Votre template de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

SAP S/4HANA
Votre template de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

Votre template de données Record to Report, clôture de période et rapprochement

Ce template fournit un guide complet pour recueillir les données nécessaires à l’analyse de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. Il présente les attributs de données essentiels, les principales activités du processus et des consignes détaillées d’extraction. Utilisez cette ressource pour simplifier la préparation de vos données et commencer votre démarche de Process Mining.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre pour l’analyse du processus
  • Guide d’extraction des données, étape par étape
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Record to Report - Attributs de la clôture de période et du rapprochement

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète le processus Record to Report, de clôture de période et de rapprochement.
3 Obligatoire 7 Recommandé 11 Facultatif
Nom Description
Période financière
FinancialPeriod
Identifiant unique du cycle de reporting financier, tel que « 2023-12 » pour décembre 2023, qui sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.
Description

La période financière constitue l’identifiant de cas principal qui regroupe toutes les activités liées à la clôture des comptes pour une période donnée, généralement un mois calendaire ou une période fiscale. Chaque période financière représente une exécution complète du processus de fin de période.

Dans l’analyse de Process Mining, cet attribut permet de suivre tout le cycle de vie d’une clôture périodique, de son lancement au reporting final. Il sert à comparer les durées de cycle entre différentes périodes, à identifier les parcours récurrents et à analyser les variations entre les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles. En considérant chaque période comme un cas, les analystes peuvent mesurer la performance dans le temps et repérer les goulots d’étranglement systémiques.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui structure l’analyse, permet de comparer les performances de clôture périodique dans le temps et d’identifier les tendances ou les problèmes récurrents.

Où les obtenir

Dérivé de la combinaison des champs Exercice fiscal (GJAHR) et Période de comptabilisation (MONAT) des en-têtes de documents financiers, généralement dans des tables telles que BKPF.

Exemples
2023-122024-032024-T1
Activité
ActivityName
Nom d’une étape ou d’une tâche métier précise exécutée dans le processus de clôture périodique, telle que « Adjusting Journal Entry Posted » ou « Period Closed For Posting ».
Description

Cet attribut représente un événement ou une tâche unique du processus de clôture périodique et de rapprochement de bout en bout. Les activités constituent les éléments de base de la carte du processus et montrent la séquence des travaux réalisés. Elles sont souvent dérivées d’une combinaison de codes de transaction, de types de documents ou de changements de statut dans SAP S/4HANA.

L’analyse des activités est fondamentale en Process Mining. Elle aide à visualiser le déroulement du processus, à repérer les écarts par rapport à la procédure standard, à détecter les goulots d’étranglement lorsque certaines activités prennent trop de temps et à comprendre la fréquence ainsi que l’ordre des tâches. Elle est essentielle pour des Dashboards tels que Period Close Variant Analysis et Current Period Close Status.

Pourquoi c’est important

Définit les étapes du processus, constitue la base de la carte du processus et permet d’analyser son déroulement, ses écarts et ses goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Dérivé de différentes sources, telles que les codes de transaction (TCODE), les types de documents (BLART) ou les champs de statut des tables liées aux tâches de clôture financière, par exemple dans SAP Financial Closing Cockpit.

Exemples
Période ouverte aux écrituresRapprochement de compte commencéÉtats financiers générésRapprochement intersociétés commencé
Heure de début
EventTime
Horodatage indiquant le moment où une activité précise a commencé ou a été enregistrée dans le système.
Description

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises auxquelles une activité s’est produite. Pour les écritures financières, il s’agit souvent de l’heure de création (CPUTM) ou de la date de comptabilisation (BUDAT) d’un document. Pour les changements de statut ou les tâches, il s’agit de l’horodatage auquel la modification a été enregistrée.

Cet attribut est essentiel pour ordonner les activités chronologiquement et constitue la base de toutes les analyses temporelles. Il sert à calculer les durées de cycle entre les activités, la durée de tâches précises et la durée globale du processus de bout en bout. Il prend directement en charge des KPI tels que Average Period Close Cycle Time et Avg Reconciliation Approval Time.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage obligatoire permet d’ordonner les événements chronologiquement et constitue la base de tous les calculs de durée et de performance.

Où les obtenir

Provient de champs d’horodatage tels que la date de création (CPUDT) et l’heure de création (CPUTM) dans des tables comme BKPF, ou de champs de date de modification dans différentes tables de statut, par exemple CDHDR et CDPOS.

Exemples
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Code société
CompanyCode
Identifiant unique d’une entité juridique ou d’une société au sein de l’organisation SAP.
Description

Le code société représente une unité comptable indépendante au sein d’une entreprise, pour laquelle il est possible de créer un ensemble complet et autonome de comptes. Toutes les activités de clôture de fin de période sont réalisées au niveau du code société.

