Votre modèle de données Record to Report : clôture de période et rapprochement

SAP S/4HANA
Votre modèle de données Record to Report : clôture de période et rapprochement

Votre modèle de données Record to Report : clôture de période et rapprochement

Ce modèle vous guide dans la collecte des données nécessaires à l’analyse de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. Il présente les attributs de données essentiels, les principales activités du processus et des instructions détaillées pour l’extraction. Utilisez cette ressource pour préparer vos données plus simplement et commencer votre démarche de Process Mining.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre pour analyser le processus
  • Instructions détaillées pour l’extraction des données
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Attributs Record to Report : clôture de période et rapprochement

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser en détail le processus Record to Report, clôture de période et rapprochement.
3 Obligatoire 7 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Période financière
FinancialPeriod
Identifiant unique du cycle de reporting financier, par exemple « 2023-12 » pour décembre 2023. Il sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.
Description

La période financière est l’identifiant de cas principal qui regroupe toutes les activités liées à la clôture des comptes pour une période donnée, généralement un mois civil ou une période comptable. Chaque période financière correspond à une exécution complète du processus de clôture de fin de période.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut permet de suivre tout le cycle de vie d’une clôture périodique, de son lancement au reporting final. Il sert à comparer les temps de cycle entre différentes périodes, à repérer les parcours récurrents et à analyser les variations entre les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles. En considérant chaque période comme un cas, les analystes peuvent mesurer les performances dans le temps et repérer les goulots d’étranglement systémiques.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel définit le périmètre de l’analyse. Il permet de comparer les performances de clôture périodique dans le temps et de repérer les tendances ou les problèmes récurrents.

Où trouver ces données

Obtenu en combinant les champs Exercice (GJAHR) et Période comptable (MONAT) des en-têtes de documents financiers, généralement dans des tables comme BKPF.

Exemples
2023-122024-032024-T1
Activité
ActivityName
Nom d’une étape ou d’une tâche précise du processus de clôture périodique, comme « Écriture d’ajustement comptabilisée » ou « Période comptable clôturée ».
Description

Cet attribut représente un événement ou une tâche du processus de bout en bout de clôture périodique et de rapprochement. Les activités constituent les éléments de base de la carte du processus et montrent l’enchaînement des tâches. Elles sont souvent déduites d’une combinaison de codes de transaction, de types de documents ou de changements de statut dans SAP S/4HANA.

L’analyse des activités est fondamentale en Process Mining. Elle permet de visualiser le déroulement du processus, de repérer les écarts par rapport à la procédure standard, de découvrir les goulots d’étranglement dus à des activités trop longues et de comprendre la fréquence et l’ordre des tâches. Elle est essentielle pour des Dashboards comme l’analyse des variantes de clôture périodique et le suivi de l’état de la clôture périodique en cours.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue la base de la carte du processus et permet d’analyser son déroulement, ses écarts et ses goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Cet attribut est déduit de différentes sources, comme les codes de transaction (TCODE), les types de documents (BLART) ou les champs de statut des tables liées aux tâches de clôture financière, par exemple dans SAP Financial Closing Cockpit.

Exemples
Période ouverte aux écrituresDébut du rapprochement des comptesÉtats financiers générésDébut du rapprochement intersociétés
Heure de début
EventTime
Horodatage indiquant le début d’une activité précise ou le moment où elle a été enregistrée dans le système.
Description

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises auxquelles une activité a eu lieu. Pour les écritures financières, il s’agit souvent de l’heure de création (CPUTM) ou de la date comptable (BUDAT) d’un document. Pour les changements de statut ou les tâches, il s’agit de l’horodatage auquel le changement a été consigné.

Cet attribut est indispensable pour ordonner les activités chronologiquement et constitue la base de toutes les analyses temporelles. Il sert à calculer les temps de cycle entre les activités, la durée de tâches précises et la durée totale du processus de bout en bout. Il contribue directement au calcul d’indicateurs comme le temps de cycle moyen de clôture périodique et le temps moyen d’approbation des rapprochements.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage obligatoire permet d’ordonner les événements chronologiquement et sert de base à tous les calculs de durée et de performance.

Où trouver ces données

Cet attribut provient de champs d’horodatage comme la date de création (CPUDT) et l’heure de création (CPUTM) dans des tables comme BKPF, ou des champs de date de modification dans différentes tables de statut (par exemple, CDHDR et CDPOS).

