Votre modèle de données pour le traitement de la paie
Votre modèle de données pour le traitement de la paie
- Attributs recommandés pour les dossiers de paie
- Principales étapes du processus, de la soumission au paiement
- Conseils d’extraction adaptés à Workday Payroll
Attributs du traitement de la paie
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Activité
ActivityName
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Nom de l’étape ou de l’événement du processus. | ||
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Description
Cet attribut décrit l’action précise ou le changement de statut survenu au cours du cycle de paie. Ses valeurs correspondent aux étapes standard des processus métier dans Workday, comme « Time Sheet Submitted », « Payroll Record Created » ou « Payment Executed ». Ce champ est essentiel à la découverte des processus et à l’analyse des variantes.
Pourquoi est-ce important ?
Il définit l’ordre des événements et est indispensable pour reconstituer la cartographie du processus.
Où trouver ces données
Transactions des processus métier Workday ou journaux d’audit.
Exemples
Feuille de temps soumiseSalaire brut calculéFichier de virement bancaire généréException d’audit signalée
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Enregistrement de paie
PayrollRecordId
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Identifiant unique de l’enregistrement de paie, composé du salarié et de la période de paie. | ||
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Description
Cet attribut sert d’identifiant central du cas pour le processus. Il identifie de manière unique une seule instance de paie pour un salarié et une période de paie donnés. Dans Workday, il correspond conceptuellement à l’intersection du salarié, de la période et du groupe de paie. Toutes les activités, de la soumission de la feuille de temps au versement final, sont regroupées sous cet ID afin de permettre l’analyse du processus de bout en bout.
Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit du CaseId obligatoire qui relie tous les événements dispersés pour reconstituer une trace de processus cohérente.
Où trouver ces données
Workday Report Writer : extraction depuis l’objet métier « Payroll Result », généralement à partir d’une clé composite Employee_ID et Period_Reference.
Exemples
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
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Heure de début
EventTimestamp
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Date et heure exactes auxquelles l’activité a eu lieu. | ||
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Description
Cet attribut enregistre l’horodatage du début ou de la fin d’une activité donnée. Il fournit la dimension temporelle nécessaire au calcul des temps de cycle et des durées, ainsi qu’à l’identification des goulots d’étranglement. Dans Workday, il correspond au « Completed Moment » ou à l’« Effective Moment » de l’étape du processus métier.
Pourquoi est-ce important ?
Il est nécessaire pour classer les événements par ordre chronologique et calculer tous les indicateurs clés de performance fondés sur le temps.
Où trouver ces données
Historique des processus métier Workday : « Completed Date/Time ».
Exemples
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
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Horodatage de l’extraction ou de la dernière actualisation des données. | ||
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Description
Cet attribut indique la dernière mise à jour de l’enregistrement dans le modèle de données de Process Mining. Il sert à suivre l’actualité des données et à repérer d’éventuels retards de synchronisation entre le système source et l’environnement d’analyse.
Pourquoi est-ce important ?
Il aide les analystes à déterminer si les données sont à jour.
Où trouver ces données
Heure système au moment de l’exécution de l’ETL.
Exemples
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
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Système source
SourceSystem
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Système de référence d’où proviennent les données. | ||
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Description
Cet attribut identifie le système logiciel dans lequel l’événement a été enregistré. Pour ce processus, la valeur sera principalement « Workday Payroll ». Il est essentiel dans les environnements multi-systèmes pour suivre la provenance des données et garantir que leur contexte est correctement pris en compte lors de l’analyse.
Pourquoi est-ce important ?
Il permet de suivre la provenance des données dans les configurations de Process Mining multi-systèmes.
Où trouver ces données
Renseigné en dur lors de l’extraction ou configuré dans le pipeline ETL.
Exemples
Paie WorkdayWorkday HCM
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Automatisé
IsAutomated
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Indique si l’activité a été effectuée par le système. | ||
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Description
Cet attribut booléen indique si une étape donnée a été exécutée par le système Workday, par exemple un calcul programmé, ou par un utilisateur. Il est essentiel pour calculer « ActivityAutomationCost » et repérer les possibilités de traitement sans intervention manuelle.
Pourquoi est-ce important ?
Essentiel pour l’analyse de l’automatisation et l’estimation des coûts.
Où trouver ces données
Audit Workday : vérifiez si l’acteur est « System » ou s’il est différent de « Worker ».