Il s’agit d’une dimension organisationnelle fondamentale pour l’analyse financière. Dans le Process Mining, elle permet de comparer le processus de clôture entre différentes entités juridiques. Le Dashboard « Period Close Variant Analysis » utilise le code société pour repérer les incohérences et encourager la standardisation des procédures de clôture.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte organisationnel essentiel, qui permet de comparer les processus entre différentes entités juridiques afin d’identifier les écarts et les meilleures pratiques.

Où les obtenir

Présent dans pratiquement toutes les tables financières de SAP, notamment dans la table d’en-tête BKPF (champ BUKRS).

Exemples
10001710US01DE01
Date cible d’achèvement
TargetCompletionDate
Date prévue ou date limite pour achever une activité essentielle, comme la production des états financiers.
Description

La date cible d’achèvement représente l’échéance interne ou externe d’une étape précise du processus de clôture de fin de période. Il s’agit de la date à laquelle une tâche est censée être terminée.

Cet attribut est essentiel pour mesurer le respect du calendrier et la performance par rapport aux échéances. Il constitue la base du Dashboard « Reporting Deadline Adherence » et du KPI « Financial Statement On-Time Rate », qui comparent cette date cible à ActualCompletionDate. L’analyse des écarts aide les organisations à comprendre et à améliorer leur capacité à clôturer dans les délais.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance par rapport aux échéances et de mesurer puis d’améliorer le taux d’achèvement dans les délais des activités de clôture essentielles.

Où les obtenir

Ces données se trouvent souvent dans un système de gestion des tâches ou de planification, comme SAP Financial Closing cockpit, où les listes de tâches de clôture sont définies avec des dates de fin prévues.

Exemples
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Heure de fin
EndTime
Horodatage indiquant le moment où une activité a été terminée.
Description

L’heure de fin marque l’achèvement d’une tâche. Dans certains cas, elle peut être identique à l’heure de début pour les événements instantanés enregistrés dans le système. Pour les activités dont la durée est mesurable, elle correspond à l’horodatage de finalisation.

Associé à l’heure de début, cet attribut est essentiel pour calculer le ProcessingTime de chaque activité. Il est fondamental pour analyser la performance, identifier les goulots d’étranglement et optimiser l’allocation des ressources. Des Dashboards tels que Resource Allocation Efficiency dépendent largement de l’exactitude des heures de fin pour calculer le temps nécessaire aux utilisateurs pour effectuer les tâches.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer la durée des activités, ou Processing Time, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et analyser l’efficacité.

Où les obtenir

Comme l’heure de début, cette valeur peut provenir de différents champs d’horodatage. Pour certaines activités, elle peut être identique à l’heure de début. Pour d’autres, elle peut correspondre à une date distincte de fin ou de modification dans les tables applicatives ou les journaux de modification, CDHDR et CDPOS.

Exemples
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Numéro de compte général
GlAccountNumber
Identifiant d’un compte donné dans le grand livre général.
Description

Le numéro de compte du grand livre général (GL) identifie les comptes utilisés pour enregistrer les opérations financières, comme la trésorerie, les dettes fournisseurs ou les produits. De nombreuses activités de clôture de fin de période, telles que les rapprochements et les écritures d’ajustement, sont directement liées à des comptes généraux précis.

Cet attribut est essentiel pour analyser les processus financiers dans le détail. Le Dashboard « Adjusting Journal Entry Analysis » l’utilise pour afficher le volume des ajustements par compte et ainsi repérer les zones problématiques. Le KPI « Avg GL Account Reconciliation Time » s’appuie également sur cet attribut pour identifier les retards liés à certains comptes.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus à des comptes financiers précis, ce qui permet d’analyser en détail les rapprochements et les écritures comptables afin d’identifier les causes profondes des problèmes.

Où les obtenir

Présent dans les tables de postes des documents financiers, principalement BSEG (champ HKONT) ou dans la table de journal universel ACDOCA de S/4HANA.

Exemples
113100004000000073000000
Numéro de document
DocumentNumber
Identifiant unique d’un document financier, tel qu’une écriture comptable.
Description

Le numéro de document est une clé unique attribuée par SAP à chaque enregistrement financier. Il constitue la référence principale pour suivre et auditer les opérations individuelles qui composent les activités du processus de clôture.