Exemples
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Code société
CompanyCode
Identifiant unique d’une entité juridique ou d’une société au sein de l’organisation SAP.
Description

Le code société représente une unité comptable indépendante au sein d’une entreprise, pour laquelle il est possible de créer un ensemble complet et autonome de comptes. Toutes les activités de clôture de période sont réalisées au niveau du code société.

Cette dimension organisationnelle est fondamentale pour l’analyse financière. En Process Mining, elle permet de comparer le processus de clôture de période entre différentes entités juridiques. Le Dashboard « Analyse des variantes de clôture de période » utilise le code société pour repérer les incohérences et encourager la standardisation des procédures de clôture.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un contexte organisationnel essentiel pour comparer les processus entre différentes entités juridiques, repérer les écarts et mettre en évidence les bonnes pratiques.

Où trouver ces données

Présent dans presque toutes les tables financières de SAP, notamment dans la table d’en-tête BKPF (champ BUKRS).

Exemples
10001710US01DE01
Date d’achèvement cible
TargetCompletionDate
Date prévue ou date limite pour achever une activité importante, comme la production des états financiers.
Description

La date d’achèvement cible correspond à l’échéance interne ou externe d’une étape précise du processus de clôture de période. C’est la date à laquelle une tâche doit être terminée.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le respect du calendrier et des échéances. Il sert de référence au Dashboard « Respect des échéances de reporting » et au KPI « Taux de production des états financiers dans les délais », qui comparent cette date cible à ActualCompletionDate. L’analyse des écarts aide les organisations à comprendre et à améliorer leur capacité à clôturer dans les délais.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’évaluer le respect des échéances et d’améliorer le taux d’achèvement dans les délais des activités importantes de clôture.

Où trouver ces données

Ces données se trouvent souvent dans un système de gestion des tâches ou de planification, comme SAP Financial Closing cockpit, où les listes de tâches de clôture comportent des dates de fin prévues.

Exemples
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Heure de fin
EndTime
Horodatage indiquant le moment où une activité a été achevée.
Description

L’heure de fin marque l’achèvement d’une tâche. Pour certains événements instantanés consignés dans le système, elle peut correspondre à l’heure de début. Pour les activités dont la durée est mesurable, elle indique l’horodatage de fin.

Associé à l’heure de début, cet attribut est indispensable au calcul de la durée de traitement de chaque activité. Il est essentiel pour analyser les performances, repérer les goulots d’étranglement et optimiser la répartition des ressources. Des Dashboards comme celui de l’efficacité de la répartition des ressources s’appuient largement sur des heures de fin exactes pour calculer le temps que les utilisateurs consacrent aux tâches.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de calculer la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement et analyser l’efficacité.

Où trouver ces données

Comme l’heure de début, cet attribut peut provenir de différents champs d’horodatage. Pour certaines activités, il peut correspondre à l’heure de début. Pour d’autres, il peut s’agir d’un champ distinct indiquant la date d’achèvement ou de modification dans les tables de l’application ou les journaux de modification (CDHDR et CDPOS).

Exemples
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Numéro de compte général
GlAccountNumber
Identifiant d’un compte précis dans le grand livre.
Description

Le numéro de compte général identifie les comptes utilisés pour enregistrer les opérations financières, comme la trésorerie, les dettes fournisseurs ou les produits. De nombreuses activités de clôture de période, telles que les rapprochements et les écritures d’ajustement, sont directement liées à des comptes généraux précis.

Cet attribut est essentiel à l’analyse détaillée des processus financiers. Le Dashboard « Analyse des écritures d’ajustement » l’utilise pour présenter le volume d’ajustements par compte et aider à repérer les domaines problématiques. Le KPI « Temps moyen de rapprochement des comptes généraux » s’appuie également sur cet attribut pour localiser les retards associés à certains comptes.

Pourquoi est-ce important ?

Relie les activités du processus à des comptes financiers précis, ce qui permet d’analyser en détail les rapprochements et les écritures comptables afin d’identifier les causes profondes des problèmes.

Où trouver ces données

Présent dans les tables de postes des documents financiers, principalement BSEG (champ HKONT) ou dans la table universelle du journal comptable ACDOCA de S/4HANA.

Exemples
113100004000000073000000
Numéro de document
DocumentNumber
Identifiant unique d’un document financier, par exemple une écriture comptable.
Description

SAP attribue un numéro unique à chaque écriture financière. Ce numéro sert de référence principale pour suivre et auditer les opérations individuelles qui composent les activités du processus de clôture.