Exemples
truefalse
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Centre de coûts
CostCenter
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Service ou centre de coûts associé à l’enregistrement de paie. | ||
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Description
Cet attribut associe l’enregistrement de paie à une unité organisationnelle précise. Il permet de comparer les résultats entre services et de repérer ceux qui sont souvent à l’origine de retards, par exemple dans l’approbation des feuilles de temps, ou qui présentent un taux d’erreur élevé.
Pourquoi est-ce important ?
Indispensable pour les Dashboards « Time Sheet Approval Performance » et « Audit Exception ».
Où trouver ces données
Objet Workday Worker : « Cost Center » ou « Supervisory Organization ».
Exemples
CC-501 FinanceCC-202 IngénierieCC-101 RH
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Groupe de paie
PayGroup
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Regroupement des employés pour le traitement de la paie. | ||
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Description
Cet attribut identifie le regroupement logique des employés soumis à la même période de paie et aux mêmes règles de traitement (par exemple, « Salariés mensualisés aux États-Unis »). Il s’agit d’un concept fondamental de Workday, utilisé pour segmenter les analyses du « Payroll Preview Iteration Tracker » et du « Tax Calculation Efficiency Monitor ».
Pourquoi est-ce important ?
Dimension principale pour la segmentation opérationnelle dans Workday.
Où trouver ces données
Workday Worker/Payroll Result : « Pay Group ».
Exemples
Salariés mensualisés aux États-UnisEmployés rémunérés à l’heure, paie hebdomadaire au Royaume-UniCadres en France
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Motif de correction
CorrectionReason
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Code de motif sélectionné lors de la correction des données. | ||
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Description
Cet attribut enregistre le motif choisi par l’utilisateur pour l’activité « Data Correction Performed ». Il fournit le niveau de détail nécessaire au Dashboard « Manual Correction and Rework Analysis » pour comprendre les causes profondes, comme « Modification rétroactive » ou « Erreur de saisie ».
Pourquoi est-ce important ?
Élément clé pour l’analyse des causes profondes des reprises.
Où trouver ces données
Workday : champ « Reason » du processus métier Rescind/Correct.
Exemples
Modification rétroactive de la rémunérationAjustement de la feuille de tempsMise à jour du choix des avantages sociaux
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Pays
Country
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Pays ou juridiction fiscale associé à l’enregistrement de paie. | ||
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Description
Cet attribut indique le principal emplacement géographique du calcul de la paie. Il est essentiel au Dashboard « Global Cycle Time Standardization », qui permet aux organisations de comparer les résultats dans différents environnements réglementaires et de repérer les problèmes propres à certaines régions.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les écarts régionaux de temps de cycle et la standardisation à l’échelle mondiale.
Où trouver ces données
Objet Workday Worker : « Primary Work Location » → pays.
Exemples
États-UnisRoyaume-UniFranceAllemagne
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Période de paie
PayPeriod
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Intervalle de temps couvert par l’enregistrement de paie. | ||
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Description
Cet attribut identifie le cycle de paie, par exemple « Octobre 2023 - deux fois par mois ». Il sert à regrouper les enregistrements pour les analyses d’une période à l’autre et est essentiel à la logique d’identification du cas « Payroll Record ».
Pourquoi est-ce important ?
Indispensable au regroupement des cas et à l’analyse temporelle.
Où trouver ces données
Workday Payroll Result : « Period ».
Exemples
2023-10 Mensuelle2023-W42 Hebdomadaire2023-11 Deux fois par mois
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Spécialiste de la paie
PayrollSpecialist
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Utilisateur ou salarié ayant effectué l’activité. | ||
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Description
Cet attribut identifie la personne ou le compte système responsable de l’exécution de l’activité. Dans Workday, il s’agit de l’« Actor » associé à l’étape du processus métier. Il est essentiel pour analyser la productivité des ressources, la séparation des tâches et la répartition de la charge de travail.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser la productivité des spécialistes et les goulots d’étranglement liés aux ressources.
Où trouver ces données
Historique des processus métier Workday : champ « Actor ».
Exemples
John SmithCompte systèmeMaria GarciaPayrollBatchBot
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Type de cycle de paie
PayrollRunType
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Catégorie du cycle de paie, par exemple régulier, hors cycle ou prime. | ||
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Description
Cet attribut classe la nature de l’exécution de la paie. Il est essentiel de distinguer les cycles « Regular », « Correction » et « On-Demand » pour l’analyse, car les cycles hors période correspondent souvent à des reprises ou à des exceptions qui faussent les indicateurs de performance habituels.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de distinguer les processus standard des processus exceptionnels.
Où trouver ces données
Workday Payroll : « Run Category » ou « Result Type ».