Bien qu’il ne s’agisse pas en soi d’un identifiant de cas, il fournit un lien essentiel vers le système source. Les analystes peuvent utiliser le numéro de document pour passer d’une vue de Process Mining aux détails de l’opération correspondante dans SAP S/4HANA et analyser les causes profondes. Il est particulièrement utile pour examiner des écritures d’ajustement ou des écritures de rapprochement précises.

Pourquoi c’est important

Fournit une référence directe vers l’opération sous-jacente dans SAP, ce qui facilite l’exploration détaillée et l’audit depuis le modèle de processus.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ BELNR) et dans des tables de postes telles que BSEG ou ACDOCA.

Exemples
100000045190000001300000023
Statut du rapprochement
ReconciliationStatus
Statut d’une activité de rapprochement de compte, par exemple « Open », « In Progress » ou « Approved ».
Description

Cet attribut suit l’état du processus de rapprochement pour un compte ou une tâche donnée. Il indique si un rapprochement a été commencé, soumis pour révision, approuvé ou rejeté. Les changements de statut constituent des événements essentiels du processus.

Il est fondamental pour le Dashboard « Reconciliation Rework Analysis ». L’analyse de la séquence des statuts permet d’identifier les situations dans lesquelles le statut « Approved » est suivi de nouveaux ajustements, ce qui révèle une reprise. Cet attribut contribue également au KPI « First-Pass Reconciliation Rate » en indiquant quels rapprochements sont approuvés sans rejet ni réouverture préalable.

Pourquoi c’est important

Suit l’avancement et le résultat des tâches de rapprochement, ce qui permet d’identifier les reprises, de mesurer les taux d’approbation et d’analyser les goulots d’étranglement.

Où les obtenir

Ces informations sont généralement stockées dans les tables associées à l’outil de rapprochement utilisé, comme SAP Financial Closing cockpit ou SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Exemples
Non commencéEn préparationApprouvéRejeté
Utilisateur responsable
ResponsibleUser
Identifiant de l’utilisateur qui a exécuté l’activité ou qui est responsable de la tâche.
Description

Cet attribut identifie le collaborateur qui a effectué une tâche donnée, comme la comptabilisation d’une écriture ou l’approbation d’un rapprochement. Il est généralement enregistré sous la forme d’un identifiant utilisateur dans les journaux système et les en-têtes de documents.

L’analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge, la performance individuelle et les besoins de formation. Le Dashboard Resource Allocation Efficiency utilise directement cet attribut pour visualiser les temps de traitement des activités par utilisateur. Il peut également aider à identifier les tâches susceptibles d’être automatisées en mettant en évidence les tâches très répétitives effectuées par de nombreux utilisateurs.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus aux personnes qui les ont réalisées, ce qui permet d’analyser la charge, d’optimiser les ressources et de piloter la performance.

Où les obtenir

Se trouve généralement dans les tables d’en-tête des documents, telles que BKPF, champ USNAM, ou dans les tables de documents de modification, telles que CDHDR, champ USERNAME.

Exemples
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Code de transaction
TransactionCode
Code de transaction SAP (T-code) utilisé pour exécuter l’activité.
Description

Un code de transaction est un raccourci permettant de lancer une fonction ou un programme précis dans SAP. Par exemple, FB01 sert à enregistrer un document et FAGLB03 à afficher les soldes des comptes généraux. Le T-code fournit souvent un indicateur technique clair de l’activité exécutée.

Cet attribut aide à définir les activités du modèle de processus. Il permet de distinguer de manière fiable les activités automatisées des activités manuelles et de comprendre précisément comment une tâche a été exécutée dans le système. L’analyse des T-codes peut révéler des méthodes non standard ou inefficaces utilisées par les collaborateurs.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue technique, au niveau du système, de la manière dont une activité a été exécutée. Cette information est utile pour repérer les étapes manuelles ou automatisées ainsi que les procédures non standard.

Où les obtenir

Présent dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ TCODE) ou dans les journaux des documents de modification.

Exemples
FB01FAGL_FCVF.13
Date réelle d’achèvement
ActualCompletionDate
Date réelle à laquelle une activité essentielle ou l’ensemble de la clôture de fin de période a été achevé.
Description

Cet attribut enregistre la date réelle d’achèvement d’une étape importante. Il correspond à l’horodatage de l’approbation finale des états financiers ou de la clôture de la période d’enregistrement.

Il est le pendant de TargetCompletionDate et est essentiel pour mesurer la performance dans les délais. Le Dashboard « Reporting Deadline Adherence » et le KPI « Financial Statement On-Time Rate » comparent directement les dates réelle et cible afin de calculer l’écart et le taux de respect des échéances.

Pourquoi c’est important

Fournit le calendrier réel des étapes importantes, nécessaire pour mesurer la performance par rapport aux échéances prévues et analyser les retards.

