Votre modèle de données Purchase to Pay - Requisition

L'horodatage de l'événement enregistre le moment exact où une activité s'est produite. Ces données de haute précision sont indispensables pour ordonner correctement les événements au sein de chaque cas et calculer la durée entre les différentes étapes du processus.

Dans l'analyse, cet horodatage constitue la base de tous les calculs temporels, notamment les temps de cycle, les temps d'attente et les durées de traitement. Il alimente les Dashboards qui analysent la performance, comme le « Requisition Approval Cycle Time » et l'« Approval Path Bottleneck Analysis ». La précision de ce champ influe directement sur la fiabilité de tous les indicateurs de performance.

Cet attribut fournit l’ordre chronologique des événements et sert de base à tous les calculs de performance et de durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement.

Se trouve généralement avec les enregistrements d'activité ou de changement de statut dans la piste d'audit ou les tables de journaux de transactions de SAP Ariba.

Le Purchase Requisition ID est la clé centrale qui relie toutes les activités associées à une même demande de biens ou de services. Chaque demande d'achat créée dans SAP Ariba reçoit un identifiant unique qui reste inchangé tout au long de son cycle de vie, de la création et de la soumission à l'approbation finale, au refus ou à la clôture.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental pour corréler les cas. Il permet de reconstituer le parcours complet de chaque demande d'achat, de bout en bout, de calculer précisément les temps de cycle, d'identifier les variantes du processus et d'analyser les boucles de reprise. Sans cet identifiant, il serait impossible de distinguer les événements appartenant à différentes demandes d'achat.

Il s'agit de l'identifiant de cas essentiel qui relie toutes les activités associées et permet d'analyser le processus de demande d'achat de bout en bout pour chaque demande unique.

Il s'agit d'un champ de clé primaire dans les principales tables d'en-tête des demandes d'achat de la structure de données SAP Ariba.

Le nom de l’activité décrit une étape ou un jalon du processus de demande d’achat, tel que ’Requisition Created’, ’Approval Step Approved’ ou ’Requisition Closed’. Ces données proviennent généralement des journaux d’événements, des changements de statut ou d’actions précises enregistrées dans SAP Ariba.

Cet attribut est essentiel à la construction de la cartographie du processus, qui représente visuellement le déroulement des activités. En analysant la séquence et la fréquence de ces activités, les analystes peuvent identifier les parcours courants, les goulots d’étranglement, les écarts par rapport à la procédure standard et les zones de reprise. Il constitue la base de toute analyse de Process Mining.

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des demandes d’achat, notamment les goulots d’étranglement et les écarts.

Dérivé des journaux d'événements, des pistes d'audit ou des enregistrements de changement de statut dans SAP Ariba, souvent associés aux tables d'en-tête et de lignes des demandes d'achat.

La catégorie d’article fournit des informations détaillées sur l’achat effectué. Cette classification aide à comprendre les habitudes de dépenses et à appliquer des stratégies et des politiques d’approvisionnement adaptées à chaque catégorie.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour le Dashboard « Analyse des modifications des demandes d’achat », car il peut révéler si certaines catégories d’articles sont davantage sujettes aux modifications, ce qui peut indiquer des spécifications imprécises ou des prix instables. Il permet également de comparer les performances du processus, notamment les délais d’approbation, entre différents types d’achats afin de déterminer si certaines catégories rencontrent davantage de difficultés.

Permet d’analyser les biens ou services achetés afin d’identifier les goulots d’étranglement ou les problèmes de Conformité propres à chaque catégorie.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations se trouvent généralement au niveau de la ligne de la demande d’achat.

Cet attribut indique la valeur financière totale de la demande. Il fournit un contexte métier essentiel pour catégoriser et hiérarchiser les demandes d'achat.

La comparaison des indicateurs du processus avec cette valeur peut révéler des tendances importantes. Par exemple, les demandes d'achat de montant élevé peuvent suivre des parcours d'approbation différents et plus stricts, ou présenter des temps de cycle plus longs. Cet attribut est indispensable pour comprendre l'impact financier des inefficacités du processus et classer les demandes par tranches de valeur à des fins de comparaison.