Exemples
RégulierHors cycleÀ la demandeRégularisation de fin d’année
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Échéance de traitement du SLA
SLAProcessingDeadline
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Date limite prévue pour générer le fichier de virement bancaire. | ||
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Description
Cet attribut définit l’échéance contractuelle ou interne à laquelle l’activité « Bank Transfer File Generated » doit avoir lieu. Il sert à calculer le « Bank Transfer SLA Adherence Rate » et à visualiser le respect des délais dans le Dashboard.
Pourquoi est-ce important ?
Référence pour le calcul du respect du SLA.
Où trouver ces données
Calculée à partir de la date de fin de la période de paie, à laquelle s’ajoute un décalage configurable (par exemple, 2 jours).
Exemples
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
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Montant du salaire brut
GrossPayAmount
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Montant total du salaire brut calculé pour l’enregistrement. | ||
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Description
Cet attribut contient le montant brut calculé avant déductions. Bien qu’il s’agisse souvent d’une donnée sensible, il peut servir d’indicateur de complexité et de risque. Le Process Mining permet de vérifier si les enregistrements de montants élevés font l’objet de contrôles d’audit plus rigoureux ou prennent plus de temps à approuver.
Pourquoi est-ce important ?
Utilisé comme attribut dimensionnel pour analyser la complexité, si les règles de sécurité le permettent.
Où trouver ces données
Lignes Workday Payroll Result : somme des composantes du salaire brut.
Exemples
5000.002500.5010000.00
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Nombre d’itérations de prévisualisation
PreviewIterationCount
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Nombre cumulé d’étapes de prévisualisation pour cet enregistrement. | ||
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Description
Cette métrique calculée indique combien de fois l’activité « Payroll Result Previewed » a eu lieu pour un dossier donné. Un nombre élevé signale des difficultés à stabiliser les données et constitue la principale donnée d’entrée du « Payroll Preview Iteration Tracker ».
Pourquoi est-ce important ?
Mesure l’efficacité du processus et la stabilité de la qualité des données.
Où trouver ces données
Calcul : nombre d’activités « Payroll Result Previewed » par CaseId.
Exemples
1312
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Région
Region
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Zone géographique étendue, par exemple EMEA, APAC ou Amérique du Nord. | ||
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Description
Cet attribut regroupe les pays en grandes régions opérationnelles. Il permet de suivre l’indicateur « Regional Cycle Time Variance » en comparant à grande échelle les opérations de paie sur des marchés comme l’Amérique du Nord, l’EMEA et l’APAC.
Pourquoi est-ce important ?
Facilite la comparaison des résultats géographiques à grande échelle.
Où trouver ces données
Déduit du pays ou du champ « Region » de l’objet Worker.
Exemples
Amérique du NordEMEAAPACAmérique latine
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Statut de conformité au SLA
SLAComplianceStatus
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Indique si le virement bancaire a été généré dans les délais. | ||
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Description
Cet attribut calculé compare l’heure réelle de l’activité « Bank Transfer File Generated » à l’« Échéance de traitement du SLA ». Les valeurs « Respecté » ou « Dépassé » permettent de repérer immédiatement les problèmes de performance dans le Dashboard « Bank Transfer and SLA Compliance ».
Pourquoi est-ce important ?
Alimente directement l’indicateur clé de conformité au SLA.
Où trouver ces données
Calcul : si EventTime <= SLAProcessingDeadline, alors « Respecté », sinon « Dépassé ».
Exemples
RespectéDépasséÀ risque
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Statut de déclaration fiscale
TaxFilingStatus
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Statut de la déclaration fiscale après la paie. | ||
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Description
Cet attribut suit l’état d’avancement des déclarations réglementaires. Associé à l’activité « Tax Filing Completed », il alimente le Dashboard « Post-Cycle Tax Filing Velocity » et contribue au respect des obligations réglementaires.
Pourquoi est-ce important ?
Essentiel au suivi de la conformité et des risques.
Où trouver ces données
Workday Payroll : historique des déclarations fiscales ou statut de l’intégration.
Exemples
En attenteTerminéRejeté
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Type d’exception d’audit
AuditExceptionType
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Catégorie de défaillance d’audit détectée au cours du cycle. | ||
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Description
Cet attribut classe la règle précise qui a déclenché un événement « Audit Exception Flagged ». Exemples : « Rémunération nette négative », « Écart > 10 % » ou « Numéro d’identification fiscale manquant ». Il alimente la vue « Audit Exception and Quality Control ».
Pourquoi est-ce important ?
Permet de repérer les problèmes précis de qualité des données à corriger.