Où les obtenir

Provient de l’EventTime de la dernière activité d’une séquence, comme « Financial Statements Approved » ou « Period Closed For Posting ».

Exemples
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Horodatage indiquant le moment où les données ont été actualisées ou extraites pour la dernière fois du système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l’heure de l’extraction de données la plus récente. Il précise le degré d’actualité des données analysées dans l’outil de Process Mining.

Il sert principalement à la gouvernance des données et à informer les utilisateurs. Les utilisateurs d’un Dashboard peuvent voir jusqu’à quelle date l’analyse est à jour, ce qui est particulièrement important pour les Dashboards de suivi quasi temps réel tels que Current Period Close Status. Ils peuvent ainsi savoir s’ils consultent les données du jour, de la veille ou de la semaine précédente.

Pourquoi c’est important

Informe les utilisateurs sur l’actualité des données et leur permet de comprendre jusqu’à quelle date les analyses du processus sont à jour.

Où les obtenir

Il s’agit de métadonnées générées et horodatées dans le jeu de données par l’outil d’extraction des données ou l’outil ETL au moment de son exécution.

Exemples
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Devise du document
DocumentCurrency
Code devise des montants figurant dans le document financier.
Description

Cet attribut précise la devise dans laquelle l’opération a été enregistrée, par exemple USD, EUR ou JPY. Il fournit le contexte nécessaire à l’attribut DocumentAmount.

Dans les organisations internationales, l’analyse par devise peut être importante. Elle garantit une interprétation correcte des valeurs monétaires et est nécessaire pour convertir les montants dans une devise de reporting unique lors d’une analyse agrégée. Sans ce contexte, les valeurs de DocumentAmount ne peuvent pas être comparées ni additionnées de manière pertinente.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte nécessaire à l’interprétation des valeurs monétaires, en particulier dans un environnement multidevise.

Où les obtenir

Situé dans la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ WAERS).

Exemples
USDEURJPY
Durée du cycle de clôture de fin de période
PeriodCloseCycleTime
Temps total nécessaire à une période financière, de la première à la dernière activité.
Description

Cette métrique représente la durée de bout en bout du processus de clôture de fin de période pour un cas donné (Financial Period). Elle est calculée comme la différence entre l’horodatage de la toute dernière activité et celui de la toute première activité de cette période.

Il s’agit d’un indicateur clé de performance principal, qui alimente directement le Dashboard « Period Close Cycle Time Overview » et le KPI « Average Period Close Cycle Time ». Il fournit une mesure globale de l’efficacité et de la rapidité du processus de clôture, permettant des comparaisons dans le temps et entre différents codes société.

Pourquoi c’est important

Représente le KPI principal de la durée globale du processus et permet de suivre à un niveau général les gains d’efficacité au fil du temps.

Où les obtenir

Calculé au niveau du cas : MAX(EventTime) - MIN(EventTime) pour chaque FinancialPeriod.

Exemples
P5D10H30MP7D2HP6D
Est automatisé
IsAutomated
Indicateur booléen précisant si l’activité a été exécutée par un utilisateur système ou par un processus automatisé.
Description

Cet indicateur distingue les tâches exécutées manuellement par un utilisateur de celles exécutées automatiquement par le système, comme un traitement batch planifié pour la valorisation des devises ou des opérations de lettrage automatisées. Il est généralement dérivé de l’identifiant ResponsibleUser (par exemple, lorsque l’utilisateur est « SAP_BATCH ») ou du TransactionCode.

Cet attribut est essentiel pour comprendre le niveau d’automatisation du processus de clôture. Il aide à repérer les possibilités d’automatisation supplémentaires en mettant en évidence les tâches manuelles à fort volume. Il est également utilisé pour l’analyse des causes profondes afin de déterminer si les goulots d’étranglement se situent dans des étapes manuelles ou automatisées.

Pourquoi c’est important

Distingue les activités humaines des activités système, ce qui est essentiel pour repérer les possibilités d’automatisation et analyser l’efficacité de chacune.

Où les obtenir

Il s’agit d’un attribut dérivé, souvent fondé sur une règle appliquée au champ « ResponsibleUser », par exemple la recherche d’identifiants d’utilisateurs système ou batch tels que « BATCHUSER », ou sur le code de transaction.

Exemples
truefalse
Est réalisé dans les délais
IsOnTime
Indicateur booléen vrai lorsqu’une étape importante est achevée à la date cible ou avant celle-ci.
Description

Cet attribut fournit un résultat binaire simple concernant le respect du calendrier. Il est calculé en comparant ActualCompletionDate et TargetCompletionDate pour une étape donnée, comme l’approbation des états financiers.