Bien qu’il ne constitue pas à lui seul un ID de cas, il renvoie directement au système source. Les analystes peuvent l’utiliser pour passer d’une vue Process Mining aux détails de l’opération correspondante dans SAP S/4HANA et en rechercher la cause profonde. Il est particulièrement utile pour examiner des écritures d’ajustement ou des écritures de rapprochement précises.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit une référence directe à l’opération correspondante dans SAP, ce qui facilite l’accès aux détails et l’audit à partir du modèle de processus.

Où trouver ces données

Situé dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ BELNR) et dans les tables de postes telles que BSEG ou ACDOCA.

Exemples
100000045190000001300000023
Statut du rapprochement
ReconciliationStatus
Statut d’une activité de rapprochement de compte, par exemple « Ouvert », « En cours » ou « Approuvé ».
Description

Cet attribut suit l’état du processus de rapprochement pour un compte ou une tâche donnée. Il indique si le rapprochement a commencé, a été soumis pour examen, approuvé ou rejeté. Les changements de statut constituent des événements importants du processus.

Il est essentiel au Dashboard « Analyse des retouches de rapprochement ». L’analyse de la séquence des statuts permet de repérer les cas où un statut « Approuvé » est suivi d’ajustements supplémentaires, signe de retouches. Cet attribut contribue aussi au KPI « Taux de rapprochement approuvé du premier coup », en indiquant quels rapprochements sont approuvés sans rejet ni réouverture préalable.

Pourquoi est-ce important ?

Suit l’avancement et le résultat des tâches de rapprochement, ce qui permet de repérer les retouches, de mesurer les taux d’approbation et d’analyser les goulots d’étranglement.

Où trouver ces données

Ces informations sont généralement stockées dans les tables associées à l’outil de rapprochement utilisé, comme SAP Financial Closing cockpit ou SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine.

Exemples
Non commencéEn préparationApprouvéRejeté
Utilisateur responsable
ResponsibleUser
Identifiant de l’utilisateur qui a exécuté l’activité ou qui est responsable de la tâche.
Description

Cet attribut identifie l’employé qui a effectué une tâche donnée, comme la comptabilisation d’une écriture ou l’approbation d’un rapprochement. Il est généralement enregistré sous forme d’identifiant utilisateur dans les journaux système et les en-têtes de documents.

L’analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, les performances individuelles et les besoins de formation. Le Dashboard d’efficacité de la répartition des ressources utilise directement cet attribut pour visualiser les temps de traitement des activités par utilisateur. Il peut aussi aider à repérer les tâches à automatiser en mettant en évidence celles que de nombreux utilisateurs effectuent de façon répétitive.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie les activités du processus aux personnes qui les ont effectuées. Il permet d’analyser la charge de travail, d’optimiser les ressources et de gérer les performances.

Où trouver ces données

Cet attribut figure généralement dans les tables d’en-tête de documents comme BKPF (champ USNAM, nom d’utilisateur) ou dans les tables de documents de modification comme CDHDR (champ USERNAME).

Exemples
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP (T-code) utilisé pour exécuter l’activité.
Description

Un code de transaction est un raccourci qui permet de lancer une fonction ou un programme précis dans SAP. Par exemple, FB01 sert à comptabiliser un document et FAGLB03 à afficher les soldes des comptes généraux. Le T-code indique souvent clairement la nature technique de l’activité réalisée.

Cet attribut aide à définir les activités du modèle de processus. Il permet de distinguer de manière fiable les activités automatisées des activités manuelles et de comprendre précisément comment une tâche a été exécutée dans le système. L’analyse des T-codes peut révéler des méthodes non standard ou inefficaces utilisées par les employés.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue technique, au niveau du système, de la manière dont une activité a été réalisée. Cette information permet de repérer les étapes manuelles ou automatisées ainsi que les procédures non standard.

Où trouver ces données

Présent dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ TCODE) ou dans les journaux des modifications.

Exemples
FB01FAGL_FCVF.13
Correspond à une retouche de rapprochement
IsReconciliationRework
Indicateur booléen vrai lorsqu’une activité de rapprochement est suivie d’un rejet ou d’ajustements supplémentaires.
Description

Cet attribut calculé repère les retouches dans le sous-processus de rapprochement. La règle signale les activités ou les cas où un rapprochement est rejeté, rouvert après sa soumission ou suivi d’écritures d’ajustement alors qu’il était censé être terminé pour un compte général.