Où trouver ces données
Rapports d’audit Workday ou résultats des règles de validation.
Exemples
Rémunération nette négativeÉcart importantNuméro de sécurité sociale manquant
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Activités de traitement de la paie
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
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Correction des données effectuée
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Intervention manuelle au cours de laquelle un spécialiste de la paie modifie des données d’entrée ou remplace des valeurs calculées dans un résultat de paie. Cela indique que le calcul initial était incorrect. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Mesure directement les reprises. Réduire cette activité est un objectif majeur des initiatives d’automatisation et d’amélioration de la qualité des données.
Où trouver ces données
Audit Trail Workday de l’objet Pay Result. Recherchez les événements « Field Edit » effectués par des utilisateurs, et non par le système, après le calcul initial.
Données à recueillir
Enregistré lorsqu’un utilisateur valide des modifications dans Pay Result
Type d’événement
explicit
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Enregistrement de paie approuvé
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Finalisation du calcul de paie d’un salarié. Elle a lieu pendant le processus « Run Pay Completion » et verrouille le résultat pour empêcher toute modification ultérieure du calcul. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape clé marque la fin de la phase de calcul et le début de la phase de règlement. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle.
Où trouver ces données
Journaux de la tâche Workday « Run Pay Completion ». Repérez le moment où le statut Pay Result passe à « Complete » ou « Final ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de « Run Pay Completion »
Type d’événement
explicit
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Enregistrement de paie créé
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Initialisation du résultat de paie d’un salarié pour une période donnée. Cette étape a souvent lieu lorsque le processus Pay Calculation détermine que le salarié peut être inclus dans le cycle de paie. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Marque le début officiel du traitement de la paie dans le moteur de paie. Permet de distinguer la préparation des données RH du traitement effectif de la paie.
Où trouver ces données
Horodatage de création de l’objet Workday Payroll « Pay Result » ou début du processus « Run Pay Calculation » pour le salarié.
Données à recueillir
Enregistré lors de l’instanciation de l’objet Pay Result
Type d’événement
explicit
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Exception d’audit signalée
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Le système détecte une erreur de validation ou une alerte d’audit intelligent dans le résultat de paie. Le statut du résultat passe alors à « Error » ou « Requires Action ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cet indicateur est essentiel pour mesurer la conformité et la qualité des données. Des exceptions fréquentes augmentent le coût par bulletin de paie et retardent la finalisation.
Où trouver ces données
Champ Pay Result Status de Workday. Repérez les transitions vers l’état « Error » ou la création d’alertes « Smart Audit ».
Données à recueillir
Comparer le champ de statut avant et après le calcul
Type d’événement
inferred
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Feuille de temps approuvée
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Approbation officielle des heures saisies par un responsable ou un partenaire RH. Ce changement de statut rend les heures disponibles pour l’interface de paie ou le moteur de calcul. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Permet de calculer le délai d’approbation. Les heures non approuvées sont une cause fréquente de régularisations rétroactives et de reprises lors des périodes de paie suivantes.
Où trouver ces données
Historique du processus métier Workday Time Tracking. Recherchez l’événement « Step Completed » dont le type d’étape est « Approval ».
Données à recueillir
Enregistré lorsque le statut de l’étape d’approbation passe à « Completed »
Type d’événement
explicit
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Feuille de temps soumise
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Première soumission des heures par un employé ou un gestionnaire des temps dans le module de suivi des heures. Cet événement marque l’enregistrement des heures brutes dans le flux du système, avant leur examen par un responsable. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Les retards de soumission créent des goulots d’étranglement en aval pendant la période de calcul de la paie. Le suivi de cette étape fournit un point de référence pour mesurer la durée de l’ensemble du cycle de paie.
Où trouver ces données
Journaux d’audit du processus métier Workday Time Tracking. Identifiez l’horodatage de l’événement « Submit » pour la période de paie concernée.
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de l’action « Submit Time »
Type d’événement
explicit
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Fichier de virement bancaire généré
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Création du fichier de transmission bancaire (par exemple, NACHA ou SEPA) contenant les instructions de versement du salaire net. Cette étape a lieu pendant le « Settlement Run ». | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Mesure le respect des SLA pour l’envoi des paiements. Tout retard à cette étape risque de compromettre la date effective de versement des salaires.
Où trouver ces données
Journaux du processus Workday « Run Settlement ». Recherchez la génération du « Payment File » ou la fin de l’événement de règlement.