Il constitue le calcul central du KPI « Financial Statement On-Time Rate ». Il simplifie le suivi de la performance en transformant la comparaison des dates en un statut clair, « dans les délais » ou « en retard », facilement visualisable dans les Dashboards et les rapports. Il aide à mesurer l’efficacité des initiatives visant à accélérer la clôture.

Pourquoi c’est important

Simplifie l’analyse du respect des échéances en la ramenant à un résultat clair de réussite ou d’échec, ce qui facilite le suivi et le reporting de la performance dans les délais.

Où les obtenir

Champ calculé : ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Exemples
truefalse
Est une reprise de rapprochement
IsReconciliationRework
Indicateur booléen vrai lorsqu’une activité de rapprochement est suivie d’un rejet ou de nouveaux ajustements.
Description

Cet attribut calculé identifie les reprises au sein du sous-processus de rapprochement. La logique signale les activités ou les cas dans lesquels un rapprochement est rejeté, rouvert après sa soumission, ou dans lesquels des écritures d’ajustement sont enregistrées alors qu’un rapprochement était supposé terminé pour un compte général.

Cet indicateur est spécialement conçu pour alimenter le Dashboard « Reconciliation Rework Analysis » et le KPI « Reconciliation Rework Rate ». Il transforme des séquences de processus complexes en un attribut simple et mesurable qui quantifie l’ampleur des reprises et aide les équipes à améliorer la qualité dès la première exécution.

Pourquoi c’est important

Quantifie directement les reprises, une forme importante d’inefficacité des processus, et permet de cibler les analyses et les actions d’amélioration de la qualité des rapprochements.

Où les obtenir

Calculé à partir de la séquence des activités. Par exemple, l’indicateur prend la valeur true si la séquence « Reconciliation Approved » est suivie de « Adjusting Journal Entry Posted » pour le même compte général au cours de la même période.

Exemples
truefalse
Montant du document
DocumentAmount
Valeur totale de l’écriture financière dans la devise du document.
Description

Cet attribut représente la valeur monétaire associée à un document financier. Pour les ajustements de fin de période, il peut s’agir du montant de la provision ou de la correction enregistrée.

L’analyse du montant est utile pour évaluer la matérialité. Elle permet aux analystes de prioriser l’examen des écritures d’ajustement de montant élevé, qui peuvent présenter un risque financier plus important. Elle peut également servir à filtrer la cartographie du processus afin de se concentrer sur les opérations dépassant un certain seuil et de simplifier la vue en ne conservant que les activités les plus significatives.

Pourquoi c’est important

Ajoute une dimension financière à l’analyse et permet de prioriser les problèmes selon leur impact monétaire et leur matérialité.

Où les obtenir

Cette valeur doit généralement être agrégée à partir de tables de postes telles que BSEG ou ACDOCA (champ WRBTR, montant dans la devise du document).

Exemples
15000.00250.75-500.00
Système source
SourceSystemId
Identifiant de l’instance ou du client SAP S/4HANA précis à partir duquel les données ont été extraites.
Description

Cet attribut précise le système d’origine des données. Dans les environnements comportant plusieurs instances SAP, par exemple pour différentes régions ou unités opérationnelles, ce champ est essentiel pour distinguer les sources de données.

Il sert principalement à la gouvernance des données, à l’audit et au maintien de leur intégrité. Dans l’analyse, il peut être utilisé comme filtre pour comparer les processus entre différents systèmes sources lorsqu’ils sont regroupés dans un même modèle de Process Mining.

Pourquoi c’est important

Fournit les informations essentielles sur la traçabilité et le contexte des données, en clarifiant leur origine, notamment dans les environnements multisystèmes.

Où les obtenir

Il s’agit généralement de métadonnées ajoutées lors de l’extraction des données, souvent à partir de l’identifiant système (SY-SYSID) ou du client (SY-MANDT) dans SAP.

Exemples
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Type d’écriture comptable
JournalEntryType
Type de document financier enregistré, qui distingue les écritures standard, les provisions et les ajustements.
Description

Le type d’écriture comptable, appelé type de document dans la terminologie SAP, est une clé qui classe les documents comptables. Il détermine les types de comptes auxquels un document peut être enregistré et sert à distinguer différentes opérations métier, comme une facture fournisseur (KR), une écriture au grand livre général (SA) ou un paiement client (DZ).

Dans le contexte de la clôture de fin de période, cet attribut est essentiel pour isoler certains types d’activités. Il permet notamment aux analystes de se concentrer sur les écritures d’ajustement afin d’alimenter le Dashboard « Adjusting Journal Entry Analysis » et le KPI « Adjusting Journal Entries Count ». Il contribue également au calcul du « Manual Postings Ratio ».