Cet indicateur est conçu pour alimenter le Dashboard « Analyse des retouches de rapprochement » et le KPI « Taux de retouches de rapprochement ». Il transforme des séquences de processus complexes en un attribut simple et mesurable qui quantifie les retouches et aide les équipes à améliorer la qualité dès la première exécution.

Pourquoi est-ce important ?

Quantifie directement les retouches, une source importante d’inefficacité des processus, et permet de cibler les analyses et les améliorations de la qualité des rapprochements.

Où trouver ces données

Calculé à partir de la séquence des activités. Par exemple, l’indicateur passe à vrai si la séquence « Rapprochement approuvé » est suivie de « Écriture d’ajustement comptabilisée » pour le même compte général au cours de la même période.

Exemples
truefalse
Date d’achèvement réelle
ActualCompletionDate
Date réelle d’achèvement d’une activité importante ou de l’ensemble de la clôture de période.
Description

Cet attribut enregistre la date réelle d’achèvement d’une étape importante. Il correspond à l’horodatage de l’approbation finale des états financiers ou de la clôture de la période comptable.

Il complète TargetCompletionDate et est essentiel pour mesurer le respect des délais. Le Dashboard « Respect des échéances de reporting » et le KPI « Taux de production des états financiers dans les délais » comparent directement les dates réelles et les dates cibles afin de calculer les écarts et les taux de respect des échéances.

Pourquoi est-ce important ?

Indique la date réelle des étapes importantes, nécessaire pour mesurer le respect des échéances prévues et analyser les retards.

Où trouver ces données

Dérivé de l’EventTime de la dernière activité d’une séquence, par exemple « États financiers approuvés » ou « Période clôturée pour comptabilisation ».

Exemples
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant la dernière actualisation ou extraction des données du système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de la dernière extraction des données. Il indique à quel point les données analysées dans l’outil de Process Mining sont récentes.

Il sert principalement à la gouvernance des données et à informer les utilisateurs. Les lecteurs de Dashboard peuvent voir la date des données analysées, ce qui est particulièrement important pour les Dashboards de suivi quasi en temps réel, comme « État de la clôture périodique en cours ». Ils peuvent ainsi savoir si les données affichées datent d’aujourd’hui, d’hier ou de la semaine dernière.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut informe les utilisateurs de la date des données et leur permet de savoir à quel point les analyses du processus sont récentes.

Où trouver ces données

Il s’agit de métadonnées générées et ajoutées au jeu de données par l’outil d’extraction ou d’ETL au moment de l’exécution.

Exemples
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Devise du document
DocumentCurrency
Code de devise des montants figurant dans le document financier.
Description

Cet attribut précise la devise dans laquelle l’opération a été enregistrée, par exemple USD, EUR ou JPY. Il apporte un contexte essentiel à l’attribut DocumentAmount.

Dans les organisations présentes dans plusieurs pays, l’analyse par devise peut être importante. Elle garantit une interprétation correcte des montants et est nécessaire pour convertir les valeurs dans une devise de reporting unique lors d’une analyse agrégée. Sans ce contexte, il est impossible de comparer ou d’additionner utilement les valeurs de DocumentAmount.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte le contexte nécessaire à l’interprétation correcte des montants, notamment dans un environnement multidevise.

Où trouver ces données

Situé dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ WAERS).

Exemples
USDEURJPY
Est automatisé
IsAutomated
Indicateur booléen précisant si l’activité a été réalisée par un utilisateur système ou par un processus automatisé.
Description

Cet indicateur distingue les tâches réalisées manuellement par une personne de celles exécutées automatiquement par le système, comme un traitement par lots planifié pour l’évaluation des devises ou des opérations de lettrage automatisées. Il est généralement déduit de l’identifiant ResponsibleUser (par exemple, si l’utilisateur est « SAP_BATCH ») ou du TransactionCode.

Cet attribut est essentiel pour comprendre le degré d’automatisation du processus de clôture. Il aide à repérer les possibilités d’automatisation en mettant en évidence les tâches manuelles à fort volume. Il sert également à rechercher les causes profondes des problèmes et à déterminer si les goulots d’étranglement se situent dans les étapes manuelles ou automatisées.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les activités humaines des activités système, ce qui permet de repérer les possibilités d’automatisation et d’analyser l’efficacité des deux types d’activité.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un attribut dérivé, généralement calculé à partir d’une règle appliquée au champ « ResponsibleUser » (par exemple, en recherchant des identifiants d’utilisateur système ou de traitement par lots tels que « BATCHUSER ») ou au code de transaction.