Données à recueillir
Enregistré lorsque le Settlement Run génère un résultat
Type d’événement
explicit
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Paiement effectué
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Confirmation du versement des fonds ou de l’impression du chèque. Il s’agit de la réalisation financière finale de l’enregistrement de paie. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Marque la fin du processus du point de vue du salarié. La comparaison avec l’heure de génération du fichier de virement bancaire révèle les délais de traitement bancaire.
Où trouver ces données
Statut Workday Settlement. Recherchez les changements de statut vers « Completed » ou les accusés de réception de l’intégration bancaire.
Données à recueillir
Enregistré lorsque le statut Settlement passe à Complete
Type d’événement
explicit
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Salaire brut calculé
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Exécution du moteur de calcul qui détermine la rémunération brute à partir des heures, des taux et des plans de rémunération. Cette activité peut être répétée plusieurs fois si des données sont corrigées. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Un nombre élevé d’itérations peut révéler des problèmes de qualité des données. Cette étape centrale consomme le plus de ressources système et de temps.
Où trouver ces données
Journaux de la tâche Workday « Run Pay Calculation ». Relevez l’horodatage de fin du calcul pour le salarié ou le groupe de paie concerné.
Données à recueillir
Enregistré à la fin de la tâche « Run Pay Calculation »
Type d’événement
explicit
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Aperçu du résultat de paie consulté
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Un utilisateur consulte le résultat de paie calculé ou l’aperçu du bulletin de paie (« Payslip Preview »). Cette activité précède généralement l’approbation et correspond à la phase de vérification. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Plusieurs consultations de l’aperçu sans approbation peuvent signaler une incertitude ou la nécessité d’une vérification hors système. Cette donnée permet d’analyser le comportement des utilisateurs pendant le cycle de vérification.
Où trouver ces données
Journaux d’accès utilisateur ou historique d’exécution des rapports. Recherchez les événements « View » sur l’instance « Pay Result » ou l’exécution des rapports « View Payslip ».
Données à recueillir
Enregistré dans les journaux d’accès au système (événement View)
Type d’événement
explicit
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Bulletin de paie publié
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Le bulletin de paie finalisé est mis à la disposition du salarié. Cette étape est généralement déclenchée après la fin du règlement ou à une date programmée. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape influe sur la satisfaction des salariés. Son suivi garantit la transparence et le respect des lois locales du travail concernant la remise des bulletins.
Où trouver ces données
Déduit de la date « Payslip Available Date » configurée pour le Pay Group ou de l’horodatage de fin du processus « Generate Payslip ».
Données à recueillir
Déduire de la configuration de la date Payslip Available Date
Type d’événement
inferred
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Déclaration fiscale effectuée
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Génération et transmission réussies des déclarations fiscales réglementaires aux administrations. Cette étape a lieu après le paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Garantit le respect des obligations réglementaires. Tout retard dans cette activité postérieure au cycle peut entraîner des pénalités importantes.
Où trouver ces données
Journaux d’intégration des prestataires de paie tiers ou fin des tâches manuelles « Tax Filing » dans la liste de contrôle de clôture de période.
Données à recueillir
Enregistré à la fin de l’événement Tax Integration
Type d’événement
explicit
|
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Données de primes importées
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Importation de données de rémunération externes, comme des commissions, des primes ou des paiements ponctuels, via Enterprise Interface Builder (EIB) ou un connecteur. Cette opération crée ou met à jour des objets Input/One-Time Payment. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Permet de repérer les délais d’intégration. Il est essentiel de vérifier que les données externes arrivent avant l’heure limite de calcul pour garantir l’exactitude de la paie.
Où trouver ces données
Journaux Integration System Event ou Audit Trail pour les processus métier « Request One-Time Payment » ou « Input ».
Données à recueillir
Enregistré lors du chargement EIB ou de l’appel Web Service
Type d’événement
explicit
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Retenues sur avantages sociaux appliquées
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Application des régimes d’avantages sociaux et des règles de retenue au salaire brut afin de déterminer le salaire imposable. Bien que cette activité fasse généralement partie du calcul principal, elle permet d’isoler la phase de traitement des retenues. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Les retards de synchronisation entre HCM Benefits et Payroll sont souvent à l’origine d’erreurs à cette étape. L’isoler permet de repérer les problèmes de configuration ou de circulation des données.
Où trouver ces données
Déduite des détails du journal « Run Pay Calculation » si les sous-processus de retenue sont consignés séparément, ou établie à partir des mises à jour de la section « Deductions » du Pay Result.
Données à recueillir
Comparer les champs de retenue du Pay Result avant et après le calcul
Type d’événement
inferred
|
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