Pourquoi c’est important

Catégorise les opérations financières et permet de concentrer l’analyse sur certains types d’écritures, notamment les ajustements manuels, qui sont essentiels au bon déroulement de la clôture de fin de période.

Où les obtenir

Il s’agit d’un champ standard de la table d’en-tête des documents financiers BKPF (champ BLART).

Exemples
SAKRAB
Obligatoire Recommandé Facultatif

Record to Report - Activités de clôture de période et de rapprochement

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir et optimiser précisément le processus.
7 Recommandé 7 Facultatif
Activité Description
Écriture d’ajustement comptabilisée
Cet événement représente une écriture comptable corrective effectuée après les premiers rapprochements, généralement pour corriger des écarts détectés lors du contrôle. Il s’agit d’une transaction explicite comptabilisée dans le grand livre.
Pourquoi c’est important

Une fréquence élevée d’écritures d’ajustement indique une qualité insuffisante dès la première exécution des processus ou des rapprochements en amont. L’analyse de ces écritures est essentielle pour identifier les causes profondes des erreurs et réduire les reprises.

Où les obtenir

Ces écritures sont enregistrées explicitement dans les tables ACDOCA et BKPF. Elles peuvent être identifiées par des types de documents spécifiques, des dates de comptabilisation tardives dans le cycle de clôture ou des descriptions textuelles particulières.

Collecte

Filtrez les écritures comptables de BKPF en combinant le type de document et la date de comptabilisation par rapport aux activités de rapprochement.

Type d’événement explicit
États financiers générés
Cette activité marque la création des états financiers officiels, tels que le bilan et le compte de résultat. Elle représente l’aboutissement des processus de comptabilité et de consolidation de fin de période.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure du cycle Record to Report. Son calendrier est déterminant pour respecter les échéances de reporting et fournir des informations en temps utile aux parties prenantes.

Où les obtenir

La meilleure méthode consiste à extraire cet événement d’un outil de gestion de la clôture financière tel que SAP Financial Closing Cockpit, où il correspond à une tâche explicite. À défaut, il doit être déduit des journaux de génération des rapports ou des horodatages de création des fichiers.

Collecte

Suivez le statut d’achèvement de la tâche « Generate Financial Statements » dans un outil de clôture, ou analysez les journaux d’exécution des rapports.

Type d’événement inferred
Période clôturée aux écritures
Il s’agit de la dernière activité du cycle : la période de comptabilisation est officiellement clôturée afin d’empêcher toute transaction supplémentaire. Cette action garantit l’intégrité des données utilisées pour les rapports financiers finalisés.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l’événement de fin définitif du processus. Elle est essentielle pour calculer la durée totale du cycle de clôture périodique et analyser les tendances d’achèvement du processus.

Où les obtenir

Comme pour l’ouverture d’une période, cet événement est extrait des documents de modification, stockés dans les tables CDHDR et CDPOS, qui enregistrent les mises à jour de la table de contrôle des périodes de comptabilisation T001B via la transaction OB52.

Collecte

Filtrez les journaux de modification de la table T001B afin d’identifier la clôture de l’exercice fiscal et de la période concernés.

Type d’événement explicit
Période ouverte aux écritures
Cet événement marque le début de la période financière, lorsque les périodes comptables sont ouvertes pour l’enregistrement des transactions. Il s’agit d’une modification de configuration explicite et journalisée, effectuée par un administrateur financier dans SAP, qui autorise les écritures comptables pour la nouvelle période.
Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l’événement de début principal du processus de clôture de fin de période. Elle permet de mesurer précisément la durée totale du cycle et fournit un point de départ clair pour l’analyse du processus.

Où les obtenir

Cet événement est extrait des documents de modification, stockés dans les tables CDHDR et CDPOS, qui enregistrent les changements apportés à la table de contrôle des périodes de comptabilisation T001B, généralement au moyen de la transaction OB52.

Collecte

Filtrez les journaux de modification de la table T001B pour la période et l’exercice fiscal concernés.

Type d’événement explicit
Rapprochement de compte approuvé
Cette activité marque l’approbation finale du rapprochement d’un compte du grand livre. Elle confirme que le solde est justifié et que les éventuels problèmes ont été résolus. Elle est déduite du passage du rapprochement au statut « Approuvé » dans un outil de rapprochement.
Pourquoi c’est important

Cette étape marque l’achèvement d’une activité de contrôle importante. Le suivi des délais d’approbation aide à identifier les goulots d’étranglement du processus de contrôle et est essentiel pour mesurer les reprises ainsi que le taux de réussite dès la première exécution.