Exemples
truefalse
Est dans les délais
IsOnTime
Indicateur booléen vrai lorsqu’une étape importante est achevée à la date cible ou avant celle-ci.
Description

Cet attribut indique simplement si l’échéance a été respectée. Il est calculé en comparant ActualCompletionDate à TargetCompletionDate pour une étape donnée, comme l’approbation des états financiers.

Il s’agit du calcul central du KPI « Taux de production des états financiers dans les délais ». En convertissant la comparaison des dates en un statut clair, « dans les délais » ou « en retard », il facilite le suivi des performances dans les Dashboards et les rapports. Il aide à mesurer l’efficacité des initiatives visant à accélérer la clôture.

Pourquoi est-ce important ?

Présente le respect des échéances sous la forme d’un résultat clair, positif ou négatif, et facilite le suivi et le reporting des activités terminées dans les délais.

Où trouver ces données

Champ calculé : ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Exemples
truefalse
Montant du document
DocumentAmount
Valeur totale de l’écriture financière dans la devise du document.
Description

Cet attribut représente la valeur monétaire associée à un document financier. Pour les ajustements de fin de période, il peut s’agir du montant de la provision ou de la correction comptabilisée.

L’analyse des montants permet d’évaluer l’importance financière des opérations. Les analystes peuvent ainsi examiner en priorité les écritures d’ajustement de montant élevé, qui présentent un risque financier potentiellement supérieur. Il est également possible de filtrer la cartographie du processus pour ne conserver que les opérations dépassant un certain seuil et se concentrer sur les activités les plus significatives.

Pourquoi est-ce important ?

Ajoute une dimension financière à l’analyse et permet de prioriser les problèmes selon leur incidence monétaire et leur importance.

Où trouver ces données

Cette valeur doit généralement être calculée à partir des tables de postes telles que BSEG ou ACDOCA (champ WRBTR, montant dans la devise du document).

Exemples
15000.00250.75-500.00
Système source
SourceSystemId
Identifiant de l’instance ou du client SAP S/4HANA dont les données ont été extraites.
Description

Cet attribut indique le système d’origine des données. Dans les environnements qui comptent plusieurs instances SAP, par exemple pour différentes régions ou unités opérationnelles, il est essentiel pour distinguer les sources de données.

Il sert principalement à la gouvernance des données, aux audits et à la vérification de leur intégrité. Dans une analyse, il peut servir de filtre pour comparer les processus de différents systèmes sources lorsque leurs données sont réunies dans un même modèle de Process Mining.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut fournit des informations essentielles sur la provenance des données et leur contexte. Il permet d’en connaître clairement l’origine, en particulier dans les environnements comportant plusieurs systèmes.

Où trouver ces données

Il s’agit généralement de métadonnées ajoutées lors de l’extraction des données, souvent à partir de l’identifiant système (SY-SYSID) ou du client (SY-MANDT) dans SAP.

Exemples
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Temps de cycle de clôture de période
PeriodCloseCycleTime
Durée totale d’une clôture de période, de la première à la dernière activité.
Description

Cette métrique représente la durée totale du processus de clôture de période pour un cas donné (période financière). Elle se calcule en soustrayant l’horodatage de la première activité de celui de la dernière activité de la période.

Il s’agit d’un indicateur clé de performance, qui alimente directement le Dashboard « Vue d’ensemble du temps de cycle de clôture de période » et le KPI « Temps de cycle moyen de clôture de période ». Il donne une mesure globale de l’efficacité et de la rapidité du processus de clôture, et permet de comparer les résultats dans le temps ainsi qu’entre différents codes société.

Pourquoi est-ce important ?

Constitue le KPI principal de la durée totale du processus et permet de suivre à un niveau global les gains d’efficacité au fil du temps.

Où trouver ces données

Calculé au niveau du cas : MAX(EventTime) - MIN(EventTime) pour chaque FinancialPeriod.