Il fournit le contexte financier nécessaire pour analyser l’influence de la valeur de la demande d’achat sur le comportement du processus, notamment les délais d’approbation et la complexité du flux de travail.

Consultez la documentation SAP Ariba. Il s'agit d'un champ standard de l'en-tête de la demande d'achat.

Lorsqu’une demande d’achat est refusée, les approbateurs indiquent souvent un motif, saisi en texte libre ou sélectionné dans une liste prédéfinie. Cet attribut conserve ce retour important.

Ces données constituent la base du Dashboard « Analyse du taux de rejet des demandes d’achat ». L’analyse des motifs de rejet les plus fréquents aide à identifier les causes profondes des échecs du processus, telles qu’un codage incorrect, une justification insuffisante ou des problèmes budgétaires. Ces analyses peuvent ensuite servir à améliorer la formation des demandeurs et la qualité des demandes initiales, tout en réduisant les reprises.

Donne une visibilité directe sur les raisons des échecs des demandes d’achat, ce qui permet d’en analyser les causes profondes, de réduire les reprises et d’améliorer le taux de traitement correct dès la première soumission.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont généralement enregistrées dans les commentaires ou l’historique associés à un événement de rejet.

Le niveau d’urgence, souvent représenté par un indicateur de priorité, signale le besoin de l’entreprise de traiter la demande plus rapidement. Il est généralement défini par le demandeur afin que les besoins essentiels soient pris en charge sans délai.

Cet attribut est le principal facteur du Dashboard « Suivi des demandes d’achat urgentes » et du KPI « Délai de traitement des demandes urgentes ». Il permet de comparer directement les temps de cycle des demandes urgentes et standard afin de vérifier l’efficacité du traitement prioritaire. L’analyse des écarts ou des retards concernant les demandes urgentes constitue un cas d’usage important pour garantir la continuité des activités.

Permet de prioriser les analyses et de vérifier si les demandes d’achat hautement prioritaires sont traitées plus rapidement, afin de répondre aux besoins essentiels de l’entreprise.

Consultez la documentation SAP Ariba. Il s’agit souvent d’un champ sélectionnable dans le formulaire de création de la demande d’achat.

Cet attribut définit la variante standard du processus ou la matrice d’approbation à laquelle une demande d’achat doit se conformer selon ses caractéristiques, telles que sa valeur, la catégorie d’article et le service. Il représente le processus cible ou le parcours nominal.

Il est fondamental pour le contrôle de conformité et est utilisé dans le Dashboard « Vue d’ensemble de la conformité des demandes d’achat ». En comparant la séquence réelle des activités au parcours du flux de travail d’approbation attendu, les analystes peuvent détecter automatiquement les violations de politiques, les étapes d’approbation non autorisées ou les contrôles ignorés. Cet élément est essentiel pour l’audit interne et la gestion des risques.

Définit le processus standard à suivre et permet à la vérification de conformité de détecter automatiquement les écarts et les violations de politiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. Cet élément peut être déduit de la configuration de la matrice d’approbation ou d’un champ spécifique de la demande d’achat.

Cet attribut fournit le contexte organisationnel en identifiant la partie de l'entreprise à l'origine de la demande. Il est généralement dérivé du profil utilisateur du demandeur ou renseigné directement dans le formulaire de demande d'achat.

Dans l'analyse, il constitue une dimension particulièrement utile pour filtrer et comparer les résultats. Il est utilisé dans presque tous les Dashboards, comme « Requisition Approval Cycle Time » et « Requisition Rejection Rate Analysis », afin de ventiler les indicateurs par service. Vous pouvez ainsi identifier les services dont les temps de cycle sont les plus longs, les taux de modification les plus élevés ou le plus grand nombre de demandes non conformes, puis cibler les améliorations à mettre en œuvre.

Permet de segmenter et de comparer la performance du processus entre les différentes entités de l'organisation, en mettant en évidence les problèmes propres à chaque service ou les bonnes pratiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. Cette information est généralement disponible dans les données d'en-tête de la demande d'achat, souvent à partir du profil utilisateur du demandeur.