Où les obtenir

Cet événement est extrait d’un système de gestion des rapprochements, tel que SAP Account Substantiation and Automation, en suivant l’horodatage du statut d’approbation finale.

Collecte

Identifiez l’horodatage auquel le champ de statut d’un rapprochement est mis à jour avec son état final « Approuvé ».

Type d’événement inferred
Rapprochement de compte commencé
Cet événement marque le début du processus manuel ou semi-automatisé de justification des soldes des comptes du grand livre. Il est déduit du passage du statut d’un rapprochement de « Nouveau » à « En cours », ou de l’enregistrement de la première action du préparateur.
Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante pour comprendre la durée et les efforts nécessaires à la justification des comptes de bilan. Elle permet d’identifier les comptes ou les services qui commencent leurs rapprochements tardivement.

Où les obtenir

Cet événement est généralement extrait d’un outil dédié au rapprochement, tel que SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, ou d’autres systèmes tiers. Il est déduit des horodatages des changements de statut.

Collecte

Suivez l’horodatage du premier changement de statut depuis l’état « Non commencé » pour le rapprochement d’un compte du grand livre donné.

Type d’événement inferred
Rapprochement intersociétés commencé
Cette activité marque le début du processus de mise en correspondance et de rapprochement des transactions entre différents codes société d’un même groupe. Elle est souvent lancée par l’exécution d’un traitement de rapprochement ou par la création d’un nouveau cas de rapprochement dans l’outil ICMR de SAP.
Pourquoi c’est important

Le rapprochement intersociétés est souvent complexe et chronophage. L’analyse de sa durée et de son déroulement est essentielle pour optimiser la clôture du groupe et garantir l’exactitude des états financiers consolidés.

Où les obtenir

Cet événement est déduit des changements de statut dans le module SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), ou de la création des premiers documents de rapprochement pour la période.

Collecte

Suivez la date de création ou l’horodatage du changement de statut des unités de rapprochement dans l’outil ICMR pour la période concernée.

Type d’événement inferred
Balance générale préparée
Cet événement indique qu’une balance générale a été générée et enregistrée pour contrôle. Il constitue un point de contrôle important avant l’établissement des états financiers définitifs. L’extraction de cet événement repose souvent sur des procédures dans lesquelles la sortie du rapport est enregistrée.
Pourquoi c’est important

La préparation de la balance générale constitue un contrôle qualité important. L’analyse de son calendrier permet d’évaluer l’état de préparation du reporting final et de repérer d’éventuels retards dans les activités précédentes.

Où les obtenir

Il ne s’agit souvent pas d’un événement explicite. Il peut être déduit de l’exécution d’une transaction de reporting spécifique si les variantes sont enregistrées avec l’utilisateur et la date, ou si le processus est géré dans un outil tel que SAP Financial Closing Cockpit.

Collecte

Une analyse du système est nécessaire pour déterminer s’il existe un mécanisme de journalisation fiable, tel que des journaux d’exécution des rapports ou des listes de tâches du cockpit de clôture.

Type d’événement inferred
États financiers approuvés
Cet événement représente la validation finale des états financiers par la direction habilitée avant leur publication. Il s’agit souvent d’un processus hors ligne, mais il peut être capturé lorsqu’une étape d’approbation numérique formelle existe.
Pourquoi c’est important

Il s’agit du dernier contrôle qualité et de conformité. Le suivi de son calendrier est essentiel pour évaluer le respect des échéances de reporting et l’efficacité globale du cycle de revue par la direction.

Où les obtenir

Cet événement est enregistré lorsqu’un flux de travail ou un champ d’état existe pour l’approbation des relevés, par exemple dans SAP Financial Closing Cockpit ou dans un système de gestion documentaire.

Collecte

Identifiez le champ de données et l’horodatage indiquant l’approbation finale du dossier d’états financiers.

Type d’événement inferred
Exécution du traitement de lettrage automatique
Cet événement représente l’exécution des programmes de lettrage automatique dans SAP, tels que le traitement de lettrage GR/IR (réception de marchandises/réception de facture). Ces traitements mettent en correspondance et lettrent les postes ouverts de certains comptes du grand livre, ce qui réduit les efforts de rapprochement manuel.
Pourquoi c’est important

Cette activité met en évidence le niveau d’automatisation du processus de rapprochement. Les échecs ou les exceptions lors de ces traitements peuvent entraîner un travail manuel important et des retards.