Exemples
P5D10H30MP7D2HP6D
Type d’écriture comptable
JournalEntryType
Type de document financier comptabilisé, qui distingue les écritures standard, les provisions et les ajustements.
Description

Le type d’écriture comptable, appelé type de document dans la terminologie SAP, est une clé qui classe les documents comptables. Il détermine les types de comptes auxquels un document peut être imputé et permet de distinguer différentes opérations, comme une facture fournisseur (KR), une écriture au grand livre (SA) ou un paiement client (DZ).

Dans le cadre de la clôture de période, cet attribut est essentiel pour isoler certains types d’activités. Il permet, par exemple, de se concentrer sur les écritures d’ajustement pour alimenter le Dashboard « Analyse des écritures d’ajustement » et le KPI « Nombre d’écritures d’ajustement ». Il contribue également au calcul du « Taux d’écritures manuelles ».

Pourquoi est-ce important ?

Classe les opérations financières afin de cibler certains types d’écritures, comme les ajustements manuels, qui comptent pour une clôture de période efficace.

Où trouver ces données

Il s’agit d’un champ standard de la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ BLART).

Exemples
SAKRAB
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités Record to Report : clôture de période et rapprochement

Voici les principales étapes et les jalons du processus à consigner dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser le processus avec précision.
7 Recommandé 7 Facultatif
Activité Description
Début du rapprochement des comptes
Cet événement marque le début du processus manuel ou semi-automatisé de justification des soldes des comptes du grand livre. Il est déduit du passage du statut d’un rapprochement de « Nouveau » à « En cours », ou de la consignation de la première action du préparateur.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé permet de comprendre la durée et les efforts nécessaires à la justification des soldes du bilan. Elle aide à repérer les comptes ou les services qui commencent leurs rapprochements tardivement.

Où trouver ces données

Cet événement est généralement extrait d’un outil dédié au rapprochement, comme SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine, ou d’un autre système tiers. Il est déduit des horodatages des changements de statut.

Données à recueillir

Suivez l’horodatage du premier changement de statut depuis l’état « Non démarré » pour le rapprochement d’un compte du grand livre donné.

Type d’événement inferred
Début du rapprochement intersociétés
Cette activité marque le début du rapprochement des opérations entre différents codes société d’un même groupe. Elle est souvent lancée par l’exécution d’un traitement de rapprochement ou la création d’un nouveau dossier de rapprochement dans l’outil ICMR de SAP.
Pourquoi est-ce important ?

Le rapprochement intersociétés est souvent complexe et long. L’analyse de sa durée et de son déroulement est importante pour optimiser la clôture du groupe et garantir l’exactitude des états financiers consolidés.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit des changements de statut dans le module SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), ou de la création des premiers documents de rapprochement de la période.

Données à recueillir

Suivez la date de création ou l’horodatage du changement de statut des unités de rapprochement dans l’outil ICMR pour la période concernée.

Type d’événement inferred
Écriture d’ajustement comptabilisée
Cet événement correspond à une écriture comptable corrective passée après les premiers rapprochements, généralement pour corriger les écarts repérés lors de la révision. Il s’agit d’une opération explicite comptabilisée dans le grand livre.
Pourquoi est-ce important ?

Un nombre élevé d’écritures d’ajustement indique souvent une qualité insuffisante dès la première exécution des processus en amont ou des rapprochements. Leur analyse est essentielle pour repérer les causes profondes des erreurs et réduire les reprises.

Où trouver ces données

Ces écritures sont enregistrées sous forme de documents explicites dans les tables ACDOCA et BKPF. Elles peuvent être repérées à l’aide de types de documents spécifiques, de dates comptables tardives dans le cycle de clôture ou de descriptions particulières.

Données à recueillir

Filtrez les écritures comptables de la table BKPF en combinant le type de document et la date comptable par rapport aux activités de rapprochement.

Type d’événement explicit
États financiers générés
Cette activité marque la création des états financiers officiels, comme le bilan et le compte de résultat. Elle représente l’aboutissement des processus de comptabilité et de consolidation de fin de période.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante du cycle Record to Report doit être réalisée dans les délais pour respecter les échéances de reporting et fournir des informations à temps aux parties prenantes.

Où trouver ces données

L’idéal est d’extraire cet événement d’un outil de gestion de la clôture financière comme SAP Financial Closing Cockpit, où il correspond à une tâche explicite. Sinon, il faut le déduire des journaux de génération des rapports ou des horodatages de création des fichiers.