Cet attribut reflète le statut en temps réel d’une demande d’achat, par exemple « En cours de rédaction », « Soumise », « Approuvée », « Refusée » ou « Clôturée ». Il fournit une vue instantanée de la position de chaque cas dans le processus au moment de l’extraction des données.

Le Process Mining reconstitue le déroulement historique, tandis que cet attribut est essentiel au suivi opérationnel. Il constitue le principal point de données du « Suivi en temps réel du statut des demandes d’achat », qui permet aux responsables de visualiser la charge actuelle et d’identifier les demandes bloquées ou en attente depuis trop longtemps. Il offre une visibilité immédiate et concrète sur le flux de demandes d’achat en cours.

Permet de suivre en temps réel le flux des demandes d’achat et d’identifier les demandes bloquées ou en attente depuis trop longtemps avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. Il s’agit d’un champ de statut standard dans l’en-tête de la demande d’achat.

L'attribut utilisateur de l'événement identifie la personne responsable de l'exécution d'une étape précise du processus. Il peut s'agir du salarié qui a soumis la demande d'achat, du responsable qui l'a approuvée ou de l'agent des achats qui l'a traitée.

Cet attribut est essentiel pour analyser la charge de travail, comparer les performances et identifier les besoins de formation. Il alimente le Dashboard « Approver Workload and Performance » en permettant d'analyser les délais d'approbation par utilisateur. Il sert également à rechercher les causes des retards ou des écarts en les reliant à des personnes ou à des équipes précises.

Il permet d’analyser la répartition de la charge, la performance des utilisateurs et l’affectation des ressources, afin d’identifier les goulots d’étranglement causés par certains utilisateurs ou certaines équipes.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont souvent stockées dans les tables de piste d'audit ou d'historique, associées aux données de référence des utilisateurs.

Cet attribut calculé identifie les cas ayant comporté au moins une activité « Demande d’achat modifiée ». Il simplifie le repérage des demandes d’achat qui ont nécessité des changements au cours de leur cycle de vie.

Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de modification des demandes d’achat ». En comptant les cas pour lesquels il est vrai, les analystes peuvent mesurer facilement la fréquence des reprises et en rechercher les causes profondes en la mettant en relation avec d’autres attributs, tels que le « nom du demandeur » ou la « catégorie d’article ».

Simplifie le calcul du KPI de taux de modification, aide à quantifier les reprises et à identifier les domaines nécessitant des spécifications initiales plus claires.

Vrai si un cas contient une ou plusieurs activités « Demande d’achat modifiée », faux dans le cas contraire.

Cet attribut calculé mesure une inefficacité plus large que « IsAmended ». Il signale les cas ayant connu des boucles de reprise importantes, généralement définies par la présence d’un ou plusieurs événements « Étape d’approbation rejetée » ou de plusieurs événements « Demande d’achat modifiée ».

Cet indicateur sert à calculer le KPI « Taux de reprise des demandes d’achat ». Il aide à quantifier les coûts et les retards cachés liés aux échecs du processus. L’analyse des cas marqués comme comportant une reprise peut révéler des tendances liées à certains approbateurs, services ou types de demandes qui créent des difficultés dans le processus.

Identifie les cas présentant des difficultés importantes dans le processus, comme les rejets, afin de cibler l’analyse des causes d’inefficacité et de retard.

Vrai si un cas contient une activité de rejet ou plus d’une activité de modification.

Cet attribut indique la date et l'heure de l'extraction ou de la mise à jour la plus récente d'un événement donné. Il apporte de la transparence sur la fraîcheur des données analysées, ce qui est particulièrement important pour le suivi des processus en cours.

Les analystes utilisent cette information pour évaluer l'actualité des analyses produites. Pour des Dashboards tels que le « Live Requisition Status Tracker », ce champ est essentiel pour indiquer aux utilisateurs le niveau de mise à jour des informations affichées. Il aide à définir les attentes concernant l'actualité des données.

Indique la fraîcheur des données, un élément essentiel pour comprendre l'actualité et la pertinence des analyses de Process Mining.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté à chaque enregistrement lors du processus d'ingestion des données.