Où les obtenir

Cet événement est extrait des journaux d’exécution de traitements par lots spécifiques, tels que F.13 ou F.13E pour le lettrage automatique. Les tables TBTCO et TBTCP contiennent les détails d’exécution.

Collecte

Surveillez les horodatages de début et de fin des traitements associés à des transactions telles que F.13 dans les journaux de traitements SAP.

Type d’événement explicit
Provisions et charges à payer comptabilisées
Cet événement enregistre la création d’écritures comptables manuelles pour les charges à payer, les charges constatées d’avance et les autres provisions nécessaires à une information financière exacte selon la comptabilité d’engagement. Il s’agit de transactions explicites comptabilisées dans le grand livre.
Pourquoi c’est important

Le suivi de ces écritures permet d’analyser le volume et le calendrier des ajustements manuels. Un volume élevé peut révéler des possibilités d’automatisation ou d’amélioration des processus en amont.

Où les obtenir

Ces écritures sont enregistrées explicitement dans le journal universel, table ACDOCA, ainsi que dans la table d’en-tête BKPF. Elles peuvent être identifiées grâce aux types de documents spécifiques configurés pour les provisions.

Collecte

Filtrez les documents de la table BKPF par type de document, par exemple « SA » ou des types personnalisés, et par date de comptabilisation au cours de la période.

Type d’événement explicit
Tâches de consolidation exécutées
Cet événement représente l’exécution des activités de consolidation dans SAP Group Reporting, telles que la conversion des devises, les reclassements et l’élimination des bénéfices intersociétés. Ces tâches sont généralement gérées et journalisées dans le moniteur de consolidation.
Pourquoi c’est important

Pour les organisations comptant plusieurs entités juridiques, la consolidation constitue une étape déterminante. Le suivi de ces tâches aide à optimiser la clôture du groupe et à garantir la production des états financiers consolidés dans les délais.

Où les obtenir

Cet événement est extrait des journaux de statut du Data Monitor ou du Consolidation Monitor dans SAP S/4HANA for Group Reporting. Chaque tâche comporte généralement un utilisateur, un horodatage et un statut.

Collecte

Extrayez les journaux d’exécution des tâches à partir des tables sous-jacentes du moniteur de consolidation de Group Reporting.

Type d’événement explicit
Traitement d’évaluation des devises étrangères
Il s’agit d’une procédure standard de fin de mois qui consiste à réévaluer les postes ouverts et les soldes en devises étrangères sur la base des taux de change de fin de période. L’exécution de ce programme comptabilise les écarts d’évaluation qui en résultent.
Pourquoi c’est important

Cette activité garantit le respect des normes comptables et fournit une image financière exacte. Son suivi permet de vérifier que toutes les évaluations de devises sont réalisées dans les délais.

Où les obtenir

Cet événement est extrait des journaux d’exécution du programme d’évaluation des devises étrangères, par exemple FAGL_FCV. Les détails des traitements sont stockés dans les tables TBTCO et TBTCP.

Collecte

Surveillez les journaux d’exécution des traitements liés à la transaction FAGL_FCV ou à son programme sous-jacent.

Type d’événement explicit
Transfert des données des sous-livres terminé
Cet événement représente la fin des traitements par lots qui transfèrent les données récapitulatives des sous-livres, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs et la comptabilité des immobilisations, vers le grand livre. Il garantit que toutes les transactions opérationnelles sous-jacentes sont reflétées dans le GL avant le début des procédures de clôture.
Pourquoi c’est important

Les retards dans la clôture des sous-livres peuvent constituer un goulot d’étranglement majeur pour l’ensemble du processus. Le suivi de cette activité aide à identifier les inefficacités liées à la collecte et à l’intégration des données provenant des systèmes sources.

Où les obtenir

Cet événement est déduit du statut de réussite de traitements par lots spécifiques chargés du règlement des livres et du transfert des données. Les journaux des traitements se trouvent dans les tables TBTCO et TBTCP.

Collecte

Identifiez et surveillez les horodatages de fin des traitements par lots concernés dans la vue des traitements SAP, transaction SM37.

Type d’événement explicit
Recommandé Facultatif

Guides d’extraction

Comment extraire vos données de SAP S/4HANA

Prêt à commencer ?

Donnez à votre organisation les moyens d’améliorer son efficacité et sa conformité grâce à ce template de données. Commencez dès aujourd’hui à transformer votre processus Record to Report.

Optimisez dès aujourd’hui votre clôture et vos rapprochements Record to Report

Identifiez les inefficacités et réduisez jusqu’à 30 % la durée de votre cycle de clôture.

Démarrer l’essai gratuit

Aucune carte bancaire requise. Commencez en quelques minutes.