Données à recueillir

Suivez le statut d’achèvement de la tâche « Générer les états financiers » dans un outil de clôture, ou analysez les journaux d’exécution des rapports.

Type d’événement inferred
Période comptable clôturée
Cette dernière activité du cycle consiste à clôturer officiellement la période comptable afin d’empêcher toute nouvelle opération. Elle garantit l’intégrité des données utilisées dans les rapports financiers définitifs.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de fin du processus. Elle est indispensable au calcul du temps de cycle total de clôture périodique et à l’analyse des tendances d’achèvement du processus.

Où trouver ces données

Comme pour l’ouverture d’une période, cet événement est extrait des documents de modification (tables CDHDR et CDPOS), qui consignent les mises à jour de la table de contrôle des périodes comptables T001B au moyen de la transaction OB52.

Données à recueillir

Filtrez les journaux de modification de la table T001B pour repérer la clôture de l’exercice et de la période concernés.

Type d’événement explicit
Période ouverte aux écritures
Cet événement marque le début de la période financière, lorsque les périodes comptables sont ouvertes à l’enregistrement des opérations. Il s’agit d’une modification de configuration explicite, consignée dans SAP et effectuée par un administrateur financier, qui autorise les écritures comptables pour la nouvelle période.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de début principal du processus de clôture de fin de période. Elle permet de mesurer précisément le temps de cycle total et fournit un point de départ clair pour l’analyse du processus.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des documents de modification (tables CDHDR et CDPOS), qui consignent les changements apportés à la table de contrôle des périodes comptables T001B, généralement au moyen de la transaction OB52.

Données à recueillir

Filtrez les journaux de modification de la table T001B selon l’exercice et la période concernés.

Type d’événement explicit
Rapprochement du compte approuvé
Cette activité marque l’approbation finale du rapprochement d’un compte du grand livre. Elle confirme que le solde est justifié et que les problèmes éventuels ont été résolus. Elle est déduite du passage au statut « Approuvé » dans un outil de rapprochement.
Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin d’une activité de contrôle importante. Le suivi des délais d’approbation aide à repérer les goulots d’étranglement lors de la révision et permet de mesurer les reprises ainsi que le taux de réussite dès la première exécution.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait d’un système de gestion des rapprochements, comme SAP Account Substantiation and Automation, en suivant l’horodatage du statut d’approbation finale.

Données à recueillir

Repérez l’horodatage auquel le champ de statut du rapprochement passe à son état final « Approuvé ».

Type d’événement inferred
Balance générale préparée
Cet événement indique qu’une balance générale a été générée et enregistrée pour examen. Il constitue un point de contrôle important avant la création des états financiers définitifs. Son extraction repose souvent sur des procédures qui enregistrent le résultat du rapport.
Pourquoi est-ce important ?

La préparation de la balance générale constitue un contrôle qualité important. L’analyse de son calendrier permet d’évaluer si les données sont prêtes pour l’établissement des rapports définitifs et de repérer les retards dans les activités précédentes.

Où trouver ces données

Il ne s’agit souvent pas d’un événement explicite. Il peut être déduit de l’exécution d’une transaction de reporting spécifique si les variantes sont enregistrées avec l’utilisateur et la date, ou si le processus est géré dans un outil comme SAP Financial Closing Cockpit.

Données à recueillir

Une analyse du système est nécessaire pour déterminer s’il existe un mécanisme de journalisation fiable, comme les journaux d’exécution des rapports ou les listes de tâches du cockpit de clôture.

Type d’événement inferred
Charges à payer et provisions comptabilisées
Cet événement correspond à la création d’écritures comptables manuelles pour les charges à payer, les charges constatées d’avance et les autres provisions nécessaires à l’établissement de comptes financiers selon la comptabilité d’engagement. Il s’agit d’opérations explicites comptabilisées dans le grand livre.
Pourquoi est-ce important ?

Le suivi de ces écritures permet d’analyser le volume et le calendrier des ajustements manuels. Un volume élevé peut signaler des possibilités d’automatisation ou d’amélioration des processus en amont.

Où trouver ces données

Ces opérations sont enregistrées sous forme d’écritures explicites dans la table de journal universel ACDOCA et la table d’en-tête BKPF. Elles peuvent être repérées à l’aide des types de documents configurés pour les charges à payer.

Données à recueillir

Filtrez les documents de la table BKPF par type de document (par exemple, « SA » ou des types personnalisés) et par date comptable dans la période concernée.

