier les performances du processus par fournisseur ou par client. Une analyse peut, par exemple, montrer que les négociations avec certaines contreparties prennent systématiquement plus de temps que la moyenne. Ces résultats peuvent orienter les stratégies de négociation, contribuer à la gestion des relations et servir à créer des modèles de contrat adaptés aux partenaires stratégiques afin d’accélérer le processus.

Il identifie la partie externe et permet d’analyser les temps de cycle et les pratiques de négociation par client ou fournisseur.

Il s’agit d’un champ standard de la fiche du contrat, souvent associé à une fiche de données de référence client ou fournisseur.

L’attribut « Service » identifie l’équipe ou l’unité opérationnelle interne responsable du contrat ou associée à celui-ci. Il s’agit souvent du service du responsable du contrat ou de l’équipe à l’origine de la demande.

Cet attribut constitue un axe important pour comparer les résultats en interne et analyser la charge de travail. Il aide à comprendre les différences entre les processus de gestion des contrats au sein des diverses entités de l’organisation. Le Dashboard « Charge de travail et productivité de l’équipe » peut être filtré par service pour comparer les performances, repérer les besoins en ressources et identifier les services qui pourraient avoir besoin de formations ou d’un soutien supplémentaire. Il aide à répondre à des questions comme : « Quel service a les cycles d’approbation les plus longs ? » ou « Comment le processus des ventes se compare-t-il à celui des achats ? ».

Il permet de comparer les performances des processus entre différentes unités opérationnelles, de repérer les goulots d’étranglement internes et de partager les bonnes pratiques.

Cette information est généralement associée au profil utilisateur du responsable du contrat ou indiquée dans un champ de la fiche du contrat.

Le statut du contrat indique à quelle étape de son cycle de vie il se trouve à un moment donné. Cet attribut est souvent mis à jour lorsque le contrat franchit des étapes importantes. Il donne une vue d’ensemble de l’avancement du contrat.

Cet attribut est très utile pour filtrer les cas et analyser des parties précises du portefeuille de contrats. Les analystes peuvent, par exemple, se concentrer sur les contrats « Actifs » pour gérer les obligations ou sur les contrats « En attente » pour comprendre les causes des retards. Il joue un rôle clé dans le Dashboard « Performances du cycle de vie des contrats », qui permet de visualiser le nombre de contrats à chaque étape et de mesurer l’indicateur clé « Taux de contrats en attente ».

Il donne une vue d’ensemble de l’étape actuelle du contrat et permet de filtrer et d’analyser le portefeuille selon les phases du cycle de vie.

Il s’agit d’un champ de statut principal de la fiche du contrat dans un système CLM.

Le type de contrat est un attribut catégoriel qui classe les contrats selon leur nature juridique et leur objet. Parmi les types courants figurent les NDA, les MSA, les SOW ainsi que les contrats de vente ou d’approvisionnement. Cette classification apporte un contexte métier essentiel au cycle de vie du contrat.

Cet attribut constitue un axe d’analyse comparative. Il permet aux analystes de filtrer la carte du processus et les indicateurs clés pour déterminer si certains types de contrats suivent un parcours différent, ont des temps de cycle plus longs ou nécessitent davantage de reprises. Par exemple, une analyse peut révéler que l’examen juridique des MSA prend nettement plus de temps que celui des NDA, ce qui peut inciter à revoir le processus pour les accords les plus complexes.

Il permet de segmenter et de comparer les processus afin de voir comment les différents types de contrats influent sur le temps de cycle, la complexité et les risques.

Il s’agit d’un champ standard de la fiche principale du contrat dans tout système CLM.

La valeur du contrat exprime son importance financière. Ce montant constitue un élément de contexte métier important pour établir les priorités et comprendre les répercussions du contrat sur l’organisation. Il est généralement exprimé dans une devise donnée.

Dans le Process Mining, cet attribut sert à analyser les effets des performances du processus sur l’activité. Le Dashboard « Impact commercial et volume traité » utilise ces données pour afficher la valeur des contrats en cours de traitement, en attente ou signés. Il permet de donner la priorité aux contrats de grande valeur et de répondre à des questions comme : « Nos contrats les plus importants sont-ils bloqués au stade des approbations ? » ou « Quelle est la valeur des contrats qui n’ont pas été renouvelés à temps ? ».

Elle quantifie l’incidence financière des contrats et permet de les hiérarchiser et d’analyser les effets des inefficacités du processus sur les accords de grande valeur.

Elle se trouve dans la section des informations financières de la fiche principale du contrat, dans un système CLM ou ERP.

La date d’échéance est un champ essentiel qui marque la fin de la durée du contrat. Elle régit le cycle de vie des contrats en vigueur et déclenche principalement les activités de renouvellement ou de résiliation. Une bonne gestion des dates d’échéance permet d’éviter les interruptions involontaires de service ou de revenus.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel au Dashboard « Gestion des obligations et des renouvellements ». Il sert à calculer l’indicateur clé « Taux de renouvellement dans les délais », en comparant la date des activités de renouvellement à la date d’échéance. L’analyse des contrats proches de leur échéance permet aux organisations d’anticiper les renouvellements et d’éviter les pertes de revenus ou les interruptions opérationnelles.

Cette date est importante pour gérer les renouvellements et maîtriser les risques. Elle permet de suivre les étapes clés du contrat et d’agir à temps.

Il s’agit d’un champ de date clé de la fiche principale du contrat dans un système CLM.

Le nombre de révisions indique l’ampleur des reprises nécessaires avant la signature du contrat. Il augmente à chaque modification du document et à la création d’une nouvelle version. Il donne une indication de la complexité et du caractère conflictuel des négociations.

Cet attribut mesure directement l’efficacité et sert à calculer l’indicateur clé « Taux de reprise des contrats ». Le Dashboard « Efficacité des négociations et des reprises » utilise ces données pour repérer les contrats, les contreparties ou les types de contrats qui nécessitent un nombre excessif de révisions. Un nombre élevé de révisions est souvent associé à des temps de cycle plus longs et peut révéler des exigences imprécises, des tactiques de négociation agressives ou la nécessité de disposer de modèles standard mieux adaptés.

Il mesure l’ampleur des reprises et la complexité des négociations, et aide à repérer les causes des inefficacités et des temps de cycle longs.

Il peut provenir d’un champ de numéro de version du document contractuel ou être calculé en comptant les activités « Contrat révisé » pour chaque cas.