Cet attribut distingue les événements automatisés du système, tels que les approbations automatiques ou les changements de statut déclenchés par le système, des activités manuelles réalisées par les utilisateurs. Cette distinction est essentielle pour comprendre le niveau d’automatisation du processus.

Dans les analyses, elle permet de mesurer précisément l’effort humain et d’identifier de nouvelles possibilités d’automatisation. Par exemple, le filtrage des activités manuelles permet de calculer précisément les temps de traitement liés aux utilisateurs. Il aide également à vérifier que les règles automatisées fonctionnent comme prévu dans le processus.

Distingue les actions humaines des actions du système, ce qui est essentiel pour mesurer le taux d’automatisation et identifier de nouvelles possibilités d’automatisation.

Cet attribut est généralement déduit en vérifiant si l’« utilisateur de l’événement » correspond à un identifiant d’utilisateur système ou de traitement par lots.

Cet attribut relie une demande d’achat à son document en aval, la commande d’achat (PO). Sa présence indique qu’une demande a bien été convertie en commande.

Il est essentiel à l’analyse de bout en bout du processus, au-delà de la phase de demande d’achat. Il sert à calculer le KPI « Délai entre la demande d’achat et la commande » en reliant l’événement de création de la demande à celui de création de la commande. Il offre ainsi une vue complète de la première partie du cycle d’approvisionnement.

Relie la demande d’achat à la commande suivante et permet de mesurer le temps de cycle de bout en bout entre la demande d’achat et la commande.

Consultez la documentation SAP Ariba. Cet élément est généralement stocké dans les données de la ligne de demande d’achat après la création d’une commande.

Cet attribut identifie le responsable ou la partie prenante chargé d’une activité d’approbation. Il se distingue de l’« utilisateur de l’événement », car il concerne spécifiquement les tâches d’approbation.

Il s’agit d’un attribut essentiel du Dashboard « Charge et performance des approbateurs ». Il permet de suivre le nombre de demandes d’achat traitées par chaque approbateur ainsi que son délai moyen d’approbation. Ces informations aident à repérer les goulots d’étranglement individuels, à équilibrer les charges de travail et à évaluer les performances par rapport aux objectifs.

Identifie précisément la personne responsable d’une approbation et permet d’analyser en détail la répartition de la charge et la performance des approbateurs.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont stockées dans les données du flux d’approbation associé à la demande d’achat.

Cet attribut au niveau du cas identifie le créateur de la demande d’achat. Il fournit un contexte sur l’origine de la demande et sur la partie prenante concernée.

Dans les analyses, il sert à filtrer le processus et à étudier les comportements selon les demandeurs. Par exemple, les Dashboards « Analyse des modifications des demandes d’achat » et « Analyse du taux de rejet des demandes d’achat » l’utilisent pour identifier les personnes susceptibles d’avoir besoin d’une formation complémentaire en raison d’un taux élevé de modifications ou de rejets. Il contribue à personnaliser les retours et les initiatives d’amélioration.

Identifie le créateur de la demande et permet d’analyser le comportement et la qualité du processus pour chaque demandeur.

Consultez la documentation SAP Ariba. Il s’agit d’un champ standard de l’en-tête de la demande d’achat, souvent intitulé « Créé par » ou « Demandeur ».

Cet attribut identifie l'origine des données du processus. Pour cette vue, la valeur serait toujours « SAP Ariba », mais dans un contexte plus large où les données peuvent être fusionnées à partir de plusieurs systèmes, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données et faciliter le dépannage.

Dans l'analyse, il permet de confirmer l'origine des données et peut servir à filtrer ou à comparer des processus qui s'étendent sur plusieurs systèmes. Il garantit la clarté et la fiabilité de la source des données, deux éléments importants pour obtenir l'adhésion des parties prenantes.

Identifie l'origine des données, ce qui est essentiel pour la gouvernance des données, le dépannage et la bonne compréhension du contexte de l'analyse.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors de l'extraction et de la transformation des données afin d'indiquer l'origine du jeu de données.