Type d’événement explicit
États financiers approuvés
Cet événement correspond à l’approbation finale des états financiers par la direction habilitée avant leur publication. Cette étape se déroule souvent hors ligne, mais peut être enregistrée si une procédure d’approbation numérique formelle existe.
Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du dernier contrôle qualité et de conformité. Le suivi de son calendrier est essentiel pour évaluer le respect des échéances de reporting et l’efficacité globale du cycle de révision par la direction.

Où trouver ces données

Cet événement peut être extrait si un flux de travail ou un champ de statut indique l’approbation des états financiers, par exemple dans SAP Financial Closing Cockpit ou un système de gestion documentaire.

Données à recueillir

Repérez un champ de données et un horodatage qui indiquent l’approbation finale du dossier des états financiers.

Type d’événement inferred
Exécution de l’évaluation des devises étrangères
Cette procédure standard de fin de mois réévalue les postes ouverts et les soldes en devises étrangères selon les taux de change de fin de période. L’exécution du programme comptabilise les écarts d’évaluation qui en résultent.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité contribue au respect des normes comptables et à l’exactitude des états financiers. Son suivi permet de vérifier que les évaluations des devises sont effectuées dans les délais.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des journaux d’exécution du programme d’évaluation des devises étrangères (par exemple, FAGL_FCV). Les détails des traitements sont stockés dans les tables TBTCO et TBTCP.

Données à recueillir

Suivez les journaux d’exécution des traitements liés à la transaction FAGL_FCV ou au programme sous-jacent.

Type d’événement explicit
Exécution du lettrage automatique
Cet événement correspond à l’exécution de programmes de lettrage automatique dans SAP, comme le traitement de lettrage GR/IR (réception de marchandises/réception de facture). Ces traitements rapprochent et lettrent les postes ouverts de certains comptes du grand livre, ce qui réduit le travail manuel de rapprochement.
Pourquoi est-ce important ?

Cette activité montre le degré d’automatisation du processus de rapprochement. Les échecs ou les exceptions lors de ces traitements peuvent entraîner beaucoup de travail manuel et des retards.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des journaux d’exécution de traitements par lots spécifiques, comme F.13 ou F.13E pour le lettrage automatique. Les tables TBTCO et TBTCP contiennent les détails d’exécution.

Données à recueillir

Suivez les horodatages de début et de fin des traitements associés à des transactions comme F.13 dans les journaux des traitements SAP.

Type d’événement explicit
Tâches de consolidation exécutées
Cet événement correspond à l’exécution d’activités de consolidation dans SAP Group Reporting, comme la conversion des devises, le reclassement et l’élimination des profits intersociétés. Ces tâches sont généralement gérées et consignées dans le moniteur de consolidation.
Pourquoi est-ce important ?

Pour les organisations qui comptent plusieurs entités juridiques, la consolidation est une étape déterminante du processus. Le suivi de ces tâches aide à optimiser la clôture du groupe et à produire les états financiers consolidés dans les délais.

Où trouver ces données

Cet événement est extrait des journaux de statut du Data Monitor ou du Consolidation Monitor de SAP S/4HANA for Group Reporting. Chaque tâche comporte généralement un utilisateur, un horodatage et un statut.

Données à recueillir

Extrayez les journaux d’exécution des tâches des tables sous-jacentes au moniteur de consolidation de Group Reporting.

Type d’événement explicit
Transfert des données des livres auxiliaires terminé
Cet événement correspond à la fin des traitements par lots qui transfèrent les données récapitulatives des livres auxiliaires, comme les comptes clients, les comptes fournisseurs et la comptabilité des immobilisations, vers le grand livre. Il garantit que toutes les opérations sous-jacentes sont prises en compte dans le grand livre avant le début des procédures de clôture.
Pourquoi est-ce important ?

Les retards de clôture des livres auxiliaires peuvent constituer un goulot d’étranglement majeur pour l’ensemble du processus. Le suivi de cette activité aide à repérer les inefficacités dans la collecte et l’intégration des données provenant des systèmes sources.

Où trouver ces données

Cet événement est déduit du statut de réussite des traitements par lots chargés du règlement des comptes et du transfert des données. Les journaux des traitements figurent dans les tables TBTCO et TBTCP.

Données à recueillir

Repérez et suivez les horodatages de fin des traitements par lots concernés dans la vue des traitements SAP (transaction SM37).

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

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